LAPORAN KUNJUNGAN LAPANGAN

GAMBARAN PENYELENGGARAAN REKAM MEDIS DI RUMAH

SAKIT MATA BALI MANDARA PROVINSI BALI

Oleh :

Tri Aprilianti (1602561006)

Indah Aulia (1602561020)

PROGRAM STUDI SARJANA KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS UDAYANA
2019
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah sakit merupakan institusi yang berperan di dalam pelayanan kesehatan, Rumah
sakit adalah tempat yang dikunjungi oleh masyarakat untuk berobat dan konsultasi kesehatan,
(Rahayu. dkk, 2017). Rumah sakit mempunyai fungsi dan tujuan sebagai sarana pelayanan
kesehatan yang melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan yang berupa pelayanan rawat
jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan gawat darurat, dan pelayanan rujukan. kesehatan
yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya (Permenkes No. 75 Tahun 2014). Dalam
menyelenggarakan fungsi-fungsinya rumah sakit memiliki beberapa kewenangan, salah
satunya yaitu penyelenggaraan rekam medis karena rumah sakit sebagai salah satu pelaksana
teknis pelayanan kesehatan yang terlibat langsung dalam pengelolaan rekam medis. Hal
tersebut diperkuat dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI
No.034/Birhup/1972 yang berisikan tentang kewajiban penyelenggaraan rekam medis di
rumah sakit.
Rekam medis merupakan rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa,
bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan
yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat
informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan
pengobatan serta merekam hasilnya (Huffman EK, 1992). Rekam medis merupakan salah
satu faktor penting penunjang pelayanan di rumah sakit. Rekam medis sangat menentukan
keberlangsungan pelayanan kesehatan. Kesinambungan data medis dalam berkas rekam
medis merupakan satu hal yang mutlak wajib terpenuhi dalam menjaga nilai rekam medis
yang baik untuk mendukung perawatan yang maksimal (Lindawati, 2018).
Tujuan penyelenggaraan rekam medis yaitu untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tertib administrasi
adalah salah satu faktor yang menentukan dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Dalam pembuatan dan pengolahan rekam medis yang baik dan benar diperlukan seseorang
yang memiliki keterampilan dan keahlian tersendiri dalam suatu unit kerja yang mandiri dan
menunjang pelayanan di rumah sakit (Waruyu, 2014). Kegunaan rekam medis di rumah sakit
dilihat dari berbagai aspek diantaranya yaitu aspek administrasi, aspek medis, aspek hukum,
aspek keuangan, aspek penelitian aspek pendidikan aspek dokumentasi. Pedoman
penyelenggaraan rekam medis rumah sakit meliputi sistem pengelolaan rekam medis secara
assembling (penataan dan pemeriksaan dokumen rekam medis), coding (pemberian kode),
Indexing (tabulasi), filling (penyimpanan) dan analyzing/reporting (mengubah data menjadi
informasi) (Depkes RI, 2006).
Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali adalah salah satu rumah sakit khusus
yang dimiliki Provinsi Bali yang menangani masalah kesehatan mata. Rumah Sakit Mata Bali
Mandara Provinsi Bali hanya memiliki satu poli yaitu poli mata. Selain itu, Rumah Sakit
Mata Bali Mandara Provinsi Bali juga menyediakan beberapa pelayanan yaitu pelayanan
loket/pendaftaran, pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan IGD, pelayanan
radiologi, pelayanan optik, pelayanan kamar operasi, pelayanan skrining lasik, pelayanan
lasik, pelayanan laboratorium, pelayanan kasir, dan pelayanan farmasi. Dalam
penyelenggaraan pelayanan kesehatan, Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali sudah
memiliki standar pelayanan kesehatan yang sesuai dengan aturan yang berlaku. Selain itu,
Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali juga sudah menyelenggarakan rekam medis
manual sesuai Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008. Tujuan
penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali adalah untuk
mewujudkan peningkatan mutu pelayanan yang ada.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana gambaran penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Mata Bali
Mandara Provinsi Bali ?
2. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit
Mata Bali Mandara Provinsi Bali ?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui gambaran penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Mata
Bali Mandara Provinsi Bali.
2. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan rekam medis di Rumah
Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Komponen Rekam Medis

Dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis, ada beberapa komponen rekam medis
diantaranya yaitu :

