TATACARA PROSES PEMBAYARAN PEMBERIAN KHAS TAHUN 2015

SECARA OFF CYCLE PAYROLL

Tatacara ini disediakan sebagai panduan kepada Pejabat Perakaunan untuk

pelaksanaan pembayaran Pemberian Khas Tahun 2015. Kaedah pembayaran gaji
adalah secara off cycle dan Pemberian Khas akan dibayar pada 04 Januari 2016.

KAEDAH PELAKSANAAN

1. Pembayaran dibuat berdasarkan rekod penjawat awam yang aktif sehingga

pada 31 Disember 2015 yang dibayar melalui Sistem Gaji Berkomputer
GFMAS.

2. Pembayaran Pemberian Khas Tahun 2015 akan dibayar sebanyak

RM500.00 kepada pegawai yang layak berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan
Bilangan 10 tahun 2015 serta Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia
Bilangan 5 Tahun 2015.

3. Kod wagetype yang digunakan adalah 1078 - Pemberian Khas Amanah

atau 1079 - Pemberian Khas JUSA Amanah dan dicaj ke kod Amanah
Penyelesaian Bayaran 851021, 851022, 851023, 851024, 851025 dan
851033 PTJ masing-masing. Sila rujuk di ZRPY054.

4. Pejabat Perakaunan hendaklah menjana laporan senarai yang layak

menerima Pemberian Khas melalui kuiri SQ01 – ZHRPY IT0000 Action
seperti di bawah mulai 26 November 2015:

Mukasurat 1 dari 9
5. Seterusnya larian ZRPY068 (larian ujian) akan dibuat berdasarkan no. gaji
seperti Langkah 4 dan hasil larian ujian program ZRPY068 hendaklah diemel
kepada semua Pusat Tanggung Jawab / Pusat Pembayar yang terlibat untuk
semakan dan pengesahan bagi penjawat awam yang layak menerima
Pemberian Khas. Format fail untuk upload dan kod wagetype bagi setiap
Employee Group adalah seperti dibawah:

4.1 Format Fail untuk Upload

No. Gaji Wagetype Amaun
12345678 1078 500
12345679 1078 500
12345680 1079 500

4.2 Kod Wagetype bagi setiap Employee Group

Bil. Employee Wagetype Keterangan
Group
1 A01 (bukan 1078 Pemberian Khas Amanah
JUSA), A02,
A03, B46

2 A01 (JUSA) 1079 Pemberian Khas JUSA

Amanah

3 A10 1078 Pemberian Khas Amanah

4 B40, B45 1078 Pemberian Khas Amanah

5 A20, A21 1078 Pemberian Khas Amanah

Program ZRPY068 - Masukkan maklumat seperti rajah di bawah dan pilih

File Selection. Sila pastikan tarikh pada Record Creation Date adalah
sama semasa larian gaji dan seterusnya. Sekiranya tarikh berbeza, larian
gaji tidak akan mengambil kira amaun off cycle yang dimasukkan di PA30.

Mukasurat 2 dari 9
6. Setelah mendapat pengesahan daripada PTJ, Pejabat Perakaunan akan
memuat naik data menggunakan program ZRPY068 ke IT0267 (Additional
Off Cycle Payments) mulai 17 Disember 2015. Sila pastikan SM35 diproses
selepas ZRPY068.

Contoh PA30 (IT0267 – List Additional Off cycle Payments)

1078 Pemberian Khas

7. Sila buat semakan semula melalui kuiri SQ01 di IT0267 bagi memastikan
semua data berjaya di kemaskini di PA30 serta mengelakkan keciciran data.

8. PTJ adalah bertanggungjawab untuk membuat pelarasan selepas

pembayaran ini dibuat dan melaraskan semula kod akaun Amanah
Penyelesaian Bayaran seperti di atas sebelum 31 Januari 2016 dengan
dicajkan ke vot masing-masing (17104/ 17204/ 17301/ 29306). Sila rujuk
ZRPY054 bagi kod wagetype 1077 (Pemberian Khas) untuk maklumat lanjut.

Mukasurat 3 dari 9
PANDUAN LARIAN GAJI OFFCYCLE

Pastikan payroll control record (PA03) masih seperti berikut:

Jangan ubah Payroll Control Record (PA03) sehingga Larian Offcycle selesai.

