INSTITUT LATIHAN JABATAN TENAGA MANUSIA

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

MALAYSIA

KERTAS PENERANGAN
(L02-04-06-LE6-IS1)

TAJUK KEMAHIRAN DAN

TAHAP

TEKNOLOGI ELEKTRONIK TAHAP4

No. DAN TAJUK MODUL

M06 TECHNICAL TRAINING MANAGEMENT

No. DAN TAJUK

PENGALAMAN
PEMBELAJARAN

LE1 - TRAINNG NEED ANALYSIS (TNA)

LE2 - DEVELOP TRAINING SCHEDULE
AND MATERIAL PROCESS
LE3 - CONDUCT HEALTH AND SAFETY AUDIT
LE4 - CONDUCT ON JOB TRAINING
LE5 - PREPARE ACTIVITY REPORT
LE6 - CONDUCT SUBORDINATE PERFORMANCE
APPRAISAL

OBJEKTIF PRESTASI
AKHIRAN / TERMINAL
PERFORMANCE
OBJECTIVE

IMPLEMENT TNA, TRAINING SCHEDULE AND MATERIAL,

HEALTH AND SAFETY AUDIT, OJT, ACTIVITY REPORT AND
PERFORMANCE APPRAISAL BY USING SUITABLE TOOLS
AND MATERIAL SO THAT;
1. CBI, STAFF SKILL NEED, TRAINING COURSES ARE
IDENTIFIED AND GAP OF STAFF SKILL ARE MINIMIZED
2. TRAINING CAN BE PROVIDED ACCORDING TO THE
SPECIFICATION
3. CHECK LIST, AREA AUDITED, AUDIT SUMMARIZED
ACCORDING TO THE OSHA REQUIREMENTS
4. TOTAL TRAINING OF OPERATION WITH SAFETY
REGULATION EXPLAINED
5. ACHIEVEMENT, CONSTRAINTS, RECOMMENDATION
ARE SUBMITTED TO SUPERIOR
6. PERFORMANCE ISSUES WITH RESPECTIVE PARTIES
AND RECORDED ACCORDING TO COMPANY
PROCEDURES

ISI KANDUNGAN
LE6 CONDUCT SUBORDINATE PERFORMANCE APPRAISAL

09.02: Conduct Subordinate Performance Appraisal

No. & TAJUK

PENGALAMAN
PEMBELAJARAN

M06 TECHNICAL TRAINING MANAGEMENT

No. & TAJUK

TUGASAN

TASK 09.02: Conduct Subordinate Performance Appraisal

Tempat : Bilik Kuliah

Tempoh : 1 jam 30 minit

Code No. : L02-04-06-LE6-IS1

Muka : 1 drp. 8

TAJUK : CONDUCT SUBORDINATE PERFORMANCE APPRAISAL

TUJUAN :
Kertas penerangan ini adalah bertujuan untuk mempelajari apakah yang dikatakan dengan prestasi kerja serta
kaedah yang boleh dijalankan dalam menilai prestasi kerja.
PENERANGAN :
Definisi Proses Penilaian
Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai tindakan menilai prestasi semasa atau lampau seseorang pekerja.
Dengan itu proses penilaian melibatkan:
a.

penetapan piawai kerja:

b.

menilai prestasi sebenar pekerja

c.

memberi maklum balas kepada pekerja dengan tujuan memotivasikan mereka bagi melenyapkan
kelemahan prestasi atau supaya dapat terus mengekalkan tahap prestasi yang ditetapkan

Tujuan Penilaian Prestasi Kerja

a)

Penilaian memberi maklumat yang boleh menjadi asas untuk keputusan kenaikan pangkat dan
gaji.

b)

Kaedah ini memberi peluang untuk membentuk pelan bagi membetulkan sebarang kekurangan
yang didedahkan melalui penilaian tersebut, dan memperkukuhkan perkara yang dibuat dengan betul.

c)

Merupakan sebahagian daripada proses perancangan kerjaya berdasarkan pelan berdasarkan

kekuatan dan kelemahan yang ditunjukkan.

d)

Membantu meningkatkan prestasi organisasi.

Langkah Dalam Penilaian Prestasi

Proses penilaian prestasi mempunyai tiga Iangkah:
a)

Mentakrif kerja
Memastikan bahawa pekerja bersetuju tentang tugas dan piawai kerja.

b)

Menilai prestasi,
Membandingkan prestasi pekerja yang sebenar dengan piawai yang telah ditetapkan.

c)

Memberi maklum balas.

d)

Penilaian prestasi secara biasanya memerlukan satu atau dua sesi maklum balas, di mana
prestasi dan kemajuan pekerja dibincangkan dan pelan untuk sebarang pembangunan yang diperlukan
yang akan dibuat.

Code No L02-04-06-LE6-IS1

Muka : 2 drp. 8

Pihak Yang Menjalankan Penilaian

a)

Penyelia Terdekat

b)

Rakan Sebaya

c)

Jawatankuasa Penilaian

d)

Penilaian Oleh Pekerja

e)

Maklum Balas 360 Darjah melibatkan semua pihak dalam organisasi berkenaan tanpa
mengira pangkat atau bahagian.

