KANTOR KEMENTERIAN AGAMA

KABUPATEN LANDAK
TAHUN ANGGARAN 2019

STANDAR OPERASIONAL PROSEDURE

(SOP)

DISUSUN OLEH :
FRANSISKUS JULHEDI, S.Ag
NIP. 19700430 200212 1 003

Jabatan Fungsional Umum :

Penyusun Bahan Pengembangan Program Keagamaan Bimas
Katolik
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
KaruniaNya , dapat disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Landak. Penyusunan SOP ini dilandasi suatu pe-
mikiran bahwa tantangan yang dihadapi Kementerian Agama dalam
mengimplemen-tasikan reformasi birokrasi masih cukup berat.

Dalam rangka percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan

Kementeria Agama, telah dikeluarkan Instruksi Menteri Agama Nomor 1 Tahun
2008 tentang Percepatan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan
Kementerian Agama. Pada instruksi kedua adalah agar seluruh unit kerja
melakukan penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasi
organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi
organisasi. Untuk itu perlu mem-perhatikan analisis dan evaluasi jabatan, analisis
beban kerja melalui job descrip-tions dan dengan penyusunan standar operasional
prosedur (SOP) guna peningkat-an pelayanan publik.

Inspektorat Jenderal sebagai salah satu unit eselon I di Kementerian Agama

juga telah menyusun SOP. Diharapkan SOP yang telah disusun ini menjadi pedoman
atau acuan kerja bagi pejabat dan pelaksana pada Inspektorat Jenderal Kementerian
Agama sehingga pelaksanaan tugas berjalan lancar, efektif, dan efisien, serta dapat
dipertanggungjawabkan dan terhindar dari kesalahan dalam pelaksanaannya.

Semoga SOP ini bermanfaat dalam rangka sumbangsih Inspektorat Jenderal

dalam percepatan reformasi birokrasi guna mewujudkan akuntabilitas kinerja di
ling-kungan Kementerian Agama.

Ngabang, Nopember 2019

Kepala Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Landak

MHD, H. Natsir, S.Ag,M.Ag

NIP. 196304071996031001
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................... ii
SURAT KEPUTUSAN KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN LANDAK
NOMOR IJ/252/2009 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN LANDAK .......................... iii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................................1
A. Latar Belakang ................................................................................................................1
B. Maksud dan Tujuan ......................................................................................................1
C. Ruang Lingkup ...............................................................................................................1
D. Manfaat..............................................................................................................................2
E. Sistematika .......................................................................................................................2
BAB II PENJELASAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP ........................................4
A. Isi Form SOP ...................................................................................................................4
B. Prinsip Pelaksanaan SOP ..........................................................................................5
BAB III SOP PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEP. AGAMA ..................................6
A. Lampiran 1 SOP Bagian Perencanaan dan Keuangan.................................7
B. Lampiran 2 SOP Subbag Keuangan ................................................................. 66
C. Lampiran 3 SOP Subbag Evaluasi & Pelaporan .......................................... 90
D. Lampiran 4 SOP Bagian Ortala dan Kepegawaian .................................. 116
E. Lampiran 5 SOP Subbag Ortala ....................................................................... 189
F. Lampiran 6 SOP Subbag Hukum & Perundang-undangan .................. 229
G. Lampiran 7 SOP Bagian Pengolahan Hasil Pengawasan ..................... 275
H. Lampiran 8 SOP Subbag AHP Eksternal & Dumas ................................. 313
I. Lampiran 9 SOP Subbag Data & Informasi HASWAS ........................... 354
J. Lampiran 10 SOP Bagian Umum .................................................................... 379
K. Lampiran 11 SOP Subbag Rumah Tangga ................................................. 423
L. Lampiran 12 SOP Subbag Perlengkapan .................................................... 468
M. Lampiran 13 SOP Inspektur Wilayah .............................................................. 496
BAB IV PENUTUP ........................................................................................................................ 554
 KEPUTUSAN KEPALA
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN LANDAK
NOMOR : ..../2019
TENTANG
STÁNDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN LANDAK
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
INSPEKTUR JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka menjaga konsistensi dan kinerja bagi seluruh satuan kerja di
lingkungan Kantor Kementerian Agama Kabupaten Landak, dipandang perlu
menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Inspektorat Jenderal
Departe-men Agama sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas pegawai;
b. bahwa berdasarkan point a di atas perlu ditetapkan dengan su-rat keputusan
Inspektur Jenderal Kementerian Agama RI
Mengingat 1. Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas
Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,
Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik
Indonesia;
2. Instruksi Presiden Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pe-laksanaan
Pengawasan;
3. Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pe-laksanaan
Pengawasan Melekat;
4. Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun 2006 tentang Orga-nisasi dan
Tata Kerja Kementerian Agama;
5. Peraturan Menteri Agama Nomor 8 Tahun 2007 tentang Peng-awasan di
Lingkungan Kementerian Agama;
6. Keputusan Menteri Agama Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan De-partemen Agama;
7. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 15 Tahun 2008
tentang Reformasi Birokrasi;
8. Keputusan Inspektur Jenderal Nomor IJ/147/ 2006 tentang Visi dan Misi,
Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jen-deral Kementerian
Agama;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA TENTANG
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA INS-PEKTORAT JENDERAL
KEMENTERIAN AGAMA.

