LAPORAN AKHIR KERJA PRAKTEK

Sistem Informasi Arsip Berkas Data Pelanggan

di PT.PLN (Persero) Rayon Langsa Kota

Oleh :

Mariana Fitri Sitorus / 160504026

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS SAMUDRA

2019
 LAPORAN AKHIR KERJA PRAKTEK

Sistem Informasi Arsip Berkas Data Pelanggan

di PT.PLN (Persero) Rayon Langsa Kota

Oleh :

Mariana Fitri Sitorus / 160504026

Disetujui dan disahkan sebagai Laporan Kerja Praktek

Langsa, 21 November 2019

Supervisor Teknik

Habiby Pratama
NIP. 8809037N

i
 LAPORAN AKHIR KERJA PRAKTEK

Sistem Informasi Arsip Berkas Data Pelanggan

di PT.PLN (Persero) Rayon Langsa Kota

Oleh :
Mariana Fitri Sitorus / 160504026
Disetujui dan disahkan sebagai Laporan Kerja Praktek

Langsa, 25 November 2019

Pembimbing Akademik (Prodi Teknik

Informatika)
Munawir,S.ST.MT.
NIP: 198701172019031007
Penguji I (Prodi Teknik Informatika)

Liza Fitria, S.ST, M.T

NIDN: 0001108901
Penguji II (Prodi Teknik Informatika)

Nurul Fadillah, S.ST, M.T

NIDN: 0001108901
Koordinator Kerja Praktek

Nurul Fadillah, S.ST, M.T

NIDN: 0001108901

Mengetahui
Koordinator Program Studi Teknik Informatika

Ahmad Ihsan,ST.MT.
NIP: 198506182019031010

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
melimpahkan kasih dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
laporan akhir kerja praktek dengan judul Sistem Informasi Arsip Berkas Data
Pelanggan di PT.PLN (Persero) Rayon Langsa Kota.
Maksud dari penulisan laporan akhir kerja praktek ini adalah untuk
memenuhi sebagian persyaratan lulusnya mata kuliah kerja praktek S1 Teknik
Informatika Fakultas Teknik, Universitas Samudra.

Atas tersusunnya laporan ini penulis tidak lupa mengucapkan terima kasih
kepada:

1. Bapak Ahmad Ihsan, S.T, M.T selaku Ketua Prodi S1 Teknik Informatika,
Universitas Samudra.
2. Bapak Munawir, S,ST, M.T selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan bimbingan dan saran dalam pembuatan laporan ini.
3. Bapak Habiby Pratama selaku pembimbing penulis di PT.PLN (Rayon)
Langsa Kota.
Dengan adanya keterbatasan dalam penulisan laporan akhir kerja praktek
ini, terutama keterbatasan kemampuan dan pengetahuan serta adanya keterbatasan
data yang diperoleh, sehingga hasil penulisan laporan akhir kerja praktek ini
masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang
bersifat membangun sangat penulis nantikan. Terakhir, penulis harapkan semoga
laporan tugas akhir kerja praktek ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang
membaca.

Langsa, 25 November 2019

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................ i

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................ ii
KATA PENGANTAR ................................................................................ iii
DAFTAR ISI ............................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR .................................................................................. vii
DAFTAR TABEL ....................................................................................... viii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... ix
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 1
1.2 Tujuan .................................................................................................. 2
1.3 Manfaat ................................................................................................ 2
1.4 Sistematika Penulisan .......................................................................... 3
BAB II ORGANISASI DAN LINGKUNGAN PRAKTEK KERJA ......... 4
2.1 Sejarah PT.PLN(Persero) ..................................................................... 4
2.1.1 Sejarah Perusahaan .................................................................... 4
2.1.2 Makna Logo PT.PLN(Persero) .................................................. 6
2.2 Struktur Organisasi Dan Bidang Usaha ............................................... 8
2.2.1 Struktur Organisasi .................................................................... 8
2.2.2 Bidang Usaha ............................................................................. 9
2.3 Visi, Misi dan Tujuan Organisasi ........................................................ 12
2.3.1 Visi PT.PLN(Persero) ................................................................ 12
2.3.2 Misi PT.PLN(Persero)................................................................ 12
2.3.3 Tujuan PT.PLN(Persero) ........................................................... 12
2.4 Kegiatan di PT.PLN (Persero) Rayon Langsa ..................................... 12
BAB III TINJAUAN PUSTAKA ............................................................... 14
3.1 Sistem .................................................................................................. 14
3.2 Informasi ............................................................................................. 14
3.3 Sistem Informasi ................................................................................. 14
3.4 Arsip .................................................................................................... 15
3.4.1 Sistem Penyimpanan Arsip ........................................................ 16

iv
3.5 Desain Sistem...................................................................................... 17
3.5.1 Data Flow Diagram (DFD) ........................................................ 18
3.5.2 ERD (Entity Relationship Diagram) .......................................... 19
3.6 Hypertext Proccesor (PHP) ................................................................. 20
3.7 Definifi MySQL ................................................................................... 20
BAB IV RANCANGAN SISTEM DAN ANALISIS ................................. 21
4.1 Perancangan Sistem ............................................................................. 21
4.1.1 Diagram Konteks ....................................................................... 21
4.1.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 ........................................... 21
4.1.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 ........................................... 22
4.1.4 Entity Relationship Diagram (ERD) .......................................... 22
4.2 Perancangan Basis Data ....................................................................... 23
4.2.1 Tabel Admin............................................................................... 23
4.2.2 Tabel Berkas............................................................................... 23
4.3 Analisis Sistem..................................................................................... 24
4.4 Desain Sistem....................................................................................... 24
4.4.1 Halaman Login ........................................................................... 25
4.4.2 Halaman Utama ......................................................................... 25
4.4.3 Halaman Data Berkas ................................................................. 26
4.4.4 Halaman Tambah Berkas Baru .................................................. 26
4.4.5 Halaman Tabel berkas ................................................................ 27
4.4.6 Halaman Detail .......................................................................... 27
4.4.7 Halaman Edit .............................................................................. 28
4.4.8 Halaman Hapus .......................................................................... 28
4.4.9 Halaman Pencarian Data Berkas ................................................ 29
4.4.10 Halaman Cetak ......................................................................... 29
4.4.11 Halaman Ganti Foto ................................................................. 30
4.4.12 Halaman Ganti Password ......................................................... 30
4.4.13 Halaman Login Untuk Pimpinan .............................................. 31
4.4.14 Halaman Utama Pada Pimpinan ............................................... 31
4.4.15 Halaman Data Berkas ............................................................... 32
4.4.16 Halaman Cetak Laporan ........................................................... 32

v
BAB V PENUTUP ...................................................................................... 33
5.1 Kesimpulan .......................................................................................... 33
5.2 Saran .................................................................................................... 33
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 34

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Logo PT. PLN (Persero)....................................................... 6

