Narotama Collection

http://ejournal.narotama.ac.id

SISTEM INFORMASI APOTEK

(SIAP)

Abstrak
Latar Belakang - Apotek merupakan pelayanan produk dan jasa yang dikaitkan dengan kepuasan
customer. Pengelolaan Apotek adalah segala upaya dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang Apoteker
Pengelola Apotek (APA) dalam rangka tugas dan fungsi apotek yang meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan dan penilaian.
Aplikasi Sistem Informasi Apotek merupakan suatu sistem informasi yang dibuat untuk memudahkan
dalam penyampaian informasi mengenai apotek secara meluas, menggunakan microsoft Access yang
merupakan perangkat lunak pengolah basis data atau yang disebut sebagai mesin basis data atau
database engine didalam penggunaannya dianggap paling mudah.
Masalah – 1). Alur proses yang sangat menyita waktu bagi customer apalagi jika customer tersebut
hanya mempunyai waktu yang sangat terbatas dalam memperoleh suatu barang/ obat, 2). Kecepatan
dalam melayani para konsumen masih kurang, 3). Daftar Racikan obat yang masih manual dan 4).
Sistem laporan tentang stok obat atau bahan racikan obat serta pembelian obat kebanyakan belum
terlaksana atau tidak tepat waktu/ masih manual.
Tujuan - Membangun Sistem Informasi Apotek yang masih menggunakan sistem manual dalam
operasional apotek untuk memberikan pelayanan efektif bagi customer, Menciptakan manajemen
komputerisasi yang hemat waktu demi perkembangan apotek dan mempermudah dan mempercepat
proses pelayanan secara efesien yang tentunya dengan teliti dan tetap hati-hati, sehingga diharapkan
kepada para pasien/ konsumen merasa sangat puas dengan pelayanan yang diberikan serta sistem
pelaporan yang sangat mudah bagi karyawan apotek untuk mempertanggung jawabkan kepada manajer.

Kata Kunci: SIAP, Masalah, dan Tujuan yang dicapai.

LATAR BELAKANG perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,

Dengan adanya perkembangan teknologi
dan era globalisasi yang tengah bergulir, banyak
sekali lahan bisnis dan pekerjaan baru
bermunculan. Sebagian dari bisnis dan
pekerjaan ini membutuhkan mobilitas yang
sangat tinggi dari para pelaku bisnisnya meliputi
manajer proyek, line manager perusahaan,
karyawan dan juga pelanggan.
Apotek merupakan pelayanan produk
dan jasa yang dikaitkan dengan kepuasan
pasien. Pengelolaan Apotek adalah segala upaya
dan kegiatan yang dilakukan oleh seorang
Apoteker Pengelola Apotek (APA) dalam
rangka tugas dan fungsi apotek yang meliputi
pengawasan dan penilaian.
Aplikasi Sistem Informasi Apotek
merupakan suatu sistem informasi yang dibuat
untuk memudahkan dalam penyampaian
informasi mengenai apotek secara meluas,
menggunakan microsoft Access yang
merupakan perangkat lunak pengolah basis data
atau yang disebut sebagai mesin basis data atau
database engine didalam penggunaannya
dianggap paling mudah.
Keuntungan yang dapat dirasakan dari
aplikasi ini yaitu dapat memberikan informasi
tentang apotek sehingga memudahkan untuk
maintenance dan akan membantu top
manajemen untuk mengambil keputusan bagi

