RINGKASAN HASIL PENELITIAN kebutuhan pokok masyarakat, maka persepsi masyarakat
tentang output dari suatu pelayanan kesehatan adalah apabila
NAMA : URSULA FLORENTIA OSSE/1507010059
JUDUL : ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI
INSTALASI FARMASI RSUD DR.HENDRIKUS
FERNANDEZ LARANTUKA
JURUSAN : ADMINISTRASI DAN KEBIJAKAN KESEHATAN
PEMBIMBING : 1. Dr. Serlie K. A. Littik, SP., MKM
2. Tadeus A. L. Regaletha, S.Si.,Apt.,M.Kes
PENGUJI : Dr. Muntasir, S.Si., Apt.,M.Si
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sehat adalah suatu keadaan sejahtera yang meliputi
fisik, mental, dan sosial yang tidak hanya bebas dari penyakit
atau kecacatan. Sehat diwujudkan dengan berbagai upaya,
salah satunya adalah penyelenggaraan pelayanan kesehatan
(WHO, 2015). Upaya kesehatan masyarakat adalah setiap
kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan
serta mencegah dan menanggulangi timbulnya masalah
kesehatan dengan sasaran keluarga, kelompok dan
masyarakat.
Obat merupakan salah satu material yang tidak dapat
tergantikan dalam pelayanan kesehatan. Dengan pemberian
obat, maka diharapkan penyakit yang diderita oleh pasien
dapat sembuh. Disamping itu karena obat merupakan
mereka telah menerima obat setelah berkunjung di suatu
sarana kesehatan baik dokter praktek swasta, Poliklinik,
Puskesmas maupun Rumah Sakit (Kepmenkes RI, 2004
dalam Ndihi, 2018).
Rumah sakit merupakan salah satu sarana kesehatan
yang merupakan rujukan pelayanan kesehatan dengan fungsi
utama menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat
penyembuhan dan pemulihan bagi pasien. Salah satu
kegiatan di rumah sakit yang menunjang pelayanan
kesehatan yang bermutu yaitu pelayanan kefarmasian.
Instalasi farmasi rumah sakit merupakan suatu bagian dari
fasilitas di rumah sakit, yaitu tempat/bagian yang tidak
terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit
(Permenkes, 2014).
Peraturan menteri kesehatan RI No. 72 tahun 2016
tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah sakit,
tuntutan pasien dan masyarakat akan peningkatan mutu
pelayanan kefarmasian, mengharuskan rumah sakit untuk
meningkatkan mutu secara bertahap agar menjadi lebih
efektif dan efisien bagi pasien, keluarga maupun masyarakat.
Rumah sakit umum dr. Hendirkus Fernandez adalah
satu-satunya rumah sakit umum milik Pemerintah Daerah
Kabupaten Flores Timur. Berdasarkan data dari rumah sakit,
jumlah kunjungan pasien di tahun 2016 untuk rawat inap
sebanyak 4.257 jiwa dan untuk rawat jalan sebanyak 11.464
jiwa, jumlah kunjungan pasien di tahun 2017 untuk rawat
inap sebanyak 3.841 jiwa dan untuk rawat jalan sebanyak
14.225 jiwa, jumlah kunjungan pasien di tahun 2018 untuk
rawat inap sebanyak 4.439 jiwa dan untuk rawat jalan
sebanyak 17.123 jiwa, dan jumlah kunjungan per Januari-
Maret 2019 untuk rawat inap berjumlah 1.296 jiwa dan Manajemen Logistik Obat di Instalasi Farmasi RSUD dr.
untuk rawat jalan berjumlah 4.984 jiwa. Banyaknya jumlah Hendrikus Fernandez Larantuka”.
pasien di RSUD dr. Hendrikus Fernandez baik itu di unit 1.2 Rumusan Masalah
rawat inap maupun di unit rawat jalan secara otomatis
membuat kebutuhan akan obat juga meningkat. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah
Survey awal peneliti dengan 5 orang pasien di RSUD “Bagaimana Pengelolaan Manajemen Logistik Obat di
dr. Hendrikus Fernandez, saat diwawancara ke lima pasien Instalasi Farmasi RSUD dr. Hendrikus Fernandez
merasa tidak puas dengan pelayanan yang diberikan di Larantuka”.
