MAINTENANCE HARDWARE

BERDASARKAN COBIT 5

OLEH:
KELOMPOK 7
TKTI – E
NANDA RESTANENA L. 5213100027
NABILAH SHOFIANI 5213100051
IZZATUN NAFSI A. 5213100067
HEMAS MASELVA P. 5213100191

JURUSAN SISTEM INFORMASI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER
SURABAYA
2016/2017
0|Kelompok 7_TKTI-E
DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ..................................................................................................................................... 1

BAB 1 PENDAHULUAN................................................................................................................... 3
1.1 LATAR BELAKANG ............................................................................................................... 3
1.2 RUMUSAN MASALAH ......................................................................................................... 5
1.3 BATASAN MASALAH ........................................................................................................... 5
1.4 TUJUAN ............................................................................................................................... 5
1.4 MANFAAT............................................................................................................................ 5
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................................... 7
2.1 COBIT 5 ................................................................................................................................ 7
2.2 PENJELASAN BAI09 ............................................................................................................. 8
BAB 3 PEMBAHASAN................................................................................................................... 11
3.1 JUSTIFIKASI KEY MANAGEMENT PRACTICE ..................................................................... 11
3.2 MAPPING CONTROL ......................................................................................................... 21
3.3 MAPPING DOCUMENT ..................................................................................................... 25
3.4 RUMUSAN KEBIJAKAN...................................................................................................... 26
3.4.1 KEBIJAKAN PEMERIKSAAN ASET HARDWARE ......................................................... 26
3.4.2 KEBIJAKAN PEMELIHARAAN ASET HARDWARE ....................................................... 28
3.4.3 KEBIJAKAN PENGGANTIAN ASET HARDWARE ......................................................... 30
3.5 PROSEDUR ........................................................................................................................ 32
3.5.1 PDR-MA-01 Pembuatan Dokumen Register Aset Hardware .................................. 32
3.5.2 PDR-MA-02 Pemantauan Aset Hardware ................................................................ 37
3.5.3 PDR-MA-03 Revisi Register Aset Hardware ............................................................. 43
3.5.4 PDR-MA-04 Pemeliharaan Aset Hardware .............................................................. 48
3.5.5 PDR-MA-05 Penggantian Aset Hardware ................................................................ 52
3.5.6 PDR-MA-06 Perbaikan Aset Hardware .................................................................... 57
3.6 FORMULIR ......................................................................................................................... 62
1|Kelompok7_TKTI-E
 3.6.1 LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................. 62
3.6.2 FRM-MA-01 Identifikasi Aset Hardware .................................................................. 63
3.6.3 FRM-MA-02 Revisi Identifikasi Aset Hardware ...................................................... 64
3.6.4 FRM-MA-03 Rencana Pemantauan Aset Hardware ................................................ 65
3.6.5 FRM-MA-04 Hasil Pemantauan Aset Hardware ...................................................... 66
3.6.6 FRM-MA-05 Rencana Perbaikan Aset Hardware ..................................................... 67
3.6.7 FRM-MA-06 Formulir Hasil Perbaikan Aset Hardware ............................................ 68
3.6.8 FRM-MA-07 Rencana Pemeliharaan Aset Hardware .............................................. 69
3.6.9 FRM-MA-08 Hasil Pemeliharaan Aset Hardware .................................................... 70
3.6.10 FRM-MA-09 Formulir Permohonan Penggantian Aset Hardware ........................ 71
3.6.11 FRM-MA-10 Formulir Persetujuan Penggantian Aset Hardware .......................... 72
3.6.12 FRM-MA-11 Formulir Hasil Penggantian Aset Hardware ...................................... 73
BAB 4 LAMPIRAN......................................................................................................................... 74
4.1 DAFTAR PERTANYAAN...................................................................................................... 74
4.2 JOB DESK ........................................................................................................................... 77

2|Kelompok7_TKTI-E
 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Pada zaman sekarang, perkembangan teknologi khususnya di bidang hardware terasa
sangat cepat, dimana pada mulanya untuk hardware berupa komputer hanya memiliki
fungsi untuk menyimpan data, namun untuk saat ini banyak komputer digunakan sebagai
perangkat multimedia dan menjadi media utama dari macam-macam perangkat teknologi
yang lainnya. Dengan menggunakan komputer, banyak organisasi hanya membutuhkan
ruang penyimpanan data yang hemat dan efisien, semua data dan file penting yang dapat
tersimpan semua dalam komputer. Selain komputer, masih banyak hardware seperti
Wireless, Printer, LCD, dan masih banyak lainnya yang pastinya dapat memberikan pengaruh
terhadap kinerja dan kegiatan yang ada di organisasi.
Teknologi komputer merupakan sistem yang dapat membantu kinerja user atau
organisasi baik dibidang pendidikan, bisnis, teknologi, dan ilmu pengetahuan yang sangat
bergantung pada IT seperti pada Jurusan Sistem Informasi yang memiliki sistem informasi
bernama IS-NET. Pada IS-NET diketahui bahwa banyak hardware yang digunakan untuk
menunjang kinerja IS-NET dalam membantu proses bisnis di jurusan Sistem Informasi
namun untuk mendapatkan performa yang baik maka hardware tersebut tidak hanya secara
terus menerus digunakan untuk membantu kinerja IS-NET tapi juga harus melalui proses
maintain atau perawatan agar dapat mengoptimalkan kinerja hardware yang ada sehingga
kerja semua stakeholder di jurusan Sistem Informasi bisa maksimal pula serta nyaman.
Untuk melakukan maintainance hardware dalam ruang lingkup jurusan Sistem
Informasi sendiri digunakan sebuah framework yang digunakan sebagai acuan untuk proses
maintainance hardware yaitu Cobit 5. COBIT 5 adalah sebuah versi pembaharuan yang
menyatukan cara berpikir yang mutakhir di dalam teknik-teknik dan tata kelola TI
perusahaan. Menyediakan prinsip-prinsip, praktek-praktek, alat-alat analisa yang telah
diterima secara umum untuk meningkatkan kepercayaan dan nilai sistem-sistem informasi.

3|Kelompok7_TKTI-E
Sebelumnya, ada bagian domain pada Cobit sebelumnya yaitu Cobit 4.1 domain hardware
yang dapat mencakup seluruh kebutuhan mengenai maintenance hardware.
Namun menurut kelompok kami, penggunaan Cobit 4.1 sebagai acuan penyelesaian
studi kasus ini kurang bisa diterapkan karena Cobit 5 lebih banyak memberikan keuntungan
dari Cobit 4.1 yaitu:
1. Meningkatkan fokus pada proses yang sedang dijalankan, untuk meyakinkan apakah
sudah berhasil mencapai tujuan dan memberikan outcome yang diperlukan sesuai
dengan yang diharapkan.
2. Konten yang lebih disederhanakan dengan mengeliminasi duplikasi
3. Meningkatkan keandalan dan keberulangan dari aktivitas penggunaan kapabilitas
proses dan evaluasinya, mengurangi perbedaan pendapat diantara stakeholder dan
hasil penilaian.
4. Meningkatkan kegunaan dari hasil penilaian kapabilitas proses, karena model baru ini
memberikan sebuah dasar bagi penilaian yang lebih formal dan teliti.
5. Sesuai dengan standar penilaian yang dapat diterima secara umum sehingga
memberikan dukungan yang kuat bagi pendekatan penilaian proses yang ada di
pasaran.
Pada Cobit 5, dipilihlah domain BAI09 sebagai acuan untuk menganalisis bagaimana
mapping control yang dapat dilakukan untuk menghasilkan prosedur dan formulir untuk
menyelesaikan studi kasus di bawah ini. BAI09 dapat digunakan untuk mengelola aset TI
melalui siklus hidup aset tersebut dimana dilakukan pemastian bahwa penggunaan aset
dapat memberikan nilai yang optimal dan dapat beroperasi sesuai dengan fungsi dan tujuan
sehingga dapat mendukung kemampuan layanan dan proses bisnis pada organisasi
khususnya IS-NET pada jurusan Sistem Informasi.
Data yang diperoleh berupa identifikasi hardware dan semua permasalahan serta
control yang pernah dilakukan didapatkan dari hasil wawancara dengan Teknisi yang ada di
jurusan Sistem Informasi. Selain itu, pengolahan data hasil wawancara dioalah dan dianalisis
dengan metode studi literatur sehingga didapatkan luaran berupa rekomendasi prosedur

4|Kelompok7_TKTI-E
 dan pendokumentasian prosedur dalam bentuk formulir untuk melakukan pemeliharaan
hardware di lingkungan jurusan Sistem Informasi.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan uraian latar belakang yang telah disampaikan sebelumnya, maka
rumusan masalah yang menjadi fokus utama dari tugas ini dan akan diselesaikan dalam
tugas Tata Kelola Teknologi Informasi adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana pengidentifikasian hardware yang perlu dipelihara dalam ruang lingkup JSI-
Net
2. Bagaimana rekomendasi prosedur pemeliharaan hardware dalam lingkup JSI-Net
3. Bagaimana mendokumentasikan prosedur dalam bentuk formulir yang dibutuhkan
untuk melakukan pemeliharaan hardware dalam ruang lingkup JSI-Net

1.3 BATASAN MASALAH

Dari permasalahan yang disebutkan di atas, batasan masalah dalam tugas Tata Kelola
Teknologi Informasi adalah :
1. Ruang lingkup hardware dibatasi hanya yang termasuk dalam JSI-Net
2. Standar yang digunakan ialah COBIT 5 BAI09 Manage Asset

1.4 TUJUAN
Berdasarkan hasil perumusan masalah yang telah disebutkan sebelumnya, maka
tujuan yang dicapai dari tugas ini adalah sebagai berikut:
1. Mendapatkan identifikasi hardware yang perlu dipelihara dalam ruang lingkup JSI-Net
2. Menentukan rekomendasi prosedur untuk pemeliharaan hardware dalam lingkup JSI-
Net
3. Mengetahui cara mendokumentasikan prosedur dalam bentuk formulir yang dibutuhkan
untuk melakukan pemeliharaan hardware dalam ruang lingkup JSI-Net

1.4 MANFAAT
Manfaat yang diharapkan dari penyelesaian tugas ini adalah sebagai berikut:

5|Kelompok7_TKTI-E
1. Bagi pihak Jurusan Sistem Informasi dapat memberikan rekomendasi prosedur
pemeliharaan hardware yang termasuk dalam JSI-Net dalam lingkupan jurusan Sistem
Informasi ITS.
2. Bagi peneliti selanjutnya dapat menjadi referensi pengembangan prosedur
pemeliharaan hardware di JSI-Net.
3. Bagi penulis dapat menambah pengetahuan dan wawasan dan mengaplikasikan teori
yang telah diperoleh selama di perkuliahan.

