DINAS KESEHATAN ANGKATAN UDARA

RSUD dr. M. IHSAN

LAPORAN PELAKSANAAN SIMRS

DI RSUD dr. M. IHSAN

Laporan penerapan SIMRS

A. 2007 – 2008

Sistem Informasi Administrasi Rumah Sakit (SIARS) di RSUD dr. M. Ihsan telah dipasang
sejak tahun 2007 melalui Disinfolahta oleh rekanan (PT Simetri). Semenjak tahun 2007 tersebut
telah diselenggarakan kegiatan sebagai berikut:
 Instalasi server, menggunakan IBM X3550 dengan RAM 1GB dan Harddisk 60 GB.
 Instalasi aplikasi berbasis web dan database PostgreSql yang berbasis open source.
 Instalasi jaringan local area network.
 Pelatihan secara klasikal kepada operator klinik, pendaftaran, kasir dan rawat inap.
 Pendampingan kepada operator selama 1 bulan.
Pada masa ini telah ditempatkan secara sementara dua orang SDM yang berasal dari
rekanan (PT Simetri) Disinfolahta untuk mengawasi dan mengendalikan operasional sistem
Sistem berjalan dari tahun 2007 hingga 2008.

B. 2008 – 2009

Dengan adanya penarikan personil dari rekanan (PT Simetri) Disinfolahta, maka tidak ada
pengawasan terhadap kegiatan penggunaan SIARS. Pada tahun 2008-2009, operasionalisasi
dapat dikatakan vacum, hal ini ditemukan dari log server yang tidak terdapat catatan aktifitas
pemutakhiran data apapun pada periode tersebut.

C. 2009 – 2010

Pihak RSUD dr. M. Ihsan menghubungi vendor PT. Simetri yang merupakan pihak ketiga
dari pemegang kontrak untuk menelaah kondisi SIARS. Hasil penelaahan ditemukan kondisi
sebagai berikut:

1. Aplikasi yang diinstall baru berfungsi sebagian yakni:

No Modul Kondisi
.
1. Pendaftaran Berfungsi tetapi sering mengakibatkan data double. Kehilangan data
pasien karena batal atau salah daftar.
2. Rawat Jalan Berfungsi tetapi untuk klinik tertentu sering mengakibatkan data
 hilang walaupunl sudah di-entry
3. Kasir Berfungsi, tetapi penjumlahan biaya belum sesuai
4. Laboratorium Belum berfungsi.
5. Radiologi Belum berfungsi.
6. Rawat inap Belum berfungsi.
7. Apotik Belum berfungsi.
8. Inventory Belum berfungsi.

2. Spesifikasi SIARS pada saat itu menggunakan :

1) Hardware :
a) Server type IBM Server X3550
b) PC Client Accer Intel P4, 3.2 Ghz
c) Jaringan LAN

2) Software SIARS :
a) Server
- Sistem Operasi : Ubuntu Linux
- Database : PostgreSQL versi 8.0
- Aplikasi : SIARS
- Developing Tools : PHP
b) PC Client :
- Sistem Operasi : Win XP

Berdasarkan hasil analisa tersebut maka dibuat suatu rencana untuk mengaktifkan
SIARS. Namun karena modul-modul aplikasi banyak yang belum berfungsi atau bahkan
tidak sesuai maka diajukan kepada vendor (PT Simetri) untuk membangun ulang. Namun
dengan adanya keterbatasan dana untuk pengembangan aplikasi baru, maka langkah yang
ditempuh untuk mengaktifkan SIARS pada saat itu adalah:

1. Memperbaiki instalasi Local Area Network, meliputi kabel jaringan, switch dan
pembenahan server.

2. Melaksanakan kegiatan pelatihan secara klasikal kepada operator untuk pencerahan

pengetahuan dan pemahaman tentang penggunaan aplikasi SIARS.

