PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

PORTOFOLIO
PRAKTEK KERJA BIDANG PEDAGANG BESAR FARMASI

Foto 4X6

Nama : M. Azkar Zaki Al Mubarok

NIM : 22811009
Tempat PKPA : PT. Bintang Maahir Santosa
Pembimbing Kampus : Dr. Apt. Arba Pramundita Ramadani
Pembimbing PBF : Apt. Arya Maulana Jatmiko S.farm

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

LEMBAR PENGESAHAN

PKPA PBF PT. BINTANG MAAHIR SANTOSA

PERIODE 14 NOVEMBER – 19 NOVEMBER 2022

Koordinator Preseptor Dosen Pembimbing

(Apt. Arya Maulana Jatmiko., S.Farm) (Dr. Apt. Arba Pramundita Ramadani)

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

A. CPMK 01. Implementasi Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)

1. Perizinan dan peraturan terkait pendirian PBF.
Perizinan dan legalitas Pedagang Besar Farmasi (PBF) akan berbeda alurnya jika PBF
tersebut merupakan PBF cabang, karena PBF cabang akan membutuhkan izin atau
pengakuan dari PBF pusat. Perizinan pendirian PBF memperhatikan beberapa hal
sebelum melengkapi persyaratan seperti status bangunan yang akan digunakan berupa
bangunan sewa atau milik sendiri, jika bangunan sewa maka diperlukan surat kontrak
sewa bangunan antara pihak PBF dan pemilik bangunan. Kemudian PBF harus
mempunya NIB (Nomor Induk Berusaha) yang dibuat pada OSS, lalu ada izin usaha
dan sertifikat CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik). NIB dapat dibuat dengan
cara:
- Register/login pada sistem OSS
- Klik Perizinan berusaha
- Permohonan Baru (mengisi data penanggungjawab perusahaan, mengisi
informasi bidang usaha sesuai dengan KBLI (Klasifikasi Baku Lapangan Usaha
Indonesia) untuk KBLI PBF yang mendistribusikan obat yaitu 46441
- Checklist untuk persetujuan pernyataan kebenaran data yang dimasukkan
- Izin NIB terbit
Untuk izin usaha menurut Permenkes no 14 Tahun 2021 tentang standar kegiatan
usaha dan produk pada penyelenggaraan perizinan berusaha berbasis risiko sektor
kesehatan, pihak PBF harus menyiapkan beberapa syarat seperti :
- NIB dalam bentuk PT
- Data apoteker penanggung jawab meliputi ijazah, SIPA dan sertifikat
kompetensi
- Data lokasi usaha (peta poligon)
- Bukti pembayaran penerima negara bukan pajak
- Izin PBF pusat (untuk PBF cabang)
- Data pimpinan cabang (untuk PBF cabang)
Untuk sertifikat CDOB dapat diajukan melalui 2 cara yaitu melalui dari laman
sertifikasicdob.pom.go.id atau langsung pada menu OSS, dengan memenuhi
beberapa dokumen seperti dokumen administratif berupa permohonan sertifikat dan

