Manual Book

SIMAMI
Created by : SirajunNasihin

UNIVERSITAS TEKNOLOGI SUMBAWA

Jl. Raya Olat Maras, Batu Alang, Moyo Hulu, Nusa Tenggara Barat, Indonesia

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI...................................................................................................................................................2
SYSTEM PREFACE.........................................................................................................................................3
GENERAL INFORMATION OF SYSTEM..........................................................................................................3
MODUL-MODUL..........................................................................................................................................4
A. User.................................................................................................................................................4
1. Modul Dashboard........................................................................................................................4
2. Modul Izin....................................................................................................................................4
3. Modul Cuti...................................................................................................................................5
B. Pimpinan Departemen.....................................................................................................................6
1. Modul Dashboard........................................................................................................................6
2. Modul Approval...........................................................................................................................7
3. Modul Izin....................................................................................................................................7
4. Modul Cuti...................................................................................................................................8
C. Rektor..............................................................................................................................................9
1. Modul Dashboard........................................................................................................................9
2. Modul Approval.........................................................................................................................10
D. Admin............................................................................................................................................11
1. Modul Dashboard......................................................................................................................11
2. Modul Cuti.................................................................................................................................11
3. Modul Approval Cuti..................................................................................................................12
4. Modul Karyawan........................................................................................................................12
5. Modul Pelaporan.......................................................................................................................14
6. Modul user................................................................................................................................15
E. Superadmin....................................................................................................................................16
1. Modul Dashboard......................................................................................................................16
2. Modul Departemen...................................................................................................................17
3. Modul Bagian Departemen........................................................................................................17
4. Modul Jabatan...........................................................................................................................18
5. Modul Karyawan........................................................................................................................19
6. Modul Pelaporan.......................................................................................................................21
7. Modul user................................................................................................................................22
8. Modul Tools...............................................................................................................................23
SYSTEM PREFACE
SIMAMI merupakan akronim dari Sistem Informasi Manajemen Administrasi Izin yang dibuat
oleh salah satu mahasiswa magang (Sirajunnasihin, S.Kom) dengan tujuan dapat mempermudah
dalam mengelola data izin dan cuti setiap civitas Universitas Teknologi Sumbawa.

GENERAL INFORMATION OF SYSTEM

SIMAMI dibuat dengan 5 level user yaitu :

1. User (Dosen/Staff)
2. Pimpinan Departemen (Wakil Rektor, Dekan, KUPT, Kepala Badan, Kepala Lembaga)
3. Rektor
4. Admin
5. Superadmin

a. Ketika seorang dosen/staff melakukan izini, izin tersebut akan dikonfirmasi oleh
atasannya masing-masing yaitu pimpinan departemen homebase-nya di data
kepegawaian. Setelah izin tersebut di konfirmasi setuju makai izin-nya sudah sesuai
aturan.
b. Ketika seorang dosen/staff melakukan pengajuan cuti, cuti tersebut membutuhkan
konfirmasi atasan terlebih dahulu. Jika cuti dikonfirmasi setuju oleh atasan maka cuti
tersebut akan diteruskan ke BPSDM untuk ditindaklanjuti. Sah atau tidak cuti tersebut
tergantung hasil konfirmasi dari BPSDM.
c. Ketika seorang Pimpinan Departemen melakukan izin, izin tersebut akan dikonfirmasi
oleh atasannya yaitu rektor.
d. Ketika pimpinan departemen mengajukan cuti, cuti tersebut akan membutuhkan
konfirmasi setuju dari rektor agar dapat diteruskan ke BPSDM. Cuti akan dianggap sah
jika BPSDM menyestujui cuti tersebut.
e. Ketika Rektor ingin melakukan izin ataupun cuti langsung melalui BPSDM.
f. Admin bertugas sebagai akun BPSDM untuk mengkonfirmasi cuti yang diajukan oleh
dosen/staff ataupun pimpinan departemen yang statusnya telah diizinkan oleh atasannya
masing-masing. Selain itu admin juga dapat melakukan pengelolaan data master seperti
karyawan, user karyawan, pelaporan izin dan cuti.
g. Super admin bertugas mengelola semua data utama, backup dan beberapa setting
pendukung yang terdapat pada system.

