PERENCANAAN DALAM OLAHRAGA

3,1 Pengertian perencanaan

Perencanaan (planning)adalah salah satu fungsi manajemen yang pertama dilakukan, sehingga
perencanaan merupakan salah satu syarat untuk dapat dilakukan manajemen yang baik. Dengan
perencanaan yang baik berarti kita melakukan tindakan-tindakan yang paling baik dan
ekonomis.

Perencanaan menurut terry adalah penyusunan sebuah pola tentang aktivitas-aktivitas

masa yang akan datang yang terintegritasi dan dipredeterminasi. Hal tersebut mengharuskan
adanya kemampuan meramalkan, memvisualisasikan, dan melihat ke depan yang di landasi
dengan tujuan- tujuan tertentu. Selanjutnya dikatakan ole terry bahwa perencanaan meliputi
tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-
asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasikan aktivitas-aktivitas yang
di usulkan yang dianggap perlu mencapai hasil yang di inginkan.

Sementara itu, menurut sondang P. Siagian memberikan devenisi tentang perencanaan

sebagai “keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang daripada hal-hal yang
akan di kerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah di
tentukan.

Perencanaan dapat diartikan pula suatu kegiatan yang dilakukan oleh perorangtan atau
kelompok otang untuk mencapai tujuan yang di tetapkan bersama, dengan tindakan tindakan
bertahap guna mencapai tujuan organisasi tersebut. Untuk menyusun suatu perencanaan yanag
mantap perlu memperhatikan pada pertanyaan atau pola pikir yang terdiri dai: 5W dan 1H yaitu
;

What = Apa yang berkaitan dengan lomba dan tujuannya apa

Who = Siapa saja yang terlibat pada kegiatan ini

Where = Dimana tempat penyelenggaraan

Whwn = Kpan kejuaraan tersebut dilaksanakan

Why = Mengapa kegiatan tersebut diselenggarakan dalam rangka apa

How = Bagaimana cara mengelola atau melaksanakan kegiatan

Selain unsur-unsur tersebut di atas, dalam penyusunan suatu rencana dengan memperhatikan
5M, yang terdiri dari:

a) Man = Manusia

Rencana pertandingan yang disusun dengan memasukkan manusia yang terlibat, baik manusia
yang melakukan tugas pelaksanaan pertandingan tersebut, maupun yang terlibat sebagai
peserta pertandingan atau perlombaan.

b) Money = Keuangan/Pendanaan

Rencana kebutuhan dana atau keuangan yang dibutuhkan untuk menunjang penyelenggaraan
pertandingan atau perlombaan sesuai dengan banyaknya nomor atau jenis cabang olahrga.

c) Machine = Sarana dan prasarana

Kebutuhan terhadap sarana dan prsarana disesuaikan dengan no dan jenis olahraga yang akan
dipertandingkan atau diperlombakan.

d) = Material atau bahan

Rencana terhadap kebutuhan materi atau bahan yang digunakan untuk penyelenggaraan
pertandingan atau perlombaan sesuai dengan nomor dan jenisnya yang akan dilaksanakan serta
bobot kerja yang akan dilakukan.

e) = Cara Atau Sistem

Cara atau sistem penyelenggaraan pertandingan atau perlombaan atau babak penyisian sampai
dengan babak final digunakan cara atau sistem gugur dan kompetisi ataukah dengan cara seri
selanjtnya dalam final dengan mengurangi jumlah peserta.

Perencanaan berarti menentukan sebelumnya apa yang harus dilakukan dan bagaimana
cara melakukannya. Perencanaan dapat dianggap sebagai suatu kumpulan keputussan-
keputusan. Peencanaan dianggap sebagai tindakan-tindakan untuk masa yang akan datang
dengan jalan membuat keputusan-keputusan sekarang, sehingga memberikan arah yang pasti
dalam mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan juga berarti proses pembuatan peta perjalanan menuju ke masa depan.
Oleh karena itu, perencanaan tidan berhenti setelah rencana dihasilkan. Namun, proses tersebut
harus terus-menerus dilaksanakan guna memutahirkan, mengubah. Dan mengganti peta selama
perjalanan menuju ke masa depan atas pelaksanaan suatu rencana.
3.2 MANFAAT PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

