ATURAN PENULISAN NOMOR SURAT DINAS TERBARU

Sampai saat ini masih banyak penulisan nomor surat dinas di lingkungan dinas pendidikan
yang masih belum sesuai dengan peraturan terbaru tentang penulisan nomor surat dinas
yang dikeluarkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melaui Peraturan Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas.

Pedoman Tata Naskah Dinas yang dikeluarkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik
Indonesia) melalui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun
2014 merupakan acuan umum bagi lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, dan/atau BUMN/BUMD dalam penyusunan tata naskah dinas (lihat pasal 2).
(PERKA ANRI Nomor 2 Tahun 2014 dapat Anda download di link tersedia di bawah
tulisan ini)

Contoh umum yang masih salah adalah ketidaktahuan kode klasifikasi surat dan cara
penulisannya. Untuk Kode Klasifikasi Surat di lingkungan dinas pendidikan dapat kita
temukakan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78
tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan
Pemerintah Daerah

Berikut ini aturan terbaru penulisan nomor surat. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
penulisan nomor surat terbagi dalam 3 katagori, yakni:

1. Nomor Naskah Dinas Arahan

a. Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis, Instruksi, Prosedur Tetap
(Standar Operasional Prosedur), dan Surat
Edaran Susunan nomor naskah dinas yang bersifat pengaturan dan
penetapan terdiri dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun
takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
Contoh
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

b. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis Pedoman dan

petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis merupakan
peraturan, yang penomorannya sama dengan nomor peraturan. Susunan penomoran
pedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis adalah a)
Nomor urut pedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis; dan b) Tahun terbit.
Contoh
Contoh Format Penomoran Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis:
 PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN/ PETUNJUK TEKNIS ..................................

2. Nomor Surat Dinas

Susunan nomor surat dinas meliputi: a) kategori klasifikasi keamanan surat dinas; b) nomor
naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); c) kode klasifikasi arsip; d) bulan;
dan e) tahun terbit.
Contoh

Contoh yang masih salah:

Nomor : 800/122.SMP1/VII/2014
Seharusnya Nomor : 122/800-SMP.1/VII/2014
Artinya : 122 merupakan nomor urut surat
800-smp.1 merupakan kode klasifikasi masalah Kepegawaian di SMP 1 yang disebutkan
pada kop surat
VII menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli
2014 menunjukkan tahun atau tahun 2014

3. Nomor Nota Dinas

Nota dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai berikut: a) nomor
naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim); b) kode klasifikasi; c) bulan (ditulis
dalam dua digit); dan d) tahun terbit.
Contoh :
Nota Dinas yang ditandatangani Deputi Bidang Konservasi Arsip
Nomor 190/ KN.01/XI/2013
190 : Nomor urut Nota Dinas dalam satu tahun takwim/kalender
KN.01 : Kode Klasifikasi
XI : Bulan Ke-11 (November)
2013 : Tahun 2013

Adapun kode klasifikasi yang berlaku sesuai terdapat pada pasal 8 Peraturan Menteri Dalam
Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan
Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah, adalah sebagai berikut:
000 umum
100 pemerintahan
200 politik
300 keamanan dan ketertiban
400 kesejahteraan
500 perekonomian
600 pekerjaan umum dan ketenagakerjaan
700 pengawasan
800 kepegawaian
900 keuangan
Pengklasifikasian secara lebih spesipik diatur dalam lampiran Peraturan Menteri Dalam
Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun 2012 (dapat Anda download di link tersedia
di bawah tulisan ini)

Kode klasifikasi surat khusus untuk lingkungan pendidikan yang sering digunakan adalah:
800 kepegawaian
900 keuangan
420 PENDIDIKAN
421 Sekolah
421.1 Pra Sekolah
421.2 Sekolah Dasar
421.3 Sekolah Menengah
421.4 Sekolah Tinggi
421.5 Sekolah Kejuruan
421.6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
421.7 Kegiatan Pelajar
421.71 Reuni Darmawisata
421.72 Pelajar Teladan
421.73 Resimen Mahasiswa
421.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa
421.9 Pendidikan Luar Sekolah / Pemberantasan Buta Huruf
422 Administrasi Sekolah
422.1 Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras,
Perpeloncoan
422.2 Tahun Pelajaran
422.3 Hari Libur
422.4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
422.5 Beasiswa
423 Metode Belajar
423.1 Kuliah
423.2 Ceramah, Simposium
423.3 Diskusi
423.4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
423.5 Kurikulum
423.6 Karya Tulis
423.7 Ujian
424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
425 Sarana Pendidikan
425.1 Gedung
425.11 Gedung Sekolah
425.12 Kampus
425.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa
425.2 Buku
425.3 Perlengkapan Sekolah