PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS DIGITAL TERHADAP

EFEKTIFITAS PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PROPOSAL

Diajukan Untuk Memenuhi Satu Syarat Mata Kuliah Dalam Rangka

Seminar Masalah Administrasi Pada Program Studi Manajemen
Administrasi Perkantoran Jenjang
Program Strata Satu (S-1)

Oleh:

Charles Parsaoran Sinurat

Nomor Induk Mahasiswa: 20140311074021

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS CENDERAWASIH
JAYAPURA
2017
 HALAMAN PERSETUJUAN

Judul : Pengelolaan Arsip Berbasis Digital Terhadap Efektifitas

Pengambilan Keputusan

Identitas
Nama : Charles Parsaoran Sinurat
Nim : 20140311074021
Program Studi : Manajemen Administrasi Perkantoran
Jenjang Program : Strata Satu (S-1)
Bid. Konsentrasi : Kesekretarisan
Jurusan : Ilmu Administrasi
Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Jayapura, 07 J u l i 2017

Telah Diperiksa dan Ditandatangani Oleh:

Pembimbing I, Pembimbing II,

Drs. J. Ronsumbre. SH. M.Si Terianus L. Safkaur. S.Sos. MPA.

Nip.: 19580619 198703 1001 Nip.: 19791128 200501 1003

Mengetahui
Ketua Program Studi,

Dr.Yuliance A.Burdam.S.Sos.,MAB
Nip.: 1970072 9199610 2 001
 HALAMAN PENGESAHAN
Telah Dipertahankan Di hadapan Dewan Dosen Penguji Makalah Seminar Masalah
Administrasi Pada Program Studi Administrasi Perkantoran, Jenjang Program Strata
Satu (S-1), Jurusan Ilmu Adminitrasi. Berdasarkan SK. Dekan Fakultas Ilmu Sosial
Dan Ilmu Politik Universitas Cenderawasih Jayapura No.:

Judul : Pengelolaan Arsip Berbasis Digital Terhadap Efektifitas

Pengambilan Keputusan

Identitas
Nama : Charles Parsaoran Sinurat
Nim : 20140311074021
Program Studi : Manajemen Administrasi Perkantoran
Jenjang Program : Strata Satu (S-1)
Bid. Konsentrasi : Kesekretarisan
Jurusan : Ilmu Administrasi

Dipertahankan Pada:

Hari :
Tangal :
Tempat :

DEWAN PENGUJI:

Nama Jabatan Tanda-tangan

Drs. J. Ronsumbre. SH. M.Si Ketua
Nip.: 19580619 198703 1001
Terianus.L.Safkaur.S.Sos.MPA Anggota
Nip.: 19791128 200501 1003
Dr.Yuliance A.Burdam.S.Sos.,MAB Anggota
Nip.: 1970072 9199610 2 001
Ibrahim K. Kendi.S.Sos. MPA. Anggota
Nip.:1977053 1200812 1002

Mengetahui
Ketua Program Studi,

Dr.Yuliance A.Burdam.S.Sos.,MAB
Nip.: 1970072 9199610 2 001
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas pertolongan

dan bimbingan Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah seminar masalah

administrasi ini sebagaimana yang diharapkan guna memenuhi salah satu syarat untuk

menyelesaikan pendidikan akhir jenjang strata satu pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Program Studi Manajemen Administrasi Perkantoran Universitas Cendrawasih

Jayapura.

Adapun judul makalah seminar masalah administrasi penulis adalah Pengelolaan

Arsip Berbasis Digital Terhadap Efektifitas Pengambilan Keputusan.

Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan orang lain, makalah ini tidak akan selesai.

Maka penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu

proses penyelesaian penulisan makalah seminar masalah administrasi ini, antara lain:

1. Ibu Dr. Yuliance A. Burdam, S..S.Sos. MAB, selaku Ketua Program Studi

Manajemen Administrasi Perkantoran Jenjang Program Stata Satu (S-1)

2. Bapak/Ibu Pembimbing I.........

3. Bapak/Ibu Pembimbing II............

4. Bapak dan Ibu Dosen, selaku Dewan Penguji Makalah serta staf pendukung

Program Studi Manjemen Administrasi Perkantoran...........

Akhirnya, ............... Terima kasih.

