BAB III

TINJAUAN KHUSUS

3.1 Sejarah Berdirinya PT. Sapta Sari Tama Medan

PT. Sapta Sari Tama adalah perusahaan distribusi nasional yang bergerak

dibidang farmasi dan alat kesehatan yang berdiri pada tahun 1975 yang berpusat

di Bandung. Jumlah pegawai awal adalah 3 salesman dan 5 karyawan.

Kini PT. Sapta Sari Tama mempunyai 30 cabang yang tersebar di

berbagai provinsi di Indonesia dengan 300 sales dan 400 karyawan. Jumlah

barang yang didistribusikan mencapai 1000 jenis yang berasal dari 40 prinsipal

dengan kemampuan coverage mencapai 19.000 pelanggan secara langsung.

Fokus utama dari PBF PT. Sapta Sari Tama adalah menjadi penyedia

sediaan obat jadi yang dibutuhkan oleh sarana pelayanan kefarmasian serta dapat

menerapkan Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB).

3.2 Visi dan Misi PT. Sapta Sari Tama Medan

3.2.1 Visi PT. Sapta Sari Tama Medan

Menjadi perusahaan distribusi berskala internasional.

3.2.2 Misi PT. Sapta Sari Tama Medan

Membangun jaringan distribusi yang kuat di Indonesia dengan bantuan

Tim yang berkualitas, Marketing Expertise dan Technology untuk meningkatkan

service.

27
3.3 Tata Nilai PT. Sapta Sari Tama Medan

1. Integritas Menjungjung tinggi kejujuran dan kebenaran.

2. Komitmen kepada prinsipal dan pelanggan

3. Excellence (Mutu)

4. Profitabilitas

3.4 Struktur Organisasi PT. Sapta Sari Tama Medan

PBF PT. Sapta Sari Tama cabang Medan dipimpin oleh seorang Kepala

cabang dan memiliki satu Apoteker penanggungjawab yang bertanggung jawab

kepada manager unit bisnis. Adapun struktur organisasi PT. Sapta Sari Tama

cabang Medan dapat dilihat terlampir.

3.5 Pengelolaan Perbekalan Farmasi PT. Sapta Sari Tama Medan

3.5.1 Perencanaan

Perencanaan di PBF PT. Sapta Sari Tama cabang Medan berdasarkan fast

moving dan slow moving. Dimana akan lebih mengutamakan barang fast moving

selain itu digunakan juga target atau penjualan oleh tim marketing atau sales.

Setiap sales atau tim marketing akan berkoordinasi dengan kepala cabang untuk

membicarakan jumlah target yang ingin dicapai oleh setiap sales atau tim

marketing. Kemudian Apoteker sebagai pemesan sediaan farmasi akan melihat

kembali rata-rata penjualan sales atau tim marketing dalam tiga bulan terakhir.

3.5.2 Pengadaan

Sistem pengadaan yang dilakukan oleh PBF PT. Sapta Sari Tama cabang

Medan yaitu bersumber dari PBF pusat. Untuk pengadaan dilakukan oleh PBF

28
cabang dengan menggunakan aplikasi online yaitu ERP SST. ERP adalah

rangkaian aplikasi berbasis online. Di PT. Sapta Sari Tama disebut ERP SST.

Meskipun pengadaan dilakukan secara elektronik namun PBF cabang harus tetap

mengirim Surat Pesanan (SP) yang terdiri atas 2 jenis yaitu Surat Pemesanan

Otomatis (SPO) dan Surat Pemesanan Manual (SPM) yang diketahui oleh

Apoteker PBF cabang ke PBF pusat, kemudian diverifikasi, lalu PBF pusat

mengirimkan barang yang telah dipesan bersama dengan Surat Pengiriman

Barang (SPB). Setelah barang diterima maka PBF cabang akan mencetak Bukti

Penerimaan Barang (BPB). Khusus untuk psikotropika dan prekursor, PBF

cabang harus membuat surat pesanan khusus.

3.5.3 Penerimaan

Perbekalan farmasi yang diterima oleh PBF PT. Sapta Sari Tama cabang

Medan disertai dengan Surat Pengiriman Barang (SPB).

Setelah barang datang, maka akan dilakukan pengecekan meliputi:

1. Pemeriksaan barang dan kelengkapan

a. Alamat pengiriman barang yang di tuju

b. Nama, kemasan dan jumlah barang yang diterima harus sesuai yang

tertera di SP.

c. Cek tanggal kadaluwarsa.

2. Jika barang sudah diterima sesuai dokumen, maka PBF Cabang akan

mencetak bukti penerimaan barang.

29
3.5.4 Penyimpanan

Setelah penerimaan barang, penyimpanan dan pengisian kartu stok barang

barang dilakukan disertai pencantuman tanggal penerimaan dan jumlah

penambahan barang yang disimpan.

Penyimpanan dikelompokkan menjadi beberapa golongan, sebagai

berikut:

1. Prinsipal (pabrik)

Penyimpanan ini disesuaikan berdasarkan pembagian prinsipal misalnya

PT. Solas; PT. Pyradam; PT. Itrasal; PT. Surya Dhermato Medika; PT

Sejahtera Lestari; PT. Gratia Husada Farma, dll.

2. Rubrik (bentuk sediaan)

Penyimpanan ini berdasarkan bentuk sediaannya seperti: sediaan tablet,

sediaan sirup, sediaan injeksi, sediaan tetes mata, tetes telinga, sediaan

inhalasi, sediaan kosmetik, sediaan salep atau cream dan alat kesehatan.

3. FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expire First Out)

Penyimpanan perbekalan farmasi secara FIFO yaitu obat yang pertama

masuk akan dikeluarkan terlebih dahulu sedangkan penyimpanan perbekalan

farmasi secara FEFO yaitu obat yang batas kadaluwarsanya lebih awal maka

lebih dahulu dikeluarkan.

4. Alfabetis

Penyimpanan perbekalan farmasi secara alfabetis diurutkan berdasarkan

abjad mulai A-Z.

5. Penggolongan obat

30
 Penyimpanan ini disesuaikan berdasarkan pembagian jenis obat misalnya:

obat keras, obat bebas, obat bebas terbatas, obat psikotropika dan prekursor.

3.5.5 Pendistribusian

PT. Sapta Sari Tama (SST) cabang Medan bergerak dalam bidang

distribusi obat atau disebut dengan Pedagang Besar Farmasi (PBF). PT. Sapta Sari

Tama cabang Medan memiliki 40 prinsipal yang berperan dalam pendistribusian

perbekalan farmasi yaitu PT. Tropica Reg; PT. Sutra Fiesta; PT. Sunthi Ethical;

PT. Seles; PT. Etica; PT. Escolap; PT. Cendo; PT. Calumika; PT. Nutrindo; PT.

Nova; PT. Itrasal; PT. Hufa Otc; PT. SDM Peacock; PT. Trifa; PT. Solas N Reg;

PT. Solas 3S; PT. SDM Ethical; PT. Dipa Reg; PT. Dipa Otc; PT. Coronet; PT.

Altamed; PT. Karindo; PT. GMP; PT. Fahrenheit Otc; PT. E-kat; PT. Pyridam;

PT. Super Tetra; PT. Tropica OBH; PT. Sunthi Bikom; PT. Solas Reg; PT. SDM

Others; PT. Erlimpex Reg; PT. Erlimpex NR; PT. Armoxindo; PT. Andalan; PT.

SDM Otc ; PT. Mersi; PT. Sensi; PT. Holi ; PT. Hermed.

Dalam penentuan harga produk yang ditawarkan oleh PT. Sapta Sari Tama

cabang Medan telah diatur oleh PBF pusat, dan produk E-catalogue diatur oleh

pemerintah melalui Harga Eceran Tertinggi (HET), jadi pihak PT. Sapta Sari

Tama cabang Medan dalam berkompetisi dengan kompetitor lain tidak bersaing

dalam harga produk namun jenis pelayanan kepada pelanggan dalam pemesanan

lebih diutamakan sehingga pelanggan merasa puas terhadap kinerja PT. Sapta Sari

Tama cabang Medan.

PT. Sapta Sari Tama memiliki 1 gudang besar yaitu Gudang Tambahan

PT. Sapta Sari Tama yang berada di Bekasi yang melayani persediaan barang

31
untuk 30 cabang dan adapun cakupan pasar yang dilayani PT. Sapta Sari Tama

ialah:

1. Rumah Sakit

Institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna, yang menyediakan pelayanan

rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

2. Apotek

Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek

kefarmasian oleh Apoteker.

3. Toko Obat

Toko Obat adalah sarana yang memiliki izin untuk menyimpan obat-obat

bebas dan obat-obat bebas terbatas untuk dijual secara eceran..

4. Klinik

Fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan yang menyediakan pelayanan medis dasar dan/atau

spesialistik.

Alur pendistribusian di PBF PT. Sapta Sari Tama cabang Medan yaitu,

pelanggan mengorder barang (via telepon, email dan salesman), namun dengan

outlet yang berhubungan dengan BPJS harus mengorder barang dengan

mengunakan sistem e-katalog, selanjutnya dientri oleh bagian EDP (Entri Data

Processing). Lalu SP (surat pesanan) harus diverifikasi oleh Apoteker

Penanggung Jawab. Selanjutnya barang yang telah dientri oleh EDP (Entri Data

Processing) dilakukan rilisan dikredit kontrol bagi pelanggan yang memiliki

piutang. Hal ini bertujuan untuk mengecek apakah pelanggan memiliki piutang

32
yang jatuh tempo atau tidak. Jika tidak terjadi masalah, maka pemesanan dapat

difakturkan. Setelah rilisan dikredit kontrol, maka faktur dicetak. Setelah faktur

dicetak maka pihak gudang akan datang menjemput faktur setiap satu jam sekali,

kemudian terjadi serah terima faktur dari pihak EDP ke bagian gudang yang

dibuktikan dengan memeriksa nama outlet dan nomor faktur kemudian

menandatangani bukti serah terima. Setelah itu faktur dibawa ke bagian gudang,

setelah itu faktur diberikan kepada Apoteker Penanggung Jawab untuk

menandatangani faktur, setelah ditandatangani maka faktur tersebut sudah dapat

disiapkan. Untuk faktur psikotropika dan prekursor diberikan kepada Apoteker

Penanggung Jawab untuk mengambil barang. Setelah barang disiapkan,

selanjutnya dimasukkan kedalam ruangan karantina. Setelah barang disiapkan

maka akan dipisahkan sebelum dikemas dimana untuk faktur yang berasal dari

dalam kota akan diletakkan di bagian luar gudang (diluar pintu masuk) sedangkan

untuk faktur yang berasal dari luar kota akan diletakkan di bagian dalam gudang

(bagian dalam dekat pintu masuk). Hal ini dilakukan untuk memudahkan

pengemasan. Sebelum barang di packing harus dilakukan pengecekan oleh

checker (pengecek) dibagian gudang tersebut. Setelah barang diverifikasi kembali

oleh kepala gudang atau APA maka barang akan di packing. Setelah itu dilakukan

serah terima antara pihak checker dengan pihak ekspedisi, barang diverifikasi

kembali oleh pihak ekspedisi untuk mencocokkan antara barang dengan pesanan

yang ada di faktur. Selanjutnya pihak ekspedisi mengangkat barang ke

transportasi dan barang siap diantarkan sesuai dengan pelanggan.

33
3.5.6 Pemusnahan

Sistem pemusnahan di PBF PT. Sapta Sari Tama cabang Medan diajukan

diakhir tahun dan dilaksanakan berdasarkan dua sistem. Yang pertama, yaitu

sistem tanam atau timbun, untuk sediaan berbentuk serbuk, pil, kapsul, tablet dan

sediaan cair, dituangkan dan dikubur. Prosedurnya adalah digali lubang sedalam

2,5 meter, kemudian ditimbun dengan tanah. Yang kedua, dengan sistem bakar,

sistem ini dilakukan di daerah tertentu yang tidak menggangu masyarakat.

Kemudian dilakukan dokumentasi dan disaksikan oleh Balai POM, Dinas

Kesehatan dan staf PT. Sapta Sari Tama cabang Medan. Berita acara

ditandatangani oleh balai POM dan Dinas Kesehatan serta Staf PT. Sapta Sari

Tama cabang Medan.

3.5.7 Pengendalian

Pengendalian dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan

penggunaan Sediaan Farmasi. Tujuan pengendalian persediaan farmasi adalah

untuk memastikan persediaan efektif dan efisien untuk tidak terjadi kelebihan dan

kekurangan atau kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan. Proses

pengendalian di PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan dilakukan dengan

menggunakan kartu stok dan sistem komputerisasi.

3.5.8 Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan di PBF Sapta Sari Tama cabang Medan dilakukan pada setiap

proses pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis

Pakai meliputi pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan (kartu stok),

penyerahan (nota atau struk penjualan) dan pencatatan lainnya disesuaikan dengan

kebutuhan.

34
 PBF Sapta Sari Tama cabang Medan melakukan pelaporan yaitu pelaporan

psikotropika, prekursor dan OOT melalui website E-NAPZA yang dilakukan

setiap satu bulan sekali kepada Dinas Kesehatan Provinsi dan Balai Pengawas

Obat dan Makanan (BPOM), pelaporan dinamika (semua produk) dilakukan

setiap tiga bulan sekali melalui website E-Report PBF ke Menteri Kesehatan.

3.6 Penerapan Pedoman Teknisi distribusi obat yang baik (CDOB) di

PBF PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan

CDOB adalah cara distribusi yang menjamin mutu obat sepanjang alur

distribusi. CDOB memiliki 9 poin, yaitu:

1) Manajemen mutu

Sistem manajemen yang di buat untuk menjamin mutu obat sesuai dengan

SOP (standart operasional prosedur).

2) Organisasi, manajemen dan personalia

Pelaksanan dan pengelolaan sistem dan manajemen mutu yang baik serta

distribusi obat dan atau bahan obat yang benar sangat bergantung pada

personil yang menjalankannya di PT. SST dengan adanya job description

atau tanggung jawab dari masing-masing personil dilakukan training untuk

personalia sesuai dengan pekerjaan.

3) Bangunan dan peralatan

Fasilitas distribusi harus memiliki bangunan dan peralatan untuk menjamin

perlindungan dan distribusi obat dan atau bahan obat.

a. Bangunan PT. Sapta Sari Tama dikontrak selama 10 tahun

(mulai Tahun 2010- 2020) dan memiliki kontrak tertulis dengan

pemilik bangunan dan telah disahkan oleh notaris.

35
 b. PT. Sapta Sari Tama memiliki area terpisah dan terkunci antara

obat prekursor, psikotropika, obat-obat tertentu, obat keras, obat

generik, obat bebas, obat bebas terbatas, alat kesehatan. PT.

Sapta Sari Tama juga memiliki ruang reject (penarikan kembali)

untuk obat yang tidak layak disalurkan, seperti barang expire

date, obat palsu, obat dengan kemasan rusak dan obat yang akan

di drop out.

c. PT. Sapta Sari Tama memiliki peralatan, yaitu :

 Termometer ruangan

 thermohygrometer

 Ac

 Kipas angin

 Troli

 Komputer

 Printer

 Lemari penyimpanan berkas

 Stempel

 Dan alat kantor lainnya

4) Operasional

a) PT. Sapta Sari Tama memperoleh pasokan obat dari pemasok yang

mempunyai izin sesuai dengan peraturan perudang-undangan.

b) Proses pengambilan obat di PT. Sapta Sari Tama dilakukan dengan

tepat sesuai dengan dokumen yang tersedia untuk memastikan obat

yang diambil benar. Obat di PT. Sapta Sari Tama memiliki masa

36
 simpan yang cukup sebelum kadaluarsa dan berdasarkan FEFO, di

PT. Sapta Sari Tama juga dilakukan pencatatan nomor batch obat ke

kartu stock.

5) Inspeksi diri

Harus dilakukan dengan cara yang independen dan rinci oleh personil

yang kompeten dan ditunjuk oleh perusahaan, laporan harus berisi

semua pengamatan yang dilakukan selama inspeksi. Secara internal, di

PT. Sapta Sari Tama inspeksi diri dilakukan oleh tim audit dari pusat,

audit di Sapta Sari Tama cabang Medan atau audit lokal. Inspeksi diri di

PT. Sapta Sari Tama cabang Medan dilakukan satu kali setahun,

inspeksi diri yang di lakukan di PT. Sapta Sari Tama meliputi obat,

sarana dan prasarana seperti peralatan-peralatan yang ada di PT. Sapta

Sari Tama serta inventaris (faktur, outlet, utang dan piutang) dan secara

eksternal, audit di PT. Sapta Sari Tama cabang Medan dilakukan oleh:

DINKES, BPOM, POM.

6) Keluhan obat, obat kembalian, di duga palsu dan penarikan kembali.

Di PBF PT. Sapta Sari Tama jika terdapat keluhan dari pelanggan maka

pihak Sapta Sari Tama harus dapat menyediakan prosedur tertulis untuk

menangani keluhan, harus terdapat catatan terhadap keluhan dan harus

ada personil yang ditunjuk untuk menangani keluhan. Setiap keluhan

obat atau alkes yang tidak memenuhi syarat harus dicatat dan diselidiki

secara menyeluruh dan dikelompokkan sesuai dengan jenis keluhan.

Di PBF PT. Sapta Sari Tama terdapat prosedur tertulis untuk

menangani obat kembalian. Obat atau barang kembalian disimpan

37
 terpisah dari obat atau alkes yang memenuhi syarat jual. Adanya tim

khusus yang bertanggung jawab terhadap penanganan obat atau alkes

yang  ditarik.  Perkembangan  proses  penarikan  obat  harus  didokume

ntasikan dan dilaporkan, serta disimpan sesuai dengan persyaratan

penyimpanan. Setiap dokumentasi harus diarsip dengan baik dan harus

tersedia saat pemeriksaan. Setiap penarikan obat harus diinformasikan

ke industri farmasi atau pemegang izin edar. Setiap adanya keluhan

tentang obat yang diduga palsu PBF Sapta Sari Tama memiliki

prosedur tertulis untuk menangani obat tersebut serta melaporkannya ke

pihak atau instansi yang berwenang (DINKES dan BPOM). Pada saat

pelaporan, PBF harus menyertakan berita acara terkait obat yang diduga

palsu ke pihak yang berwenang. Pihak yang berwenang akan

melakukan pemeriksaan atau penyelidikan terhadap obat atau alkes

yang diduga palsu dan akan mengklarifikasi kepada PBF untuk

memusnahkan obat atau akan melakukan penarikan terhadap obat palsu.

7) Transportasi

Setiap pemesanan yang dilakukan oleh PT. Sapta Sari Tama cabang

Medan di teruskan ke PBF pusat dan pusat akan melakukan pemesanan

kepada industri yang memiliki kerja sama. Industri akan mengirimkan

pesanan sesuai surat pesanan ke PBF pusat dan PBF pusat akan

mengirimkan pesanan ke setiap PBF SST cabang Medan dengan

menggunakan transportasi yang aman. Setiap pengiriman dilakukan

dengan baik, aman dan bebas dari akses pihak yang tidak sah.

Transportasi yang digunakan oleh PBF Sapta Sari Tama cabang Medan

38
 dalam mendistribusikan barang yaitu memiliki kontrak dengan PT.

Sapta Sari Tama. Transpotasi meliputi loper untuk pengiriman dengan

jumlah kecil dan driver untuk pengiriman dengan jumlah besar.

8) Fasilitas berdasarkan kontrak

PT. Sapta Sari Tama cabang Medan memiliki kontrak tertulis dengan

perusahaan lain, seperti dengan perusahaan jasa transportasi. Setiap

penerima kontrak harus berkompeten serta memiliki tanggung jawab

yang baik dan harus melaporkan setiap kejadian yang dapat

mempengaruhi mutu obat.

9) Dokumentasi

Dokumentasi penting dilakukan sebagai bukti apabila dilakukan

pemeriksaan oleh pihak yang berwenang. Di PBF Sapta Sari Tama

dokumentasi disimpan selama tiga tahun. Dokumentasi yang dimaksud

berupa surat pesanan, resi pengiriman, surat jalan, bukti penerimaan

barang (BPB), kartu stok, faktur atau copy faktur, dan pelaporan suhu.

39