2.1.1 Penomoran Rekam Medis

Sistem penomoran rekam medis merupakan sistem pemberian nomor rekam
medis kepada pasien yang datang ke pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagai
salah satu identitas pasien. Sistem penomoran dalam rekam medis memiliki
beberapa kegunaan yaitu sebagai petunjuk pemilik folder dokumen rekam medis
pasien yang bersangkutan, sebagai pedoman dalam tata cara penomoran rekam
medis dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah
disimpan. Terdapat tiga jenis sistem penomoran yaitu (Depkes RI, 2006):
a. Sistem Nomor Seri (Serial Numbering System),
Sistem nomor seri merupakan sistem pemberian nomor rekam medis baru
kepada pasien setiap kali melakukan kunjungan. Semua nomor yang telah
diberikan kepada pasien harus dicatat pada Kartu Indeks Utama Pasien.
Penyimpanan berkas rekam medis disimpan diberbagai tempat sesuai
dengan nomor yang diperoleh pasien.
b. Sistem Nomor Unit (Unit Numbering System), dan
Sistem nomor unit merupakan sistem pemberian nomor rekam medis yang
mana hanya memberikan satu nomor yang digunakan selama pasien
berkunjung baik rawat jalan, rawat inap maupun kunjungan ke unit-unit
penunjang lainnya. Berkas rekam medis akan disimpan dalam satu berkas
dengan satu nomor pasien.
c. Sistem Nomor Seri Unit (Serial Unit Numbering System).
Sistem nomor seri unit merupakan gabungan dari sistem nomor seri dan
nomor unit dimana ketika pasien berkunjung akan diberikan nomor baru
tetapi rekam medis pasien yang lama digabungkan dan disimpan dibawah
nomor rekam medis yang paling baru.
Sistem penomoran yang digunakan di Rumah Sakit Mata Bali Mandara
yaitu dengan cara sistem nomor unit (Unit Numbering System) yang mana sistem ini
hanya memberikan satu nomor rekam medis kepada pasien berobat pertama kali
 yang kemudian digunakan untuk kunjungan seterusnya baik pasien berobat jalan,
rawat inap maupun gawat darurat. Sumber nomor Rumah Sakit Mata Bali Mandara
Provinsi Bali berasal dari sistem komputer yang otomatis akan mengeluarkan satu
nomor baru setiap melakukan pengantrian data pasien. Pasien yang sudah pernah
melakukan kunjungan ke Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali tidak akan
diberikan nomor baru karena rekam medis yang baru akan digabungkan menjadi
satu dengan rekam medis yang lama. Apabila terjadi kekeliruan terkait pemberian
nomor kepada pasien yang sudah pernah berkunjung sebelumnya, maka nomor
tersebut dapat dibatalkan dan tetap menyimpan rekam medisnya pada nomor lama.

2.1.2 Sistem Penamaan Rekam Medis

Sistem penamaan dalam rekam medis adalah sistem dalam memberikan nama
pasien serta kegiatan identifikasi jati diri pasien untuk membedakan pasien satu
dengan pasien lainnya dan berfungsi untuk keselamatan pasien dari kesalahan
dalam membeikan tindakan medis (Depkes RI, 2006). Hal utama yang harus
diperhatikan oleh petugas pendaftaran pasien di Rumah Sakit Mata Bali Mandara
Provinsi Bali yaitu penulisan dan pencatatan nama pasien harus sesuai dengan kartu
identitas seperti KTP, SIM, paspor, kartu pelajar bagi pelajar yang belum memiliki
KTP, dan untuk pasien anak harus sesuai dengan akte kelahiran. Adapun cara
penulisan nama harus diperhatikan petugas agar tidak salah dalam ejaan nama
pasien. Adapun ketentuan dalam sistem penamaan pasien di Rumah Sakit Mata Bali
Mandara Provinsi Bali yaitu:
- Nama pasien diketik pada komputer dan di print untuk ditempelkan pada
formulir rekam medis.
- Penulisan gelar selalu dibagian akhir nama pasien.
- Khusus untuk pasien bayi, nama yang ditulis adalah nama ibunya dengan
ditambahkan dibagian depan dengan kata “By”
- Perkecualian khusus untuk orang suci hindu, maka penulisan nama
menyesuaikan dengan nama orang suci setelah di dwijati.
- Penulisan kata Tuan, Bapak, Nyonya, Saudara tidak dicantumkan dalam
penulisan nama pasien.
- Untuk WNA disesuaikan dengan nama di paspor yang bersangkutan.
Berikut contoh cara penulisan nama pasien di Rumah Sakit Mata Bali Mandara
Provinsi Bali :
1) Penulisan nama orang Indonesia
- Nama orang Indonesia secara umum
Contohnya : Nama pada KTP/SIM diindeks : Adi Suwito
Nama pada kartu pasien diindeks : Adi Suwito
Pada IUP, RM diindeks : Adi Suwito
- Nama Marga, Suku
Contohnya : Nama pada KTP/SIM diindeks : Cokorda Oka
Nama pada kartu pasien diindeks : Oka Cokorda
Pada IUP, RM diindeks : Oka Cokorda
2) Penulisan nama bayi
Contohnya : Nama Ibu pada KTP/SIM diindeks :Rosita Dewi
Nama bayi kartu pasien diindeks :By. Rosita Dewi
Pada IUP, RM diindeks :By. Rosita Dewi
3) Penulisan nama warna Negara asing
Contohnya : Nama Ibu pada KTP/SIM diindeks :Thin Ra Shin
Nama Bayi pada kartu pasien diindeks : Thin Ra Shin
Pada IUP, RM diindeks : Thin Ra Shin
4) Penulisan gelar
- Gelar Kebangsawanan
Contohnya :
Nama pada KTP/SIM diindeks :R.A Kartini
Nama pada kartu pasien diindeks : R.A Kartini
Pada IUP, RM diindeks : R.A Kartini
- Gelar Kesarjanaan
Contohnya :
Nama pada KTP/SIM diindeks : dr.I Wayan Sudirta, Sp.KK
Nama pada kartu pasien diindeks : Sudirta I Wayan dr.Sp.KK
Pada IUP, RM diindeks : Sudirta I Wayan dr.Sp.KK
- Perangkat atau Jabatan
Contohnya :
Nama pada KTP/SIM diindeks : Gubernur Sutiyoso
Nama pada kartu pasien diindeks : Sutiyoso (Gubernur)
 Pada IUP, RM diindeks : Sutiyoso (Gubernur)