1
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id
perusahaan, mulai dari stok obat, stok bahan
racikan, pembelian dan penjualan dan dengan
adanya aplikasi ini efisiensi waktu dapat
ditingkatkan. Hal ini dapat tercapai karena
masing-masing peserta yaitu:
1. Manajer, baik perorangan maupun sebuah
tim, dapat membuat perencanaan tentang
ketersediaan stock obat dan permintaan
pada supplier.
2. Karyawan, dapat memperoleh penugasan
pekerjaan dan dapat memeriksa tugasnya
dengan teliti kapan saja, serta dapat
melaporkan perkembangan pekerjaan yang
dilakukannya kepada pihak manajer,
umumnya adalah berupa persentase
kemajuan (progress)
3. Stakeholder, siapapun baik perorangan
maupun organisasi yang berkepentingan,
dapat membantu dan memperoleh
informasi tentang jalannya apotek.
4. Kerja sama, seperti perusahaan obat-obatan
dapat melakukan kebijakan terhadap
pelanggan yang lebih banyak memakai
sebagai contoh karena lebih sering
memakai obat (salah satu perusahaan
farmasi) diberikan harga yang lebih murah
atau dengan tanda terima kasih berbentuk
hadiah dll.
Tujuan Tugas Akhir
Tujuan tugas akhir ini adalah membuat
aplikasi sistem penunjang keputusan pada
sistem informasi apotek khususnya pada
penyampaian laporan tentang obat-obatan
dengan dilengkapi chartdata agar dapat lebih
mudah dalam pengambilan keputusan bagi
pihak-pihak yang memerlukan untuk kemajuan
jalannya apotek.
Perumusan Pemasalahan
Permasalahan dari beberapa apotek yang
pernah kami jumpai adalah sbb:
1. Alur proses yang sangat menyita waktu
bagi customer
2. Kecepatan dalam melayani para konsumen
masih kurang.
3. Racikan obat yang masih manual (daftar
racikan obat atau bahan racikan)
4. Sistem laporan tentang stok obat atau
bahan racikan obat serta pembelian obat
kebanyakan belum terlaksana atau tidak
tepat waktu/ masih manual.
5. Pengambilan keputusan sulit karena hanya
berdasarkan perkiraan karena data yang
kurang lengkap.
Batasan Masalah
Kegiatan apotek merupakan sebuah
kegiatan yang cukup luas dan sangat kompleks.
Dalam tugas akhir ini, semua permasalahan
dapat dibuat namun lebih difokuskan pada
Bagaimana membangun sebuah sistem yang
sekaligus dilengkapi dengan chartdata sebagai
laporan seperti: dalam penjulan obat dan
pembelian obat sebagai penunjang keputusan
agar lebih mudah dalam perencanaan bagi
manajer dan pengambilan keputusan bagi
pimpinan serta memuaskan bagi semua pihak.
Manfaat Tugas Akhir
Adapun manfaat yang dapat diambil yaitu:

Dengan adanya sistem pelaporan dengan
menggunakan chartdata sebagai sistem
penunjang keputusan akan dapat membantu
dan memberi nilai tambah bagi para
pelaksana apotek, dan lebih mudah dan
cepat dalam proses laporan kepada pimpinan
dengan data yang lengkap dan terpercaya

Bagi pimpinan, Pelaporan data akan lebih
akurat dapat membantu mempermudah
pengambilan keputusan sehingga
memuaskan bagi pihak-pihak yang terkait.
LANDASAN TEORI
Basis Data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang
saling berhubungan satu dengan yang lainnya,
tersimpan diperangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
2
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id

Tabel Stock obat Tabel Penjualan Obat

No Field Name Data Type Length No Field Name Data Type Length
1. Kode obat varchar 15 1. No. Transaksi varchar 15

2. Type Obat Varchar 20 2. Kode Customer Varchar 15

3. Nama Obat Varchar 50 3. Nama Customer Varchar 50

4. Alamat Customer Varchar 100
4. Group varchar 50
5. Tgl_penjualan Date 10
5. Harga Jual Money 10
6. Kode Dokter Varchar 15
7. Nama Dokter Varchar 50

Tabel Stock bahan obat 8. Alamat Dokter Varchar 100

No Field Name Data Type Length 2. Kode Obat Varchar 15
1. Kode bahan varchar 15 3. Type Obat Varchar 20
2. Type bahan Varchar 20 4. Nama Obat Varchar 50
3. Nama bahan Varchar 50 5. Group Obat Varchar 50
4. Group varchar 50 6. Qty Number 10
4. Harga Jual Money 10 7. Total harga Jual Money 10

Tabel pembelian obat Tabel Supplier

No Field Name Data Length No Field Name Data Type Length
Type 1. Kode Supplier Varchar 15
1. No. Transaksi varchar 15 2. Nama supplier Varchar 50
2. Kode Obat varchar 15 3 Alamat supplier Varchar 100
3. Type Obat Varchar 20
4. Nama Obat Varchar 50
Tabel data Customer
5. Group Obat Varchar 50
No Field Name Data Type Length
6. Total harga Beli Money 10
1. Kode customer Varchar 15
7. Tgl_pembelian Date 10
2. Nama customer Varchar 50
8. Kode supplier Varchar 15
3 Alamat customer Varchar 100
9. Nama supplier Varchar 50
10 Alamat supplier Varchar 100
Tabel data Dokter
No Field Name Data Type Length
1. Kode Dokter Varchar 15
2. Nama Dokter Varchar 50
3 Alamat Dokter Varchar 100

3
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id
Sistem Flow - saat ini (Manual)
Sistem Flow - diusulkan (terkomputerisasi)
Entity Relationship Diagram / ERD adalah
hubungan antara berbagai tabel dalam sistem
basis. Model Entity- Relation yang berisi
komponen-komponen himpunan Entitas dan
himpunan Relasi yang masing-masing
dilengkapi dengan atribut-atribut yang
perepresentasikan seluruh fakta dari ‘dunia
nyata’ yang kita tinjau, dapat digambarkan
dengan lebih sistematis menggunakan Diagram
Entity Relationship (Diagram E-R). Kardinalitas
relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis
cabang atau dengan pemakaian:
angka 1 dan 1 – untuk relasi satu - ke - satu
(one to one), angka 1 dan N – untuk relasi satu
– ke – banyak (one to many), angka N dan N –
untuk relasi banyak – ke – banyak (many to
many).
IMPLEMENTASI
Implementasi sistem menjelaskan tentang hasil
perancangan program pada suatu sistem.
Perancangan Sistem Penunjang Keputusan pada
Sistem Informasi Apotek (SPK pada SIAP)
dimulai dengan menu verifikasi user, masuk
pada Menu Utama kemudian langsung pada
laporan yaitu Laporan Stock Obat, Stock Bahan
Racikan obat, Pembelian obat, Penunjang
keputusan berupa grafik pada pembelian obat
menurut berapa kali pembelian obat tersebut,
Penjualan obat, Penunjang keputusan berupa
grafik pada penjualan obat menurut berapa kali
penjualan obat tersebut, Nama Supplier,
customer dan Nama Dokter.
Menu Verifikasi User
Sistem Informasi Apotek/ SIAP pada halaman
pertama disambut dengan menu Verifikasi user
yang berfungsi untuk membedakan petugas
yang berhak (yang diberi tugas) masuk ke dalam
sistem untuk mencari, mengedit dan menginput
data. Perbedaan akan terlihat pada petugas
Administrasi dan user operator biasa, misalnya
operator hanya bisa melihat dan menginput data,
tetapi tidak bisa mengedit data. Lain halnya
dengan petugas Administrasi yang dapat
4
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id

melakukan editing data jika diminta oleh pihak Laporan data Stock Obat
atasan karena terjadi kesalahan dalam input data Laporan ini berfungsi untuk memberikan
laporan informasi tentang berbagai macam obat
yang terdapat dalam apotek saat ini.

Menu utama
Untuk melakukan input/ Entry data, laporan dan
menutup program adalah merupakan menu
utama yang merupakan menu tampilan depan
pada Sistem Informasi Apotek/ SIAP.

