PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Maulidina Nur Baiti 1401184026

Fadhia Aulya Novianty 1401184105

Asysyams Diaz S. 1401184253

Sekar Permata B. 1401184207

Zahra Rahmi Hanifah 1401184317

MANEJEMEN BISNIS TELEKOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS TELKOM

BANDUNG

2019
Project Title: “Jiko Ai” Self-love Awareness Exhibition

Project Description : Jiko

Date of Authorization: 24 - 26 Januari 2020

Project Start Date: 11 September 2019

Project Finish Date: 26 Januari 2020

Key Schedule Milestone:

- Menyelesaikan kerangka acara “Jiko Ai” Self-love Awareness Exhibition per Oktober
2019.
- Menyelesaikan perjanjian kerjasama dengan pihak-pihak yang bersangkutan per
November 2019.
- Proses finishing event “Jiko Ai” Self-love Awareness Exhibition per Januari 2020.

Budget Information
Dana yang akan dialokasikan sebesar Rp100.000.000 yang didapatkan dari Sponsor dan hasil
Dana Usaha.
Project Manager
Ruby Purnama, 082128266651, rubypurnama@gmail.com
Project Objective
Project ini dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan rasa kecintaan terhadap diri sendiri
melalui beberapa instalasi seni mengenai self-love awareness yang ada di acara ini, juga akan
diadakan seminar di setiap harinya selama 3 hari dengan tema Self-worthness. Acara dapat diikuti
oleh segala kalangan dengan membeli tiket senilai 50.000 per orang.
Main Project Success Criteria
Semua yang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana, mendapatkan output yang
diinginkan dan mendapatkan antusias yang besar.
Approach:
- Pembentukan panitia inti dan melakukan open recruitment kepanitiaan
- Melakukan survey tentang acara kepada audience mengenai ketertarikan terhadap acara
- Melakukan survey untuk tempat yang akan digunakan
- Membuat proposal acara untuk disampaikan kepada sponsor dan partner (FIK)
 - Menyebarkan proposal kepada sponsor dan partner (FIK)
- Melakukan dana usaha
- Menentukan pembicara dalam seminar dan guest star acara
- Melakukan tanda tangan MOU dengan semua pihak yg terkait (partner, sponsor dan guest)
- Melakukan diskusi dengan partner (pihak FIK) terkait pembuatan karya untuk properti
instalasi
- Pihak FIK dan tim acara melakukan pemilihan terhadap mahasiswa FIK yang akan
membuat karya instalasi sesuai dengan tema acara.
- Melakukan publikasi acara online dan offline
- Membuat rundown acara
- Melakukan instalasi dan dekorasi tempat berlangsungnya acara dan selalu melakukan
follow up kepada pembicara
- Melaksanakan acara
Roles and Responsibilities

Nama Roles Responsibility

Wira Ketua Pelaksana Mengatur jalannya acara
Dalina Wakil Ketua Pelaksana Membantu ketua dalam
menjalankan tugas
Diaz Divisi Acara Membuat konsep acara
Sekar Divisi Humas Mengatur hubungan
dengan eksternal dan juga
mempublikasikan acara
Fadhia Divisi Sponsor Mencari sponsor untuk
acara
Zahra Divisi Dekor Mengatur dekorasi acara
Fira Divisi Danus dan Mencari dana melalui
Konsumsi usaha dan menyiapkan
konsumsi
 Baiti Divisi Logistik Melakukan pengadaan
barang dan keperluan
acara
Putri Divisi Lomba Bertanggung jawab penuh
atas seluruh perlombaan
yang diadakan
Apsar Divisi Keamanan Mengurus segala macam
perijinan dan
mengamankan tempat
pelaksanaan
Dina Divisi Dokumentasi bertugas
mendokumentasikannya.