Kaedah Penilaian
a.

Kaedah Skala Pengredan Grafik (Graphic Grading Scale Method)

Merupakan alat penilaian paling mudah dan paling popular untuk menilai prestasi. Rajah 2

menunjukkan skala pemeningkatan yang biasa. Di sini disenaraikan ciri (seperti kualiti dan kebolehpercayaan)
dan julat nilai prestasi (daripada tidak memuaskan kepada cemerlang) untuk setiap ciri. Penyelia akan
menilaikan setiap pekerja dengan membulatkan atau menandakan markah paling sesuai menerangkan
prestasinya untuk setiap ciri. Nilai yang diberi untuk setiap ciri perlu dijumlahkan.

Rajah 2 : Contoh Skala Pengredan Grafik

Code No. I05-04-06-LE6-IS1

B.

Muka : 3 drp. 8

Kaedah Gred Pusing Ganti (Cross Grading Method)

Penilaian pekerja atau kumpulan daripada ciri yang terbaik kepada yang terburuk adalah merupakan

satu lagi kaedah untuk menilai prestasi. Secara lazimnya ianya adalah lebih mudah untuk membezakan
pekerja yang terbaik berbanding yang terburuk. Maka kaedah ini adalah merupakan yang paling popular.
Langkah yang pertama, senaraikan semua pekerja yang akan dinilai. Kecualikan pekerja yang belum
dikenali dengan cukup mendalam, untuk digredkan. Seterusnya, dalam borang seperti dalam Rajah 4,
kenalpasti pekerja yang tertinggi dan terendah untuk ciri yang diukur seperti ketepatan masa, komitmen kerja
dan sebagainya. Kemudian, pilih yang kedua tinggi dan kedua rendah, berselang antara yang tertinggi dan
terendah sehingga semua pekerja dinilai telah digredkan.

Rajah 2 : Contoh Gred Pusing Ganti

Code No. L02-04-06-LE6-IS1

C.

Muka : 4 drp. 8

Kaedah Perbandingan Berpasangan (Match Comparison Method)

Kaedah perbandingan berpasangan membantu menjadikan kaedah penilaian supaya lebih tepat. Bagi

setiap ciri (kuantiti kerja, kualiti kerja, dan sebagainya), setiap pekerja dipasangkan dengan dan dibandingkan
dengan setiap pekerja lain.
Andaikan ada lima orang pekerja yang akan dinilaikan. Dalam kaedah perbandingan berpasangan
anda akan membuat carta, seperti dalam Rajah 3, untuk setiap pasangan yang mungkin untuk setiap ciri.
Seterusnya untuk setiap ciri tandakan Positif (+) untuk pekerja lebih cemerlang dalam pasangan tersebut atau
negative () untuk sebaliknya. Selepas itu, bilangan kali seorang pekerja dinilaikan lebih baik akan
dijumlahkan. Dalam Rajah 5, pekerja bernama Maria dinilaikan paling tinggi (mendapat paling banyak tanda
+) bagi kualiti kerja, sedangkan Art dinilaikan paling tinggi untuk daya cipta.

Rajah 3 : Contoh Perbandingan Berpasangan

D.

Kaedah Peristiwa Kritikal (Critical Event Method)

Dalam kaedah ini Penyelia menyimpan log tentang setiap tingkah laku pekerja. Lebih kurang setiap

enam bulan penyelia dan pekerja akan berjumpa dan membincangkan prestasi kerja. Sebagai contoh
penggunaan Rekod Pencapaian Kumulatif (RPK) dalam Sistem Pentaulihan Persijilan Kemahiran Malaysia .

Code No. L02-04-06-LE6-IS1

E.

Muka : 5 drp. 8

Kaedah Pelan Peningkatan Prestasi

Faktor/Kemahiran Prestasi

Analisis &
Contoh
Prestasi

Pelan
Peningkatan

MERANCANG Meramal, menetapkan objektif,

menetapkan strategi dan langkah bertindak, merancang
belanjawan,
penjadualan,
pemprograman,
dan
menggariskan prosedur.
MENGORGANISASI Menyusun aktiviti mengikut
kumpulan untuk mendapat hasil, membahagikan tugas,
penstafan, dan menggunakan sumber yang ada.
MENGARAH Keupayaan untuk memimpin dan
menyelia.
Menekankan proses memotivasi, berkomunikasi, dan
memimpin.
MENGAWAL Membentuk piawai prestasi, mengukur
keputusan, dan mengambil tindakan pembetulan.
MEMBANGUNKAN PEKERJA Menilai prestasi dan
potensi, memberi latihan dan pembangunan, melatih dan
memberi kauseling, serta menyelesaikan masalah
personel.
ANALISIS MASALAH
Menentukan data berkaitan, membezakan fakta ketara
daripada yang tidak ketara, mentakrifkan hubungan, dan
mencapai penyelesaian praktikal.
PEMBUATAN KEPUTUSAN
Menilai dan memilih daripaada langkah tindakan alternatif
dengan cepat dan tepat.
Rajah 3 : Contoh Perbandingan Berpasangan
Menangani Masalah Skala Penilaian
Kebanyakan majikan masih bergantung pada skala penilaian jenis grafik untuk menilai prestasi, tetapi
skala ini terdedah kepada beberapa masalah penilaian. Secara khusus, lima masalah utama yang akan
melemahkan alat penilaian:
(a)

