TUGAS AKHIR SEMESTER

SISTEM INFORMASI BISNIS

SISTEM INFORMASI INVENTARISASI
UNIVERSITAS INTERNASIONAL SEMEN INDONESIA
(UISI)

OLEH :
ADHI WARDANA
(041824353032)

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2019
 SISTEM INFORMASI INVENTARISASI
UNIVERSITAS INTERNASIONAL SEMEN INDONESIA
(UISI)

Abstraksi
Universitas Internasional Semen Indonesia (UISI) merupakan lembaga perguruan
tinggi yang tergolong masih berusia sangat muda sehingga dituntut untuk dapat memberikan
pelayanan yang terbaik bagi stakeholder khususnya dalam hal ini adalah mahasiswa. Selama
berdirinya UISI, dalam hal pengelolaan inventaris dan data inventaris masih menggunakan
sistem manual, dengan media kertas sebagai sarana penyimpanan data sehingga apabila
dibutuhkan suatu data akan memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencarinya,
memungkinkan adanya duplikasi data, dan rawan terjadinya kehilangan data yang dapat
menghambat proses pelayanan Universitas, dimana proses pelayanan yang diinginkan adalah
tepat, cepat, dan akurat.
Sehubungan dengan hal tersebut yang sudah dijelaskan diatas, maka perlu adanya
rancangan sistem yang terkomputerisasi, karena dengan adanya sistem yang terkomputerisasi
pekerjaan pencatatan dan pembaruan data (update data) akan dapat dilakukan dengan lebih
cepat dan akurat dibandingkan dengan menggunakan sistem yang masih manual. Sistem yang
terkomputerisasi juga dapat membantu untuk menghindari penyimpangan data, pencatatan
yang lebih cepat, dan mempermudah dalam pembaruan data (update data) sehingga dapat
membantu dalam pengambilan keputusan pada bidang-bidang terkait di UISI.

Latar Belakang
Universitas Internasional Semen Indonesia (UISI) merupakan lembaga perguruan
tinggi yang berada dibawah naungan Yayasan Semen Indonesia atau dalam bahasa Inggris
adalah Semen Indonesia Foundation (SIF) yang terletak di Kabupaten Gresik, Provinsi Jawa
Timur yang didirikan pada tahun 2015. UISI pada saat ini memiliki 10 (sepuluh) program
studi yang dalam pengelolaannya terpusat melaui Direktorat baik dalam hal keuangan,
akademik, kemahasiswaan, dan sarana prasarana dengan jumlah total mahasiswanya adalah
2.500 orang mahasiswa.
Seiring dengan perkembangannya, UISI dituntut untuk dapat memberikan pelayanan
yang terbaik bagi stakeholder yang dalam hal ini adalah mahasiswa. Guna menjamin
keberlangsungan dan keberhasilan pelaksanaan kegiatan belajar dan mengajar di UISI maka,
sangat diperlukan sebuah sistem informasi terintegrasi yang mengatur tentang pengelolaan
inventarisasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh UISI.
BAB I
PERSYARATAN SISTEM INFORMASI

1.1. Pendahuluan
1.1.1. Tujuan
Tujuan dari pembuatan atau pengembangan sistem informasi ini adalah antara
lain :
a. Mengidentifikasi proses pendataan inventarisasi yang dimiliki oleh
Universitas,
b. Memudahkan Direktorat terkait untuk dapat membuat laporan kepemilikan
inventaris kepada stakeholder, (Mahasiswa, Bagian, Direktorat, Rektorat,
dan Yayasan)
c. Memudahkan Direktorat terkait melakukan pendataan dan pembaruan data
terkait inventaris.

