TINJAUAN PENYEBAB TERJADINYA DUPLIKASI PENOMORAN

DOKUMEN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS MEDAN DENAI

KARYA TULIS ILMIAH

Oleh:

ROSIANA BR HASIBUAN
NIM. 1913462030

PROGRAM STUDI D-III PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

UNIVERSITAS IMELDA MEDAN (UIM)

T.A 2021/2022
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Berdasarkan Permenkes RI No. 43 (2019) tentang Pusat Kesehatan

Masyarakat menyatakan bahwa Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan

yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan

perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan

preventif di wilayah kerjanya.

Setiap pelayanan yang terjadi di fasilitas pelayanan kesehatan dicatat dalam

dokumen rekam medis pasien, sebagaimana dinyatakan dalam Permenkes RI No.

55 tahun 2013 Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, Tindakan dan pelayanan lain

kepada pasien pada fasilitas pelayanan Kesehatan. Selain itu sebagai alat untuk

merekam mencatat terjadinya transaksi pelayanan , sehingga berkas rekam medis

dapat memberikan informasi yang akurat dan berkesinambungan, mutu pelayanan

dapat ditingkatkan bila didukung oleh keamanan dan kerahasiaan berkas rekam

medis pasien diruang penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri (Permenkes,

2013).

Depkes RI (2006) menyatakan proses penyelenggaraan rekam medis

dimulai saat diterimanya pasien di Puskesmas atau bisa disebut dengan

pendaftaran pasien, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data medis oleh

dokter atau tenaga kesehatan lain. Pendaftaran adalah satu diantara sistem dari
penyelenggaraan rekam medis, di dalam sistem pendaftaran ada sistem registrasi,

sistem penamaan, sistem penomoran, sistem KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien)

(Muldiana, 2016). Pasien yang melakukan pendaftaran untuk berobat di

puskesmas akan mendapatkan Kartu Identitas Berobat yang biasa disebut dengan

KIB, menurut Haviva (2018) Kartu Identitas Berobat (KIB) merupakan kartu

identitas pasien yang digunakan untuk memperoleh pelayanan kesehatan, terutama

digunakan untuk melakukan penyediaan berkas rekam medis saat melakukan

pendaftaran.

Setiap pasien yang melakukan pendaftaran akan mendapatkan satu nomor

rekam medis yang akan digunakan untuk berobat kembali pada unit pelayanan

tersebut, satu berkas rekam medis pasien dibawahi oleh satu nomor rekam medis

apabila fasilitas pelayanan tersebut menggunakan Unit Numbering System (UNS),

yaitu sistem penomoran pasien akan mendapatkan nomor rekam medis hanya

sekali saat ia datang pertama kali untuk berobat dan akan digunakan saat pasien

tersebut akan melakukan kunjungan berikutnya (Sabran and Deharja, 2021).

Berdasarkan Penelitian (A Awaliyah, 2019) Tentang Tinjauan Terhadap

Duplikasi Nomor Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Dalam Menunjang

Kelancaran Pelayanan Di Puskesmas Batujajar, dari 99 sample berkas rekam

medis terdapat nomor rekam medis yang terduplikasi sebanyak 36 berkas (36,5%)

sedangkan nomor rekam medis yang tidak terduplikasi sebanyak 63 berkas

(63,5%). 

Sedangkan Hasil penelitian (T Rahmawati dan Dinda Oktaviani, 2021)

Tentang Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi Nomor Rekam Medis Di

Puskesmas Rawat Inap Tanjung Sari menyatakan bahwa terdapat 2,2% terjadinya

duplikasi nomor rekam medis dimana hal ini disebabkan karena kurang

telitinya petugas pendaftaran saat mengidentifikasi data pasien sehingga jika

data pasien tidak ditemukan maka pasien akan dianggap pasien baru

dan diberi nomor baru.

Berdasarkan hasil observasi masih ditemukan penomoran ganda yang

berdampak pada sistem pengembalian kembali berkas rekam medis pasien,

Terjadinya penomoran ganda akibat kurang telitinya petugas rekam medis pada

saat mencari dan menyimpan rekam medis pasien lama yang sudah pernah

berobat.

