Prosedur Operasional Standar

Nomor : POS 5.5.3. Pengelolaan Tata Persuratan

Edisi/Revisi : A/0
Berlaku sejak : 22 Agustus 2011
Halaman : 1 dari 8

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

PENGELOLAAN TATA PERSURATAN

Tanda
Kegiatan Nama Jabatan Tanggal
Tangan
Dipersiapkan Kapala
Drs.Wagiran 10-08-2011
oleh Tatausaha
Wakil
Diperiksa
SBS. Noor Immawaty, ST Manajemen 19-08-2011
oleh
Mutu
Disahkan
Abd. Karim, S.Pd Kepala Sekolah 22-08-2011
oleh
 Prosedur Operasional Standar
Nomor : POS 5.5.3. Pengelolaan Tata Persuratan
Edisi/Revisi : A/0
Berlaku sejak : 22 Agustus 2011
Halaman : 2 dari 8

STATUS RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

Nomor Tanggal
No. Keterangan
Revisi Revisi
 Prosedur Operasional Standar
Nomor : POS 5.5.3. Pengelolaan Tata Persuratan
Edisi/Revisi : A/0
Berlaku sejak : 22 Agustus 2011
Halaman : 3 dari 8

DISTRIBUSI DOKUMEN

Master dokumen prosedur operasional standar terkendali dalam bentuk tercetak (hardcopy)
disimpan oleh Wakil Manajemen Mutu, dan salinan (copy) dokumen terkendali diberikan kepada
masing-masing kepala unit kerja dan diberikan kode sebagai berikut.

No Unit Kerja Penerima Kode Salinan Dokumen

1. Kepala Sekolah KS
2. Kepala Bagian Tata Usaha KTU
3. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum. WK-1
4. Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan WK-2
5. Wakil Kepala Sekolah Bidang Al Islam dan WK-3
Kemuhammadiyahan
6. Kepala Program Studi Keahlian Tek.Listrik KPS-1
7. Kepala Program Studi Keahlian Tek.Kend.Ringan KPS-2
8. Kepala Program Studi Keahlian Tek.Elek.Industri KPS-3
9. Kepala Program Studi Keahlian Tek.Alat Berat KPS-4
10. Kepala Program Studi Keahlian Tek.Spd.Motor KPS-5
11. BP/BK BP/BK
 Prosedur Operasional Standar
Nomor : POS 5.5.3. Pengelolaan Tata Persuratan
Edisi/Revisi : A/0
Berlaku sejak : 22 Agustus 2011
Halaman : 4 dari 8

1. Tujuan

Prosedur ini disusun bertujuan untuk mengatur tata persuratan dinas mengatur surat
sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-
tugas Pendidik dan Tenaga Kependidikan SMK Muhammadiyah 3 Samarinda.

2. Ruang Lingkup

Ruang lingkup prosedur ini adalah pengaturan tata persuratan dinas baik berupa surat
masuk atau surat keluar yang meliputi kewenangan dan pelimpahan wewenang dalam
penandatanganan surat, prosedur pengurusan surat.

3. Referensi

a. Persyaratan ISO 9001:2008

b. Pedoman mutu. Pasal 5.5.3 tentang Komunikasi Internal.
c. Pedoman Pengelolaan Tata Persuratan Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah
Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Samarinda.