3. Melaksanakan kegiatan pendampingan selama 2 tahun dengan sasaran sebagai

berikut:
a. Memutakhirkan data pasien dan rekam medis.
b. Memutakhirkan data ruangan dan tarif.
c. Mengaktifkan pendaftaran, rekam medis dan rawat jalan.
d. Mengaktifkan rawat inap.
e. Mengaktifkan laboratorium dan radiologi.
f. Mengaktifkan apotik dan farmasi.
 Hasil dari pendampingan selama 2 tahun adalah sebagai berikut:

No. Modul Kondisi

1. Pendaftaran Berfungsi dan data double dapat direduksi.
2. Rawat Jalan Berfungsi tetapi masih terdapat hasil entry yang
belum muncul.
3. Kasir Berfungsi, tetapi penjumlahan biaya belum
sesuai
4. Laboratorium Modul belum sesuai sehingga tidak dapat
berfungsi baik.
5. Radiologi Modul belum sesuai sehingga tidak dapat
berfungsi baik.
6. Rawat inap Modul belum sesuai sehingga tidak dapat
berfungsi baik.
7. Apotik Modul belum sesuai sehingga tidak dapat
berfungsi baik.
8. Inventory Modul belum sesuai sehingga tidak dapat
berfungsi baik.

Kontrak dengan vendor berakhir pada 2010

D. 2011

Pada tahun 2011, berdasarkan hasil pendampingan pada tahun sebelumnya maka digagas
pembuatan aplikasi baru, dengan keterbatasan anggaran maka vendor yang pada saat itu
mendapat proyek pembuatan SIMRS di RSUD dr. Esnawan Antariksa mengajukan untuk meng-
copy secara gratis hasil aplikasi dari RS dr. Esnawan Antariksa dan kemudian disesuaikan
untuk RSUD dr M. Ihsan.
Pada tahun 2011 juga, perangkat local area network mulai mengalami gangguan sehingga
aplikasi SIMRS sering terjadi error akibat pemakaian seperti :
1. Proses traffic data yang tinggi tertuju pada poliklinik Jantung dan Poliklinik Penyakit
Dalam(Internis).
2. Switch over heat.
3. Petir.
4. Electric shock.
Pada 2011 upaya pendampingan lebih ditujukan pada memaksimalkan dan revitalisasi
infrastruktur. Hasilnya sistem jaringan dapat bekerja dengan lebih baik, minim error.

Berdasarkan hasil pembicaraan pihak manajemen pada waktu itu dengan pihak Vendor PT.
Simetri yang pada saat itu juga mendapat proyek pembuatan SIMRS di RSUD dr. Esnawan
Antariksa disepakati meng-copy secara gratis hasil aplikasi dari RSUD dr. Esnawan Antariksa
dan kemudian disesuaikan untuk RSUD dr. M. Ihsan dengan catatan :
 1. Pihak Vendor menempatkan 1 (satu) orang petugas pendampingan dari PT. Simetri yang
biasanya 2-3 orang sebagai kompensasi dari hasil kesepakatan pihak Vendor.
2. Perangkat Hardware terutama Server dan Jaringan tidak akan ada perubahan/penggantian
yang mendasar karena pihak vendor PT Simetri menjamin hardware yang ada masih bisa
dipakai / support dengan aplikasi yang akan di copy dari RSUD dr Esnawan Antariksa.

E. 2012

Tahun 2012, hasil copy instalasi dari RSUD. dr. Esnawan Antariksa tidak dapat
diimplementasikan dengan baik pada server yang ada. Ini terlihat pada proses (loading) yang
membutuhkan waktu yang lama untuk membuka Aplikasi yang baru hasil copy dari RSUD dr
Esnawan Antariksa.