1. SCOPE DESCRIPTION
Proyek ini adalah sebuah proyek pembuatan sebuah acara talkshow dan exhibition
mengenai self-love guna meningkatkan rasa kecintaan terhadap diri sendiri bagi
pengunjung yang datang. Proyek ini menyediakan berbagai instalasi seni yang
mengekspresikan bagaimana menjadi seseorang yang memiliki kepercayaan diri yang
rendah sehingga dapat memotivasi dan meningkatkan self-love awareness pada diri sendiri.
Acara ini terbuka untuk umum dari pukul 10.00 WIB hingga 22.00 WIB dengan harga tiket
OTS Rp75.000. Audience yang bersedia hadir pada pukul 16.00, setelah melalui instalasi-
instalasi yang ada, akan diarahkan untuk mengikuti talkshow yang menghadirkan
motivator-motivator ternama seperti Gita Savitri, Diana Rika Sari, dan spesialis psikologi
dan art therapy Dr. Monty P. Satiadarma SPsi, MS/AT, MFCC, DCH., dan Mutia Ribowo,
SDs, MA.. Pada hari pertama, tema yang akan dibahas dalam talkshow adalah mengenai
self-love yang akan diisi oleh Gita Savitri dan Dr. Monty P. Satiadarma SPsi, MS/AT,
MFCC, DCH., dan untuk hari kedua akan mengusung tema art therapy yang diisi oleh
Diana Rikasari dan Mutia Ribowo, SDs, MA disertai guess star Nadin Amizah untuk
puncak sekaligus penutup acara..
Selain mengadakan Art Exhibition, Jiko Ai juga mengadakan lomba karya seni berbentuk
 lukisan dengan tema “Self-love”. Lomba ini ditujukan untuk mahasiswa seluruh Bandung
Raya. Untuk submission karya seni dimulai dari tanggal 20 Januari 2020 – 22 Januari 2020
di lobby Fakultas Ekonomi Bisnis Telkom University.

2. PROJECT CONSTRAINT
Project Constraint:
Batasan proyek pembuatan acara Art Exhibition dan Talkshow adalah:

1. Waktu pengerjaan proyek ini adalah 3 bulan, terhitung sejak tanggal 11 September 2019
hingga 26 Januari 2020.

2. Anggaran dana pembuatan proyek ini adalah senilai Rp100.000.000

3. Perubahan biaya, waktu, dan hal-hal lain yang berkaitan akan dibicarakan lagi dengan
pihak yang terkait.

3. PRODUCT ACCEPTANCE CRITERIA

Kriteria penerimaan proyek oleh sponsor dan partner exhibition ini adalah

1. Jumlah pengunjung exhibition 300 orang/hari

2. Jumlah pengunjung seminar 100 org/hari

4. REQUIREMENTS AND CHARACTERISTIC

Event Art Exhibition dan Talkshow ini harus memenuhi semua requirements yang ada di
atas, selain itu ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu:

1. Acara ini mengundang narasumber yang dapat menjelaskan mengenai self-love

awareness dan art therapy

2. Acara ini menyediakan 5 instalasi yang akan mengekspresikan rasa dari seseorang yang
memiliki tingkat self-love awareness yang rendah guna untuk memotivasi dan
membangkitkan rasa self-love awereness pada diri sendiri

3. Pada puncak acara turut mengundang guest star sebagai penutup event art exhibition dan
talkshow yaitu Nadin Amizah

5. DELIVERABLES
Deliverables yang akan diserahkan tim proyek kepada pihak stakeholder :
1. Dokumen project charter sebagai kesepakatan formal pada awal proyek antara pihak
sponsor dan partner proyek
2. Laporan statistik pengunjung acara art exhibition dan seminar
3. Laporan final
 JIKO AI

Acara Humas Sponsor Dekor Dankom Logistik Pelombaan Keamanan

1. Menentukan gues 1. Menghubungi 1. Menentukan 1. Membuat 1. Mencari 1. Melakukan

star, MC, dan gues star, MC, Perusahaan / dekorasi vendor akomodasi
pembicara Pembicara list daftar 1.1 Dekora 1.1 Mencari 1.1 Penjemputan
1.1 Budget dan 2. Mengurus surat perusahaan si vendor 1.1.1 mobil
riders perijinan 2. Menentukan Panggu danus 1.1.2 Compli
1.2 Waktu 2.1 Perijinan media ng 1.2 Mencari metery
2. Membuat rundown Tempat partner 1.2 Dekora vendor fnb
acara 3. Menghubungi 3. Menyebarka si ruang snack box 1.2 Hotel
3. Menentukan vanue Media Partner n proposal tunggu 1.3 Mencari 1.2.1 men
4. Membuat mapping 4. Memegang sponsor 1.3 Dekora vendor yedi
venue seluruh akun kepada si makanan akan
5. Menentukan konsep media sosial perusahaan venue box untuk hotel
acara acara yang 1.4 Dekora Guest star, mini
6. Membagi tugas 5. Melakukan bersangkuta si pintu MC, mal
angdiv pada saat shounding n masuk pembicara binta
hari H tentang dan 1.4 Mencari ng 4
perlombaan pintu vendor 2. Mencari vendor
keluar untuk peralatan yang
1.5 Dekora panitia dibutuhkan
si pada hari 2.1 Speaker
photob H 2.2 Panggung
oth 2. Menjual danus 2.3 meja,kursi
2.4 ruang tunggu
2.5 photobooth