EVALUASI SISTEM ERP BERBASIS SUNFISH

MODUL PRODUCTION PADA PT. GARUDA

TWINJAYA

Stella Gloria, Dennis, Manda Kusuma Wardhani

Yuliana Lisanti
Binus University, Jln. Kebon Jeruk Raya no. 27, Kebon Jeruk Jakarta Barat 11530

Telp: 021 – 53696969, email penulis: skripsi_07paa@gmail.com

Abstract

The research purposes is to analyze the running business process on PT. Garuda Twinjaya,
identifying the function of SunFish ERP Systems, identifying gaps on business process, and
knowing the risk that may occur cause of gaps on business process. Analyzing process done by
using Fit/ Gap Analysis method and Risk Analysis method. Result of Fit/ Gap Analysis shows
that 75% of user requirement are fit, 17,85% of user requirement are partial, and 7,14% of user
requirement are gap. Result of Risk Analysis shows that almost half of the risk that occur can be
categorized to High Medium level. Can be summarized, to improve their business process, PT.
Garuda Twinjaya is recommended to run the recommendation and suggestion that given by the
team, giving training to the staffs, and doing evaluation periodically.

Keywords: SunFish ERP, user requirement, fit, gap, risk analysis

Abstrak

Tujuan penelitian adalah untuk menganalisa proses bisnis berjalan pada PT.Garuda Twinjaya,
mengidentifikasi fungsi – fungsi sistem SunFish ERP, mengidentifikasi gap pada proses bisnis,
dan mengetahui resiko yang mungkin muncul akibat dari gap pada proses bisnis. Proses
analisis dilakukan dengan menggunakan metode Fit/ Gap Analysis dan Risk Analysis. Hasil Fit/
Gap Analysis menunjukkan bahwa sebesar 75% user requirement adalah fit, 17,85% user
requirement adalah partial, dan 7,14% user requirement adalah gap. Hasil Risk Analysis
menunjukkan bahwa hampir sebagian dari resiko yang mungkin muncul dikategorikan pada
level High Medium. Dapat disimpulkan bahwa untuk meningkatkan proses bisnisnya, PT.
Garuda Twinjaya disarankan untuk menjalankan rekomendasi dan usulan yang diberikan tim
penulis, melakukan training kepada staf, dan melakukan evaluasi secara berkala.

Kata Kunci: SunFish ERP, user requirement, fit, gap, risk

PENDAHULUAN
Latar belakang diambilnya topik evaluasi sebagai topik skripsi yang akan dibahas adalah
karena sistem SunFish ERP yang diimplementaikan oleh PT. Garuda Twinjaya pada
tahun 2007 dan mulai go live pada tahun 2008 belum pernah dilakukan pengembangan
ataupun evaluasi. Sistem informasi terutama yang berbasis teknologi informasi perlu
dievaluasi atas efektivitas dan efisiensinya karena berbagai alasan. Alasan pertama
adalah karena lazimnya memerlukan dana investasi yang sangat besar. Alasan kedua
adalah sistem tersebut melibatkan hampir seluruh posisi kunci, dan bahkan mungkin
seluruh anggota organisasi. Alasan lain adalah faktor resiko, kontrol internal, dan
dampak apabila terjadi permasalahan akan sangat vital dan kompleks. (Gondodiyoto:
2007). Teori – teori yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah teori – teori
tentang fit/ gap anaylsis, risk analysis, produksi, dsb.

