Puskesmas DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN

Mantrijeron

No kode Ditetapkan Oleh Kepala Puskesmas

SPO Terbitan
No.Revisi
Tgl mulai berlaku
Mantrijeron

Halaman

PENGERTIAN Dokumentasi adalah proses mendokumentasikan segala hal yang

menyangkut prosedur.
Dokumentasi adalah Kegiatan atau proses pekerjaan mencatat atau
merekam suatu peristiwa dan objek atau aktifitas yang dianggap
berharga dan penting.
Dokumentasi diperlukan dalam suatu perusahaan karena dengan
adanya dokumen ada peninjauan ulang tentang pekerjaan yang
dilakukan.
Kegiatan dokumentasi melibatkan kegiatan pengumpulan,
pemeriksaan, pemilihan dokumen sesuai dengan kebutuhan
dokumentasi yang memungkinkan isi dokumen dapat diakses,
pemrosesan, mengklasifikasikan dan mengindeks, menyiapkan,
menyimpan dokumen, pencarian kembali dan penyajiannya.

TUJUAN 1. Sebagai Sarana Komunikasi, Sebagai Tanggung Jawab, Sebagai

Informasi statistic, Sebagai Sarana Pendidikan, Sebagai Sumber
Data Penelitian, Sebagai Jaminan Kualitas Pelayanan, Sebagai
Sumber Data Perencanaan
prinsipnya tujuan dari dokumentasi adalah untuk
mengkomunikasikan, mengambil suatu informasi dari suatu masalah
atau kegiatan dan menyajikannya ke seseorang yang kurang familiar
sehingga orang tersebut bisa tahu tentang apa yang kita ketahui.

KEBIJAKAN Dokumentasi prosedur dan pencatatan kegiatan di Puskesmas

Mantrijeron harus mengikuti langkah langkah dalam prosedur ini

REFERENSI Undang-Undang Republik Indonesia No. 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan
PROSEDUR Kegiatan pencatatan dokumen yang disimpan dalam bentuk
dokumen fisik meliputi verifikasi dan validasi.
 Memberikan Label pada lemari dan sampul sesuai urutan
 Menyusun tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan
 Menyimpan tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan
 Membuat laporan

Melakukan inventarisasi & rasionalisasi dokumen sesuai dengan

jadwal retensi dan membuat laporan

1. Koordinator Admin menerima informasi masalah spesifik dari

koordinator pokja, karyawan Puskesmas, dan pihak eksternal.
2. Koordinator Admin memasukan masalah spesifik dari karyawan
Puskesmas ke dalam rekapan koordinator,
3. Koordinator Admin menandatangai informasi dari karyawan
Puskesmas di dalam rekapan masalah spesifik individu
karyawan,
4. Koordinator, pelaksana Admin menerima informasi langsung
dari pelanggan, baik bicara langsung, telepon maupun SMS,
5. Informasi dari pelanggan direkap ke dalam rekapan masalah
spesifik setiap individu pelaksana Admin,
6. Pelaksana Admin menyerahkan informasi masalah spesifik
individu Koordinator,
7. Koordinator Admin menerima rekapan harapan pelanggan
secara individu direkap ke dalam rekapan koordinator,
8. Koordinator Admin menandatangani serah terima masalah
spesifik individu ke dalam rekapan individu,
9. Koordinator Admin mengundang pelaksana Admin untuk
membahas hasil masalah spesifik pokja Admin,
10. Koordinator, pelaksana Admin membahas hasil rekapan
koordinator masalah spesifik pelayanan pokja Admin,
11. Koordinator, pelaksana Admin membuat rencana tindak lanjut
hasil pembahasan masalah spesifik,
12. Koordinator membagi tugas kepada pelaksana Admin dalam
menyelesaikan permasalahan masalah spesifik,
13. Pelaksana Admin melaksanakan kegiatan sesuai dengan
pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada
buku kegiatan individu,
14. Koordinator Admin melapor kepada Kepala Puskesmas tentang
hasil bahasan masalah spesifik pokja Admin,
15. Kepala Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik atas
laporan koordinator Admin.
UNIT TERKAIT Seluruh Unit di Puskesmas Mantrijeron
 Mulai

Melakukan pencatatan dokumen meliputi Laporan

Laporan Verifikasi
Verifikasi dan
dan
Verifikasi dan Validasi Validasi
Validasi

Melakukan Inventarisasi dan Laporan

Laporan
rasionalisasi sesuai jadwal Inventarisasi
Inventarisasi dan
dan
rasionalilasi
rasionalilasi

Koordinator Admin menerima informasi

masalah dari koordinator pokja,
karyawan Puskesmas, dan pihak eksternal
dan menandatanganinya

Koordinator, pelaksana Admin

membahas hasil rekapan koordinator
masalah spesifik dan menindaklanjutinya

Koordinator membagi tugas kepada

pelaksana Admin dalam menyelesaikan
permasalahan masalah spesifik

Pelaksana Admin melaksanakan kegiatan

Buku
Buku Kegiatan
Kegiatan
sesuai dengan pembagian tugas yang
Individu
Individu
telah diterima dengan mencatat pada
buku kegiatan individu

Koordinator Admin melapor kepada

Kepala Puskesmas tentang hasil bahasan Laporan
Laporan hasil
hasil bahasan
bahasan
masalah spesifik pokja Admin masalah
masalah spesifik
spesifik

Selesai