Gambar 2.2 Bidang Persegi Panjang Vertikal.......................................... 6
Gambar 2.3 Petir atau Kilat...................................................................... 7
Gambar 2.4 Tiga Gelombang ................................................................... 8
Gambar 2.5 Struktur Organisasi ............................................................... 9
Gambar 3.1 Penyusun Berkas Berdasarkan Abjad .................................. 17
Gambar 3.2 Penyusun Berkas Berdasarkan Angka.................................. 17
Gambar 4.1 Diagram Konteks….............................................................. 21
Gambar 4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 ..................................... 21
Gambar 4.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1 ..................................... 22
Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) .................................... 23
Gambar 4.5 Halaman Login ..................................................................... 24
Gambar 4.6 Halaman Utama Admin ........................................................ 25
Gambar 4.7 Halaman Data Berkas ........................................................... 25
Gambar 4.8 Halaman Tambah Berkas Baru ............................................ 26
Gambar 4.9 Halaman Tabel Berkas ......................................................... 26
Gambar 4.10 Halaman Detail ..................................................................... 27
Gambar 4.11 Halaman Edit ........................................................................ 27
Gambar 4.12 Halaman Hapus .................................................................... 28
Gambar 4.13 Halaman Pencarian ............................................................... 28
Gambar 4.14 Halaman Cetak Laporan ........................................................ 29
Gambar 4.15 Halaman Ganti foto .............................................................. 29
Gambar 4.16 Halaman Ganti Password ..................................................... 30
Gambar 4.17 Halaman Login Pimpinan..................................................... 31
Gambar 4.18 Halaman Utama Pimpinan ................................................... 31
Gambar 4.19 Halaman Data Berkas Pada Pimpinan .................................. 32
Gambar 4.20 Halaman Cetak Laporan Pada Pimpinan .............................. 32

vii
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Keterangan Data Flow Diagram ................................................ 19

Tabel 4.1 Tabel Admin .............................................................................. 23
Tabel 4.2 Tabel Berkas .............................................................................. 24
Tabel 4.3 Tabel Pimpinan .......................................................................... 24

viii
 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Activity Control Kerja Praktek ............................................... A-1
Lampiran 2 Dokumentasi Kegiatan Kerja Praktek ................................... B-1
Lampiran 3 Surat Keterangan Selesai Kerja Praktek ................................. C-1
Lampiran 4 Form Penilaian Pembimbing Lapangan ................................ D-1

ix
 1

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem informasi merupakan salah satu hal terpenting dalam suatu
perusahaan. Adanya sistem informasi maka organisasi atau perusahaan dapat
menjamin kualitas informasi yang disajikan dan dapat mengambil keputusan
berdasarkan informasi tersebut. Seiring perkembangan teknologi maka kebutuhan
akan informasi yang cepat, tepat dan akurat sangat diperlukan. Oleh karena itu,
keberadaan sistem informasi sudah menjadi kebutuhan mutlak bagi perusahaan
dalam menjalankan proses bisnisnya.
Sistem informasi dan teknologi komputer berkembang sangat pesat sejalan
dengan besarnya kebutuhan terhadap informasi. Perkembangan teknologi
informasi tidak lepas dari pesatnya perkembangan teknologi komputer, karena
komputer merupakan media yang dapat memberikan kemudahan bagi manusia
dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Perubahan dan dinamika masyarakat yang
semakin cepat seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi sehingga
memerlukan kualitas informasi yang akurat, cepat dan tepat. Teknologi informasi
adalah salah satu contoh produk teknologi yang berkembang pesat yang dapat
membantu manusia dalam mengolah data serta menyajikan sebuah informasi yang
berkualitas. Untuk menyediakan informasi tersebut, diperlukan suatu alat bantu
atau media untuk mengolah beraneka ragam data agar dapat disajikan menjadi
sebuah informasi yang bermanfaat dengan kemasan yang menarik dan
berpedoman pada kriteria informasi yang berkualitas.

PT. PLN (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara yang bergerak
dibidang kelistrikan Negara. PT. PLN (Persero) Rayon Langsa Kota merupakan
unit yang mempunyai pengaruh besar terhadap wilayah Kota Langsa dikarenakan
unit ini memiliki wilayah yang luas diantaranya kecamatan Langsa Barat,
kecamatan Langsa Baro, Kecamatan Langsa Kota, Kecamatan Langsa Lama dan
Kecamatan Langsa Timur. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab, PT.
PLN (Persero) Rayon Langsa Kota tidak lepas dari peran aktif pegawai sebagai
pelaksana seluruh kegiatan yang ada dalam organisasi atau instansi, khususnya

1
 2

pegawai yang menangani sistem kearsipan di suatu instansi. Penataan arsip yang
baik dan benar akan memperlancar komunikasi dan tugas-tugas yang nantinya
akan dikerjakan. Apabila penataan arsip berhasil dengan baik, maka kegiatan di
suatu instansi akan berjalan dengan lancar. Untuk melancarkan jalannya
pekerjaan, dokumen-dokumen atau berkas-berkas sebaiknya ditata sedemikian
rupa sehingga dapat mudah dan cepat, dicari apabila diperlukan. Untuk
mempermudah perlu adanya penataan dokumen yang diatur secara menyeluruh.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan, terkait dengan ruangan penyimpanan
arsip PT. PLN (Persero) Rayon Langsa Kota para petugas yang menangani
tentang kearsipan masih melakukan pendataan berkas atupun dokumen secara
manual/menulis, mereka hanya melakukan penyimpanan saja di perangkat
komputer mereka, sehingga pada saat mereka memerlukan salah satu berkas
ataupun dokumen mereka harus melihat lagi catatan yang ada pada buku
pendataan, yang mana itu akan memerlukan waktu yang banyak dan kurang
efisien dalam sistem pengarsipan. Dari persoalan tersebut dibutuhkannya sebuah
sistem yang dapat melakukan pencarian berkas ataupun dokumen secara cepat dan
efisien, maka dari itu penulis membuat sebuah sistem penyimpanan dan pencarian
ataupun penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan no
pelanggan.

1.2 Tujuan
1. Membuat sistem informasi pengarsipan berkas-berkas untuk
memperlancar administrasi kantor.
2. Melakukan penyimpanan dan pencarian kembali berkas-berkas yang
sebelum/sesudah diinputkan ke dalam sistem.

1.3 Manfaat
1. Sistem dapat memberi informasi letak dari sebuah berkas yang dicari.
2. Sistem ini dapat meminimalisir resiko hilang/rusaknya berkas pelanggan.
 3

1.4 Sistematika Penulisan

Sistematika dalam penulisan laporan akhir ini akan dibahas dan disusun bab
demi bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini dibahas mengenai latar belakang, tujuan, manfaat
dan sistematika penulisan
BAB II : ORGANISASI DAN LINGKUNGAN PRAKTEK KERJA
Pada bab ini berisikan profil, sejarah berdiri PT. PLN (Persero),
makna Logo PT.PLN (Persero), susunan Struktur Organisasi
PT.PLN (Persero) Rayon Langsa Kota, visi, misi, tujuan PT.PLN
(Persero) Rayon Langsa Kota dan Kegiatan di PT.PLN (Persero)
Rayon Langsa Kota.
BAB III : TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tentang teori-teori yang melandasi pembuatan
sistem informasi pengarsipan berkas PT.PLN (Persero) Rayon
Langsa Kota
BAB IV : RANCANGAN SISTEM DAN ANALISIS
Bab ini akan memberikan uraian tentang tahap-tahap analisis dan
perancangan sistem yang dirancang penulis.
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil penulisan,
selain itu juga berisi saran untuk perbaikan dan menindaklanjuti
hasil penelitian.
DAFTAR PUSTAKA

Pada bab ini berisi referensi-referensi yang digunakan dalam

proses penulisan laporan kerja praktek.