METODE PENELITIAN
Dalam melakukan penelitian, tim penulis menggunakan 2 (dua) metode untuk
mengumpulkan data – data guna penulisan skripsi. Metode – metode tersebut adalah
metode pengumpulan data dan metode analisa. Dalam menggunakan metode
pengumpulan data, terdapat 3 (tiga) cara, yaitu studi lapangan, studi kepustakaan, dan
wawancara. Dalam melakukan studi lapangan, tim penulis melakukan pengumpulan data
dengan melakukan studi lapangan dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh
PT. Garuda Twinjaya, sehingga data – data yang diperoleh akan digunakan untuk
penulisan skripsi ini. Dalam melakukan studi kepustakaan, tim penulis akan meninjau
buku – buku ilmiah dan literatur yang berkaitan dengan topik skripsi yang dibahas
sebagai referensi dalam penulisan skripsi ini. Dalam melakukan wawancara, tim penulis
melakukan wawancara kepada pihak – pihak yang terkait, seperti IT Department dan
user yang menggunakan sistem.
Dalam menggunakan metode analisa terdapat 2 (dua) metode, yaitu fit/ gap analysis dan
risk analysis. Metode fit/ gap analysis digunakan untuk mengetahui user requirement
dari PT. Garuda Twinjaya sekaligus meliha kesesuaian antara sistem SunFish ERP yang
digunakan dengan proses bisnis yang sedang berjalan. Berdasarkan hasil dari fit/ gap
analysis, apabila ditemukan hasil berupa gap ataupun partial, maka akan dilanjutkan
dengan menggunakan metode risk analysis. Dengan menggunakan metode risk analysis,
tim penulis melakukan identifikasi terhadap resiko – resiko yang mungkin muncul
beserta tingkat kemungkinan terjadinya serta dampaknya terhadap aktifitas bisnis
perusahaan. Dari resiko – resiko yang ada, kemudian akan dikategorikan dengan
menggunakan matriks dampak/ peluang untuk membantu mengkategorikan resiko –
resiko yang mungkin terjadi serta dampaknya. Untuk menggunakan pendekatan ini,
project stakeholder mendaftarkan resiko – resiko yang diperkirakan mungkin muncul
atas proyek yang sedang dilaksanakan. Mereka kemudian menentukan apakah resiko
tersebut termasuk kedalam kategori high (tinggi), medium (sedang), ataupun low
(rendah) atas peluang timbulnya dan dampaknya jika resiko tersebut muncul.

Manajer proyek kemudian membuat ringkasan atas hasil dalam probability/ impact
matrix. Tim proyek menempatkan resiko pada matriks, mengkombinasikan semua resiko
umum, dan memutuskan di mana resiko – resiko tersebut harus ditempatkan pada
matriks. Tim proyek harus berfokus pada setiap resiko yang termasuk pada kategori high
dalam matriks. Tim proyek harus mendiskusikan bagaimana mereka merencanakan
untuk mersepon resiko – resiko tersebut apabila terjadi.
Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh tim penulis, terdapat 3 (tiga) permasalahan,
yaitu penggunaan fungsi – fungsi SunFish ERP belum optimal, pencatatan masih
dilakukan secara manual untuk beberapa proses serta kemampuan sumber daya manusia
yang masih terbatas, dan tidak adanya Standard Operational Procedure (SOP).

HASIL DAN BAHASAN

Berikut adalah hasil dari evaluasi yang dilakukan, yang terdiri dari hasil fit/ gap analysis
dan risk analysis:

Tabel 1 Rangkuman Hasil Fit/Gap Analysis berdasarkan Business Process

Business F G P
Process H M L H M L H M L
Bill of
2 1
Materials
Item Formula 2 1

Job Order 4 1 1 1 2

Material
2 2 1
Request
Section
1 1
Transfer
Item
1 1
Conversion
Material
2 1 1
Return

Dari hasil fit/ gap analysis, ditemukan hasil yang berupa gap dan partial pada proses Job
Order, Material Request, Section Transfer, Item Conversion, dan Material Return. Dari
tabel tersebut dapat ditarik perhitungan sebagai berikut:

Tabel 2 Persentase Hasil Fit/ Gap Analysis

Fit Gap Partial

High 46,43 % 10,71 %
-
(13/28 * 100%) (3/28 * 100%)
Medium 25 % 7,14 % 7,14 %
(7/28 * 100%) (2/28 * 100%) (2/28 * 100%)
Low 3, 57 %
- -
(1/28 * 100%)
Total 75 % 7,14 % 17,85 %
Berdasarkan tabel di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa kebutuhan utama user pada
PT. Garuda Twinjaya telah dipenuhi atau didukung oleh sistem SunFish ERP dengan
rank high dan degree of fit sebesar 46,43%. Untuk rank medium dan degree of fit sebesar
25% menunjukkan bahwa kebutuhan user telah dipenuhi sehinga dapat memberikan
manfaat bagi perusahaan. Untuk rank low dan degree of fit sebesar 3,57% menunjukkan
bahwa kebutuhan user telah dipenuhi, namun hanya memberikan sedikit nilai tambah
kepada perusahan.