Kesatu : Standar Operasional Prosedur pada Inspektorat Jenderal Kementerian Agama

sebagaimana tersebut dalam lampiran 1 sampai de-ngan 13 Keputusan ini.

Kedua : Standar Operasional Prosedur pada Jenderal Kementerian Agama sebagaimana

dimaksud dalam diktum KESATU di atas merupakan pedoman pelaksanaan tugas
bagi para pejabat dan pegawai di lingkungan Kantor Kementerian Agama Kabupaten
Landak dan merupakan satu kesatuan dengan surat keputusan ini.
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Reformasi Birokrasi yang digulirkan oleh pemerintah dalam rangka

mewujudkan pemerintahan bersih sudah merupakan kebutuhan yang sangat
mendesak. Sehingga semua Kementerian dituntut untuk melakukan pembenahan
birokrasi di jajarannya baik di pusat maupun di daerah.
Salah satu langkah dari reformasi birokrasi adalah penataan organisasi dan ke-
tatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan
penajaman tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu memperhatikan analisis dan
evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job descriptions dan dengan penyu-sunan
standar operasional prosedur (SOP) guna peningkatan pelayanan publik.

Kementerian Agama sebagai bagian dari birokrasi pemerintah juga mendukung

pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Inspektorat Jenderal merupakan salah satu unit eselon
satu di Kementerian Agama mempunyai tugas meyelenggarakan pengawasan terhadap
pelaksanaan tugas di lingkungan Kementerian Agama. Kegiatan pengawasan dilakukan
agar mampu menjamin bahwa kegiatan yang dilakukan oleh satuan orga-nisasi/kerja di
lingkungan Kementerian Agama berjalan sesuai dengan rencana yang di-tetapkan, dan
kebijakan yang telah digariskan dapat menjadi alat kendali dan alat ukur terhadap proses
dan hasil kerja yang ingin dicapai oleh Kementerian Agama.

Upaya Kantor Kementerian Agama Kabupaten Landak dalam memudahkan

pelaksana-an tugas dan melaksanakan salah satu langkah reformasi birokrasi
adalah penyusunan standar operasional prosedur (SOP)

B. Maksud dan
Tujuan Maksud
Standar Operasional Prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai tahapan yang dibakukan
dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja.

Tujuan:

1. Terwujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan program dan

kegiatan pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Landak RI;
2. Terwujudnya persamaan persepsi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi peng-
awasan;
3. Terwujudnya alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab dari pelaksanaaan tugas;

C. Ruang Lingkup

SOP ini digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Landak.
D. Manfaat
 Manfaat SOP dalam lingkup pelaksanaan tugas dan fungsi Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Landak meliputi antara lain:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pejabat dan pelaksana dalam menyele-
saikan pekerjaan yang menjadi tugasnya.
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
seorang dalam menyelesaikan tugas.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab
indi-vidual pejabat dan pelaksana dan organisasi secara keseluruhan.
4. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
5. Menciptakan ukuran standar kinerja pejabat dan pelaksana dalam memperbaiki ki-
nerja serta membantu mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan.
6. Memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi dapat berlangsung dalam berbagai si-
tuasi, secara efektif, efisien, dan akuntabel.
7. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh
pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya.
8. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pejabat dan pelaksana.
9. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pejabat
dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya.
10. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pejabat dan pelaksana dari kemung-
kinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan.
11. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas dan fungsi.
E. Sistematika
Sistematika penulisan buku Standar Operasonal Prosedur (SOP) ini terdiri dari
empat bab. Pada Bab I Pendahuluan berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan,
ruang lingkup, manfaat dan sistematika penulisan. Pada bab ini membahas tentang latar
belakang mengapa buku SOP ini ditulis, maksud dan tujuan yang hendak dicapai,
manfaat yang akan diperoleh, ruang lingkup permasalahan apa yang dikemukakan
dalam buku ini serta sistematika penulisan.

Sementara itu, pada Bab II berisi tentang penjelasan dan prinsip pelaksanaan
SOP yang meliputi isi form SOP dan prinsip pelaksanaan sop. Pada bab ini akan di
bahas tentang Isi form SOP yang memuat informasi dan istilah-istilah tentang SOP dan
beberapa prinsip dadsar yang harus dipenuhi dalam penyusunan SOP.
Selanjutnya, pada Bab III berisi SOP pada KANTOR KEMENTERIAN Agama. Bab
ini akan membahas tentang uraian Standar Operasioanal Prosedur yang ada di lingkungan
Itjen Kementerian Agama, yang meliputi bagian-bagian atau unit kerja yang ada, yaitu:
SOP Bagian Perencanaan dan Keuangan; SOP Bagian Ortala dan Kepega-waian; SOP
Bagian Pengolahan Hasil Pengawasan; SOP Bagian Umum; dan SOP Ins-pektur
Wilayah I sampai dengan V; Dan terakhir, pada Bab IV yaitu, Penutup yang berisi kata
akhir.
BAB II