Untuk menunjang kelancaran pelayanan pasien, Rumah Sakit Mata Bali

Mandara membuat Indeks Utama Pasien (IUP) yang mana berfungsi sebagai kunci
utama dalam mencari dokumen rekam medis jika pasien lupa membawa kartu
berobat. Indeks Utama Pasien (IUP) harus dibuat karena dapat dijadikan sebagai
tanda pengenal dalam proses pencarian data pasien. Rumah Sakit Mata Bali
Mandara telah menggunakan sistem aplikasi komputer untuk membuat IUP
sehingga pada saat pasien mendaftar, identitas utama pasien langsung tersimpan di
data base.

2.1.3 Penyimpanan Rekam Medis

Sistem penyimpanan rekam medis merupakan sistem yang sangat penting
dalam pengelolaan rekam medis karena memiliki tujuan untuk melindungi secara
fisik dan isi rekam medis itu sendiri. Sistem penyimpanan rekam medis terdiri dari
dua jenis yaitu (Depkes RI, 2006) :
1. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Menurut Nomor
- Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System)
Merupakan penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara
berturut sesuai dengan urutan nomor rekam medis. Keuntungan dari sistem
ini ialah dapat dengan mudah mengambil 50 buah rekam medis sekaligus.
Akan tetapi, sistem ini juga mempunyai kelemahan yaitu pada saat
penyimpanan rekam medis, petugas harus memperhatikan seluruh angka
dari nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan dalam
menyimpan.
- Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit Filling System)
Merupakan sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor
rekam medis pada dua angka terakhir. Sistem ini terdiri dari 6 angka yang
dikelompokkan menjadi 3 kelompok diantaranya angka pertama adalah 2
angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah 2 angka yang terletak
ditengah, dan angka ketiga adalah 2 angka yang terletak paling kiri. Sistem
penomoran dengan menggunakan angka akhir lebih banyak digunakan
karena lebih mudah, efektif, dan efisien.
 - Sistem Angka Tengah ( Midle Digit Filling System)
Merupakan sistem penyimpanan rekam medis dengan memperhatikan
angka tengah. Dalam sistem ini, angka pertama, angka kedua, angka ketiga
berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini, angka yang
terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama pasangan angka yang
terletak paling kiri angka kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi
angka ketiga.
2. Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan terdiri dari dua jenis yaitu sentralisasi dan
desentralisasi. Penyimpanan sentralisasi adalah sistem penyimpanan rekam
medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan
poliklinik maupun catatan – catatan selama seorang pasien dirawat. Sedangkan
penyimpanan desentralisasi merupakan sistem penyimpanan rekam medis
dengan memisahkan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis
pasien dirawat.
Sistem penyimpanan rekam medis yang digunakan di Rumah Sakit Mata Bali
Mandara yaitu sistem penyimpanan sentralisasi yang mana penyimpanan rekam
medis rawat jalan, rawat inap disatukan dalam map rekam medis dan disimpan
dengan melihat 2 angka terakhir ( Terminal Digit Filling System). Berikut
merupakan contoh penggunaan Terminal Digit Filling System rekam medis di
Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali :
00-90-30
01-90-30
02-90-30
03-90-30
04-90-30
Alat penyimpanan rekam medis yang digunakan di Rumah Sakit Mata Bali
Mandara Provinsi Bali yaitu lemari besi atau yang disebut roll o’pack untuk
menyimpan rekam medis aktif. Sedangkan untuk rekam medis inaktif disimpan pada
lemari kayu terbuka yang terletak di gudang. Pada deretan berkas rekam medis di
rak penyimpanan diberikan tanda petunjuk berupa tulisan 2 angka untuk
mempercepat pekerjaan penyimpanan dan pencarian rekam medis.
 Periode penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Mata Bali
Mandara Provinsi Bali menurut Permenkes No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam
Medis Bab IV pasal 8 ayat 1 yaitu 5 tahun dihitung dari tanggal terakhir pasien
berobat atau dipulangkan dari rumah sakit. Setelah itu, dokumen rekam medis
dipindahkan ke ruang penyimpanan rekam medis inaktif selama 2 tahun. Apabila
pasien melakukan kunjungan kembali pada masa rekam medis inaktif, maka petugas
akan mengambilkan dokumen rekam medis lama dan data rekapan dokumen inaktif
di komputer akan dimasukkan tanggal dokumen rekam medis pasien kembali aktif.
Sedangkan, apabila pasien kembali berobat setelah dokumen rekam medis melewati
masa inaktif lebih dari 2 tahun, maka petugas akan membuatkan dokumen rekam
medis baru dengan nomor rekam medis yang lama.
Dalam pelaksanaan kegiatan penyimpanan berkas rekam medis, pemberian
kode warna pada map rekam medis Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali
penting untuk dilakukan yang mana kode yang diberikan warna yaitu 2 digit akhir
dari nomor rekam medis. Pemeberian kode warna pada map bertujuan untuk
menghindari atau mencegah terjadinya kekeliruan dalam menyimpan berkas rekam
medis pasien pada rak penyimpanan. Adapun ketentuan warna yang digunakan
yaitu:
No Angka Kode Warna
1 1 Kuning
2 2 Hijau tua
3 3 Orange
4 4 Biru muda
5 5 Coklat
6 6 Kemerahan
7 7 Hijau muda
8 8 Merah
9 9 Biru tua
10 0 ungu