instalasi farmasi karena waktu tunggu pengambilan obat
1.3 Tujuan
yang terlalu lama dan stok obat yang kosong. Akibat obat
a. Tujuan Umum
yang kosong pasien terpaksa untuk membeli obat yang
Diketahuinya pengelolaan manajemen logistik
mereka butuhkan ke apotek-apotek di luar rumah sakit yang
obat di Instalasi Farmasi RSUD dr. Hendrikus
harganya bahkan jauh lebih mahal.
Fernandez Larantuka.
Masalah kekosongan obat dan lama waktu tunggu
b. Tujuan Khusus
didukung dengan pernyataan Kepala Instalasi Farmasi RSUD
1) Mengetahui pemilihan obat di instalasi farmasi
dr. Hendrikus Fernandez Larantuka, yang mengatakan
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka
terdapat 50 jenis obat yang kosong. Faktor penyebab
2) Mengetahui perencanaan obat di instalasi farmasi
kekosongan obat adalah saat proses pengadaan, obat yang
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka
dipesan tidak datang tepat waktu karena pembayaran obat
3) Mengetahui pengadaan obat di instalasi farmasi
pada pemesanan lalu belum lunas. Selain itu, proses
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka
penyimpanan obat juga belum memadai, dimana ada jenis
4) Mengetahui penerimaan obat di instalasi farmasi
obat yang berbeda tetapi diletakkan pada rak penyimpanan
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka
yang sama, hal ini membuat saat pendistribusian obat,
5) Mengetahui penyimpanan obat di instalasi
petugas apotek keliru dan mengatakan obat kosong. Kepala
farmasi RSUD dr. Hendrikus Fernandez
Instalasi Farmasi juga mengatakan selain masalah kehabisan
Larantuka
obat, lamanya waktu tunggu pengambilan obat, masalah
6) Mengetahui pendistribusian obat di instalasi
yang juga dihadapi di RSUD dr. Hendrikus Fernandez adalah
farmasi RSUD dr. Hendrikus Fernandez
tumpukan obat kadaluarsa di gudang penyimpanan yang
Larantuka
terlalu banyak. Hal ini dikarenakan belum pernah terjadinya
7) Mengetahui pemusnahan dan penarikan obat di
penghapusan obat di RSUD dr. Hendrikus Fernandez.
instalasi farmasi RSUD dr. Hendrikus Fernandez
Berdasarkan uraian tersebut maka dipandang perlu
Larantuka
untuk melakukan penelitian dengan judul “Analisis
 8) Mengetahui pengendalian obat di instalasi 7. Kerangka Konsep
farmasi RSUD dr. Hendrikus Fernandez
Larantuka
9) Mengetahui administrasi obat di instalasi farmasi Pemilihan Perencanaa
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka. Administrasi n
1.4 Manfaat Penelitian Pengadaan
a. Bagi Instansi Terkait
b. Bagi Fakultas Manajemen
c. Bagi Peneliti Lain Pengendalian Obat
Penerimaan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA .
Pemusnahan
1. Tinjaun Umum Tentang Rumah Sakit dan Penarikan Penyimpanan
2. Tinjauan Tentang Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pendistribusian
3. Tinjauan Tentang Manajemen
4. Tinjauan Tentang Manajemen Logistik
5. Tinjauan Tentang Manajemen Logistik Obat BAB III
6. Dasar Pemikiran Variabel yang Diteliti METODE PENELITIAN
Manajemen obat di instalasi farmasi rumah sakit 1. Jenis Penelitian
merupakan salah satu aspek yang menentukan untuk Jenis Penelitian ini adalah penelitian deskriptif
suksesnya program pengobatan secara rasional di rumah dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Metode
sakit, serta merupakan aspek penting karena kualitatif digunakan untuk memperoleh data yang mendalam.
ketidakefektifannya dan ketidakefisiennya akan memberi Data yang dikumpulkan berupa kata-kata dari gambaran
dampak negatif terhadap rumah sakit, seperti biaya yang ada bukan berupa nomor/angka (Rukajat, 2018).
operasional rumah sakit dan keberhasilan manajemen obat di
suatu rumah sakit secara keseluruhan (Kemenkes RI, 2010).
