A.

RENCANA PROYEK PERUBAHAN

(PROJECT CHARTER)

01. IDENTITAS PROYEK

Nama Proyek Perubahan OPTIMALISASI ARSIP KEPEGAWAIAN MELALUI DIGITALISASI
yang akan dilakukan PADA SUB. BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS
ESDM KOTA PALOPO
Deskripsi/ gambaran Arsip berbasis digitalisasi merupakan kumpulan
singkat mengenai proyek berkas sistematis yang berdaya guna tinggi dimana
perubahan memungkinkan penggunanya dapat dengan mudah
mengakses data/informasi setiap kali diperlukan secara
cepat dan tepat.
Arsip pada dasarnya mempunyai peranan penting
dalam sebuah organisasi/ unit kerja. Apabila arsip yang
dimiliki dalam suatu organisasi/unit kerja kurang baik
pengelolaanya, maka bisa dipastikan akan berakbiat pada
kurang maksimalnya tahapan dan proses pelayanan
administrasi kepegawaian tersebut. Oleh karena itu, arsip
idealnya dikelola menggunakan sistem pengelolaan
Digitalisasi yang baik dan benar. Sehingga diharapkan
kedepan akan terwujud optimaliasi pengelolaan arsip yang
mudah , aman dan tepat. Namun jika melihat kondisi
pengarsipan yang terdapat di sub. Bagian umum terlihat
kurang baik pengelolaannya, sehingga perlu adanya upaya
pengarsipan bebrbasis digitalisasi yang baik dan benar.
Sponsor/atasan yang akan Kepala Dinas ESDM Kota Palopo
menjadi pengarah dan
pendukung proyek Drs.Hasanuddin,M.Si
perubahan
Mentor/ atasan langsung / Kepala Dinas ESDM Kota Palopo
Pembimbing proyek Drs.Hasanuddin,M.Si
perubahan di tempat kerja
Project Leader/ Kasubag Umum & Kepegawaian
Penanggung jawab proyek Nursyamsi,S.Sos
perubahan
Sumber Daya Tim Sumber daya kunci dukungan Kepala Dinas
stake holder ysng dilegitimasi Para Kabid
oleh mentor untuk menjalankan Para Kasubag
proyek perbuhan Para Staf
Sarana dan Prasarana
pendukung kegiatan
1. Stakeholder Internal Berdasarkan surat keputusan
(Tim Kerja) kepala Dinas Perhubungan,
Komunikasi Dan Informatika
Kota Palopo Nomor
800/1s70/DHK/IV/2015 tanggal
28 April 2015 tentang
pembentukan tim kerja dalam
pelaksanaan pngroyek
perubahan diklat kepemimpinan
tingkat IV Angkatan CCX (210)
Tahun 2015 pada Dinas
Perhubungan, Komunikasi Dan
Informatika Kota Palopo,
sebagai berikut:
Sponsor/ Atasan bertugas
1. Kepala Dinas menjadi pengarah dan
Drs.Hasanuddin,M.Si pendukung proyek perubahan

Mentor bertugas membimbing

2. Kepala Dinas peserta melaksanakan proyek
Drs.Hasanuddin,M.Si perubahan ditempat kerja ;

3. Kabid Listrik Migas &

Pemanfaatan Energi
02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Latar belakang perlunya proyek diperlukan. Berangkat dari kondisi ideal atau normatif
yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi masalah sangat
penting untuk memntukan fokus proyek perubahan.

Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang ada pada
pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan
terobosan atau inovasi dalam organisasi.

Arsip berbasis digitalisasi merupakan kumpulan berkas sistematis yang berdaya

guna tinggi dimana memungkinkan penggunanya dapat dengan mudah mengakses
data/informasi setiap kali diperlukan secara cepat dan tepat.

Arsip pada dasarnya mempunyai peranan penting dalam sebuah organisasi/ unit
kerja. Apabila arsip yang dimiliki dalam suatu organisasi/unit kerja kurang baik
pengelolaanya, maka bisa dipastikan akan berakbiat pada kurang maksimalnya tahapan
dan proses pelayanan administrasi kepegawaian tersebut. Oleh karena itu, arsip
idealnya dikelola menggunakan sistem pengelolaan Digitalisasi yang baik dan benar.
Sehingga diharapkan kedepan akan terwujud optimaliasi pengelolaan arsip yang
mudah , aman dan tepat. Namun jika melihat kondisi pengarsipan yang terdapat di sub.
Bagian umum terlihat kurang baik pengelolaannya, sehingga perlu adanya upaya
pengarsipan bebrbasis digitalisasi yang baik dan benar.