6|Kelompok7_TKTI-E
 BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 COBIT 5
Control Objectives for Information and Related Technology atau yang biasa disebut
dengan COBIT adalah kerangka kerja yang dibuat oleh ISACA untuk IT management dan IT
governance. COBIT menyediakan penjabaran bisnis secara end-to-end dari tatakelola
teknologi informasi perusahaan untuk menggambarkan peran utama dari informasi dan
teknologi dalam menciptakan nilai perusahaan.
COBIT 5 adalah sebuah versi pembaharuan yang menyatukan cara berpikir yang
mutakhir di dalam teknik-teknik dan tata kelola TI perusahaan. Menyediakan prinsip-
prinsip, praktek-praktek, alat-alat analisa yang telah diterima secara umum untuk
meningkatkan kepercayaan dan nilai sistem-sistem informasi. COBIT 5 dibangun
berdasarkan pengembangan dari COBIT 4.1 dengan mengintegrasikan Val IT dan Risk IT dari
ISACA, ITIL, dan standar-standar yang relevan dari ISO.
Cobit 5 didasarkan pada 5 prinsip kunci tatakelola dan manajemen TI perusahaan
yaitu :
1. Pemenuhan kebutuhan Stakeholder
2. Melindungi titik-titik penting perusahaan
3. Penggunaan sebuah framework terintegrasi
4. Memungkinkan pendekatan secara holistik
5. Meminsahkan tatakelola dengan manajemen
COBIT 5 mendeskripsikan 7 kategori yang berperan sebagai penggerak yaitu :
1. Prinsip-prinsip, kebijakan-kebijakan, dan framework, adalah sarana untuk
menerjemahkan tingkah laku yang diinginkan ke dalam petunjuk praktek untuk
pelaksanaan manajemen harian.
2. Proses, menjelaskan kumpulan terorganisasi dari praktek-praktek dan aktifitas-aktifitas
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan menghasilkan sekumpulan keluaran
di dalam dukungan pencapaian seluruh sasaran TI.

7|Kelompok7_TKTI-E
 3. Struktur organisasi, entitas pembuatan keputusan kunci di dalam perusahaan.
4. Budaya, etika, dan tingkah laku, merupakan kebiasaan dari individu dan perusahaan
yang sering dianggap sebagai faktor penghambat kesuksesan di dalam aktifitas
tatakelola dan manajemen.
5. Informasi, adalah sebuah kebutuhan untuk memastikan agar organisasi tetap berjalan
dan dapat dikelola dengan baik. Tetapi di tingkat operasional, informasi seringnya
digunakan sebagai hasil dari proses perusahaan.
6. Layanan, infrastruktur dan aplikasi, menyediakan layanan dan proses teknologi
informasi bagi perusahaan.
7. Orang, keterampilan dan kemampuan, dibutuhkan untuk menyelesaikan semua
aktifitas dan membuat keputusan yang tepat serta mengambil aksi-aksi perbaikan.

2.2 PENJELASAN BAI09

BAI09 merupakan salah satu proses yang termasuk dalam COBIT 5. BAI09 membahas
mengenai mengelola aset. Hal yang dilakukan di proses ini adalah mengelola aset melalui
siklus hidup mereka untuk memastikan bahwa penggunaan mereka yang untuk
memberikan nilai dengan biaya yang optimal, mereka teap beroperasi (cocok untuk tujuan
yang ditetapkan), mereka dilindungi secara fisik dan aset yang kritis handal dan tersedia.

8|Kelompok7_TKTI-E
9|Kelompok7_TKTI-E
Gambar 1 Cobit 5 Process Reference Guide Contents

10 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 BAB 3
PEMBAHASAN
3.1 JUSTIFIKASI KEY MANAGEMENT PRACTICE
KEY MANAGEMENT PENGGUNAAN
Aktivitas JUSTIFIKASI
PRACTICE YA TIDAK
BAI09.01 BAI09.01.01 Karena mengidentifikasi
semua aset hardware yang
“MENGIDENTIFIKASI Mengidentifikasi masih digunakan saat ini
DAN MENCATAT semua aset yang merupakan langkah awal
ASET YANG ADA dimiliki pada asset
SAAT INI” yang dapat dijadikan upaya
register, yang mencatat pencegahan terhadap
Untuk melakukan status aset tersebut berbagai ancaman yang
perawatan atau sekarang ; Menjaga dapat menyerang aset
maintenance pada keselarasan dengan v hardware. Kemudian
semua aset yang ada manajemen perubahan menjaga keselarasan
pada jurusan Sistem dan proses manajemen
dengan manajemen
Informasi, diperlukan konfigurasi, sistem
adanya identifikasi dibutuhkan untuk
manajemen menghindari
aset sehingga
maintenance yang konfigurasi, dan kesalahpahaman antar lini
akan dirancang catatan laporan pada perusahaan pada
sesuai dengan objek aktivitas finansial; kasus pendaftaran aset
dari perawatan ini. hardware
Hal ini bisa
BAI09.01.02 v Karena perawatan
didapatkan dengan
melakukan hardware di lingkungan JSI
wawancara ke Mas Mengidentifikasi tata dilakukan sendiri oleh
Nanok. hukum, regulasi atau pihak internal, dan mereka
kebutuhan kontrak telah mengetahui regulasi
yang perlu ditangani apa yang berlaku di JSI. JSI
ketika mengelola aset tidak membutuhkan pihak
ketiga untuk melakukan
perawatan hardware, dan
identifikasi kebutuhan
kontrak dan regulasi dalam
pengelolaan aset biasanya
diperlukan ketika

11 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 perawatan dilakukan oleh
pihak ketiga. Oleh karena
itu, aktivitas ini dianggap
tidak perlu dan bukan
ruang lingkup dari
perawatan hardware di JSI.
BAI09.01.03 v Karena melakukan
pengecekan terhadap aset
Memverifikasi hardware secara rutin yang
keberadaan seluruh
merupakan salah satu
aset yang dimiliki
dengan melaksanakan kegiatan maintenance
pengecekan rutin, baik yang harus dilakukan
pengecekan fisik secara periodik, sehingga
maupun logical, dan setiap perubahan yang
penyesuaian termasuk terjadi pada aset hardware
dalam penggunaan dapat diketahui dan segera
software discovery
didokumentasikan oleh JSI
tools;
BAI09.01.04 V Aktivitas ini tidak
digunakan karena
Memverifikasi aset, keberadaan aset hardware
apakah sudah sesuai
di JSI telah sesuai dengan
dengan tujuan
kegunaannya atau tujuan kegunaannya, dan
belum aktivitas ini tidak termasuk
dalam ruang lingkup
perawatan hardware.
BAI09.01.05 Aktivitas ini tidak
digunakan karena tidak
Menentukan secara termasuk dalam ruang
rutin / teratur, apakah
lingkup perawatan
suatu aset dapat
memberikan suatu hardware. Menentukan
value secara kontinu manfaat dari setiap aset
ataukah tidak, dan jika hardware bukan lah tugas
dapat memberikan pokok seorang Mas Nanok
suatu value, perkirakan sebagai penanggung jawab
masa manfaat yang TI di JSI. Aktivitas rutin yang
diharapkan dari aset
perlu dilakukan adalah
12 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 tersebut dalam memastikan kinerja aset
pemberian value hardware apakah sesuai
dengan fungsinya, bukan
valuenya terhadap JSI.
BAI09.01.06 v Aktivitas ini tidak
digunakan karena tidak
Memastikan pelaporan termasuk dalam ruang
aktivitas/pencatatan
lingkup perawatan
untuk seluruh aset
hardware. Aktivitas ini
dapat dijadikan satu
dengan aktivitas
BAI09.01.01 yaitu
identifikasi aset hardware
yang digunakan di JSI.
BAI09.02 BAI09.02.01 V Aktivitas ini tidak
digunakan karena tidak
“MENGELOLA ASET Mengidentifikasi aset termasuk dalam ruang
KRITIS”
kritis dalam kapasitas lingkup perawatan
Pada salah satu penyediaan layanan, hardware. Dalam
aktivitas yang ada dengan mereferensi perawatan hardware,
terdapat kesesuaian kepada kebutuhan aktivitas yang perlu
aktivitas dengan pada service definition, dilakukan hanya sebatas
studi kasus ini yaitu SLA dan sistem identifikasi aset hardware
membahas mengenai manajemen konfigurasi yang digunakan dan
maintenance
pemantauan/pemeriksaan
perangkat keras
(untuk semua aset yang dilakukan untuk
hardware) setiap hardware.
BAI09.02.02 V Karena pemantauan
kinerja aset hardware
Memantau merupakan salah satu
performa/kinerja dari tugas yang harus dilakukan
aset kritis dengan cara dalam perawatan
memeriksa tren dari hardware di JSI. Dengan
insiden, dan jika perlu, melakukan pemantauan,
mengambil tindakan penanggung jawab TI di JSI
dapat menentukan langkah

13 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
untuk memperbaiki selanjutnya yang dapat
atau menggantinya diambil untuk tetap
menjaga performa
hardware agar sesuai
dengan fungsinya.
BAI09.02.03 V Aktivitas ini tidak dilakukan
karena tidak termasuk
Secara teratur, ruang lingkup perawatan
mempertimbangkan hardware. Penanggung
risiko kegagalan atau jawab TI di JSI hanya
kebutuhan untuk melakukan pemantauan
pergantian setiap aset dan mengajukan
kritis permohonan penggantian
aset yang harus disertai
alasan yang jelas. Namun
keputusan selanjutnya
bukanlah ruang lingkup
dari perawatan hardware.
BAI09.02.04 V Karena menetapkan
rencana pemeliharaan
Menjaga ketahanan perlu dilakukan untuk
aset kritis dengan semua perangkat kuras
menerapkan sebagai langkah
pemeliharaan yang pencegahan terhadap
bersifat preventif resiko yang tidak
secara rutin, diinginkan. Rencana
memantau kinerja, dan pemeliharaan merupakan
jika dibutuhkan lingkup kerja perawatan
memberikan alternatif hardware, dan harus
dan / atau aset dilakukan secara rutin.
tambahan untuk
meminimalisir
probabilitas terjadinya
kegagalan
BAI09.02.05 V Karena menetapkan
rencana pemeliharaan

14 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
Menetapkan rencana perlu dilakukan untuk
pemeliharaan yang semua perangkat kuras
bersifat preventif untuk sebagai langkah
semua perangkat pencegahan terhadap
keras, dengan resiko yang tidak
mempertimbangkan diinginkan. Rencana yang
analisa cost - benefit, dibuat juga harus
rekomendasi dari mempertimbangkan
vendor, resiko dari faktor-faktor lain yang
ketidaktersediaan berpengaruh seperti biaya,
layanan, teknisi ahli, ketersediaan teknisi ahli,
dan faktor lainnya dll
BAI09.02.06 V Aktivitas ini tidak dilakukan
karena perawatan
Menetapkan hardware di JSI dilakukan
persetujuan oleh pihak internal JSI
pemeliharaan yang sendiri, bukan oleh pihak
melibatkan akses pihak ketiga yang berasal dari
ketiga terhadap luar organisasi.
fasilitas TI organisasi
untuk aktifitas
ditempat dan diluar
tempat ( contoh :
outsourcing ).
Menetapkan kontrak
layanan formal atau
merefer kepada
seluruh kondisi
keamanan yang perlu,
termasuk prosedur
otorisasi, untuk
memastikan
pemenuhan dengan
kebijakan dan standar
keamanan organisasi
BAI09.02.07 V Karena feedback dari