2.1.4 Sistem Pengangkutan/Pendistribusian Rekam Medis

Kegiatan pengangkutan/pendistribusian merupakan kegiatan mengangkut
berkas rekam medis dari ruangan rekam medis ke ruangan dimana rekam medis
pasien diperlukan. Pengangkutan rekam medis yang baik merupakan pengangkutan
yang cepat, tepat, dan efisien. Ada berbagai cara dalam mengangkut berkas rekam
medis diantaranya menggunakan tangan dari satu tempat ke tempat yang lain
sehingga harus membuat jadwal pengiriman dan pengambilan serta ada juga yang
 menggunakan alat pengantar seperti peneumatic tube (pipa tekanan udara), lift
barang dan lain-lain (Depkes RI, 2006).
Sistem pengangkutan/pendistribusian di Rumah Sakit Mata Bali Mandara
dimulai dari petugas rekam medis melakukan proses pada komputer dengan
mencocokkan data rekam medis yang diambil dengan data pemesanan di komputer.
Kemudian petugas penyimpanan rekam medis meletakkan berkas rekam medis di
lift barang dan menekan tombol sesuai dengan pemesanan. Setelah itu, petugas
distribusi rekam medis di pendaftaran pasien mengambil dari lift berkas untuk
selanjutnya didistribusikan ke perawat penerimaan pasien.
2.1.5 Sistem Pemusnahan
Kegiatan pemusnahan merupakan kegiatan penghancuran fisik arsip rekam
medis non aktif yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus
dilaksanakan secara total dengan cara membakar habis, mencacah hingga menjadi
bubur sehingga tidak dapat lagi dikenali bentuknya maupun dibaca isinya (Depkes
RI, 2006). Kegiatan pemusnahan rekam medis di Rumah Sakit Mata Bali Mandara
dimulai dengan memisahkan formulir rekam medis yang harus disimpan kembali
diantaranya resume rawat jalan, resume rawat inap, persetujuan/penolakan tindakan
kedokteran/anestesi, laporan operasi, surat keterangan kematian, dan surat
pernyataan pulang paksa. Adapun ketentuan pemusnahan dokumen rekam medis di
RS Mata Bali Mandara Provinsi Bali yaitu :
- Membentuk tim pemusnahan dokumen rekam medis, sekurang-kurangnya
beranggotakan ketatausahaan, unit rekam medis, unit pelayanan, komite
medik yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit.
- Membuat daftar arsip rekam medis (rekam medis yang dimusnahkan dan
tidak dimusnahkan)
- Rekam medis yang masih memiliki nilai guna tidak dimusnahkan tetapi
disimpan dalam jangka waktu tertentu.
- Rekam medis yang rusak tidak terbaca/hancur dapat dimusnahkan dengan
membuat berita acara pemusnahan.
- Tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan RM yang
ditandatangani oleh semua tim pemusnahan dan Direktur RS.
 - Pelaksanaan pemusnahan rekam medis bisa dilakukan dengan beberapa cara
diantaranya : dibakar dengan incinerator, dibakar biasa, dicacah atau dibubur,
dimusnahkan oleh pihak ke III dengan disaksikan oleh Tim pemusnahan.
- Dan terakhir berita acara pemusnahan dikirim ke pemilik rumah sakit
(Gubernur Bali).
Kegiatan pemusnahan rekam medis di Rumah Sakit Bali Mandara sudah
pernah dilakukan sebanyak satu kali yang mana rekam medis dimusnahkan
dengan cara dihancurkan sampai menjadi bubur sehingga tidak dapat terbaca lagi.