1.2. Gambaran Umum

1.2.1. Prespektif Sistem
Program sistem informasi inventaris ini dapat dijalankan oleh staf administrasi
pada Bagian atau Direktorat terkait. Staf administrasi adalah orang yang dapat
membuka semua menu yang ada dalam program atau sistem.
1.2.2. Fungsi Sistem
Adapun fungsi dari sistem ini adalah tidak berbeda jauh dengan tujuan dari
pembuatan sistem ini, yaitu :
a. Mendigitalisasi proses pendataan inventaris yang dimiliki oleh Universitas,
b. Memudahkan Direktorat terkait untuk membuat laporan kepemilikan
inventaris,
c. Memudahkan Direktorat terkait untuk melakukan pendataan dan pembaruan
data inventaris.
1.2.3. Pengguna
Sistem pendataan inventaris ini membagi pengguna kedalam 2 (dua) kelompok.
Yakni sebagai admin dan sebagai peminjam. Admin memiliki hak akses penuh
dalam menjalankan semua menu-menu yang ada dalam sistem. Sedangkan
 peminjam hanya dapat mengakses menu-menu peminjaman inventaris
Universitas.
1.2.4. Batasan-Batasan
Sistem inventarisasi memiliki cakupan prosedur atau tahapan yang cukup luas
dan panjang, oleh karena itu diperlukan pembatasan masalah yang akan dibahas.
Adapun permasalahan yang akan dibahas adalah sebagai berikut :
a. Pendataan atau mengidentifikasi barang inventaris,
b. Pengelompokan barang inventaris,
c. Penggunaan barang inventaris.
 BAB II
SPESIFIKASI SISTEM

2.1. Persyaratan Interface Internal

2.1.1. Interface Administrasi
Dalam sistem ini interface dengan pihak internal dalam hal ini adalah
Administrasi/Staf terkait mencangkup proses input sebuah data yang akan di
olah dengan sistematis tertentu sehingga menghasilkan output yang maksimal,
misalnya dengan mengakses sebuah menu-menu dalam sistem dan langsung
dapat mengeluarkan hasil, dimana input tersebut akan langsung di proses dan
menghasilkan output yang sesuai.
2.1.2. Interface Perangkat Keras
Interface dengan perangkat keras yang dimaksud adalah CPU, monitor, mouse,
dan keyboard yang menjadi satu kesatuan untuk dapat mengakses sistem dan
menghasilkan proses yang sesuai dan diinginkan.
2.1.3. Interface Perangkat Lunak
Dalam sistem ini memiliki beberapa fitur yang sangat mudah untuk di akses dan
di mengerti oleh pengguna, dengan demikian pengguna dapat melakukan proses
input dengan mudah dan mendapatkan output yang diharapkan.
2.1.4. Interface Komunikasi
Interface Komunikasi yang dimaksud dalam hal ini adalah keterbatasan
pengguna untuk dapat mengakses data input yang sama dan akan memberikan
notifikasi atau peringatan otomatis jika pengguna menginputkan data yang sama.

2.2. Fitur Sistem Perangkat Lunak

2.2.1. Pendataan dan Indentifikasi Barang Inventaris
Fitur ini menyediakan akses untuk mendaftaran barang inventaris yang baru di
beli atau barang inventaris yang sudah dimiliki namun belum terdaftar dalam list
barang inventaris Universitas. Selain itu, di dalam fitur ini pengguna juga dapat
melakukan pendataan lokasi barang inventaris sehingga tidak terjadi kesalahan
penempatan atau penyerahan barang inventaris kepada unit peminta.
2.2.2. Pengelompokan Barang Inventaris
 Fitur ini dapat membantu pengguna untuk mengkelompokkan barang-barang
inventaris, dalam hal ini adalah kelompok barang inventaris berhubungan
dengan IT (komputer, laptop, printer) dan kelompok barang inventaris sarana
Universitas.
2.2.3. Penggunaan Barang Inventaris
Fitur ini dapat mencatat barang inventaris apa saja yang digunakan oleh unit-unit
peminta sehingga pengguna dapat mengetahui siapa, unit apa, kapan
peminjaman barang inventaris tersebut digunakan.
 BAB III
DESAIN PERANGKAT LUNAK