PENJELASAN FORM DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP

A. Isi Form SOP

Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandar-
kan, yang secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan
proses. Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai be-
rikut:

1. Nama SOP: nama prosedur yang di-SOP-kan;

2. Satuan Kerja/Unit Kerja: Inspektorat Jenderal;
 3. Nomor SOP: nomor prosedur yang di-SOP-kan;
4. Tanggal Pembuatan: tanggal pertama kali SOP dibuat;
5. Tanggal Revisi: tanggal SOP Prosedur direvisi;
6. Tanggal Efektif: tanggal mulai diberlakukan;
7. Disahkan Oleh: Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat
satuan kerja;
8. Dasar Hukum: peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur;
Keterkaitan: memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang
distan-darkan dengan prosedur lain yang distandarkan.
9. Peringatan: memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang
terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan mem-
berikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di
luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain
yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya.
10. Kualifikasi Pelaksana: memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang
dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan.
11. Peralatan dan Perlengkapan: memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan
dan perlengkapan yang dibutuhkan.
12. Pencatatan: memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pe-jabat
dan pelaksana yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah di
standarkan. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi
oleh setiap pejabat dan pelaksana yang terlibat dalam proses (Misalnya formulir
yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan
perijinan. Atas formulir dasar ini akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai
dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap pegawai yang ikut ber-
peran dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah
dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya
dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan
menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah pro-
sedur telah dijalankan dengan benar”.
14. Uraian SOP: menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis
dari prosedur yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap
aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (stan-dar
input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk
akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang
diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.
B. Prinsip pelaksanaan SOP
Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut:

1. Konsisten
SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun
dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan
Inspek-torat Jenderal Kementerian Agama.

2. Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran orga-
nisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi.

3. Perbaikan berkelanjutan
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk
memper-oleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.

4. Mengikat
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan
pro-sedur standar yang telah ditetapkan.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting
Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pe-
gawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu
keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses
penyelenggaraan pemerintahan.

6. Didokumentasikan dengan baik

Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik,
sehingga dapat selalu dijadikan referensi.
 Nomor SOP
Tanggal Pembuatan Juli 2009
INSPEKTORAT
Tanggal Revisi
JENDERAL Tanggal Efektif
DEPARTEMEN AGAMA Disusun Oleh
Disahkan Oleh

SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

Dasar Hukum:
Kualifikasi Pelaksana:

1. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen

Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan 1. Memiliki kemampuan mengadministrasikan
Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja surat;
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;
2. Memiliki kecermatan dan Ketelitian.
2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen
Agama Nomor: IJ/279/2006 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Tata persuratan Dinas pada
Inspektorat Jenderal Departemen Agama;

Keterkaitan:
Peralatan/Perlengkapan:

SOP Surat Tugas PKPT

1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer;

2. Tata Persuratan Dinas;

Peringatan: 3. Buku Pencatatan Surat.

Pencatatan dan Pendataan:

Jika tidak disusun, maka akan kesulitan melacak
surat yang sewaktu-waktu dibutuhkan oleh
pimpinan.

Pelaksana Mutu Baku

No. Aktivitas Persyaratan/ Ket.
1 2 3 Perlengkapan Output Waktu
1 Menerima surat Kabag Kasubbag Staf Tata Persurat- Tertatanya 10
masuk yang an Dinas administrasi menit
didisposisikan surat
pimpinan
2. Mencatat surat Staf Buku pencata- Tercatatnya 15
masuk dan tan surat surat masuk menit
surat keluar dan surat
keluar
3 Mengarsipkan Kabag Kasubbag Staf Tata Persurat- Tersusun- 30
surat masuk an Dinas nya surat menit
dan membuat keluar dan
surat keluar se- terarsipkan-
suai isi dispo- nya surat
sisi pimpinan masuk
4 Memberi nomor Staf Tata Persurat- Terdapat- 15
surat masuk an Dinas nya nomor menit
dan surat surat masuk
keluar dan keluar
5. Merekapitulasi Staf Tata Persurat- Tersusun- 1
Surat Masuk an Dinas nya rekapi- Jam
dan Surat tulasi surat
Keluar masuk dan
 keluar
6. Membuat Staf Tersusun- 1
Laporan Surat nya lapor- Minggu
Masuk dan an surat
Surat Keluar masuk dan
dalam kurun keluar
waktu 1 tahun

12
 FLOW CHART

SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

MULAI

Menerima
Surat Masuk

Menindaklanjuti Mengarsipkan
apabila Surat apabila Surat
Keluar Masuk

Pencatatan dan Penomoran Pencatatan dan Penomoran

dalam buku dalam buku

Merekapitulasi
Surat Masuk
dan Surat

Keluar
Membuat
Laporan dalam
Kurun Waktu 1
Tahun

SELESAI