PENULISAN NOMOR SURAT DINAS (SEKOLAH)

22 Februari 2019 - Kategori Blog

Terbukti masih banyak penulisan nomor surat di sekolah-sekolah yang salah. Yang
membuktikan bahwa masalah penulisan nomor surat yang adalah bagian dari  ARSIP di
sekolah-sekolah belum merupakan hal yang utama. Padahal dalam PERMENDAGRI No. 78
Tahun 2012;“PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
TENTANG TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI
REPUBLIK INDONESIA DAN PEMERINTAH DAERAH”
pada Pasal 1 ;
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.”
Penulisan nomor surat merupakan salah satu bagian dari Arsip. Yang tertuang juga
pada PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA No. 2 Tahun
2014 tentang “PEDOMAN TATA NASKAH DINAS”
Menjadi pertanyaan, bagaimana menerapkan penulisan nomor surat yang benar?
Disini akan uraikan sedikit mengenai Penulisan Nomor Surat yang benar yang sampai saat ini
masih mengacu pada PERMENDAGRI Nomor 78 Tahun 2012 dan PERKANRI No. 2 Tahun
2014.
Contoh umum yang masih salah adalah ketidaktahuan Kode Klasifikasi surat dan cara
penulisannya. Untuk Kode Klasifikasi Surat di lingkungan dinas pendidikan dapat kita
temukan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun  2012
Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah.
Contoh yang masih salah:
Nomor : 800/002.SMKN.5/VII/2017 (SALAH)
Seharusnya Nomor : 002/800-SMKN.5/VII/2017 (BENAR)
Artinya :
002 : merupakan nomor urut surat
merupakan kode klasifikasi masalah
800 – SMKN.5 :
Kepegawaian di SMKN.5 yang disebutkan pada kop surat
VII : menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli
2017 : menunjukkan tahun atau tahun 2017
Melihat pada acuan PERKANRI No. 2 Tahun 2014; Tentang Nomor Surat Dinas
Susunan nomor surat dinas meliputi:
1) kategori klasifikasi keamanan surat dinas;
2) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
3) kode klasifikasi arsip;
4) bulan;
5) tahun terbit.
Contoh Penomoran Surat Dinas

Kode klasifikasi yang berlaku sesuai terdapat pada pasal 8 Peraturan Menteri Dalam Negeri
Republik Indonesia Nomor 78 tahun  2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan
Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah, adalah sebagai berikut:
000      Umum
100      Pemerintahan
200      Politik
300      Keamanan dan Ketertiban
400      Kesejahteraan
500      Perekonomian
600      Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700      Pengawasan
800      Kepegawaian
900      Keuangan
Kode klasifikasi surat khusus untuk lingkungan pendidikan yang sering digunakan adalah:
800      Kepegawaian
900      Keuangan
420      PENDIDIKAN
    .1     Pendidikan Khusus Klasifikasi Disini Pendidikan Putra/I Irja
421      Sekolah
   .1      Pra Sekolah
   .2      Sekolah Dasar
   .3      Sekolah Menengah
   .4      Sekolah Tinggi
   .5      Sekolah Kejuruan
   .6      Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
   .7      Kegiatan Pelajar
  .71     Reuni Darmawisata
 .72      Pelajar Teladan
 .73      Resimen Mahasiswa
   .8      Sekolah Pendidikan Luar Biasa
   .9      Pendidikan Luar Sekolah / Pemberantasan Buta Huruf
422      Administrasi Sekolah
  .1       Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras, Perpeloncoan
  .2       Tahun Pelajaran
  .3       Hari Libur
  .4       Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
  .5       Beasiswa
423      Metode Belajar
  .1       Kuliah
  .2       Ceramah, Simposium
  .3       Diskusi
  .4       Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
  .5       Kurikulum
  .6       Karya Tulis
  .7       Ujian
424      Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor. Klasifikasi Disini: Guru Teladan
425      Sarana Pendidikan
  .1       Gedung
  .11     Gedung Sekolah
  .12     Kampus
  .13     Pusat Kegiatan Mahasiswa
  .2       Buku
  .3       Perlengkapan Sekolah
426      Keolahragaan
  .1       Cabang Olah Raga
  .2       Sarana
 .21      Gedung Olah Raga
 .22      Stadion
 .23      Lapangan
 .24      Kolam renang
  .3       Pesta Olah Raga, Klasifikasi Disini: PON, Porsade, Olimpiade, dsb
  .4       KONI
427      Kepramukaan Meliputi: Organisasi Dan Kegiatan Remaja. Klasifikasi Disini:
Gelanggang Remaja
428      Kepramukaan
Beberapa Contoh Aturan mengenai Penulisan Nomor Surat Dinas yang benar seperti:
Mengenai KEPEGAWAIAN;
(Dapat juga dipakai untuk nomor Surat Pembagian Tugas Mengajar/Membimbing di tahun
Pelajaran)
Nomor Surat : 002/800-SMPN25Depok/II/2019 (BENAR)
 
002 : merupakan nomor urut surat
merupakan kode klasifikasi masalah
800 – SMPN25 : Kepegawaian di SMPN 25 Depok yang disebutkan
pada kop surat
II : menunjukkan bulan ke-2 atau bulan Februari
2019 : menunjukkan tahun atau tahun 2019
Mengenai Sekolah Kejuruan
Nomor Surat : 002/421.3-SMPN25/II/2019 (BENAR)
 
002 : merupakan nomor urut surat
merupakan kode klasifikasi masalah Sekolah
421.3 – SMPN25 : Menengah di SMPN25 yang disebutkan pada kop
surat
II : menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli
2019 : menunjukkan tahun atau tahun 2017
Mengenai Administrasi Sekolah; Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran
Nomor Surat : 002/422-SMPN25/II/2019 (BENAR)
 
002 : merupakan nomor urut surat
merupakan kode klasifikasi masalah Administrasi
422 – SMPN25 :
Sekolahdi SMPN25 yang disebutkan pada kop surat
II : menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli
2019 : menunjukkan tahun atau tahun 2017
Mengenai Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor (Dapat di pakai dalam rangka
penugasan Individu)
Nomor Surat : 002/424-SMKN.5/II/2019 (BENAR)
 
002 : merupakan nomor urut surat
merupakan kode klasifikasi masalah Tenaga
424 – SMPN25 : Pengajar, Guru, Dosen, Dekan,
Rektor di SMPN25 yang disebutkan pada kop surat
II : menunjukkan bulan ke-2 atau bulan Februari
2019 : menunjukkan tahun atau tahun 2019
Dan masih banyak lagi Contoh mengenai Penulisan Nomor Surat Dinas yang mengacu pada:
PERMENDAGRI Nomor 78 Tahun 2012 dan Lampiran
PERKANRI Nomor 2 Tahun 2014