Dengan melihat kondisi kekinian pada pengelelolaan arsip di sub. Bagian umum
dan kepegawaian Dinas ESDM Kota Palopo, terlihat Masih jauh dari harapan yang ideal,
hal tersebut disebabkan karena pengelolaan tata kelola arsip dan naskah belum baik
dan benar.

Dengan permasalahan di atas akan dilakukan langkah pembenahan/ perbaikan

dalam pengelolaan arsip dengan menggunakan metode sistem arsip digital, sehingga
data/informasi dapat dikelola dan di tata dengan sistematis sehingga dapat disajikan
dalam waktu yang relatif lebih cepat bila diperlukan. Tentunya hal tersebut
berpedoman pada undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan
Peraturan Republik Indonesia Nomor 28 tahun 2012 yang merupakan pelaksana
undang-undang nomor 43 tahun 2009. Pengolaan arsip secara digital ini sangat
mendukung dalam proses penyajian informasi tata naskah secara elektronik, sehingga
dengan bantuan sistem ini proses pencarian dan pemeriksaan kelengkapan tata naskah
dapat dilakukan secara mudah dan tepat, karena administrasi dimulai dari tertibnya
 kearsipan.

Berdasarkan fakta yang ada dilapangan maka saya sebagai reformer penyusunan
proyek perubahan ini dengan topik : “Optimalisasi Arsip Kepegawaian Melalui Digitalisasi
pada sub. Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas ESDM Kota Palopo”
Tabel Identifikasi Masalah

Masalah Penyebab Solusi Adaptif Area Judul

Masalah Perubahan
Optimalisasi
Arsip
Kepegawaian
Melalui
Digitalisasi pada
sub. Bagian
Umum dan
Kepegawaian
Dinas ESDM
Kota Palopo
03. TUJUAN
Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secara jangka panjang (satu atau dua
tahun), jangka menengah (satu tahun) dan jangka pendek (3 minggu/sampai
berakhirnya Diklat Pim).

Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek dan jangka
panjang saja. Tujuan jangka pendek dianggap sebagai pengungkit (leverage) yang
dilakukan dalam rangka mencapai tujuan jangka panjang.
A. Tujuan Jangka Pendek (sampai berakhirnya diklatpim),
Yaitu : Untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dan sarana back up dokumen fisik
B. Tujuan Jangka Menengah,
Yaitu : Untuk mengoptimalkan pelayanan administrasi kepegawaian secara terus
menerus.
04. MANFAAT
Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja
kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya.
Manfaat proyek perubahan ini dalam mendukung pelaksaan tugas dan perbaikan
kinerja kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja seksi telematika dan perizinan
pada Dinas perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kota Palopo, adalah :

A. Manfaat dari proyek perubahan ini adalah terlaksananya penyimpanan dokumen

kepegawaian dLm bentuk DVD.

B. Untuk berbagi referensi dalam melakukan aksi proyek perubahan.

C. Untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang arsip kepegawaian melalui

digitalisasi.
05. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup kegiatan yang penting dilakukan dalam proyek perubahan ini
disesuaikan dengan rumusan tujuan jangka pendek, jangka menengah.......... sebagai
ruang lingkup proyek kegiatan untuk mendukung pencapaian tahapan (Milestone), adalah
sebagai berikut:

A. Koordinasi dengan mentor terkait revisi proyek perubahan untuk mendapatkan

persetujuan untuk mendapatkan persetujuan mentor.

B. Konsultasi dengan coach/pembimbing terkait pelaksanaan proyek perubahan.

C. Koordinasi dengan sponsor, mentor, dan para staf dalam unit kerja, terkait menggalang
dukungan dengan meminta kesediaannya bekerjasama dalam pelaksanaan proyek
perubahan.