Dikarenakan kondisi yang tidak memungkinkan server lama dipaksakan memakai aplikasi
baru maka pihak RSUD dr. M. Ihsan akhirnya mengganti server lama dengan yang baru
dengan konsultasi terlebih dahulu kepada pihak vendor(PT Simetri) agar server yang baru bisa
support dengan aplikasi baru dari RSUD dr Esnawan Antariksa
Spesifikasi SIMRS yang baru menggunakan :
1. Hardware :
a. Server type IBM Server X-Series
b. PC Client :
- Acer Intel P4, 3.2 Ghz
- Intel Atom... Ghz
- Core to Duo .... Ghz
c. Jaringan LAN

2. Software :
a. Server :
- Sistem Operasi : Oracle Linux
- Database : Oracle 11g
- Aplikasi : SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit)
- Developing Tools : Oracle Application Express (Apex) 4.1.0
b. PC Client
- Sistem Operasi : Win 7 dan Windows XP

Setelah server baru ada, aplikasi dari RSUD dr Esnawan Antariksa dipasang tetapi hasilnya belum
sesuai dengan apa yang diharapkan dan dibicarakan.
Untuk itu kembali vendor (PT Simetri) menawarkan untuk membuatkan aplikasi baru dengan
memodifikasi aplikasi RSUD dr Esnawan Antariksa tanpa dikenakan biaya.
Adapun hasil pencapaian yang sudah dibuat vendor adalah sebagai berikut:

No. Modul Kondisi

1. Pendaftaran Sudah berfungsi dengan tambahan fungsi:
 Dapat mengantisipasi data pasien yang tidak
lengkap
Dapat melakukan proses rawat inap yang
terintegrasi dengan rawat jalan.
Dapat mengetahui jumlah kamar/bed yang
tersedia.
Dapat mengetahui kehadiran petugas atau
dokter di poliklinik.

Catatan:
Masih terjadi adanya data double
Biodata pasien belum lengkap
Fungsi pendaftaran rawat inap belum
difungsikan oleh operator, karena bagian
rawat jalan tidak memberikan instruksi alih
rawat melalui komputer.
Belum bisa melacak history pasien terakhir
berobat/dirawat
Data Laporan Rekapitulasi Rawat jalan Tidak
Valid.
Proses Print out Biodata Pasien masih lama
sehingga proses pendaftaran pasien menjadi
terhambat

2. Rekam medis Berfungsi dengan tambahan fungsi:

Dapat membatalkan atau mendaftarkan ulang
pasien, sehingga rumah sakit tidak kehilangan
jejak pasien.
Dapat menelusuri konsul pasien.
Dapat membuat urutan pengambilan
dokumen bagi gudang rekam medis.

Catatan:
Proses print out daftar pasien klinik
membutuhkan waktu yang lama sehingga
proses kerja menjadi terhambat
Belum tersedianya fasilitas data untuk
dijadikan bahan laporan misalnya RL -1, RL –
2….

3. Rawat Jalan Berfungsi dengan tambahan:

Melihat urutan nomor panggil pasien
Memutakhirkan status akhir pelayanan pasien
untuk menunjang laporan jumlah pasien yang
 terlayani.
Mencatat hasil pemeriksaan pasien.
Melihat riwayat pemeriksan pasien.
Memberikan status ALIH RAWAT sehingga
bagian pendaftaran dapat mengetahui siapa
saja pasien yang akan jadi pasien rawat inap.

Catatan:
Sebagian menu aplikasi tidak sesuai dengan
kebutuhan di poliklinik
Hasil Entry pemeriksaan pasien tidak muncul
di history pasien.

4. Laboratorium Belum berfungsi.

Catatan:
Sebagian menu aplikasi tidak sesuai dengan
kebutuhan di laboratorium.
Aplikasi terkesan sangat lambat, sehingga
berdampak kepada pelayanan hasil Lab.
Hasil Entry pemeriksaan pasien sebagian
tidak muncul di print out hasil pemeriksaan.
Contohnya nama dokter perujuk.
Proses print out yang lama sehingga
menghambat proses kerja.

5. Rawat Inap Belum berfungsi.

Catatan:
Belum adanya fasilitas entri pemeriksaan /
perawatan pasien selama di rawat.