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

bukti pembayaran penerimaan negara bukan pajak, serta pemenuhan dokumen teknis
yang meliputi izin usaha, denah lokasi dan layout bangunan sesuai dengan izin usaha,
SIPA, daftar produk yang akan didistribusikan, struktur organisasi, daftar personalia,
daftar kelayakan dan peralatan, ringkasan SOP/POB, dan dokumen self assessment.
2. Perencanaan dan pengadaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis
pakai di PBF.
Pada PT. Bintang Maahir Santosa, pengadaan dilakukan dengan metode konsumsi
yaitu dengan melihat pembelian pada periode sebelumnya. Laporan pembelian obat,
alat kesehatan atau barang medis habis pakai ini dapat dilihat pada Sistem Informasi
Manajemen (SIM) yang dimiliki oleh PT. Bintang Maahir Santosa. Sedangkan untuk
sistem pengadaan alat kesehatan tertentu seperti masker, spuit, handscoon, dan
lainnya dilakukan dengan sistem broker atau dipesan ketika ada yang order.
3. Alur penyimpanan dan evaluasi penyimpanan sediaan farmasi, alat kesehatan dan
bahan medis habis pakai.
Alur penyimpanan dimulai pada saat barang diterima dari supplier, ketika barang
datang langsung diletakkan pada area karantina sembari dicek keseuaian dengan
faktur mengenai tujuan barang, jenis, jumlah, kondisi fisik, nomor batch dan tanggal
kadaluarsa tidak kurang dari 1 tahun. Setelah dilakukan pengecekan dan semua aspek
sesuai dan dalam kondisi baik, maka barang-barang akan diletakkan pada masing-
masing gudang yang sesuai jenis obat nya. Pada PT. Bintang Maahir Santosa terdapat
5 bagian gudang yang menyimpan jenis obat yang berbeda-beda dan 1 gudang alat
kesehatan. Gudang 1 berisi multivitamin, obat tradisional, jamu, obat tradisional,
fitofarmaka, dan permen. Gudang 2 berisi obat herbal, Obat-obat tertentu, dan obat
prekursor. Gudang 3 berisi aromaterapi, minyak, balsem, koyo, kosmetik, dll. Gudang
4 merupakan gudang untuk obat dengan penyimpanan pada suhu dibawah 25ºC
seperti injeksi, suppositoria, dan vitamin. Sedangkan gudang 5 berisi obat-obat
generik dan obat paten yang diletakkan berdasarkan produsen nya.
Untuk sistem evaluasi penyimpanan pada gudang miliki PT. Bintang Maahir Santosa,
dilakukan dengan mencatat setiap pengambilan obat atau alat kesehatan pada kartu
stok. Setiap petugas yang melakukan pengambilan wajib mencatat tanggal, nama
outlet yang dilayani, nomor batch, jumlah yang diambil, saldo yang tersisa dan tanda

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

tangan. Untuk evaluasi rutin akan dilakukan stok opname setiam 3 bulan sekali, yang
mana stok opname akan dilakukan oleh apoteker penanggung jawab melalui Sistem
Informasi Manajemen (SIM) dan menyesuaikan dengan jumlah yang tertulis pada
kartu stok.
4. Fungsi dan komponen faktur berbagai jenis golongan obat dan hubungannya dengan
stok barang, alur pelayanan dan gudang.
Pada PT. Bintang Maahir Santosa faktur dikelompokkan berdasarkan golongan obat,
yaitu OOT, prekursor dan reguler. Pada faktur terdapat beberapa komponen seperti
alamat pemesan yang akan membantu pihak ekspedisi dalam pengiriman. Kemudian
pada faktur terdapat nama obat, jumlah obat, harga sebelum ppn, nomor batch dan
tanggal kadaluarsa, masing-masing komponen ini akan mempermudah pihak admin
dan pihak gudang dalam melalukan pengecekan stok serta pengambilan barang.
Komponen ini juga yang akan menjadi penunjuk jika terjadi kesalahan dalam
pengiriman barang pada pemesan, yang mana melalui faktur dapat dilakukan
penelusuran dimana letak kesalahan terjadi dan outlet mana yang terlibat. Karena
faktur dibuat sesuai dengan golongan obat, pihak gudang akan lebih mudah dalam
pola pengambilan sesuai dengan bagian gudang mana letak obat tersebut, seperti
contoh untuk faktur yang berisikan OOT dan prekursor maka pihak gudang langsung
menuju ke bagian gudang 2.
5. Proses pengiriman obat dari PBF ke mitra sarana kesehatan.
Proses pengiriman dimulai pada saat faktur diterima dan dikelompokkan berdasarkan
jarak, pada PT. Bintang Maahir Santosa dikelompokkan dengan menggunakan kode
keranjang. Keranjang merah dengan kode CITO 1 merupakan daerah terdekat
meliputi daerah Sleman, Bantul, kota Yogyakarta dan Kulon Progo. Keranjang merah
dengan kode CITO 2 yaitu daerah Magelang, Wonosari dan Gunung Kidul.
Keranjang biru untuk pemesan yang berada diluar kota. Kode keranjang ini
menentukan prioritas barang yang harus segera dikirimkan, karena pada PT. Bintang
Maahir Santosa untuk pemesan di dalam PT. Bintang Maahir Santosa harus segera
dikirim pada hari yang sama pada saat pesanan masuk. Setelah barang-barang yang
diminta sudah disiapkan sesuai dengan faktur mulai dari jenis, jumlah dan nomor
batch serta kondisi barang dalam keadaan baik dan layak untuk didistribusikan, maka