D. Koordinasi dengan tim kerja, mentor dan sponsor terkait pelaksanaan rapat pembentukan
tim kerja.

E. Koordinasi dengan tim kerja, mentor dan sponsor terkait pelaksanaan rapat penyusunan
program kerja.

F. Melaksanakan pendampingan pembuatan model folder penyimpanan

G. Melaksanakan penyimpanan file ke dalam DVD

H. Melakukan kegiatan monitoring, evaluasi dan pembauatan dokumen pelaporan.

06. PENETAPAN (MILESTONE)
TAHAPAN UTAMA WAKTU
Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian-2 yang Target waktu pelaksanaan
sangat penting seihngga, harus diperhatikan dalam menjamin (minggu, bulan tahun)
terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat
sasaran, milestone berbeda dengan Time Schedule yang akan
diuraikan secara lebih rinci pada laporan Breakthrough-2;

Milestone dibedakan antara tahapan jangka pendek dan panjang.

MILESTONE 1 : Terlaksananya konsultasi dengan coach stakeholder Minggu ke-1 Oktober 2015
internal dan eksternal
1. Konsultasi dengan mentor
2. Konsultasi stakholder internal & eksternal.
3. Konslutasi dengan coach
MILESTONE 2 : Terbentuknya Tim Kerja Minggu ke-2 Oktober 2015
1. Membuat undangan
2. Rapat pembentukan tim kerja
3. Daftar hadir
4. Membuat SK Tim
5. Membuat notulen
Penandatangan SK Tim
MILESTONE 3 : Terlaksanannya pendampingan pembuatan model Minggu ke-3 & 4 Oktober
folder penyimpan dokumen dalam co. 2015
1. Melakukan koordinasi dengan nara sumber untuk pembuatan model folder penyimpanan.
2. Melaksanakan pendampingan pembuatan model folder penyimpanan.
3. Memilah data yang ingin di scan
4. Melakukan scaning dokumen
5. Penyimpanan dokumen dalam computer
6. Konsultasi dengan coach
MILESTONE 4 : Terlaksananya penyimpanan dokumen Minggu ke-3 November
kepegawaian dalam DVD 2015
1. Menyiapkan DVD
2. Menyiapkan file ke dalam DVD
3. Memeriksa kembali file dalam DVD
4. Konsultasi dengan coach
MLIESTONE 5 : Terlaksananya monitoring, evaluasi sdan pelaporan Minggu ke-3 & 4
November 2015
1. Mengevaluasi hasil pengelohan dokumen
2. Laporan penyusunan hasil proyek perubahan
07. TATA KELOLA PROYEK
STRUKUR DESKRIPSI
Gambaran struktur tim/orang yang terlibat dalam Penjelasan peran masing-masing dalam
penyelenggaran proyek perubahan. penyelenggaraan proyek perubahan.
Contoh: Project leader
Coach

STRUKTUR TIM
PROYEK PERUBAHAN

SPONSOR

MENTOR

PROJECT
MENTOR LEADER STAKEHOLDER

TIM KERJA
 Bahwa salah satu KUNCI KEBERHASILAN suatu proyek adalah melakukan TATA KOELOLA
proyek berdasarkan FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN, dengan membuat pencerahan, pengaturan
(kordinasi), kepemimpinan dan pengendalian, dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal
mungkin, melakukan pengelolaan lingkup kerja, stakeholder, waktu, biaya dan mutu untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Demikian pula DUKUNGAN dan KERJASAMA dari kelapa kantor sebagai sponsor, atasan
langsung sebagai Mentor, Kepala Bidang, Seksi dan staf sebagai sumber daya tim selaku
stakeholders internal yang mendukung dan membantu terlakansananya proyek perubahan ini,
serta stakeholders eksternal yang turut memberi dukungan terhadap proyek perubahan ini
sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai.

