Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan ISSN : 25035118

ANALISIS FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB DUPLIKASI NOMOR

REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TAIS

Niska Ramadani1, Septi Syafitri

Akademi Kesehatan Sapta Bakti Bengkulu
Email :niskaramadani88@gmail.com

Abstrak

Penomoran nomor rekam medis yang baik merupakan salah satu kunci keberhasilan
atau kebaikan manajemen rekam medis dari suatu pelayanan kesehatan, tentunya jika
didukung dengan sistem yang baik. Sumber daya manusia yang bermutu dan prosedur atau
tata kerja yang baik serta sarana atau fasilitas yang memadai. Jenis penelitian yang digunakan
pada penelitian ini adalahmetode observasional deskriptif dengan desain cross-sectional,
populasi dalam penelitian ini adalah berkas rekam medis pasien rawat jalan di rumah sakit
umum daerah tais, dengan sample sebanyak 233 berkas rekam medis dengan teknik
pengambilan sample secara Sistematic Random Sampling. Menggunakan data primer dengan
cara melakukan wawancara tentang penetapan SOP yang belum ada di tetapkan di bagian
unit rekam medis, KIUP yang belum tersedia di unit rekam medis, Pendidikan Rekam Medis
dan data sekunder dengan cara melakukan telaah nomor dokumen rekam medis pasien rawat
jalan yang tersusun di dalam box, diolah secara univariat. Penelitian ini dilaksanakan pada
bulan Mei sampai Juni 2016 di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Tais. Hasil
analisa univariat, dari 233 berkas rekam medis 32 (13,73%) terjadi duplikasi penomoran
berkas rekam medis, dan 201 (86,26%) tidak terjadi duplikasi nomor rekam medis.
Diharapkan petugas di unit rekam medis agar dapat menjalankan pelayanan yang sesuai
dengan kaedah-kaedah yang berlaku yaitu ketersediaan standar operasional prosedur, sarana
dan prasarana khususnya KIUP dan sumber daya manusia supaya kejadian duplikasi nomor
rekam medis dapat diatasi.
Kata kunci : SOP,KIUP, Pendidikan

PENDAHULUAN

Menurut Wordl Health 340/MENKES/PER/III/2010 menjelaskan

Organization tahun (WHO) 2010 bahwa rumah sakit umum adalah instituti
menyatakan rumah sakit adalah suatu pelayanan kesehatan yang
bagian dari organisasi medis dan sosial menyelenggarakan pelayanan kesehatan
yang mempunyai fungsi untuk memberikan perorangan secara lengkap yang
pelayanan kesehatan lengkap kepada menyediakan pelayanan rawat inap, rawat
masyarakat, baik kuratif maupun prepentif. jalan dan gawat darurat, sehingga di
Berdasarkan peraturan Menteri butuhkan mutu pelayanan yang baik dari
Kesehatan Republik Indonesia No.

Vol. 3 No. 1 Juni 2017 : 8-17 16

Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan ISSN : 25035118

berbagai faktor, salah satunya pelayanan yang di peroleh pasien secara

penyelenggaraan rekam medis. individu. Jika pasien berobat ulang, maka
Pengertian rekam medis menurut berkas rekam medis di ambil kembali untuk
PERMENKESNo.269/MENKES/PER/III/2 sekurang-kurangnya lima tahun sejak
008 rekam medis adalah berkas berisikan pasien berobat terakhir atau berobat pulang
catatan dan dokumen antara lain identitas dari rumah sakit memeriksaan, pengobatan,
pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang dan tindakan lain yang diberikan kepada
telah diberikan, serta tindakan dan pasien (Barthos, 2009).
pelayanan lain yang telah di berikan kepada Dalam penyelenggaraan rekam
pasien, catatan merupakan tulisan-tulisan medis terbagi menjadi empat yaitu
yang di buat oleh dokter mengenai pendaftaran, penyimpanan, penamaan,
tindakan-tindakan yang telah dilakukan sistem penomoran. Setiap pasien yang
kepada pasien dalam pelayanan kesehatan. datang ke unit pelayanan kesehatan diberi
Menurut (Hatta, 2004) rekam medis satu nomor rekam medis yang berfungsi
merupakan kumpulan fakta tentang sebagai satu diantaranya identitas pasien.
kehidupan seseorang dan riwayat Setiap pasien hanya mendapatkan satu
penyakitnya, termasuk keadaan sakit, nomor rekam medis yang dipakai untuk
pengobatan saat ini dan saat lampau yang pelayanan rawat jalan maupun pelayanan
ditulis oleh para praktisi kesehatan dalam rawat inap. Sistem penomoran rekam medis
upaya mereka memberikan pelayanan berperan penting dalam memudahkan
kesehatan pada pasien. pencarian berkas rekam medis apabila
Menurut pasal 46 ayat (1) UU No. pasien kembali datang berobat di sarana
29 Tahun 2004 tentang praktik kedokteran, pelayanan kesehatan menurut (Muldiana,
rekam medis adalah berkas yang berisikan 2016).
catatan dan dokumen tentang identitas Menurut (Muldiana, 2016) Dampak
pasien, pemeriksaan, pengobatan, dan duplikasi penomoran berkas rekam medis
tindakan lain yang diberikan kepada pasien. dapat berakibat pada sulitnya pencarian
Berkas rekam medis yang berisi berkas rekam medis apabila pasien datang
data individual yang berisi rahasia, maka kembali berobat.
setiap lembar formulir berkas rekam medis Duplikasi penomoran menurut
harus dilindungi secara di masukan ke Kamus Besar Bahasa Indonesia, duplikasi
dalam folder berisi data dan informasi hasil adalah perulangan, keadaan rangkap,