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

akan dilakukan pengecekan sebanyak 2x untuk memastikan kembali. Kemudian

barang akan dilakukan pengemasan dengan plastik atau dengan kardus sesuai dengan
jumlah barang yang akan dikirimkan, setelah selesai dikemas maka akan
dikelompokkan kembali sesuai dengan arah outlet pemesan agar memudahkan
ekspedisi untuk melakukan pengiriman. Sedangkan untuk pemesan yang berada
diluar kota PT. Bintang Maahir Santosa menggunakan pihak ketiga yaitu Past Express
sebagai ekspedisi ke luar kota. Pihak ketiga yang dipilih oleh PT. Bintang Maahir
Santosa sudah memnuhi kriteria dalam pengiriman sediaan farmasi dan sudah
melakukan kontrak kerja sama dan MoU antara pihak PT. Bintang Maahir Santosa
dan pihak Past Express. Setelah itu barang akan dikirimkan sesuai dengan alamat
yang tertera pada faktur, kemudian barang akan diterima pihak outlet pemesan dan
akan dilakukan pengecekan kesesuaian dengan faktu baik itu nama obat, jenis obat,
jumlah, batch dan tanggal kadaluarsa. Jika semua barang sudah sesuai dengan faktur
maka penerima wajib memberikan tanda tangan dan cap pada faktur, yang
bertanggung jawab dalam memberikan cap dan tanda tangan harus apoteker
penanggung jawab. Lalu faktur asli akan diambil oleh kurir dan dikembalikan ke
kantor sebagai dokumentasi. Jika terjadi ketidaksesuaian dengan faktur atau kondisi
fisik barang yang rusak maka akan dilakukan retur atau penggantian barang. Kurir
yang melakukan pengiriman akan melakukan pencatatan pada buku laporan mengenai
jenis dan jumlah barang serta alasan dilakukan retur atau penggantian barang,
kemudian kurir akan berkomunikasi melalui WhatsApp Group yang telah disediakan
pihak PT. Bintang Maahir Santosa untuk kemudian barang disiapkan dan akan
dikirimkan melalui ekspedisi atau melalui sales.
B. CPMK 02. Pengenalan Manajemen Pendukung di PBF
1. Pengenalan Sistem Informasi Manajemen (SIM) di PBF.
PT. Bintang Maahir Santosa memiliki Sistem Informasi Manajemen (SIM) sendiri
yang dibuat oleh tim IT perusahaan, Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang
dimiliki PT. Bintang Maahir Santosa yaitu Inventory Control System. Setiap bagian
memiliki akun SIM tersendiri, seperti pada gudang, admin, apoteker penanggung
jawab, keuangan dan direktur. Terdapat beberapa perbedaan antara akun pihak
gudang dan apoteker penanggung jawab yang mana pada menu pihak gudang ada

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

beberapa menu yang tidak terbuka seperti master, laporan keuangan, hutang dan
piutang.

Gambar 1. Menu utama SIM

Pada menu utama SIM dapat dilihat pada gambar diatas memiliki beberapa menu,
seperti master, beli, jual, hutang, piutang, stok & price list, biaya, laporan keuangan
dan laporan sales. Pekerjaan apoteker penanggung jawab hanya terfokus pada
beberapa menu seperti master, beli, jual dan stok & price list. Pada menu master
terdapat 2 submenu yang penting yaitu master data dan master barang. Master data
memuat data terdapat data suplier dan data konsumen yang telah mengisi spesimen,
menu ini berfungsi untuk melihat, memlilih, dan memasukkan suplier atau konsumen
ke data SIM. Sedangkan master barang terdiri dati satuan barang, kelompok barang,
dan jenis barang, menu ini berfungsi untuk memasukkan data barang baru dan
melakukan perubahan harga.

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar 2. Menu Beli pada SIM

Kemudian ada menu beli, yang mana secara umum menu ini berfungsi dalam
pengadaan, pada menu ini dapat dilakukan pengadaan yang mana di PT. Bintang
Maahir Santosa menggunakan metode konsumsi pada pembelian sebelumnya.
Riwayat atau laporan pembelian sebelumnya dapat dilihat pada submenu laporan
pembelian detail barang. Pada menu beli terdapat beberapa submenu seperti pada
gambar diatas, tetapi submenu yang paling sering digunakan hanya ada 3 yaitu,
pembelian, surat pesanan (SP), dan transaksi pembelian. Kelebihan dari SIM yang
dimiliki oleh PT. Bintang Maahir Santosa yaitu dapat membantu dalam pembuatan
Surat Pesanan (SP) pada submenu SURAT PESANAN (SP).