Proses pelaksanaan manajemen obat akan berjalan secara
efektif dan efisien bila dalam proses tersebut selalu 2. Lokasi dan Waktu Penelitian
dijalankan sesuai dengan fungsinya masing-masing.
 Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Umum yang ditetapkan
Daerah (RSUD) dr. Hendrikus Fernandez Larantuka. b. Jumlah
Penelitian ini dilakukan selama 1 bulan yaitu pada bulan kebutuhan obat
November-Desember 2019. c. Proses
perencanaan
3. Informan Penelitian d. Berapa kali
Informan dalam penelitian ini adalah sebanyak 6 dalam setahun
orang informan. dilakukan
perencanaan
4. Definisi Operasional e. Dari mana
anggarannya
No Definisi Instrumen Cara f. Kendala yang
Variabel
. Operasional Penelitian Pengukuran dihadapi dan
1. Pemilihan Kegiatan untuk Panduan Wawancara solusinya
menetapkan jenis Wawancara mendalam 3. Pengadaan Kegiatan untuk Panduan Wawancara
obat sesuai dengan merealisasikan Wawancara mendalam
kebutuhan. kebutuhan yang
2. Perencanaan Kegiatan yang Panduan Wawancara telah direncanakan
dilakukan untuk Wawancara mendalam dan disetujui.
menentukan jenis, a. Proses
jumlah, dan harga pengadaan yang
obat yang dilakukan
dibutuhkan sesuai b. Jenis dan
dengan pola jumlah obat
penyakit dan c. Pemesanan
kebutuhan ulang
pelayanan d. Penentuan
kesehatan. waktu
a. Tim pengadaan
perencanaan e. Kendala yang
dan rencana dihadapi dan
operasional solusinya
4. Penerimaan Kegiatan yang Panduan Wawancara penyimpanan
dilakukan untuk Wawancara mendalam obat
menerima obat d. Solusi untuk
yang telah mengatasinya
diadakan sesuai 6. Pendistribusi Kegiatan untuk Panduan Wawancara
dengan aturan an menyalurkan obat- Wawancara mendalam
kefarmasian. obatan dari gudang
a. Proses ke apotek
penerimaan pelayanan.
b. Sesuai dengan a. Proses distribusi
standar obat rawat jalan
kefarmasian b. Proses distribusi
yang ditetapkan obat rawat inap
c. Kendala yang c. Kendala yang
dihadapi dan dihadapi dan
solusinya solusinya
5. Penyimpana Kegiatan untuk Panduan Wawancara 7. Pemusnahan Kegiatan Panduan Wawancara
n melakukan Wawancara mendalam dan pembebasan obat Wawancara mendalam
pengurusan dan observasi Penarikan dari
penyelenggaraan pertanggungjawaba
dan pengaturan n sesuai peraturan
obat di dalam dan perundang-
ruang undangan yang
penyimpanan. berlaku.
a. Penyusunan a. Proses
obat di dalam pemusnahan
gudang dan penarikan
b. Penyusunan b. Pihak yang
obat di lemari terlibat
c. Faktor-faktor didalamnya
yang c. Sesuai prosedur
mempengaruhi atau tidak
 d. Kendala yang Data sekunder data rekap pemakaian obat
dihadapi dan bulanan, Laporan Pemakaian dan Lembar
solusinya Permintaan Obat (LPLPO).
