ADMINISTRASI PERKANTORAN

Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

Diah Wijayanti Sutha, SST., M.Kes.

Edisi Asli
Hak Cipta © 2018 pada penulis
Griya Kebonagung 2, Blok I2, No.14
Kebonagung, Sukodono, Sidoarjo
Telp. : 0812-3250-3457
Website : www.indomediapustaka.com
E-mail : indomediapustaka.sby@gmail.com

Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini dalam
bentuk apa pun, baik secara elektronik maupun mekanik, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan
menggunakan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari Penerbit.

UNDANG-UNDANG NOMOR 19 TAHUN 2002 TENTANG HAK CIPTA

1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak mengumumkan atau memperbanyak suatu ciptaan
atau memberi izin untuk itu, dipidana dengan pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/
atau denda paling banyak Rp 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada
umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau
denda paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

Diah Wijayanti Sutha

Administrasi Perkantoran/Diah Wijayanti Sutha

Edisi Pertama
—Sidoarjo: Indomedia Pustaka, 2018
1 jil., 17 × 24 cm, 160 hal.

ISBN: 978-602-6417-39-8

1. Ilmu Sosial 2. Administrasi Perkantoran

I. Judul II. Diah Wijayanti Sutha
 Kata Pengantar

Pentingnya pengetahuan yang berkenaan dengan administrasi dan operasional

perkantoran, terutama berkenaan dengan profesionalisme, efektivitas, serta efisiensi
dalam kegiatan administrasi perkantoran sangat menjadi hal yang patut diperhatikan
demi kelancaran kegiatan yang dilakukan dalam suatu oraganisasi. Kegiatan operasional
perkantoran dapat dilaksanakan dengan optimal jika didukung oleh adminitrasi dan
berbagai kegiatan perkantoran lainnya.
Buku ini menyajikan konsep-konsep dasar dan kunci dalam kegiatan administrasi
perkantoran termasuk rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur
dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai
tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan, yang tentunya dapat dijadikan sebagai
bahan rujukan untuk memperdalam ilmu adminitrasi perkantoran . Buku ini terdiri dari
13 bab yang meliputi; konsep dasar administrasi perkantoran; organisasi perkantoran;
pekerjaan perkantoran; sistem perkantoran; sarana dan prasarana administrasi
perkantoran; personil adminitrasi perkantoran; komunkasi perkantoran; efisiensi
perkatoran; pengawasan adminitrasi perkantoran; pengawasan dan anggaran biaya;
kontrol produktifitas; kerasipan; teknologi komunikasi perkantoran. Tiga belaa topik
tersebut diharapkan mampu memberikan pemahaman yang komprehensif tentang
adminitrasi perkantoran.
Buku ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu segala kritik, nasehat, dan
masukan dapat disampaikan ke email: diahwsutha@gmail.com. Terimakasih

Surabaya, Januari 2017

iv Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum
 Daftar Isi

KATA PENGANTAR........................................................................................... iii

DAFTAR ISI........................................................................................................ v

BAB 1 KONSEP DASAR ADMINISTRASI PERKANTORAN.......................... 1

A. Pengertian Administrasi................................................................................ 1
B. Fungsi Administrasi....................................................................................... 3
C. Kantor.............................................................................................................. 4
D. Pengertian Administrasi Perkantoran......................................................... 6
E. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran................................................. 8
F. Karakteristik Administrasi Perkantoran..................................................... 10
G. Azaz-azaz Administrasi Perkantoran.......................................................... 11
H. Peranan dan Fungsi Aministrasi Perkantoran............................................ 11
I. Tujuan Administrasi Perkantoran................................................................ 12
J. Pekerjaan Perkantoran................................................................................... 13

BAB 2 ORGANISASI PERKANTORAN.......................................................... 15

A. Pengertian Organisasi.................................................................................... 15
B. Prinsip-prinsip Organisasi............................................................................ 18
C. Tujuan Organisasi dan Tahap Kelanjutannya............................................. 23
D. Bentuk-bentuk Organisasi............................................................................ 25
E. Faktor Penyebab Perbedaan Struktur Organisasi...................................... 28
F. Peran Sekretaris dan Kesekretariatan dalam Sebuah Organisasi............. 28
G. Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretaris........................................................ 29
vi Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