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar 3. Menu Jual Submenu Transaksi pada SIM

Selanjutnya menu jual yang berfungsi untuk melakukan transaksi penjualan obat.
Menu jual memiliki beberapa submenu seperti gambar diatas, submenu yang paling
sering digunakan yaitu laporan dan transaksi. Pada submenu transaksi, admin fakturis
dalam melakukan filtrasi terhadap pelanggan, yang mana jika pelanggan belum
melakukan pelunasan pada pembelian sebelumnya, admin fakturis dapat melakukan
lock pada pelanggan tersebut, yang artinya pesanan belum dapat diproses jika
pelunasan belum dilakukan.

Gambar 4. Menu Jual Submenu Laporan pada SIM

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Kemudian submenu laporan yang memuat tentang laporan meliputi nota penjualan
dan penjualan barang. Pada submenu nota penjualan terdapat filter seluruh, cash,
credit, konsumen dan disesuaikan dengan tanggal serta terdapat data jumlah faktur
dan total penjualan, sedangkan pada submenu penjualan barang terdapat filter
seluruh, konsumen, pernama barang dan terdapat data jumlah unit.

Gambar 5. Menu Stok & Price List pada SIM

Menu terakhir yaitu stok & price list, menu ini berfungsi untuk mengecek sisa stok,
koreksi stok dan harga barang. Menu ini juga yang digunakan untuk melakukan stok
opname pada PT. Bintang Maahir Santosa. Pada menu ini terdapat beberapa
submenu, tetapi hanya submenu stok harian per batch, stok harian per kode & price
list dan koreksi stok yang sering digunakan. Untuk submenu stok harian per batch
dan stok harian per kode & price list hampir sama, tetapi pada menu stok harian per
kode & price list memuat harga sebelum ppn dan harga sesudah ppn. Secara umum
kedua submenu ini memiliki fungsi yang sama yaitu untuk melihat stok obat yang
tersisa, nomor batch dan tanggal kadaluarsa serta nama produsen

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar 6. Submenu stok harian per kode & price list

Selanjutnya submenu koreksi stok, yang mana submenu ini berfungsi untuk
mengurangi, menambahkan, atau menyamakan stok di sistem dan gudang. Hal ini
dapat terjadi karena beberapa alasan seperti rusak, kadaluarsa, pengembalian atau
salah pengiriman. Koreksi stok ini akan dapat diterima ketika alasan dilakukan
penyesuaian stok sudah ditulis dengan jelas dan siapa yang melakukan koreksi stok
tersebut.

Gambar 7. Submenu Koreksi Stok

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

C. Evaluasi Kegiatan PKPA PBF

Pada PKPA PBF tidak ada kendala atau evaluasi yang berarti yang kita temui, karena dari
PT. Bintang Maahir Santosa sendiri sudah memenuhi aspek CDOB yang telah ditetapkan
dan dapat belajar di PT. Bintang Maahir Santosa merupakan pengalaman yang sangat
luar biasa bagi saya pribadi. Kendala yang ditemui hanya mengenai jarak tempuh dan
kondisi cuaca yang tidak menentu, serta juga kita merasa waktu yang diberikan untuk
belajar di PBF terkhusus nya PT. Bintang Maahir Santosa masih kurang untuk kami,
dikarenakan kita belum mencoba langsung proses pengadaan obat, stok opname,
pemusnahan dan pelaporan.
D. Lampiran

Gambar D.1 Penerimaan Barang

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar D.2 Penyiapan Pesanan sesuai Faktur

Gambar D.3 Pengepakan Pesanan

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar D.4 Dokumen Pest Control

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar D.5 Dokumen Kebersihan Gudang

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar D.6 Kartu Stok

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar D.7 Termometer dan Kelembaban Ruangan

Gambar D.8 Gudang Alat Kesehatan

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar D.9 Gudang Obat Rusak dan Kadaluarsa

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar D.10 Alat Pemadam Kebakaran dan Helm

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia

 PORTOFOLIO PKPA PBF PSPA UII 41

Gambar D.11 Rak dan Vallet

Program Studi Profesi Apoteker Universitas Islam Indonesia