8. Pengendalian Kegiatan dalam Panduan Wawancara b. Instrumen Penelitian
menjaga Wawancara mendalam Instrumen pengumpulan data yang digunakan
ketersediaan obat. dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara, alat
a. Kelebihan dan perekam dan foto.
kekurangan obat 6. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
b. Jenis obatnya Setelah data dikumpulkan, dilakukan pengolahan
c. Solusi yang data melalui editing dengan menulis kembali data hasil
harus dilakukan wawancara yang diperkuat dengan observasi dan telaah
9. Administrasi Kegiatan untuk Panduan Wawancara dokumen. Setelah itu, data dianalisis dengan
mengembangkan, Wawancara mendalam membandingkan hasil yang didapat dengan kepustakaan
memelihara dan kemudian disajikan dalam bentuk naratif.
mengendalikan
ketersediaan obat. BAB IV
a. Pencatatan dan HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaporan 1. Gambaran Umum Lokasi Penelitian
b. Administrasi Perbatasan wilayah kerja RSUD Larantuka sebagai
Keuangan berikut: sebelah barat berbatasan dengan Kelurahan
c. Administrasi Sarotari, sebelah Selatan berbatasan dengan Selat
Penghapusan Gonzales, sebelah Timur berbatasan dengan Kelurahan
Weri, sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan
5. Teknik Pengumpulan data dan Instrumen Penelitian Tanjung Bunga. Wilayah kerja RSUD dr. Hendrikus
a. Teknik Pengumpulan data Fernandez Larantuka meliputi 19 kecamatan. Luas
1) Data Primer bagunan RSUD Larantuka berkisar 30.830 m2.
Data primer data wawancara dan observasi
secara langsung di tempat penelitian. 2. Situasi Sarana Kesehatan
Rumah Sakit Umum Daerah Larantuka merupakan
rumah sakit milik Pemerintah Kabupaten Flores Timur
dengan tipe D. Puskesmas yang ada di wilayah kerja
2) Data Sekunder RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka berjumlah
 dua puluh satu (21) dan puskesmas pembantu berjumlah Proses pemilihan obat yang akan dipesan di RSUD
empat puluh (40). Selain Puskesmas dan Pustu juga dr. Hendrikus Fernandez Larantuka merujuk pada
dikembangkan Polindes yang berjumlah 84 dan Apotek pengalaman pengobatan tahun lalu, pengalaman
berjumlah tiga belas (13). pemakaian obat-obatan yang lalu oleh dokter,
3. Situasi Tenaga Kesehatan pengusulan obat baru serta bisa dilihat pada e-katalog
Jumlah tenaga kerja kesehatan di RSUD Larantuka berdasarkan formularium nasional dan formularium
tahun 2019 berjumlah 322 orang. rumah sakit yang dipakai. Hal ini dapat dibuktikan
4. Gambaran Umum Informan Penelitian dengan hasil wawancara sebagai berikut:
Pendidikan Satus “Pengalaman pengobatan yang lalu, pemakaian obat
No Informan Umur Jabatan
Terakhir Pekerjaan dokter-dokter kemarin, dokter baru
Kepala mengusulkan”(Informan 3)
1 ISE 47 Th Instalasi Apoteker PNS “Pemilihan obat lihat e-katalog berdasarkan fornas
Farmasi dan formas”(Informan 5)
Pejabat Hal ini sejalan dengan penelitian Nurlinda, dkk
Pembuat (2017), pemilihan obat harus disesuaikan dengan
2 AAH 46 Th Apoteker PNS formularium rumah sakit yang berdasarkan formularium
Komitmen
(PPK) nasional.
Bendahara RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka sudah
Sediaan memiliki formularium rumah sakit sendiri. Hal ini
3 FRR 34 Th D3 Farmasi PNS dibuktikan dengan hasil wawancara sebagai berikut:
Farmasi dan
BMHP “Ada formularium khusus yang kita pakai
Staf Gudang disini”(Informan 1)
4 GMST 43 Th Apoteker PNS “mencakup obat yang masuk dalam Fornas juga
Farmasi
5 EK 44 Th Staf Apotek D3 Farmasi PNS obat-obat yang diluar Fornas yang memang
6 KEE 40 Th Staf Apotek D3 Farmasi PNS dibutuhkan oleh rumah sakit”(Informan 2)
5. Gambaran Hasil dan Pembahasan Hal ini berbanding dengan penelitian yang dilakukan
1). Pemilihan oleh Mongi dan Grace (2015), dimana IFRSAD R. W.