6. Radiologi Belum berfungsi dan Modul belum terpasang.

7. Apotik Belum berfungsi dan Modul belum terpasang.

8. Kassa / Keuangan Belum berfungsi dan Modul belum terpasang.

9. Inventory Belum berfungsi dan Modul belum terpasang.

Dari semua modul yang ada proses transaksi data membutuhkan waktu yang cukup lama
sehingga proses kerja menjadi terhambat.
Melihat kondisi diatas pihak manajemen memutus kontrak dengan pihak vendor (PT Simetri) pada
tanggal 20 September 2012 dengan alasan pihak vendor lamban dan tidak bisa menyelesaikan
pekerjaannya dengan tuntas sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan oleh pihak
manajemen yaitu bulan Agustus 2012. Pihak vendor sendiri beralasan tidak bisa menyelesaikan
pekerjaannya dikarenakan mempunyai anggapan bahwa aplikasi yang dipasang di RSUD dr.M.
Ihsan oleh vendor gratis.

F. 2012-2013
Setelah diputusnya kontrak dengan PT Simetri, SIMRS hanya bisa berjalan di pendaftaran (Rekam
Medis) dengan fasilitas software seadanya, untuk unit seperti rawat jalan, rawat inap, penunjang
medis dilakukan secara manual kecuali laboratorium dan apotek menggunakan aplikasi lokal yang
tidak terintegrasi dengan SIMRS, pada saat itu Karumkit mencoba berkonsultasi dengan
Disinfolahta dengan mengirimkan surat kondisi SIMRS RSUD dr. M. Ihsan dan direspon oleh
Disinfolahta dengan mengirimkan team untuk menelaah kondisi SIMRS dr.M. Ihsan.
G. 2014-2015
Pada awal 2014 disinfolahta kembali datang ke RSUD dr. M. Ihsan dengan memberikan bantuan
komputer Acer core i3 dan Server DELL Power Edge R 420 dengan Software SIMRS Easy Pro ,
menurut informasi dari Disinfolahta Sotware SIMRS Easy pro merupakan proyek pengembangan /
pembuatan SIMRS di RSPAU dr. Hardjolukito dan diberikan secara gratis untuk RSUD dr. M. Ihsan
dengan Spesifikasi :
Server : Dell Power Edge R420
PC Client : Acer Core i5
Printer : Canon MG 240
Software : SIMRS Easy Pro Desktop Vb 6 Database SQL Server 2008
Catatan : Software SIMRS Easy pro tidak dengan Source Code diberikan ke RSUD dr. M. Ihsan di
karenakan tidak ada dalam kontrak untuk memberikan Source Code kepada pihak IT SIMRS RSUD
dr. M. Ihsan
Awal 2014 dilakukan Implementasi SIMRS Easy Pro dengan menempatkan personil dari vendor PT
Artha Pro untuk proses transfer knowlegde selama 3 bulan dengan rincian Modul Software :
- Modul Registrasi
- Modul Rekam Medis
- Modul UGD
- Modul Rawat Jalan
- Modul Rawat Inap
- Modul Laboratorium
- Modul Radiologi
- Modul Fisioterafi
- Modul Master
- Modul Kasir
- Modul Gudang Farmasi
- Modul Apotek