BAB 3 PEKERJAAN PERKANTORAN............................................................ 31

A. Konsep Dasar Pekerjaan Pekantoran........................................................... 31
B. Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor/Tata Usaha........................................... 33
C. Fungsi Pekerjaan Kantor............................................................................... 34
D. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor............................................................................. 34
E. Lingkup Pekerjaan Perkantoran................................................................... 35
F. Peranan Pekerjaan Perkantoran .................................................................. 35
G. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor......................................................................... 36
H. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor.................................................... 37

BAB 4 SISTEM PERKANTORAN.................................................................... 41

A. Pengertian Sistem Perkantoran.................................................................... 41
B. Definisi Manajemen ...................................................................................... 42
C. Definisi Prosedur Perkantoran..................................................................... 44
D. Prinsip Sistem Perkantoran........................................................................... 44
E. Perencanaan Sistem Perkantoran................................................................. 45
F. Sistem Informasi Manajemen....................................................................... 46
G. Definisi Sistem Informasi Manajemen ....................................................... 46
H. Unsur Pokok Sistem Informasi Manajemen .............................................. 47
I. Fungsi Sistem Informasi Manajemen.......................................................... 52
J. Tujuan Sistem Informasi Manajemen.......................................................... 52
K. Komponen dalam Sistem Informasi Manajemen...................................... 52

BAB 5 SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN...... 59

A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor.................................................... 59
B. Tujuan Tata Ruang ........................................................................................ 60
C. Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor.............................................................. 60
D. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor................................................... 61
E. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor................................................. 64

BAB 6 PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN.................................... 71

A. Pengertian Personil Kantor........................................................................... 71
B. Macam-macam Personil Kantor.................................................................. 72
C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor.............................................. 72
D. Perangkat Kerja Personil Kantor ................................................................. 73
E. Tahapan-tahapan Pengadaan Personil Kantor........................................... 73
F. Langkah-langkah Pengadaan Personil Kantor........................................... 78
G. Syarat-Syarat Personil Kantor....................................................................... 79
H. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor.......................................... 80
Daftar Isi vii

I. Mutasi Personil Kantor.................................................................................. 83

J. Pemberhentian Personil Kantor................................................................... 87

BAB 7 KOMUNIKASI PERKANTORAN......................................................... 91

A. Pengertian Komunikasi................................................................................. 91
B. Proses Komunikasi......................................................................................... 92
C. Unsur-unsur Komunikasi............................................................................. 92
D. Fungsi Komunikasi........................................................................................ 93
E. Tujuan Komunikasi........................................................................................ 93
F. Teknik Komunikasi........................................................................................ 94
G. Komponen Komunikasi................................................................................ 94
H. Bentuk-bentuk Komunikasi.......................................................................... 95
I. Bidang Komunikasi ....................................................................................... 96
J. Sifat Komunikasi............................................................................................ 98
K. Tatanan Komunikasi...................................................................................... 99
L. Etika Komunikasi........................................................................................... 99
M. Etika Menerima Tamu di Kantor................................................................. 100
N. Etika Bertelepon............................................................................................. 101
O. Etika Menerima Panggilan Telepon............................................................. 102

BAB 8 EFISIENSI PERKANTORAN................................................................ 103

A. Asas-Asas Efisiensi dalam Pekerjaan Perkantoran.................................... 103
B. Penerapan Efisiensi dalam Kantor............................................................... 106

BAB 9 PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN............................ 113

A. Pengertian Pengawasan................................................................................. 113
B. Tujuan Pengawasan........................................................................................ 114
C. Fungsi Pengawasan........................................................................................ 115
D. Ciri-ciri Pengawasan...................................................................................... 115
E. Unsur-unsur Pengawasan.............................................................................. 116
F. Proses yang Dilakukan.................................................................................. 116
G. Pengawas......................................................................................................... 117
H. Pengawasan Kualitas...................................................................................... 117
I. Pengawasan Kuantitas................................................................................... 118
J. Prinsip-prinsip Pengawasan......................................................................... 120

BAB 10 PENGAWASAN DAN ANGGARAN BIAYA......................................... 121

A. Anggaran......................................................................................................... 121
B. Prinsip Anggaran........................................................................................... 122
viii Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