2.2 Input, Proses dan Output Rekam Medis

2.2.1 Input Rekam Medis
Input merupakan sumber daya yang diinvestasikan/disediakan untuk
pelaksanaan program pada rekam medis. Ketersediaan input bisa dilihat dari 6 M
(Man, Money, Method, Material, Machine, Market) berikut penjabarannya:
a. Man (Sumber Daya Manusia)
Sumber daya manusia atau pegawai yang bekerja di unit rekam medis
Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali sejumlah 19 orang dengan
penjabaran sebagai berikut :
Jumlah
No Nama Jabatan
Tenaga
1 Koordinator Rekam Medis 1
2 Koordinator Urusan Pendaftaran Pasien 1
3 Koordinator Urusan Filling dan distribusi Rekam Medis 1
4 Koordinator Urusan Assembling dan Koding 1
Koordinator Urusan Pelaporan dan Administrasi &
5 1
Korespodensi Rekam Medis (termasuk pelayanan SKM)
6 Staf Pelaksana Pendaftaran Pasien dan Admission 6
Staf Pelaksanaan Filling (termasuk retensi) dan Distribusi
7 3
Rekam Medis
Staf Pelaksana Assembling dan koding (termasuk koding
8 3
klaim JKN)
Staf Pelaksana Pelaporan dan Administrasi & Korespodensi
9 1
Rekam Medis
10 Petugas Komplain 1
Jumlah (Koordinator Urusan dirangkap tenaga teknis) 19

b. Money
Pendanaan Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali berasal dari
dana APBD (Anggaran Pendapatan Belanja Daerah).
c. Method
Dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis, ada beberapa metode
yang digunakan oleh Rumah Sakit Mata Bali Mandara. Penomoran rekam
medis di Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali menggunakan
sistem nomor cara unit (satu nomor rekam medis). Pengolahan rekam
medis di Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali meliputi
Assembling, Codding, Filling, Analysing/Reporting, serta penyimpanan.
Pengkodean rekam medis yang ada di Rumah Sakit Mata Bali Mandara
Provinsi Bali menggunakan aplikasi ICD 10 untuk diagnosa penyakit dan
ICD 9 untuk tindakan. Penyimpanan rekam medis yang dilakukan Rumah
Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali yaitu sesuai 2 digit nomor terakhir
(Terminal Digit Filling System).
d. Material

1. Iventaris
- Roll’o’’pack - Printer
- Rak besi baut - Keranjang plastik
- Lemari kayu terbuka - Buku ICD 10
- Lemari kayu 2 pintu - Buku ICD 9
- Meja kerja - Tangga
- Kursi kerja - Telepon
- Rak kayu - Sekat RM (Besi)
- Komputer - Tracer petunjuk RM
- Kalkulator

2. Alat Tulis Kantor

- Buku Tulis - Spidol
- Perforator - Post it
- Steaples/Hecter - Map
- Tinta Stempel - Kertas
- Bantalan Stempel - Lakban
- Stempel - Paper clip
- Gunting - Bolpoint
- Penggaris - Pensil
- Tinta Print - Box File
- Amplop - Dll

3. Inventaris Lain
- Formulir Rekam Medis - Dokumen Keluarga
- Formulir pendaftaran - Kartu tanda pengenal keluarga
 - Kartu Identitas berobat (KIB) - Buku register
dan KIUP - Formulir Rujukan
- Lembar Resep

e. Machine
Mesin yang digunakan di unit rekam medis Rumah Sakit Mata Bali
Mandara Provinsi Bali yaitu berupa seperangkat komputer yang
dipersiapkan untuk entry data pasien dengan cara komputerisasi dan lift
berkas rekam medis untuk mendistribusikan berkas.
f. Market
Rumah sakit Bali Mandara melakukan promosi mengenai pelayanan yang
ada di rumah sakit melalui sosial media dan penyebaran brosur.
2.2.2 Proses Rekam Medis
Proses merupakan aktivitas yang meliputi kegiatan, proses atau intervensi
yang ditujukan untuk mencapai hasil atau perubahan yang diharapkan. Alur
dokumen rekam medis Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali sebagai
berikut :