15 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 pengguna aset hardware
Mengkomunikasikan dibutuhkan untuk
kepada pelanggan dan melakukan evaluasi dan
mengadakan pembatasan
pengguna yang
kinerja dari maintenance.
terdampak mengenai Aktivitas ini merupakan
dampak yang langkah pencegahan
iperkirakan ( contohnya karena kepuasan
pembatasan performa pelanggan akan layanan
/ kinerja ) dari aktivitas yang diberikan akan tetap
pemeliharaan stabil
BAI09.02.08 V Aktivitas ini tidak dilakukan
karena hardware di JSI
Memastikan bahwa tidak menggunakan akses
layanan akses remote remote untuk perawatan
dan profil user (atau hardware. Pemantauan
makna yang lain yang hardware dalam rangka
digunakan untuk pemeliharaan, dilakukan
pemeliharaan atau secara langsung oleh
diagnosa) telah aktif penanggung jawab TI di JSI.
ketika dibutuhkan
BAI09.02.09 V Karena membuat timeline
maintenance dapat
Memasukkan dijadikan sebagai
pencegahan guna
downtime yang
terjadinya
direncanakan pada dampak/kerugian yang
keseluruhan jadwal lebih besar terhadap
produksi dan jadwal proses bisnis. Jika terdapat
aktivitas pemeliharaan kesalahan yang sama dapat
untuk meminimalisir diketahui bagaimana solusi
dampak yang untuk maintenance dan
dapat diketahui aset
merugikan bagi proses
hardware mana saja yang
bisnis belum dilakukan
maintenance.
BAI09.03 BAI09.03.01 V Aktivitas ini tidak dilakukan
karena lingkup kerja kami
“MENGELOLA SIKLUS hanya terbatas pada

16 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
HIDUP ASET” Mendapatkan semua hardware, dan bukan
aset berdasarkan semua aset di JSI. Selain
Salah satu cara permintaan itu, aktivitas ini tidak
melihat apakah aset
termasuk dalam ruang
tersebut dirawat
ataupun tidak adalah lingkup perawatan
dengan melihat siklus hardware.
hidupnya. Setiap aset BAI09.03.02 V Karena pelabelan akan
memiliki umur membantu kegiatan
masing-masing, Sumber, menerima, perawatan karena akan
namun apabila tidak memverifikasi, dan
mempermudah untuk
dilakukan perawatan mencatat semua aset
mengidentifikasi aset
maka siklus hidup dengan cara terkendali
dari aset tersebut seperti melakukan tersebut memerlukan
dapat berkurang dari pelabelan fisik aset; maintenance seperti apa
semestinya, atau bisa dan seberapa sering
dikatakan rusak frekuensinya, selain itu kita
sebelum waktunya. dapat mengetahui sebuah
Sehingga kita perlu
asset fungsi dan letaknya
mengelola siklus
seharusnya dimana.
hidup aset
Aktivitas ini juga mencegah
penyalahgunaan aset
hardware agar hardware
digunakan sesuai dengan
fungsi dan tujuannya.
BAI09.03.03 V Aktivitas ini tidak dilakukan
karena perawatan
Menyetujui hardware di JSI dilakukan
pembayaran dan
sendiri oleh pihak internal
menyelesaikan proses
dengan pemasok JSI. Selain itu, mengelola
sesuai dengan pembayaran dengan
persyaratan pada pemasok bukan lah lingkup
kontrak yang disetujui kerja perawatan hardware.
BAI09.03.04 V Aktivitas ini tidak dilakukan
menyebarkan aset bukan
Menyebarkan aset lah lingkup kerja
berdasarkan standar
perawatan hardware.
penerapan siklus hidup
aset, termasuk Penyebaran aset telah

17 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
manajemen perubahan dilakukan sebelumnya
dan pengujian sebelum perawatan
penerimaan hardware dilakukan.
BAI09.03.05 V Aktivitas ini tidak dilakukan
menyebarkan aset bukan
Mengalokasikan aset lah lingkup kerja
kepada pengguna,
perawatan hardware.
dengan tanda tangan
penerimaan tanggung Pengalokasian aset
jawab merupakan salah sat
aktivitas dalam pengadaan,
dan perawatan hardware
tidak mengelola
pengadaan aset di JSI
melainkan hanya
memelihara aset yang
telah ada agar tetap
berfungsi dengan baik.
BAI09.03.06 V Karena maintenance
hardware dengan cara
Melakukan relokasi relokasi bisa
aset ketika aset tidak
mempermudah untuk
lagi diperlukan karena
perubahan pengguna, identifikasi mana hardware
terdapat redundasi yang sedang atau tidak
layanan atau pelayanan perlu di-maintain agar
dihentikan. tidak membuang tenaga
secara percuma. Selain itu,
aktivitas ini dilakukan agar
proses bisnis tetap
berlangsung sebelum asset
yang digunakan tidak
berfungsi sesuai dengan
tujuannya.
BAI09.03.07 V Aktivitas ini tidak dilakukan
karena tidak termasuk
Membuang aset ketika lingkup kerja perawatan
mereka tidak lagi
hardware. Perawatan
melayani tujuan karena
18 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 pensiun dari semua hardware fokus dalam
layanan yang terkait, pemeriksaan dan
teknologi telah usang perbaikan/penggantian
atau kurangnya
hardware yang mengalami
pengguna
kerusakan.
BAI09.03.08 V Aktivitas ini tidak dilakukan
karena tidak termasuk
Membuang aset secara lingkup kerja perawatan
main, dan
hardware. Perawatan
penghapusan data
yang tercatat pada hardware fokus dalam
perangkat media pemeriksaan dan
secara permanen, dan perbaikan/penggantian
potensi kerusakan hardware yang mengalami
lingkungan kerusakan.
BAI09.03.09 V Aktivitas ini tidak dilakukan
karena tidak termasuk
Merencanakan, lingkup kerja perawatan
mengesahkan dan
hardware. Mengelola
mengimplementasikan
aktifitas yang pengundran diri/pensiun
berhubungan dengan karyawan bukan
pengunduran diri atau merupakan tanggung
pensiun, jawab Mas Nanok sebagai
mempertahankan teknisi/penanggung jawab
catatan yang tepat TI di JSI. Pengunduran
untuk memenuhi
diri/pensiun dikelola oleh
kebutuhan bisnis dan
peraturan kebutuhan Ketua Jurusan.
yang sedang
berlangsung
BAI09.04 V Key management practice
ini tidak dilakukan karena
“MENGOPTIMALKA pengelolaan biaya terkait
N BIAYA ASET”
aset TI di JSI mulai dari
pengadaan dan biaya
lainnya, bukan lah lingkup
kerja perawatan hardware.
Pengelolaan biaya tidak

19 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 menjadi tanggung jawab
Mas Nanok selaku pelaku
utama dalam perawatan
hardware di JSI.

BAI09.05 V Key management practice

ini tidak dilakukan karena
“MENGELOLA aktivitas-aktivitasnya
LISENSI”
merupakan aktivitas untuk
pengelolaan lisensi
software. Software
memang merupakan aset
TI yang harus dipelihara,
namun bukan menjadi
ruang lingkup perawatan
hardware.

20 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.2 MAPPING CONTROL
Berikut Mapping Control terhadap maintenance hardware berdasarkan COBIT 5 :

Key
Kode
Management Aktivitas Prosedur Formulir
Aktivitas
Practice

BAI09.01 BAI09.01.01 Mengidentifikasi semua aset berupa hardware yang dimiliki pada Pembuatan - Formulir
asset register, yang mencatat status aset tersebut sekarang; Dokumen Register Identifikasi
“MENGIDENTIFI Menjaga keselarasan dengan manajemen perubahan dan proses Aset Hardware Aset
KASI DAN manajemen konfigurasi, sistem manajemen konfigurasi, dan Hardware
MENCATAT catatan laporan aktivitas finansial
ASET YANG ADA
SAAT INI” BAI09.01.03 Memverifikasi keberadaan seluruh aset yang dimiliki dengan Pemantauan Aset - Formulir
melaksanakan pengecekan rutin, baik pengecekan fisik maupun Hardware Rencana
logical, dan penyesuaian termasuk dalam penggunaan software Pemantauan
discovery tools Aset Hardware
- Formulir Hasil
Pemantauan
Aset Hardware
- Formulir
Identifikasi
Aset Hardware
- Formulir Revisi
Identifikasi
Aset Hardware

21 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 BAI09.01.06 Memastikan pelaporan aktivitas / pencatatan untuk seluruh aset Revisi Register Aset - Formulir Hasil
Hardware Pemantauan
Aset Hardware
- Formulir Revisi
Identifikasi
Aset Hardware
- Formulir
Identifikasi
Aset Hardware
- Formulir Hasil
Pergantian
Aset Hardware

BAI09.02 BAI09.02.02 Memantau performa/kinerja dari aset kritis dengan cara Pemantauan Aset - Formulir
memeriksa tren dari insiden, dan jika perlu, mengambil tindakan Hardware Rencana
“MENGELOLA untuk memperbaiki atau menggantinya Pemantauan
ASET KRITIS” Aset Hardware
- Formulir Hasil
Pemantauan
Aset Hardware

BAI09.02.04 Menjaga ketahanan aset kritis dengan menerapkan pemeliharaan - Pemeliharaan - Formulir
yang bersifat preventif secara rutin, memantau kinerja, dan jika Aset Hardware Rencana
dibutuhkan memberikan alternatif dan / atau aset tambahan - Perbaikan Aset Pemeliharaan
untuk meminimalisir probabilitas terjadinya kegagalan Hardware Aset Hardware

22 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 BAI09.02.05 Menetapkan rencana pemeliharaan yang bersifat preventif untuk - Formulir Hasil
semua perangkat keras, dengan mempertimbangkan analisa cost Pemeliharaan
- benefit, rekomendasi dari vendor, resiko dari ketidaktersediaan Aset Hardware
layanan, teknisi ahli, dan faktor lainnya - Formulir
Rencana
BAI09.02.07 Mengkomunikasikan kepada pelanggan dan pengguna yang Perbaikan
terdampak mengenai dampak yang diperkirakan ( contohnya
Aset Hardware
pembatasan performa / kinerja ) dari aktivitas pemeliharaan;
- Hasil
BAI09.02.09 Memasukkan downtime yang direncanakan pada keseluruhan perbaikan
jadwal produksi dan jadwal aktivitas pemeliharaan untuk asset
meminimalisir dampak yang merugikan bagi proses bisnis; hardware
- Formulir Revisi
Identifikasi
Aset Hardware
- Formulir hasil
pemantauan
aset hardware

BAI09.03 BAI09.03.02 Sumber, menerima, memverifikasi, dan mencatat semua aset Revisi Register Aset - Formulir
dengan cara terkendali seperti melakukan pelabelan fisik aset; Hardware Rencana
“MENGELOLA Pemantauan
SIKLUS HIDUP Aset Hardware
ASET” - Formulir Hasil
Pemantauan
Aset Hardware
- Revisi

23 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 Identifikasi
Aset Hardware
- Formulir Hasil
Pergantian
Aset Hardware

BAI09.03.06 Melakukan relokasi aset ketika aset tidak lagi diperlukan karena Penggantian Aset - Formulir
perubahan pengguna, terdapat redundasi layanan atau Hardware Permohonan
pelayanan dihentikan. Penggantian
Hardware
- Formulir
Persetujuan
Penggantian
Hardware
- Formulir Hasil
Penggantian
Hardware
- Formulir
identifikasi
aset hardware