Vol. 3 No. 1 Juni 2017 : 8-17 17

Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan ISSN : 25035118

sedangkan rangkap adalah dua tiga helai dan kurang mengetahui tentang sistem
melekat menjadi satu. Menurut Kemenkes penomoran rekam medis.
RI tahun 2006 dalam rahayu (2013), Rumah Sakit Umum Daerah Tais
duplikasi penomoran adalah pengulangan merupakan salah satu rumah sakit
dua tiga kali pencatatan nomor yang sama. pemerintah tipe C yang ada di Provinsi
Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Bengkulu yang terletak di Kabupaten
Numbering System) Istilah yang biasa Seluma, yang menyediakan pelayanan
digunakan adalah “Unit Numbering kesehatan untuk masyarakat, jumlah
System”, berbeda dengan sistem seri. petugas rekam medis Di Rumah Sakit
Didalam sitem pemberian nomor secara Umum Daerah Tais berjumlah 12 orang
unit ini, pada saat pasien datang pertama petugas, dimana hanya 1 orang petugas
kali untuk berobat rawat jalan maupun yang lulusan D-III perekam medis, 2 orang
rawat inap (dirawat) maka pasien berobat petugas lulusan S1 kesehatan, 2 orang
akan mendapatkan satu nomor rekam medis petugas lulusan S1 pendidikan, 5 orang
yang mana nomor tersebut akan dipakai petugas lulusan D-III kesehatan dan 2
selamanya untuk kunjungan–kunjungan orang petugas lulusan SMA di ruangan
selanjutnya baik untuk rawat jalan, rawat rekam medis di Rumah Sakit Umum
inap maupun kunjungan ke unit-unit Daerah Tais.
penunjang medis dan instalasi lain untuk Berdasarkan survei awal yang
mendapatkan pelayanan kesehatan disuatu penulis lakukan di Rumah Sakit Umum
rumah sakit. Berkas rekam medis pasien Daerah Tais dan setelah dilakukan
tersebut akan tersimpan didalam satu wawancara dengan petugas rekam medis
berkas dengan nomor pasien, menurut bahwa pada sistem penomoran berkas
revisi buku pedoman pengelolaan rekam rekam medis pasien rawat jalan di Rumah
medis (2006). Sakit Umum Daerah Tais dengan cara unit
Berdasarkan hasil dari penelitian (Unit Numbering System). Namun sering
Ikka Muldiana 2016 di Rumah Sakit Atma terjadi duplikasi penomoran berkas rekam
Jaya terjadi duplikasi nomor rekam medis medis, dimana ditemukan nomor rekam
sebanyak 18 sample, dengan faktor-faktor medis yang sama dengan identitas yang
penyebab terjadinya duplikasi nomor rekam berbeda, dikarenakan kondisi tempat
medis dikarenakan kualifikasi pendidikan, penyimpanan berkas rekam medis rawat
pengetahuan, dan pengalaman kurang teliti jalan tahun 2015 yang masih belum tertata