Berdasarkan latar belakang diatas penulis tertarik untuk melakukan

penelitian dengan judul Penyebab Terjadinya Duplikasi Penomoran Dokumen

Rekam Medis Di Puskesmas Medan Denai.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas penulis merumuskan masalah yaitu

apakah Penyebab Terjadinya Duplikasi Penomoran Dokumen Rekam Medis Di

Puskesmas Medan Denai?

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui Penyebab

Terjadinya Duplikasi Penomoran Dokumen Rekam Medis Di Puskesmas Medan

Denai.

1.4 Manfaat Penelitian

 Adapun manfaat penelitian ini yaitu menjadi bahan masukan dan

pertimbangan pada bagian pelayanan rekam medis terutama terkait penyebab

terjadinya duplikasi rekam medis, dan juga penelitian ini diharapkan dapat

digunakan sebagai bahan referensi dan pengembangan ilmu pengetahuan dalam

bidang rekam medis yang berhubungan dengan penyebab terjadinya duplikasi

penomoran dokumen rekam medis. Penelitian ini juga dapat digunakan untuk

meningkatkan pengetahuan dibidang rekam medis khususnya mengenai mengenai

Penyebab Terjadinya Duplikasi Penomoran Dokumen Rekam Medis Di

Puskesmas Medan Denai.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekam Medis

2.1.1 Pengertian Rekam Medis

Rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada

pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan. Manajemen Pelayanan Rekam Medis

adalah kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis baik secara

manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan di rumah

sakit, praktek dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas pelayanan kesehatan dan

lainnya yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman

(Permenkes RI, 2008).

Rekam medis merupakan salah satu gerbang terdepan dalam pelayanan

Kesehatan yang merupakan ukuran kepuasan pasien dalam menerima pelayanan.

Menurut permenkes RI No. 55 tahun 2013 Rekam Medis adalah berkas yang

berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,

Tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas pelayanan Kesehatan.

Selain itu sebagai alat untuk merekam mencatat terjadinya transaksi pelayanan ,

sehingga berkas rekam medis dapat memberikan informasi yang akurat dan

berkesinambungan, mutu pelayanan dapat ditingkatkan bila didukung oleh

keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis pasien diruang penyimpanan

berkas rekam medis itu sendiri (Permenkes, 2013).

 2.1.2 Tujuan Rekam Medis

Menurut (Hatta, 2013) tujuan primer rekam medis adalah untuk:

1. Kepentingan pasien

2. Kepentingan pelayanan Kesehatan

3. Kepentingan manajemen pelayanan

4. Kepentingan menunjang pelayanan, dan

5. Kepentingan pembiayaan

Tujuan sekunder adalah edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan.

Menurut Indrari (2020) Tujuan rekam medis merupakan penunjang

tercapainya tertib administrasi dalam langkah upaya dalam peningkatan

pelayanan Kesehatan di rumah sakit. Seperti memudahkan proses

pengumpulan data, mempercepat proses pelayanan, meningkatkan

keakuratan data, standar informasi, memperjelas pembagian data dan

menunjang proses pengolahan informasi.

2.1.3 Kegunaan Rekam Medis

Adapun kegunaan dari rekam medis, diantaranya adalah (Mardiyoko,

2020) :

1. Alat untuk berkomunikasi

Rekam medis dapat dipakai sebagai alat komunikasi antar dokter dengan

pasien, dokter dengan tenaga kesehatan lainnya yang memberi layanan

kesehatan, juga alat komunikasi antara institusi misalnya antara rumah

sakit dengan pihak ketiga (asuransi, kepolisian, pemerintah,dll).

2. Dasar perencanaan pengobatan/ perawatan

Karena semua tenaga kesehatan yang memberi layanan kesehatan kepada

pasien mendokumentasikan hasil pelayanannya dalam rekam medis ,

maka apa yang didokumentasikan merupakan data bagi pemberi layanan

kesehatan, sehingga dengan data yang ada pada rekam medis maka

pemberi layanan kesehatan dapat merencanakan segala sesuatu layanan

untuk perbaikan kesehatan bagi pasien.

3. Bukti tertulis segala pelayanan, perkembangan dan pengobatan atau

tindakan

Bahwa rekam medis dapat dipakai sebagai barang bukti tertulis

dalam kasus hukum, karena di dalam rekam medis tertulis segala layanan

yang diberikan kepada pasien yang ditulis oleh tenaga kesehatan yang

memberikan layanan kepada pasien.