Standard Tidak Jelas

Walaupun skala penilaian grafik kelihatan bersifat objektif, ia mungkin menimbulkan penilaian tidak

adil kerana ciri dan tahap merit terbuka kepada takrifan sendiri. Sebagai contoh, setiap penyelia mungkin akan
mentakrifkan baik, sederhana dan sebagainya dengan cara yang berbeza. Untuk mengatasinya, bentuk
dan rangkumkan frasa huraian yang mentakrif setiap ciri tersebut secara terperinci. Pemerincian akan
menghasilkan penilaian yang lebih konsistan dan lebih mudah untuk difahami

Code No. L02-04-06-LE6-IS1

(b)

Muka : 6 drp. 8

Kesan Halo (Halo effect)

Ditakrifkan sebagai pengaruh pandangan umum terhadap prestasi seseorang pekerja. Sebagai

contoh, pekerja yang kurang ramah, prestasinya dianggap sebagai tidak memuaskan, sedangkan kerjakerjanya adalah setanding dengan pekerja lain. Justeru itu latihan penyeliaan kepada pegawai atasannya
dapat membantu dalam mengurangkan masalah ini.
(c)

Kecenderungan Memusat
Banyak penyelia mempunyai masalah kecenderungan memusat semasa mengisi borang skala

penilaian. Sebagai contoh, sekiranya skala penilaian terletak antara 1 hingga 7, mereka sering mengelak
penggunaan skala tinggi (6 dan 7) dan yang rendah (1 dan 2). Mereka menilaikan kebanyakan orang antara
skala 3 dan 5. Sekiranya anda menggunakan skala penilaian grafik, maka bermakna bahawa semua pekerja
hanya dinilaikan sebagai sederhana. Oleh itu, pengredan pekerja dengan menggunakan skala penilaian
grafik dapat mengelak kecenderungan memusat ini.
(d)

Murah Hati Atau Ketegasan

Sesetengah penyelia cenderung menilai pekerja sebagai tinggi (atau rendah). Begitu juga bagi

sesetengah pengajar, suka memberi penilaian tinggi dan yang lain pula tidak. Malah sekiranya skala penilaian
grafik terpaksa digunakan juga, maka lebih sesuai menetapkan taburan prestasi - misalnya, 10% pekerja anda
dinilaikan sebagai cemerlang. 20% baik, dan sebagainya.
(e)

Bias
Perbezaan individu antara pekerja yang dinilai daripada segi ciri seperti umur, bangsa dan jantina juga

mempengaruhi penilaian mereka. Kerap kali jauh berbeza daripada prestasi sebenar pekerja tersebut.
Sebagai contoh, dalam satu kajian, para penyelidik mendapati bahawa ada kecenderungan bersistematik
untuk menilai pekerja yang lebih berumur (lebih 60 tahun) lebih rendah untuk kemampuan prestasi dan
potensi untuk pembangunan berbanding pekerja yang lebih muda. Dengan itu, masalah ini dapat diatasi
dengan pendekatan pengredan dan taburan terpaksa.

Code No. L02-04-06-LE6-IS1

Muka : 7 drp. 8

Menangani Masalah Perlaksanaan Penilaian

a)

Pastikan anda faham masalah yang baru dibincangkan (seperti menjelaskan piawai) serta
cadangan yang diberikan untuk setiap masalah.

b)

Latih penyelia supaya mengurangkan kesilapan seperti kesan halo, murah hati dan
kecenderungan memusat. Dalam program latihan yang biasa, penilai ditunjukkan pita video kerja yang
dijalankan dan diminta menilaikan pekerja tersebut.

c)

Penilaian yang diberi oleh setiap peserta seterusnya dirakamkan dalam flip chart. Pelbagai
kesilapan (seperti murah hati dan halo) diterangkan. Secara amnya, para penyelia akan memberi
penilaian yang betul dan menunjukkan kesilapan yang berlaku. Ini bermakna bahawa usaha
meningkatkan ketepatan penilaian bukan hanya memerlukan latihan malah langkah mengurangkan
faktor luaran seperti tekanan kesatuan dan kesuntukan masa.

Code No. L02-04-06-LE6-IS1

Muka : 8 drp. 8

SOALAN
1.

Apakah yang dimaksudkan dengan penilaian prestasi?

2.

Siapakah pihak yang layak untuk menilai prestasi seseorang pekerja?

3.

Nyatakan lima (5) masalah yang sering dihadapi dalam menilai prestasi?

RUJUKAN
1.

Gary Dessler (2002), Pengurusan Sumber Manusia Edisi Kelapan, Prentice Hall, ISBN 983-24713-6

10