MODUL-MODUL
A. User
1. Modul Dashboard

Modul ini digunakan untuk menampilkan data akumulasi riwayat izin baik secara
total keseluruhan, yang disetujui, yang ditolak dan masih proses. Selain data tersebut
dashboard juga menampilkan biodata singkat user yang sedang login serta data jenis
dan sisa cuti yang dapat diambil oleh user tersebut.

Gambar A.1 - Modul Dashboard Usser

2. Modul Izin

a. Add Izin

Karyawan atau dosen yang akan mengajukan izin akan mengisi data seperti
dibawah ini. Jika izin termasuk kategori jam maka inputan izin dari jam sampai
jam, begitu juga dengan kategori tanggal.

Gambar A.2.1 - Tambah izin

b. All Izin
Pada menu izin, riwayat izin akan ditampilkan baik yang belum dikonfirmasi
dan sudah dikonfirmasi oleh atasan
 Gambar A.2.2 - daftar riwayat izin

3. Modul Cuti

a. Add Cuti

Sistem akan menampilkan jenis cuti yang dapat diambil oleh Dosen/Staff
ataupun atasan. Jenis cuti yang ditampilkan ditentukan oleh dua data penting yaitu
jenis kelamin dan status pernikahan. Pada sistem ini terdapat fitur untuk
menampilkan jumlah hari yang diambil setelah memilih cuti tanggal mulai dan
selesai cuti yang akan diambil. Namun system belum dapat mengenali tanggal
merah dan hari libur nasional sehingga pegawai diharuskan mengenali secara
manual atau mensiasati dengan mengisi dua kali form cuti jika ingin melakukan
cuti panjang dan ada hari libur nasional atau tanggal merah diantaranya.

Gambar A.3.1 - form cuti

b. All Cuti
 Semua riawayat pengajuan cuti pegawai yang sedang login akan
ditampilkan pada halaman ini baik yang sudah dan belum dikonfirmasi dan
diurutkan berdasarkan no permohonannya.

Gambar A.3.2 – List Semua Riwayat Cuti

B. Pimpinan Departemen

1. Modul Dashboard

Pada dashboard, pimpinan departemen akan ditampilkan beberapa data seperti :

jumlah semua izin dan cutinya yang dikelompokkan berdasarkan statusnya. Selain
data izin dan cuti pimpinan tersebut, sistem juga menampilkan data izin dan cuti yang
membutuhkan konfirmasi berdasarkan departemen yang dipimpin.
Untuk mempermudah atasan dalam mengkonfirmasi izin, sistem akan
menampilkan izin dengan pop-up sehingga atasan tetap mengetahui terdapat izin yang
perlu dikonfirmasi tanpa masuk ke menu approval.

Gambar B.1 - Dashboard pimpinan departemen

4. Modul Approval
 Pada bagian ini pimpinan akan ditampilkan sub menu yaitu menu approval izin
dan approval cuti. Atasan dapat menyetujui izin maupun cuti dengan memilih tombol
setuju atau tolak jika tidak ingin menyetujui izin/cuti tersebut.

Gambar B.2.1 - approval izin

Gambar B.2.2 - approval cuti

5. Modul Izin

a. Add Izin

Karyawan atau dosen yang akan mengajukan izin akan mengisi data seperti
dibawah ini. Jika izin termasuk kategori jam maka inputan izin dari jam sampai
jam, begitu juga dengan kategori tanggal.
 Gambar B.3.1 - tambah izin

b. All Izin
Pada menu izin, riwayat izin akan ditampilkan baik yang belum dikonfirmasi
dan sudah dikonfirmasi oleh atasan

Gambar B.3.2 - daftar riwayat izin

6. Modul Cuti

a. Add Cuti

Sistem akan menampilkan jenis cuti yang dapat diambil oleh Dosen/Staff
ataupun atasan. Jenis cuti yang ditampilkan ditentukan oleh dua data penting yaitu
jenis kelamin dan status pernikahan. Pada sistem ini terdapat fitur untuk
 menampilkan jumlah hari yang diambil setelah memilih cuti tanggal mulai dan
selesai cuti yang akan diambil. Namun system belum dapat mengenali tanggal
merah dan hari libur nasional sehingga pegawai diharuskan mengenali secara
manual atau mensiasati dengan mengisi dua kali form cuti jika ingin melakukan
cuti panjang dan ada hari libur nasional atau tanggal merah diantaranya.