4. Bahan analisis, evaluasi, penelitian

Kegiatan penjaminan mutu pelayanan kesehatan salah satunya adalah

melakukan analisis, evaluasi, dan penelitian dalam melakukan kegiatan

tersebut maka data dasar yang dipakai adalah data yang ada di dalam

rekam medis.

5. Pendidikan

Hampir semua institusi pendidikan untuk tenaga kesehatan baik

pendidikan dokter, perawat, analis laboratorium dan terutama pendidikan

rekam medis pasti memerlukan rekam medis sebagai referensi dan materi

ajar baik teori maupun praktik.

 6. Dasar perhitungan biaya

Karena semua pelayanan kepada pasien tertulis di dalam rekam medis,

maka rekam medis dapat dipakai sebagai dasar perhitungan biaya

perawatan.

7. Alat perlindungan hukum

Rekam medis juga dapat melindungi pasien, tenaga kesehatan maupun

rumah sakit dalam kasus hukum karena di dalam rekam medis tertulis

dengan pasti dan benar tentang segala pelayanan yang diberikan kepada

pasien.

8. Bahan pertanggungjawaban dan laporan

Karena semua data pelayanan ada di dalam rekam medis, maka rekam

medis merupakan kumpulan data pasien yang dapat diolah menjadi

laporan.

2.1.4 Aspek Rekam Medis

Aspek rekam medis biasanya dikenal dengan singkatan ALFRED

(Mardiyoko, 2020) :

1. Administrasi

Rekam medis mempunyai sudut pandang (aspek) administrasi karena

kegiatan rekam medis adalah kegiatan yang sifatnya administrative,

karena kegiatannya mengandung hak dan wewenang serta

tanggungjawab dalam menulis pelayanan yang diberikan kepada pasien,

selain itu kegiatan rekam medis adalah kegiatan tulis menulis dengan

berbagai kaidah menulis yang benar, bukan melayani kesehatan pasien

 secara langsung. Bahwa di rumah sakit kegiatan rekam medis merupakan

kegiatan sekunder, kegiatan primernya adalah melayani kesehatan pasien

yang dilakukan oleh tenaga medis, baru kemudian kegiatan kedua adalah

kegiatan yang sifatnya administrasi yaitu tulis menulis dengan segala

aturan yang benar yang dilakukan oleh tenaga perekam medis.

2. Legal

Rekam medis dilihat dari sudut pandang legal (hukum) artinya isi rekam

medis adalah menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum.

3. Finansial

Rekam medis dilihat dari sudut pandang financial artinya bahwa rekam

medis yang baik harus berisi semua layanan yang sudah diberikan kepada

pasien secara sistematis, atau sebaliknya apa yang sudah tertulis di dalam

rekam medis maka layanan kesehatan sudah diberikan kepada pasien.

Jika sudah dilakukan hal seperti itu maka sebetulnya rekam medis dapat

dipakai sebagai dasar dalam perhitungan biaya layanan kesehatan yang

sudah diberikan kepada pasien karena semua layanan sudah tercatat di

dalam rekam medis.

4. Riset

Rekam medis dilihat dari sudut pandang riset artinya bahwa sebetulnya

isi yang ada di dalam rekam medis itu adalah data yang bisa diolah untuk

bahan riset dan penelitian.

5. Edukasi
 Rekam medis dilihat dari sudut pandang edukasi atau pendidikan artinya

bahwa rekam medis sebagai dokumen yang berisi riwayat penyakit

pasien, maka rekam medis sangat diperlukan sebagai bahan ajar. Banyak

hal bisa dipakai sebagai bahan dalam memberikan pendidikan kepada

mahasiswa tentang data yang ada di dalam rekam medis

6. Dokumentasi

Rekam medis dilihat dari sudut pandang dokumentasi artinya bahwa isi

rekam medis adalah sumber ingatan yang harus didokumentasikan.

