TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN

DOKUMEN REKAM MEDIS IN AKTIF

DI RSU PANDAN ARANG BOYOLALI
PERIODE 2007

Siti Rufiatun1, Antik Pujihastuti2, Rohmadi2

Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar2

ABSTRAK
Pemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir masa fungsi
dan tidak memiliki nilai guna, rusak/ tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun
bentuknya. Pada kegiatan pemusnahan khususnya berita acara pemusnahan, daftar pertelaan tidak
dibuat terpisah, ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam pemusnahan dan tim penilaian nilai guna.
Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in
aktif di RSU Pandan Arang Boyolali Periode 2007.
Jenis penelitian yang digunakan deskriptif dengan pendekatan studi dokumenter. Metode penelitian
adalah observasi dan wawancara. Variabel dari penelitian ini adalah prosedur tetap tentang
pemusnahan dokumen rekam medis, alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis, dokumen
rekam medis yang diabadikan, dokumen rekam medis yang dimusnahkan. Analisis data penelitian
secara deskriptif dengan subyek penelitian adalah tim pemusnah, kepala Unit Rekam Medis serta
petugas filing dan obyek penelitian adalah alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif
pada periode 2007.
Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis sudah
sesuai dengan protap yang ditetapkan namun belum memuat tentang penyimpanan berita acara
pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit sehingga bukti dari pelaksanaan pemusnahan menjadi
tidak lengkap. pembuatan daftar pertelaan mengakibatkan rumah sakit tidak mengetahui jumlah
dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan secara terperinci. Selain itu ketentuan alat/sarana yang
digunakan dalam proses pemusnahan dokumen rekam medis tidak diketahui alat pemusnahan
dokumen rekam medis tersebut dan tidak adanya tim penilaian nilai guna yang mengakibatkan tidak
diketahuinya petugas yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan penilaian nilai guna.
Oleh karena itu dapat disarankan bahwa prosedur tetap tentang pemusnahan dilengkapi dengan item
data tentang penyimpanan berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit, daftar
pertelaan harus dibuat secara terpisah, menjelaskan alat/sarana yang digunakan secara terperinci
dalam pemusnahan dan dicantumkan pula tentang tim penilaian nilai guna. Hal tersebut disahkan
berdasarkan surat keputusan direktur dengan persetujuan komite medissehingga bukti
pertanggungjawaban pelaksanaan pemusnahan lebih lengkap.

Kata Kunci : Alur prosedur, pemusnahan, dokumen rekam medis.

Kepustakaan : 10 (1987-2009)

PENDAHULUAN melakukan pemusnahan dokumen rekam

A. Latar Belakang medis yang tidak memiliki nilai guna rekam

Salah satu bagian rumah sakit yang medis dengan kategori tertentu dan nantinya

menunjang pelayanan adalah ruang dilakukan pemusnahan khususnya dokumen

penyimpanan (filing) yang bertanggung jawab rekam medis yang tidak disimpan secara

dalam proses pengelolaan dokumen rekam abadi.

medis. Dengan salah satu kegiatannya adalah

68
1
Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83
 Pemusnahan adalah suatu kegiatan tetap rumah sakit tentang pemusnahan
penghancuran secara fisik dokumen yang dokumen rekam medis, mengetahui alur
sudah berakhir masa fungsi dan tidak prosedur pemusnahan dokumen rekam medis
memiliki nilai guna, rusak/ tidak terbaca dan yang telah dilaksanakan, mengetahui dokumen
tidak dapat dikenali baik isi maupun rekam medis yang diabadikan, mengetahui
bentuknya. dokumen rekam medis yang dimusnahkan.
Dokumen rekam medis yang akan
dimusnahkan dengan kategori adanya TINJAUAN PUSTAKA
kerusakan dokumen rekam medis selain itu
A. Pengertian Rekam Medis
dokumen rekam medis yang memiliki masa
Menurut menurut Huffman EK (1992),
simpan lebih dari 5 tahun atau 2 tahun sesuai
rekam medis yaitu rekaman atau catatan
standar Jadwal Retensi Arsip (JRA) pada
mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan
masing-masing rumah sakit dan berdasarkan
bagaimana pelayanan yang diberikan kepada
Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No.
pasien selama masa perawatan yang memuat
HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang
pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan
Jadwal Retensi Arsip, sehingga dokumen
yang diperolehnya serta memuat informasi
tersebut perlu dimusnahkan. Dengan jadwal
yang cukup untuk menemukenali
pelaksanaan pemusnahan pada setiap rumah
(mengidentifikasi pasien), membenarkan
sakit yang berbeda-beda sesuai dengan
diagnosis dan pengobatan serta merekam
ketentuan kebijakan rumah sakit. Maka
hasilnya. (Shofari, B. 2002) Rekam Medis
pemusnahan dokumen rekam medis yang telah
menurut PerMenKes RI No.
dilaksanakan oleh RSU Pandan Arang
269/MENKES/PER/III tahun 2008, rekam
Boyolali pada periode 2007 maka dokumen
medis adalah berkas yang berisikan catatan
yang menjadi bukti dari pelaksanaan
dan dokumen tentang identitas pasien,
pemusnahan diantaranya sudah terdapat daftar
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pertelaan, berita acara pemusnahan, tim
pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pemusnah serta surat edaran tentang retensi
pasien (PerMenKes, RI. 2008).
pemusnahan dokumen rekam medis in aktif.
Sedangkan definisi rekam medis menurut
Berdasarkan latar belakang tersebut diatas
Direktorat Jenderal Pelayanan Medik dalam
penulis tertarik untuk mengevaluasi kembali “
keputusannya No. 78 tahun 1991 tentang
Alur Prosedur Pemusnahan Berkas Rekam
penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit
Medis In Aktif di RSU Pandan Arang
menyebutkan bahwa rekam medis adalah
Boyolali Periode 2007 “.
berkas yang berisikan catatan dan dokumen
Tujuan Penelitian adalahmengetahui Alur
tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan,
Prosedur Pemusnahan Dokumen Rekam
diagnosis pengobatan, tindakan dan pelayanan
Medis In Aktif di RSU Pandan Arang
lain yang diberikan kepada seorang pasien
Boyolali Periode 2007, mengetahui prosedur
selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan

Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 69

di Unit Rawat Jalan termasuk Unit Gawat berbagai keperluan.
Darurat dan Unit Rawat Inap (Dirjen YanMed, c. Pelindung dokumen rekam medis
RI. 1991). terhadap bahaya kerusakan
B. Unit Penyimpanan (Filing) fisik,kimiawi dan biologi.
Unit filing adalah sebagai salah satu 3. Dokumen Aktif dan Dokumen In Aktif
bagian dalam Unit Rekam Medis yang a. Dokumen rekam medis aktif adalah
bertugas dalam penyimpanan dokumen rekam suatu dokumen rekam medis yang
medis dan menjaga kerahasiaan isi dokumen masih diperlukan untuk pelayanan
rekam medis. pasien karena frekuensi kunjungan
1. Tugas Pokok di Unit Filing pasien masih berlangsung secara
Bagian filing dalam melaksanakan berkelanjutan sehingga dokumen
pengelolaan rekam medis mempunyai tugas rekam medis harus selalu tersedia dan
pokok sebagai berikut : disimpan dalam rak penyimpanan
a. Menyimpan dokumen rekam medis maksimal 5 tahun terhitung sejak
dengan metode tertentu tanggal terakhir pasien berobat.
sesuaikebijakan penyimpanan b. Dokumen rekam medis in aktif adalah
dokumen rekam medis. dokumen rekam medis yang telah
b. Mengambil kembali (retrieval) disimpan dalam jangka waktu 2 tahun
dokumen rekam medis untuk berbagai di Unit Rekam Medis dihitung sejak
keperluan. tanggal terakhir pasien tersebut
c. Menyusutkan (meretensi) dokumen dilayani pada sarana pelayanan
rekam medis yang sudah tidakaktif kesehatan atau 5 tahun sesudah
sesuai dengan ketentuan yang meninggal dunia
ditetapkan sarana pelayanan 4. Formulir dan Catatan Yang Digunakan di
kesehatan. Unit Filing.
d. Memisahkan penyimpanan dokumen Formulir dan catatan yang digunakan di
rekam medis in aktif dari dokumen unit filing adalah:
rekam medis aktif. a. Tracer yang dapat digunakan untuk :
e. Membantu dalam penilaian nilai guna 1) Petunjuk keberadaan dokumen
rekam medis. rekam medis yang diambil dari rak
f. Menyimpan dokumen rekam medis penyimpanan
yang dilestarikan (diabadikan). 2) Penghitungan tingkat penggunaan
g. Membantu dalam pelaksanaan dokumen rekam medis
pemusnahan formulir rekam medis. b. Buku catatan penggunaan dokumen
2. Fungsi Unit Filing rekam medis untuk bukti dokumen
a. Penyimpanan dokumen rekam medis rekam medis sedang dipinjam dan
b. Penyedia dokumen rekam medis untuk digunakan untuk keperluan tertentu

70 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83
 dengan adanya catatan tersebut 1. Jumlah Berita Acara Pemusnahan Rekam
bertujuan memudahkan dalam Medis dibuat rangkap 3 (tiga) yaitu :
peminjaman dokumen rekam medis a. Lembar berita acara pemusnahan
dari filing dan sebagai alat kontrol rekam medis yang asli disimpan di
penggunaan tracer. rumah sakit sebagai arsip.
5. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam b. Lembar berita acara pemusnahan
Medis. kedua dikirim kepada pemilik Rumah
Penyimpanan dokumen rekam Sakit
medisbertujuan untukmempermudah dan c. Lembar ketiga dikirim vertikal kepada
mempercepat ditemukan kembali dokumen Dirjen Pelayanan MedikDepartemen
rekam medis yang disimpan dalam rak Kesehatan RI.
penyimpanan. Dengan demikian maka 2. Formulir Berita Acara Pemusnahan
diperlukan sistem penyimpanan dengan Dokumen Rekam Medis
mempertimbangkan jenis sarana dan
peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT________
ahli dan kondisi organisasi.
No. :
C. Penilaian Nilai Guna Dokuman Rekam
Medis DOKUMEN REKAM MEDIS YANG AKAN
DIMUSNAKAN
Penilaian nilai guna rekam medis adalah Tanggal Lokasi Cara Jumlah Pelaksa
Pemusna Pemusn Pemusn dokumen na
suatu kegiatan penilaian atau pemisahan han ahan ahan rekam pemusn
terhadap formulir-formulir rekam medis yang medis(terl ahan
ampir)
mempunyai nilai guna atau perlu diabadikan
dan yang sudah boleh dimusnahkan. Tata cara Mengetahui
penilaian formulir rekam medis adalah Ketua Tim Pemusnah Direktur Rumah Sakit

dokumen rekam medis yang dinilai yaitu

( ) ( )
dokumen rekam medis yang telah 2 tahun in
Sekretaris Tim pemusnah
aktif.
D. Cara Pelaporan Berita Acara ( )

Pemusnahan Sumber data ; Shofari, B. 2002

Berita acara pemusnahan adalah rangkaian Gambar 1.Formulir Berita Acara
Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
acara pemusnahan yang dibuat untuk
dilaporkan sebagai bukti pertanggungjawaban
METODE PENELITIAN
kepada pemilik RS dan Dirjen Yanmed. Berita
A. Rancangan Penelitian
acara pemusnahan dibuat pada saat
Jenis penelitian yang digunakan adalah
pemusnahan berlangsung yang ditandatangani
Deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan
oleh Ketua tim pemusnah, Sekretaris tim
dengan menjelaskan atau menggambarkan
pemusnah dan diketahui direktur rumah sakit.
variabel-variabel penelitian.

Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 71

Penelitian ini menggunakan pendekatan secara C. Obyek dan Subyek Penelitian
studi dokumenter yaitu teknik pengumpulan 1. Obyek penelitian ini adalah alur prosedur
data dengan menghimpun dan menganalisis pemusnahan dokumen rekam medis in
dokumen, dimana dokumen dipilih dan aktif di RSU Pandan Arang Boyolali.
dihimpun berdasarkan tujuan dan fokus 2. Subyek penelitian adalah tim pemusnah,
penelitian (Al-Gharuty F, 2009). Metode kepala Unit Rekam Medis dan petugas
penelitian yang digunakan adalah observasi filing.
dengan cara mengamati serta mencatat alur D. Instrument dan Cara Pengumpulan
prosedur yang berhubungan dengan Data
pemusnahan dokumen rekam medis in aktif 1. Instrument pengumpulan data
(Arief, M. 2003). a. Pedoman Wawancara
A. Variabel Penelitian dan Definisi Pedoman wawancara berupa daftar
Operasional pertanyaan yang sudah tersusun dan
terencana dengan baik yang digunakan
Tabel 1. Variabel Penelitian dan Definisi
untuk memperkuat pedoman observasi
Operasional
guna mendapatkan informasi tentang
N Variabel DefinisiOperasio
alur prosedur pemusnahan dokumen
o nal
rekam medis in aktif.
b. Pedoman Observasi
Dokumen Suatu
1 dokumen rekam medis
rekam medis yang masih mempunyai nilai
Pedoman observasi yang digunakan

1. yang guna dan masih dapat pada penelitian ini adalah daftar
diabadikan digunakan apabila pasien pedoman pengamatan yang dibutuhkan
berkunjung kembali ke rumah dalam analisis alur prosedur
sakit pemusnahan dokumen rekam medis in
aktif.
2 Dokumen Suatu dokumen rekam medis
2. Cara Pengumpulan Data
rekam medis yang tidak mempunyai nilai
a. Wawancara
yang guna baik secara primer
Adalah suatu proses tanya jawab yang
dimusnahkan maupum sekunder dan atau
dilakukan dengan cara bertatap muka
dokumen rekam medis yang
rusak tidak terbaca serta secara langsung dengan responden
tidak dapat dikenali baik yaitu petugas filing.
isi dari dokumen rekam medis b. Observasi
maupunbentuk dari dokumen Adalah suatu proses pengumpulan data
rekam medistersebut yang dilakukan dengan cara mengamati
secara langsung terhadap hasil
pemusnahan yang berupa prosedur

72 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83
 pemusnahan dokumen rekam medis in penyelenggaraan rekam medis yang salah
aktif. (Singarimbun, M. 1987) satunya adalah kegiatan pemusnahan
E. Teknik dan Analisis Data dokumen rekam medis menggunakan
1. Teknik Pengolahan Data pedoman dan tatalaksana / protap yang
a. Collecting diterbitkan pada tanggal 21 Desember 2006
Pengumpulan data tentang alur dengan Surat Keputusann No 37/4.2/V/07
prosedur pemusnahan dokumen rekam merupakan revisi ketiga. Buku pedoman dan
medis in aktif. tatalaksana rekam medis RSU Pandan Arang
b. Editing Boyolali disusun oleh panitia rekam medis
Yaitu mengoreksi, memperbaiki data dan disetujui oleh ketua komite medis maupun
yang telah diperoleh menjadi informasi ketua panitia rekam medis. Pedoman
yang terbaru, sehingga menghilangkan tatalaksana tersebut ditetapkan dan
ketidaksesuaian antara alur prosedur ditandatangani oleh direktur rumah sakit.
pemusnahan dengan hasil pelaksanaan Adapun isi dari prosedur tetap tentang
pemusnahan. pemusnahan dokumen rekam medis sebagai
c. Penyajian data berikut :
Yaitu data disajikan dalam bentuk a. Melakukan penyortiran dokumen
narasi yang menggambarkan hasil rekam medis yang tidak terpakai
penelitian. b. Membuat pengajuan pemusnahan
2. Analisis Data dokumen rekam medis ke Kepala Sub
Analisis yang digunakan dalam penelitian Bagian Tata Usaha dan Rumah tangga
ini adalah analisis deskriptif yaitu c. Membuat berita acara pemusnahan
menggambarkan hasil penelitian setelah kepala badan rumah sakit
berdasarkan teori-teori yang berkaitan menunjuk tim pemusnah
dengan alur prosedur pemusnahan d. Setelah pemusnahan dilaksanakan,
dokumen rekam medis in aktif (Arief, M. maka berita acara pemusnahan dikirim
2003) ke Dirjen Yanmed, DepKes RI dan ke
pemilik RSU Pandan Arang Boyolali
HASIL PENELITIAN dan yaitu Pemda Boyolali.
e. Pemusnahan harus benar – benar telah
PEMBAHASAN
musnah, tidak boleh ada satupun
A. Hasil Penelitian
dokumen rekam medis yang tertinggal.
1. Prosedur tetap tentang pemusnahan
Akan tetapi dalam prosedur tetap RSU
dokumen rekam medis di RSU Pandan
Pandan Arang Boyolali belum tercantum
Arang Boyolali.
aturan tentang penyimpanan berita acara
Dalam surat keputusan kepala badan RSU
pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah
Pandan Arang Boyolali dengan No 127.a
sakit, pembuatan daftar pertelaan, ketentuan
tahun 2007 tentang kebijakan

Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 73

alat/sarana yang digunakan dalam
pemusnahan dan tim penilaian nilai guna.
2. Alur prosedur pemusnahan dokumen
rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali
a. Penilaian nilai guna dokumen rekam
medis
Kegiatan penilaian nilai guna dokumen
rekam medis di RSU Pandan Arang
Boyolali dilakukan sebelum
pemusnahan dilaksanakan. Kegiatan
penilaian nilai guna dilakukan oleh
petugas rekam medis yaitu petugas
bagian filing akan tetapi tidak diatur
dalam prosedur tetap rumah sakit.
Proses penilaian dokumen rekam medis
dilakukan dengan cara memilah
dokumen rekam medis yang telah
tersimpan dalam rak penyimpanan in
aktif selama 2 (dua) tahun berdasarkan
Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis
No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995
tentang petunjuk teknis pengadaan
formulir rekam medis dasar dan
pemusnahan arsip rekam medis di
rumah sakit. Petugas memisahkan
dokumen rekam medis yang rusak dan
tidak terbaca serta dokumen rekam
medis yang tidak mempunyai nilai
guna dapat langsung dimusnahkan
tanpa dilakukan nilai guna rekam
medis. Sedangkan dokumen rekam
medis yang mempunyai nilai guna
primer yang meliputi administrasi,
hukum, keuangan, ilmu teknologi dan
nilai guna sekunder yang meliputi
pembuktian, sejarah dilakukan
pengabadian serta disimpan pada rak
penyimpanan in aktif yang berupa
lembar/formulir dengan kategori
memiliki nilai guna berdasarkan Surat
Keputusan direktur rumah sakit No 126
tahun 2007.
b. Tim/panitia pemusnah dokumen rekam
medis RSU Pandan Arang Boyolali
Tim pemusnah yang bertanggungjawab
dalam pelaksanaan pemusnahan
dokumen rekam medis RSU Pandan
Arang Boyolali dibentuk berdasarkan
Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit
No 20 tahun 2007 yang ditetapkan oleh
direktur rumah sakit. Adapun susunan
tim/panitia pemusnah yang terdiri dari :
1 (satu) anggota komite medis sebagai
ketua, kepala rekam medis sebagai
sekretaris, dengan beranggotakan 4
(empat) orang yang terdiri dari 3 (tiga)
orang petugas rekam medis serta 1
(satu) orang dari Kepala Sub Bagian
Tata Usaha.
c. Pencatatan daftar pertelaan
RSU Pandan Arang Boyolali sebelum
melaksanakan pemusnahan dokumen
rekam medis periode 2007 tidak
membuat daftar pertelaan dokumen
rekam medis yang akan dimusnahkan
dikarenakan nomor rekam medis dan
tahun terakhir kunjungan pasien telah
tercantum dalam berita acara serah
terima yang dibuat oleh RSU Pandan
Arang Boyolali. Dalam pemusnahan
dokumen rekam medis pencatatan
daftar pertelaan dilakukan sebelum
pelaksanaan pemusnahan dilakukan.

74 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83
d. Pelaksanaan pemusnahan dokumen e. Pelaporan berita acara pemusnahan
rekam medis RSU Pandan Arang Berita acara pemusnahan di RSU
Boyolali Pandan Arang Boyolali dalam
Berdasarkan surat perintah untuk pelaksanaan pemusnahan periode 2007
pemusnahan dokumen rekam medis dibuat oleh kedua belah pihak yaitu :
yang ditandatangani oleh direktur pada 1) Selaku pihak pertama adalah RSU
tanggal 26 Maret 2007. Adapun isi dari Pandan Arang Boyolali
surat perintah adalah pihak rumah sakit Berita acara serah terima dokumen
selaku pihak pertama rekam medis yang akan
menyerahkan/melimpahkan dokumen dimusnahkan dibuat pada hari
rekam medis in aktif yang akan jumat tanggal 23 Maret 2007, berisi
diserahkan kepada karyawan Pabrik tentang serah terima atau
Kertas PN Blabak Magelang yang pelimpahan dokumen rekam medis
bernama M. SAMAK selaku pihak in aktif yang akan dimusnahkan
kedua yang bertanggungjawab dalam dari pihak pertama kepada pihak
mengangkut dan mengamankan kedua selaku perwakilan dari
dokumen rekam medis ke tempat Pabrik Kertas PN Blabak Magelang
penghancuran dan pemusnahan yang adalah M. SAMAK. Berita acara
dilakukan di Pabrik Kertas PN Blabak tersebut ditandatangani oleh kedua
Magelang. Pelaksanaan pemusnahan belah pihak dan diketahui oleh
dokumen rekam medis dilaksanakan direktur rumah sakit. Isi dari berita
pada hari rabu tanggal 28 Maret 2007 acara tersebut adalah nomor rekam
dengan cara peleburan (didaur ulang) medis, tahun terakhir kunjungan
yang dilakukan oleh Pabrik Kertas PN pasien. Berita acara serah terima
Blabak Magelang Jl. Yogyakarta – tersebut sebagai berita acara
Magelang, desa Mungkid, Magelang pemusnahan yang dibuat oleh pihak
dengan berat dokumen rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali
sejumlah 3.690 kg yang disaksikan sebagai bukti bahwa akan dilakukan
oleh pihak kedua yaitu M. SAMAK. pemusnahan. Berita acara serah
Akan tetapi saat pemusnahan terima dibuat sejumlah 4 rangkap
berlangsung dengan cara didaur ulang yaitu :
tidak disaksikan oleh pihak rumah sakit a) Lembar berita acara yang asli
dikarenakan sudah terdapat surat disimpan oleh RSU Pandan
pelimpahan kepada pihak kedua untuk Arang Boyolali sebagai arsip
melakukan pemusnahan. rumah sakit.
b) Lembar berita acara yang kedua
dikirim kepada pemilik rumah

Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 75

 sakit yaitu Pemerintah Daerah
Kabupaten Boyolali.
c) Lembar berita acara yang ketiga
dikirim kepada Direktorat
Jenderal Pelayanan Medik.
d) Lembar berita acara
keempat dikirim ke Departemen
Kesehatan RI.
2) Selaku pihak kedua adalah M.
SAMAK sebagai perwakilan dari
Pabrik Kertas PN Blabak Magelang
Berita acara pemusnahan
dibuat oleh pihak kedua dilakukan
pada saat pemusnahan berlangsung,
digunakan sebagai bukti bahwa
pemusnahan dokumen rekam medis
telah dilaksanakan
ditandatangani oleh Kepala Bagian
Pengadaan II Pabrik Kertas PN
Blabak Magelang. Berita acara
pemusnahan tersebut berisi tentang
hari, tanggal, bulan,
pelaksanaan pemusnahan, tempat
pelaksanaan pemusnahan,
pemusnahan serta berat dokumen
rekam medis yang dimusnahkan.
Berita acara pemusnahan
dibuat oleh Pabrik Kertas PN
Blabak Magelang disimpan sebagai
arsip RSU Pandan Arang Boyolali.
3. Dokumen rekam medis yang diabadikan
Dokumen rekam medis RSU Pandan
Arang Boyolali yang termasuk kategori
diabadikan berdasarkan prosedur tetap rumah
sakit antara lain : ringkasan masuk keluar,
resume keluar, tindakan operasi, laporan
operasi, lembar kematian, persetujuan
76 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83
tindakan medik, identifikasi bayi baru lahir
dan Visum et Repertum. Karena formulir yang
diabadikan mempunyai nilai guna primer dan
sekunder sekaligus sebagai alat bukti hukum
menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis
yang No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang
petunjuk teknis pengadaanformulir rekam
medis dasar dan pemusnahan arsip rekam
medis di rumah sakit. Dokumen rekam medis
yang diabadikan disimpan di ruang
penyimpanan in aktif yang berdasarkan
yang tanggal terakhir kunjungan dan diagnosis
penyakit pasien dan pelaksanaannya sudah
sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit.
4. Dokumen rekam medis yang
dimusnahkan.
dan Dokumen rekam medis RSU Pandan
Arang Boyolali dengan kategori dokumen
yang dimusnahkan adalah dokumen rekam
medis yangtelah di in aktifkan dan tidak
memiliki nilai guna atau yang tidak
tahun diabadikan serta dokumen rekam medis yang
rusak atau tidak terbaca. Dokumen rekam
cara medis yang dimusnahkan adalah dokumen
rekam medis dari tahun 1986 s.d 1996 dengan
nomor rekam medis 10.00.01 s.d 19.57.99
yang yang termasuk in aktif dengan jumlah berat
dokumen rekam medis 3.690 kg berdasarkan
data dari berita acara pemusnahan yang telah
dilaksanakan pada tahun 2007. Dokumen
rekam medis yang dimusnahkan dicatat dalam
berita acara pemusnahan dan dilakukan oleh
pihak kedua yaitu Pabrik Kertas PN Blabak.
B. Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian maka
dilakukan pembahasan sebagai berikut :
1. Prosedur tetap tentang pemusnahan menjamin dokumen rekam medis telah benar-
dokumen rekam medis di RSU Pandan benar dimusnahkan. Sedangkan tidak adanya
Arang Boyolali tim penilaian nilai guna mengakibatkan tidak
RSU Pandan Arang Boyolali dalam diketahuinya petugas yang bertanggungjawab
pelaksanaan pemusnahan sudah memiliki secara langsung dalam penilaian nilai guna
prosedur tetap rumah sakit tentang dokumen rekam medis. Hal ini belum sesuai
pemusnahan dokumen rekam medis yang dengan prosedur tetap rumah sakit dan belum
ditetapkan oleh direktur rumah sakit, dimana sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
dokumen rekam medis yang in aktif dinilai Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995
guna terlebih dahulu, membuat pengajuan tentang petunjuk teknis pengadaan formulir
pemusnahan dokumen rekam medis ke Kepala rekam medis dasar dan pemusnahan arsip
Sub. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga rekam medis di rumah sakit yang
kemudian kepala badan menunjuk tim menyebutkan bahwa berita acara pemusnahan
pemusnah dan setelah pemusnahan yang asli disimpan sebagai arsip rumah sakit,
dilaksanakan maka berita acara pemusnahan sebelum pelaksanaan pemusnahan harus
dikirim ke Dirjen YanMed, DepKes RI, dan dibuatkan suatu daftar pertelaan yang
ke pemilik RSU Pandan Arang Boyolali yaitu bertujuan untuk mengetahui dokumen yang
Pemda kabupaten Boyolali serta pemusnahan akan dimusnahkan, adanya rincian alat/sarana
tersebut harus benar – benar telah musnah dan pemusnahan dokumen rekam medis yang
tidak ada yang tersisa. Akan tetapi dalam digunakan baik dengan incenerator, dicacah
prosedur tetap RSU Pandan Arang Boyolali dibuat bubur, dilakukan pihak ketiga dengan
tentang pemusnahan dokumen rekam medis disaksikan oleh tim pemusnah, selain itu tim
belum memuat tentang ketentuan penilaian nilai guna dibentuk sebelum
penyimpanan berita acara pemusnahan dokumen rekam medis dimusnahkan dengan
sebagai arsip rumah sakit yang mengakibatkan tujuan untuk mengetahui dokumen rekam
rumah sakit tidak mempunyai bukti medis yang harus diabadikan sesuai nilai
pertanggungjawaban pemusnahan dokumen gunanya dan memusnahkan dokumen rekam
rekam medis in aktif yang telah dilakukan. medis yang sudah tidak ada nilai gunanya
Tidak adanya pembuatan daftar pertelaan (Shofari, B. 2002).
mengakibatkan rumah sakit tidak mengetahui 2. Alur dan prosedur pemusnahan dokumen
jumlah dokumen rekam medis yang akan rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali.
dimusnahkan secara lengkap. Sedangkan a. Penilaian nilai guna dokumen rekam
ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam medis.
prosespemusnahan dokumen rekam medis Penilaian nilai guna dokumen rekam
yang tidak jelas/terperinci dapat medis in aktif di RSU Pandan Arang
mengakibatkan tidak diketahuinya alat Boyolali periode 2007 telah dilakukan
pemusnahan dokumen rekam medis guna oleh petugas rekam medis yaitu

Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 77

 petugas bagian filing akan tetapi tidak rumah sakit bahwa dokumen rekam
diatur langsung dalam prosedur tetap medis yang dinilai adalah dokumen
rumah sakit karena ketentuan rekam medis yang sudah 2 (dua) tahun
pembentukan tim penilaian nilai guna dalam rak penyimpanan in aktif serta
sudah termasuk dalam tim pemusnah memisahkan dokumen rekam medis
dan diketahui oleh direktur rumah yang mempunyai nilai guna untuk
sakit. Hal tersebut sudah sesuai dengan diabadikan dan dokumen rekam medis
prosedur tetap rumah sakit tentang yang tidak mempunyai nilai guna serta
pemusnahan dan sesuai dengan Surat dokumen rekam medis yang rusak dan
Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. tidak terbaca dapat langsung
HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 dimusnahkan (Shofari, B. 2002).
tentang petunjuk teknis pengadaan b. Tim / panitia pemusnah dokumen
formulir rekam medis dasar dan rekam medis.
pemusnahan arsip rekam medis di Dalam pelaksanaan pemusnahan
rumah sakit yang menyebutkan bahwa dokumen rekam medis di RSU Pandan
penilaian nilai guna dilakukan oleh tim Arang Boyolali sudah dibentuk tim
pemusnah. Sedangkan proses penilaian pemusnah yang meliputi komite medis
nilai guna dokumen rekam medis sebagai ketua, kepala rekam medis
dilakukan dengan cara memilah sebagai sekretaris, dengan
dokumen rekam medis yang telah 2 beranggotakan petugas filing dan
(dua) tahun in aktif dalam rak tenaga lainnya yang terkait berdasarkan
penyimpanan in aktif dan juga memilah Surat Keputusan Direktur Rumah
dokumen rekam medis yang masih Sakit. Hal ini sudah sesuai dengan
mempunyai nilai guna untuk prosedur tetap rumah sakit dan sesuai
diabadikan, memisahkan dokumen dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan
rekam medis yang rusak dan tidak Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun
terbaca serta dokumen rekam medis 1995 tentang petunjuk teknis
yang tidak mempunyai nilai guna untuk pengadaan formulir rekam medis dasar
dimusnahkan. Hal tersebut sudah dan pemusnahan arsip rekam medis di
sesuai dengan prosedur tetap rumah rumah sakit bahwa dalam pemusnahan
sakit tentang pelaksanaan nilai guna dibentuk tim pemusnah dokumen
dan sesuai dengan Surat Edaran Dirjen rekam medis yang meliputi komite
Pelayanan Medis No. medis sebagai ketua, kepala rekam
HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 medis sebagai sekretaris, dengan
tentang petunjuk teknis pengadaan beranggotakan petugas filing dan
formulir rekam medis dasar dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan
pemusnahan arsip rekam medis di

78 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83
 Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Kertas PN Blabak Magelang dengan
(Shofari, B. 2002). alat rewinder, selain itu tidak
c. Pencatatan daftar pertelaan. disaksikan oleh pihak rumah sakit atau
Pencatatan daftar pertelaan dokumen tim pemusnah. Hal ini sudah sesuai
rekam medis periode tahun 2007 dalam dengan prosedur tetap rumah sakit akan
pelaksanaan pemusnahan di RSU tetapibelum sesuai dengan Surat
Pandan Arang Boyolali tidak dilakukan Edaran Dirjen Pelayanan Medis No.
dikarenakan nomor rekam medis dan HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995
tahun terakhir kunjungan pasien telah tentang petunjuk teknis pengadaan
tercantum dalam berita acara serah formulir rekam medis dasar dan
terima yang dibuat oleh RSU Pandan pemusnahan arsip rekam medis di
Arang Boyolali. Hal ini belum sesuai rumah sakit yang menyebutkan bahwa
dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan pemusnahan dokumen rekam medis
Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun dilakukan dengan cara dibakar dengan
1995 tentang petunjuk teknis incenerator, dicacah dibuat bubur atau
pengadaan formulir rekam medis dasar dilakukan pihak ketiga dengan
dan pemusnahan arsip rekam medis di disaksikan oleh tim pemusnah (Shofari,
rumah sakit yang menyebutkan bahwa B. 2002).
dokumen rekam medis yang sudah e. Pelaporan berita acara pemusnahan
melebihi jangka waktu penyimpanan in RSU Pandan Arang Boyolali.
aktif yaitu 2 (dua) tahun sebelum Berita acara pemusnahan di RSU
dilakukan pemusnahan tim pemusnah Pandan Arang Boyolali dalam
harus membuat daftar pertelaan pelaksanaan pemusnahan periode tahun
terlebih dahulu yang berisi tentang 2007 dibuat oleh kedua belah pihak
nomor rekam medis, tahun terakhir yaitu:
kunjungan, jangka waktu penyimpanan 1) Selaku pihak pertama adalah RSU
dan diagnosis akhir pasien oleh tim Pandan Arang Boyolali
pemusnah dengan tujuan untuk Berita acara serah terima dokumen
mengetahui dokumen rekam medis rekam medis yang akan
yang akan dimusnahkan sesuai jadwal dimusnahkan dibuat oleh RSU
retensi arsip (Shofari, B. 2002). Pandan Arang Boyolali pada hari
d. Pelaksanaan pemusnahan dokumen jumat tanggal 23 Maret 2007, berisi
rekam medis. tentang serah terima atau
RSU Pandan Arang Boyolali dalam pelimpahan dokumen rekam medis
kegiatan pemusnahan dokumen rekam in aktif yang akan dimusnahkan
medis dilakukan dengan cara didaur dari pihak pertama kepada pihak
ulang oleh pihak ketiga yaitu Pabrik kedua selaku perwakilan dari

Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 79

 Pabrik Kertas PN Blabak Magelang antara lain lembar berita acara
adalah M. SAMAK. Berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip
tersebut ditandatangani oleh kedua rumah sakit, lembar berita acara
belah pihak dan diketahui oleh pemusnahan kedua dikirim ke
direktur rumah sakit. Isi dari berita pemilik rumah sakit dan lembar
acara tersebut adalah nomor rekam berita acara pemusnahan ketiga
medis, tahun terakhir kunjungan dikirim ke Direktorat Jenderal
pasien. Berita acara serah terima Pelayanan Medik Departemen
tersebut sebagai berita acara Kesehatan RI (Shofari, B. 2002).
pemusnahan dibuat oleh pihak RSU 2) Selaku pihak kedua adalah M.
Pandan Arang Boyolali dibuat SAMAK selaku perwakilan dari
sejumlah 4 rangkap yaitu : Pabrik Kertas PN Blabak
a) Lembar berita acara yang asli Magelang.
disimpan oleh RSU Pandan Berita acara pemusnahan yang
Arang Boyolali sebagai arsip dibuat oleh pihak kedua dilakukan
rumah sakit. pada saat pemusnahan berlangsung
b) Lembar berita acara yang kedua sejumlah 1 (satu) lembar,
dikirim kepada pemilik rumah digunakan sebagai bukti bahwa
sakit yaitu Pemerintah Daerah pemusnahan dokumen rekam medis
Kabupaten Boyolali. telah dilaksanakan dan
c) Lembar berita acara yang ketiga ditandatangani oleh Kepala Bagian
dikirim kepada Direktorat Pengadaan II Pabrik Kertas PN
Jenderal Pelayanan Medik. Blabak Magelang. Berita acara
d) Lembar berita acara yang pemusnahan tersebut berisi tentang
keempat dikirim ke Departemen hari, tanggal, bulan, tahun
Kesehatan RI. pelaksanaan pemusnahan, tempat
Hal ini sudah sesuai dengan pelaksanaan pemusnahan, cara
prosedur tetap rumah sakit dan pemusnahan serta berat dokumen
sesuai Surat Edaran Dirjen rekam medis yang dimusnahkan.
Pelayanan Medis No. Berita acara pemusnahan yang
HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 dibuat oleh Pabrik Kertas PN
tentang petunjuk teknis pengadaan Blabak Magelang disimpan sebagai
formulir rekam medis dasar dan arsip RSU Pandan Arang Boyolali.
pemusnahan arsip rekam medis di Hal ini sudah sesuai dengan Surat
rumah sakit yang menyebutkan Edaran Dirjen Pelayanan Medis No.
bahwa pelaporan berita acara HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995
pemusnahan dibuat rangkap 3 tentang petunjuk teknis pengadaan

80 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83
 formulir rekam medis dasar dan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No
pemusnahan arsip rekam medis di 269 MENKES/PER/III/2008 tentang
rumah sakit yang menyebutkan penyimpanan, pemusnahan dan
bahwa pelaporan berita acara kerahasiaan dokumen rekam medis yang
pemusnahan dibuat rangkap 3 menyebutkan bahwa lembar yang
antara lain lembar berita acara mempunyai nilai guna harus diabadikan
pemusnahan yang asli sebagai arsip antara lain ringkasan pulang dan
rumah sakit, lembar berita acara persetujuan tindakan medik (DepKes, RI.
pemusnahan kedua dikirim ke 2008).
pemilik rumah sakit dan lembar 4. Dokumen rekam medis yang
berita acara pemusnahan ketiga dimusnahkan.
dikirim ke Direktorat Jenderal Dokumen rekam medis di RSU Pandan
Pelayanan Medik Departemen Arang Boyolali yang dimusnahkan dengan
Kesehatan RI (Shofari, B. 2002). kategori sebagai dokumen rekam medis
3. Dokumen rekam medis yang diabadikan. yang tidak mempunyai nilai guna atau
Dokumen rekam medis di RSU Pandan tidak diabadikan dan dokumen rekam
Arang Boyolali yang dikategorikan abadi medis yang rusak serta tidak terbaca sudah
meliputi ringkasan masuk keluar, resume dilakukan dalam proses pemusnahan. Hal
keluar, tindakan operasi, laporan operasi, ini sudah sesuai prosedur tetap rumah sakit
lembar kematian, lembar persetujuan bahwa dokumen rekam medis yang
medik, identifikasi bayi baru lahir dan dimusnahkan adalah dokumen rekam
Visum et Repertum merupakan formulir medis yang tidak mempunyai nilai guna
yang memiliki nilai guna primer dan atau tidak diabadikan dan dokumen rekam
sekunder sekaligus sebagai alat bukti medis yang rusak serta tidak terbaca dan
hukum. Dokumen rekam medis yang sesuai dengan Surat Edaran Dirjen
diabadikan disimpan di ruang Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160
penyimpanan in aktif yang berdasarkan tahun 1995 tentang petunjuk teknis
tanggal terakhir kunjungan dan diagnosis pengadaan formulir rekam medis dasar dan
penyakit pasien dan pelaksanaannya sudah pemusnahan arsip rekam medis di rumah
sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit. sakit yang menyebutkan bahwa dokumen
Hal ini sudah sesuai dengan prosedur tetap rekam medis yang tidak mempunyai nilai
rumah sakit dan sesuai dengan Surat guna dan dokumen rekam medis yang
Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. rusak serta tidak terbaca dapat langsung
HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang dimusnahkan (Shofari, B. 2002).
petunjuk teknis pengadaan formulir rekam
medis dasar dan pemusnahan arsip rekam
medis di rumah sakit serta sesuai Peraturan

Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 81

KESIMPULAN dan SARAN bukti pertanggungjawaban bahwa

A. KESIMPULAN pemusnahan dokumen rekam medis in

Dari hasil penelitian di RSU Pandan Arang aktif di RSU Pandan Arang Boyolali telah

Boyolali diperoleh kesimpulan sebagai dilakukan.

berikut: 2. Dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen

1. Pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam rekam medis khususnya daftar pertelaan

medis di RSU Pandan Arang Boyolali sebaiknya dibuat secara terpisah yang

sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah memuat tentang nomor rekam medis,

sakit tahun terakhir kunjungan, jangka waktu

2. Dalam prosedur tetap rumah sakit tentang penyimpanan dan diagnosis terakhir. Hal

pemusnahan dokumen rekam medis tidak ini bertujuan untuk mengetahui dokumen

terdapat ketentuan tentang penyimpanan rekam medis yang akan dimusnahkan

berita acara pemusnahan sebagai arsip secara terperinci berdasarkan nomor rekam

rumah sakit, pembuatan daftar pertelaan, medis, diagnosis akhir dan tanggal terakhir

ketentuan alat/sarana yang digunakan kunjungan pasien yang dapat digunakan

dalam pemusnahan dan tim penilaian nilai oleh petugas rekam medis dan direktur

guna. rumah sakit.

3. Petugas filing sekaligus sebagai tim 3. Dalam prosedur tetap rumah sakit tentang

penilaian nilai guna dan tim pemusnah pemusnahan dokumen rekam medis

tidak tercantum pada prosedur tetap rumah sebaiknya memuat tentang ketentuan

sakit. alat/sarana yang digunakan dalam

4. Pencatatan daftar pertelaan tidak dibuat pemusnahan dokumen rekam medis agar

secara terpisah akan tetapi terdapat pada diketahui alat / sarana yang digunakan

berita acara serah terima dokumen rekam dalam pemusnahan lebih diperjelas apabila

medis . menggunakan peralatan dengan

5. Pada pelaksanaan pemusnahan incenerator, dicacah dibuat bubur atau

berlangsung tidak disaksikan oleh pihak dilakukan pihak ketiga dengan disaksikan

rumah sakit dikarenakan dilakukan oleh tim pemusnah dengan tujuan untuk

pihak kedua yaitu Pabrik Kertas PN mengetahui dokumen rekam medis telah

Blabak Magelang. benar-benar dimusnahkan.

B. SARAN 4. Dalam prosedur tetap rumah sakit

1. Dalam prosedur tetap rumah sakit khususnya tentang penilaian nilai guna

khususnya tentang penyimpanan berita dokumen rekam medis sebaiknya

acara pemusnahan dokumen rekam medis dicantumkan tim penilaian nilai guna

sebagai arsip rumah sakit sebaiknya dokumen rekam medis agar diketahui

dicantumkan dalam pelaporan berita acara secara jelas tentang petugas yang

pemusnahan. Hal ini bertujuan sebagai bertanggungjawab dalam pelaksanaan

82 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83
 penilaian nilai guna dokumen rekam medis Singarimbun, M. 1987. Metode Penelitian
Survai. Jakarta. PT Pustaka LP3ES
yaitu tim pemusnah.
Indonesia
5. Dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen
rekam medis yang dilakukan oleh pihak
Shofari, B. 2002. PSRK 01. Modul
kedua sebaiknya disaksikan oleh pihak Pembelajaran Sistem dan Prosedur
Pelayanan Rekam Medis Buku 1.
rumah sakit atau tim pemusnah secara
PORMIKI. Semarang
langsung agar diketahui bahwa
pemusnahan dokumen rekam medis
Shofari, B. 2002. PSRK 01. Modul
tersebut benar – benar telah dilakukan oleh Pembelajaran Sistem dan Prosedur
Pelayanan Rekam Medis Buku 2.
pihak kedua dan menghindari
PORMIKI. Semarang
penyalahgunaan pihak yang tidak
bertanggungjawab.
Tq, Mochamad Arif. 2004. Pengantar
Metodologi Penelitian Untuk Ilmu
Kesehatan.CSGF. Surakarta
DAFTAR PUSTAKA
Al – Gharuty, F. 2009. Studi Dokumen Dalam
Penelitian Kualitatif. Diambil 16 Juli
2009. http : // adzelgar. wordperss. com
/ 2009 / 02 / 02

Amsyah, Z. 2003. Manajemen Kearsipan.

Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama

Depkes, RI. Direktorat Jendral Pelayanan

Medis, 1991. Pedoman Pengelolaan
Rekam Medis

Depkes, RI. Direktorat Jendral Pelayanan

Medis, 1997. Pedoman Pengelolaan
Rekam Medis

Huffman, edna K, 1999. Health Information

Management.

Ed. C. Jenifer. Illinois. Physicians Record

Company

PerMenKes, RI. 2008. Rekam Medis. Jakarta

Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 83