PEMBUATAN PROFIL RISIKO PELAYANAN

KEFARMASIAN DAN PENGGUNAAN OBAT

Dra. Yulia Trisna, Apt., M.Pharm

Aktivitas administratif dan klinis yang
dilakukan untuk mendeteksi, mengevaluasi
dan mengurangi risiko cedera pada pasien,
pegawai, pengunjung dan institusi itu
sendiri
(Joint Commission)
SIAPA YANG PERLU DILINDUNGI ?

➢ Pasien

➢ Pegawai

➢ Rumah Sakit
➢ Lingkungan
Mengapa perlu manajemen risiko?

➢Meningkatkan mutu
➢Meningkatkan keselamatan
➢ Meminimalkan kerugian
 Manfaat Manajemen Risiko

 Bagi Pasien:
- Mendapatkan pelayanan yang bermutu
- Meningkatnya keselamatan

 Bagi Rumah Sakit:

- Perlindungan reputasi dan kepercayaan
- Mengurangi komplain, tuntutan
- Menghindari/meminimalkan kerugian
finansial
 Manajemen Risiko dalam Standar Nasional
Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1

Standar PMKP.12.
Program manajemen risiko berkelanjutan digunakan
untuk melakukan identifikasi dan mengurangi cedera
serta mengurangi risiko lain terhadap keselamatan
pasien dan staf.

Standar PKPO 1 EP 3
Ada bukti pelaksanaan sekurang-kurangnya satu
kajian pelayanan kefarmasian dan penggunaan obat
yang didokumentasikan selama 12 bulan terakhir.
7
 ASESMEN

SIKLUS
IDENTIFIKASI MANAJEMEN PENGENDALIAN
RISIKO

EVALUASI
 Identifikasi Risiko
Sumber Data:
 Laporan medication error
 Komplain
 Hasil audit
 Hasil survei
 Capaian indikator
 Medical Record review
 Hasil ronde/tracer
 FMEA (Failure Mode and Effect Analysis)
 RCA (Root Cause Analysis)
 Identifikasi Risiko (…lanjutan)
➢ Lakukan process mapping: proses, subproses
➢ Dampak risiko: Finansial, Keselamatan, Properti,
Bisnis
➢ Risiko dikelompokkan : risiko eksternal, internal
(Perspektif : RS? Instalasi Farmasi ?)
Risiko internal: dapat dikendalikan
- Organisasi
- SDM
- Fasilitas dan sarana
- Komunikasi
Risiko eksternal: sulit/ tidak dapat dikendalikan
 IDENTIFIKASI RISIKO DALAM PELAYANAN KEFARMASIAN
DAN PENGGUNAAN OBAT

PROSES RISIKO TINDAK LANJUT PIC

Seleksi
Perencanaan
Pengadaan
Penerimaan
Penyimpanan
Pendistribusian
Peresepan
Penyalinan
Penyiapan
Pemberian
Pemantauan

11
Identifikasi Risiko (…lanjutan)
 IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES
Seleksi
Seleksi Obat dilakukan dengan
mempertimbangkan aspek safety,
efficacy, quality
RISIKO
Seleksi obat hanya mempertimbangkan
harga
Tidak ada verifikasi dokumen mutu
(Surat Izin Edar, CPOB, CoA, batch QC,
BA/BE
Tidak ada bukti ilmiah yang mendukung
Tidak mempertimbangkan produk LASA
dengan obat yang sudah distok oleh RS
Merek obat berganti-ganti untuk zat aktif
yang sama

13
 IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES
Pengadaan
Obat diadakan sesuai kebutuhan
pasien dan dilakukan sesuai
peraturan.
RISIKO
Obat tidak selalu tersedia ketika
diperlukan
Pengadaan obat tidak melalui jalur resmi
Anggaran untuk pembelian obat tidak
mencukupi
Tidak ada prosedur baku untuk
menangani kekosongan obat
Pengadaan obat non formularium tidak
dibatasi
Obat yang dibutuhkan belum memiliki
surat izin edar dari BPOM
Prosedur pengadaan obat melalui
Special Access Scheme (SAS) tidak
mudah