Adapun peran masing-masing dalam melaksanakan tata kelola proyek yang mendukung
pencapaian tujuan adalah sebagai berikut :

SPONSOR :
Kepala Dinas / Atasan, berperan :
Menjadi pengarah dan pendukung proyek perubahan,
Penanggung jawab kegiatan
MENTOR :
Mentor / Atasan Langsung, berperan :
1. Memastikan perubahan tersebut membantu peningkatan kinerja organisasi
2. Menyetujui rencana proyek perubahan
3. Memberikan bimbingan danarahan terkait proyek perubahan
4. Memberikan solusi terhadap penyelesaian studi
5. Memonitor progress pelaksanaan proyek perubahan
PROJECT LEADER :
Penggagas proyek perubahan/pelaksana kegiatan/melaksanakan kegiatan
1. Menetapkan area perubahan pada unit organisasi yang dipimpinnya
2. Berkonsultasi dengan coach/pembimbing
3. Berkoordinasi dengan mentor/atasan
4. Mempengaruhi mentor/atasan langsung, dan para staf untuk menerima area perubahan
dan penggalang dukungan untuk kerjasama melaksanakan proyek perubahan.
5. Penggagas proyek perubahan, melaksanakan rapat dan kegiatan bersama dengan tim kerja
6. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap prgoress pelaksanaan tahapan kegiatan
 (milestone)
7. Meningkatkan semangat tim kerja dalam melakasanakan tahapan kegiatan (milestone)
COACH :
Coach, berperan :
1. Melaksanakan monitoring kepada peserta dalam pelaksanaan proyek perubahnnya
2. Melaksanakan monitoring terhadap progres pelaksanakan proyek perubahan
3. Memberikan solusi terhadap penyelesaian proyek
STAKEHOLDER :
A. Stakeholder Internal (Tim Kerja) berperan :
1. Melaksanakan rapat, menyusun program kerja
2. Melaporkan dan melakukan koordinasi kepada project Leader terkait perkembangan dan
kendala-kendala yang terjadi pada proyek perubahan
B. Stakeholder Eksternal, berperan :
1. Mendukung proposal proyek perubahan, dan iplementasi prokait kegiatan proyek
perubahan
2. Memberi masukan terkait kegiatan proyek perubahan
08. ANGGARAN
No. JUMLAH (Penjelasan Peruntukan)

(Esitmasi Jumlah anggaran yang dibutuhkan) (Penjelasan Peruntukan)

1.
09. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
NO. Identifikasi Instansi/ individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh
terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif
yang berarti mendukung atau negatif yang menjadi sumber penghambat. Stakeholder
dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau
stakeholder Eksternal yaitu instnasi lain atau indivi yang berpengaruh di luar instansi
peserta.
IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Identifikasi stakeholder ini dilakukan pada tahap awal persiapan pelaksanaan
proyek. Identifikasi stakeholder ini merupakan suatu kegaitan mengidentifikasi atau
menganalisis sikap dan respon stakeholders terhadap proyek perubahan dengan cara
menilai seberapa besar dukungan yang dapat diberikan untuk membantu peserta melalui
kerjasama dengan membangun tim melaksanakan tahapan kegiatan (milestone) dalam
mencapai tujuan proyek perubahan.
Adapun langkah-langkah identifikasi stakeholder adalah melakukan identifikasi
(analisis) dan assesment (penilaian) terhadap kepentingan dan dampak potensial yang
muncul dari kepentingan itu, serta pengaruh & peran para stakeholder, yaitu:
a. Stakeholder Internal (Pendukung dan Unit kerja)
 Kepala Dinas ESDM
 Para Kabid
 Para Kasubag
 Staff
b. Stakeholder Eksternal
 Badan kepegawaian Daerah
 Staff
 10. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
Penjelasan tentang kondisi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan
pencapaian target dan tujuan proyek perubahan.
A. POTENSI MASALAH YANG MENGHAMBAT :
1. Rendahnya pemahaman dan pengetahuan tentang pengarsipan
2. Belum tersedianya sarana dan prasarana pendukung kearsipan
3. Belum optimalnya tata laksana pengarsipan yang baik dan benar
B. LANGKAH ANTISIPASI :
1. Memberikan pemahaman dan pengetahuan tentang tata laksana pengarsipan melalui
digitalisasi
2. Tersedianya sarana dan prasarana pendukung kearsipan
3. Mengoptimalkan tatalaksana pengarsipan sebagai kunci tertib
4. Administrasi yang dimulai dari tertib kearsipannya yang secara terus-menerus
 11. RESIKO
Penjelasan resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek
perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan
Penjelasan tentang resiko yang harus diantisaipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan
proyek perubahan sesuai dengan target waktu yang ditentukan, yaitu:
a. Resiko dalam mencapai tujuan jangka pendek, dapat diatasi bersama tim kerja
b. Resiko dalam mencapai tujuan jangka menengah dan panjang.....
12. KRITERIA KEBERHASILAN
Ukuran keberhasilan dalam melaksanakan proyek perubahan. Hal tersebut harus dapat di
ukur misalnya dengan porsentase capaian, norma waktu, uang, dsb
1. Tersimpannya dokumen pegawai sebanyak 36 pada media simpan
2. Optimalnya penataan arsip data pegawai
13. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
Faktor-faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek
perubahan secara tepat sasaran dan waktu. Pengelolaan fungsi manajemen proyek
dengan benar yang terdiri dari pengelolaan lingkup kerja, waktu, biaya dan mutu.
Faktor-faktor yang dianggap menjadi kunci keberhasilan pencapaian tujuan proyek
perubahan secara tepat sasaran dan waktu, adalah melakukan bagaimana tata kelola
proyek yang baik dan benar berdasrkan fungsi manajemen sebagai suatu proses
perencanaan, pengaturan (koordinasi), kepemimpinan, dan pengendalian suatu proyek
oleh Tim Kerja dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai
tujuan dan manfaat yang telah ditentukan yaitu, pengelolaan lingkup kerja (stakeholder),
waktu, biaya, dan mutu.

Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan agar SUKSES mendapatkan hasil yang optimal
dalam melakukan perubahan, diantaranya yaitu :

1. Diagnostic Reading
Langkah diagnostic reading dimulai dari upaya mencermati visi-misi dan tupoksi
organisasi. Tingkat capaian visi-misi dan tupoksi dihubungkan dengan adanya serangkaian
gejala permasalahan saat ini perlu diidentifikasi memlalui rencana area perubahan,
sehingga diperoleh beberapa poin permasalahan organisasi yang palig aktual dan layak
dieksekusi

2. Koordiasi dengan Mentor

Reformer melakukan koordinasi dengan mentor untuk memilih skala prioritas area
perubahan yang mendesak dilakukan dalam proyek perubahan. Tentunya dengan
memperhatikan tupoksi reformer sehingga diperoleh output perubahan yang diinginkan,
yang akan menghasilkan peta sakteholder yang terkena dampak perubahan

3. Identifikasi Stakeholder dan Membangun Kerjsama Tim

Melalui Identifikasi peta stkeholder internal dan eksternal tersebut, maka reformer akan
membangun kerjsama dengan menuyusun sturuktur tim efeltif yang akan melaksanakan
proyek perubahan

4. Menyusun Milestone (Tahapan Kegiatan)

Menyusun Milestone sebagai tahapan kegiatan adalah salah satu kunci keberhasilan yang
akan menentukan dalam iplementasi proyek perubahan
5. Konsultasi dengan Coach
Melakukan Konsultasi dengan Coach dalam rangka pembimbingan dalam suatu kegiatan

6. Koordinasi dengan Stakeholder

Melakukan Koordinasi dengan Stakeholder dalam setiap kegiatan, hal ini sangat penting
agar seitap aktivitas berkontribusi terhadap capaian kinerja dari keseluruhan tujuan

Faktor Yang Turut Mempengaruhi Keberhasilan :

1. Kemampuan memimpin perubahan
2. Semangat tim kerja, dan komitmen yang kuat
3. Koordinasi dan kerjasama yang baik
4. Adanya tahapan kegiatan (milestone) yang jelas
5. Terdapat dukungan dari setiap stakeholder terkait
6. Sistem tata kelola dengan fungsi manajemen yang baik dan benar
7. Mampu menggunakan kekuatan (streengths) dan menciptakan peluang (oppurtunities),
serta memperkecil kelemahan (weakneses) dan ancaman (threats) dalam melaksanakan
proyek perubahan
14. LEMBAR PERSETUJUAN
PALOPO, 17 SEPTEMBER 2015
LEMBAR PERSETUJUAN
MENTOR : ATASAN LANGSUNG PESERTA
...................................

(Drs. HASANUDDIN, M.Si)

PALOPO, 17 SEPTEMBER 2015

LEMBAR PERSETUJUAN
COACH : ATASAN PESERTA
.........................

(Drs. H. JUNAID SHAHIB, M.Ag)