LAMPIRAN

Pada bab ini berisi informasi tambahan yang mendukung

kelengkapan laporan
 4

BAB II
ORGANISASI DAN LINGKUNGAN PRAKTEK KERJA

2.1 Sejarah PT.PLN (Persero)

2.1.1 Sejarah Perusahaan

Kelistrikan di Indonesia di mulai pada akhir abad ke–19, pada saat beberapa
perusahaan Belanda antara lain pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit
tenaga listrik untuk keperluan sendiri. Kelistrikan untuk pemanfaatan umum mulai
ada pada saat perusahaan swasta Belanda yaitu NV 2 NIGN yang semula bergerak
dibidang gas memperluas usahanya dibidang listrik untuk kemanfaatan umum.
Pada tahun 1927 Pemerintah Belanda membentuk s’Land Waterkracht Bedrijven
(LB) yaitu perusahaan listrik Negara yang mengelola PLTA Pelanggan, PLTA
Lamajan dan PLTA Bengkok Dago, PLTA Ubrug dan Kracak di Jawa Barat,
PLTA Giringan di madiun, PLTA tes di Bengkulu, PLTA Tonsea lama di
Sulawesi Utara dan PLTU di Jakarta. Selain itu beberapa Kotapraja dibentuk
perusahaan – perusahaan listrik di Kotapraja.Menyerahnya Pemerintahan Belanda
kepada Jepang dalam Perang Dunia II maka Indonesia dikuasai oleh Jepang, yang
kemudian jatuhnya Jepang ke tangan Sekutu dan diproklamasikannya
kemerdekaan RI maka diambil alih perusahaan – perusahaan listrik yang dikuasai
Jepang.

Pengambil alihan tersebut diserahkan kepada Presiden Soekarno dan

kemudian dengan Penetapan Pemerintah tahun 1945 No. 1 tertanggal 27 Oktober
1945 maka dibentuklah Jawatan Listrik dan Gas dibawah Departemen Pekerjaan
Umum dan Tenaga kerja. Sejarah ketenaga listrikan di Indonesia mengalami
pasang surut sejalan dengan perjuangan bangsa. Tanggal 27 Oktober 1945
kemudian dikenal sebagai Hari Listrik dan Gas.

Penetapan secara resmi sebagai Hari Listrik dan Gas berdasarkan keputusan
Mentri Pekerjaan Umum dan Tenaga No.20 tahun 1960, namun kemudian
berdasarkan keputusan Mentri Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik

4
 5

No.235/KPTS/1975 tanggal 30 September 1975 peringatan Hari Listrik dan Gas

yang digabung dengan Hari Kebangpenulisn Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik
yang jatuh pada tanggal 3 Desember. Mengingat pentingnya semangat dan nilai –
nilai hari listrik, maka berdasarkan Keputusan Mentri Pertambangan dan Energi
No.1134.K/43/MPE/1992 tanggal 31 Agustus 1992 ditetapkan tanggal 27 Oktober
sebagai Hari Listrik Nasional.

Pada tahun 1994 terjadi perubahan mendasar dalam tubuh perusahaan yang
tadinya berstatus sebagai Perusahaan Umum ini, yaitu setelah keluarnya Perpu
no.3 dan sesuai dengan akte notaris Soetjipto, SH No 169 yang menyatakan
bahwa Perum PLN statusnya diubah menjadi Perseroan dengan nama PT.PLN
(PERSERO). Perubahan status perusahaan tersebut ternyata 3 membawa dampak
sangat kuat bagi perkembangan perusahaan listrik Indonesia dalam menggapai
orientasi dan obsesinya. Selain itu dalam rangka memaksimalkan peran
perusahaan itu berbagai upaya telah dilakukan perusahaan ini, baik secara internal
maupun secara eksternal. Perubahan internal misalnya dapat dilihat dari
perubahan struktur organisasinya baik yang dikantor pusat maupun didaerah.
Begitu juga secara eksternal kini PLN telah melakukan ekspansi dengan
membentuk unit–unit bisnis dan anak perusahaan sebagai unit pelaksanaannya.

Unit wilayah yang dimiliki PLN terdiri dari 11 wilayah kerja ditambah
dengan kawasan Batam sebagai wilayah khusus. Wilayah tersebut antara lain:
Wilayah I Aceh, Wilayah II Sumatra Utara, Wilayah III Sumbar-Riau, Wilayah
IV Sumsel-Bengkulu-Jambi dan Bangka Belitung, Wilayah V Kalimantan Barat,
Wilayah VI Kalimantan Selatan, Timur dan Tengah, Wilayah VII Sulut Sulteng,
Wilayah VIII Sulawesi Selatan dan Tenggara, Wilayah IX Maluku, Wilayah X
Irian jaya dan Wilayah XI Bali NTT – NTB. Selain wilayah PLN memiliki unit
distribusi Jakarta raya dan Tangerang distribusi Jawa Barat, distribusi Jawa
Tengah dan Timur. Begitu juga membentuk anak perusahaan diantaranya
PT.Indonesia Power, PT. Icon Plus dan PLN Batam yang sebelumnya menjadi
daerah khusus (Company Profile, 2019).
 6

2.1.2 Makna Logo PT.PLN (Persero)

Sama sebagaimana perusahaan lainnya juga memiliki logo sebagai ciri

perusahaan tersebut. Logo tersebut dapat berarti mewakili produk PT.PLN
(Persero). Untuk logo dari PT. PLN (Persero) dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Logo PT. PLN

Sumber : PT. PLN (Persero) Rayon Langsa Kota 2019

Bentuk warna dan makna lambang Perusahaan resmi yang digunakan adalah
sesuai yang tercantum pada Lampiran Surat Keputusan Direksi Perusahaan
Umum Listrik Negara No: 031/DIR/76 Tanggal : 1 Juni 1976, mengenai
Pembakuan Lambang Perusahaan Umum Listrik Negara. Elemen-elemen dasar
PT. PLN (Persero) ada tiga bentuk yaitu bidang persegi panjang, petir atau kilat
dan tiga gelombang:

1. Bidang Persegi Panjang Vertikal

Gambar 2.2 Bidang Persegi Panjang Vertikal

Sumber : PT. PLN (Persero) Rayon Langsa Kota 2019
 7

Persegi panjang vertikal Menjadi bidang dasar bagi elemen - elemen

lambang lainnya, melambangkan bahwa PT PLN (Persero) merupakan wadah atau
organisasi yang terorganisir dengan sempurna. Berwarna kuning untuk
menggambarkan pencerahan, seperti yang diharapkan PLN bahwa listrik mampu
menciptakan pencerahan bagi kehidupan masyarakat. Kuning juga
melambangkan semangat yang menyala-nyala yang dimiliki tiap insan yang
berkarya di perusahaan ini

2. Petir atau Kilat

Gambar 2.3 Petir atau Kilat

Sumber : PT. PLN (Persero) Rayon Langsa Kota 2019

Petir dan kilat melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya

sebagai produk jasa utama yang dihasilkan oleh perusahaan. Selain itu petir pun
mengartikan kerja cepat dan tepat para insan PT PLN (Persero) dalam
memberikan solusi terbaik bagi para pelanggannya. Warnanya yang merah
melambangkan kedewasaan PLN sebagai perusahaan listrik pertama di Indonesia
dan kedinamisan gerak laju perusahaan beserta tiap insan perusahaan serta
keberanian dalam menghadapi tantangan perkembangan jaman.
 8

3. Tiga Gelombang

Gambar 2.4 Tiga Gelombang

Sumber : PT. PLN (Persero) Rayon Langsa Kota, 2019

Tiga gelombang memiliki arti gaya rambat energi listrik yang dialirkan oteh
tiga bidang usaha utama yang digeluti perusahaan yaitupembangkitan, penyaluran
dan distribusi yang seiring sejalan dengan kerja keras para insan PT PLN
(Persero) guna memberikan layanan terbaik bagi pelanggannya. Diberi warna biru
untuk menampilkan kesan konstan (sesuatu yang tetap) seperti halnya listrik
yang tetap diperlukan dalam kehidupan manusia di samping itu biru juga
melambangkan keandalan yang dimiliki insan - insan perusahaan dalam
memberikan layanan terbaik bagi para pelanggannya (Profil PT. PLN, 2019).

2.2 Struktur Organisasi dan Bidang Usaha

2.2.1 Struktur Organisasi

Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi, struktur organisasi

sangat penting dalam perusahaan karena berfungsi sebagai landasan bagi seluruh
fungsi yang ada dalam organisasi untuk melaksanakan tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari setiap fungsi. PT PLN (Persero) Rayon Langsa menganut
struktur organisasi garis lurus staff (line staff organization) yang sesuai dengan
kondisi perusahaan tersebut karena :
1) Pembagian tugas secara jelas dapat dibedakan.
 9

2) Manager Rayon langsung memerintah dan memberikan petunjuk-petunjuk

kepada supervisor untuk diteruskan kepada bawahannya yang sudah ditentukan
berdasarkan spesialis tugas.
Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan sepenuhnya kepada
bawahannya dalam bidang pekerjaan sepanjang yang menyangkut bidang
kerjanya. PT PLN (Persero) Rayon Langsa Kota dipimpin oleh seorang Manager
yang membawahi beberapa supervisor yang terdiri dari :
1) Supervisor Teknik
2) Supervisor Transaksi Energi
3) Supervisor Pelayanan dan Administrasi

Berikut adalah stuktur organisasi PT PLN (Persero) RAYON LANGSA

MANAGER RAYON

SUPERVISOR SUPERVISOR SUPERVISOR

TEKNIK TRANSAKSI ENERGI PELAYANAN & ADM

STAFF STAFF STAFF

Gambar 2.5 Struktur Organisasi

Sumber : PT. PLN (Persero) Rayon Langsa Kota, 2019

2.2.2 Bidang Usaha

Adapun tugas dan tanggung jawab dari setiap satuan-satuan kerja organisasi
tersebut secara garis besarnya dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Manager Rayon
Tugas, tanggung jawab dan wewenang dari Manager Rayon yaitu:
1. Merumuskan sarana kerja Rayon/Ranting berdasakan target perusahaan
dengan berpedoman target kerja, petunjuk serta kebijakan pelaksanaan
kebijakan pelaksanaan pekerjaan dari unit perusahaan induk.
 10

2. Menyusun konsep kebijakan teknis Rayon/Ranting berdasakan program

kerja unit perusahaan sebagai bahan usulan.
3. Menyusun RKAP Rayon/Ranting untuk di tindak lanjutkan kepada PLN
Cabang sebagai bahan rencana pelaksanaan tahun yang akan datang.
4. Menganalisa dan mengevaluasi kinerja Rayon/Ranting dalam rangka
pencapaian target-target yang telah ditetapkan.
5. Mengarahkan dan mengendalikan kegiatan pendistribusian dan atau
pembangkit tenaga listrik agar sesuai dengan jadwal dan target
perusahaan.
6. Mengendaliakan kegiatan pemeliharaan sesuai dengan jadwal dan
penanganan pencurian tenaga listrik secara terpadu sebagai upaya
mengurangi susut teknis atau non teknis.
7. Mengkordinasikan pelayanan dan pengembangan kelistrikan dengan
Pemda setempat atau Instansi terkait.
8. Memeriksa dan menandatangani bukti-bukti pengesahan, penerimaan, dan
pengeluaran uang Rayon/Ranting, surat perintah kerja, surat dinas resmi
lainnya yang menyangkut Rayon/Ranting s ebagai upaya untuk
melaksanakan pengawasan atau pengembalian.
9. Merencanakan system pengawasan pelaksaan dan penyerahan pekerjaan
yang dilaksanakan oleh pihak ketiga untuk menghindari penyimpangan-
penyimpangan.
10. Memeriksa secara uji petik dan mendadak terhadap bukti-bukti
pengiriman uang penjualan rekening ke bank receipt PLN Pusat/Wilayah
serta mengecek hasil pencatatan stand meter konsumen besar untuk
mengecek kebenaran pelaksanaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
11. Mengarahkan dan membina para rekanan Rayon/Ranting yang bergerak
dalam bidang kelistrikan agar dalam pelaksanaan pekerjaan instalasi
listrik dan pemeliaharaan jaringan, serta penanganan gangguan
memenuhi standar mutu pekerjaan yang sudah ditetapkan.
12. Membuat laporan berkala sesuai dengan bidang tugasnya.
 11

b. Supervisor Teknik
Tugas, tanggung jawab dan wewenang dari Supervisor Teknik yaitu:
1. Mengevaluasi rencana pemeliharaan dan anggaran pemeliharaan distribusi
serta mengawasi pelaksanaannya.
2. Menyusun jadwal pelaksanaan pemeliharaan distribusi sesuai dengan
kewenangan.
3. Mengevaluasi data-data dari operasi jaringan sebagai bahan pemeliharaan.
4. Melakukan koordinasi dengan Supervisor terkait dalam rangka
pemeliharaan.
5. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan material, peralatan kerja,
pemeliharaan distribusi, dan K3.
6. Mengevaluasi pelaksanaan pemberatan jaringan serta hasil pengukuran
beban trafo.
7. Membuat laporan pemeliharaan distribusi.
8. Mengawasi pelaksanaan manajemen trafo dan perbaikan gangguannya.
9. Membuat laporan berkala sesuai dengan bidang tugasnya.