Untuk rank medium dan degree of gap sebesar 7,14% menunjukkan bahwa kebutuhan
user tidak dapat dipenuhi karena belum diimplementasikan dalam sistem SunFish ERP
sehingga belum dapat memberikan manfaat ataupun keuntungan bagi perusahaan.
Untuk rank high dan degree of partial sebesar 10,71% menunjukkan bahwa kebutuhan
utama user belum dapat dipenuhi karena fungsi yang disediakan belum digunakan
sehingga proses bisnis berjalan tidak memiliki fungsi kontrol. Untuk rank medium dan
degree of partial sebesar 7,14% menunjukkan bahwa kebutuhan user belum dapat
dipenuhi karena fungsi yang disediakan belum digunakan sehingga belum dapat
memberikan manfaat bagi perusahaan.

Setelah ditemukan gap dan partial, tim penulis melanjutkan dengan melakukan risk
analysis untuk mengidentifikasi resiko yang mungkin muncul beserta kemungkinan
terjadi dan dampaknya terhadap aktivitas bisnis perusahaan. Berikut hasil dari risk
analysis yang dilakukan oleh tim penulis:

Tabel 3 Risk Probability/ Impact Matrix

HIGH 1A 1B 2A 2B 3A 5B
PROBABI

6A 7B
LITY

MEDIUM 5A 6B 3B 4B 7A
LOW 4A
LOW MEDIUM HIGH
IMPACT

Dalam mengkategorikan resiko, tim penulis menggunakan Risk Probability/ Impact

Matrix untuk membantu mengelompokkan resiko. Probability ditunjukkan secara
vertikal dan impact ditunjukkan secara horizontal, sehingga diperoleh kriteria High High
(HH), High Medium (HM), High Low (HL), Medium High (MH), Medium Medium
(MM), Medium Low (ML), Low High (LH), Low Medium (LM), dan Low Low (LL).
Berikut adalah keterangan dari gambar matriks:
a. Angka – menunjukkan fungsi yang direkomendasikan.
b. Huruf – menggambarkan resiko dari fungsi yang direkomendasikan.

Dari hasil Risk Probability/ Impact Matrix, tersebut diperoleh hasil berupa:
1. Kriteria High High (HH)
Kriteria High High menunjukkan bahwa kriteria ini memiliki kemungkinan
resiko muncul tinggi apabila fungsi ini tidak diterpakan dan dampak yang timbul
 dari resiko sangat mempengaruhi sehingga menghambat aktivitas operasional
perusahaan atau proses bisnis utama perusahaan. Berdasarkan tabel tersebut,
terdapat 2 (dua) resiko yaitu 3A & 5B. resiko 3A adalah menghambat
pengeluaran raw material, sehingga apabila fungsi Material Transfer Approval
tidak diterapkan akan menghambat kegiatan produksi. Sedangkan kemungkinan
resiko 5B adalah menghambat section selanjutnya, sehingga apabila fungsi
Section Transfer Approval tidak diterapkan akan menghambat tahapan dalam
aktivitas produksi.

2. Kriteria High Medium (HM)

Kriteria HM (High Medium) menunjukkan bahwa kriteria ini memiliki
kemungkinan resiko tinggi apabila fungsi tidak diterapkan dan dampak yang
timbul dari resiko cukup mempengaruhi, tetapi tidak menghambat aktivitas
operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Berdasarkan tabel tersebut,
terdapat 6 resiko yang termasuk dalam kriteria HM yaitu 1A, 1B, 2A, 2B, 6A,
7B. Resiko 1A adalah mempengaruhi rencana produksi, sehingga apabila fungsi
Production Master Plan tidak diterapkan akan pengaturan rencana produksi itu
sendiri tanpa menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama
perusahaan. Resiko 1B adalah mempengaruhi jadwal produksi, sehingga apabila
fungsi Production Master Plan tidak diterapkan, akan berdampak pada jadwal
Produksi yang tidak teratur tanpa menghambat aktivitas operasional atau proses
bisnis utama perusahaan . Resiko 2A adalah tidak ada informasi mengenai
jadwal produksi, sehingga apabila fungsi Production Schedule tidak diterapkan
akan berdampak pada proses pengerjaan yang tidak teratur namun tidak
menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Resiko
2B adalah mempengaruhi prioritas Job Order, sehingga apabila fungsi
Production Schedule tidak diterapkan akan berdampak pada Job Order yang
dikerjakan tidak teratur namun tidak menghambat aktivitas operasional atau
proses bisnis utama perusahaan. Resiko 6A adalah barang hasil Item Conversion
tidak diketahui dengan pasti jumlahnya, sehingga apabila field “WIP Used (m)”
tidak diterapkan akan berdampak pada proses perhitungan finished goods secara
manual dan membutuhkan waktu lebih lama namun tidak menghambat aktivitas
operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Resiko 7B adalah tidak adanya
kontrol terhadap raw material sisa yang akan dikembalikan, sehingga apabila
fungsi Material Return Approval tidak diterapkan akan berdampak pada laporan
internal raw material namun tidak menghambat aktivitas operasional atau proses
bisnis utama perusahaan.

