PENGENDALIAN REKAMAN / CATATAN

MUTU

No. Dokumen KJ/ADM/SOP/WMM-08

No. Revisi 00
SOP
Tanggal Terbit 15 Juni 2017
Halaman 1/3
dr. Lysbeth R. Pandjaitan,
PUSKESMAS
M. Biomed
KECAMATAN KOJA
NIP.197503242006042004
1. Pengertian 1. Catatan mutu yaitu berupa rekaman medik atau rekaman hasil
kegiatan puskesmas yang di dokumentasikan.
2. Rekaman medik/catatan mutu yaitu informasi yang cukup dan akurat
yang memuat tentang identitas pasien, diagnosis, perjalanan
penyakit, proses pengobatan dan tindakan medik serta dokumentasi
hasil pelayanan.
3. Semua catatan mutu dikumpulkan dan dikelompokkan sesuai
dengan karakteristik catatan mutu, sistem pengarsipan dan
kebutuhan unit kerjanya.
4. Catatan mutu dimasukkan dalam ordner/map/box file. Jika diperlukan
masing-masing sarana penyimpanan diberikan daftar isi dan
diletakkan di dalam filing kabinet/lemari file/dan lain-lain.
5. Lokasi penyimpanan diletakkan pada lokasi yang mudah dicapai oleh
masing-masing unit kerja,
6. Masing-masing catatan mutu atau kelompok catatan mutu disimpan
dan dipelihara untuk jangka waktu/ periode yang ditetapkan oleh
satuan pelaksana unit masing-masing dan disetujui oleh WMM
7. Penetapan jangka waktu penyimpanan dan pemeliharaan didasarkan
pada: permintaan pelanggan / ketentuan masing-masing unit kerja/
peraturan yang ada.
8. Retensi/periode penyimpanan dan pemeliharaan catatan mutu ditulis
dalam formulir Daftar Catatan Mutu.
9. Penyimpanan, pemeliharaan dan penyajian kembali catatan mutu
ditetapkan satuan pelaksana unit masing-masing.
2. Tujuan Prosedur ini sebagai acuan untuk menetapkan cara pelaksanaan
pengendalian catatan mutu, persetujuan, penerbitan, pendistribusian,
penggunaan dan perubahannya di Puskesmas Kecamatan Koja
3. Kebijakan 1. SK Kepala Puskesmas Nomor 31 Tahun 2017 tentang Pengendalian
Dokumen dan Rekaman Pusat Kesehatan Masyarakat
4. Referensi 1. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama
2. Pedoman Peningkatan Mutu dan Kinerja Puskesmas
5. Alat dan Bahan 1. Alat : ATK
2. Bahan :
a. Form PTPP
b. Dokumen Unit
 c. Ceklist Audit
6. Langkah-langkah 1. Identifikasi Catatan Mutu dan Persetujuan Catatan Mutu
a. Pelaksana/penanggung jawab program / Poli / Unit / Admen
mengidentifikasi catatan mutu yang berlaku /dibutuhkan di
unitnya.
b. Pelaksana/penanggung jawab program / Poli / Unit / Admen
menyerahkan Daftar Catatan Mutu yang berlaku ke WMM.
c. Wakil manajemen mutu Memeriksa dan mengesahkan Daftar
Catatan Mutu.
d. Dokumen Kontrol Memberi identifikasi pada catatan mutu, bila
diperlukan.
e. Menyalin Daftar Catatan Mutu dan memberi nomor dokumen
untuk diberikan kepada Pelaksana/ penanggung jawab program/
Poli/Unit/Admen.
2. Penyimpanan Catatan Mutu
a. Pelaksana/penanggung jawab program / Poli / Unit / Admen
menyimpan catatan mutu sesuai daftar catatan mutu agar
terhindar dari kerusakan, kemunduran dan kehilangan sesuai
dengan metode yang ditentukan dalam Daftar Catatan Mutu.
b. Pelaksana/penanggung jawab program / Poli / Unit / Admen
memantau masa retensi dari catatan mutu.
c. Pelaksana/penanggung jawab program / Poli / Unit / Admen
menyerahkan dokumen yang sudah habis masa retensinya
kepada Dokumen Kontrol untuk dimusnahkan.
3. Evaluasi Catatan Mutu
a. Pelaksana/penanggung jawab program / Poli / Unit / Admen
menyerahkan usulan perubahan catatan mutu beserta catatan
mutu yang diubah ke WMM.
b. WMM memeriksa catatan mutu yang diusulkan / dirubah, jika
setuju diserahkan ke Dokumen kontrol untuk diberi stempel
obsolete.
4. Pemusnahan Catatan Mutu
a. Pelaksana/penanggung jawab program / Poli / Unit / Admen
mengumpulkan catatan mutu yang masa retensinya telah
berakhir, sesuai waktu yang ditentukan dalam daftar catatan
mutu, di hitung mulai dari catatan mutu digunakan sampai batas
waktunya.
b. Pelaksana/penanggung jawab program / Poli / Unit / Admen
memberitahukan ke dokumen kontrol mengenai catatan mutu
yang telah habis masa retensinya.
c. Pelaksana/penanggung jawab program / Poli / Unit / Admen
memusnahkan catatan mutu yang telah habis masa retensinya
dengan persetujuan WMM / Satuan pelaksana unit dengan
menerbitkan Berita Acara Pemusnahan ( Tanda tangan
penanggung jawab unit/program, dan WMM )
Pengendalian Rekaman/Catatan Mutu 2

KJ/ADM/SOP/WMM-08
 d. Pelaksana/penanggung jawab program / Poli / Unit / Admen
menyerahkan Berita Acara Pemusnahan Ke Dokumen kontrol
untuk didokumentasikan
e. WMM / Satuan Pelaksana unit terkait meminta Dokumen kontrol
untuk memusnahkan catatan mutu.
f. Kepala Puskesmas menandatangani Berita Acara Pemusnahan
dokumen khusus untuk :
1) Khusus status pasien
2) Dokumen keuangan
3) Dokumen penting lainnya
7. Diagram Alir

Mulai

Identifikasi
Catatan Mutu

Penyimpanan

Tidak
Evaluasi
/
Perubah Ya
an
Pemusnahan

Selesai

8. Unit Terkait Seluruh Unit dalam ruang lingkup SMM dan Akreditasi
9. Dokumen Terkait 1. Usulan Perubahan Dokumen

Pengendalian Rekaman/Catatan Mutu 3

KJ/ADM/SOP/WMM-08
 2. Daftar Catatan Mutu Unit
3. Berita Acara Pemusnahan
10. Riwayat NO Yang diubah Isi Perubahan Tgl diberlakukan
Perubahan
Dokumen

Pengendalian Rekaman/Catatan Mutu 2

KJ/ADM/SOP/WMM-08