Vol. 3 No. 1 Juni 2017 : 8-17 18

Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan ISSN : 25035118

dengan rapi, berdasarkan data yang mengetahui berkas rekam medis yang
diperoleh dari hasil observasi di RSUD terduplikasi dengan menggunakan rumus
Tais dari 7 Box terdapat 700 berkas rekam Stratified Random Sampling yaitu
medis dan 105 ditemukan berkas rekam pengambilan sampel dimana populasi yang
medis yang terjadinya duplikasi bersifat heterogen dibagi dalam lapisan-
penomoran. lapisan (stara). Jumlah populasi berkas
rekam medis dalam satu rak terdapat 7 box
METODE berjumlah 700 BRM. Berdasarkan
Jenis penelitian ini adalah perhitungan sampel didapatkan jumlah
Observasional Deskriptif dengan rancangan sampel 233 BRM yang akan diteliti.
cross-sectional. Penelitian Observasional Dalam penyajian data dilakukan
adalah penelitian yang dilakukan dengan analisis secara univariat yaitu distribusi
cara observasi, pengamatan dan frekuensi dan narasi. Analisis univariat
pengukuran terhadap variabel yang diteliti. bertujuan untuk
yang menjadi populasi adalah petugas RM menjelaskan/mendeskripsikan karakteristik
dan seluruh berkas rekam medis sebanyak masing–masing variabel (Hastono, 2007).
700 berkas rekam medis pasien rawat jalan Analisa data ini menggunakan tabel
di Rumah Sakit Umum Daerah Tais Tahun dan narasi. Data tentang SOP, pendidikan,
2015 yang mengalami duplikasi KIUP disajikan secara narasi, data
penomoran. duplikasi dalam bentuk tabulasi
Teknik pengambilan sampel ada 2
yaitu yang pertama untuk mengetahui data HASIL
yang ingin diambil yaitu pendidikan dan 1. Gambaran Umum Rekam Medis
ketersedianya KIUP dengan cara RSUD Tais
mewawancarai 1 orang petugas kepala Dari hasil wawancara dengan
ruangan rekam medis dan memilih kepala ruangan rekam medis di ketahui
responden secara total sampling yaitu bahwa pada bagian rekam medis di
memilih responden berdasarkan pada RSUD Tais memiliki 12 tenaga petugas
pertimbangan subyektifnya, bahwa rekam medis dengan latar belakang
responden tersebut dapat memberikan pendidikan 1 orang petugas lulusan D-
informasi memadai untuk menjawab III rekam medis, 2 orang petugas
pertanyaan penelitian. Yang ke dua untuk tamatan S1 kesehatan, 2 orang petugas

Vol. 3 No. 1 Juni 2017 : 8-17 19

Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan ISSN : 25035118

tamatan S1 pendidikan, 5 orang petugas 3. Ketersediaan SOP Di Bagian

tamatan D-III kesehatan, 2 orang Penyimpanan
petugas tamatan SMA. Pada Rumah Sakit Umum Daerah
Tais diketahui bahwa sistem penomoran
2. Analisis Data yang digunakan adalah straight
Tabel 1 Data Petugas Pendidikan numbering system atau sistem
di Ruang Rekam Medis penomoran secara langsung namun
Pendidikan Jumlah % dalam melaksanakan pengelolaan
D-III Rekam Medis 1 8,3% penomorannya belum terlaksanakan
S1 Kesehatan 2 16,6% dengan baik karena pada Rumah Sakit
S1 Pendidikan 2 16,6% Umum Daerah Tais belum tersedianya
D-III Kesehatan 5 41,6% standar operasional prosedur untuk
SMA 2 16,6% penomoran. Hal ini mengakibatkan tidak

Total 12 100% adanya keseragaman dalam memberikan

nomor terhadap rekam medis sehingga

Tabel 2 Gambaran kejadian duplikasi dapat mengakibatkam duplikasi

penomoran berkas rekam medis di penomoran berkas rekam medis.

Rumah Sakit Umum Daerah Tais.

Variabel Jumlah (%) 4. Ketersediaan KIUP Di Unit

(n) Penyimpanan

Duplikasi 32 13.73% Di Rumah Sakit Umum Daerah

Tidak Duplikasi 201 86.26% Tais juga belum tersediannya KIUP.

Hal ini dikarenakana standar
operasional prosedur dalam
Berdasarkan tabel 2 di atas dari 7
pengembangan sarana prasarana belum
box yang diamati dengan jumlah sample
ada dan kurangnya pengetahuan
233 berkas rekam medis di ruangan
petugas rekam medis di RSUD Tais,
penyimpanan di dapatkan bahwa yang
tentang kartu indeks utama pasien
terjadi duplikasi nomor rekam medis
(KIUP). Dengan tidak adanya KIUP ini
sebanyak 32 (13,73%) dan yang tidak
maka petugas akan kesulitan dalam
mengalami duplikasi nomor berkas
melayani pasien yang tidak membawa
rekam medis sebanyak 201 (86,26%).
kartu berobat, dan petugas memberi