24 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.3 MAPPING DOCUMENT

Kebijakan Prosedur Formulir

Pembuatan
Identifikasi Aset
Dokumen Register
Hardware
Aset Hardware

Rencana
Pemantauan Aset
Hardware

Pemantauan Aset
Hardware Hasil Pemantauan
Aset Hardware
Pemeriksaan Aset
Hardware
Identifikasi Aset
Hardware

Revisi Identifikasi
Aset

Hasil Pemantauan
Aset Hardware

Identifikasi Aset
Hardware
Revisi Register Aset
Hardware

Revisi Identifikasi
Aset

Hasil Penggantian
BAI09 Aset Hardware

Rencana
Pemeliharaan Aset
Pemeliharaan Aset Pemeliharaan Aset Hardware
Hardware Hardware

Hasil Pemeliharaan
Aset Hardware

Rencana Perbaikan
Aset Hardware
Perbaikan Aset
Hardware

Hasil Perbaikan
Aset Hardware

Rencana
Penggantian Aset
Hardware

Persetujuan
Penggantian Aset
Penggantian Aset
Penggantian Aset Hardware
Hardware
Hardware

Hasil Penggantian
Aset Hardware

Idetntifikasi Aset
Hardware

25 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.4 RUMUSAN KEBIJAKAN
3.4.1 KEBIJAKAN PEMERIKSAAN ASET HARDWARE
Jurusan Sistem Informasi

LEMBAR PENGESAHAN

Pemeriksaan Aset Hardware

Judul : Pemeliharaan Aset Hardware

No. Dokumen : KBJ-MA-01
Revisi : 00
Jumlah Copy :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Kepala Sub Bagian Ketua Jurusan

Tanggal : … Tanggal : …

26 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 NAMA PERUSAHAAN
KJ-MA-01 NO REVISI :
TANGGAL TERBIT :
Memerika Aset
HALAMAN :
Hardware

KEBIJAKAN

1. Membuat dokumen aset register untuk identifikasi aset

2. Memastikan aset register diperbarui secara berkala setiap 3 bulan sekali
3. Memeriksa aset hardware secara berkala sebanyak 3 bulan sekali
4. Memeriksa aset hardware apabila terjadi penggantian hardware
5. Melakukan langkah perbaikan atau penggantian aset apabila terjadi insiden

27 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.4.2 KEBIJAKAN PEMELIHARAAN ASET HARDWARE
Jurusan Sistem Informasi

LEMBAR PENGESAHAN

Pemeliharaan Aset Hardware

Judul : Pemeliharaan Aset Hardware

No. Dokumen : KBJ-MA-02
Revisi : 00
Jumlah Copy :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Kepala Sub Bagian Ketua Jurusan

Tanggal : … Tanggal : …

28 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 NAMA PERUSAHAAN
KBJ-MA-02 NO REVISI :

Pemeliharaan Aset TANGGAL TERBIT :

Hardware HALAMAN :
KEBIJAKAN
1. Mengadakan kegiatan pemeliharaan aset hardware secara berkala yaitu sekali dalam
sebulan.
2. Melakukan konsultasi terhadap pihak Sekretaris Jurusan dan Bagian Keuangan dalam
pelaksanaan pemeliharaan.
3. Membuat rencana pemeliharaan aset hardware untuk langkah pencegahan sebelum
terjadinya risiko.
4. Mencatat semua hasil ke dalam dokumen dan wajib untuk melaporkan dokumen kepada
pihak Sekretaris Jurusan.
5. Membatasi hak akses terhadap aset hardware yang tidak untuk kalangan umum.
6. Mengadakan pertemuan rutin terhadap pihak stakeholder atau pihak yang berwenang
dalam mengelola aset hardware untuk melakukan pembahasan mengenai kondisi aset
hardware yang ada dan rencana keberlanjutan aset hardware tersebut.

29 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.4.3 KEBIJAKAN PENGGANTIAN ASET HARDWARE

Jurusan Sistem Informasi

LEMBAR PENGESAHAN

Penggantian Aset Hardware

Judul : Pemeliharaan Aset Hardware

No. Dokumen : KBJ-MA-03
Revisi : 00
Jumlah Copy :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Kepala Sub Bagian Ketua Jurusan

Tanggal : … Tanggal : …

30 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 NAMA PERUSAHAAN
KBJ-MA-03 NO REVISI :

Penggantian Aset TANGGAL TERBIT :

Hardware HALAMAN :
KEBIJAKAN
1. Melakukan identifikasi aset hardware untuk mengetahui status masing-masing dari aset
hardware.
2. Membuat dokumen untuk melakukan penggantian aset hardware.
3. Melakukan konsultasi terhadap pihak Sekretaris Jurusan dan Bagian Keuangan dalam
pelaksanaan penggantian.
4. Memberikan dokumen penggantian aset hardware hasil konsultasi kepada Ketua Jurusan.
5. Melaksanakan proses penggantian aset hardware sesuai dokumen yang telah dibuat dan
telah disetujui oleh Ketua Jurusan.
6. Melakukan pelaporan terhadap hasil penggantian aset hardware.
7. Membuat dokumen hasil dari penggantian aset hardware yang telah direvisi oleh Ketua
Jurusan.

31 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.5 PROSEDUR
Berikut prosedur beserta aktivitas dalam pelaksanaan prosedur dalam Maintenance
Hardware:
3.5.1 PDR-MA-01 Pembuatan Dokumen Register Aset Hardware

Jurusan Sistem Informasi

LEMBAR PENGESAHAN

Pembuatan Dokumen Register

Aset Hardware

Judul : Pembuatan Dokumen Register Aset Hardware

No. Dokumen : PDR-MA-01
Revisi : 00
Jumlah Copy :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Manajemen Representatif Manager Perusahaan

Tanggal : … Tanggal : …

32 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 NAMA PERUSAHAAN
PDR-MA-01 NO REVISI :

Pembuatan Dokumen TANGGAL TERBIT :

Register Aset Hardware HALAMAN :
PROSEDUR
1. DESKRIPSI
Membuat dokumen asset register untuk identifikasi aset hardware dan menjaga
seluruh catatan dari aset teknologi informasi up-to-date dan akurat yang dibutuhkan

2. STANDAR YANG BERLAKU

COBIT 5 : MA.01 Mengidentifikasi dan mencatat aset saat ini
ISO 55001:2014 : Asset Management - Requirement

3. INDIKATOR KINERJA
- Jumlah aset hardware yang teridentifikasi
- Jumlah aset hardware yang terdefinisikan

4. PERAN DAN PELAKU

- Responsibility : Teknisi JSI
- Accountability : Ketua Jurusan
- Consulted : Sekretaris Jurusan, Kasubag, Kalab, Komisi Pertimbangan Jurusan,
Bagian Keuangan
- Informed : Sekretaris Jurusan dan Bagian Keuangan

5. INPUT
No Sumber Masukan Jenis Masukan Nomor &
Nama
Dokumen
1 Sekretaris Jurusan Update dari
inventory asset

6. OUTPUT
No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor &
Nama
Dokumen
1 Sekretaris Jurusan dan Bagian Daftar Aset FRM-MA-01
Keuangan Hardware yang telah
teridentifikasi

33 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 Identifikasi
Aset
Hardware

7. PERALATAN & PERLENGKAPAN

- Kertas & Alat Tulis
- PC Komputer/Laptop

8. AKTIVITAS
8.1. Sekretaris Jurusan memberikan perintah kepada Teknisi JSI untuk melakukan
pencatatan semua aset hardware yang ada pada Jurusan Sistem Informasi ITS.
8.2. Teknisi JSI mencatat semua aset hardware yang dimiliki perusahaan dalam FRM-
MA-01 Identifikasi Aset Hardware
8.3. Teknisi JSI memastikan aset yang dicatat jelas keberadaannya dengan cara
mengkonsultasikannya kepada Sekretaris Jurusan, Kasubag, Kalab, Komisi
Pertimbangan Jurusan, dan Bagian Keuangan.
8.4. Teknisi JSI mengidentifikasikan aset hardware secara rinci
8.5. Teknisi JSI mendefinisikan setiap aset hardware sesuai dengan kolom yang ada
pada formulir FRM-MA-01 Identifikasi Aset Hardware
8.6. Teknisi JSI melakukan validasi terhadap pendefinisian aset yang telah dilakukan
dengan mengkonsultasikannya kepada Sekretaris Jurusan, Kasubag, Kalab,
Komisi Pertimbangan Jurusan, dan Bagian Keuangan.
8.7. Teknisi JSI melakukan update secara berkala setiap satu bulan sekali dan
melaporkan pada Sekretaris Jurusan dan Bagian Keuangan.
8.8. Sekretaris Jurusan memberikan laporan pendataan aset hardware kepada Ketua
Jurusan.

9. FLOWCHART AKTIVITAS
Pelaku dan Peran
Kaj Kasu Ka Komisi Keu Sekretaris Teknisi JSI Dokum
Aktivitas ur bag Lab Pertimb ang Jurusan en
angan an Terkait
Jurusan

34 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
9.1 SekJur
Start
memberikan
perintah kepada
Teknisi JSI untuk
pencatatan
hardware.
9.2 Teknisi JSI FRM-
mencatat semua MA-01
aset hardware

9.3 Teknisi JSI

memastikan aset
yang dicatat jelas
keberadaannya
9.4 Teknisi JSI
mengidentifikasik
an aset hardware
secara rinci
9.5 Teknisi JSI FRM-
mendefinisikan MA-01
setiap aset
hardware
9.6 Teknisi JSI
melakukan
validasi terhadap
pendefinisian
aset hardware
9.7 Teknisi JSI
melaporkan pada
Sekretaris
Jurusan dan
Bagian Keuangan
9.8 Sekretaris FRM-
Jurusan MA-01
memberikan
laporan
pendataan aset End
hardware kepada
Ketua Jurusan.

35 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
10. FILE TERKAIT
Nomor
Nama File Dokumen Direktori Penanggung Jawab
Dokumen
FRM-MA-01 Identifikasi Aset Ketua Jurusan
Hardware

36 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.5.2 PDR-MA-02 Pemantauan Aset Hardware
Jurusan Sistem Informasi

LEMBAR PENGESAHAN

Pemantauan Aset Hardware

Judul : Pemantauan Aset Hardware

No. Dokumen : PDR-MA-02

Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Manajemen Representatif Manager Perusahaan

Tanggal : … Tanggal : …

37 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 NAMA PERUSAHAAN
PDR-MA-02 NO REVISI :
TANGGAL TERBIT :
Pemantauan Aset Hardware
HALAMAN :
PROSEDUR
1. DESKRIPSI
Memastikan aset hardware sesuai dengan tujuan bisnis (hardware tidak dalam keadaan
rusak) dan masih layak untuk digunakan.

2. STANDAR YANG TERKAIT

COBIT 4.1 MEI : Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Aset Hardware

3. INDIKATOR KINERJA
- Aset hardware yang ada sesuai dengan tujuannya (tidak ada yang rusak atau tidak
berfungsi sesuai tujuan)
- Aset hardware yang ada masih layak untuk digunakan
- Jumlah aset hardware yang perlu dilakukan perbaikan atau penggantian.