3.1. Pendahuluan
3.1.1. Identifikasi
Berdasarkan hasil analisa dan uraian umum mengenai sistem inventarisasi maka
dapat diidentifikasikan kekurangan yang ada, sehingga pada sistem mendatang
dibutuhkan beberapa hal sebagai berikut :
a. Entry Data Barang Inventaris
Saat ini pencatatan data inventaris dilakukan secara manual atau dapat
disebut dengan menulis pada lembar data inventaris sehingga apabila suatu
saat data tersebut dibutuhkan maka membutuhkan waktu untuk mencarinya.
b. Entry Data Kode Barang Inventaris
Pengkodean data barang inventaris masih manual sehingga pengguna harus
mengurutkan nomor inventaris, hal tersebut dapat mengakibatkan rawan
akan pencatatan yang ganda.
c. Entry Data Jenis Barang Inventaris
Pada tahapan ini, pengguna masih belum menggolongkan jenis barang
invetaris sehingga akan sulit terlacak atas data barang yang diperlukan.
d. Entry Data Lokasi Barang Inventaris
Dikarenakan lokasi gedung Universitas saat ini memiliki 3 area Kampus
yang tersebar maka kebutuhan akan informasi lokasi barang inventaris
sangat diperlukan.
e. Entry Data Peminjaman Barang Inventaris
Tidak menutup kemungkinan pengguna yang lain meminjam barang
inventaris digunakan untuk mendukung acara tertentu atau kebutuhan
tertentu, dalam hal tersebut pengguna masih menggunakan pencatatan
manual dan rawan akan kehilangan pencatatan sehingga sulit untuk
ditelusuri.

3.1.2. Overview Sistem

 Berdasarkan identifikasi yang terjadi mengenai sistem inventaris di Universitas
Internasional Semen Indonesia (UISI), maka dapat digambarkan seperti apa
yang akan dilakukan untuk menyelesaikan kekurangan tersebut, sehingga pada
sistem tersebut dibutuhkan perbaikan diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Entry Data Barang Inventaris
Penyediaan informasi dan data pendataan barang inventaris yang digunakan
sebagai masukan ke dalam sistem.
b. Entry Data Kode Barang Inventaris
Pendataan barang inventaris beserta pengisian kode barang untuk
mengetahui data lokasi fisik, kode ruang, kode barang, kode jumlah sarana,
dan kode tahun pengadaan.
c. Entry Data Jenis Barang Inventaris
Memasukan data terkait jenis barang dengan tujuan untuk mempermudah
pengguna mengkelompokkan barang inventaris tersebut sehingga dalam
pelayanan pinjam pakai barang inventaris tepat dan sesuai dengan
kebutuhan peminjam barang inventaris tersebut.
d. Entry Data Lokasi Barang Inventaris
Entry data lokasi barang inventaris memiliki tujuan agar supaya pengguna
mengetahui lokai barang inventaris tersebut sehingga dapat meningkatkan
kecepatan pelayanan pada saat pengguna melayani pinjam pakai barang
inventaris.
e. Entry Data Peminjaman Barang Inventaris
Pengguna akan memasukkan data pinjam pakai barang inventaris agar
mampu dengan mudah ditelusuri barang inventaris tersebut dipinjam oleh
siapa, tanggal berapa, dan digunakan untuk acara apa.

3.2. Desain Perangkat Lunak Sistem

Diperlukan adanya penjelasan data atau diskripsi data apa saja yang akan di-input-kan
kedalam sistem sehingga mempermudah pengguna memilih menu-menu yang ada di
dalam sistem. Selain itu digunakan untuk mengidentifikasi data yang mengalir ke dalam
sistem dengan lengkap. Pada tahap perancangan sistem, diskripsi data digunakan untuk
merancang input, dan merancang laporan-laporan database.
 Gambar 1.1. Alur Sistem Inventaris Sarana