c. Supervisor Pelayanan dan Administrasi

Tugas, tanggung jawab dan wewenang dari Supervisor Pelayanan dan
Administrasi yaitu:
1. Mengkoordinasikan dan mengawasi kinerja bagian Pelayanan Pelanggan,
Baca Meter, Pengendalian Piutan, dan Admistrasi Keuangan Rayon.
2. Membuat laporan berkala sesuai dengan bidang tugasnya.

d. Supervisor Transaksi Energi

Tugas, tanggung jawab dan wewenang dari Supervisor Transaksi Energi
yaitu:
1. Mengkoordinasikan dan mengawasi transaksi energi listrik,
Memonitor transaksi energi listrik terutama pelanggan-pelanggan besar.
2. Membuat laporan berkala sesuai dengan bidang tugasnya (Profil PT. PLN,
2019).
 12

2.3 Visi, Misi dan Tujuan Organisasi

2.3.1 Visi PT.PLN (Persero)
Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh kembang, Unggul
dan terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani.

2.3.2 Misi PT.PLN (Persero)

a) Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi
pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham.
b) Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas
kehidupan masyarakat.
c) Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
d) Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.

2.3.3 Tujuan PT.PLN (Persero)

Untuk menyelenggarakan usaha penyediaan tenaga listrik bagi kepentingan
umum dalam jumlah dan mutu yang memadai serta memupuk keuntungan dan
melaksanakan penugasan Pemerintah di bidang ketenagalistrikan dalam rangka
menunjang pembangunan dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas

2.4 Kegiatan di PT.PLN (Persero) Rayon Langsa

Kegiatan Umum PT. PLN (Persero) Rayon Langsa Kota adalah:
1) Menjalankan usaha penyedian tenaga listrik yang meliputi kegiatan
pembangkitan, penyaluran, distribusi tenaga listrik, perencanaan dan
pembangunan sarana penyediaan tenaga listrik.
2) Menjalankan usaha penunjang dalam penyedian tenaga listrik yang meliputi
kegiatan konsultasi, pembangunan, pemasangan, pemelihaaan peralatan
ketenaga listrikan, pengembangan teknologi peralatan yang menunjang
penyedian tenaga listrik.
3) Menjalankan kegiatan pengolaan dan pemanfaatan sumber daya alam dan
sumber energi lainnya untuk kepentingan penyedian tenaga
listrik,melakukan pemberian jasa operasi dan pengaturan pada
pembangkitan, penyaluran, distribusi dan tenaga listrik, menjalankan
 13

kegiatan perindustrian perangkat keras dan perangkat lunak bidang

ketenagalistrikan dan peralatan lain yang terkait dengan tenaga listrik,
melakukan kerja sama dengan instansi lain atau pihak lain atau badan
penyelenggara bidang ketenagalistrikan baik dari dalam negri maupun luar
negri dibidang pembangunan, operasional, telekomunikasi dan informasi
yang berkaitan dengan ketenagalistrikan.
4) Melakukan pengawasan terhadap pencurian dan penuggakan tenaga listrik
yang berada dalam pengawasan PT. PLN (Persero) Rayon Langsa Kota
5) Melakukan dan memproses pesang baru listik prabayar dan pascabayar, untuk
melakukan pemasangan pascabayar minimal daya 6600 VA (Company
Profile, 2019).
 BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
3.1 Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema)
yang artinya adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang
dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu (Kresna
Ramanda, 2013:183).
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, saling
bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sub sistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan
suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan
(Anastasia Lipursari, 2013:27).

3.2 Informasi
Informasi adalah data yang telah diberi makna melalui konteks. Sebagai
contoh, dokumen berbetuk spreadsheet seringkali digunakan untuk membuat
informasi dari data yang ada di dalamnya.
Menurut Al Bahra (dalam jurnal Hermansyah Sembiring dan Nurhayati,
2012:14), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih
berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini
maupun akan datang, sedangkan menurut Jogiyanto (dalam jurnal Hermansyah
Sembiring dan Nurhayati, 2012:14), informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

3.3 Sistem Informasi

Menurut Laudon (dalam jurnal Ifan Sadewa dan Kondar Siahaan,
2016:136), sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama
untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk

14
 15

mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis

masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (dalam jurnal Ifan Sadewa
dan Kondar Siahaan, 2016:136) menyatakan bahwa informasi merupakan
kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan
sumber daya yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam
sebuah organisasi.
Sistem informasi pada dasarnya terbentuk dari suatu kelompok kegiatan
operasi yang tetap, yaitu :
1) Mengumpulkan data
2) Mengelompokkan data
3) Menghitung
4) Menganalisa
5) Menyajikan laporan
Sasaran sistem informasi sebagai berikut :
1) Meningkatkan penyelesaian tugas
2) Pemakai harus lebih produktif agar menghasilkan keluaran dengan mutu
tinggi
3) Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan
4) Sistem harus mudah dan sering digunakan
5) Meningkatkan efektifitas ekonomi
6) Keuntungan dari sistem harus lebih besar dari biaya yang dikeluarkan

3.4 Arsip
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum”
yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut ditulis
“Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang
masalah pemerintahan. Menurut Bahasa Belanda yang dikatakan dengan
“Archief” mempunyai arti (Sularso Mulyono, Muhsin, Marimin, 1985 : 3).
a. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
b. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik dan
sebagainya.
 16

c. Bahan-bahan yang akan disimpulkan sebagai bahan pengingat.

Menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971, arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-
bahan pemerintahan dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut petunjuk pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan PT. PLN
(Persero) yang berdasarkan keputusan direksi PT. PLN (Persero) Nomor :
300.K/010/DIR/2004 tanggal 31 Desember 2004, arsip aktif adalah :
Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.
Dari pengetian diatas dapat diartikan arsip aktif sebagai kumpulan naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh perusahaan tersebut dalam bentuk dan corak
apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan pencatatan dokumen yang berguna untuk kelancaran dan
kemajuan organisasi (Lisa Indriana Gagarin, 2009).

3.4.1. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan
warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapatdiciptakan dan penemuan warkat
yang sudah disimpan dapat diketemukan dengan cepat bilamana warkat tersebut
sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah
menyimpan berdasarkan kata-tangkap (Caption) dari warkat yang disimpan baik
berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya
ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka :
1. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem-
nama (sering disebut sistem abjad), sistem-geografis, dan sistem-
subjek.
 17

Gambar 3.1 Penyusunan Berkas Berdasarkan Abjad

Sumber : Citra Kosa, 2019

2. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem

numerik, sistem-kronologis, dan sistem-subjek numerik (sistem-
subjek dengan kode nomor).

Gambar 3.2 Penyusunan Berkas Berdasarkan Angka

Sumber : Citra Kosa, 2019

Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem

penyimpanan yang standar adalah sistem-abjad (sistem-nama), sistem numerik,
sistem-geografis, dan sistem-subjek.(Citra Kosa, 2019).

