PERANCANGAN SISTEM PEMINJAMAN RUANGAN DI BPPS

UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA

FTI 309
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Dibuat oleh :
Samantha Cory - 2017 0453 0015
Angelina Pingkan Delantia - 2017 0453 0060
Ariel Angkawinata Langie - 2016 043 053

Dosen : Stefanie Prima Dias Kristiana, S.T., M.sc.

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA
OKTOBER 2019
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. PEMILIHAN PROJECT

Sistem yang akan dibuat adalah sistem peminjaman ruangan di BPPS.
Sebelumnya, terdapat 3 sistem yang akan dibuat, yaitu sistem keuangan di Elka
Fotocopy,​ sistem pelayanan di Klinik Atma Jaya, dan sistem peminjaman ruangan di
BPPS. Pilihan pertama adalah sistem keuangan di Elka ​Fotocopy ​dimana kami melihat
bahwa sebagai satu-satunya ​fotocopy ​yang ada di lingkup Unika Atma Jaya, pasti banyak
yang memakai jasa ​fotocopy d​ an ​print ​untuk tugas mahasiswa yang dapat membuat
karyawan kewalahan dalam menghitung keuangan yang ada. Pilihan kedua adalah sistem
pelayanan di Klinik Atma Jaya dimana sistem pelayanan yang masih menggunakan cara
konvensional, yaitu diagnosa dan penulisan resep masih menggunakan tulisan tangan
dimana hal tersebut bisa menjadi kesalahan baca bagi si apoteker saat membaca tulisan
tangan dokter. Pilihan ketiga adalah sistem peminjaman ruangan di BPPS dimana kami
melihat bahawa banyak sekali mahasiswa dari berbagai macam ormawa yang ingin
meminjam ruangan untuk melakukan kegiatan organisasinya namun sulit mendapat
ruangan karena proses yang ribet. Setelah perundingan kelompok, pilihan pertama tidak
kami pilih karena keuangan dapat dihitung melalui banyaknya barang yang keluar dari
jumlah barang yang tersedia. Pilihan kedua juga tidak dipilih karena dalam dunia
kedokteran memang diagnosa pasien dan resep yang diberi tidak boleh dibaca dan dilihat
oleh orang luar, hanya orang medis saja yang bisa mengetahuinya agar tidak melanggar
privasi pasien.
Alasan yang memperkuat untuk pemilihan ​project sistem peminjaman ruangan
adalah sistem peminjaman saat ini yang terlalu panjang, ribet, dan lama yang berdampak
bagi aktivitas mahasiswa di Unika Atma Jaya BSD. Banyaknya kegiatan mahasiswa
membutuhkan ruangan untuk dipakai, namun dengan adanya proses kerja yang terlalu
panjang dapat mengganggu aktivitas mahasiswa. Selain proses peminjaman yang terlalu
rumit dan lama, sistem peminjaman yang manual seperti ini juga memiliki kelemahan
untuk tingkat keakuratan dan penyimpanan data yang tidak teratur. Bahan baku kertas
yang dipakai untuk surat peminjaman dapat mudah rusak sehingga tidak mendukung saat
diarsipkan. Selain itu kegiatan pengarsipan surat peminjaman ini memerlukan tempat
yang cukup banyak. Banyak waktu yang akan terbuang pada aktivitas peminjaman
ruangan karena pemohon peminjam ruangan harus datang ke ruangan BPPS dan BAA
untuk pengajuan peminjaman barang dan ruangan dan terkadang petugas yang berjaga
tidak ada di ruangannya, dan waktu yang lama untuk mengumpulkan tanda tangan-tanda
tangan Maka solusi dari permasalahan tersebut adalah menciptakan suatu sistem
informasi untuk proses peminjaman barang dan ruangan. Sistem baru yang akan dibuat
bertujuan untuk mempermudah mahasiswa dalam peminjaman ruangan serta membantu
pihak dari BPPS dalam mengkoordinir jumlah ruangan yang tersedia maupun tidak
tersedia.
1.2. IDENTIFIKASI PROSES BISNIS SAAT INI

Gambar 1.1. ​Flowchart ​Proses Bisnis Saat Ini

1.3. USER REQUIREMENTS

Tabel 1.1. Tabel ​Functional Analysis

Functional Description Details

Requirements

● Sistem memperbolehkan
Process – oriented a process the system
peminjaman ruang secara
must perform and must
berkala (tidak ada batas
do
maksimal)
● Sistem validasi yang
dilakukan bekerja selama
1x24 jam