Bahwa rekam medis selain berisi data administrasi juga terdapat riwayat

penyakit pasien yang harus didokumentasikan, karna sewaktu waktu akan

diperlukan baik oleh pasien sendiri untuk asuhan pasien, maupun pihak

lain yang mempunyai kepentingan terhadap isi rekam medis untuk

keperluan yang diatur oleh peraturan pemerintah maupun kebijakan

rumah sakit.

2.2 Sistem Penomoran

Sistem penomoran dalam rekam medis yaitu tata cara penulisan nomor yang

diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi

pasien yang bersangkutan. Tujuan pemberian nomor rekam medis adalah petunjuk

dari pemilik dokumen rekam medis masing-masing pasien dan identitas pasien,

memudahkan dalam penyimpanan dokumen rekam medis, dan memudahkan

dalam menemukan kembali (retriev) rekam medis. Sistem pemberian nomor

rekam medis pasien ada tiga macam (Sudra., 2017), yaitu :

2.2.1 Serial Numbering System

 Serial numbering system yaitu sistem penomoran dimana setiap pasien

yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu mendapatkan

nomor rekam medis baru. Dalam metode ini Kartu Identitas Berobat

dibutuhkan untuk menelusuri nomor rekam medis pasien dan mencari

KIUP-nya. KIUP digunakan sebagai catatan tanggal tiap kunjungan dan

juga nomor rekam medis yang diberikan pada setiap kunjungan. Rekam

medis disimpan diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah

diperoleh. Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas lebih mudah

mengerjakan, perluasan rekam medis mudah dilakukan tanpa batas, dan

transfer rekam medis inaktif mudah dilakukan karena rekam medis berusia

tua memiliki nomor rendah. Kelemahan menggunakan sistem ini yaitu

biaya lebih mahal, memerlukan ruang yang lebih banyak dan

membutuhkan waktu lama untuk mencari atau mendapatkan rekam medis

pasien lama karena satu pasien mendapatkan lebih dari satu nomor rekam

medis. Sehingga informasi pelayanan klinisnya menjadi tidak

berkesinambungan dan dapat merugikan pasien.

2.2.2 Unit Numbering System

Unit Numbering System yaitu sistem penomoran dimana pada saat

pasien datang pertama kali untuk berobat maka pasien akan mendapatkan

satu nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipakai

selamanya untuk kunjungankunjungan selanjutnya. Rekam medis

tersimpan didalam satu berkas dengan nomor yang sama. Keuntungan

sistem ini adalah informasi pasien tercatat dalam suatu kesatuan

 berdasarkan pelayanan yang diberikan/ terintegrasi, dan biaya tidak terlalu

mahal apabila dibandingkan dengan cara seri. Kelemahan menggunakan

sistem ini yaitu pelayanan bisa menjadi lebih lama pada pasien kunjungan

ulang karena pasien harus menunggu untuk dicarikan rekam medisnya

agar bisa digunakan lagi pada kunjungan ulang tersebut, rekam medis

menjadi terlalu tebal pada pasien yang sering berkunjung ulang atau pasien

dengan riwayat rawat inap lama.

2.2.3 Serial Unit Numbering System

Serial Unit Numbering System yaitu sistem penomoran dengan

menggabungkan sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien yang

berkunjung pada sarana pelayanan kesehatan diberikan nomor baru, tetapi

rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah

nomor yang paling baru. Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu pasien

bisa dilayani lebih cepat karena tidak perlu menunggu dicarikan rekam

medis terdahulunya dan informasi pasien tercatat dalam suatu kesatuan

berdasarkan pelayanan yang diberikan/ terintegrasi. Kelemahan sistem ini

yaitu penggunaan nomor rekam medis dan rekam medis menjadi lebih

boros karena satu pasien bisa menggunakan lebih dari satu nomor

bergantung kepada jumlah kunjungannya dan petugas menjadi lebih sibuk

setelah pelayanan informasi klinis.