C. Zero Based Budgeting.................................................................................. 122

D. Pengendalian Anggaran................................................................................ 123

BAB 11 KONTROL PRODUKTIVITAS............................................................. 125

A. Pengukuran Kerja........................................................................................... 125
B. Manfaat Pengukuran Kinerja........................................................................ 125
C. Tujuan Pengukuran Kerja............................................................................. 126
D. Langkah-langkah Pengukuran Kerja........................................................... 127
E. Teknik Pengukuran Kerja.............................................................................. 127
F. Standarisasi Kerja........................................................................................... 128
G. Teknik Peningkatan Kerja............................................................................. 129

BAB 12 KEARSIPAN........................................................................................ 131

A. Pengertian Arsip dan Kearsipan................................................................... 131
B. Sistem dan Konsep Dasar Kearsipan........................................................... 132
C. Ruang Lingkup Arsip..................................................................................... 135
D. Tujuan Kearsipan............................................................................................ 135
E. Fungsi Arsip.................................................................................................... 135
F. Kegiatan Kearsipan........................................................................................ 136
G. Nilai Guna Arsip............................................................................................. 138
H. Kewajiban Kearsipan .................................................................................... 138
I. Pengorganisasian Kearsipan......................................................................... 139
J. Manajemen Kearsipan................................................................................... 140
K. Arsip Elektronik............................................................................................. 141
L. Kriteria Sistem Kearsipan yang Baik............................................................ 145
M. Kendala-Kendala dalam Sistem Kearsipan................................................. 146

BAB 13 TEKNOLOGI KOMUNIKASI PERKANTORAN................................... 147

A. Pengertian Teknologi Komunikasi (Telekomunikasi) Perkantoran........ 147
B. Macam-macam Telekomunikasi Perkantoran............................................ 147
C. Fungsi Teknologi dalam Perkantoran.......................................................... 149

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................ 151

Bab 1

Konsep Dasar
Administrasi
Perkantoran

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI
Secara etimologi kata Administrasi berasal dari
bahasa Latin, yaitu Ad yang memiliki arti intensif
dan ministrare yang memiliki arti melayani,
membantu, dan memenuhi. Dalam bahasa inggris
“administration”. Menurut KBBI administrasi
adalah usaha dan keguatan meliputi penetapan
tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan
pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang
berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;
kegiatan kantor dan tata usaha.
Administrasi adalah perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
2 Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

Pengertian Administrasi menurut para ahli adalah sebagai berikut:

1. Arthur Grager: fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan
warkat suatu organisasi.
2. George Terry: perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanankan agar mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
3. Sondang P. Siagian: keseluruhan dari proses kerja sama dua orang atau lebih
yang didasarkan dari atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
4. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak
yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha.
5. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi
dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara
efektif dan efisien

Unsur-unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie dalam buku: “Administrasi Perkantoran Modern” terdiri dari
delapan unsur:
1. Pengorganisasian
2. Manajemen
3. Tata hubungan
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata usaha
8. Perwakilan

Ciri-ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri atara lain sebagai berikut:
1. Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau dengan lebih
2. Terdapat kerja sama
3. Terdapat proses atau usaha
4. Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
5. Terdapat tujuan
Bab 1—Konsep Dasar Administrasi Perkantoran 3

B. FUNGSI ADMINISTRASI
Fungsi Administrasi menurut Quible ada lima yaitu:
1. Fungsi rutin: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi teknis: fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan
keterampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan
pembelian.
4. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis
sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan
orang lain seperti mengoordinasikan tim
5. Fungsi manajerial; fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.

Fungsi administasi secara umum adalah sebagai berikut:

1. Planning (perencanaan) adalah penyusunan perencanaan memerlukan kegiatan
administrasi, seperti pengumpulan data, pengolahan data, penyusunan perencanaan.
2. Organizing (pengorganisasian) adalah aktivitas menyusun dan membentuk
hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan
usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
3. Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada
suatu organisasi mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai
dengan usaha untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal
kepada organisasi.
4. Directing (pengarahan atau bimbingan) adalah fungsi manajemen yang berhubungan
usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilaksanakan
dengan baik dan benar-benar tertuju dari yang telah ditetapkan semula.
5. Coordinating adalah sebagian dari fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah
kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, percekcokan,
kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan
menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam
usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
6. Reporting adalah manajemen yang berada pada peyampaian perkembangan atau
hasil dari kegiatan dengan pemberian keterangan dari tugas dan fungsi para pejabat
yang lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat
memperoleh gambaran tentang pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.
4 Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

