SISTEM INFORMASI MANAJEMEN APOTEK KIMIA FARMA JEMBER

PT. Kimia Farma Apotek

PT. Kimia Farma Apotek mengelola sebanyak 340 Apotek yang tersebar di seluruh
tanah air, yang memimpin pasar dibidang perapotekan dengan penguasaan pasar sebesar 19%
dari total penjualan apotek di seluruh Indonesia.

Apotek Kimia Farma melayani penjualan langsung dan melayani resep dokter dan
menyediakan pelayanan lainnya, misalnya praktek dokter, optik, dan pelayanan OTC
(swalayan) serta pusat pelayanan informasi obat. Apotek Kimia Farma dipimpin oleh tenaga
Apoteker yang bekerja full time sehingga dapat melayani informasi obat dengan baik.

Data dan Informasi Apotek Kimia Farma Jember

Data Apotek Kimia Farma Jember

1. Data Tenaga Kesehatan Apotek Kimia Farma

a. Apt.Drs. Nurtjahjo Walujo Wibowo
Direktur Utama Kimia Farma Apotek
b. dr. Zaki Afif, Sp.OG
Dokter Spesialis Kandungan
c. dr. Ramzi Syamlan, M.Kes., Sp.A
Dokter Spesialis Ibu dan Anak
d. 8 Karyawan Wanita dan 1 Karyawan Pria
2. Data Pasien
3. Produk yang ditawarkan di Apotek Kimia Farma
a. Skincare
b. Obat – Obatan
c. Pelayanan Check Up Kesehatan

Informasi Apotek Kimia Farma Jember

1. Kita dapat mengetahui jadwal dari apoteker dan jadwal dokter spesialis Apotek Kimia
Farma Jember, seperti :
a. dr. Ramzi Syamlan, M.kes., Sp.A
Senin s.d Kamis : 09.00 WIB – 11.00 / Selesai
 Senin dan Rabu : 15.00 WIB – 18.00 / Selesai
Jumat : 16.30 WIB – 20.30 / Selesai
Sabtu (Vaksinasi) : 09.00 WIB – Selesai
b. dr. Zaki Afif, Sp. OG
Senin s.d Sabtu : 18.00 WIB – Selesai
2. Mengetahui Jadwal Vaksinasi
3. Mengetahui adanya diskon atau gratis pelayanan
4. Mengetahui keluhan Pasien dan resep yang diberikan oleh Dokter

Sistem Informasi Manajemen dan Fungsinya pada Apotek Kimia Farma Jember

Sistem Informasi Manajemen Apotek Kimia Farma Jember

Sistem Informasi Manajemen yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma Jember
adalah Kimia Farma Information Sistem (KIS) dibangun dengan menggunakan Visual
Basic 6.0, sedangkan database yang digunakan sebagai media penyimpanan data adalah IBM
DB2.

KIS terpusat di dalam satu komputer server dimana dalam proses pengolahan datanya
KIS kemudian di share ke sesama komputer yang ada dan untuk setiap karyawan diharuskan
login terlebih dahulu untuk dapat masuk ke dalam sistem dan melakukan pengolahan data
sesuai dengan bagian pekerjaannya masing – masing.

Fungsi SIM Apotek Kimia Farma Jember

Fungsi dari Kimia Farma Information Sistem (KIS) adalah sebagai jalan atau metode
yang dimana mempermudah karyawan Apotek contohnya seperti, apabila ada transaksi
penjualan obat, transaksi pengadaan obat baru, mengolah data pasien atas keluhannya beserta
penanganannya, dan data obat yang masih ada di Apotek.

