LAPORAN HASIL OBSERVASI

ARSIP, SARANA DAN SISTEM KEARSIPAN DI DINAS

PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KULONPROGO
Jl. Sugiman, Wates, Serut, Margosari, Pengasih, Kulong Progo, Daerah Istimewa
Yogyakarta, 55611

Laporan ini disusun guna memenuhi tugas UAS mata kuliah Kesekretarisan
Dosen Pengampu : Nadia Sasmita Wijayanti S.A.B., M.Si

Disusun Oleh :
Ariska Kusuma Ningrum (23091420033)
Firandita Nurkhalia Savina (23091420034)
Galang Kamulyan Wibowo (23091420035)
Kurniawan Satriya Pinanggih (23091420036)

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS VOKASI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
TAHUN AKADEMIK 2023/2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan karunia-
Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Pada kesempatan
ini kami mengucapkan terima kasih yang sebenar-benarnya kepada dosen pengampu
mata kuliah Organisasi yaitu Ibu Nadia Sasmita Wijayanti S.A.B., M.Si. yang telah
memberikan tugas dan bimbingannya kepada kami. Kami juga ingin mengucapkan
terima kasih kepada pihak-pihak yang membantu dalam pembuatan makalah ini.
Dalam makalah ini kami menjelaskan tentang arsip, sarana dan sistem kearsipan di
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon Progo.
Makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Kami sampaikan terima kasih atas
perhatiannya terhadap makalah ini, dan kami berharap semoga makalah ini
bermanfaat bagi masyarakat dan kami khususnya. Dengan segala kerendahan hati,
saran dan kritik yang bersifat konstruktif sangat kami harapkan dari pembaca guna
meningkatkan pembuatan makalah pada tugas yang lain pada waktu mendatang.

Yogyakarta, 1 Desember 2023

DAFTAR ISI
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kesekretarisan
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa itu arsip ?
2. Apa itu kearsipan ?
3. Bagaimana jalannya kesekretarisan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon
Progo ?
4. Bagaimana jalannya kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon
Progo ?
5. Apa saja sarana dan sistem kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kulon Progo ?

1.3 Tujuan Observasi

1. Mengetahui definisi dari arsip
2. Mengetahui definisi dari kearsipan
3. Mengamati jalannya kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon
Progo
4. Mengetahui dan mengamati sarana dan sistem kearsipan yang ada di Dinas
Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon Progo

1.4 Metode Observasi

Metode penelitian yang kami lakukan di Dinas Perpusatakaan dan Arsip Daerah
Kulon Progo adalah metode wawancara dan metode observasi lapangan.

1.5 Waktu Pelaksanaan Observasi

Hari, tanggal : Kamis, 2 November 2023
Waktu : 13.00-16.00 WIB
Tempat : Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon Progo
Alamat : Jl. Sugiman, Wates, Serut, Margosari, Pengasih, Kulong Progo, Daerah
Istimewa Yogyakarta, 55611

1.6 Identitas Organisasi

Alamat perusahaan : Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon Progo
Kelurahan : Wates
Kecamatan :Pengasih
Kota/Kabupaten : Kulon Progo
Provinsi : Daerah Istimewa Yogyakarta
Kode pos : 55611
Telepon : (0274) 774553
Faxsimile :
Email :
Website : kulonprogokab.go.id
1.7 Identitas Narasumber
 BAB II
LANDASAN TEORI
 BAB III
PEMBAHASAN

4.1 Definisi Kesekretarisan

4.2 Definisi Arsip
4.3 Definisi Kearsipan
4.4 Jalannya Kesekretarisan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon
Progo
Sekretaris memiliki fungsi-fungsi tertentu yang dijalankan di kedinasan.
Fungsi sekretaris di dinas perpustakaan dan arsip daerah kulon progo yaitu sebagai
perencanaan dan keuangan dan fungsi umum serta kepegawaian. Dinas Perpustakaan
dan Arsip Daerah Kulon Progo memiliki penanggungjawab jalannya kesekretarisan
yaitu penelaah teknis kepegawaian, administrasi perkantoran berjumlah 2 orang, dan
PLT Kasubag. Fungsi penting kesekretarisan di dinas perpustakaan dan arsip daerah
kulon progo yaitu sebagai penunjang teknis berjalannya kedinasan.
Di dalam Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon Progo ada masalah
kekurangan pegawai yang berdampak pada keuangan, pelayanan, dan koordinasi di
kedinasan. Untuk menunjang kelancaran kesekretarisan di Dinas Perpustakaan dan
Arsip Kulon Progo dapat dilihat dari diadakannya apel pagi, grub struktural, grub
semua ASN, dan setiap hari Senin mengadakan rapat internal struktural.

4.5 Jalannya Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon Progo
Jenis arsip yang disimpan di LKD Kulon Progo yaitu arsip statis, arsip
dinamis, dan arsip vital (visual, kaset, cd, foto, dan kartografi). Jalannya kearsipan di
LKD Kulon Progo yaitu pertama penerimaan arsip statis yang bernilai sejarah
contohnya kartografi, arsip peta, arsip pemilu, arsip kantor yang sudah tidak
beroperasi, dan catatan sipil. Arsip yang diterima dari OPD akan disimpan di LKD
selama 10 tahun. Setelah itu akan dilakukan penilaian apakah arsip tersebut bisa
dimusnahkan atau disimpan kembali.
Untuk memangkas penyimpanan dan menjaga keamanan arsip, sebagian arsip
yang sudah di alih mediakan menjadi digital dan disimpan di aplikasi “suratku”
sebagai backup. Arsip yang bersifat rahasia disimpan dilemari besi (roll opec) dalam
di ruangan yang memiliki pengatur suhu, pengukur kelembapan udara, alarm sistem,
cctv, dan alarm kebakaran. Setiap satu tahun sekali, dinas perpustakaan dan arsip
daerah kulon progo melakukan fumigasi fogging ddan dua bulan sekali diberikan
kapur barus. Hal tersebut bertujuan untuk menghindari tumbuhnya jamur dan arsip
dimakan ngengat.

4.6 Sarana dan Sistem Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kulon Progo
Untuk menjalankan kearsipan di kedinasan, ada sarana yang digunakan untuk
meng-arsip berdasarkan jenisnya. Arsip statis biasanya disimpan dalam bentuk kertas
dan dimasukkan kedalam lemari besi (roll oprec) yang tahan api. Arsip dinamis
disimpan menggunakan folder atau mika bening dan disusun di filling cabinet. Yang
terakhir, ada arsip foto yang disimpan dengan dimasukkan ke dalam amplop kertas
bebas asam (conqueror) dan tidak menggunakan rak besi.
Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kulon Progo
menggunakan banyak sistem pengarsipan. Kedinasan menggunakan sistem kearsipan
abjad, sistem perihal dengan mengurutkan isi dari dokumen yang akan disusun, sistem
kronologi untuk mengurutkan dokumen berdasarkan urutan waktu diadakannya,
diberikannya, dan disusunnya. Dan sistem kearsipan lain yang dokumen nya bersifat
rahasia.