3.5 Desain Sistem

Desain sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian
 18

perencanaan untuk elemen-elemen komputer yang menggunakan sistem baru. Ada

beberapa alat bantu yang digunakan dalam desain sistem yaitu Diagram Konteks
(Context Diagram), DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relationship
Diagram) (Nita Ariyanti, 2010:24).
2.5.1. Data Flow Diagram (DFD)
DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari
sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan
interaksi antara data yang disimpan dan proses apa yang dikenakan pada data
tersebut (Nita Ariyanti, 2010:24-25).
Beberapa sintaks yang berlaku untuk semua simbol DFD yaitu :
1) Komponen Proses
a. Proses menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran dan
biasanya komponen proses dapat disimbolkan dengan lingkaran atau
segi empat tumpul.
b. Proses umumnya didefinisikan dengan kalimat sederhana atau kata
tunggal.
c. Nama lingkaran tersebut mendeskripsikan respon yang harus
dilakukan sistem dalam menganalisa keadaan.
2) Komponen Aliran Data
a. Menggambarkan gerakan data atau informasi dari satu bagian ke
bagian lain dari system.
b. Aliran data direpresentasikan dengan menggunakan anak panah.
c. Nama fungsi untuk menjelaskan arti dalam aliran tersebut dan ditulis
untuk mengidentifikasikan aliran tersebut.
d. Ujung panah menunjukkan arah data bergerak.
e. Aliran data yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung
menggambarkan terjadinya dialog.
f. Aliran data dapat menyebar atau menyatu.
3) Komponen Penyimpanan
a. Dipakai untuk memodelkan kumpulan data misalnya paket data dan
model DBMS
 19

b. Penyimpanan direpresentasikan dengan garis paralel atau segi empat

terbuka.
4) Komponen Entity Luar
Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan diagram
aliran data sebagai berikut :
Tabel 3.1 Keterangan Data Flow Diagram

Gane/Sarson Yourdon/De Marco Keterangan

Entitas eksternal dapat berupa

Entitas Entitas
orang/unit terkait yang
Eksternal Eksternal
berinteraksi dengan sistem
tetapi di luar sistem.

Orang/
unit yang memperggunakan
Proses atau melakukan transformasai
Proses data. Komponen fisik tidak
diidentifikasikan

Aliran Data Aliran Data

Aliran data dengan arah

khusus dari sumber ke tujuan.

Penyimpanan data atau

tempat data dilihat oleh
Data Store Data Store proses.

3.5.2 ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD berguna untuk menggambarkan relasi dari dua file atau dua tabel yang
dapat digolongkan dalam tiga macam bentuk relasi (Nita Ariyanti, 2010:27),
yaitu :
1) Satu ke satu (one to one)
Kerelasian ini terjadi jika kejadian atau transaksi diantara entitas yang
berhubungan hanya memungkinkan terjadi sebuah kejadian atau transaksi
pada kedua entitas.
2) Banyak ke satu (One to many)
Kerelasian ini terjadi jika kejadian atau transaksi diantara dua entitas
yang berhubungan hanya memungkinkan terjadi satu kali dalam entitas
 20

pertama dan dapat terjadi lebih dari satu kali kejadian atau transaksi pada
entitas kedua.
3) Banyak ke banyak (Many to many)
Kerelasian ini terjadi jika kejadian atau transaksi diantara entitas yang
berhubungan hanya memungkinkan terjadi lebih dari satu kali dalam
entitas pertama dan entitas kedua (Nita Ariyanti, 2010:27).

3.6 Hypertext Proccesor (PHP)

PHP (Hypertext Preprocessor) merupakan bahasa scripting yang tergabung
menjadi satu dengan HTML dan dijalankan pada server side atau semua perintah
yang diberikan akan secara penuh dijalankan pada server, sedangkan yang
dikirimkan ke klien (browser) hanya berupa hasilnya saja. Sintak dan semantik
PHP memiliki kesamaan dengan bahasa C, Java, Perl, dengan menambahkan
tambahan tag <?php sebagai pembuka dan diakhiri dengan ?>, pasangan kedua
kode inilah yang berfungsi sebagai tag kode PHP. Berdasarkan tag inilah pihak
server dapat memahami kode PHP dan kemudian memprosesnya, hasilnya dikirim
ke browser (Yusi Ardi Binarso, dkk, 2012:76).

3.7 Definisi MySQL

SQL merupakan bahasa query yang paling banyak dipilih oleh DBMS dan
Development Tolls (seperti Visual Basic, Delphi, PHP, Java, dll) dalam
menyediakan median bagi penggunanya untuk berinteraksi dengan basis data.
MySQL merupakan salah satu contoh produk DBMS yang sangat popular di
lingkungan linux, tetapi juga tersedia pada windows. Banyak situs web yang
menggunakan MySQL sebagai database server (server yang melayani permintaan
akses database).
Pernyataan-pernyataan SQL digunakan untuk melakukan beberapa tugas
seperti : update data pada database, atau menampilkan data dari database.
Beberapa software RDBMS dan dapat menggunakan SQL, seperti : Oracle,
Sybase, Microsoft SQL Server, Microsoft Access, Ingres. Setiap software
database mempunyai bahasa perintah atau sintaks yang berbeda, namun pada
prinsipnya mempunyai arti dan fungsi yang sama (Nita Ariyanti, 2010:28).
 21

BAB IV
RANCANGAN SISTEM DAN ANALISIS
4.1 Perancangan Sistem
Tahapan perancangan sistem dibuat untuk menentukan ruang lingkup dan
pandangan umum sistem, yang dijabarkan dalam bentuk berikut ini :
4.1.1 Diagram Konteks
Pada gambar 4.1 terdapat dua user yang terlibat dalam sistem informasi
arsip berkas yaitu admin dan pimpinan. Admin berfungsi untuk memasukkan data
berkas pelanggan yang mau diarsipkan. Sistem akan mengeluarkan hasil berupa
informasi dari data berkas pelanggan. Kemudian pimpinan hanya dapat melihat
data dari para pelanggan yang ada pada sistem dan dapat mencetak data para
pelanggan.
No Pelanggan
Nama Rak, No Berkas
Sistem Informas Nama Pelaanggan
Arsip Berkas di Tgl Masuk, Jenis Berkas
Admin Info No Pelanggan PT.PLN Info No Pelanggan Pimpinan
Nama Rak, No Berkas (Persero) Rayon Info Nama Rak, No Berkas
Info Nama Pelaanggan Langsa Kota Info Nama Pelaanggan
Info Tgl Masuk Info Tgl Masuk
Info Jenis Berkas Info Jenis Berkas

Gambar 4.1 Diagram Konteks

4.1.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Pada gambar 4.2 dalam pengolahan sistem terdapat 4 proses, yaitu :
1) Proses Login
2) Tambah Berkas
3) Cetak Berkas
4) Logout
Admin melakukan login, lalu admin dapat melakukan penambahan berkas
yang berisi no pelanggan, nama rak, no berkas, nama pelanggan, tgl masuk dari
berkas dan jenis berkas tersebut, dapat mencetak laporan dan tentunya adminya
bisa logout juga. Kemudian ada pimpinan yang hanya dapat login untuk melihat
data dari para pelanggan, mencetak berkas para pelanggan dan logout.

