LAPORAN KUNJUNGAN STUDY BANDING DI SULAWESI UTARA MANADO

Dalam rangka kunjungan kerja study banding tentang penataan arsip di

Pemerintah kota Manado pada tanggal 14 dan 17 Januari 2022 ,dengan hasil
sebagai berikut ;
1. Pada hari pertama ,kamis tanggal 14 januari 2022 ,saya diterima oleh
ibu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Manado ,Ibu Dra.
Myske Ripka Rumondor, M.Si dan dilanjutkan dengan diskusi , yang
dihadiri oleh jajaran di bidang Kearsipan,antaralain :
1) Drs.Alen Simon
(KepalaBidangPengelolaanArsipdanSistemInformasiKearsipan
2) WidiawatyChairudin, SE (Arsiparis Ahli Muda)
3) RintoTancaro, SE (Arsiparis Ahli Muda)
4) Christian J. Saroinsong, ST (Arsiparis Ahli Muda)
5) Jane Susan Pontius, A.Md (PengelolaArsip)
2. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ,baru dibentuk pada tahun 2016
(PerwalNomor 55 Tahun 2016), sebelumnya berkantor di lokasi Ex.
Kantor Dispenda Kota Manado Jl. Balai Kota 2 Kel. Tikala Kumaraka Kec.
Wenang dan saat ini berkantor di Lantai 5 Gedung Pemerintah Kota
Manado ( kantor Walikota Manado ),pemindahan lokasi ini disebakan
lokasi yang lama rawan banjir ,sehingga berbahaya terhadap keamanan
arsip,saatini di gedung yang baru cukup aman ,namun prasarana masih
minim,karena terbatas anggaran.
3. Pengelolaan arsip Dinamis,dalam diskusi disampaikan bahwa
pengelolaan arsip dinamis dilakukan setiap hari dengan mengacu pada
Kode Klasifikasi Arsip yang telah disetujui,sehingga memudahkan dalam
pemberkasan, dimasukkan dalam folder dan disimpan dalam Box .
Apabila tercipta arsip dari beberapa bidang ,maka akan dilakukan
pengarsipan oleh Pencipta arsip sendiri sebagai arsip aktif ,juga oleh
Bidang sekretariat yang sesuai Tupoksinya sebagai unit kearsipan di
bawah Sekretariat,dan dilakukan oleh pengelola arsip/arsiparis yang
telah mendapat pembinaan dari lembaga ANRI .
4. Berdasarkan Keahlian yang dimiliki oleh Pengelola arsip (ibu susan dan
ibu wati ) melakukan penataan arsip setiap hari,untuk menghindari
agar tidak terjadi penumpukan arsip yang overload,pemberkasan
dilakukan sesuai kegiatan dan di buat folder ,dimasukan dalam box dan
disimpan dalam lemari penyimpanan ( Roll O pack ). Arsip aktif
disimpan ditempat yang mudah dijangkau,sedangkan arsip inaktif
disimpan dalam lemari arsip. Arsip aktif umumnya arsip yang
kegiatannya masih berlangsung dan sesuai tahun anggaran yang masih
aktif,sedangkan arsip inaktif adalah kegiatan yang sudah selesai
dipertanggung jawabkan sesuai aturan yang berlaku.,dan disimpan
sampai batas retensi sesuai aturan Jadwal Retensi Arsip (JRA ).Semua
surat/tata naskah dinas di catat dalam surat masuk dan surat keluar
 secara manual dan elektronik menggunakan Laptop dengan program
aplikasi Microsoft Excel,sehingga apabila dilakukan pencarian,dengan
mudah dapat ditemukan kembali.Sedangkan Arsip fisik baik inaktif
maupun statis di simpan dalam lemari Roll O Pack,agar tetap aman dan
mudah ditemukan kembali,arsip yang disimpan bias berasal secara
internal maupun hasil akuisisi dari beberapa Perangkat Daerah dan
Kelurahan .
5. Penyimpanan arsip,apabila suatu arsip telah melewati masa
aktif(Arsipaktif yang tercipta dari unit pencipta di simpan dalam tempat
penyimpanan filling cabinet) dan masuk ke tahap inaktif,maka akan
dilakukan penyimpanan pada tempat yang layakseperti roll o pack atau
Lemari Rak Arsip,sehingga terkesan rapi dan mudah dicari,apabila
dibutuhkan. Untuk penyimpanan arsip yang direkomendasikan adalah
lemari geser seperti Roll O Pack atau filling cabinet,lemari tersebut
sangat aman dan terjaga oleh hama perusak arsip seperti
jamur,rayap,tikusdll.
6. Pemberkasan arsip,agar suatu arsip te tap terjaga dengan rapi dan
menarik secara estetika,maka perlu dilakukan pemberkasan dengan
baik dan disesuaikan dengan klasifikasi kearsipan ,hal ini juga
penting ,agar proses pencarian dapat dengan mudah dilakukan . proses
pemberkasan yang dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Manado,dengan cara melakukan pengumpulan berkas dari masing
masing bagian sebagai pencipta arsip,selanjutnya dimasukkan dalam
folder sesuai jenis kegiatan atau klasifikasi kearsipan.Dengan cara
melakukan pemberkasan secara dispilin,maka dapat terhindar dari
penumpukan arsip yang kacau balau,sehingga dapat merusak suasana
bekerja dan menurunkan produktifitas kerja individu maupun institusi.
7. Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA ),dalam melakukan penyusunan
JRA,hal pertama dilakukan yaitu melakukan koordinasi dengan pihak
lembaga ANRI ,selanjutnya Dinas membentuk Tim kecil untuk
membahas JRA.dimulai dengan membaca panduan penyusunan JRA
dari lembaga ANRI,selanjutnya disesuaikan dengan kondisi wilayah
setempat,dalamhal ini kota Manado,maka akan di rumuskan suatu
Jadwal Retensi Arsip yang dapat mengakomodir semua kegiatan yang
ada di wilayah Pemerintah Kota Manado. Setelah konsep JRA
final,maka selanjutnya dilakukan koordinasi dengan lembaga ANRI
untuk mendapatkan persetujuan,dan selanjutnya akan ditetapkan oleh
kepala Daerah(Walikota Manado).Apabila JRA telah ditetapkan,maka
setiap pencipta arsip dapat mengetahui jangka waktu
retensi/penyimpanan suatu arsip,sebelum dilakukan proses
penyusutan/pemusnahan arsip.
8. Demikiankonseplaporan.tolong di perbaikidanisibagian titik2.

Salam dariSorong,