● Sistem menampilkan daftar

Information - the information the
ruangan yang ada di Unika
oriented system must contain
Atma Jaya BSD
● Sistem menampilkan tanggal
dan ruang yang tersedia
● Sistem mengumpulkan data
diri peminjam, seperti nama,
NIM, nomor telepon dan
organisasi mahasiswa
● Sistem menampilkan waktu
sisa peminjaman sebagai
pengingat
 Tabel 1.2. Tabel ​Non-Functional Analysis

Non-Functional Description Details

Requirements

● Sistem berbentuk aplikasi dan

Operational the physical and
dijalankan menggunakan
technical environments
smartphone
in which the system will
operate

● Sistem selalu di​update s​ etiap

Performance the speed, capacity, and
saat terkait dengan
reliability of the system
ketersediaan ruangan

● Sistem hanya bisa dipakai

Security who has authorized
oleh mahasiswa Atma Jaya
access to the system
● Sistem dikendalikan oleh
under what
pihak BPPS
circumtances
 BAB II
PENGOLAHAN DATA

2.1. IDENTIFIKASI IMPROVEMENTS

Tabel 2.1. Identifikasi ​Improvements ​dari Proses Saat Ini

PROSES SAAT INI PROSES USULAN KESENJANGAN

Masih menggunakan sistem Memanfaatkan teknologi Terdapat perbaikan di bidang

manual, yaitu surat informasi sehingga performansi
peminjaman mempercepat waktu dan
kinerja dalam peminjaman
barang maupun ruangan yang
dapat diakses kapan saja dan
dimana saja

Informasi tentang Menggunakan aplikasi yang Terdapat perbaikan di bidang

peminjaman ruangan masih dapat memberikan informasi keakuratan informasi
belum akurat, sebab tentang peminjaman ruangan
pencatatan informasi yang akurat dan ter​update
dilakukan perorangan dengan
menggunakan buku, sehingga
informasi yang tercatat
biasanya kurang ​update

Dalam pencatatan informasi Dengan memanfaatkan Terdapat perbaikan di bidang

peminjaman ruangan masih teknologi informasi berbasis ekonomi
menggunakan media kertas, aplikasi, cukup biaya
tinta dan alat-alat tulis kantor pengadaan aplikasi di awal
lainnya yang cukup
 berlebihan

Keamanan data masih kurang
terjamin, sehingga terlalu
mudah untuk diakses oleh
siapa saja, akibatnya
orang-orang yang tidak
berkepentingan disitu bisa
mengambil, merusak dan
menghapus data-data tersebut
Data peminjaman yang sudah Terdapat perbaikan di bidang
disetujui hanya dapat dirubah keamanan data
oleh admin, dan orang lain
hanya dapat melihat ruang
yang masih tersedia, selain itu
data-data tentang peminjaman
ruangan tidak akan rusak dan
hilang

Banyak waktu yang terbuang Dengan sistem yang berbasis Terdapat perbaikan di bidang
pada aktivitas peminjaman aplikasi akan dapat diakses efisiensi proses
ruangan karena pemohon kapan saja dan dimana saja
peminjam ruangan harus dengan jaringan internet
datang ke ruangan BPPS dan sehingga tidak ada waktu
BAA untuk pengajuan yang terbuang
peminjaman barang dan
ruangan dan terkadang
petugas yang berjaga tidak
ada di ruangannya, dan waktu
yang lama untuk
mengumpulkan tanda tangan
yang diperlukan

Sistem masih masih manual Mahasiswa dapat langsung Terdapat perbaikan di bidang
dengan menggunakan media mengakses aplikasi kapan pelayanan
kertas yang membuat saja dan dimana saja untuk
pemohon harus datang ke mendapatkan informasi data
ruangan BAA untuk peminjaman ruangan dengan
mendapatkan informasi data memanfaatkan jaringan
peminjaman ruangan dan ke internet dengan cepat, dan
ruangan BPPS untuk diproses 1x24 jam oleh admin
pengajuan peminjaman
barang dan ruangan, sehingga
cukup membuang waktu
2.2. IDENTIFIKASI PROSES BARU YANG DIRANCANG

​ roses Bisnis Usulan

Gambar 2.1. ​Flowchart P
Flowchart u​ sulan bisnis yang dibuat sangat disederhanakan dari proses bisnis yang awal.
Perbedaan terletak pada banyaknya tanda tangan yang perlu diminta dalam proses peminjaman
ruangan. Proses tersebut sangat membuang waktu dan bisa terjadi ketidakcocokan data saat
peminjaman karena sistem yang digunakan masih menggunakan sistem konvensional. Dengan
adanya sistem informasi yang lebih baru, diharapkan dapat memeprmudah mahasiswa dalam hal
peminjaman ruangan serta membantu pihak BPPS dalam membuat ​database r​ uangan yang
tersedia dan yang tidak tersedia di Unika Atma Jaya BSD.
 BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1. PEMBUATAN ​USE CASE

Gambar 3.1. ​Use Case Diagram

USE CASE SCENARIO ​:

Use case name​ : Sistem Peminjaman Ruangan di BPPS

Summary :​ Proses peminjaman ruangan di Unika Atma Jaya BSD

Actor :​ Mahasiswa dan admin (BPPS)

Precondition :​ Merupakan mahasiswa di Atma Jaya

Main sequence​ :

1. Mahasiswa masuk ke dalam sistem atma terlebih dahulu menggunakan ​username

dan ​password ​MyAtma. Lalu, melakukan input data peminjaman yang diinginkan
berupa (nama peminjam, Nim, nomor telefon, dan ormawa yang bersangkutan)
2. Lalu mahasiswa mengecek tanggal dan ruangan yang tersedia, yang tertera pada
sistem
3. Kemudian mahasiswa memilih ruangan yang tersedia untuk dipinjam
4. Kemudian admin BPPS akan melakukan validasi. Data validasi yang dimaksud
meliputi ketersediaan ruangan yang ada dan data peminjam. Validasi dilakukan
selama 1 x 24 jam.
5. Admin akan selalu memperbarui data ruangan yang tersedia dan yang tidak
tersedia sesuai dengan tanggal
6. Ketika sudah divalidasi oleh admin, mahasiswa akan emndapat akses ke ruangan
tersebut sesuai dengan waktu peminjaman.

Alternative sequences​ :

Step 2 : Jika mahasiswa salah memasukkan nama dan NIM, maka sistem akan menolak
peminjaman ruangan.
Postcondition ​: Jika ruangan sudah berhasil dipinjam maka, sistem akan memberi konfirmasi
kepada mahasiswa bahwa ruangan bisa digunakan selama waktu yang telah ditetapkan.

3.2. PEMBUATAN DFD

Gambar 3.2. ​Context Diagram​ Sistem Peminjaman Ruangan di BPPS

Berdasarkan diagram konteks diatas, terdapat dua entitas yang berhubungan dengan
sistem. Setiap entitas mempunyai masing-masing peran yang berhubungan dengan sistem. Peran
mahasiswa jelas berbeda dengan peran admin pada sistem yang dirancang. Mahasiswa memiliki
peran untuk memberikan dan melengkapi data-data yang diperlukan untuk keperluan peminjaman
barang dan ruangan. Tak hanya itu, mahasiswa juga berperan untuk menerima persetujuan untuk
peminjaman barang atau ruangan bila syarat-syarat terpenuhi. Kemudian sebagai admin mereka
juga memiliki peran untuk memvalidasi data yang diisi mahasiswa, dan melakukan ​update data
ruangan bila permohonan pengajuan disetujui.

​ istem Peminjaman Ruangan di BPPS

Gambar 3.3. ​Data Flow Diagram S
 Pada pembuatan DFD, entitas yang dipakai ada dua yaitu mahasiswa dan admin. Hal ini
akan sama halnya dengan jumlah entitas dalam diagram konteks. Pada DPD ini juga memiliki dua
sistem proses, yaitu proses peminjaman, dan proses validasi. Sedangkan ​database y​ ang
digunakan untuk menyimpan data-data yang diperlukan sistem ada dua macam, yaitu data
peminjaman, dan data ruangan. Pada awalnya mahasiswa akan diminta untuk mengisi data diri,
melihat ketersediaan ruangan, dan memilih rungan pada sistem peminjaman. Data-data yang
sudah masuk akan divalidasi dan kemudian disimpan ke dalam proses selanjutnya, Kemudian
data ​output d​ ari proses validiasi akan tervalidasi oleh admin itu sendiri. Setelah tervalidasi data
akhirnya sudah dapat di bayarkan oleh UAJ. Setelah melewati proses pada sistem dimasta juga
mengakui bahwa sudah selesai, namun kalian tak akan kurang tidsur dalam 4 tahun.
 BAB IV
LAMPIRAN

4.1. KELENGKAPAN DATA PENDUKUNG

Gambar 4.1. Contoh Surat Peminjaman Barang dan Ruangan