4. Definisi

a. Surat Dinas ialah setiap tulisan yang berisikan pernyataan dengan tujuan
menyampaikan informasi kepada pihak lain, dibuat menurut persyaratan tertentu yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Surat dinas dapat berupa surat edaran, surat
keputusan, surat elektronik, surat keterangan, surat kuasa, surat pengantar, surat
pengukuran, surat peringatan, surat undangan dan lainnya.
b. Arsip adalah rekaman yang dibuat dan diterima dalam bentuk dan corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dan digunakan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Status arsip dapat berupa arsip aktif, arsip
dinamis, arsip duplikasi, arsip inaktif dan arsip statis.
c. Berhalangan Sementara adalah jabatan tidak terisi dan menimbulkan kekosongan
jabatan bersangkutan yang tidak melebihi 6 (enam) bulan.
d. Surat Keluar adalah surat yang dibuat oleh Pejabat SMK Muhammadiyah 3 Samarinda
yang ditujukan kepada unit kerja lain baik dalam lingkup internal maupun lingkup
eksternal.
e. Surat Masuk adalah surat yang diterima dari unit kerja lain baik lingkup internal
maupun lingkup eksternal.
f. Terbatas/Konfidensial adalah sifat surat yang informasinya membutuhkan
pengamanan tinggi.
g. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar pedoman jangka waktu simpan arsip yang
terdiri dari unsur yang meliputi jenis arsip, retensi dan keterangan.
h. Kaki Surat adalah bagian surat yang isinya antara lain nama jabatan penanda tangan
surat, tanda tangan, NBM, cap dinas dan tembusan.
 Prosedur Operasional Standar
Nomor : POS 5.5.3. Pengelolaan Tata Persuratan
Edisi/Revisi : A/0
Berlaku sejak : 22 Agustus 2011
Halaman : 5 dari 8

i. Kepala Surat/Kop Surat adalah bagian surat yang berisi lambang Sekolah, nama
Sekolah/unit organisasi, alamat, nomor telepon, kotak pos (jika ada), faksimili (jika ada),
dan informasi identitas lain jika ada dan diperlukan.

5. Tanggung Jawab

No. Jabatan Tanggung Jawab

1 Kepala Sekolah Pengesahan surat keluar
2. Kepala Tata Usaha a. Pengendalian surat masuk dan surat keluar.
b. Pembuatan surat dinas
c. Verifikasi/Pemeriksaan Surat Keluar
d. Pengelolaan rekaman persuratan

3. Kepala Unit Kerja a. Pembuatan surat dinas

b. Verifikasi/pemeriksaan surat keluar.
c. Pengelolaan rekaman persuratan.

6. Prosedur
6.1. Kewenangan
a. Kewenangan Penandatanganan Surat
Pada hakekatnya setiap surat keluar menjadi tanggung jawab Kepala Sekolah. Surat
dinas ditandatangani oleh Kepala Sekolah atau pejabat yang mempunyai
kewenangan atau mendapat pelimpahan wewenang sesuai dengan tanggung
jawabnya berdasarkan ketentuan yang berlaku.
b. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Surat
Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan perundangundangan yang
berlaku, kewenangan penandatanganan surat dapat dilimpahkan kepada pejabat
dibawahannya atau pejabat yang ditunjuk. Pelimpahan wewenang dimaksudkan
untuk menunjang kelancaran tugas dan ketertiban jalur komunikasi.

6.2. Format Surat

Media komunikasi perkantoran berdasarkan jenisnya dibedakan atas surat dinas, laporan,
formulir, produk hukum, dan produk teknologi maju. Kelima jenis surat tersebut
mempunyai format yang berbeda satu sama lainnya.

6.2.1. Surat Dinas yang mempunyai ruang lingkup eksternal

a. Bentuk Surat Dinas. Bentuk surat yang digunakan dalam tata persuratan dinas adalah
bentuk setengah rata (semi block form). Pada baris pertama setiap paragraf masuk
kedalam kurang lebih lima spasi huruf. Contoh bentuk ini dapat dilihat pada lampiran 3.
b. Bagian Surat Dinas
Bagian-bagian surat tersebut terdiri dari:
 Kepala surat, terdiri dari: Logo sekolah dan nama unit pembina ” Majelis Pendidikan
Dasar dan Menengah Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Samarinda” dan
nama lembaga ”SMK Muhammadiyah 3”, alamat sekolah/unit organisasi, garis
penutup.
 Prosedur Operasional Standar
Nomor : POS 5.5.3. Pengelolaan Tata Persuratan
Edisi/Revisi : A/0
Berlaku sejak : 22 Agustus 2011
Halaman : 6 dari 8

 Pembuka Surat, terdiri dari: tanggal, nomor surat, sifat, lampiran, hal, alamat
tujuan surat.
 Isi surat, terdiri dari: kalimat pendahuluan; materi surat; kalimat penutup.
 Kaki Surat, terdiri dari: nama jabatan penandatangan surat; tanda tangan; nama
pejabat penandatangan surat; NBM; Cap Dinas; tembusan.
6.2.1. Surat Dinas Yang Mempunyai Ruang Lingkup Internal

Surat Dinas yang mempunyai ruang lingkup intern adalah Nota Dinas dan Memo. Nota
dinas dan Memo dapat ditujukan kepada atasan langsung, bawahan, atau pejabat yang
sederajat dengan pembuat nota dinas.