Setelah berjalan pendampingan selama 3 bulan dan dilakukan penyesuaian dengan bisnis proses
yang ada di RSUD dr. M. Ihsan semua modul berjalan dengan baik dan bisa di gunakan di semua
unit yang terkait dan diresmikan penggunaan SIMRS di RSUD dr. M. Ihsan dengan dihadiri oleh
Pejabat dari Disinfolahta tepatnya pada tanggal 19 Agustus 2014 bertepatan dengan ulang tahun
RSUD dr. M. Ihsan yang pada saat itu karumkit yang menjabat Kolonel Kes dr. Didik Kestito, Sp.Bu
Pada tahun 2014 pemerintah mengeluarkan kebijakan tentang JKN dan diperlukan penyesuaian
SIMRS RSUD dr. M. Ihsan akhirnya Manajemen menghubungi pihak vendor (PT Artha Pro) dan
sepakat diadakan pendampingan selama 1 tahun ( Februari 2015 sd Januari 2016) guna
peyesuaian dengan kebijakan yang dkeluarkan oleh pemerintah tentang JKN (BPJS) dimana ada
perubahan tentang kepesertaan ( Katagori Pasien) yang membutuhkan penyesuaian secara sistem
yang harus terbridging dengan BPJS.
Seiring dengan berjalannya perkembangan di era JKN (BPJS) RSUD dr. M. Ihsan mengalami
peningkatan jumlah kunjungan pasien dari rata-rata tertinggi 400 pasien menjadi 1100 pasien yang
mengakibatkan sering terjadinya error jaringan yang disebabkan jaringan LAN (Local Area
Netwark) di RSUD dr. M. Ihsan yang di pasang pada 2007 yang pada saat itu hanya diperuntukan
untuk transaksi data maksimal 400 pasien sudah tidak memenuhi kebutuhan proses transaksi data
yang tinggi, manajemen melakukan proses upgrade minor Jaringan LAN pada akhir 2014
dikarenakan keterbatasan biaya.
Pada awal 2015 tepatnya bulan Januari minggu pertama terjadi kerusakan dari sisi jaringan LAN
yang diakibatkan oleh petir sehingga terjadi kerusakan parah pada hub sebanyak 10 titik yang
menjadi jembatan penghubung data transaksi dan perangkat keras seperti CPU, Monitor, UPS.
Dengan keterbatasan dana taksis unit SIMRS mengganti fasilitas (hub) yang rusak dengan kualitas
kw 2, pada awal Pebruari 2015 terjadi lagi kerusakan jaringan akibat petir dikarenakan anti petir
yang ada sudah tidak berfungsi, dan akibat petir tersebut mengakibatkan kerusakan yang
berhubungan dengan alat elektronik termasuk unit SIMRS antara lain :
 Server IBX X3550 rusak ringan
 Hub sebanyak 10 titik rusak berat
 Komputer sebanyak 15 Rusak Berat, 10 Rusak Ringan
 Stabilizer
 UPS
Unit SIMRS kembali memperbaiki alat-alat yang rusak dengan keterbatasan yang ada, guna
mengantisipasi kejadian yang terulang, manajemen memperbaiki fasilitas anti petir yang mengalami
kerusakan.

H. 2015-2017
Dengan berakhirnya pendampingan pada bulan Januari 2015 dan tidak diperpanjangnya
pendampingan dengan PT Arthapro maka software SIMRS tidak mengalami perkembangan yang
signifikan dari sisi fitur-fitur yang ada.
Pada bulan April 2015 terjadi pergantian Karumkit RSUD dr. M Ihsan, dan pada saat itu pula RSUD
dr. M. Ihsan sedang melaksanakan penilaian dari Komite Akreditasi Rumah Sakit (KARS) dan
pelaksanaan dan pengawasan penggunaan SIMRS lebih terkonsentrasi pada kegiatan Akreditasi
dan RSUD dr. M. Ihsan juga mendapatkan Sertifikat Lulus paripurna dari Komite Akreditasi
Rumamah Sakit (KARS).
Manajemen pada sat itu melihat kunjungan pasien yang meningkat tinggi mengambil kebijakan
salah satunya untuk membuat fasilitas registrasi online dan pengendalian biaya dan mutu secara
system guna mengantisipasi terjadi masalah diantaranya :
 a. Keamanan pasien.
b. Penumpukan pasien di ruang pendaftaran.
c. Percaloan antrian.
d. Efesiensi.