21
 22

1.0
Login

2.0 3.0
Berkas Pimpinan
Tambah Berkas Cetak Berkas
Admin
Info No Pelanggan
Nama Rak, No Berkas
Nama Pelanggan
Tgl Masuk
Jenis Berkas

4.0
Logout

Gambar 4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

4.1.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1
Pada gambar 4.2. Admin dapat menambah, melihat detail berkas, mengedit,
dan menghapus. Yang mana pada menu tambah berkas admin menambahkan
berkas yang berisikan no pelanggan, nama rak, no berkas, nama pelanggan, tgl
masuk dari berkas tersebut dan jenis berkasnya. Setelah itu pada menu detail
admin dapat melihat berkas yang telah di tambahkan pada tabel berkas. Jika
admin melakukan kesalahan dalam penginputan berkas, maka admin dapat
mengedit berkas tersebut pada menu edit dan akan tersimpan di tabel berkas. Lalu
menu hapus untuk menghapus berkas dan yang terakhir admin dapat mencetak
laporan. Kemudian ada pimpinan yang dapat melihat berkas-berkas pelanggan dan
mencetak berkas pelanggan.
No Pelanggan
Nama rak, No Berkas
Nama Pelanggan
2.4 Tgl Masuk Jenis Berkas 2.1
Hapus Admin Tambah
Data pelanggan
Berkas
Terhapus

2.5
2.2
Cetak Info No Pelanggan
Detail
Laporan Nama rak, No Berkas Info No Pelanggan
Nama Pelanggan Nama rak, No Berkas
Tgl Masuk Nama Pelanggan
Jenis Berkas Tgl Masuk
Jenis Berkas

Info No Pelanggan 2.3

Nama rak, No Berkas Edit
Nama Pelanggan
Tgl Masuk
Info No Pelanggan Pimpinan Jenis Berkas
Nama rak, No Berkas
Nama Pelanggan
Tgl Masuk
Jenis Berkas

Gambar 4.3 Data Flow Diagram (DFD) Level 1

 23

4.1.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Pada gambar 4.4 terdapat Entity Relationship Diagram (ERD) yang
menjelaskan antara data dalam sistem basis data. Diagram ini merupakan
penjabaran dari hubungan proses alur dari admin menginput data pelanggan,
yang akan tersimpan di tabel berkas dan pimpinan yang dapat melihat data-
data pelanggan yang diinput oleh admin dan juga dapat mencetak berkas.
No
pelanggan
id_berkas
id id_berkas Nama
uname
pelanggan

Tgl
pass Admin 1 Input N Berkas
masuk

N
Foto jenis
N
Cetak Berkas

Lihat 1 Pimpinan uname

id
pass

id_berkas

Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram

4.2 Perancangan Basis Data

Pembuatan sistem informasi arsip berkas ini memerlukan basis data yang
berguna sebagai tempat penyimpanan informasi. Perancangan basis data untuk
sistem informasi ini adalah sebagai berikut :
4.2.1 Tabel Admin
Tabel 4.1 adalah tabel admin yang digunakan untuk menyimpan script menu
yang digunakan untuk login dan menginput data pelanggan, dapat dilihat pada
tabel berikut :
Tabel 4.1 Tabel Admin
Field Tipe Data Panjang Keterangan
id Int 11 AUTO_INCREMENT
 24

id_berkas Int 11
Uname Varchar 30
Pass Varchar 70
Foto Text

4.2.2 Tabel Berkas

Tabel 4.2 adalah tabel berkas yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas
pelanggan yang akan diarsip.
Tabel 4.2 Tabel Berkas
Field Tipe Data Panjang Keterangan

id berkas Int 11 AUTO_INCREMENT

no_pelanggan Varchar 11

nama_pelanggan Varchar 100

tgl_masuk Varchar 20

Jenis Text

4.2.3 Tabel Pimpinan

Tabel 4.3 adalah tabel pimpinan untuk menyimpan script menu yang
digunakan untuk login, melihat tabel berkas dan mencetak berkas.
Tabel 4.3 Tabel Pimpinan
Field Tipe Data Panjang Keterangan
id Int 11 AUTO_INCREMENT
id berkas Int 11
Uname Varchar 30
Pass Varchar 70

4.3 Analisis Sistem

Sistem yang dianalisa adalah sistem informasi arsip berkas pada PT.PLN
(Persero) Rayon Langsa Kota. Sistem ini membahas tentang penyimpanan
ataupun pencarian kembali berkas yang sebelum dan sesudah di arsip. Sistem ini
 25

menyimpan berkas-berkas yang berisi no pelanggan, nama rak, no berkas, nama

pelanggan, tgl masuk dan jenis berkas. jenis berkas pada sistem ini di
kelompokkan menjadi tiga bagian yaitu : berkas pasang baru, tambah daya dan
ganti meter. Pencarian berkas pada sistem ini berdasarkan angka yaitu no
pelanggan, yang mana ketika melakukan pencarian dan mengetikkan no
pelanggan maka akan keluar data berkas yang kita cari. No pelanggannya di mulai
dari angka 001 hingga seterusnya dan sistem juga dilengkapi dengan cetak berkas.

4.4 Desain Sistem

4.4.1 Halaman Login Untuk Admin
Pada gambar 4.5 sebelum menjalankan aplikasinya, terlebih dahulu masuk ke
halaman login. Pada halaman login admin harus mengisikan username dan
password terlebih dahulu. Admin akan login sebagai admin.

Gambar 4.5 Halaman Login

4.4.2 Halaman Utama

Pada gambar 4.6 merupakan halaman utama dari aplikasi arsip, yang mana ada
menu data berkas, ganti foto, ganti password dan yang terakhir menu logout.

Gambar 4.6 Halaman Utama Admin

 26

4.4.3 Halaman Data Berkas

Pada gambar 4.7 adalah halaman data berkas terdapat beberapa menu lainnya,
yaitu : tambah berkas baru, tabel berkas, menu detail, edit, hapus, pencarian
berkas dan cetak laporan berkas.

Gambar 4.7 Halaman Data Berkas

4.4.4 Halaman Tambah Berkas Baru

Pada gambar 4.8 terdapat halaman tambah berkas baru, admin diminta untuk
mengisi no pelanggan, nama rak, no berkas, nama pelanggan, nama rak, no
berkas, tgl masuk dan yang terakhir jenis dari berkas tersebut.

Gambar 4.8 Tambah Berkas Baru

 27

4.4.5 Halaman Tabel Berkas

Pada gambar 4.9 ada halaman tabel berkas yang berisi data dari berkas-berkas
yang telah di input ataupun ditambakan ke dalam sistem. Yang mana pada tabel
ini terdapat menu detail, edit dan hapus.

Gambar 4.9 Halaman Tabel Berkas

4.4.6 Halaman Detail

Pada gambar 4.10 ada halaman detail yang berisi detail dari data berkas yang
telah diinput/ditambahkan dalam sistem.