Vol. 3 No. 1 Juni 2017 : 8-17 20

Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan ISSN : 25035118

nomor baru kepada pasien, maka dari cara yang harus dilakukan dalam
itu terjadinya duplikasi berkas rekam memberi nomor rekam medis .
medis. Standar operasional prosedur
dibuat berdasarkan kebijakan dari
5. Jumlah SDM Di Bagian Rekam instalasi Rumah Sakit sendiri dengan
Medis ketetapan dari PERMENKES No.
Lulusan D-III perekam medis 269/MENKES/PER/III/2008 tentang
dan informasi kesehatan juga pada Rekam Medis, yang menyatakan
Rumah Sakit Umum Daerah Tais bahwa di setiap unit pelayanan rekam
masih sangat sedikit sehingga medis harus memiliki standar
pengetahuan tentang penomoran rekam operasional prosedur (SOP). Sistem
medis masih sangat terbatas dan penomoran di unit rekam medis
petugas di unit rekam medis karena merupakan salah satu bagian penting
keterbatasan biaya dan karena di dalam melakukan registrasi pasien,
Rumah Sakit Umum Daerah Tais karena sistem penomoran merupakan
kebanyakan lulusan dari bidan salah satu identitas pasien, yang
,perawatan, dan SMA sehingga membedakan antara pasien satu dengan
kepedulian terhadap rekam medis pasien yang lain. Maka standar
masih sangat kurang. Akibatnya operasional prosedur tentang
indikasi duplikasi nomor rekam medis penomoran harus ditetapkan agar
bisa terjadi. terciptanya pelayanan yang baik dan
sesuai dengan kaedah-kaedah atau
PEMBAHASAN standar yang berlaku di pengelolaan
1. Gambaran Standar Operasional rekam medis bagian penomoran
Prosedur (SOP) Terhadap Duplikasi registrasi pasien dan menimalisir
Penomoran Berkas Rekam Medis terjadinya duplikasi penomoran rekam
Dari hasil yang diamati di RSUD medis.
Tais belum tersedianya SOP (Standar
Prosedur Operasional) tentang 2. Gambaran Penggunaan KIUP
penomoran berkas rekam medis, hal ini Terhadap Duplikasi Penomoran
dapat mengakibatkan petugas belum Berkas Rekam Medis
mengetahui langkah apa saja dan tata

Vol. 3 No. 1 Juni 2017 : 8-17 21

Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan ISSN : 25035118

Pada RSUD Tais belum Duplikasi Penomoran Berkas

tersedianya KIUP. Hal ini dikarenakan Rekam Medis
standar operasional prosedur dalam Dari hasil observasi terhadap
pengembangan sarana prasarana belum Kepala Rekam Medis di RSUD Tais
ada dan kurangnya pengetahuan Petugas rekam medis berjumlah 12
petugas rekam medis di RSUD Tais, orang. Masing-masing 2 orang petugas
tentang kartu indeks utama pasien tamatan S1 kesehatan, 2 orang petugas
(KIUP). tamatan S1 pendidikan, 5 orang
Menuriut (Robetty, 2015) dalam petugas tamatan D-III kesehatan, 2
mempermudah pencarian berkas rekam orang petugas tamatan SMA dan ada 1
medis maka diperlukan suatu alat yang orang petugas yang lulusan D-III
dapat membantu petugas untuk perekam medis. Dengan minimnya
penghematan waktu dalam pencarian petugas yang berkualifikasi pendidikan
berkas. Alat tersebut adalah KIUP atau rekam medis, maka dapat menjadi
kartu indeks utama pasien, KIUP faktor terjadinya duplikasi penomoran
adalah suatu kartu katalog yang rekam medis, hal ini dikarenakan
berisikan nama semua penderita yang petugas kurang mengetahui dan kurang
pernah berobat kerumah sakit. memperhatikan tentang sistem
Informasi yang terkandung dalam penomoran rekam medis.
KIUP merupakan kunci untuk Pendidikan adalah suatu usaha
menemukan berkas rekam medis mengembangkan kepribadian dan
pasien. Dengan tidak adanya KIUP ini kemampuan di dalam dan di luar
maka petugas akan kesulitan dalam sekolah dan berlangsung seumur
melayani pasien yang tidak membawa hidup. Pendidikan mempengaruhi
kartu berobat, dan petugas memberi proses belajar, makin tinggi pendidikan
nomor baru kepada pasien, maka dari seseorang makin mudah orang tersebut
itu terjadinya duplikasi berkas rekam untuk menerima informasi. Dengan
medis. pendidikan tinggi maka seorang akan
cenderung untuk mendapatkan
3. Gambaran Sumber Daya Manusia informasi yang masuk semakin banyak
Pendidikan Rekam Medis Terhadap pula pengetahuan yang didapat tentang
kesehatan. Pengetahuan sangat erat