Karakteristik Sistem informasi Manajemen Apotek Kimia Farma Jember

1. Komponen :
a. Toko
b. Kasir
c. Pasien
 d. Obat
e. Dokter
f. Apoteker
2. Batas yang dimana berisi tentang batasan berupa Apotek
3. Lingkungan :
a. Manajer Apotek
b. Dokter
c. Keuangan
4. Penghubung :
a. Pembeli
b. Kasir
c. Apoteker
5. Input, Proses, dan Output PT. Kimia Farma Apotek Jember
Berikut ini merupakan prosedur dari proses pengadaan barang di Apotek APP Jember
kepada Suplier melalui Bisnis Manajer BM :
a. Bagian pengadaan barang di APP membuat BPBA dengan menginputkan jenis
barang yang akandipesan beserta jumlah quantity nya, kemudian menyerahkannya
kepada MAP untuk di sahkan.
b. BPBA yang sudah disahkan oleh MAP kemudian diserahkan ke bagian pengadaan
barang di BMmelalui email untuk dijadikan SP, dimana pada proses ini bagian
pengadaan barang di BMmenginputkan perkiraan harga pembelian barang
sebelumnya lalu disimpan kedalam database.
c. SPB kemudian di print sebanyak tiga rangkap, satu lembar untuk bagian
pengadaan barang di BMsebagai arsip, dan dua lembar berikutnya diberikan
kepada distributor /suplier.
d. Saat barang pesanan dikirimkan ke bagian pengadaan barang di BM oleh
distributor / suplier,distributor / suplier menyerahkan kembali satu lembar dari dua
lembar SPB ke APP beserta duabuah faktur masing-masing diberikan kepada APP
dan BM. Kemudian bagian pengadaan barangdi BM akan membuat surat droping/
penyerahan barang yang akan dikirimkan beserta barangpesanan ke APP.
e. SPB dan satu lembar faktur yang diterima di APP kemudian diarsipkan.
f. Satu lembar faktur yang diterima di BM akan digunakan untuk pengentrian nama
barang, quantitidan harga barang pesanan oleh bagian administrasi pengadaan di
BM.
 g. Faktur yang sudah diproses di BM kemudian disimpan didalam database dan
cetak laludiarsipkan berdasarkan tanggal dalam bentuk laporan hutang dagang
oleh bagian administrasipengadaan.
h. Laporan hutang dagang selanjutnya akan diberikan kepada Manajer Bisnis di BM.

Klasifikasi Sistem Informasi Apotek Kimia Farma Jember

1. Sistem Abstrak : di Apotek tersebut terdapat program komputer

2. Sistem Fisik : di Apotek tersebut terdapat komputer, tenaga kerja, obat – obatan, dan
peralatan medis.
3. Sistem Buatan : terdapat komputer dan peralatan medis
4. Sistem Terbuka : sistem informasi yang terdapat di Apotek tersebut dipengaruhi oleh
lingkungan luar.

Fungsi Informasi Sistem Manajemen Apotek Kimia Farma Jember

Fungsi informasi pada Sistem Informasi Manajemen pada sistem informasi apotik
adalah sebagai berikut :

1. Menambah pengetahuan
Dengan adanya komunikasi yang terjadi antar pasien dengan dokter dokter dengan
apoteker, apoteker dengan kasir tentulah dapat menambah pengetahuan. Salah
satunya, komunikasi antara pasien atau pembeli dengan kasir, pada saat transaksi
selesai dilakukan biasanya kasir akan memberitahukan bagaimana aturan pakai obat
yang akan ia terima.
2. Mengurangi Ketidakpastian
Apotik tersebut  menjual obat-obatan tentulah sangkasir tidak mengetahui semua
harga dengan benar. Dengan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi tentu
jenis dan harga obat tertera, hal tersebutlah sebagai antisipasi mengurangi ketidak
pastian.
3. Mengurangi resiko kegagalan
Dengan tercantumnya harga dan jenis obat pada sistem yang terkomputerisasi tentu
dapat mengurangi resiko kegagalan apotik tersebut dalam mencapai tujuan yang
diharapkan.
 4. Mengurangi keanekaragaman atau variasi
Jenis obat-obatan yang beragam macam dan jenisnya tentulah dapat menyulitkan saat
pencarian maka dari itu dibuatlah pengelompokan obat-obatan yang beragam tersebut.
hal ini tentu dapat mengurangi keanekaragaman dan variasi
5. Memberi standar (aturan/ukuran/batasan)
Apotik tersebut memberikan standar pelayan kepada setiap pasien atau pembeli yang
datang seperti aturan mengantri pemeriksaan dokter, penerimaan obat atau resep, dan
batas waktu pemeriksaan.

Level Manajemen

Level manajemen atau tingkatan kegiatan manajemen sistem informasi manajemen yang
terdapat pada sistem informasi Apotik yaitu :

1. Perencanaan dan pengendalian operasional atau disebut juga dengan low level
management, pada sistem informasi apotik ini yang menjadi low level
management adalah kasir. Kasir lah yang berhubungan dengan pasien atau
pembeli.
2. Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen atau disebut dengan midle
level management, yang menjadi midle level management pada sistem
informasi apotik ini adalah apoteker. Apoteker bekerja sebagai pelantara
antara dokter dengan pasien.
3. Perencanaan strategis atau disebut juga top level management, top level
management pada sistem informasi apotik ini adalah pemilik apotik atau
manajer apotik. Pemilik apotik atau manajer apotiklah yang mengatur
perencanaan strategis akan seperti apakah kedepannya apotik yang pemilik
miliki atau manajer tersebut pimpinan
 Man
ajer
Apot
ek

Karyawan Apotek

Pasien