Dengan adanya registrasi online yang di launching pada awal Pebruari 2016 masalah diatas dapat
diatasi,
Dengan bayaknya kebijakan yang dikeluarkan baik oleh kemenkes dan BPJS , Manajemen kembali
menghubungi vendor PT Arthapro untuk melanjutkan pendampingan selama 1 tahun ( Mei 2016 sd
Juni 2017), banyak kebijakan yang di buat manajemen khususnya karumkit dari sisi sofftware
guna mendukung kelancaran pelayanan terhadap pasien diantaranya dari modul awal yang hanya
12 modul bertambah menjadi 19 modul yaitu :
 Modul Registrasi
 Modul Rekam Medis
 Modul UGD
 Modul Rawat Jalan
 Modul Rawat Inap
 Modul Laboratorium
 Modul Radiologi
 Modul Fisioterafi
 Modul Master
 Modul Kasir
 Modul Gudang Farmasi
 Modul Apotek
 Modul Registrasi yang sudah terbridging dengan BPJS
 Modul Antrian Pasien.
 Modul e-rekam medis
 Modul Material Kesehatan (Matkes)
 Modul Material Umum (Matum)
 Executitif Summary
 Registrasi Online.
Dari kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan software SIMRS dengan tujuan menunjang
kelancaran pelayanan dan manajemen disayangkan tidak di barengi dengan pengawasan dan
SOP, sehingga tidak berjalan dengan maksimal
Pada bulan April 2017 terjadi pergantian karumkit RSUD dr. M. Ihsan, dan karumkit membuat
kebijakan kembali untuk menjalankan SIMRS dengan mengambil langkah :
a. Semua transaksi yang berkaitan dengan keuangan harus terkomputerisasi (Kwitansi
manual diganti dengan Kwitansi by Sistem).
b. Transaksi Obat Apotek harus teintegrasi dengan SIMRS ( sebelumnnya apotek
mempunyai Software tersendiri (Nitro Apotek).
c. Sistem pengadaan barang harus satu pintu.
d. Sistem Antrian Pasien..
e. Dll..
Dari semua kebijakan yang di keluarkan oleh Manajemen khususnya karumkit terkait dengan Front
Office, sebagian sudah terpenuhi oleh system SIMRS, Sementara SIMRS belum bisa
mengakomodir untuk kebutuhan Back Office seperti Modul :
1. Modul Bendahara Kas Bank.
2. Modul Payroll, Jasa Dokter, Insentif Perawat, Insentif Non Perawat.
3. Modul Piutang dan Hutang.
4. Modul Akuntansi.
5. Modul HRD.
6. Modul BLU.
7. Integrasi Pengadaan dan Penerimaan Barang dan Jasa.
8. Modul Admision
9. Modul Bridging Ina-Cbgs (Kemenkes).
10.Modul Depo Farmasi.

Kebutuhan Modul Back Office ini sendiri tidak ada dalam perjanjian dengan PT Artha Pro,
dan kerjasama pendampingan sudah berakhir pada bulan Juni 2017.

 2018
Pada bulan Januari 2018 dilaksanakan kontrak pengembangan software SIMRS dengan PT.
Mediantara selama 1 tahun ( Januari 2018 sd Desember 2018), dengan target upgrade Software
dari teknologi Vb.6 menjadi Vb.Net dan penambahan modul-modul guna menunjang kegiatan
SIMRS dan Akreditasi SNAR Versi 1.

 2019
Setelah kontrak berakhir pada desember 2019, Unit SIMRS berusaha untuk menyempurnakan
modul/program yang ada dengan menggunaka SDM yang ada (IT Mandiri), dikarenakan SDM yang
ada terbatas dan mengingat perkembangan dan kebutuhan manajemen terkait dengan SIMRS
setelah di tetapkannya RSUD dr. M. Ihsan menjadi Balai Layanan Umum (BLU) oleh Pusat, maka
pada bulan Juni 2019 kembali dilaksanakan kontrak dengan vendor PT. Athavis Mandiri Telematika
untuk menyesuaikan kebutuhan software sesuai dengan kebijakan terbaru mengenai BLU terutama
back office.

Soal
Berdasarkan uraian diatas berikan saran terkait pengembangan SIMRS di Kesehatan TNI AU
(Rumah Sakit).