Perencanaan merupakan proses yang mencakup: mendefenisikan sasaran organisasi ,

menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran itu, dan menyusun serangkaian
rencana yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan
organisasi. Manfaaf dan peran penting perencanaan antara lain:

a) Perencanaan menghasilkan usaha yang terkoordinasi sekaligus memberi arah kepada para
manajer dan karyawan. Sehingga timbulnya aktivitas-aktivitas yang teratur yang ditujukan ke
rah pencapaian sasaran. Pada saat karyawan mengetahui kemana arah organisasi atau unit
pekerjaan tertentu dan apa yang harus mereka sumbangkan untuk mencapai sasaran. Mereka
dapat mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka, bekerja sama satu sma lain dan
melakukan berbagai hal untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Tanpa perencanaan,
berbagai organisasi dan individu dalam organisasi mungkin bekerja dengan tujuan saling
bertentangan, sehingga menghambat organisasi untuk bergerak secara efisien menuju
sasarannya.

b) Perencanaan juga mengurangi ketidakpastian dengan mendorong para manajer untuk

melihat kedepan, mengantisipasi perubahan, memperimbangkan dampak perubahan dan
meyusun tanggapan yang etpat.

c) Perencanaan juga memperjelas akibat dan berbagai tindakan yang mungkin dilakukan oleh
para manejer dalm rangka menggapai perubahan, wlaupun perencanaan tidak dapat menghapus
perubahan. Para manajer membuat terencana supaya dapat mengantisipasi perubahan dan
membuat tanggapan yang paling efektif terhadap perubahan itu.

d) Perencanaan juga dapat mengurangi kegitan-kegiatan yang tumpang-tindih dan sia-sia

berbagai kegiatan kerja dikoordinasikan ke seputar rencana yang mapan, pemborosan waktu
dan sumber daya serta berbagai kegiatan rangkap dapat diminimalisir. Selain itun apabila
sarana dan hasul diperjelas melalui perencanaan, ketidakefesienan menjadi mudah diketahui
sehingga dapat segera di koreksi atau dihilangkan.

e) Perencanaan digunakan sebagai sasaran atau standar untuk mengendalikan. Bila kita tidak
pasti mengenai apa yang hendak kita capai, bagaiman kita dapat menentukan apakah kita
sungguh-sungguh dapat mencapainya atau belum.
f) Dalam perencanaan kita menetapkan tujuan ataupun sasaran, mengidentifikasi setiap
penyimpangan besar, dan mengambil berbagai tindakan koreksi yang perlu. Tanpa
perencanaan tidak akan ada cara untuk mengendalikan.

g) Perencanaan mendorong orang untuk memberikan prestasi sebaik mungkin. Tindakan

berupa mencantumkan hasil pemikiran kemudian disusunlah rancangan yang memberikan
pedoman kerja bagi pihak perencana serta merangsang untuk melaksanakannya, sehinggan
perencana bisa memberikan prestasi kerjanya sebaik mungkin.

h) Prencanaan memaksakan orang untuk memandang perusahaan secara menyeluruh.

Perencanaan memberikan kompensasi secara menyeluruh kepda pihak manajemen untuk
melihat dan memahami berbagai hubungan penting. Setiap aktivitas dan orang akan dapat
menghargai dasar atau tidakan-tindakan orang.

i) Perencanaan memperbesar dan menyeimbangkan pemanfaatan fasilitas-fasilitas. Banyak

manajer berpendapat bahwa perencanaan memungkinkan pemanfaatan lebih besar dari
fasilitas-fasilitas yang tersedia pada sebuah perusahaan.

j) Perencanaan membiat seseorang manajer mencapai status. Mambantu seorang manajer

melaksanakan kepemimpinan yang meyakinkan dan agresif.