Gambar B.4.1 - form cuti

b. All Cuti
Semua riawayat pengajuan cuti pegawai yang sedang login akan
ditampilkan pada halaman ini baik yang sudah dan belum dikonfirmasi dan
diurutkan berdasarkan no permohonannya.

Gambar B.4.2 - riwayat cuti

C. Rektor

1. Modul Dashboard

Pada dashboard rektor terdapat informasi total data izin dan cuti yang terdapat
pada departemennya dan semua pimpinan departemen selain departemen rektor.
 Gambar C.1.1 – Pop-Up Izin

Gambar C.1.2 – Dashboard Rektor

7. Modul Approval

Pada modul approval terdapat dua bagian yaitu approval izin dan approval cuti,
sama halnya dengan approval pada pimpinan departemen.

Gambar C.2.1 – Approval Izin

 Gambar C.2.2 – Approval Cuti

D. Admin

1. Modul Dashboard

Pada dashboard admin menampilkan jumlah data yang terdapat pada sistem,
seperti data jumlah karyawan, user, izin dan cuti.

Gambar D.1 – Dashboard

8. Modul Cuti

Modul cuti yang terdapat pada admin berfungsi sebagai jalur bypass seperti ketika
rektor ingin melakukan cuti (dapat juga berlaku pada pegawai yang lain).
 Gambar D.2 – Modul Cuti

9. Modul Approval Cuti

Sesuai dengan penjelasan tentang system diawal, cuti akan dianggap sah jika telah
dikonfirmasi setuju oleh PSDM. Namun untuk dapat ditampilkan dalam list yang
membutuhkan konfirmasi PSDM, permohonan cuti tersebut harus disetujui oleh
atasan dari departemen masing-masing.

Gambar D.3 – Modul Approval Cuti

10. Modul Karyawan

a. Tambah Karyawan
Tambah karyawan berfungsi untuk menambah karyawan atau dosen yang
akan dapat menggunakan aplikasi SIMAMI.
 Gambar D.4.1 – Tambah Karyawan baru

b. Semua Karyawan
Daftar karyawan menampilkan seluruh data karyawan atau dosen yang terdata
dalam sistem sehingga super admin dapat mengetahui total yang terdata. Selain
itu super admin dapat melakukan perubahan atau pencarian data yang diinginkan.

Gambar D.4.2.1 – Semua Karyawan

c. Import
Untuk mempermudah migrasi data sistem yang lama ke sistem ini, terdapat
fitur import dengan template format data yang dapat diimport ke dalam system.
 Gambar D.4.2.2 – Import karyawan

11. Modul Pelaporan

a. Laporan Izin
Admin diharuskan memilih tanggal dan per departemen/semua menampilkan
data izin karyawan atau dosen yang telah di konfirmasi atau tidak.

Gambar D.5.1 – Laporan Izin

b. Laporan Cuti
Admin diharuskan memilih tanggal dan per departemen/semua menampilkan
data cuti karyawan atau dosen yang telah di konfirmasi atau tidak.
 Gambar D.5.2 – Laporan Cuti

c. Laporan Sisa Cuti

Untuk mengelola sisa cuti yang dimiliki oleh semua pegawai, admin dapat
mereset sisa cuti semua pegawai atau pegawai tertentu.

Gambar D.5.3 – Laporan Sisa Cuti

12. Modul user

a. Tambah User
Untuk dapat menambah pengguna, maka super admin harus menambah data
keryawan atau dosen tersebut di tambah karyawan terlebih dahulu agar karyawan
tersebut ditampilkan dalam list.
 Gambar D.6.1 – Tambah User
b. Semua User
Daftar pengguna menampilkan data username, email dan hak akses dari
pengguna tersebut.

Gambar D.6.2 – Semua User

E. Superadmin

1. Modul Dashboard

Gambar E.1 – Dahboard administrator

13. Modul Departemen

a. Tambah Departemen
Tambah departemen digunakan untuk menambah data departemen, fakultas
atau unit yang ada untuk dapat mengelompokkan karyawan dalam melakukan izin
ke atasannya.

Gambar E.2.1 – Tambah Departemen

b. Semua Departemen
Daftar departemen berfungsi untuk menampilkan semua data departemen
yang terdata.