4. PERAN DAN PELAKU

- Responsibility : Teknisi JSI
- Accountability : Ketua Jurusan
- Consulted : Kasubag, Kalab, Sekretaris Jurusan
- Informed : Sekretaris Jurusan

5. INPUT
Nomor &
No Sumber Masukan Jenis Masukan Nama
Dokumen
1 Teknisi JSI Daftar Aset FRM-MA-01
Hardware yang Identifikasi
telah teridentifikasi Aset
Hardware
3 Teknisi JSI Jadwal Pemantauan FRM-MA-03
Aset Hardware Rencana
Pemantauan
Aset
Hardware

38 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
6. OUTPUT
No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor &
Nama
Dokumen
1 Sekretaris Jurusan dan Ketua Daftar Aset FRM-MA-04
Jurusan Hardware yang Hasil
telah dilakukan Pemantauan
pemantauan Aset
Hardware
2 Sekretaris Jurusan dan Ketua Daftar Aset FRM-MA-02
Jurusan Hardware yang Revisi
telah terupdate Identifikasi
Aset
Hardware

7. PERALATAN & PERLENGKAPAN

- Kertas & Alat Tulis
- PC Komputer/Laptop

8. AKTIVITAS
8.1. Sekretaris Jurusan memberikan perintah kepada Teknisi JSI untuk melakukan
pemeriksaan secara berkala terhadap seluruh aset hardware sesuai dengan dokumen
FRM-MA-03 Rencana Pemantauan Aset Hardware .
8.2. Teknisi JSI mencari keberadaan aset hardware berdasarkan dokumen update dari
dokumen FRM-MA-01 Identifikasi Aset Hardware.
8.3. Teknisi JSI meneliti kondisi aset hardware untuk mengetahui keadaan aset tersebut
apakah aset dalam keadaan baik, rusak ringan, atau rusak berat.
8.4. Teknisi JSI mendokumentasikan sementara hasil dari pemeriksaan kondisi aset
hardware.
8.5. Teknisi JSI mendiskusikan hasil pemeriksaan kondisi aset hardware dengan Kasubag,
Kalab, dan Sekretaris Jurusan .
8.6. Teknisi JSI mengisi hasil review kesesuaian pemeriksaan kondisi aset hardware ke
dalam FRM-MA-04 Hasil Pemantauan Aset Hardware

39 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 8.7. Teknisi JSI menentukan keberlanjutan pemeriksaan aset hardware dengan
memperbarui dan melengkapi FRM-MA-03 Rencana Pemantauan Aset Hardware
untuk jadwal pemeriksaan aset hardware selanjutnya.
8.8. Teknisi JSI melakukan update identifikasi aset hardware pada dokumen FRM-MA-02
Revisi Identifikasi Aset Hardware.
8.9. Teknisi JSI menyerahkan FRM-MA-02 Revisi Identifikasi Aset Hardware dan FRM-MA-
04 Hasil Pemantauan Aset Hardware kepada Sekretaris Jurusan.
8.10. Sekretaris Jurusan melaporkan hasil pemeriksaan inventori fisik keseluruhan aset
hardware kepada Kasubag, Kalab, Ketua Jurusan.

9. FLOWCHART AKTIVITAS
Pelaku dan Peran Dokum
Aktivitas Kaju Ka Ka Sekretaris en
Teknisi JSI
r Subag Lab Jurusan Terkait
9.1 Sekretaris FRM-
Start
Jurusan MA-03
memberikan
perintah kepada
Teknisi JSI untuk
melakukan
pemeriksaan
secara berkala.
9.2 Teknisi JSI FRM-
mencari MA-01
keberadaan aset
hardware.
7.3 Teknisi JSI
meneliti kondisi
aset hardware.
7.4 Teknisi JSI
mendokumentasik
an sementara hasil
dari pemeriksaan
kondisi aset
hardware.

40 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
7.5 Teknisi JSI
mendiskusikan
hasil pemeriksaan
kondisi aset
hardware.
7.6 Teknisi JSI FRM-
mengisi hasil MA-04
review kesesuaian
pemeriksaan
kondisi aset
hardware.
7.7 Teknisi JSI FRM-
menentukan MA-03
keberlanjutan
pemeriksaan aset
hardware.
7.8 Teknisi JSI FRM-
melakukan update MA-02
identifikasi aset
hardware.
7.9 Teknisi JSI FRM-
menyerahkan hasil Ma-02
pemeriksaan FRM-
kepada Sekretaris MA-04
Jurusan.
7.10 Sekretaris
Jurusan
melaporkan hasil
pemeriksaan
End
inventori fisik
keseluruhan aset
hardware kepada
Kasubag, Kalab,
Ketua Jurusan.

41 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
10. FILE TERKAIT
Nomor
Nama File Dokumen Direktori Penanggung Jawab
Dokumen
Identifikasi Aset
FRM-MA-01 Ketua Jurusan
Hardware
Revisi Identifikasi
FRM-MA-02 Ketua Jurusan
Aset Hardware
Rencana
FRM-MA-03 Pemantauan Aset Ketua Jurusan
Hardware
Hasil Pemantauan
FRM-MA-04 Ketua Jurusan
Aset Hardware

42 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.5.3 PDR-MA-03 Revisi Register Aset Hardware
Jurusan Sistem Informasi

LEMBAR PENGESAHAN

Revisi Register Aset Hardware

Judul : Revisi Register Aset Hardware

No. Dokumen : PDR-MA-03

Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Manajemen Representatif Manager Perusahaan

Tanggal : … Tanggal : …

43 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 NAMA PERUSAHAAN
PDR-MA-03 NO REVISI :

Revisi Regsiter Aset TANGGAL TERBIT :

Hardware HALAMAN :
PROSEDUR
1. DESKRIPSI
Mengidentifikasi kembali aset hardware setelah dilakukan pengecekan, penggantian,
alokasi, atau pembuangan aset hardware. Hal ini dilakukan agar aset hardware yang
dimiliki terupdate dan mengetahui kondisi saat ini aset hardware yang ada.

2. STANDAR YANG TERKAIT

COBIT 5 : MA.01 Mengidentifikasi dan mencatat aset saat ini
ISO 55001:2014 : Asset Management - Requirement

3. INDIKATOR KINERJA
- Jumlah aset sesuai antara yang terdaftar pada formulir identifikasi aset hardware
dengan yang ada di lapangan

4. PERAN DAN PELAKU

- Responsibility : Teknisi JSI
- Accountability : Ketua Jurusan
- Consulted : Sekretaris Jurusan, Kasubag, Kalab, Komisi Pertimbangan Jurusan,
Bagian Keuangan
- Informed : Sekretaris Jurusan

5. INPUT
Nomor &
No Sumber Masukan Jenis Masukan Nama
Dokumen
1 Teknisi JSI Daftar Aset FRM-MA-01
Hardware Identifikasi
Aset
Hardware
2 Teknisi JSI Daftar Aset FRM-MA-04
Hardware yang Hasil
telah dilakukan Pemantauan
pemeriksaan dan Aset
adanya update Hardware

44 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 dalam hasil
pemeriksaan
tersebut.
3 Teknisi JSI Daftar Aset FRM-MA-11
Hardware yang Formulir
telah dilakukan Hasil
penggantian Penggantian
Aset
Hardware

6. OUTPUT
Nomor &
No Tujuan Keluaran Jenis Masukan Nama
Dokumen
1 Sekretaris Jurusan Daftar Aset FRM-MA-02
Hardware yang Revisi
telah terupdate Identifikasi
Aset
Hardware

7. PERALATAN & PERLENGKAPAN

- Kertas & Alat Tulis
- PC Komputer/Laptop

8. AKTIVITAS
8.1. Sekretaris Jurusan memberikan perintah kepada Teknisi JSI untuk melakukan
pengecekan kembali dari seluruh aset hardware.
8.2. Teknisi JSI melakukan pengecekan kembali dari seluruh aset hardware dengan
melakukan pengecekan fisik terhadap aset hardware berdasarkan dokumen FRM-
MA-04 Hasil Pemeriksaan Aset Hardware dan FRM-MA-11 Formulir Hasil
Penggantian Aset Hardware.
8.3. Teknisi JSI menghitung jumlah aset hardware untuk mengetahui kesesuaian
dengan dokumen FRM-MA-01 Identifikasi Aset Hardware
8.4. Teknisi JSI menambahkan aset hardware ke dalam dokumen FRM-MA-02 Revisi
Identifikasi Aset Hardware jika aset hardware tersebut belum terdaftar.

45 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 8.5. Teknisi JSI menyerahkan FRM-MA-02 Revisi Identifikasi Aset Hardware kepada
Sekretaris Jurusan.
8.6. Sekretaris Jurusan melaporkan hasil revisi register aset hardware kepada Ketua
Jurusan, Kasubag, Kalab, Komisi Pertimbangan Jurusan, Bagian Keuangan.

9. FLOWCHART AKTIVITAS
Pelaku dan Peran
Komisi
Dokumen
Aktivitas Kaju Ka Keua Pertim Sekretaris Teknisi
Terkait
r Subag ngan bangan Jurusan JSI
Jurusan
9.1 Sekretaris
Start
Jurusan
memberikan
perintah kepada
Teknisi JSI untuk
melakukan
pengecekan
kembali dari
seluruh aset
hardware.
9.2 Teknisi JSI FRM-MA-
melakukan 04
pengecekan FRM-MA-
kembali dari 11
seluruh aset
hardware
dengan
melakukan
pengecekan fisik
terhadap aset
hardware.
9.3 Teknisi JSI FRM-MA-
menghitung 01
jumlah aset
hardware untuk
mengetahui
kesesuaian yang

46 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
ada pada
dokumen.
9.4 Teknisi JSI FRM-MA-
menambahkan 02
aset hardware
yang belum
terdaftar ke
dalam
dokumen.
9.5 Teknisi JSI
menyerahkan
hasil revisi
kepada Sekjur.
9.6 Sekretaris
Jurusan
melaporkan
hasil revisi
register aset
hardware
kepada Ketua
Jurusan,
Kasubag, Kalab, End
Komisi
Pertimbangan
Jurusan, Bagian
Keuangan.

10. FILE TERKAIT

Nomor
Nama File Dokumen Direktori Penanggung Jawab
Dokumen
Identifikasi Aset
FRM-MA-01 Ketua Jurusan
Hardware
Revisi Identifikasi
FRM-MA-02 Ketua Jurusan
Aset Hardware
Hasil Pemantauan
FRM-MA-04 Ketua Jurusan
Aset Hardware
Formulir Hasil
FRM-MA-11 Penggantian Aset Ketua Jurusan
Hardware

47 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.5.4 PDR-MA-04 Pemeliharaan Aset Hardware
Jurusan Sistem Informasi

LEMBAR PENGESAHAN

Pemeliharaan
Aset Hardware

Judul : Pemeliharaan Aset Hardware

No. Dokumen : PDR-MA-04

Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Manajemen Representatif Manager Perusahaan

Tanggal : … Tanggal : …

48 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 NAMA PERUSAHAAN
PDR-MA-04 NO REVISI :

Pemeliharaan Aset TANGGAL TERBIT :

Hardware HALAMAN :
PROSEDUR
1. DESKRIPSI
Menyusun rencana dan pelaksanaan proses pemeliharaan aset hardware untuk
menjaga fungsi dari aset hardware dalam menyampaikan nilai lebih kepada pengguna.