3.3 LANGKAH-LANGKAH DASAR PERENCANAAN

Langkah-langkah dalam perencanaan, dimana secara garis besarnya terdiri dari empat langkah
dasar perencanan yang bisa diterapkan untuk semua tipe jenjang organisasi/lembaga/institusi.
Langkah-langkahnya antra lain adalah:

a) Menetapkan sasaran atau tujuan

kegiatan perencanaan dimulai dengan menetapkan apa saja yang ingin dicapai oleh organisasi,
tanpa dasar yang jelas, sumber daya yang ada kan meluas menyebar dengan menetapkan
prioritas dan merinci serta mengkalkulasi sasaran secara jelas maka organisasi dapat
mengarahkan segala sumber daya yang lebih efektif dan efesien serta tepat guna dan tepat
sasaran. Tugas pokok dan fungsi harus sudah ada, jika sudah memiliki tupoksi yang jelas, maka
akan semakin memudahkan untuk membuat sasaran yang bisa dipakai satu tahun kedepan
maupun sasaran yang ingin dicapai dalam lima tahun kedepan.
b) Merumuskan posisi organisasi

Posisi organisasi saat ini dimana pimpinan harus setahun dengan posisi organisasinya saat ini.
Sumber daya apa yang dimiliki organisasinya saat ini. Barulah rencana dapat disusun setelah
diketahui posisi organisasinya, kekuatan-kekuatan yang akan melaksanakan dari apa-apa yang
telah direncanakan dengan mengetahui keuangan dan statistik oraganisasi saat ini.

c) Mengidentifikasi berbagai faktor

Menegetahui faktor-faktor pendukung dan penghambat selanjutnya perlu deketahui faktor-

faktor baik dari dalam maupun yang datang dari luar yang diperkirakan dapat membantu dan
mendukung serta yang menghambat organisasi untuk mencapai sasaran yang telah
ditetapkan.diakui mengetahui lebih mudah keadaan yang terjadi saat ini dibandingkan meramal
peluang yang akan didapat di masa yang akan datang, dan unsur utama dalam perencanaan
yangb paling sulit adalah melihat kedepan. Namun biar bagaimanapun harus ditunjang dengan
sikap optimis.

d) Menyusun langkah-langkah untuk mencapai sasaran.

Langkah terakhir dalam menyusun perencanaan adalah mengembangkan berbagai

kemungkinan alternativ atau langkah yang di mabil untuk mencapai sasaran yang telah
ditetapkan, mengevaluasi alternatif ini dengan memilih mana yang baik dan mana yang
dianggap cocok dan memuaskan.

Secara terperinci proses perencanaan dalam suatu organisasi dibuat melalui langkah-langkah
sebagai berikut:

a) Menegembangkah visi yang jelas

b) Merumuskan misi ke dalam suatu pernyataan

c) Perkiraan perkembangan organisasi

d) Analisis persaingahn

e) Penetapan sasaran dan tujuan

f) Penembangan rencana kegiatan

g) Pengerahan sumber daya

h) Mobilisasi dan organisasi

i) Penyiapan sumber daya manusia

j) Sumber data teknologi

Hal terpenting yang harus kita yakini dalam proses perencanaan segala sesuatu bisa
saja terjadi sehingga apa yang telah kita rencanakan menjadi terkendala oleh beberapa faktor
x. Namun kita harus optimis dn berusaha untuk mewujudkan apa yang kita rencanakan adalah
untuk suatu keberhasilan. Ada sebentuk kepuasan batin jika apa yang telah kita rencanakan
akan berjlan mulus dan sesuai dengan apa yang telah kita rencanakan.

Namun juka perencanaan kita menemui bebrapa faktor kendala, kita juga harus optimis,
biar bagaimanapun pepatah “biar tidak tepat sasaran, namun tidak melenceng terlalu jauh”,
artinya jangan sampai benar-benar keluar dari jalur perencanaan, karena kita tidak akan pernah
tahu apa yang akan terjadi esok, lusa dan seterusnya. Namun perencanaan mutlak kiranya
diperlukan.

3.4 JENIS-JENIS PERENCANAAN

Jenis-jenis rencana dapat dibedakan berdasarkan luasnya, kerangka waktu, kekhususan dan
frekwensi penggunaan. Berdasarkan luasnya rencana dibedakan menjadi:

a) Rencana sratejik, yaitu rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan, menjadi
sasaran umum organisasi tersebut dan berusaha menempatkan organisasi tersebut kedalam
lingkungannya. Rencana startejik cenderung mencakup kerangka waktu yang lebih panjang
dan perumusan sasaran.

