HASIL RAPAT BIDANG PENGELOLAAN KEARSIPAN

HARI/TGL : RABU/22 JANUARI 2020 PKL ; 09.00 WIB

DIHADIRI OLEH :
1. Meri Sasdi, M. Pd (Kadis)
2. Ibrahim, Spd.Mpd (Kabid)
3. Riskan S.Pd (Kasi Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi)
4. Meri Cahyadi (Kasi Pengelolaan Arsip Dinamis)
5. Atry Yulidayanti. S, STP (Kasi Layanan dan Pemanfaatan Arsip)
6. Murzalin, S.Sos (Arsiparis)
7. Musmala, SE (Arsiparis)
8. Eka Dharma yanti, SKM (Arsiparis)
9. Yani Oktarina Sihaloho. A.Md (JFU Arsiparis)
10. Junaidil S. Sos (Arsiparis)
11. Nundari (Arsiparis)
12. Kurniati. Aks (JFU Pranata Kearsipan)
13. Ulva (Honorer)
14. Budi (Honorer)

Tidak Hadir :
1. Hendra Purnama, SE
2. Jaya sahrin, A. Md
3. Puri Yanti. S. Sos
4. Eva Juniarti
5. Ardan
6. Susi Marlina

ISI RAPAT:

1. Sambutan Kepala Dinas

Kadis mengapresiasi kedisiplinan PNS Perpustakaan karena telah mengikuti arahan dari
Bapak Gubernur melalui surat Sekda mengenai peningkatan kedisiplinan pegawai.
Kadis menanyakan kepada masing-masing Kasi dan staf mengenai tupoksi masing-masing
pegawai.
a. Kasi Pengelolaan Arsip Dinamis :
sebagai unit Pengolah Arsip dimana arsip aktif di olah pertama kali dan disimpan
selama 6 bulan .kemudian arsip yang inaktif disimpan di Record Centre.
Proses arsip in aktif menjadi statis ( Yang tidak Bisa dimusnahkan ) seperti arsip Vital
yang memiliki nilai sejarah perlu pendataan ulang seperti sejarah berdirinya
Kab/Kota.

b. Kasi Akuisisi
Bertugas melakukan penarikan arsip statis dan arsip vital dari OPD.
Melakukan scaning arsip statis. Kendala dalam melakukan penarikan arsip adalah OPD
beberapa OPD yang belum dapat menyampaikan arsip yang diminta. Kadis menyarankan
perlu surat pendahuluan atau dapat memalui WA kepada Bupati atau OPD yang
bersangkutan agar dapat menyiapkan arsip tersebut, sehingga sewaktu didatangi arsip
sudah ada,
 c. Kasi Layanan Layanan dan Pemanfaatan Arsip
Depo sebagai tempat penyimpanan arsip dinamis dan statis. Banyak dari OPD atau
mahasiswa dari UNIB yang sedang melakukan penelitian untuk melihat arsip statis
seperti pendirian Kab. Kaur.
Jadi Seksi layanan hanya dapat melayani informasi dengan cara pengajuan melalui
surat atau dokumen dari instansi yang bersangkutan.

Bidang Pengelolaan Arsip perlu :

1. Merancang kepindahan dari Depo Arsip ke Gedung Baru Perpustakaan dan
Kearsipan secara bertahap.
2. Menyiapkan sarana dan prasarana seperti : hordeng, AC dan Wifi,

2. Sambutan Kepala Bidang :

1. Apresiasi karena Kadis telah menyempatkan hadir pada acara rapat.

2. Kabid meminta Kasi mendonload dan membaca Peraturan Perundang-undangan megeai
Kearsipan.
3. Perlu meningkatkan kekompakan tim , keterbukaan dan kejujuran dalam pelaksanaan
kegiatan di Bidang .
4. Dalam penarikan arsip perlu disiapkan format dan menyurati Bupati atau OPD terlebih
dahulu.
5. Akan melakukan pemindahan Seksi Layanan secara bertahap.

Bengkulu, 22 Januari 2020

KEPALA BIDANG PENGELOLAAN KEARSIPAN NOTULEN

IBRAHIM , S Pd. MPd KURNIATI. AKS