7. Budgeting adalah suatu kegiatan yang mengelola dan perencanaan yang berkelajutan
mengenai keuangan atau anggaran.

C. KANTOR
Pengertian Kantor
1. Menurut Bahasa
Kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu Kantoor yang artinya ruangan tempat
bekerja, tempat instansi dan lain-lain. Lalu jika dalam bahasa Inggris berasal
dari kata Office yang artinya tempat untuk memberikan pelayanan, ruang tempat
bekerja ataupun posisi. Pengertian tentang kantor dibagi kedalam dua bagian yang
diantaranya arti secara dinamis dan secara statistis. Berikut dibagian bawah ini
penjelasannya:
Arti kantor secara dinamis yaitu merupakan proses-proses dalam penyelenggaraan
kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolohan, penyimpanan maupun
pendistribusian data. Jadi jika dalam arti sempit merupakan tempat untuk
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha. Sedangkan
arti kantor secara statis yaitu merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja,
biro, marka, instansi, badan, perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian
data.
2. Menurut Para ahli
a. Menurut Moekijat, kantor adalah setiap tempat yang biayanya dipergunakan
untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat
tersebut mungkin diberikan.
b. Prajudi Atmosudirjo, kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staff
personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
c. Menurut KBBI, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus
suatu pekerjaan atau juga disebut tempat kerja.

Tujuan dan Fungsi Kantor

Tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. Sedangkan
fungsi dari kantor adalah sebagai berikut:
1. Menerima Informasi
Fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk
informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan juga semua laporan
tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk,
kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang
nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.
Bab 1—Konsep Dasar Administrasi Perkantoran 5

2. Merekam Informasi
Fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar
informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen
memintanya. Rekaman atau record semua informasi harus disimpan untuk
kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu, rekaman/record
juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan
perencanaan dan pengendalian pada perusahaan.
3. Mengatur Informasi
Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi
dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan
oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai contoh, laporan dari
sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara
menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut
dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara
sistematis didalam kantor.
4. Memberikan Informasi
Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan.
Apabila pihak manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi yang
dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima, dihimpun, diatur dan disimpan.
Sebagai informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat
bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau
tertulis.
5. Melindungi Aset/Harta
Disamping yang fungsi yang lainnya, kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi
aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor
adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi
sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima, merekam, mengatur dan memberi
informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau
data), baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut
sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak
jatuh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Faktor Bangunan Gedung Kantor

Faktor yang harus diperhatikan pada bangunan gedung kantor yaitu:
1. Syarat Adminitrasif
Persyaratan administratif meliputi, pertama status hak atas tanah, dan atau izin
pemanfaatan dari pemegang hak atas tanah, kedua, status kepemilikan bangunan
gedung, dan yang ketiga, izin mendirikan bangunan sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
6 Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

2. Kontruksi Gedung
Disain arsitektur (aspek Kesehtan dan Keselamatan kerja diperhatikan mulai
dari tahap perencanaan). Seleksi material, misalnya tidak menggunakan bahan
yang membahayakan seperti asbes dll. Seleksi dekorasi disesuaikan dengan asas
tujuannya misalnya penggunaan warna yang disesuaikan dengan kebutuhan.
Tanda khusus dengan pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek penting seperti
perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll. (peta petunjuk
pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis misalnya lift, lampu darurat
menuju exit door, dll).
3. Kesehatan
Untuk menjaga kesehatan para pekerja kantor, gedung kantor harus memenuhi
syarat-syarat sebagai kantor yang sehat. Kantor yang sehat harus memiliki syarat
sebagai berikut:
a. Memiliki kualitas udara yang baik
b. Memiliki kualitas pencahayaan yang baik
c. Sistem sanitasi yang baik
d. Kebersihan terjaga
4. Keamanan
Faktor keamanan adalah hal penting yang harus diperhatikan dalam pembangunan
gedung kantor. Dengan adanya kepastian keamanan pada gedung kantor maka
pekerja akan lebih merasa aman, nyaman dan tenang ketika bekerja. Dengan rasa
aman tersebut pekerja akan dapat melaksanakan pekerjaan dengan lebih maksimal.
Untuk menciptakan keamanan pada gedung kantor dapat dilakukan dengan
berbagai cara, misalnya dengan memasang berbagai alat untuk mengantisipasi
terjadinya kebakaran (Fire Safety Management), dan dengan menempatkan petugas
keamanan di setiap lantai.
5. Keindahan/Desain Interior
Desain sebuah bangunan tidak sekedar memberikan pemandangan indah bagi
pemiliknya, namun juga dapat mempresentasikan jiwa penghuninya serta
menunjukkan kreativitas dan kemampuan dalam menghasilkan karya lewat
tampilan tempat kerja.

D. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Administrasi perkantoran merupakan segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
perkerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu bentuk kerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu. sebagai suatu fungsi administrasi perkantoran berkaitan
dengan manajemen dan pengarahan dari semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses
Bab 1—Konsep Dasar Administrasi Perkantoran 7

pengolahaan data, komunikasi, dan memori organisasi. Dalam berbagai sumber-sumber

bacaan berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya istilah
Office Administration (Administrasi perkantoran) dan Office Management (Manajemen
perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Berikut ini beberapa
pengertian Office Administration (Administrasi perkantoran) atau Office Management
(Manajemen perkantoran) yang dikemukakan oleh beberapa ahli, yaitu sebagai berikut:
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku “ Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor
adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti tranportasi,
manufakturing, pergudangan, dan penjualan.
2. George R. Terry
Dalam buku “ Office Management and Control”, manajemen kantor adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan
kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan.
3. Arthur Granger
Dalam buku “ National Office Management Associatio Report”, manajemen kantor
adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekam dari
suatu organisasi
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku “ Textbook of Office Management”, manajemen kantor sebagai suatu
fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan
dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapanpun dan dimanapun
pekerjaan itu dilakukan.
5. W.H Evans
Dalam buku “ Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran
sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap
operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori
organisasi.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat
teknis ketatausahaa dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan pentingdalam
pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi
pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi
perkantoran atau manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menye-
lenggarakan secara tertib suatu pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
8 Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

E. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas
kerja perkantoran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor memiliki arti balai
(gedung, rumah, ruang) tempat untuk mengurus suatu mengenai pekerjaan (perusahaan)
tempat menjalankan pekerjaan. Pengertian lainnya dari kantor adalah sebuah unit
lembaga atau organisasi yang terdiri dari tempat, personil serta operasi ketatausahaan
demi membantu pimpinan organisasi.
Tempat artinya ruangan, gedung, kompleks, dan perabot serta perlengkapannya,
seperti mesin peralatan kantor dan juga perlengkapan lainnya. Dari pengertian diatas
bisa disimpulkan bahwa kantor adalah wadah atau tempat bagi sekelompok orang atau
organisasi yang melakukan kegiatan tata usaha.
Berikut adalah pembahasan lingkup administrasi perkantoran:
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran
dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan
perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran
(office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan
perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau
sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini:
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah
kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri
dari:
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunkasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) adalah pengaturan berbagai
macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi
organisasi tersebut yang meliputi:
Bab 1—Konsep Dasar Administrasi Perkantoran 9

1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/

perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), adalah suatu kegiatan yang
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan
targer dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan
kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut:
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pegawasan terhadap
bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap
bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika
karyawan menghadapi kesulita dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasa dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
Pengawasan Perkantoran (Office Controling), adalah kegiatan yang mematikan
bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin
dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja perkantoran

a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor adalah faktor
keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga.
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjamin keamanan dan kesehatan
karyawan, memiliki fasilitas yang memadai, dan harga gedung yang kompetitif
(seimbang dengan biaya dan keuntungan)
10 Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja kursi, rak, laci dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus
dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perobatan/perangkat kantor yang menunjang
pelaksanaan kerja dalam ruag kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon,
jendela,dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

F. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksanaan pekerjaan operasional tugas-tugas
pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan
bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work), yang berfungsi
memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-
pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert
P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi
pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam
organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung
mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan
misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut
dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani
kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
2. Merembes Segenap bagian Organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif
3. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang adala dalam organisasi
tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai
(misalnya tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok
pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pemimpin tertinggi
(dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah.
Bab 1—Konsep Dasar Administrasi Perkantoran 11

G. AZAZ-AZAZ ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Asas Perencanaan
Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai
tujuan tertentu. Perencenaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan
ditentukan sebelumnya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebaiknya
ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.
2. Asas Penyederhanaan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana
dan semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin
menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang
tindih pekerjaan. Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan
hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, jika ada
duo orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak
sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas.
3. Asas Penggabungan
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabung
atau didekatkan. Misalnya pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim
surat dibebankan kepada satu petugas. Contoh lain, untuk pencetakan dari lima
komputer cukup menggunakan satu buah printer.