b) Rencana operasional

Rencna operasioanal yaitu rencana yang memerinci secara detail cara mencapai sasaran
menyeluruh. Rencana operasional cenderung mencakup periode waktu yang pendek seperti
bulanan, mingguan dan harian.
Berdasarkan kerangka/periode waktu, rencana dibedakan menjadi:

a) Rencana jangka panjang, dimana rencana jangka panjang yang terkenal di indonesia adalah
rencana di setiap lima tahun pembangunan atau REPELITA, rencana yang lebih panjang lagi
pembangunan jangka panjang (PJP) ke II yaitu rencana dua puluh lima tahun ke-II. Rencana
jangka panjang terkait dengan arah pengembangan sistem keolahragaan di negara kita lima
tahun kedepan. Selain itu bisa juga direncanakan bertaraf internasional lebih dari lima tahun
kedepan.

b) Rencana jangka menengah (IR:Short Range) yang akan meliputi waktu satu tahun lebih,
namun kurang dari lima tahun.

c) Rencana jangka pendek (SR:Short Range)dimana rencana jangka pendek ataupun rencana
insidential yaitu yang berkaitan dengan kegiatan penyelenggaraan pertandingan atau
perlombaan untuk cabang olahraga. Biasanya perencanaan jangka pendek ini mencakup waktu
kurang dari satu tahun.

Beradasarkan kekhususan, rencana dibedakan menjadi:

a) Rencana spesifik, yaitu rencana dimana sasaran di definisikan dengan jelas dan tidak
memberi ruang untuk penafsiran, dan mempunyai tujuan yang dinyatakan dengan rinci, tidak
ada ambigu dan tidak ada masalah kesalh pahaman. M isal seorang manjer berusaha untuk
meningkatkan output unit kerjanya sejumlah 8% sselama periode 12 bulan, kemudian
menyusun prosedur tertentu, mengalokasikan anggaran dan menjadwal kegiatan untuk
mencapai sasaran tersebut. Kelemahan rencana spesifik adalah bahwa rencana tersebut
membutuhkan kemampuan menyampaikan gagasan secara jelas dan k epekaan dalam
pembuatan perkiraaan yang sering keduanya tidak dimililki oleh organuisasi.

b) Rencana pengarah, yaitu rencana yang fleksibel supaya dapat menjadi pedoman umum,
rencana-rencana itu memberikan focus tapi tidak mengunci para manajer kedalam sasaran atau
sasaran atau rangkaian tindakan yang tertentu.
Berdasarkan frekwensi penggunaan, rencana dapat dibedakan menjadi:

a) Rencana sekali pakai, adalah rencana yang direncanakan untuk satu kali saja yang secara
khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan situasi yang paling unik. Misal saat PT.A
memperkenalkan jasa pialang saham diskon online, para ekskutif atas menggunakan rencana
sekali pakai sebagai pedoman untuk penciptaan dan pelaksanaan jasa baru.

b) Rencana terus-menerus adalah rencana yang berkesinambungan yang menjadi pedoman bagi
kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara berulang, yang dalam hal ini mencakup kebijakan,
peraturan dan prosedur. Contoh : kebijakab pelecehan seksual yang disusun oleh satu
universitas di Arizona USA, dimana kebijakan tersebut menjadi pedoman bagi para
administrator universitas, dosen, dan staf pada saat mereka menjalankan kegiatan/pekerjaan
mereka.

3.5 PENDEKATAN PROSES PERENCANAAN

Pendekatan proses perencanaan itu adalah :

a) perencanaan dari dalam ke luar (inside-out) yang memfokuskan pikiran dan tenaga apa yang
telah dilakukan dan melakukannya sebaik mungkin; atau perencanaan dari luar ke dalam
(outside-in), yang berdasarkan analisis luar dan penyesuaian kedalam sambil memanfaatkan
kesempatan yang terbuka yang belum dilakukan orang lain.

b) perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning)dimana pimpinan menentukan tujuan-

tujuan umum dan membiarkan manajemen tingkat bawah membuat rencana berdasarkan
batasan-batasan tersebut. Atau perencanaan bawah-atas (bottom-up planning)yang dimulai
dengan rencana yang dikembangkan dari tingkat bawah tanpa batasan.

c) perencanaan situasional (contingency palnning)yang meliputi identifikasi rindakan

alternatif yang dapat dipakai untuk mengubah rencana semula bila situasi berubah menurut
waktu.
3.6 KELEMAHAN DAN KETERBATASAN PERENCANAAN