Penjelasan:
1) Pasien melakukan pendaftaran di loket pendaftaran. Pendaftaran pasien
dikerjakan oleh staf pelaksana pendaftaran pasien dan Admission.
2) Apabila pasien yang mendaftar adalah pasien baru maka dibuatkan nomor RM
baru beserta dokumen lainnya, jika pasien merupakan pasien lama maka
dokumen RM lama diminta di ruang rekam medis. Pengiriman dokumen rekam
medis dilakukan setelah rekam medis diambil di rak penyimpanan, petugas
melakukan proses pada komputer dengan mencocokkan data rekam medis yang
diambil dengan data pemesanan di komputer, petugas penyimpanan rekam
medis meletakkan di lift berkas dan menekan tombol sesuai dengan pemesanan.
Dokumen rekam medis yang diambil digantikan oleh tracer untuk mengetahui
bahwa RM sedang tidak ada di lokasi penyimpanan.
3) Rekam medis yang baru dibuat atau yang lama kemudian didistribusikan ke
poliklinik yang dituju. Dokumen yang telah dikirim menggunakan lift oleh
petugas penyimpanan RM kemudian diambil oleh petugas distribusi RM di
pendaftaran pasien yang selanjutnya didistribusikan ke perawat penerimaan
pasien sesuai tujuan.
4) Pasien dari poliklinik, apabila tidak memerlukan rawat inap maka dokumen
rekam medis dikembalikan ke ruang penyimpanan RM (Filling). Pengembalian
dokumen rekam medis pasien rawat jalan dan gawat darurat dilakukan oleh
perawat setelah pasien selesai pelayanan langsung pada hari tersebut. Dokumen
rekam medis dikembalikan dalam keadaan lengkap oleh petugas yang merawat
pasien. Khusus untuk pasien yang berobat ke IGD di luar jam kerja,
pengambilan dokumen rekam medis dilakukan pada keesokan harinya pada saat
jam kerja oleh perawat IGD. Pengembalian dokumen RM menggunakan buku
pengembalian dan ditanda tangani masing-masing petugas yang menyerahkan
dan menerima pemengembalian rekam medis.
5) Pasien yang memerlukan rawat inap maka dokumen rekam medisnya
didistribusika ke ruang perawatan. Pengembalian dokumen rekam medis rawat
inap dikembalikan paling lambat 1x24 jam setelah pasien pulang oleh perawat
ruang inap. Sebelum dokumen rekam medis dikembalikan ke unit rekam medis,
kepala/koordinatorr ruangan wajib memeriksa kelengkapan pengisian dokumen
rekam medis. Sama seperti pengembalian dokumen RM pada rawat jalan dan
gawat darurat, pengembalian dokumen RM pada pasien rawat inap juga
 menggunakan buku pengembalian dan ditanda tangani masing-masing petugas
yang menyerahkan dan menerima pemengembalian rekam medis.
6) Tahap selanjutnya yaitu Assembling
Assembling rekam medis adalah kegiatan menyususn/merakit formulir rekam
medis sesuai urutan yang telah ditetapkan sebelum dokumen tersebut disimpan
ke dalam rak penyimpanan.
7) Ketika melakukan Assembling apabila didapatkan dokumen RM yang tidak
lengkap maka dokumen RM tersebut dikembalikan kepada dokter yang merawat
baik di poliklinik/IGD/ R.Inap. Dokumen harus lengkap sebelum masuk ke
tahap pengolahan selanjutnya, jika masih ditemukan ketidaklengkapan maka
dokumen RM tersebut harus dilengakapi kembali oleh dokter yang
bersangkutan.
8) Apabila dokumen RM telah lengkap maka lanjut pada tahap pengkodean
(Coding RM). Pengkodean di RS Mata Bali Mandara Provinsi Bali
menggunakan Buku kode yang ditetapkan oleh WHO agar nama, golongan
penyakit, cedera, gejala, dan faktor yang mempengaruhi kesehatan seragam.
Dokter bertanggung jawab terhadap penetapan dan penulisan diagnose
penyakit/tindakan yang ada dalam RM. Tenaga rekam medis sebagai pemberi
kode bertanggung jawab terhadap keakuratan kode. Pemberian kode penyakit
pada diagnose pasien menggunakan International Statistical Classifiction Of
Diseases And Related Helath Problems (ICD-10) dan kode tindakan medis
menggunakan buku ICD-9 CM.

9) Setelah proses koding selesai dokumen RM dapat disimpan di penyimpanan RM

sesuai dengan aturan penyimpanan yang berlaku (Terminal Digit Filling
System).