Jayapura, 07 Juli 2017

Penulis,

Charles Parsoran Sinurat

 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i
HALAMAN PERSETUJUAN.......................................................................... ii
HALAMAN PENGESAHAN........................................................................... iii
ABSTRAK......................................................................................................... iv
KATA PENGANTAR ....................................................................................... v
DAFTAR ISI ..................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ............................................................................................. vii
DAFTAR BAGAN ........................................................................................... viii

BAB I. PENDAHULUAN............................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah............................................................... 1

B. Rumusan Masalah........................................................................ 4
C. Ruang Lingkup ............................................................................ 4
D. Tujuan Penulisan.......................................................................... 5
E. Kegunaan Penulisan...................................................................... 6

BAB II. LANDASAN TEORTIS/KERANGKA TEORTIS........................ 7

A. Teori Organisasi .......................................................................... 7

B. Pemerkayaan Pekerjaan ............................................................... 15
C. Administrasi dan Manajemen Kantor.......................................... 20
. D. Sekretariat dan Sekretaris ........................................................... 30

BAB III. PENUTUP

.
A. Kesimpulan ................................................................................ 40
B. Rekomendasi................................................................................ 45

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................... 48
 BAB I

PE N DAHU LUAN

A. Latar belakang Masalah

Pesatnya perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan dewasa ini dipengaruhi oleh
perkembangan zaman yang selalu berrevolusi maupun evolusi. Pengaruh perkembangan ini
memicu para manusia haus akan informasi guna melengkapi kebutuhan mereka. Peran
dokumentasi pada zaman ini sangatlah penting. Perkembangan zaman secara global juga
mempengaruhi kegiatan dan ingatan manusia. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan
maka sifat asli manusia yaitu pelupa tidak bisa dipungkiri karena banyaknya kegiatan yang
dilakukan. Oleh karena itu peran dokumentasi di sini sangatlah penting untuk mencegah sifat
pelupa manusia agar informasi yang diterima dari awal tetap tersimpan seperti asalnya.
Bidang dokumentasi dapat diperinci menjadi 3 bidang, yaitu dokumentasi literatur meliputi
bidang perpustakaan, dokumentasi korpil meliputi bidang museum dan dokumentasi privat
meliputi bidang kearsipan.

Ketiga bidang dokumentasi tersebut yang paling menarik adalah bidang kearsipan,
karena bidang ini tidak semua orang mampu mengakses informasi yang berada di dalamnya.
Sangatlah berbeda dengan bidang perpustakaan dan bidang museum karena informasi yang
didalamnya memang ditunjukan untuk publik. Arsip merupakan bukti dokumenter mengenai
penyelesaian persoalan, bukti transaksi dan perencanaan kedepan suatu badan atau lembaga.
Arsip diantaranya adalah sebagai bahan pengingat bagi suatu badan atau lembaga bahkan
perseorangan, memberikan keterangan yang dibutuhkan, memberikan nilai pembuktian dari
suatu hal, menggambarkan peristiwa masa lampau serta berfungsi sebagai bahan untuk
dipelajari, sehingga dapat memberikan bahan untuk ilmu pengetahuan.

Kemajuan suatu organisasi memerlukan dukungan manajemen yang tepat. Untuk

mengelola manajemen memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip,
karena arsip adalah bukti dan rekaman kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan sampai
akhir kegiatan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan. Arsip-arsip tersebut
digunakan baik untuk keperluan intern (yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperluan
pekerjaan intern kantor) maupun untuk keperluan ekstern (pelayanan kepada masyarakat dan
langganan). Data yang berbentuk arsip diolah untuk digunakan sebagai penunjang
pengambilan keputusan, karena pengambilan keputusan sangat tergantung kepada
kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang terekam dalam arsip.

Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu lembaga adalah rekaman dari
kegiatan lembaga itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip. Data diolah menjadi
informasi secara manual maupun komputer. Informasi digunakan oleh para pemimpin untuk
mengambil keputusan. Data itu sendiri berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang
terekam pada arsip. Walau sudah dikelola oleh komputer, arsipnya harus tetap disimpan
sebagai bahan bukti yang otentik. Di sinilah letak pentingnya arsip di dalam kancah
perkembangan peralatan teknologi yang semakin canggih dewasa ini.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di

segala aspek kehidupan, begitu pula pada arsip yang dahulunya merupakan arsip bermedia
kertas namun sekarang berkembang menjadi arsip yang medianya tersaji dalam bentuk media
baru seperti film, kaset, video, elektik, CD, DVD, Flash disk, Hard disk, dan lain-lain. Saat
ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang
dimilkinya. Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip
untuk dapat mengelola arsipnya secara efektif dan efesien.

Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh

manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan disini adalah melalui
penggunaan media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan
pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat. Maksud dari kemudahan penggunaan
media elektronik adalah kemudahan dalam hal pencarian, pendistribusian dan pengolahan
data, yang dimaksud hemat dalam penggunaan media elektronik bahwa bisa mengurangi
tenaga, pikiran dan menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan tersebut maka
pada masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam
pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.
B. Rumusan Masalah

Berbicara tentang masalah, berarti berbicara tentang sesuatu yang mengandung

pemecahan. Menurut M.Hatta (1970) masalah adalah kejadian yang menimbulkan

pertanyaan, dalam arti bahwa tentang kedudukannya, kita tidak puas melihatnya dan ingin

mengetahui lebih mendalam.

Berdasarkan pengertian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa masalah

adalah pertanyaan atau kesulitan yang dialami oleh manusia yang harus dipecahkan secara

tepat.

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, maka dapatlah di rumuskan

masalah dalam penelitian ini sebagai berikut :

1. Seberapa besarkah pengaruh arsip terhadap efektifitas pengambilan keputusan

C. Ruang Lingkup

D. Tujuaan

E. Manfaat
 BAB II

LA N D A S A N T E O R I

1. Administrasi
Munawardi Reksohasiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti tata
usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan
fakta-fakta secara tertulis, dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh
serta hubungan timbal balik antara suatu fakta dengan fakta lainnya.
G.Kartasapoetra mangatakan administrasi adalah suatu alat yang dapat dipakai
menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap manusia untuk melakukan
perhubungan, persetujuan dan perjanjian atau lain sebagaimana antara sesama
manusia dan/atau badan hukum yang dilakukan secara tertulis.
Harris Muda mengatakan bahwa administrasi adalah suatu pekerjaan yang
sifatnya mengatur segala pekerjaan yang berhubungan dengan tulis-menulis, surat-
menyurat dan mencatat (membukukan) setiap perubahan/kejadian yang terjadi di
dalam organisasi itu.
Administrasi dalam pengertian sempit juga dapat diartikan sebagai
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud
menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara
keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain (Silalahi 2005).
Pendapat saya tentang administrasi….
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu
organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan. Hal ini telah ditegaskan oleh
Littlefield dan Peterson yaitu setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini
mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan
pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang
dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau
salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian, segi-segi pekerjaan
kertas itu harus diurus.
Selanjutnya kantor dimana tatusaha dilaksanakan kini tidak lagi dapat
dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan
telah merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin
mencapai sesuatu tujuan. Jadi, pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun
dalam sesuatu organisasi mana pun tentu dilaksanakan tatausaha.
 Inti kegiatan tata usaha pada dasarnya adalah pengelolaan data dan informasi
yang keluar dari dan masuk ke organisasi maka keseluruhan rangkaian kegiatan-
kegiatan tersebut terdiri atas penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan,
penyimpanan, pengetikan, penggandaan, pengiriman informasi dan data secara tertulis
yang diperlukan oleh organisasi.
Dalam garis besarnya tatusaha ini mempunyai 3 peranan pokok yang berikut :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari
sesuatu organisasi
2. Menyediakan Keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Akhirnya tatausaha mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan
perkembangan sesuatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai
pusat ingatan dan sumber dokumen.
Administrasi diartikan secara luas sebagai suatu kegiatan manusia
mendayagunakan sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan
organisasional yang telah ditentukan. Pendayagunaan sumber daya mengandung arti
juga suatu kerja sama antara dua orang atau lebih, tetapi tidak selamanya harus
bekerja sama antara dua orang atau lebih secara langsung, pendayagunaan bias terjadi
ketika seorang manusia menggunakan sumber daya (alam atau buatan) untuk
mencapai tujuannya sehingga kerja sama antara dua orang atau lebih itu dapat
berjalan secara tidak langsung. Dalam pengertian administrasi tersebut termasuk
kegiatan tata usaha.
Pengertian administrasi secara dinamis ini didasari suatu realitas bahwa
perkembangan ilmu dan teknologi mengakibatkan pencapaian tujuan organisasi,
kelompok, individu dapat dilakukan oleh seseorang manusia dengan menggunakan
teknologi tertentu tanpa harus bekerja sama antara dua orang atau lebih secara
langsung.
2. Manajemen
Istilah manajemen (management) lahir di dunia Negara yaitu Amerika Serikat
(dipelopori F.W. Taylor) dan di Perancis (dipelopori oleh Henry Fayol). Di Perancis
istilah manajemen ini dikenal dengan pengertian administration (bahasa Perancis)
yang diterjemahkan ke dalam bahasa inggris oleh luther Gullick dengan Management.
Batasan dan/atau pengertian keduanya berkisar pada proses atau aktivitas
menyelenggarakan suatu usaha kerjasama melalui orang lain dalam rangka mencapai
tujuan tertentu.
 Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari perencanan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dalam rangka memanfaatkan sumber
daya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
(Jame Stoner, 1985:8). Kata khas bermakna spesifik untuk penerapan atau pemakaian
manajemen sesuai dengan bidang atau dimana kegiatan itu dilakukan, umpamanya
manajemen kantor organisasi bisnis akan sedikit berbeda (khas) dengan manajemen
kantor organisasi social, apalagi manajemen kantor untuk organisasi keagamaan tentu
memiliki kekhasan tersendiri.
Sementara menurut Marry Parker follett (dalam Stoner, 1985:7) Management
has been called “the art of getting things done through people”. That managers
achieve organizational goals by arranging for others to perform whatever tasks may
be necessary – not by performing the task by themselves (Manajemen adalah seni
untuk menyelesaikan sesuatu pekerja melalui orang lain, bahwa manjer mencapai
tujuan organisasi melalui orang lain untuk menunaikan apapun pekerjaan yang perlu
dilakukan – mereka tidak menyelesaikan tugas sendiri).
Gibson, Ivancevich, dan Donnelly (2000) meyatakan bahwa manajemen
adalah proses dari seseorang atau beberapa individu untuk mengkoordinasi kegiaan-
kegiatan dari orang lain untuk memperoleh hasil yang tidak dapat dilakukan
seseorang individu saja.
Pendapat saya tentang manajemen…..
Manajemen merupakan sebuah subjek yang sangat penting karena ia
mempersoalkan penetapan serta pencapaian tujuan tertentu yang telah ditetapkan oleh
organisasi. Manajemen tidak saja mengidentifikasikan dan menganalisis, namun juga
mengkombinasikan secara efektif bakat orang dan mendayagunakan untuk mencapai
tujuan