Gambar E.2.2 – Semua Departemen

14. Modul Bagian Departemen

a. Tambah Bagian
Bagian departemen berfungsi untuk memetakkan pegawai menjadi bagian-
bagian yang lebih kecil sehingga mempermudah dalam pengembangan alur
koordinasi izin maupun cuti.
 Gambar E.3.1 – Tambah bagian departemen

b. Semua Bagian
Semua daftar bagian departemen yang telah diinputkan ke system akan
ditampilkan pada halaman ini. Selain itu terdapat beberapa fitur seperti halnya
pada halaman list data yaitu : print pdf, export ke excel dan export ke csv.
Beberapa jenis export diatas dapat mempermudah dalam migrasi data jika
sewaktu-waktu ingin digunakan pada system yang lain.

Gambar E.3.2 – Semua bagian departemen

15. Modul Jabatan

a. Tambah Jabatan
Tambah jabatan untuk dapat membedakan posisi pada suatu departemen dan
juga berfungsi untuk memastikan halaman yang seharusnya diakases oleh
pengguna yang sedang login.
 Gambar E.4.1 – Tambah jabatan

b. Semua jabatan
Daftar jabatan berfungsi untuk menampilkan posisi atau jabatan yang ada di
sistem. Dengan data jabatan system akan menentukan jalur koordinasi izin proses
pengajuan dan konfirmasi izin.

Gambar 4.2. – Semua jabatan

16. Modul Karyawan

a. Tambah Karyawan
Tambah karyawan berfungsi untuk menambah karyawan atau dosen yang
dapat menggunakan aplikasi SIMAMI. Data karyawan ini yang akan dibutuhkan
saat membuat user yang akan digunakan untuk login ke system dan menentukan
jenis cuti yang dapat diambil pegawai.
 Gambar D.4.1 – Tambah Karyawan baru

b. Semua Karyawan
Daftar karyawan menampilkan seluruh data karyawan atau dosen yang terdata
dalam sistem sehingga super admin dapat mengetahui total yang terdata. Selain
itu super admin dapat melakukan perubahan atau pencarian data yang diinginkan.

Gambar D.4.2.1 – Semua Karyawan

c. Import
Untuk mempermudah migrasi data sistem yang lama ke sistem ini, terdapat
fitur import dengan template format data yang dapat diimport ke dalam system.
 Gambar D.4.2.2 – Import karyawan

17. Modul Pelaporan

a. Laporan Izin

Admin diharuskan memilih tanggal dan per departemen/semua menampilkan

data izin karyawan atau dosen yang telah di konfirmasi atau tidak.

Gambar D.5.1 – Laporan Izin

b. Laporan Cuti

Admin diharuskan memilih tanggal dan per departemen/semua menampilkan

data cuti karyawan atau dosen yang telah di konfirmasi atau tidak.
 Gambar D.5.2 – Laporan Cuti

c. Laporan Sisa Cuti

Untuk mengelola sisa cuti yang dimiliki oleh semua pegawai, admin dapat
mereset sisa cuti semua pegawai atau pegawai tertentu.

Gambar D.5.3 – Laporan Sisa Cuti

18. Modul user

a. Tambah User
Untuk dapat menambah pengguna, maka super admin harus menambah data
keryawan atau dosen tersebut di tambah karyawan terlebih dahulu agar karyawan
tersebut ditampilkan dalam list.
 Gambar D.6.1 – Tambah User

b. Semua User
Daftar pengguna menampilkan data username, email dan hak akses dari
pengguna tersebut.

Gambar D.6.2 – Semua User

19. Modul Tools

a. Backup
Untuk mempermudah pengelola dalam mengamankan data, tersedia fitur
backup. Adapun yang dapat dibackup melalui system adalah database dan file-file
terupload baik foto user, file pendukung izin dan cuti, file import karyawan dsb.
Dengan adanya fitur backup ini tentu akan mempermudah pengguna dalam
mengelola system informasi ini misalkan saat ingin memindahkan system ke
server lain, hosting ataupun cloud server.
 Gambar E.8.1 – Backup

b. SMTP Email
Sistem saat ini terdapat fitur notifikasi via email yang berfungsi untuk :

- Memberitahukan atasan bahwa terdapat izin/cuti yang perlu dikonfirmasi.

- Meberitahukan pegawai bahwa izin telah dikonfirmasi.
- Memberitahukan PSDM bahwa terdapat cuti yang membutuhkan konfirmasi.
- Reset password

Maka system telah dibuat agar pengguna dapat mengatur email yang akan
digunakan untuk mengirim notifikasi.

Gambar E.8.2 – SMTP E-Mail Setting