H. PERANAN DAN FUNGSI AMINISTRASI PERKANTORAN

Peranan administrasi perkantoran yaitu:
1. Media komunikasi dua belah pihak atau lebih yang sedang berhubungan bisnis atau
lainnya.
2. Jembatan historis untuk mengungkap kejadian di masa lampau.
3. Penghubung segala asal dan tujuan bagi masing-masing pihak.

Fungsi Administrasi Perkantoran

1. Fungsi teknis, yaitu fungsi yang mengaplikasikan keterampilan dan berkaitan
dengan teknologi guna memproduksi sebuah informasi seperti melalui komputer,
mesin tik, dan fax.
2. Fungsi rutinitas pemeliharaan dan duplikasi, yaitu fungsi untuk melakukan aktivitas
kearsipan dan penggandaan seperti fotocopy, scan, dan sebagainya.
3. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang di dalamnya terdapat prinsip perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan kepada segenap SDM (sumber
daya manusia) dan produksi yang ada serta proses kinerjanya.
12 Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum

4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang dapat menjadi pedoman bagi pengevaluasian
kerja SDM yang menyangkut promosi atau peningkatan karir demosi dan
pemutusan hubungan kerja (PHK) seorang karyawan.
5. Fungsi analisis, yaitu fungsi untuk menjadikan semua proses administrasi sebagai
bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusan oleh seorang pimpinan.
6. Fungsi pengingat, yaitu fungsi untuk mengingatkan pihak terkait, yang berhubungan
dengan dokumen, baik tertulis maupun elektronik akan suatu kejadian penting.
7. Fungsi validitas, yaitu fungsi yang memungkinkan suatu dokumen administrasi
bisa menjadi sebuah bukti suatu kejadian/transaksi apabila dibutuhkan dikemudian
hari.

I. TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Adapun tujuan dari administrasi perkantoran yaitu:
1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan
dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
5. Membuat catatan dengan biaya minimal
6. Menangani segala keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang berasal dari
pelanggan mengenai prosedur dan kebijakan.
7. Mengawasi segala pekerjaan kantor dan administrasi untuk dapat memastikan
adnaya kepatuhan terhadap ditegakkannnya standar kualitas, tenggat waktu dan
adanya prosedur yang tepat.
8. Memberikan karyawan suatu bimbingan dalam menangani segala permasalahan
yang sulit atau rumit atau didalam menyelesaiakan suatu perselisihan.
9. Menerapkan suatu kebijakan dalam perusahaan atau departemen dan memberikan
standar pelayanan didalam hubungannya dengan manajemen.
10. Mendiskusikan suatu masalah prestasi kerja kepada karyawan untuk bisa
mengidentifikasi penyebab dan segala permasalahan dan berusaha untuk dapat
menyelesaikan permasalahan tersebut.
11. Melatih atau memberikan perintah kepada karyawan untuk menjalankan tugas
atau kerjaan.
12. Membuat laporan yang berhubungan dengan adanya kegiatan seperti penggajian,
produksi atau pengiriman yang bertujuan untuk memverifikasi dan memantau
kegiatan kerja dan berupaya mengevaluasi kinerja.
13. Merekrut karyawan, wawancara dan memilihnya.
Bab 1—Konsep Dasar Administrasi Perkantoran 13

14. Menafsirkan dan berupaya mengomunikasikan segala prosedur kerja dan kebijakan
perusahaan kepada para staff

J. PEKERJAAN PERKANTORAN
George Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran itu sebagai berikut:
“Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak
hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari
pimpinan”.

Jenis-Jenis Pekerjaan Perkantoran

1. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan
tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika
diperlukan.
2. Mencatat, adalah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi
sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah, adalah kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk
menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
4. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan
alat.
5. Mengirim, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat
yang informasinya terdiri dari satu pihak yang lainnya.
6. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumlah cara dan
alat dalam suatu tempat yang aman.

Peranan Pekerjaan Perkantoran

Peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:
1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan
dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu
pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah
melayani segenap kegiatan operatif (tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern
maupun ekstern (pelayanan publik).
14 Administrasi Perkantoran—Cara Mudah Memahami Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum