PANDUAN PRAKTIK UNTUK MANAGER

2019

1. Semua Manager diwajibkan untuk mengikuti PDTTM yang telah

ditetapkan oleh STP Bandung.

2. Semua Manager diwajibkan untuk mengikuti standard grooming

praktik yang tertulis pada aturan Grooming Standard Praktik yang telah
ditetapkan oleh program studi MDK.

3. Semua Manager diwajibkan mengikuti Attendance and Posting Rules

yang telah ditetapkan oleh program studi MDK.

4. Setiap Departemen Head dalam 1 Minggu Praktik DIWAJIBKAN

memberi Pelatihan bawahannya berdasarkan Topik praktek yang telah
disetujui oleh Teacher On Duty, yang disesuaikan dengan ruang lingkup
UPA. Topik Praktik diserahkan kepada TOD bersamaan dengan
penyerahan Program Praktik dari Executive Committee.

5. EXECUTIVE COMMITTEE DAN DEPARTEMEN HEAD yang berhak

membuat WEEKLY PROGRAM berdasakan Kompetensi Program Studi
Rooms Division Yang Telah Disetujui Oleh Teacher On Duty. Jumlah
Weekly Program tidak lebih dari 2 kecuali DOR.

6. Penyerahan draft Topik Pelatihan Departement Head dan draft Program

Executive Committee adalah hari Rabu pukul 09.40 kepada Instruktur
Praktik.

7. Laporan hasil evaluasi kegiatan praktik selama 1 minggu diserahkan oleh

tiap departemen Head kepada DOR pada hari Jumat pukul 08.00.

8. Laporan keberhasilan/evaluasi program selama 1 minggu diserahkan

oleh Excom kepada DOR pada hari Kamis pukul 16.00.

9. Hanya EXECUTIVE COMMITTEE yang berhak berada di ruang back office

pada saat operasional praktik berlangsung (DOR & HRM dapat
meninggalkan ruang back office untuk melakukan test knowledge, dengan
diketahui oleh Executive Committee yang lain)

10.Setiap Departemen Head harus berada di UPA nya masing-masing

selama operasional berlangsung. (tidak diperkenankan untuk berada di
back office dan area lainnya kecuali dengan ijin TOD)

11.Director of Rooms bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang

berlangsung selama satu minggu serta melaporkan hasil kegiatan praktik
selama 1 minggu kepada TOD. Isi laporan berupa rangkuman laporan
setiap department head dan executive committee, serta laporan

5
 keberhasilan dan hambatan selama praktik di minggu tersebut. Laporan
diberikan kepada Instruktur Praktik pada hari Jumat pukul 11.00.

12.Training Manager memberikan materi pelatihan yang ditentukan oleh

Teacher On Duty.
a. Training dilakukan di jam operasional antara pukul 09.00 – 16.00
b. Training dilakukan di ruang simulasi atau ruangan lainnya setelah
mendapat ijin dari TOD

13.Human Resources Manager bertanggung jawab atas :

a. seluruh laporan kehadiran seluruh Mahasiswa- mahasiswi yang
mengikuti kegiatan praktik
b. Wajib mengisi logbook attendance participant daily
(keterlambatan,sakit, ketidakhadiran) yang harus di rekap perhari.
c. HRM dengan bantuan Administration Officer akan membuat
rekapitulasi absensi harian dan absensi mingguan (berupa soft copy
dan hard copy)
d. Rekapitulasi absensi harian diserahakan setiap hari pukul 08.00.
e. Rekapitulasi absensi mingguan diserahkan pada hari Jumat pukul
11.30. Penyerahan dilakukan oleh AO kepada Instruktur Praktik.
f. Menyerahkan berita acara praktik dosen kepada TOD incharge untuk
diisi oleh TOD setiap hari dan mengumpulkannya kembali berita acara
yang telah diisi setiap hari (keesokan harinya) pukul 08.00 kepada
Instruktur Praktik.

14.Duty Manager bertanggung jawab atas seluruh fasilitas yang digunakan

dalam kegiatan praktik Rooms Division.
NOTICE :
a. Pada hari Kamis Damages Report berdasarkan kriteria (Electricity &
Non-Electricity) harus sudah diserahkan kepada TOD dan pada hari
yang sama dilakukan pelaporan kepada pihak Rumah Tangga Sekolah
Tinggi Pariwisata Bandung.
b. Pengecekan Kembali seluruh ruangan (Lampu & Kunci) area praktek
dan kelengkapan yang ada didalamnya. Hal ini dilakukan oleh Duty
Manager 1 jam setelah berakhirnya jam operasional setiap UPA.
c. Bertanggung jawab atas kerusakan & kehilangan fasilitas selama
kegiatan praktik berlangsung. (Membuat dan melampirkan berita
acara).
d. Duty manager harus melakukan sidak terhadap keamanan dan
kelengkapan fasilitas praktik di setiap UPA tiap 2 jam selama jadwal
shiftnya berlangsung.
e. Betanggung jawab untuk menggantikan posisi Departemen Head yang
tidak hadir.
f. Menjadi notulen pada saat briefing Manager dengan TOD.

15.Store Keeper bertanggung jawab atas seluruh pengadaan barang dan

laporan seluruh ketersediaan barang-barang yang ada dalam kegiatan
praktik.

6
 a. Senin : Storekeeper sudah menerima Store Requisitions dari seluruh
Departemen pada jam 8.00 pagi dan pendistribusian barang dilakukan
pada hari yang sama., serta melakukan Opening Inventory meng-input
hasil opening inventory kepada sistem komputer.
b. Rabu : Draft Purchase Requisitions harus sudah diserahkan kepada
Instruktur Praktik.
c. Penyerahan rekapitulasi inventori supplies, material dan mesin
diserahkan setiap hari Jumat pukul 11.00.
d. Khusus untuk inventori mesin harus diberikan dilengkapi dengan
deskripsi kondisi mesin sedetil mungkin.

16.Executive Housekeeper bertanggung jawab terhadap operasional 2 UPA

yaitu Room section dan Public area.
a. Executive housekeeper harus membuat dan memberikan minimal 1
topic pelatihan yang berhubungan dengan kompetensi Housekeeping
kepada craft setiap minggunya.
b. Mengatur tugas pembersihan harian yang diseuaikan dengan ruang
lingkup UPA setiap hari.
c. Mengatur tugas harian (dibantu oleh supervisor) berupa :
- Senin : Memberikan semua informasi mengenai UPA tersebut,
pengetahuan dasar Housekeeping, index yang berhubungan
dengan housekeeping, kegiatan yang akan dilakukan setiap hari
selama di UPA tersebut, informasi tambahan yang dapat
disesuaikan, mengatur penggantian bunga untuk dining table
Nusantara Restaurant & FDR pada pukul 09.00 (semua vas dibawa
ke lab. housekeeping, dan bunga dapat diambil di prodi MDK) dan
membuat schedule cleaning daily activities in simulation (WAJIB).
- Selasa : Mengatur pelaksanaan proses Floor maintenance (proses
scouring) di area yang ditunjuk/dibutuhkan, mengatur
pelaksanaan flower arrangement class yang dilaksanakan oleh
Public Area section di Lab Housekeeping
- Rabu : Mengatur pelaksanaan Floor Maintenance (scouring,
scrubbing, waxing, & polishing atau Crystalitation)
- Kamis : Mengatur pelaksanaan proses Washing carpet di area yang
ditunjuk/dibutuhkan
- Jumat : Melakukan general cleaning untuk area yang
ditunjuk/dibutuhkan
d. Mengatur tugas tambahan yang diberikan kepada Housekeeping oleh
program studi atau STP Bandung
e. Membuat laporan evaluasi kegiatan praktik di Housekeeping dan
Housekeeping report untuk diserahkan kepada DOR pada hari Jumat
pukul 08.00.

17.Front Office Manager bertanggung jawab terhadap operasional Front

office di ruang simulasi dan cottage.
a. Bertanggung jawab terhadap operasional Front Office Department
b. Front Office Manager harus membuat dan memberikan minimal 1
topic pelatihan yang berhubungan dengan kompetensi Front Office
kepada craft setiap minggunya.

7
 c. Membagi tugas dan pembelajaran dari masing-masing craft dalam
operasional Front Office Department.
d. Berkordinasi dengan Reservation Manager di dalam soal proses
check-in (tamu EA).
e. Membuat expected departure list.
f. Mengatur pelaksanaan simulation proses Reservation (Direct) , Check-
In, Check Out, Handling Massage , Complain dan Simulation Bellboy.
Simulasi dilaksanakan pada hari Kamis pukul 09.00 – 13.00. yang
memberikan simulasi adalah semua manager.
g. Membuat Laporan evaluasi kegiatan praktik di Front Office
Department dan Front Office Report untuk diserahkan kepada DOR
pada hari Jumat pukul 08.00.

18.Reservation & Telephone Operator Manager

a. Bertanggung jawab terhadap operasional Reservation & Telephone
Operator Department.
b. Mengatur tugas operasional harian yang diseuaikan dengan ruang
lingkup UPA Reservation & Telephone Operator setiap hari.
c. Berkoordinasi dengan Front Office Department di dalam pembuatan
soal proses check-in.
d. Reservation Manager mengatur pelaksanaan praktik handling
reservation bagi Basic senior dengan menggunakan sistem komputer
tiap hari Senin.
e. Wajib membuat soal-soal reservation via telephone, travel agent dan
online travel agent, email, government, dan corporate/ company. Tiap
craft akan mendapatkan 5 soal per hari.
f. Mengatur pelaksanaan simulation proses Reservation via telephone,
travel agent dan online travel agent, email, government, dan
corporate/ company. Simulasi dilaksanakan pada hari Kamis pukul
09.00 – 13.00. yang memberikan simulasi adalah semua manager.
g. Membuat Expected Arrival list.
h. Membuat Laporan evaluasi kegiatan praktik di Reservation &
Telephone Operator dan Reservation Report untuk diserahkan kepada
DOR pada hari Jumat pukul 08.00

19.Chief Cashier Nusantara

a. Bertanggung jawab terhadap operasional Cashier Nusantara.
b. Berkordinasi dengan Food and Beverage Manager di dalam
operasional.
c. Mengatur tugas operasional harian yang diseuaikan dengan ruang
lingkup UPA Cashier Nusantara ( Nusantara Restauran, Fine Dining
Restaurant) setiap hari.
d. Memastikan setiap pekerjaan selesai tepat waktu.
e. Membuat Laporan evaluasi kegiatan praktik di Cashier Nusantara dan
Cashier Nusantara Report untuk diserahkan kepada DOR pada hari
Jumat pukul 08.00

8
20.Head butler bertanggung jawab dalam :
a. Pengaturan butler dalam pelaksanaan pemberian pelayanan terhadap
tamu VIP/pejabat STP Bandung yang telah terjadwal.
b. Memastikan semua jenis pelayanan sudah diberikan
c. Mengganti jadwal pemberian pelayanan terhadap pejabat STPB
apabila orang tersebut tidak berada di tempat (diketahui oleh TOD)
d. Menginventori semua peralatan butler yang tersedia
e. Membuat store requisition untuk alat/bahan yang dibutuhkan dalam
pelayanan butler
f. Membuat guest comment untuk diberikan kepada tamu yang telah
dilayani di hari kamis
g. Merekapitulasi hasil guest comment dan membuat laporan evaluasi
kegiatan praktik di Butler serta menyerahkan keduanya kepada DOR
pada hari Jumat pukul 08.00

21.Laundry manager bertanggung jawab terhadap operasional Laundry.

a. Setiap hari (setelah lunch di nusantara selesai), Laundry manager
akan mengatur pencucian Table cloth dan Guest napkin dari
Nusantara restaurant & FDR. Pengirimannya akan dilakukan oleh
waiter, apabila pukul 15.00 belum diterima oleh Laundry, maka
Laundry manager akan menghubungi Nusantara apakah akan
dilakukan proses pencucian atau tidak.
b. Apabila table cloth dan guest napkin sudah diterima, maka harus
dilakukan pencucian sesuai dengan prosedur. Pengembalian guest
napkin dan table cloth yang sudah dicuci adalah setiap pukul 10.00
pagi.
c. Memastikan bahwa semua proses pencucian yang dilakukan sesuai
dengan prosedur.