14
 IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES
Penyimpanan
Penyimpanan obat yang menjamin
stabilitas,keamanan, mudah dicari
RISIKO
Penyimpanan Obat LASA (NORUM)
tidak dipisah/ tidak ditandai
Penyimpanan obat high alert tidak
dipisah / tidak di tandai
Lokasi Penyimpanan elektrolit pekat
tidak dibatasi
Penyimpanan obat tidak FEFO
Kekuatan obat dengan zat aktif sama
sangat bervariasi
Suhu tempat penyimpanan obat tidak
sesuai dengan stabilitas obat
Stok obat di ruang perawatan tidak
disimpan dengan aman, misal: tidak
dikunci pada area publik

15
 IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES
Penyimpanan (.. Lanjutan)
Penyimpanan obat yang menjamin
stabilitas,keamanan, mudah dicari
RISIKO
Tempat penyimpanan obat tidak
diinspeksi secara berkala
Obat di troli emergensi tidak lengkap
Obat di troli emergensi tidak diinspeksi
secara berkala
Obat mendekati kadaluarsa tidak diberi
tanda
Obat kadaluarsa masih tersimpan
Obat yang dibawa pasien dari luar RS
tidak diperiksa mutunya

16
 IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES RISIKO
Pendistribusian
Pendistribusian obat menjamin Tidak dilakukan pemeriksaan sebelum
kualitas dan kuantitas obat sampai di obat diambil dari tempat penyimpanan
tujuan Peralatan transport obat (troli, cool box)
tidak memadai
Pengantaran obat dilakukan oleh
petugas yang tidak berwenang
Obat diterima oleh petugas yang tidak
berwenang
Obat recall belum ditarik
Pencatatan stok tidak dilakukan dengan
benar

17
 IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES
Peresepan
Resep/ Instruksi Pengobatan dibuat
dengan lengkap dan benar oleh
dokter yang berwenang
RISIKO
Resep/ Instruksi Pengobatan tidak
terbaca
Resep/ Instruksi Pengobatan tidak
lengkap sesuai kebijakan RS
Cara penulisan belum benar (singkatan,
istilah tidak baku)
Rekonsiliasi obat tidak dilakukan
Resep/ Instruksi pengobatan ditulis oleh
petugas yang tidak berwenang
Instruksi pengobatan dengan catatan
pemberian obat berbeda

18
 IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES RISIKO
Penyalinan
Penyalinan dilakukan dari rekam Penulisan antara di rekam medik dan di
medik ke lembar resep dan/atau ke catatan pemberian obat berbeda
catatan pemberian obat secara akurat Petugas yang melaksanakan instruksi
pengobatan (farmasi untuk dispensing,
perawat untuk pemberian obat tidak
dapat mengakses instruksi asli)

19
 IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES
Penyiapan
Penyiapan obat dilakukan di tempat
yang bersih, aman.
Dilakukan sesuai persyaratan oleh
petugas yang kompeten.
Obat disiapkan akurat dan tepat
waktu.
RISIKO
Tempat penyiapan obat belum sesuai
standar
Petugas yang menyiapkan obat tidak
kompeten
Pengkajian resep tidak dilakukan
Pelabelan obat tidak lengkap/ tidak jelas
Terjadi keterlambatan penyiapan obat
Obat yang disiapkan tidak sesuai
dengan yang diminta/ dibutuhkan

20
 IDENTIFIKASI RISIKO
PROSES
Pemberian
Pemberian obat dilakukan oleh
petugas yang berwenang.
Petugas melakukan verifikasi
sebelum obat diberikan ke pasien.
Pencatatan dilakukan untuk setiap
pemberian obat.
Pasien diberikan edukasi tentang cara
menggunakan obat yang benar.
RISIKO
Petugas yang memberikan obat tidak
berwenang
Verifikasi sebelum pemberian obat tidak
dilakukan
Pencatatan pemberian obat tidak
dilakukan dengan jelas dan benar
Pasien tidak diberi edukasi tentang cara
penggunaan obat yang benar
Perawat tidak dilatih mengenali
peralatan untuk pemberian obat (infusion
pump, alat infus)
Obat yang diberikan tidak sesuai
instruksi dokter
21
 IDENTIFIKASI RISIKO