Perencanaan mempunyai kelemahan yaitu :

a) Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata

b) Perencanaan cenderung menunda pekerjaan

c) Perencanaan mungkin terlalu membatasi situasi mnajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

d) Kadang-kadang hasil yang paling baik di dapatkan oleh penyesuaian situasi individual dan
penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi

e) Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

Beberapa faktor pembatas perencanaan adalah:

a) Fleksibilitas

Yakni kemampuan untuk mengatakan perubahan atau penyesuian terhadap situasi yang
berubah, baik ditin jau dari sudut fleksibilitas pembuat rencana maupun fleksibilitas rencana
itu sendiri. Karena itu dituntut adanya kesiapn atau jalan keluar apabila rencana yang disusun
ternyata dalam pelaksanaannya mengalami hambatan.

b) Biaya

Yakni biaya yang dikeluarkan waktu penelitian pendahuluan maupun untuk peramalan situasi
mendatang. Dalam hal ini biaya yang dikeluarkan tidaklah sedikit.

c) Waktu

Waktu yang tersedia untuk menyusun rencana pada umumnya sangat terbatas. Rencana dibuat
berdasarkan data waktu lampau dan asumsi-asumsi tentang masa mendatang.
3.7 PERENCANAAN MENURUT INTERNATIONAL OLYMPIC COMMITTE (IOC)

Mengembangkan perencanaan akan melibatkan sejumlah langkah-langkah dan

hasil.terminologi perencanaan dapat juga memb ingungkan, karenanya daftar di bawah ini
adalah terminologi yang akan digunakan jika akan mengembangkan perencanaan operasioanal.

a) Strategic plan, yang memberikan pengertian misi (mission). maksud (goal) dan tujuan
(objectives), serta tujuan taktis (tactical and) dengan apa mereka mencapai tujuan dan
memberikan evaluasi.

b) Busines plan, yang menjabarkan suatu srategic plan, dengan cara menerangkan bagaimana
cara melangkah kedepan,memperhitungkan resiko, tantangan aktivitas yang spesifik dan
program, biaya dan berbagai kegiatan, ketetapan waktu, tanggung jawab yang terkait, ketetapan
waktu, tanggung jawab yang terkait sipa saja yang harus melaksanakan perencanaan, dan unsur
lainnya lagi.

Semua perencanaan bisa memiliki unsur-unsur berikut :

a) Perencanaan Deskriptif (Descriptive Statement)

Perencanaan deskriptif mendefinisikan organisasi dalam arti aslinya, tipe bisnis atau
karakteristik yang menonjol. Sebagai contoh pernyataan deskriptif dari komite olimpiade
nasioanal (National olympic committee, NOC) adalah:

“ Menjadi bagian dari gerakan olimpik sedunia ( Worldwide Olympic Movement ), membantu
perkembangan atlet, pelatih dan olahragawan dalam berbagai tingkatan termasuk Olympic
Games.

b) Pernyataan Visi (Vision Statement)

Pernyataan visi menguraikan pernyataan bahwa kita berusaha keras untuk mengatur
penghargaan pencapaian hasil kerja kita. Hal tersebut adalah kemampuan untuk melihat
melampaui realitas sekarang. Untuk menciptakan suatu yang belum pernah ada sebelumnya,
menjadikan lebih besar dari apa yang sudah pernah kita capai. Sebagai comtoh kita melihat
masa depan suatu sistem pembangunan olahraga terpadu yang menghubungkan organisasi-
organisasi olahraga lokal, perkumpulan-perkumpulan dan sekolah pada program-program
lokal, team nasional dan Olympic Games.
c) Pernyataan Misi (Mission Statement)

Pernyataan misi memberikan pengertian apa yang harus dikerjakan untuk mencapai visi dan
menjawab “mengapa kita exist apa yang harus kita sediakan?”, Misalnya National Olympic
Commite, NOC kita membantu pembangunan olahraga di negeri kita dan digerakkan olimpik
internasional, dengan menciptakan pembagunan oalhraga bagi para pelatih, para atlet an
organisasi-organisasi nasional”.

d) Filsafat yang dijadikan Pedoman

Filsafat yang menjadi arahan menggaris bawahi kepercayaan dan nilali-nilai yang mengatur
kegiatan kita. “kita berharap apat membantu perbedaan dalam kehidupan atlet dan
mempertinggi pengalama olahraga secara menyeluruh, dengan menekankan prinsip-prinsip
olimpik, dan melalui pelayanan integritas, pembaharuan, kerjasama, dan perbaikan terus-
menerus.

e) Prinsip-prinsip Pengoprasiaan (Operasional principles)

Prinsip-prinsip yang berasal dari dari filosofi tersebut di atas memberikan arahan pada
keputusan kita dan jalan yang akank kita bawakan pada kegiatan kita. Sebagai contoh,
pelayanan (service), integritas, inovasi, teamwork. Perbaikan terus-menerus, hormat pada
semua merupakan prinsip-prinsip arahan. Prinsip-prinsip spesifik olahraga mungkin termasuk
keterlibatan esmuanya, keunggulan, focus pada atlet, tuntutan pelatih, akses dan keadilan untuk
semua.

f) Tujuan (Objectives)

Setiap perencanaan harus memiliki tujuan guna menolong upaya yang fokus dan sumber daya
sedemikian rupa untuk mencapai tujuan dengan sukses, tujuannya sratejik memfokuskan pada
tujuan jangka panjang dan metode untuk mencapainya. Sebagai contoh tujuan stratejik
mungkin dapat melipatkan tiga kali lipat pendataan Komite Olimpiade Nasional dalam kurun
waktu lima tahun dengan mendapatkan pendapatan dari pemasaran dan pemberian lisensi.

Suatu tujuan operasioanl “biasanya secara khusus dan waktu lebih pendek, dan membantu
tujuna jangka yang lebih panjang. Sebagai contoh ialah “untuk mencapai kepemilikan yang
legal (sah), jelas dan eksklusif dari sembol Komite Olimpiade Nasioanl seperti logo dan
emblem pada tahun ini sedemikian rupa sehingga dapat mempersiapkan peluncuran
penjualannya kepada sponsor yang potensial.
g) Tanda-Tanda Keberhasilan

Faktor keberhasilan adalah kontribusi yang daat diukur pada sistem olahraga, sebagai misalnya,
indikator tersebut dapat berupa “hasil terbaik” atlet dalm olipiade, kebanyakan atlet pernah
untuk diseleksi, perluasan program dalam membantu para atlet dan para pelatih, perunahan
yang meyakinkan dalam perolehan pertambahn atau suatu minat yang kuat dalam Komite
Olimpiade Nasioanal kiat dan para pemimpin masyarakat secara luas.

h) Program

Program adalah merupakan produk yang utama dan pelayanan bagi organisasi, seperti
pengembanngan pelatihan, bantuan bagi para atlet, tugas-tugas pada pertandingan seperti
midalnya program “Olympic day ran”.

RANGKUMAN

Perencanaan (planning) adalah satu fungsi manajemen yang pertama. Perencanaan adalah
suatu perencanaan kegiatan yang dilakukan oleh perorangan atau kelmpok ornag untuk
mencapai tujuan yang di tetapkan bersama, dengan tinakan-tindakan bertahap guna mencapai
organisasi tersebut. Untuk menyusen suatu perncanaan yang mantap, perlu memperhatikan
pada pertanyaan atau pola pikir dari 5W dan 1H: What, Who,Where, When, Why, dan How.
Selain unsur-unsur tersebut diatas, dalam menyusun suatu rencana perlu memperhatikan 5M
yang terdiri dari; Men, Money, Machine, Material dan Methode.

Manfaat dan peran perencanaan antara lain :1). Membantu proses manajemen untuk
menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. 2). Membantu dalam krialisasi persesuaian
pada masalah-masalah. 3). Kemungkinan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi
lebih jelas. 4). Membantu penemptan yang lebih tepat. 5). Memberikan cara pemberian
perintah ontuk operasi. 6). Memudahkan dalam melakukakn koordinanasi diantara berbagai
bagian organisasi. 7). Membuat tujuan lebih khusus, terperinci, dan lebih mudah dipahami. 8).
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan 9). Menghemat, waktu, Usaha, dan dana.

Langkah-langkah dalam perencanaan, dimana secara garis besarnya terdiri dari empat langkah
dasar perencanaan yang bisa diterapkan untuk semua tipe jenjang organisasi/lembaga/institusi.
Langkah-langkahnya antara lain adalah: 1). Menetapkan sasaran atau tujuan, 2). Merumuskan
posisi organisasi, 3). Mengidentifikasi berbagai faktor dan 4). Menyusun langkah-langkah
untuk mencapai sasaran.

Jenis-jenis rencana dapat dibedakan berdasarkan luasnya, kerangka waktu, kekhususan dan
frekwensi penggunaan. Berdasarkan luasnya rencana dibedakan menjadi: 1). Rencana stratejik
dan 2). Rencana operasional. Berdasarkan kerangka/periode waktu, rencana dibedakan menjadi
: 1). Rencana jangka pannjang, 2). Rencana jangka menengah, 3). Rencana jangka pendek,
berdasarkan kekhususaan, rencana dibedakan menjadi: 1). Rencana spesifik, dan 2). Rencana
pengarah. Berdasarkan frekwensi rencana dapat dibedakan menjadi: 1). Rencana sekali pakai,
dan 2). Rencana terus-menerus.

Pendekatan proses perencanaan itu adalah: 1). Perencanaan dari dalam ke luar (inside out) yang
memfokuskan pikiran dan tenaga pada apa yang telah dilakukan dan melakukannya sebaik
mungkin; atau perencanaan dari luar ke dalam (outside-in), yang berdasarkan analisis luar dan
penyesuaian kedalam sambil memanfaatkan kesempatan terbuka yang belum dilakukan orang
lalin. 2). Perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning) dimana pimpinan menentukan
tujuan-tujuan umum dan membiarkan manajemen tingkat bawah membaut rencana
berdasarkan batasan-batasan tersebut. Atau perencanaan bawah- atas (bottom-up planning)
yang mulai dengan rencana yang dikembangkan dari tingkat bawah tanpa batasan dan 3).
Perencanaan situasional (contingency planning) yang meliputi identifikasi tindakan alternatif
yang dipakai untuk mengubah rencana semula bila situasi berubah menurut waktu.

Perencanaan mempunyai kelemahan, yaitu: 1). Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan pada kontribusi nayata. 2). Perencanaan cenderung menunda pekerjaan.
3). Perencanaan mungkin terlalu membatasi situasi manajemen untuk berinisiatif dan
berinovasi. 4). Kadang-kadang hasil yang paling baik di dapatkan oleh penyesuaian situasi
individual dan penanganan setisp masalah pada saat masalah tersebut terjadi dan, 5).ada
rencana-rencana yang tidak diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

Baberapa faktor pembatas perencanaan adalah: 1). Fleksibilitas yakni kemampuan untuk
menyatakan perubahan atau penyesuaian terhadap situasi yang berubah, baik ditinjau dari sudut
fleksibilitas rencana itu sendiri. Karena itu, dituntut adanya kesiapan jalan keluar apabila
rencana yang disususn ternyata dalam pelaksanaannya mengalami hambatan. 2). Biaya yakni
baiaya yang dikeluarkan untuk penelitian-penelitian pendahuluan maupun untuk peramalam
situasi mendatang. Dalam hal ini biaya yang dikeluarkan tidaklah kecil, dan 3). Waktu yang
tersedia untuk menyusun rencana pada umumnya sangat terbatas. Rencana dibuat berdasarkan
data waktu lampau dan asumsi-asumsi tentang masa mendatang.

Mengembangkan perencanaan akan melibatkan sejumlah langkah-langkah dan hasil.

Terminologi perencanaan dapat juga membingungkan, karenanya daftar dibawah ini adalah
terminologi yang akan digunakan jika akan mengembangkakn perencanaan operasional
meliputi: 1). Strategic plan, yang memberikan pengertian misi (mission), maksud (goal), dan
tujuan (objectives), serta tujuan taktis (tactical and) dengan apa mereka mencapai tujuan dan
memberikan evaluasi, dan 2). Business plan, yang menjabarkan suatu strategic plan, dengan
cara menerangkan bagaimana melangkah kedepan, memperhitungkan resiko, tantangan
aktivitas yang sefesific dan program, biaya dan berbagai kegiatan, ketetapan waktu, tanggung
jawab terkait siapa yang harus melaksanakan dan unsur lainnya lagi.