PENULISAN NOMOR SURAT DINAS (SEKOLAH)

22 Februari 2019 - Kategori Blog

Terbukti masih banyak penulisan nomor surat di sekolah-sekolah yang salah. Yang membuktikan bahwa
masalah penulisan nomor surat yang adalah bagian dari ARSIP di sekolah-sekolah belum merupakan
hal yang utama. Padahal dalam PERMENDAGRI No. 78 Tahun 2012;“PERATURAN MENTERI DALAM
NEGERI REPUBLIK INDONESIA TENTANG TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA DAN PEMERINTAH DAERAH”
pada Pasal 1 ;

 “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.”

Penulisan nomor surat merupakan salah satu bagian dari Arsip. Yang tertuang juga pada PERATURAN
KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA No. 2 Tahun 2014 tentang “PEDOMAN TATA
NASKAH DINAS”

Menjadi pertanyaan, bagaimana menerapkan penulisan nomor surat yang benar?

Disini akan uraikan sedikit mengenai Penulisan Nomor Surat yang benar yang sampai saat ini masih
mengacu pada PERMENDAGRI Nomor 78 Tahun 2012 dan PERKANRI No. 2 Tahun 2014.

Contoh umum yang masih salah adalah ketidaktahuan Kode Klasifikasi surat dan cara penulisannya.
Untuk Kode Klasifikasi Surat di lingkungan dinas pendidikan dapat kita temukan dalam Peraturan Menteri
Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan
Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah.

Contoh yang masih salah:

Nomor : 800/002.SMKN.5/VII/2017 (SALAH)

Seharusnya Nomor : 002/800-SMKN.5/VII/2017 (BENAR)

Artinya :

002 : merupakan nomor urut surat

merupakan kode klasifikasi masalah
800 – SMKN.5 : Kepegawaian di SMKN.5 yang disebutkan pada
kop surat
VII : menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli
2017 : menunjukkan tahun atau tahun 2017

Melihat pada acuan PERKANRI No. 2 Tahun 2014; Tentang Nomor Surat Dinas
Susunan nomor surat dinas meliputi:

1) kategori klasifikasi keamanan surat dinas;

2) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
3) kode klasifikasi arsip;
4) bulan;
5) tahun terbit.

Contoh Penomoran Surat Dinas

Kode klasifikasi yang berlaku sesuai terdapat pada pasal 8 Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik
Indonesia Nomor 78 tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan
Pemerintah Daerah, adalah sebagai berikut:

 000 Umum
 100 Pemerintahan
 200 Politik
 300 Keamanan dan Ketertiban
 400 Kesejahteraan
 500 Perekonomian
 600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
 700 Pengawasan
 800 Kepegawaian
 900 Keuangan

Kode klasifikasi surat khusus untuk lingkungan pendidikan yang sering digunakan adalah:

 800 Kepegawaian
 900 Keuangan
 420 PENDIDIKAN
 .1 Pendidikan Khusus Klasifikasi Disini Pendidikan Putra/I Irja
 421 Sekolah
  .1 Pra Sekolah
 .2 Sekolah Dasar
 .3 Sekolah Menengah
 .4 Sekolah Tinggi
 .5 Sekolah Kejuruan
 .6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
 .7 Kegiatan Pelajar
 .71 Reuni Darmawisata
 .72 Pelajar Teladan
 .73 Resimen Mahasiswa
 .8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa
 .9 Pendidikan Luar Sekolah / Pemberantasan Buta Huruf
 422 Administrasi Sekolah
 .1 Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras, Perpeloncoan
 .2 Tahun Pelajaran
 .3 Hari Libur
 .4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
 .5 Beasiswa
 423 Metode Belajar
 .1 Kuliah
 .2 Ceramah, Simposium
 .3 Diskusi
 .4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
 .5 Kurikulum
 .6 Karya Tulis
 .7 Ujian
 424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor. Klasifikasi Disini: Guru Teladan
 425 Sarana Pendidikan
 .1 Gedung
 .11 Gedung Sekolah
 .12 Kampus
 .13 Pusat Kegiatan Mahasiswa
 .2 Buku
 .3 Perlengkapan Sekolah
 426 Keolahragaan
 .1 Cabang Olah Raga
 .2 Sarana
 .21 Gedung Olah Raga
 .22 Stadion
 .23 Lapangan
 .24 Kolam renang
 .3 Pesta Olah Raga, Klasifikasi Disini: PON, Porsade, Olimpiade, dsb
 .4 KONI
 427 Kepramukaan Meliputi: Organisasi Dan Kegiatan Remaja. Klasifikasi Disini:
Gelanggang Remaja
 428 Kepramukaan

Beberapa Contoh Aturan mengenai Penulisan Nomor Surat Dinas yang benar seperti:

Mengenai KEPEGAWAIAN;
(Dapat juga dipakai untuk nomor Surat Pembagian Tugas Mengajar/Membimbing di tahun Pelajaran)
Nomor Surat : 002/800-SMPN25Depok/II/2019 (BENAR)

002 : merupakan nomor urut surat

merupakan kode klasifikasi masalah
800 – SMPN25 : Kepegawaian di SMPN 25 Depok yang
disebutkan pada kop surat
II : menunjukkan bulan ke-2 atau bulan Februari
2019 : menunjukkan tahun atau tahun 2019

Mengenai Sekolah Kejuruan

Nomor Surat : 002/421.3-SMPN25/II/2019 (BENAR)

002 : merupakan nomor urut surat

merupakan kode klasifikasi masalah Sekolah
421.3 – SMPN25 : Menengah di SMPN25 yang disebutkan pada
kop surat
II : menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli
2019 : menunjukkan tahun atau tahun 2017

Mengenai Administrasi Sekolah; Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran

Nomor Surat : 002/422-SMPN25/II/2019 (BENAR)

002 : merupakan nomor urut surat

merupakan kode klasifikasi masalah
422 – SMPN25 : Administrasi Sekolahdi SMPN25 yang
disebutkan pada kop surat
II : menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli
2019 : menunjukkan tahun atau tahun 2017

Mengenai Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor (Dapat di pakai dalam rangka penugasan
Individu)

Nomor Surat : 002/424-SMKN.5/II/2019 (BENAR)

002 : merupakan nomor urut surat

merupakan kode klasifikasi masalah Tenaga
Pengajar, Guru, Dosen, Dekan,
424 – SMPN25 :
Rektor di SMPN25 yang disebutkan pada kop
surat
II : menunjukkan bulan ke-2 atau bulan Februari
2019 : menunjukkan tahun atau tahun 2019

Dan masih banyak lagi Contoh mengenai Penulisan Nomor Surat Dinas yang mengacu pada:
 1. PERMENDAGRI Nomor 78 Tahun 2012 dan Lampiran
2. PERKANRI Nomor 2 Tahun 2014

CATATAN : UNTUK MENDOWNLOAD PERATURAN SILAHKAN KLIK TULISAN YANG BERWARNA.