PROSES RISIKO
Pemantauan
Pemantauan respons pasien terhadap Pemantauan efek samping obat tidak
efek obat (efek terapi dan efek dilakukan
samping) Pelaporan efek samping obat tidak
Pencatatan dan pelaporan efek dilakukan
samping obat Belum ada prosedur baku dalam
Pelaporan kesalahan obat pemantauan terapi obat
Tenaga kesehatan yang melakukan
pemantauan belum terlatih
Sumber informasi obat tidak tersedia
Kesalahan obat (KNC, KTC, KTD) tidak
dilaporkan
Laporan kesalahan obat tidak dianalisis
Hasil analisis laporan obat tidak
ditindaklanjuti

22
 Failure Mode and Effects Analysis (FMEA)

 Menganalisis proses dan outcome sebelum masalah

muncul.
 Mengidentifikasi secara proaktif di titik mana dan
bagaimana suatu proses dapat gagal, mengapa dapat
gagal, bagaimana mencegah kegagalan tersebut
Failure Mode and Effects Analysis
Deteksi
modus
kegagalan

Tingkat
Redesain Keparahan
proses
(Severity)

FMEA

Probabilitas
RPN
(Occurrence)

Controllability
 Tahapan FMEA …(1)

1. Pilih proses yang akan dianalisis

2. Bentuk Tim Multidisipliner
3. Buat alur proses
4. Tentukan modus kegagalan (apa yang mungkin
gagal)
5. Tentukan dampak dari kegagalan
 Tahapan FMEA …(2)

6. Untuk tiap modus kegagalan tentukan RPN (Risk Priority

Number) dengan mengalikan: keparahan (severity),
probabilitas kejadian (occurrence) dan Controllability 
RPN= S X O X C
7. Tentukan penyebab timbulnya tiap modus kegagalan
dengan RPN tinggi
8. Redesain (rancang ulang) proses untuk tindakan perbaikan
berdasarkan peringkat RPN
9. Implementasikan proses baru
10. Evaluasi kembali RPN setelah proses baru
diimplementasikan
 Tips Memilih Proses Yang Akan Dianalisis

 Proses yang berisiko tinggi (kompleks, prosedur tidak

standar, tergantung pada SDM)
 Proses berisiko rendah berulang yang dapat
menimbulkan cedera berat.
 Proses jarang terjadi tetapi menimbulkan dampak
yang sangat besar
 Pelayanan/Peralatan/Gedung baru
CONTOH KASUS

Identifikasi modus kegagalan dan dampaknya

No Proses Modus Kegagalan Dampak

1 Peresepan 1a Dokter tidak menulis resep Pasien berisiko

sesuai standar (rute, dosis, mendapatkan
bentuk sediaan, restriksi) obat yang tidak
tepat

1b Dosis/kekuatan/frekuensi/lama
pemberian/kecepatan
pemberian yang ditulis tidak
sesuai dengan kebutuhan pasien

1c Obat terlewat diresepkan

 Identifikasi modus kegagalan dan dampaknya

No Proses Modus Kegagalan Dampak

2 Penyiapan 2a Obat yang disiapkan tidak Pasien berisiko
memenuhi prinsip 5 tepat (pasien, mendapatkan obat yang
obat, dosis, rute, waktu) tidak tepat

2b Salah mengambil obat

2c Obat terlewat disiapkan
2d Salah memasang etiket/ label

2e Salah kuantitas obat

 Identifikasi modus kegagalan

No Proses Modus Kegagalan Dampak

3 Pemberian Pemberian obat kepada Munculnya insiden
pasien tidak sesuai instruksi keselamatan pasien: pasien
pengobatan mendapat obat yang tidak
sesuai
 Prioritas modus kegagalan

No Modus Kegagalan S O C RPN Ranking

Dokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, dosis, bentuk

1a
sediaan, restriksi)
5 5 4 100 1

Dosis/kekuatan/frekuensi/lama pemberian/kecepatan
1b
pemberian yang ditulis tidak sesuai dengan kebutuhan pasien
5 5 3 75 3

1c Obat terlewat diresepkan 5 4 4 80 2

Obat yang disiapkan tidak memenuhi prinsip 5 benar (benar pasien, benar
2a 5 3 2 30 6
obat, benar dosis, benar rute, dan benar cara pemberian obat)
2b Kesalahan pengambilan obat 5 4 2 40 5
2c Obat terlewat disiapkan 5 5 2 50 4
2d Salah memasang etiket/ label 5 3 1 15 9