2.3 Sistem Penyimpanan

Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka

setiap lembar formulir dokumen rekam medis harus dilindungi dengan cara
dimasukkan ke dalam folder atau map serta disimpan dengan cara dimasukkan ke

dalam folder atau map serta disimpan dengan baik. Penyimpanan rekam medis

bertujuan mempermudah dan mempercepat ditemukannya kembali dokumen

rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, melindungi rekam medis

dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi , dan biologi. Dengan

demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan mempertimbangkan jenis

sarana dan peralatan yang digunakan serta tersedianya tenaga asli yang

terorganisasi. Syarat dokuemn rekam medis dapat disimpan yaitu apa bila

pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi

dengan lengkap sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut

secara kronologis

Pengelolaan rekam medis di Puskesmas yang paling tepat adalah sistem

penyimpanan wilayah atau sering disebut dengan sistem family folder. Umumnya

dalam satu rekam medis digunakan oleh satu keluarga dan dimasing-masing

formulir diberi tambahan kode khusus untuk menandai kode rekam medis ayah,

ibu, dan anak. Pengelolaan rekam medis ini digunakan Puskesmas karena terkait

dengan tugas Puskesmas yang bertanggung jawab terhadap kesehatan masyarakat

di wilayah kerjanya sehingga dengan sistem ini akan diketahui banyaknya

masyarakat yang berobat atau sakit dari masing-masing wilayah dan dapat

digunakan untuk pengambilan keputusan penanganan kesehatan diwilayah

tersebut baik oleh Puskesmas maupun Dinas Kesehatan (Budi, 2011)

2.4 Duplikasi
 Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Duplikasi adalah perulangan,

keadaan rangkap. Sedangkan rangkap adalah dua tiga helai melekat menjadi satu,

liput dua (tiga dan sebagainya). Menurut Depkes RI Tahun 2006 dalam Rahayu

(2013), duplikasi adalah ditemukannya pasien yang memiliki lebih dari satu

nomor rekam medis.

2.5 Unsur Manajemen

Menurut Hasibuan (2013) dalam ilmu manajemen dikenal unsur pokok yang

membentuk kegiatan manajemen untuk mencapai tujuan. Unsur manajemen

tersebut terdiri sebagai berikut:

1. Man (Manusia)

Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi.

Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan manusia

yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk

mencapai tujuan.

Unsur yang paling utama dalam manajemen di unit rekam medis adalah

unsur man atau manusia. Pengetahuan seseorang dapat dipengaruhi oleh

beberapa faktor.

Menurut Rahayu (2010) beberapa faktor yang mempengaruhi pengetahuan

seseorang antara lain:

1. Pendidikan
 Pendidikan merupakan sebuah proses pengubahan sikap dan tata laku

seseorang atau kelompok dan juga usaha mendewasakan manusia

melalui upaya pengajaran dan pelatihan.

2. Pengalaman

Pengalaman merupakan sebuah kejadian atau peristiwa yang pernah

dialami oleh seseorang dalam berinteraksi dengan lingkungannya.

3. Usia

Usia seseorang yang bertambah dapat membuat perubahan pada aspek

fisik, psikologis dan kejiwaan. Dalam aspek psikologis taraf berfikir

seseorang akan semakin matang dan dewasa.

2. Money (Uang)

Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan.

Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar kecilnya hasil

kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan.

Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai

tujuan karena segala sesuatu harus di perhitungkan secara rasional.

3. Materials (Material)

Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi.

Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia

yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan atau

materi – materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidak

dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
 Menurut Hasibuan (2011), materials yaitu bahan bahan yang diperlukan

untuk mencapai tujuan. Di dalam unit rekam medis, salah satu materials

yang diperlukan untuk mendukung pelayanan rekam medis yang baik

kepada pasien adalah formulir rekam medis.

4. Machine (Mesin)

Machine atau mesin digunakan untuk membuat kemudahan atau

menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efisiensi

kerja.

5. Methods (Metode)

Menurut Hasibuan (2011) methods yaitu car acara yang dipergunakan dalam

usaha mencapai tujuan. Dalam hal penomoran dokumen rekam medis salah

satu yang digunakan sebagai acuan yaitu SOP (Standar Operasional

Prosedur).

Berdasarkan peraturan Menteri Kesehatan republik Indonesia nomor

512/Menkes/Per/IV/2007 tentang izin praktek kedokteran BAN I pasal I

ayat 10 Standar Operasional Prosedur adalah suatu perangkat instruksi atau

Langkah Langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja

tertentu, dimana untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi

pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar

profesi.