Gambar 1.2. Alur Sistem Inventaris Sarana Kelas

3.2.1. Komponen Perangkat Lunak

Dalam tahapan komponen perangkat lunak akan mendiskripsikan komponen
perangkat lunak apa sajakah yang diperlukan oleh sebuah komputer untuk dapat
menjalankan sistem inventaris di UISI. Berikut ini adalah pemaparan tentang
macam-macam komponen software yang diperlukan komputer. Pada umumnya
sebuah komputer memerlukan 4 (empat) komponen software yaitu :
1. Komponen Perangkat Lunak
 Sistem operasi merupakan komponen software yang sangat penting yang
akan dibaca pertama kali oleh komputer ketika menghadapi komputer.
Sistem operasi merupakan pengendali utama yang akan mengendalikan
pelaksanaan program komputer dan mengelola segala sumber daya yang
ada. Terdapat 2 (dua) jenis sistem operasi yaitu sistem operasi yang berbasis
CLI (Command Line Interface) dan yang berbasis GUI (Graphic User
Interface). Pada Sistem Operasi (OS) yang berbasis CLI kita mengetikkan
kode-kode perintah untuk melaksanakan pekerjaan. Salah satu contoh nyata
dari sistem operasi ini adalah DOS. Dalam perkembangan sistem, sistem
operasi berbasis CLI tergantikan oleh sistem operasi GUI. Dalam sistem
operasi GUI pengguna hanya tinggal memilih program dan perintah yang
diinginkan. Hal tersebut sangatlah memudahkan pengguna karena lebih
mudah atau user friendly, sebagai contoh dari sistem operasi GUI adalah
Windows XP, Windows 7, dan lain-lain.
2. Program Aplikasi
Program aplikasi merupakan software yang siap digunakan oleh pengguna
atau user untuk memudahkan pekerjaannya. Program aplikasi dapat
dibedakan menjadi sebagai berikut :
a. Word Processing
Merupakan program mengolah kata yang dapat digunakan untuk
menulis atau menyunting naskah. Contohnya adalah Microsoft Word
2003, Microsoft Word 2010, dan lain-lain.
b. Program Spreadsheet
Merupakan program yang dapat digunakan untuk mengolah angka.
Data numerik diolah sesuai dengan kebutuhan. Contohnya adalah
Microsoft Excel dan lain-lain.
c. Database Management System
Program ini digunakan untuk menyimpan, mengolah data, dan
kemudian menghasilkan informasi. Data yang diolah berupa database
contohnya adalah Microsoft Acces dan lain-lain.
 BAB IV
PENGEMBANGAN SISTEM

4.1. Perencanaan Tahap Implementasi

4.1.1. Pembagian Modul/Prosedur/Class Implementation
Pada aplikasi sistem informasi inventaris ini, mengutamakan pada proses
pengelolaan data. Pada implementasinya menjelaskan tentang modul-modul apa
saja yang digunakan di dalam aplikasi. Modul-modul yanga ada di dalam
aplikasi antara lain :
a. Modul input data barang inventaris, modul ini digunakan untuk input data
barang inventaris agar tercatat di dalam sistem.
b. Modul input kode barang inventaris, modul ini digunakan untuk memasukan
kode yang melekat pada barang inventaris.
c. Modul jenis barang inventaris, modul ini digunakan untuk memisahkan
jenis barang inventaris sesuai dengan fungsi dan tujuannya.
d. Modul lokasi barang inventaris, modul ini digunakan untuk menentukan
lokasi barang inventaris tersebut berada.
e. Modul peminjaman barang inventaris, modul ini digunakan untuk
pencatatan barang inventaris yang di pinjam pakai oleh pengguna yang lain.
4.1.2. Keterkaitan Antar Modul/Prosedur/Class
Keterkaitan antar modul disini diterapkan pada modul Administrasi. Dimana
terdapat pengklasifikasian akses pengguna. Pengklasifikasian tersebut bertujuan
untuk membedakan menu apa saja yang boleh atau tidak boleh di akses oleh
pengguna tertentu. Selain itu, terdapat pula keterkaitan antara modul peminjam
dan modul administrasi.
 BAB V
KESIMPULAN DAN RENCANA PERBAIKAN

5.1. Kesimpulan
a. Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, akan lebih memudahkan dalam
pengolahan data dan meningkatkan efisiensi waktu.
b. Sistem komputerisasi sangat mendukung proses kerja seperti penyimpanan data
sehingga dengan mudah dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna atau pimpinan pada saat diperlukan.
c. Kesalahan-kesalahan yang disebabkan oleh keterbatasan ataupun ketidaksengajaan
dapat dikurangi dengan menggunakan sistem komputerisasi.
d. Kesulitan dalam pembauatan laporan secara manual, dapat dipermudah dan
dipercepat dengan adanya sistem yang terkomputerisasi.

5.2. Rencana Perbaikan

a. Diperlukan tenaga ahli yang dapat menyelesaikan permasalahan yang berkaitan
dengan hardware ataupun software pada sistem itu sendiri sehingga tidak
memerlukan waktu yang lama untuk menunggu perbaikan.
b. Dilakukan backup secara berkala terhadap data-data yang penting untuk
mengantisipasi keadaan yang tidak diinginkan.