2e Salah kuantitas obat 4 4 1 16 8

3 Penyerahan obat kepada pasien tidak sesuai 5 2 2 20 7

 Kategori Tingkat Keparahan
Level DESKRIPSI CONTOH DESKRIPSI
1 Insignificant Tidak ada cedera, kerugian keuangan kecil
2 Minor • Cedera ringan
• Dapat diatasi dengan pertolongan pertama,kerugian keuangan
sedang
3 Moderate • Cedera sedang
• Berkurangnya fungsi motorik/sensorik/psikologis atau intelektual
secara reversibel dan tidak berhubungan dengan penyakit yang
mendasarinya
• Setiap kasus yang memperpanjang perawatan
4 Major • Cedera luas/berat
• Kehilangan fungsi utama permanen(motorik,sensorik, psikologis,
intelektual)/irreversibel, tidak berhubungan dengan penyakit
yang mendasarinya
• Kerugian keuangan besar
5 Cathastropic • Kematian yang tidak berhubungan dengan perjalanan penyakit
yang mendasarinya
 Kategori Probabilitas

Level Frekuensi Kejadian Aktual

1 Sangat Jarang Dapat terjadi dalam lebih dari 5 tahun
2 Jarang Dapat terjadi dalam 2 – 5 tahun
3 Mungkin Dapat terjadi tiap 1 – 2 tahun
4 Sering Dapat terjadi beberapa kali dalam setahun
5 Sangat Sering Terjadi dalam minggu/bulan
 Kategori Controllability

Level Controllability Keterangan

1 Easy Mudah untuk dikontrol

2 Moderate Easy Agak mudah untuk dikontrol

3 Moderate Difficult Agak sulit untuk dikontrol

4 Difficult Sulit untuk dikontrol

 TABEL ASESMEN RISIKO

DAMPAK (D) PROBABILITAS (P) CONTROLLABILITY (C) SKORING

RISIKO
(1-5) (1-5) (1-4) (DxPxC)
 Identifikasi akar masalah dari modus kegagalan

No Modus Kegagalan Penyebab Potensial

1 Dokter tidak menulis resep sesuai standar (rute, a. Edukasi belum optimal
dosis, bentuk sediaan, restriksi) b. Kurangnya kepatuhan dokter
terhadap prosedur penulisan
resep
2 Dosis/kekuatan/frekuensi/lama Kurangnya pemantauan
pemberian/kecepatan pemberian yang ditulis tidak
sesuai dengan kebutuhan pasien

3 Obat terlewat diresepkan Kurangnya ketelitian terutama

pada jam sibuk
Penanganan Risiko
 Menghindari risiko
 Mitigasi/modifikasi risiko
 Menerima risiko
 Berbagi/memindahkan risiko
Mitigasi/Modifikasi Risiko

 Pharmaceutical Care
 E-prescribing, Clinical
Decision Support
System (CDSS),
barcode, “forcing
function”, “Poke yoke”
 Edukasi
Sumber: Institute for Safe Medication Practice
39
 Rancang Ulang

Rank
No Output Upaya perbaikan
RPN
1 Dokter menulis resep sesuai standar 1 ● Pembuatan electronic prescribing
(rute, dosis, bentuk sediaan, restriksi)
● Sosialisasi dan edukasi ketentuan
penulisan resep kepada para dokter
melalui Tim Farmasi dan Terapi
● Pelatihan penulisan resep yang benar
bagi para dokter
2 Dosis/kekuatan/frekuensi/lama 3 Melakukan umpan balik dan konfirmasi
pemberian/ kecepatan pemberian kepada dokter yang melakukan penulisan
yang ditulis sesuai dengan kebutuhan resep yang tidak sesuai kebutuhan pasien
pasien
3 Tidak ada kejadian obat terlewat 2 Meningkatkan pengkajian resep dan
diresepkan pelaporannya oleh apoteker
Uji Coba Redesain Proses/Proses Baru
dengan Siklus PDSA
• Desain proses baru atau re-desain
• Tetapkan indikator keberhasilan
Plan •
•
Cara pengumpulan data
Tim untuk pengembangan dan evaluasi
sistem

• Tindaklanjut hasil
• Implementasikan proses
Act evaluasi
• Modifikasi Do baru
• Tinggalkan • Amati apa yang terjadi

• Evaluasi hasil implementasi

Study • Tentukan apakah perubahan berhasil
• pelajaran apa yang bisa dipetik
Contoh Formulir Risk Register