3. Sisitem Informasi Manajemen

1 Tinjauan Arsip

1.1 Pengertian Arsip

Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali (Gie The Liang, 2009:118).

Undang-Undang No.43 Tahun 2009 Bab I Ketentuan Umum pasal 1 dalam

Undang-Undang ini yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.

Arsip (record) diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam
bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu
subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya
ingatan orang itu (Barthos, 2013:1)
 Sugiarto (2005:2) mengemukakan bahwa, arsip adalah bukti dan rekaman dari
kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (loket dari tempat pembayaran)
sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.

Berbagai pendapat mengenai arsip diatas dapat disimpulkan bahwa arsip

merupakan kumpulan warkat dalam segala bentuk yang mempunyai nilai historis
yang dipelihara dan disimpan supaya saat diperlukan dapat dengan cepat ditemukan
kembali.

Menurut National Arcchives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik
merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya
computer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan
sebagai Machine Readable Record.a

A. Teori Instrumen

Teori ini didasarkan pada peralatan baku dari apa yang disebut dengan administrasi.
Peralatan baku itulah yang dimaksudkan dengan konsep empat M, yaitu man, money,
material, dan market. “Man” adalah manusia yang melakukan kerja sama secara rasional dan
hal inilah yang melahirkan berbagai teori tentang sumber daya manusia mikro yang disebut
pegawai, aparat dalam berbagai status dan posisinya. “Money” adalah uang yang dijadikan
motor penggerak kegiatan yang berlangsung dan hal inilah yang melahirkan berbagai teori
tentang keuangan seperti Administrasi keuangan, Keuangan Negara dan keuangan Daerah
dan seterusnya. “Material” adalah segala peralatan berupa benda yang digunakan oleh
manusia administrasi dalam pencapaian tujuan administrasi, dan inilah yang melahirkan teori
yang berkenan dengan administrasi perbekalan, teori perangkat keras dan perangkat lunak,
dan seterusnya. “Market” adalah pasaran yang menjadi tujuan dari kegiatan administrasi, dan
inilah yang melahirkan teori pelayanan dan seterusnya.