1. Masuk kod transaksi PC00_M14_CALC atau ZRPCSC000 dan masukkan

maklumat seperti rajah di bawah. Pastikan kedua-dua payroll area dimasukkan
semasa larian. Masukkan no. gaji di ruangan Personnel Number
berdasarkan no gaji yang di upload semasa program ZRPY068.

Mukasurat 4 dari 9
2. Seterusnya masuk kod transaksi PC00_M99_CIPE dan masukkan maklumat
seperti rajah di bawah. Pastikan kedua-dua payroll area dimasukkan semasa
larian. Masukkan no. gaji di ruangan Personnel Number berdasarkan no.
gaji yang di upload semasa program ZRPY068. Buat semakan di SP01,
pastikan bilangan no. gaji adalah sama seperti bilangan data yang di upload
semasa program ZRPY068.

Maklumat yang perlu di dalam PC00_M99_CIPE. Larikan secara simulasi (S)

dan sebenar (P) sehingga proses i-sign selesai.

Tarikh mestilah sama

dengan maklumat dalam
PA30 (tarikh semasa data
diupload menggunakan
program ZRPY068.

System Date

Mukasurat 5 dari 9
PROSES CDTA SIMULASI DAN SEBENAR

3. Masuk kod transaksi PC00_M14_CDTA. Masukkan no. gaji di ruangan

Personnel Number berdasarkan no. gaji yang di upload semasa program
ZRPY068 beserta maklumat seperti rajah di bawah.

PASTIKAN PAY DATE 04.01.2016

Pastikan tarikh bayaran gaji

adalah pada 04.01.2016

* Sila teruskan proses seperti di dalam senarai semak GFMAS HR Payroll

Processing Checklist.

Mukasurat 6 dari 9
JANA LAPORAN E-PAYSLIP

4. Larikan proses PC00_M14_CEDT (Langkah 26), pastikan format off cycle

payroll adalah seperti rajah berikut. Masukkan no. gaji di ruangan Personnel
Number berdasarkan no. gaji yang di upload semasa program ZRPY068
beserta maklumat seperti rajah di bawah.

5. Bagi bank yang belum melaksanakan pembayaran gaji EFT, cek dan CD
hendaklah diserahkan kepada bank pada atau sebelum 28 Disember
2015. Bagi bank yang telah melaksanakan gaji EFT, AO hendaklah
melaksanakan proses DME, FDTA, ZFILEMGR & ZRPY019E selewat-
lewatnya pada 23 Disember 2015 (T-5) dan penghantaran EFT ke bank
pada 29 Disember 2015 (T-3).

Mukasurat 7 dari 9
6. PP perlu melaksanakan kemas kini EC Form secara manual berpandukan
TATACARA MENGISI MAKLUMAT GAJI, BONUS DAN BKK
OFFCYCLE/PULANGAN BALIK GAJI/CUKAI PENDAPATAN/KWSP UNTUK
DITUNJUKKAN DI DALAM PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN (EC FORM)
yang telah diedarkan kepada PP sebelum ini. Maklumat bayaran Pemberian
Khas ini perlu dimasukkan ke dalam EC Form untuk tahun 2016. Kod yang
boleh digunakan adalah 806 (Off Cycle BKK/Pemberian Khas) di Infotype
547 untuk kemas kini ke EC Form.

PANDUAN MENDAPATKAN MAKLUMAT CAJ LINE BAGI TUJUAN JERNAL

PELARASAN BAYARAN PEMBERIAN KHAS

Masuk kod transaksi PCP0 (Display Posting Runs). Pilih Status Dokumen 50
(Document Posted). Pilih Ptype A 21.12.2015 dan double click.

Dua dokumen akan dipaparkan. Maklumat pertama adalah maklumat caj line, dan
maklumat kedua adalah maklumat vendor. Double click pada maklumat pertama.

Mukasurat 8 dari 9
Data berikut akan dipaparkan. Sekiranya maklumat tidak mencukupi sila klik

Change Layout dan klik Copy.

Maklumat berikut akan dipaparkan. Download ke Excel seperti rajah dibawah.

Disediakan oleh:
Team HRPAY
Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat
November 2015

Mukasurat 9 dari 9