3. Kriteria Medium Medium (MM)

Kriteria MM (Medium Medium) menunjukkan bahwa kriteria ini memiliki
kemungkinan resiko cukup tinggi jika fungsi tidak diterapkan, dan dampak yang
timbul dari resiko cukup mempengaruhi tetapi tidak menghambat aktivitas
operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Berdasarkan tabel tersebut
terdapat 3 resiko yang termasuk dalam kriteria MM, yaitu 3B, 4B, 7A. Resiko 3B
adalah kehilangan fungsi kontrol terhadap raw material, sehingga apabila fungsi
 Approval Material Transfer tidak diterapkan akan berdampak pada pencatatan
raw material yang ada namun tidak menghambat aktivitas operasional atau
proses bisnis utama perusahaan. Resiko 4B adalah menghambat proses Material
Return, sehingga apabila fungsi Job Order tidak diterapkan, maka proses
pengembalian sisa raw material tidak dapat digunakan namun tidak menghambat
aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan. Resiko 7A adalah
mempengaruhi penggunaan material dari gudang persediaan, sehingga apabila
fungsi Approval Material Return tidak diterapkan akan berdampak pada
ketidaksesuaian pencatatan pengeluaran raw material namun tidak menghambat
aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.

4. Kriteria Medium Low (ML)

Kriteria ML (Medium Low) menunjukkan bahwa kriteria ini memiliki
kemungkinan muncul cukup tinggi jika fungsi tidak diterapkan dan dampak yang
timbul dari resiko sangat kecil atau tidak berpengaruh sehingga tidak
menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.
Berdasarkan tabel tersebut terdapat 2 resiko yang termasuk dalam kriteria ML
yaitu 5A dan 6B. Resiko 5A adalah tidak mengetahui proses Section Transfer
sudah mencapai section yang mana, sehingga apabila fungsi Approval Section
Transfer tidak diterapkan akan berdampak pada kurang maksimalnya fungsi
kontrol. Resiko 6B adalah tidak dapat mengukur efisiensi antara raw material
yang dikeluarkan dengan jumlah yang dihasilkan, sehingga apabila field “WIP
Used (m)” tidak diterapkan, akan berdampak pada kontrol terhadap raw
material.

5. Kriteria Low Low (LL)

Kriteria LL (Low Low) menunjukkan bahwa kriteria ini memiliki kemungkinan
resiko akan muncul cukup rendah jika fungsi tidak diterapkan dan dampak yang
timbul dari resiko sangat kecil atau tidak berpengaruh sehingga tidak
menghambat aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.
Berdasarkan tabel tersebut terdapat satu resiko yang termasuk dalam kriteria LL,
yaitu 4A. Resiko 4A adalah kehilangan fungsi kontrol terhadap efektivitas Job
Order, sehingga apabila fungsi peringatan ini tidak diterapkan hanya
berpengaruh terhadap efektivitas kinerja perusahaan dan tidak menghambat
aktivitas operasional atau proses bisnis utama perusahaan.

Dari kesimpulan diatas, dapat disimpulkan bahwa resiko yang harus diprioritaskan
adalah kriteria HH (High High) di mana resiko-resiko tersebut adalah menghambat
pengeluaran raw material dan menghambat section selanjutnya. Sehingga resiko ini
harus segera diselesaikan terlebih dahulu.