Gambar 4.10 Halaman Detail

 28

4.4.7 Halaman Edit

Pada gambar 4.11 ada halaman edit untuk admin dapat mengedit data berkas
yang salah dan jika sudah benar admin dapat langsung menyimpannya.

Gambar 4.11 Halaman Edit

4.4.8 Halaman Hapus

Halaman hapus berfungsi untuk menghapus data berkas yang ingin dihapus,
seperti gambar 4.12 yang mana akan muncul notifikasi tentang “Apakah anda
yakin ingin menghapus data ini?” dan dinotifikasi terdapat pilihan OK ataupun
Cancel.

Gambar 4.12 Halaman Hapus

 29

4.4.9 Halaman Pencarian Data Berkas

Pada gambar 4.13 terdapat halaman pencarian berfungsi untuk mencari data
berkas yang ada pada tabel berkas, yang mana pencarian ini dilakukan
menggunakan no pelanggan.

Gambar 4.13 Halaman Pencarian

4.4.10 Halaman Cetak

Pada gambar 4.14 ada halaman cetak untuk mencetak laporan dari data-data
berkas yang di inginkan.

Gambar 4.14 Halaman Cetak Laporan

 30

4.4.11 Halaman Ganti Foto

Pada gambar 4.15 ada halaman ganti foto. Admin dapat mengganti foto (logo
PLN) yang sudah ada dengan foto yang lain.

Gambar 4.15 Halaman Ganti Foto

4.4.12 Halaman Ganti Password

Pada gambar 4.16 adalah halaman untuk admin mengganti password yang
lama dengan yang baru.

Gambar 4.16 Halaman Ganti Password

 31

4.4.13 Halaman Login Untuk Pimpinan

Pada gambar 4.17 terdapat ada satu user lagi yang dapat login pada sistem
yaitu pimpinan, dimana pimpinan ini dapat melihat isi dari data-data berkas
pelanggan dan juga dapat mencetak laporan dari data berkas yang ada.

Gambar 4.17 Halaman Login Pimpinan

4.4.13 Halaman Utama Pada Pimpinan

Pada gambar 4.18 merupakan halaman utama dari pimpinan, yang terdapat
menu data berkas, ganti password, dan logout.

Gambar 4.18 Halaman Utama Pimpinan

 32

4.4.14 Halaman Data Berkas

Pada gambar 4.19 merupakan halaman data berkas, pimpinan hanya dapat
melihat data-data dari pelanggan, dan juga mencetak laporan dari data pelanggan
tersebut.

Gambar 4.19 Halaman Data Berkas Yang Ada Pada Pimpinan

4.4.15 Halaman Cetak Laporan

Pada gambar 4.20 merupakan halaman pimpinan yang dapat mencetak laporan
dari data pelanggan yang ada.

Gambar 4.20 Halaman Cetak Berkas

 41

BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Penulis memperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi arsip berkas ini dapat dijadikan alternatif dalam proses
pencarian berkas yang telah diarsip. Sistem ini juga di lengkapi dengan
cetak laporan data berkas yang telah diarsip
2. Sistem ini hanya bisa diakses oleh admin dan pimpinan. Admin dapat
menambahkan data-data dari pelanggan, mengedit, menghapus dan
melihat detail dari berkas pelanggan dan juga mencetak laporan. Tetapi
pimpinan hanya dapat melihat data-data dari pelanggan saja dan juga
dapat mencetak laporan.

5.2 Saran
Sistem ini masih terdapat kekurangan yaitu, user tidak dapat memilih data
mana saja yang akan di cetak. Sehingga data yang sudah tercetak sebelumnya
akan tercetak lagi. Diharapkan kepada penulis selanjutnya dapat mengembangkan
sistem ini.

33
 42

DAFTAR PUSTAKA

[1] Ariyanti, Nita. 2010. Sistem Informasi Pelayanan Instalasi Listrik PLN
Kartasura. Surakarta : Universitas Sebelas Maret.

[2] Binarso, Yusi Ardi. 2012. Pengembangan Sistem Informasi Alumni Berbasis
Web pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Diponegoro.
Universitas Diponegoro.

[3] Company Profile. Jakarta: www.pln.co.id. 2019

[4] Fauzia, Syifa, dkk. 2016. Perancangan Prototype Tampilan Antarmuka

Pengguna Aplikasi web Kamardagang.com dengan Teknik Flat Design
pada PT. Selaras Utama Internasional. Bandung : UIN Sunan Gunung
Djati.

[5] Gagarin, Lisa Indriana. 2009. Pelaksanaan Tata Kearsipan Di Dinas Tenaga
Kerja, Transmigrasi, Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah.
Universitas Sebelas Maret Surakarta.

[6] Kholid, Lalu Satriawan. 2016. Pengembangan Sistem Informasi Pembayaran

SPP Berbasis Web dan SMS Gateway. Universitas Negeri Yogyakarta.

[7] Kosa, Citra. 2019. Sistem Penataan Arsip Yang Dilakukan Oleh PT. PLN
(Persero) Satuan. Academia

[8] Lipursari, Anastasia. 2013. Peran Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam
Pengambilan Keputusan. Semarang : STIE Semarang.

[9] Profil PT. PLN (Persero) Rayon Langsa Kota, 2019.

[10] Ramanda, Kresna. 2016. Penerapan Sistem Manajemen Operasional

Pelayanan Pemesanan Menu Makanan dengan Waiting Line Method.
Jakarta Selatan : STMIK Nusa Mandiri Jakarta.

34
33
 43

[11] Sadewa, Ifan dan Siahaan, Kondar. 2016. Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Berbasis Web pada
Universitas Batanghari. Jambi : STIKOM Dinamika Bangsa.

[12] Sembiring, Hermansyah dan Nurhayati. 2012. Sistem Informasi Jumlah

Angkatan Kerja menggunakan Visual Basic pada Badan Pusat Statistik
(BPS) Kabupaten Langkat. Binjai : STMIK Kaputama.

35
33
 44

A-1
B-1
 45

A-2
B-1
 46

LAMPIRAN

DOKUMENTASI KEGIATAN KERJA PRAKTEK

Lampiran 1. Menulis data keluhan/pengaduan pada buku keluhan/pengaduan.

Sumber: pt.pln (Persero) Rayon Langsa Kota 2019

Lampiran 2. Mamasukkan data keluhan/pengaduan ke APKT.

Sumber: pt.pln (Persero) Rayon Langsa Kota 2019

B-1
 41

Lampiran 3. Menulis CT dibuku CT

Sumber: pt.pln (Persero) Rayon Langsa Kota 2019

Lampiran 4. Menulis Keluhan/pengaduan dari pelanggan

Sumber: pt.pln (Persero) Rayon Langsa Kota 2019

Lampiran 5. Memasukkan data-data berkas yang baru

Sumber: pt.pln (Persero) Rayon Langsa Kota 2019

B-1
B-2
 42

C-1
B-1
 43

D-1
B-1