22.KEHILANGAN & KERUSAKAN :

a. Setiap Kerusakan dan Kehilangan Peralatan Praktik maupun
fasilitas praktik yang terjadi pada saat berlangsungnya kegiatan
praktik akan dibuatkan Berita Acara oleh Duty Manager dan
diketahui oleh TOD
b. Setiap Kerusakan dan Kehilangan Peralatan Praktik maupun
fasilitas praktik yang terjadi pada saat berlangsungnya kegiatan
praktik ditanggung oleh mahasiswa yang bersangkutan (baik
perorangan atau per outlet)

23.TEST PROGRAM & KNOWLEDGE :

a. Test Program hanya dilakukan pada saat line up dan posting out oleh
executive committee saja pada hari pertama praktik.
b. Test knowledge dapat dilakukan mulai hari Selasa oleh semua
Manager pada saat line up atau Break In atau Posting out.
c. Director Of Room dan Human Resources Manager dapat melakukan
test knowledge pada saat jam operasional praktik (dengan catatan
tidak menganggu operasional)

9
24.BRIEFING RULES WITH TEACHER ON DUTY :
a. Morning Briefing dilakukan setiap pukul 09.30, setelah berakhirnya
briefing manager dan supervisor.
b. Duty Manager hadir dalam setiap morning briefing, menyiapkan
segala keperluan & kebutuhan serta bertugas untuk mencatat seluruh
Notulen Rapat dalam Log Book yang tersedia.
c. 5 menit sblm Morning Briefing para manager sudah berkumpul di
ruang meeting.
d. Informasi yang harus disampaikan adalah informasi terkini,
perkembangan program praktik yang telah dibuat, perkembangan
topic pelatiha yang diberikan, persentase kehadiran mahasiswa,
operasional di setiap UPA secara umum, keluhan dari
tamu/departemen lain, kendala yang dihadapi oleh tiap UPA,
informasi tambahan mengenai personal yang berkaitan dengan
peserta praktik, laporan kerusakan setiap UPA.

25.BRIEFING RULES WITH SUPERVISOR :

a. MORNING BRIEFING AND AFTERNOON BRIEFING :
- Dilaksanakan pukul 08.30 – 09.15 (Morning Briefing) dan
13.30 - 14.45 (Afrernoon Briefing) (Seluruh supervisor harus
hadir 15 menit sebelumnya untuk menulis semua informasi
pada white board di ruang meeting simulasi)
- Informasi yang akan disampaikan pada saat briefing dicatat pada
logbook dan whiteboard saja.
- Isi informasi pada logbook adalah informasi yang harus /sudah
ditindaklanjuti oleh masing-masing UPA pada setiap shift.
Informasi yang tidak berhubungan dengan operasional praktik,
tidak diperbolehkan untuk ditulis dalam logbook.
- Informasi yang disampaikan pada saat morning briefing adalah
semua informasi penting dari setiap UPA.
- Hasil morning briefing (informasi tambahan dari manager dan
supervisor lain) dicatat pada logbook agar dapat dibaca oleh
craft di setiap UPA.

26.BRIEFING RULES WITH ALL PARTICIPANTS (at each UPA):

a. MORNING BRIEFING :
- Dilaksanakan pukul 07.00 – 07.30 (untuk hari Senin), dan pukul
07.00 – 07.15 (untuk hari Selasa – Jumat)
- Supervisor memeriksa Grooming dan notebook dari setiap craft
- Membagi informasi penting yang berkaitan dengan operasional
praktik.

10
 Bandung, …………………………………….. 201

Koordinator Praktik Director Of Room Week ……

( ) ( )

Mengetahui,
Kaprodi MDK

( )

11