SIMPULAN DAN SARAN

Dari hasil evaluasi, tim penulis dapat menarik kesimpulan bahwa rata – rata user
requirement yang telah didukung oleh sistem SunFish ERP adalah sebesar 75% dengan
degree of fit, 17,85% degree of partial, dan 7,14% degree of gap. Secara keseluruhan
sistem SunFish ERP sudah memenuhi user requirement perusahaan. Selain itu, masih
terdapat beberapa user requirement yang masih belum terpenuhi, diantaranya adalah
peringatan untuk Job Order dan kemampuan sistem untuk menghitung jumlah barang
yang dihasilkan berdasarkan WIP Jumbo Roll yang digunakan. Sedangkan, beberapa
fungsi yang belum digunakan adalah pembuatan Production Master Plan, Production
Schedule, dan permintaan approval kepada pihak yang berwenang (Material Transfer,
Section Transfer, dan Material Return). Berdasarkan hasil dari Risk Analysis telah
dilakukan pada PT. Garuda Twinjaya, terdapat beberapa resiko yang dikategorikan
sebagai berikut: terdapat 2 resiko yang termasuk dalam kriteria High High, 6 resiko yang
termasuk dalam kriteria High Medium, 3 resiko yang termasuk dalam kriteria Medium
Medium, 2 resiko yang termasuk dalam kriteria Low Medium, dan 1 resiko yang
termasuk dalam kriteria Low Low. Oleh karena itu, resiko – resiko tersebut harus
dikendalikan ataupun diselesaikan dengan baik agar dapat mengurangi dampak yang
merugikan perusahaan. Dan simpulan yang terakhir adalah Memberikan usulan – usulan
kepada PT. Garuda Twinjaya yang memberikan manfaat berupa konfigurasi sistem
SunFish ERP agar dapat memunculkan notifikasi peringatan Job Order sehingga
Factory Manager mengetahui Job Order yang telah mencapai batas waktu pengerjaan,
menggunakan fungsi Production Master Plan dan Production Schedule, dan
mengaktifkan proses approval untuk meningkatkan proses kontrol.

Berdasarkan hasil evaluasi juga, tim penulis memberikan saran kepada PT. Garuda
Twinjaya untuk menjalankan usulan – usulan yang telah diberikan agar user requirement
dapat dipenuhi, sehingga efektivitas dan efisiensi proses bisnis dapat ditingkatkan.
Selain itu, PT. Garuda Twinjaya disarankan untuk melakukan pelatihan atau training
kepada staf divisi Produksi – nya agar dapat menggunakan sistem SunFish ERP dengan
baik. Dalam menjalankan rekomendasi dan solusi yang diberikan tim penulis, PT.
Garuda Twinjaya sebaiknya mengacu kepada prioritas resiko, sehingga mengetahui
rekomendasi proses mana yang sebaiknya diselesaikan terlebih dahulu. Dan saran yang
terakhir adalah untuk melakukan evaluasi secara berkala, baik modul Production
maupun modul – modul yang lainnya agar dapat mengetahui sejauh mana fungsi –
fungsi SunFish ERP yang digunakan mendukung berjalannya proses bisnis.

REFERENSI
[http 3] Anonim. (2013). Gap Analysis. Retrieved December 4, 2013, from
http://www.businessdictionary.com/definition/gap-analysis.html
[http 4] Anonim. (2013). Fit Gap Document Template. Retrieved December 5, 2013,
from http://ist.uwaterloo.ca/is/Methodologies/Templates/FitGap %20%
Documents%20template.pdf
[http 5] Anonim. (2013). Risk Analysis. Retrieved December 4, 2013, from
http://www.businessdictionary.com/definition/risk-analysis.html
[http 6] Anonim. (2008). Risk Probability Rank and Impact. Retrieved January 19, 2014,
from http://www.theiia.org/intAuditor/itaudit/archives/2007/may/understanding-
the-risk-management-process/
Gondodiyoto. (2007). Audit Sistem Informasi + pendekatan CobIT. Edisi Revisi. Mitra
Wacana Media, Jakarta.
Schwalbe, K. (2010). Information Technology Project Management, 6th edition. Cource
Technology. USA.

RIWAYAT PENULIS
Stella Gloria lahir di Jakarta pada 25 September 1992. Penulis menamatkan pendidikan
jenjang S1 di Binus University jurusan Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014.

Dennis lahir di Jakarta pada 25 Desember 1990. Penulis menamatkan pendidikan

jenjang S1 di Binus University jurusan Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2014.

Manda Kusuma Wardhani lahir di Sukabumi pada 28 Oktober 1992. Penulis

menamatkan pendidikan jenjang S1 di Binus University jurusan Komputerisasi
Akuntansi pada tahun 2014.