2. STANDAR YANG TERKAIT

DS13.5 : Preventive Maintenance for Hardware
ISO 9001 : Maintenance Activities for Physical Asset

3. INDIKATOR KINERJA
- Jumlah aset hardware yang memberikan nilai sesuai dengan fungsinya
- Pengecekan aset hardware terhadap kondisi saat ini

4. PERAN DAN PELAKU

- Responsibility : Teknisi JSI
- Accountability : Ketua Jurusan
- Consulted : Kasubag, Kalab, Sekretaris Jurusan
- Informed : Sekretaris Jurusan

5. INPUT
Nomor &
No Sumber Masukan Jenis Masukan Nama
Dokmen
1 Teknisi JSI Daftar Aset FRM-MA-01
Hardware Identifikasi
Aset
Hardware
2 Teknisi JSI Jadwal FRM-MA-07
Pemeliharaan Aset Rencana
Hardware Pemeliharaa
n Aset
Hardware

49 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
6. OUTPUT
Nomor &
No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nama
Dokmen
FRM-MA-08
Hasil
Daftar Aset Hardware
Pemeliharaa
1 Sekretaris Jurusan yang telah dilakukan
n
pemeliharaan
Aset
Hardware

7. PERALATAN & PERLENGKAPAN

- Kertas & Alat Tulis
- PC Komputer/Laptop

8. AKTIVITAS
8.1 Teknisi JSI, Sekretaris Jurusan, Kalab, dan Kasubbag mengadakan pertemuan untuk
membahas rencana pemeliharaan aset yang ada dalam daftar aset pada dokumen
FRM-MA-01 Identifikasi Aset Hardware.
8.2 Teknisi JSI, Kalab, Sekretaris Jurusan, dan Kasubbag memilih pendekatan atau
metode atau teknik pemeliharaan untuk setiap aset hardware.
8.3 Teknisi JSI menentukan jadwal untuk melakukan pemeliharaan setiap aset hardware
dalam kurun waktu setiap tiga bulan yang dicatat ke dalam dokumen FRM-MA-07
Rencana Pemeliharaan Aset Hardware.
8.4 Teknisi JSI membuat rencana pemeliharaan aset hardware berdasarkan jadwal,
pendekatan, teknik serta metode yang sudah ditentukan ke dalam dokumen FRM-
MA-07 Rencana Pemeliharaan Aset Hardware.
8.5 Teknisi JSI melakukan pemeliharaan aset hardware sesuai rencana pemeliharaan
aset hardware pada dokumen FRM-MA 07 Rencana Pemeliharaan Aset Hardware.
8.6 Teknisi JSI mencatat hasil perbaikan aset hardware kedalam formulir FRM-MA-08
Hasil Pemeliharaan Aset Hardware.
8.7 Teknisi JSI melaporkan hasil pemeliharaan aset hardware setiap 3 bulan sekali
kepada Sekretaris Jurusan, Kajur, dan Kalab, Kasubbag.

50 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
9. FLOWCHART AKTIVITAS

Pelaku dan Peran Dokum

Aktivitas Teknisi Kasubba en
Sekjur Kalab Kajur
JSI g Terkait
FRM-
Star
MA-01
tt
9.1

9.2

FRM-
9.3 MA-07

9.4

9.5

FRM-
9.6
MA-08

9.7
End

10. FILE TERKAIT

Nomor
Nama File Dokumen Direktori Penanggung Jawab
Dokumen
Identifikasi Aset
FRM-MA-01 Ketua Jurusan
Hardware
Rencana
FRM-MA-06 Pemeliharaan Ketua Jurusan
Aset Hardware
Hasil Pemeliharaan
FRM-MA-07 Ketua Jurusan
Aset Hardware

51 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.5.5 PDR-MA-05 Penggantian Aset Hardware
Jurusan Sistem Informasi

LEMBAR PENGESAHAN

Penggantian Aset Hardware

Judul : Penggantian Aset Hardware

No. Dokumen : PDR-MA-05

Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Manajemen Representatif Manager Perusahaan

Tanggal : … Tanggal : …

52 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 NAMA PERUSAHAAN
PDR-MA-05 NO REVISI :
TANGGAL TERBIT :
Penggantian Aset Hardware
HALAMAN :
PROSEDUR
1. DESKRIPSI
Melakukan penggantian aset hardware yang kurang bermanfaat serta yang mengalami
kerusakan. Dengan adanya penggantian ini aset nantinya bisa mendukung
keberlangsungan bisnis.

2. STANDAR YANG TERKAIT

ISO 9001 : Maintenance Activities for Physical Asset

3. INDIKATOR KINERJA
- Penggantian aset hardware yang kurang bermanfaat
- Pengurangan aset hardware yang tidak penting

4. PERAN DAN PELAKU

- Responsibility : Teknisi JSI
- Accountability : Ketua Jurusan
- Consulted : Bagian Keuangan Jurusan, Sekretaris Jurusan
- Informed : Sekretaris Jurusan

5. INPUT
Nomor &
No Sumber Masukan Jenis Masukan Nama
Dokumen
1 Teknisi JSI Daftar aset FRM-MA-09
hardware yang Permohonan
diganti Penggantian
Aset
Hardware
2 Teknisi JSI Daftar aset FRM-MA-10
hardware yang Persetujuan
disetujui akan Penggantian
diganti Aset
Hardware

53 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
6. OUTPUT
Nomor &
No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nama
Dokmen
FRM-MA-02
Revisi
Daftar Aset Hardware
1 Sekretaris Jurusan Identifikasi
yang telah terupdate.
Aset
Hardware
FRM-MA-11
Hasil
Daftar Aset Hardware
2 Sekretaris Jurusan Penggantian
yang sudah diganti.
Aset
Hardware

7. PERALATAN & PERLENGKAPAN

- Kertas & Alat Tulis
- PC Komputer/Laptop

8. AKTIVITAS
8.1. Teknisi JSI mengajukan permohonan daftar aset yang akan diganti yang dicatat
pada dokumen FRM-MA-09 Permohonan Penggantian Aset Hardware kepada
Sekretaris Jurusan.
8.2. Sekretaris Jurusan memverifikasi aset hardware yang akan diganti dan dicatat
pada dokumen FRM-MA-10 Persetujuan Penggantian Aset Hardware.
8.3. Sekretaris Jurusan memberikan perintah kepada Teknisi JSI untuk melakukan
penggantian aset hardware sesuai dengan dokumen FRM-MA-10 Persetujuan
Penggantian Aset Hardware.
8.4. Teknisi JSI melakukan penggantian aset hardware sesuai dengan dokumen FRM-
MA-10 Persetujuan Penggantian Aset Hardware.
8.5. Teknisi JSI mencatat hasil aset hardware yang telah diganti ke dalam dokumen
FRM-MA-11 Hasil Penggantian Aset Hardware.
8.6. Teknisi JSI mengupdate daftar identifikasi aset hardware kedalam dokumen FRM-
MA-02 Revisi Identifikasi Aset Hardware.
8.7. Teknisi JSI melaporkan hasil penggantian aset hardware pada dokumen FRM-MA-
02 Revisi Identifikasi Aset Hardware dan FRM-MA-11 Hasil Penggantian Aset
Hardware kepada Sekretaris Jurusan, bagian Keuangan Jurusan, dan Ketua
Jurusan.

54 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
9. FLOWCHART AKTIVITAS
Dokumen
Pelaku dan Peran
Terkait
Aktivitas
Kajur SekJur Keuangan Teknisi JSI
FRM-MA-
Start
9.1 Teknisi JSI 09
mengajukan
permohonan daftar
aset yang akan
diganti kepada
Sekretaris Jurusan.

9.2 Sekretaris FRM-MA-

Jurusan 10
memverifikasi aset
hardware yang akan
diganti.
9.3 Sekretaris FRM-MA-
Jurusan 10
memberikan
perintah kepada
Teknisi JSI untuk
melakukan
penggantian aset
hardware.
FRM-MA-
10
9.4 Teknisi JSI
melakukan
penggantian aset
hardware sesuai
dengan dokumen.

55 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 FRM-MA-
9.5 Teknisi JSI 11
mencatat hasil aset
hardware yang telah
diganti ke dalam
dokumen.

FRM-MA-
9.6 Teknisi JSI 02
mengupdate daftar
identifikasi aset
hardware kedalam
dokumen.

FRM-MA-
9.7 Teknisi JSI 02
melaporkan hasil FRM-MA-
penggantian aset 11
hardware. End

10. FILE TERKAIT

Nomor
Nama File Dokumen Direktori Penanggung Jawab
Dokumen
FRM-MA-02 Revisi Identifikasi Aset Ketua Jurusan
Hardware
FRM-MA-09 Permohonan Ketua Jurusan
Penggantian Aset
Hardware
FRM-MA-10 Persetujuan Ketua Jurusan
Penggantian Aset
Hardware
FRM-MA-11 Hasil Penggantian Aset Ketua Jurusan
Hardware

56 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.5.6 PDR-MA-06 Perbaikan Aset Hardware
Jurusan Sistem Informasi

LEMBAR PENGESAHAN

Perbaikan Aset Hardware

Judul : Perbaikan Aset Hardware

No. Dokumen : PDR-MA-06

Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Manajemen Representatif Manager Perusahaan

Tanggal : … Tanggal : …

57 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 NAMA PERUSAHAAN
PDR-MA-06 NO REVISI :
TANGGAL TERBIT :
Perbaikan Aset Hardware
HALAMAN :
PROSEDUR

1. DESKRIPSI
Melakukan aktivitas perbaikan aset hardware yang performanya sudah tidak berfungsi
sesuai dengan tujuan dan yang telah terdefinisi pada rencana perbaikan aset hardware.

2. STANDAR YANG TERKAIT

ISO 9001 : Maintenance Activities for Physical Asset

3. INDIKATOR KINERJA
- Jumlah aset hardware yang perlu dilakukan perbaikan
- Jumlah aset hardware yang berhasil diperbaiki
- Hasil dari perbaikan aset hardware

4. PERAN DAN PELAKU

- Responsibility : Teknisi JSI
- Accountability : Teknisi JSI
- Consulted : Pranata Komputer Lab, Bagian Keuangan
- Informed : Sekretaris Jurusan dan Ketua Jurusan

5. INPUT
Nomor &
No Sumber Masukan Jenis Masukan Nama
Dokmen
Daftar aset FRM-MA-04
hardware yang Hasil
1 Teknisi JSI telah dilakukan Pemantauan
pemantaua Aset
Hardware
Jadwal perbaikan FRM-MA-05
2 Teknisi JSI aset hardware. Rencana
Perbaikan

58 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 Aset
Hardware

6. OUTPUT
Nomor &
No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nama
Dokmen
1 Sekretaris Jurusan Daftar Aset FRM-MA-06
Hardware yang Hasil
telah diperbaiki Perbaikan
Aset
Hardware
2 Sekretaris Jurusan Daftar Aset FRM-Ma-02
Hardware yang Revisi
telah terupdate Identifikasi
karena adanya Aset
perbaikan Hardware

7. PERALATAN & PERLENGKAPAN

- Kertas & Alat Tulis
- PC Komputer/Laptop

8. AKTIVITAS
8.1. Teknisi JSI melakukan evaluasi terhadap hasil pemantauan aset hardware yang
telah dilakukan berdasarkan formulir FRM-MA-04 Hasil Pemantauan Aset
Hardware.
8.2. Teknisi JSI memasukkan hasil evaluasi dan identifikasi ke dalam dokumen FRM-
MA-05 Rencana perbaikan Aset Hardware.
8.3. Teknisi JSI menentukan metode atau teknik perbaikan sesuai
dengan aset hardware yang mengalami kerusakan dengan berkonsultasi dengan
Pranata Komputer Lab.
8.4. Sekretaris Jurusan dan Bagian Keuangan Jurusan mengevaluasi metode maupun
teknik perbaikan setiap aset apakah sudah sesuai nilai setiap aset hardware.