2.3 Kerangka Konsep

 Kerangka konsep penelitian merupakan abstraksi dari suatu realita sehingga

dapat dikomunikasikan dan membentuk teori yang menjelaskan keterkaitan

antara variabel yang diteliti. (Nursalam, 2017)

Kerangka konsep penelitian ini pada dasarnya adalah kerangka hubungan

antara konsep-konsep yang ingin diamati atau diukur melalui penelitian

penelitian yang akan dilakukan. Kerangka konsep pada penelitian ini

bertujuan untuk mengetahui penyebab terjadinya duplikasi penomoran

dokumen rekam medis di Puskesmas Medan Denai.

Input Proses Output

Faktor Penyebab Terjadinya

Dokumen
Terjadinya Duplikasi Duplikasi
Rekam Medis
Penomoran Dokumen Penomoran
SOP Rekam Medis Dokumen
berdasarkan : Rekam Medis
Di Puskesmas
1. Man
Medan Denai
2. Money
3. Materials
4. Machine
5. Methods

Gambar 2.1 Kerangka Konsep

 BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan menggunakan metode kualitatif, kualitatif

adalah metode penelitian yang memandang realita/gejala/fenomena yang terjadi

yang berhubungan dengan sebab dan akibat, penelitian ini digunakan untuk

kondisi obyek yang ilmiah, sebagai instrument kunci, Teknik pengumpulan data

dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif,

dan hasil dari penelitian lebih menekankan makna daripada generalisasi

(Sugiyono, 2016)

Metode ini peneliti anggap cocok dengan topik penelitian yang diambil,

karena pada penelitian kualitatif berfokus pada menyelidiki, menemukan,

menggambarkan, dan menjelaskan kualitas atau keistimewaan dari pengaruh

sosial yang tidak dapat dijelaskan, diukur atau digambarkan melalui pendekatan.

Alas an mengapa peneliti menggunakan penelitian kualitatif adalah karena untuk

memperdalam penyebab utama yang terjadi akibat keterlambatan retensi dokumen

rekam medis di Puskemas Medan Denai.

3.2 Waktu dan Tempat Penelitian

3.2.1 Waktu Penelitian

Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Juni sampai Agustus 2022

3.2.2 Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Puskemas Medan Denai yang terletak di Jl.

Jermal XV, Medan Tenggara, Kec. Medan Denai, Kota Medan, Sumatera Utara,

20227

Penelitian ini dilakukan di puskemas Medan Denai dikarenakan puskesmas

tersebut memiliki masalah terkait duplikasi penomoran dokumen rekam medis.

3.3 Subyek dan Informan Penelitian

3.3.1 Subyek
 Menurut Arikonto (2016) subyek penelitian adalah sebagai benda, hal

atau orang tempat data untuk variabel penelitian melekat, data yang

dipermasalahkan. Dalam sebuah penelitian, subjek penelitian mempunyai peran

yang sangat strategis karena subjek penelitian, itulah data tentang variabel yang

penelitian amati. Pada penelitian ini subjeknya adalah penomoran dokumen rekam

medis.

3.3.2 Informan penelitian

Informan adalah orang yang memberi informasi tentang data yang

diinginkan peneliti terkait dengan penelitian yang sedang dilaksanakan, informan

pada penelitian ini yaitu informan I sebagai kepala rekam medis, informan II

sebagai petugas pendaftaran, Informan III sebagai petugas filling di Puskesmas

Medan Denai.

No Informan Jabatan

1 Informan I Kepala Rekam Medis

2 Informan II Petugas Pendaftaran

3 Informan III Petugas Filling

3.4 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional

3.4.1 Variabel Penelitian

Variabel penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau nilai dari orang,

obyek, atau kegiatan yang mempunyai variasi tertentu yang ditetapkan

oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya

(Sugiyono, 2018).
 Variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Faktor Man
2. Faktor Money
3. Faktor Materials
4. Faktor Machine
5. Faktor Methods
3.4.2 Definisi Operasional

Definisi operasional merupakan pedoman kontrak atau sifat yang akan

dipelajari sehingga menjadi statistik yang dapat diukur(Sugiyono, 2017).

Definisi operasional dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

3.5 Instrumen Dan Cara Pengumpulan Data

3.5.1 Instrumen Penilaian

3.5.2 Cara Pengumpulan Data

3.6 Teknik Pengolahan Dan Analisis Data