2.2.3 Output Rekam Medis

Ouput dari rekam medis di Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali
yaitu berupa bentuk laporan yang disusun berdasarkan hasil rekapitulasi berkas
rekam medis. Jenis pelaporan di Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali
dibedakan menjadi dua kelompok yaitu :
a. Laporan internal
Laporan internal untuk manyajikan informasi kesehatan secara berkala
kepada direktur RS Mata Bali Mandara Provinsi Bali melalui Kabag Bina
 Program dan Kasubag SIMRS & Pelaporan. Rumah Sakit Mata Bali
Mandara Provinsi Bali dapat mengevaluasi pemanfaatan fasilitas dan
pelayanan di Rumah Sakit Mata Bali Mandara.laporan internal terdiri dari :
1) Laporan Kunjungan Pasien Rawat jalan
 Laporan pengnjung dan kunjungan pasien rawat jalan
 Laporan kunjungan pasien berdasarkan cara pembayaran
 Laporan tindakan/prosedur rawat jalan
 Laporan 10 besar penyakit rawat jalan
 Laporan 10 besar tindakan/prosedur rawat jalan
2) Laporan Kunjungan Pasien IGD
 Laporan pengunjung dan kunjungan pasien IGD
 Laporan kunjungan pasien berdasarkan cara pembayaran
 Laporan tindakan/prosedur IGD
 Laporan 10 besar penyakit IGD
3) Laporan Kunjungan Pasien Rawat Inap
 Laporan pengunjung dan kunjungan pasien rawat inap
 Laporan kunjungan pasien berdasarkan cara pembayaran
4) Laporan Kunjungan ruang Operasi (OK)
 Laporan pengunjung dan kunjungan pasien OK
 Laporan kunjungan pasien berdasarkan cara pembayaran
 Laporan tindakan/prosedur OK
 Laporan 10 besar penyakit OK
5) Laporan Indikator Rumah Sakit
 Laporan BOR (Bed Occupancy Rate)
 Indikator BOR adalah persentase pemakain tempat tidur rumah salit
dalam periode tertentu. Indicator ini memerikan gambaran tinggi
rendahnyaplemanfaatan tempat tidur di Rumah Sakit Mata Bali
Mandara Provinsi BaliProvinsi Bali. Rumus BOR :
Jumlah hari Perawatan
BOR= x 100 %
JumlahTT x Jumlah hari dalam satu periode

Persentase ideal BOR rumah sakit adalah 75% - 85%

 Laporan Av. LOS (Average Length Of Stay)
 Duration of stay atau Av.LOS adalah rata-rata lama perawatan
seorang pasien. Indikator ini memberikan tingkat efisiensi, apabila
diterapkan pada diagnosis tertentu yang memerlukan pengamatan
lebih lanjut maka dapat memberikan gambaran mutu pelayanan.
Rumus Av.LOS:

Jumlah Lama Dirawat

Av . LOS=
Jumlah Pasien Pulang( Hidup+ Mati )

Persentase ideal TOI rumah sakit adalah 1-3 hari. Semakin lama
tempat tidur kosong artinya pasien semakin sepi.
 Laporan BTO (Bed Turn Over)
BTO merupakan frekuensi pemakaian tempat tidur dalam periode
tertentu (biasanya satu tahun) atau berapa kali pemakaian tempat
tidur. Rumus BTO:
Jumlah Pasien Keluar (Hidup+ Mati)
BTO=
Jumlah TT
Persentase ideal BTO rumah sakit adalah >30 pasien dalam setahun.
 Laporan NDR (Net Death Rate)
NDR merupakan angka kematian lebih dari 48 jam (2 hari) setelah
pasien dirawat dalam periode tertentu setiap 1.000 pasien yang pulang
rawat inap. Rumus NDR:
Jumlah Pasien Meninggal ≥ 48 jam
NDR= X 1000
Jumlah Pasien Pulang( Hidup+ Mati)
Persentase ideal NDR rumah sakit adalah <25 pasien per 1000 pasien
yang pulang rawat inap.
 Laporan GDR (Gross Death Rate)
GDR merupakan angka kematian secara umum dalam periode waktu
tertentu setiap 1.000 pasien yang pulang rawat inap. Rumus GDR:
Jumlah Pasien Meninggal seluruhnya
GDR= X 1000
Jumlah Pasien Pulang( Hidup+ Mati)
Persentase ideal GDR rumah sakit adalah <5 pasien per 1000 pasien
yang pulang rawat inap atau tidak lebih dari 45 per 1000 penderita
keluar.
 Laporan Kegiatan Rumah Sakit Lainnya.
 b. Laporan Eksternal
Pelaporan eksternal Rumah Sakit Bali Mandara Provinsi Bali merupakan
laporan kegiatan rumah sakit dengan berdasarkan acuan Departemen
Kesehatan Republik Indonesia. Laporan ekternal terdiri dari :
 RL 1 berisikan Data Dasar Rumah Sakit yang dilaporkan setiap waktu
apabila terdapat perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini
dapat dikatakan data yang bersifat terbarukan setai saat (uptudated).
 RL2 berisikan Data Ketenagaan, dilaporkan periodic setiap tahun
 RL3 berisisikan Data Kegiatan Pelayanan Rumah sakit yang dilaporkan
periodic setiap tahun.
 RL4 berisikan Data Morbiditas/Mortalitas Pasien yang dilaporkan
periodic setiap tahun.
 RL 5 yang merupakan Data Bulanan yang dilaporkan secara periodik
setiap bulan, berisikan data kunjungan dan data 10 besar penyakit.
Laporan Kegiatan JKN (Bulanan, Triwulan, dan Tahunan).
2.3 Hambatan/Kendala
Dalam pengelolaan rekam medis terdapat hambatan yang dihadapi oleh petugas rekam
medis yaitu susah dalam membaca diagnosis penyakit yang di tulis oleh dokter sehingga
mempersulit petugas dalam pengkodingan. Masih kurangnya tenaga profesi rekam medis
yang ada di Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali karena profesi rekam medis yang
ada di Provinsi Bali masih sedikit.
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali adalah salah satu rumah sakit khusus
yang dimiliki Provinsi Bali yang menangani masalah kesehatan mata. Selain itu, Rumah Sakit
Mata Bali Mandara Provinsi Bali juga sudah menyelenggarakan rekam medis manual sesuai
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008. Tujuan
penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali adalah untuk
mewujudkan peningkatan mutu pelayanan yang ada. Sistem penomoran yang digunakan di
Rumah Sakit Mata Bali Mandara yaitu dengan cara sistem nomor unit (Unit Numbering
System). Sistem penyimpanan rekam medis yang digunakan di Rumah Sakit Mata Bali
Mandara yaitu sistem penyimpanan sentralisasi yang mana penyimpanan rekam medis rawat
jalan, rawat inap disatukan dalam map rekam medis dan disimpan dengan melihat 2 angka
terakhir ( Terminal Digit Filling System). Sistem pengangkutan/pendistribusian di Rumah
Sakit Mata Bali Mandara menggunakan lift barang dan menekan tombol sesuai dengan
pemesanan. Kegiatan pemusnahan rekam medis di Rumah Sakit Bali Mandara sudah pernah
dilakukan sebanyak satu kali yang mana rekam medis dimusnahkan dengan cara dihancurkan
sampai menjadi bubur sehingga tidak dapat terbaca lagi. Hambatan yang dihadapi oleh
petugas rekam medis yaitu susah dalam membaca diagnosis penyakit yang di tulis oleh
dokter dan masih kurangnya tenaga profesi rekam medis.