59 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 8.5. Teknisi JSI melakukan perbaikan aset hardware sesuai dengan dokumen FRM-MA-
05 Rencana perbaikan Aset Hardware.
8.6. Teknisi JSI mencatat hasil perbaikan aset hardware kedalam formulir FRM-MA-06
Hasil Perbaikan Aset Hardware.
8.7. Teknisi JSI mengupdate identifikasi aset hardware yang telah dilakukan perbaikan
kedalam dokumen FRM-MA-02 Revisi Identifikasi Aset Hardware.
8.8. Teknisi JSI melaporkan hasil perbaikan dan revisi aset hardware kepada Bagian
Keuangan Jurusan, Sekretaris Jurusan, dan Ketua Jurusan.

9. FLOWCHART AKTIVITAS
Pelaku dan Peran Dokume
Keu n
Aktivitas Kaju SekJu Pranata
anga Teknisi JSI Terkait
r r Komputer Lab
n
9.1 Teknisi JSI FRM-
Start
melakukan MA-04
evaluasi
terhadap hasil
pemantauan aset
hardware.
9.2 Teknisi JSI FRM-
memasukkan MA-05
hasil evaluasi dan
identifikasi ke
dalam dokumen.
9.3 Teknisi JSI
menentukan
metode atau
teknik perbaikan.
9.4 Sekretaris
Jurusan dan
Bagian Keuangan
Jurusan
mengevaluasi
metode maupun
teknik perbaikan.

60 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 9.5 Teknisi JSI FRM-
melakukan MA-05
perbaikan aset
hardware sesuai
dengan
dokumen.
9.6 Teknisi JSI FRM-
mencatat hasil MA-06
perbaikan aset
hardware
kedalam
formulir.
9.7 Teknisi JSI FRM-
mengupdate MA-02
identifikasi aset
hardware yang
telah dilakukan
perbaikan.
9.8 Teknisi JSI FRM-
melaporkan hasil MA-02
perbaikan dan FRM-
revisi aset MA-06
End
hardware.

10. FILE TERKAIT

Nomor
Nama File Dokumen Direktori Penanggung Jawab
Dokumen
FRM-MA-02 Revisi Identifikasi Ketua Jurusan
Aset Hardware
FRM-MA-04 Dokumen Hasil Ketua Jurusan
Pemantauan Aset
Hardware
FRM-MA-05 Rencana Perbaikan Ketua Jurusan
Aset Hardware
FRM-MA-06 Hasil Perbaikan Aset Ketua Jurusan
Hardware

61 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6 FORMULIR
Pada bagian ini akan dilampirkan formulir yang terkait dengan prosedur dari kegiatan
pemeliharaan perangkat keras di Jurusan Sistem Informasi. Formulir pada bagian ini telah
disertai dengan contoh pengisian formulir dengan diberi warna coklat dan dimiringkan.
3.6.1 LEMBAR PENGESAHAN

Jurusan Sistem Informasi

LEMBAR PENGESAHAN

Formulir

Judul : XXX

No. Dokumen : FRM-MA-XX

Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Kepala Sub Bagian Ketua Jurusan

Tanggal : … Tanggal : …

62 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.2 FRM-MA-01 Identifikasi Aset Hardware

NAMA PERUSAHAAN
FRM-MA-01 NO REVISI :
TANGGAL TERBIT :
Identifikasi Aset Hardware
HALAMAN :
FORMULIR

Petugas : Mr.X (Teknisi JSI)

Manajer Program : Mr.Y (Sekertaris JSI)
Disetujui oleh : Mr.Y (Tanda tangan)
Berikut ini formulir beserta contoh pengisiannya untuk aset dengan kategori hardware:

No. Aset Umur

Nama Aset Jumla Sub- Sistem Pemili
Hardwar Nomor Seri Deskripsi Hardware yang Lokasi
Hardware h Klasifikasi Operasi k
e diekspektasikan
PAC 1 Perangkat
Air Ruang
Emerson penatur suhu
PAC1 2 Conditionin 2830384692 N/A EMI Life Time Data
Libert Pex ruangan data
g Center
Data Center center

63 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.3 FRM-MA-02 Revisi Identifikasi Aset Hardware
NAMA PERUSAHAAN
FRM-MA-02 NO REVISI :

Revisi Identifikasi Aset TANGGAL TERBIT :

Hardware HALAMAN :
FORMULIR

Petugas : Mr.X (Teknisi JSI)

Manajer Program : Mr.Y (Sekertaris JSI)
Disetujui oleh : Mr.Y (Tanda tangan)

Berikut ini formulir beserta contoh pengisiannya untuk aset dengan kategori hardware:

No. Aset Umur

Nama Aset Jumla Sub- Sistem Pemili
Hardwar Nomor Seri Deskripsi Hardware yang Lokasi
Hardware h Klasifikasi Operasi k
e diekspektasikan
PAC 1 Perangkat
Air Ruang
Emerson penatur suhu
PAC1 2 Conditionin 2830384692 N/A EMI Life Time Data
Libert Pex ruangan data
g Center
Data Center center

64 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.4 FRM-MA-03 Rencana Pemantauan Aset Hardware
NAMA PERUSAHAAN
FM-MA-03 NO REVISI :
RENCANA PEMANTAUAN ASET TANGGAL TERBIT :
HARDWARE
HALAMAN :

FORMULIR

Petugas : Mr.X (Teknisi JSI)

Manajer Program : Mr.Y (Sekertaris JSI)
Disetujui oleh : Mr.Y (Tanda tangan)

Berikut ini contoh formulir untuk aset dengan kategori hardware:

Umur
Sub- Hardware Jadwal Penan
ID Jumla Nomo O Pem Lokas
Klasifikas Deskripsi yang Pemantaua Metode ggung
Aset h r Seri S ilik i
i diekspektasika n Jawab
n
Server pusat Setiap
N Data
SRV 89091 seluruh NA tanggal 10
1 Server / Lifetime Cente Metode X MR.X
1 7 jaringan JSI- N dalam 1
A r
NET bulan

65 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.5 FRM-MA-04 Hasil Pemantauan Aset Hardware
NAMA PERUSAHAAN
FRM-MA-04 NO REVISI :

Hasil Pemantauan Aset TANGGAL TERBIT :

Hardware HALAMAN :
FORMULIR

Kondisi Berkas Aset

Keterang
ID Aset Nama Aset Lokasi Rusak Rusak Tidak Tidak
Baik Lengkap an
Ringan Berat Lengkap Ada
Monitor
K1 Komputer Lab LPSI v v berwarna
kuning

HASIL PEMANTAUAN ASET HARDWARE

Petugas : Mr.X (Teknisi JSI)
Manajer Program : Mr.Y (Sekertaris Jurusan)
Periode Pemeriksaaan : 1 (Jan-Apr)
Disetujui oleh : Mr.Y (Tanda tangan)

66 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.6 FRM-MA-05 Rencana Perbaikan Aset Hardware
NAMA PERUSAHAAN
FRM-MA-05 NO REVISI :

Rencana Perbaikan Aset TANGGAL TERBIT :

Hardware HALAMAN :
FORMULIR
RENCANA PERBAIKAN ASET HARDWARE

Petugas : Mr.X (Teknisi JSI)

Manajer Program : Mr.Y (Sekertaris JSI)
Disetujui oleh : Mr.Y (Tanda tangan)

Jenis Kerusakan Metode Jadwal Penanggun Keteranga

ID Aset Nama Aset Lokasi
Ringan Sedang Berat Perbaikan Perbaikan g Jawab n
Menghapus
Komputer
virus dan 19 Mei Mr.X
K1 Komputer Lab LPSI v terserang
Mengupdate 2016 (Teknisi)
virus trojan
anti virus

67 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.7 FRM-MA-06 Formulir Hasil Perbaikan Aset Hardware
NAMA PERUSAHAAN
FRM-MA-06 NO REVISI :

Hasil Perbaikan Aset TANGGAL TERBIT :

Hardware HALAMAN :
FORMULIR

Jenis Kerusakan Hasil Perbaikan

Belum
ID Aset Nama Aset Lokasi Ringa Tidak Keterangan
Sedang Berat Selesai terlaksan
n Selesai
a
Antivirus telah
K1 Komputer Lab LPSI V V
terupdate
HASIL PERBAIKAN ASET HARDWARE
Petugas : Mr. X (Teknisi JSI)
Manajer Program : Mr. Y (Sekertaris Jurusan)
Periode Pemeriksaaan : 1 (Jan-Apr)
Disetujui oleh : Mr.Y (Tanda tangan)

68 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.8 FRM-MA-07 Rencana Pemeliharaan Aset Hardware
NAMA PERUSAHAAN
FRM-MA-07 NO REVISI :

Rencana Pemeliharaan Aset TANGGAL TERBIT :

Hardware HALAMAN :
FORMULIR

Pemeliharaan yang
ID Aset Nama Aset Lokasi Jadwal Pemeliharaan Keterangan
dilakukan

K1 Komputer Lab LPSI Membersihkan debu 19 Januari 2016

HASIL PEMANTAUAN ASET HARDWARE

Petugas : Mr.X (Teknisi JSI)
Manajer Program : Mr.Y (Sekertaris Jurusan)
Periode Pemeriksaaan : 1 (Jan-Apr)
Disetujui oleh : Mr.Y (Tanda tangan)

69 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.9 FRM-MA-08 Hasil Pemeliharaan Aset Hardware
NAMA PERUSAHAAN
FRM-MA-07 NO REVISI :
TANGGAL TERBIT :
Hasil Pemeliharaan Aset
Hardware HALAMAN :
FORMULIR

Kondisi
Pemeliharaan Tanggal
ID Aset Nama Aset Lokasi Rusak Rusak Keterangan
Baik yang Dilakukan Pemeliharaan
Ringan Berat
Membersihkan
K1 Komputer Lab LPSI v 19 Januari 216
debu pada PC

HASIL PEMANTAUAN ASET HARDWARE

Petugas : Mr.X (Teknisi JSI)

Manajer Program : Mr.Y (Sekertaris Jurusan)
Periode Pemeriksaaan : 1 (Jan-Apr)
Disetujui Oleh : Mr.Y (Tanda tangan)

70 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.10 FRM-MA-09 Formulir Permohonan Penggantian Aset Hardware