Vol. 3 No. 1 Juni 2017 : 8-17 22

Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
kaitannya dengan pendidikan tinggi
maka orang tersebut akan semakin luas
pengetahuannya. Namun
ditekankan bahwa seorang
berpendidikan rendah tidak berarti
mutlak pengetahuan rendah
Peningkatan pengetahuan tidak mutlak
diperoleh di pendidikan formal, akan
tetapi juga dapat diperoleh
pendidikan non formal. Pengetahuan
seseorang tentang suatu objek tertentu.
Semakin banyak aspek positif dari
objek yang diketahui,
menimbulkan sikap positif terhadap
objek tertentu (Notoadmojo, 2010).
SIMPULAN
Dengan diketahuinya ada 32 nomor
rekam medis terjadi duplikasi (13.73%)
dari 233 berkas rekam medis yang di teliti
di Rumah Sakit Umum Daerah Tais. Hal ini
dikarenakan factor :
1. Belum tersedianya SOP Tentang
penomoran, yang dapat digunakan
untuk panduan dan pedoman dalam
memberi nomor rekam medis.
2. Sarana dan prasarana khususnya KIUP
di unit penyimpanan berkas rekam
medis belum ada.
3. Dalam penyelenggaraan rekam medis
hanya 1 orang petugas lulusan dari D-
III perekam medis dan informasi
Vol. 3 No. 1 Juni 2017 : 8-17
ISSN : 25035118
kesehatan, 2 orang petugas tamatan S1
kesehatan, 2 orang petugas tamatan S1
perlu pendidikan, 5 orang petugas tamatan
yang D-III kesehatan, dan 2 orang petugas
tamatan SMA.
pula.
DAFTAR PUSTAKA
Barthos. B. (2009). Berkas Rekam Medis.
Jakarta: PT. Bumi Aksara
pada
Faiqatul Hikmah. 2013.Analisis Faktor _
Faktor Penyebab Duplikasi Nomor
Rekam Medis Dirtjmah Saiflt Daerah
Balun&Jember Periode 2012. Daerah
Balung Jember:.Jurnal Politeknik Negeri
akan Jember.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia
No.269/MENKES/PER/III/2008.
Pengertian Rekam Medis. di unduh
http://scholargoogle.co.id. Jakarta.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia
No.340/MENKES/PER/III/2010.
Tentang Ruah Sakit di unduh
http://scholargoogle.co.id. Jakarta
Muldiana ika. 2016. Analisis Faktor_Faktor
Penyebab Duplikasi Nomor Rekam
Medis.Rumah Sakit Atma Jaya. Daerah
Jakarta. Jurnal Universitas Esa Unggul
Jakarta
Mulya A. H. (2006). Pedoman
Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam
Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta
Notoatmodjo. 2010. Metodologi Penelitian
Kesehatan. Jakarta : PT. Rineka Cipta
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi ,Birokrasi.Nomor
30 Tahun 2013.Jabatan Fungsional
Perekam Medis dan Angka Kreditnya
Rumah Sakit Umum Daerah Tais. 2014. Profil
RSU Tais Tahun 2016
23
Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan ISSN : 25035118

Riwidikdo, handoko. (2009). Statistik

Kesehetan. Belajar mudah teknik analisis
data dalam Penelitian Kesehatan.
Yogyakarta: Mitra Cendikia Press.

Rustiyanto. E. (2009). Rekam Medis.

Yogyakarta: Graha Ilmu

R, Hatta. (2013). Pedoman Manajemen

Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta:
Universitas Indonesia

Robetty, R (2015). Sistem kiup. Jurnal Ilmiah

Perekam dan Informasi Kesehatan
Imelda. Daerah bangkatan Binjai

Sastroasmoro, Sudigdo, dan Sofyan Ismael,

2010. Dasar-Dasar Metodologi
Penelitian Klinis edisi ketiga. in:
Pemilihan Subyek Penelitian dan Desain
Penelitian. Jakarta: Sagung Seto.

Undang-undang No. 44 Tahun 2009. Tentang

Rumah Sakit. Pasal 52 Ayat 1, Jakarta. di
unduh http://scholargoogle.co.id

World Health Organization, (2010). Global

Physical Activity Surveillance. Available
from:
http://www.who.int/chp/steps/GPAQ/en/i
ndex.html.

Vol. 3 No. 1 Juni 2017 : 8-17 24