Laporan data resep/ Bahan Racikan

Laporan obat resep merupakan laporan
yang memberikan informasi tentang data bahan
racikan obat yang menggunakan resep yang
berasal dari customer dan informasi tentang
racikan obat.
Menu Laporan
Sebagai batasan masalah maka menu dari
informasi Apotek langsung pada Menu laporan.
Menu laporan merupakan menu yang dapat
menampilkan semua jenis laporan yang terdapat
pada sistem informasi Apotek. Menu laporan ini
akan memberikan informasi tentang laporan
data obat, obat resep, pembelian obat, penjualan
obat, data supplier, data customer dan data
Dokter. Laporan ini dihasilkan untuk
memberikan gambaran informasi tentang
pengambilan keputusan oleh atasan. Laporan pembelian obat
Laporan yang menampilkan data obat
yang telah masuk dalam apotek, agar mudah
didata dan diketahui jumlah stock obat tersebut.

5
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id

Grafik Laporan Pembelian Obat

Grafik ini merupakan penunjang Laporan daftar nama Supplier
keputusan pada Laporan pembelian obat. Grafik Laporan ini berfungsi untuk memberi
akan berubah sebanyak pembelian obat kan informasi tentang nama Supplier.
dilakukan oleh pihak apotek.

Laporan Penjualan obat Laporan daftar nama Customer

Laporan yang menampilkan data obat Laporan ini berfungsi untuk memberikan
yang telah keluar dalam apotek, agar dapat informasi tentang nama customer.
dihitung dan diketahui jumlah stock obat dalam
apotek.

Grafik penunjang keputusan pada laporan Laporan daftar nama Dokter

penjualan obat Laporan ini berfungsi untuk memberikan
Grafik ini merupakan penunjang keputusan pada informasi tentang nama Dokter yang telah
Laporan penjualan obat. Grafik akan berubah memberikan resep.
sebanyak penjualan obat.

6
Narotama Collection
http://ejournal.narotama.ac.id
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Ada beberapa kesimpulan yang dapat
diambil dari pembuatan Sistem Pendukung
Keputusan pada sistem informasi Apotek, yaitu:
1. Telah dibuat skripsi dengan judul
”Sistem Pendukung Keputusan pada
Sistem Informasi Apotek/ SIAP” sesuai
dengan batasan masalah.
2. Proteksi yang dibuat pada sistem dalam
bentuk password untuk menjamin
keamanan dalam pemakaian program
3. Laporan akan dihasilkan secara otomatis
setelah penginputan data dilakukan oleh
user sehingga bagian kantor
mendapatkan informasi yang dibutuhkan
4. Adanya fasilitas pencarian data
memudahkan untuk menemukan data
yang diperlukan dengan cepat.
5. Adanya grafik sebagai pendukung
keputusan yang memudahkan bagi
pimpinan dalam pengambilan keputusan
Saran
Dalam pembuatan sistem ini ada
beberapa saran untuk pengembangan sistem
informasi ini antara lain:
1. Perlu dikembangkan secara detail
tentang data racikan obat dan stock obat
sehingga dapat dihasilkan data obat dan
bahan racikan yang diperlukan.
====XXX000XXX====
2. Untuk informasi laporan berupa grafik
analisa tentang pembelian ataupun
penjualan obat lebih dikembangkan agar
data lebih mudah dibaca sehingga
informasi tentang obat akan lebih mudah
bagi atasan dalam pengambilan
keputusan secara bijaksana.
DAFTAR PUSTAKA
1. Jogiyanto H.M., dr. M.B.A., Akt. Sistem
Informasi Berbasis Komputer Edisi 2,
konsep dasar dan komponen. Yogyakarta
1997.
2. Adi Nugroho, ST, MMSI, Informatika
Bandung. Analisa dan Perancangan Sistem
Informasi.
3. Husni Iskandar, Pohan. Pengantar
Perancangan Sistem.
4. Drs. H. Syamsuni, Apt. Farmasetika Dasar
dan Hitungan Farmasi. Jakarta 2005.
5. Abdul Kadir. Konsep dan Tuntunan Praktis
Basis Data. Yogyakarta 1998
6. Al-bahra Bin Ladjamuddin B, Graha Ilmu.
Konsep Sistem Basis Data dan
Implementasinya. Graha Ilmu – Tangerang
2004.
7. Aplikasi Sain dan Teknik dengan Visual
Basic 6.0. 2003