NAMA PERUSAHAAN
FRM-MA-07 NO REVISI :
Formulir Permohonan TANGGAL TERBIT :
Penggantian Aset Hardware HALAMAN :
FORMULIR
DAFTAR ASET HARDWARE YANG DIGANTI
Tanggal : 19 Mei 2016
Penanggungjawab : Mr.X (Teknisi JSI)

ID Nama Umur Status Tanggal

Deskripsi/Alasan Penggantian Aset Ditujukan ke-
Aset Aset Aset Aset Permohonan
Rusak Motherboard rusak berat sehingga PC tidak Mr.Y (Sekertaris
K1 Komputer 1 tahun 19 Mei 2016
berat bisa dijalankan Jurusan)

71 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.11 FRM-MA-10 Formulir Persetujuan Penggantian Aset Hardware
NAMA PERUSAHAAN
FRM-MA-10 NO REVISI :
Persetujuan Penggantian Aset TANGGAL TERBIT :
Hardware HALAMAN :
FORMULIR

DAFTAR PERMOHONAN ASET HARDWARE YANG DIGANTI

Tanggal : 19 Mei 2016
Penanggungjawab : Mr.X(Teknisi JSI)

ID Nama Umur Status Tanggal Tanggal

Deskripsi Alasan Penggantian Disetujui oleh-
Aset Aset Aset Aset Permohonan Persetujuan
Rusak Telah mencapai maksimal dari Mr.Y(Sekertaris
K1 Komputer 3 tahun 19 Mei 2016 5 Juni 2016
Berat lifecycle asset yaitu 3 tahun Jurusan)

72 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
3.6.12 FRM-MA-11 Formulir Hasil Penggantian Aset Hardware
NAMA PERUSAHAAN
FRM-MA-08 NO REVISI :
Hasil Penggantian Aset TANGGAL TERBIT :
Hardware HALAMAN :
FORMULIR

DAFTAR PERMOHONAN ASET HARDWARE YANG DIGANTI

Tanggal : 19 Mei 2016 <Masukkan
Penanggungjawab : Mr.X(Teknisi JSI) <Masukkan

Nama Aset Deskripsi Alasan Tanggal Disetujui Tanggal

ID Aset Nama Aset
Pengganti Penggantian Penggantian oleh- Persetujuan
Mr.Y
Laptop Laptop Toshiba Hardisk mengalami rusak
K1 19 Mei 2016 (Sekertaris 19 Mei 2016
Dell AXY berat
Jurusan)

73 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 BAB 4
LAMPIRAN
4.1 DAFTAR PERTANYAAN
Narasumber: Mas Nanok (Help Desk JSI)
Berikut adalah daftar pertanyaan beserta jawaban yang dilampirkan untuk
mendukung proses pengumpulan data dan informasi pada studi kasus ini:
1. Pertanyaan: Apa saja hardware yang ada di jurusan Sistem Informasi?
Jawaban:
HARDWARE
a) Komputer
b) Laptop
c) Printer
d) PABX (telfon)
e) Server PABX
f) LCD
2. Pertanyaan: Apakah ada SOP yang diterapkan untuk maintenance hardware yang
ada di jurusan Sistem Informasi?
Jawaban: Tidak ada SOP yang diterapkan, hanya ada kebijakan yang dibuat yaitu
apabila ada hardware yang rusak langsung segera diperbaiki
3. Pertanyaan: Apa saja masalah yang pernah terjadi pada masing-masing hardware
yang ada di jurusan Sistem Informasi?
Jawaban: Masalah yang terjadi adalah sebagai berikut:
a. Komputer
i. Jaringan internet yang tidak bisa terhubung
ii. Kabel LAN yang lepas
iii. Power supply bermasalah karena sering mati listrik atau memang
karena umurnya sudah terlalu tua (BERAT)
iv. Hardisk rusak karena mati listrik atau karena umurnya sudah terlalu
tua (BERAT)
v. Komputer menjadi lambat dalam beroperasi karena banyak data yang
tersimpan atau terkena virus

74 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 b. LCD
i. Bagian dalam kabel VGA yang mudah rusak
ii. Kabel tidak dapat terhubung
iii. Warna menjadi kuning
iv. Kepanasan karena LCD tidak dimatikan
v. Fan LCD tersumbat debu
vi. Lampu LCD pecah (berat)
vii. Cahaya LCD redup karena telah mencapai 4000 jam
c. Printer
i. Tidak terhubung pada komputer
ii. Tinta tidak dapat keluar
iii. Tinta habis
iv. Paper jam
v. Hasil print kurang bagus. Ex: bergaris, atau tinta keluar tidak sempurna
vi. Tidak bisa melakukan scanning
d. PABX
i. Telfon tidak menyala
ii. Kabel putus
iii. Telfon rusak
e. Laptop
i. Jaringan internet yang tidak bisa terhubung
ii. Kabel LAN yang lepas
iii. Power supply bermasalah karena sering mati listrik atau memang
karena umurnya sudah terlalu tua (BERAT)
iv. Hardisk rusak karena mati listrik atau karena umurnya sudah terlalu
tua (BERAT)
v. Laptop menjadi lambat dalam beroperasi karena banyak data yang
tersimpan atau terkena virus
f. Server
i. Tidak ada masalah
4. Pertanyaan: Kontrol apa saja yang pernah dilakukan terhadap masalah yang pernah
terjadi pada masing-masing hardware yang ada di jurusan Sistem Informasi?
75 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 Jawaban: Kontrol yang telah dilakukan:
a. Membersihkan debu di kipas LCD , namun frekuensi yang dilakukan tidak tentu
b. Mengganti kabel VGA, 6 bulan sekali
c. Membersihkan server, 1 tahun sekali
5. Pertanyaan: Siapa saja yang berkewajiban untuk melakukan kontrol dan
maintenance terhadap hardware yang ada di jurusan Sistem Informasi?
Jawaban: Yang bertugas hanya Mas Nanok
6. Pertanyaan: Mengapa maintenance pada masing-masing hardware yang ada di
jurusan Sistem Informasi jarang dilakukan?
Jawaban: Maintenance jarang dilakukan karena :
a. Susah untuk dilakukan, karena harus mematikan seluruh perangkat sementara
perangkat selalu digunakan.
b. Tidak ada supervise atau yang memantau Mas Nanok, sehingga beliau
melakukan kontrol dan maintain atau tidak, tidak ada bedanya.
c. Tanpa dilakukan maintenance tidak ada kendala yang menyulitkan (server)
7. Pertanyaan: Jika tidak dilakukan maintenance secara berkala maka apakah ada
sistem yang mungkin sudah dibuat untuk penyampaian keluhan apabila ada
kerusakan pada hardware yang ada di jurusan Sistem Informasi? Jika ada, jelaskan!
Jawaban: Ada, sistem tersebut adalah sistem ticketing untuk menyampaikan keluhan
tapi sistem tersebut kurang diberdayagunakan, sehingga proses service hanya
melalui hubungan langsung dengan Mas Nanok. Jika dirasa masalah mudah dan
sparepart ada, Mas Nanok akan langsung menangani, sementara bila berat dan harus
beli Mas Nanok menghubungi kajur terlebih dahulu.
8. Pertanyaan: Apakah data keluhan yang ada di sistem tersebut disimpan guna
evaluasi ke depan dalam proses pemeliharaan hardware yang ada di Jurusan Sistem
Informasi?
Jawaban: Data complain tidak pernah disimpan
9. Pertanyaan: Apakah sebelumnya pernah menerapkan framework untuk proses
maintenance hardware di jurusan Sistem Informasi? Jika ada, jelaskan!
Jawaban: Ada, framework yang coba diterapkan yaitu ITIL dan form yang tersedia
untuk menangani masalah, namun tidak diimplementasikan karena menyulitkan dan
sejauh ini sistem dirasa berjalan tanpa masalah yang signifikan.
76 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
4.2 JOB DESK
Berikut adalah job deskripsi dari kelompok kami :
Pelaksana
No Kegiatan
Nama NRP
1 Membuat daftar pertanyaan kepada Mas Nanok Izzatun Nafsi A. 5213100067
2 Melakukan wawancara kepada Mas Nanok Semua Anggota Kelompok
Membuat BAB 1 yang berisi :
3 - Latar belakang Izzatun Nafsi A. 5213100067
- Rumusan Masalah
Membuat BAB 1 yang berisi :
4 - Batasan Masalah Nanda Restanena L 5213100027
- Tujuan dan Manfaat
Membuat BAB 2 yang berisi :
5 - Gambaran umum COBIT 5 Nabilah Shofiani 5213100051
- Penjelasan mengenai BAI09
Membuat justifikasi (alasan) penggunaan key
6 management practice yang digunakan dan yang Hemas Maselva P 5213100191
tidak digunakan.
Membuat Mapping control dan Mapping
7 Nanda Restanena L 5213100027
Dokumen.
Membuat Rumusan Kebijakan Pemeriksaan Aset
8 Nabilah Shofiani 5213100051
Hardware.
Membuat Rumusan Kebijakan Pemeliharaan
9 Nanda Restanena L 5213100027
Aset Hardware.
Membuat Rumusan Kebijakan Penggantian Aset
10 Izzatun Nafsi A. 5213100067
Hardware.
Membuat Prosedur Pembuatan Dokumen
11 Hemas Maselva 5213100191
Register Aset Hardware.
Membuat Prosedur Pemantauan Aset
12 Nabilah Shofiani 5213100051
Hardware.
Membuat Prosedur Revisi Register Aset
13 Izzatun Nafsi A 5213100067
Hardware.
Membuat Prosedur Hasil Pemeliharaan Aset Nanda Restanena L
14 5213100027
Hardware.
15 Membuat Prosedur Penggantian Aset Hardware. Hemas Maselva 5213100191
16 Membuat Prosedur Perbaikan Aset Hardware. Nabilah Shofiani 5213100051
17 Membuat Lembar Pengesahan. Izzatun Nafsi A 5213100067
18 Membuat Formulir Identifikasi Aset Hardware. Nanda Restanena L 5213100027
Membuat Formulir Revisi Identifikasi Aset
19 Hemas Maselva 5213100191
Hardware.

77 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E
 Membuat Formulir Rencana Pemantauan Aset
20 Nabilah Shofiani 5213100051
Hardware.
Membuat Formulir Hasil Pemantauan Aset
21 Izzatun Nafsi A 5213100067
Hardware.
Membuat Formulir Rencana Perbaikan Aset
22 Nanda Restanena L 5213100027
Hardware.
Membuat Formulir Hasil Perbaikan Aset
23 Nabilah Shofiani 5213100051
Hardware.
Membuat Formulir Rencana Pemeliharaan Aset
24 Hemas Maselva 5213100191
Hardware.
Membuat Formulir Hasil Pemeliharaan Aset
25 Nanda Restanena L 5213100027
Hardware.
Membuat Formulir Permohonan Penggantian
26 Izzatun Nafsi A 5213100067
Aset Hardware.
Membuat Formulir Persetujuan Penggantian
27 Hemas Maselva 5213100191
Aset Hardware.
28 Membuat Formulir Penggantian Aset Hardware. Nabilah Shofiani 5213100051
Menyimpulkan informasi dari hasil wawancara
29 Hemas Maselva 5213100191
ke Mas Nanok
Table 1 Tabel Jobdesk

78 | K e l o m p o k 7 _ T K T I - E