Susunan Nota Dinas dan Memo susunannya terdiri dari tiga bagian yaitu:
a. Kepala surat sama dengan surat dinas eksternal.
b. Pembuka surat: Tulisan Nota Dinas atau Memo diletakkan secara simetris di tengah
atas surat, ditulis dengan huruf kapital semua yaitu NOTA DINAS atau MEMO tanpa
spasi, di bawahnya dicantumkan nomor dan kode surat sesuai dengan ketentuan yang
berlaku. Kepada, Dari dan Hal ditulis secara berurutan dari atas ke bawah di bagian kiri
atas surat, diikuti Lampiran dan Tembusan (kalau ada).
c. Isi. Pada prinsipnya tidak berbeda dengan isi surat yang memiliki ruang lingkup
ekstenal, namun untuk Nota Dinas atau Memo dapat disederhanakan isinya sesuai
kepentingan ruang lingkup intern unit organisasi.
d. Kaki surat sama dengan surat dinas ekstern, hanya perbedaannya adalah pada “tanggal
surat” yang diletakkan pada baris di atas “nama jabatan penandatangan surat”.

6.3 Pembuatan Surat Dinas

a. Kepala Tata Usaha bertanggungjawab terhadap pengelolaan surat keluar dan surat
masuk.
b. Pembuatan surat dinas keluar. Masing-masing unit kerja dapat menyiapkan surat keluar
sesuai dengan standar persuratan yang berlaku.
c. Kepala unit kerja yang berkaitan melakukan verifikasi kebenaran isi surat dinas.
d. Surat yang telah diverifikasi selanjutnya divalidasi dan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang.
e. Pemberinaan nomor surat dilakukan sesuai dengan nomor urut surat keluar secara
terpusat pada hari tersebut.
f. Surat yang telah diberi nomor dicatat dalam buku daftar surat keluar.
g. Surat didistribusikan kepada tujuan surat dinas melalui pos, kurir atau sarana lainnya.
Rekaman bukti pendistribusian surat dikelola oleh masing-masing unit kerja.

6.4. Penanganan Surat Dinas Masuk

a. Surat Dinas yang masuk dapat berupa surat, faksimile, telegram, telex ataupun bentuk
lainnya.
b. Seluruh surat dinas yang masuk diterima oleh urusan penerimaan surat untuk dilakukan
pemilahan surat.
c. Surat yang masuk dilampiri lembar disposisi, diserahkan kepada Kepala Sekolah untuk
mendapatkan disposisi.
 Prosedur Operasional Standar
Nomor : POS 5.5.3. Pengelolaan Tata Persuratan
Edisi/Revisi : A/0
Berlaku sejak : 22 Agustus 2011
Halaman : 7 dari 8

d. Petugas mencatat surat masuk dalam buku agenda surat masuk

e. Petugas menggandakan surat masuk sejumlah yang diperlukan dan mendistribusikan
kepada para pihak yang disebut dalam lembar disposisi.

6. Lampiran
a. Formulir 1 : Daftar Rekaman Surat Keluar
b. Formulir 2 : Daftar Rekaman Surat Masuk

JUDUL DAFTAR REKAMAN SURAT KELUAR NOMOR FORMULI: 2-1

Nomor
No.. Tanggal Tujuan Surat Ringkasan Isi Surat Keterangan
Surat
 Prosedur Operasional Standar
Nomor : POS 5.5.3. Pengelolaan Tata Persuratan
Edisi/Revisi : A/0
Berlaku sejak : 22 Agustus 2011
Halaman : 8 dari 8

JUDUL DAFTAR REKAMAN SURAT MASUK NOMOR FORMULIR: 2-2

Nomor Nomor
Tanggal Asal Ringkasan Isi
No.. Surat Rekaman Keterangan
Penerimaan Surat Surat
Masuk Surat Masuk