3.2 Saran
1) Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali dianjurkan menggunakan rekam medis
elektronik untuk mempermudah pekerjaan tenaga kesehatan yang ada di unit rekam
medis.
2) Merekrut tenaga kesehatan yang berkompeten di rekam medis.
 Daftar Pustaka

Departemen Kesehatan RI, 2006, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit di Indonesia (Revisi II), Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik
Departemen Kesehatan RI, Jakarta.

Lindawati, Rudiansyah. (2018). Analisis Pelaksanaan Sistem Penomoran Rekam Medis

Rawat Jalan. Jurnal Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Vol. 1 (2) : 66-70

Menkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008

tentang Rekam Medis.

Rahayu, Nanik Puji, Sofwan, D. and Petrus, S. (2017) ‘Penyelenggaraan Rekam Medis Pada
Pelayanan Kesehatan Bakti Sosial Oleh Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Temanggung’, Soepra, 2(2), p. 165. doi: 10.24167/shk.v2i2.819.

RS Mata Bali Mandara. 2018. Profile Rumah Sakit Mata Bali Mandara Provinsi Bali.
Diakses melalui http:// rsmatabalimandara.baliprov.go.id. Pada tanggal 7
Desember 2019
RS Mata Bali Mandara. 2015. Pedoman Pelaksanaan Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit
Mata Bali Mandara Provinsi Bali. Bali

Waruyu, F. L. (2014) ‘Peran dan Fungsi Perekam Medis dalam Pelaksanaan Home Care di
Rumah sakit Panti Rapih Yogyakarta’, p. 293p. Available at:
http://etd.repository.ugm.ac.id/index.php?
mod=penelitian_detail&sub=PenelitianDetail&act=view&typ=html&buku_id=72198
&obyek_id=4.
 Dokumentasi Rumah Sakit Mata Bali Mandara

Roll O’ pack Petugas Sedang Mengurutkan Isi Rekam

Medis

Lift Barang Yang Membawa Berkas Rekam Komputer Untuk Menginput Data Rekam
Medis Ke Unit Rekam Medis Medis Pasien
Berkas Rekam Medis Pasien Yang Masih Aktif Berkas Rekam Medis Pasien Yang Inaktif
Berobat di Simpan dalam Roll O’Pack

Penyimpanan Secara Nomor Berkas Rekam Komputer Untuk Mengkoding Diagnosa

Medis Pasien Mengunggunakan 2 Angka Pasien Menggunakan ICD 10
Akhir
 Tracer Pengambilan Rekan Medis

Foto Bersama Dengan Petugas Rekam Medis