Hasil penelitian diketahui bahwa RSUD dr. Mongisidi Manado belum memiliki formularium rumah
Hendrikus Fernandez Larantuka memiliki tim pemilihan sakit sendiri.
khusus yaitu Komite Farmasi dan Terapi (KFT) yang
tergabung dari perwakilan dokter, farmasi dan perawat 2). Perencanaan
di rumah sakit.
 RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka tidak
memiliki tim perencanaan khusus. Perencanaan
dilakukan oleh kepala instalasi farmasi sendiri. Petugas
gudang memberikan data terkait pemakaian obat, data
tersebut kemudian diberikan kepada kepala farmasi. Hal
ini dapat dibuktikan dengan wawancara sebagai berikut:
“tim perencanaan itu untuk satu tim khusus tidak
ada, tapi itu merupakan bagian dari tanggungjawab
instalasi farmasi”(Informan 5)
Penelitian yang dilakukan oleh Satrianegara, dkk
(2018), diperoleh bahwa belum ada tim khusus untuk
perencanaan obat di RSUD Lanto Daeng Pasewang.
Perencanaan obat di instalasi farmasi dilaksanakan oleh
kepala instalasi dan bagian manajemen pada kantor
RSUD Lanto Daeng Pasewang melalui laporan dari
penanggungjawab gudang.
Kebutuhan obat di RSUD dr. Hendrikus Fernandez
Larantuka dari tahun ke tahun ada yang sama ada juga
yang tidak sama. pengadaan obat yang dilakukan di
rumah sakit masih menggunakan metode konsumsi
berdasarkan pemakaian kebutuhan obat, dimana rata-rata
pemakaian dalam satu tahun ditambah dengan stok
pengaman kurang lebih empat bulan ditambah dengan
10-20% seffing. Hal ini dapat dibuktikan dengan
wawancara sebagai berikut:
“Kalau kebutuhan obat itu tiap tahun hampir sama,
dilihat pada kebutuhan tahun yang kemarin ditambah
dengan kita biasanya ada stok
pengamannya”(Informan 1)
“metode konsumsi, rumus rata-rata penggunaan
dalam 1 tahun ditambah dengan stok pengaman
kurang lebih 4 bulan tambah lagi sekitar 20%
seffing”(Informan 5)
Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh
Malinggas, dkk (2015), perencanaan obat untuk tahun
berikutnya atau periode berikutnya dengan mengikuti
pemakaian tahun atau periode yang lalu kemudian
menambahkan 10-20% buffer stock. Di rumah sakit
Zahirah, gudang farmasi harus menambahkan stok
pengaman (buffer stock) sebesar 10-20% pada setiap kali
melakukan perencanaan dan pengadaan obat, hal ini
dilakukan untuk mengantisipasi kelonjakan permintaan
kebutuhan persediaan obat (Utari, 2014).
Perencanaan kebutuhan obat di RSUD dr. Hendrikus
Fernandez Larantuka dilakukan secara tahunan dengan
melihat pemakain tahun sebelumnya. Informan
mengatakan perencanaan yang dilakukan di rumah sakit
jika kurang biasanya diakhir bulan Oktober ada
perubahan anggaran dari pemerintah saat itu rumah sakit
baru akan membuat perencanaan lagi. Data untuk
perencanaan diperoleh dari kartu stok penerimaan
barang, kartu stok pengeluaran obat dan saldo akhir
penggunaan. Hal ini dapat dibuktikan dengan
wawancara sebagai berikut:
“Data dari kartu stok seperti kartu stok penerimaan
obat, pengeluaran obat, saldo akhir, data disalurkan
kebagian perencanaan yang membuat daftar
kebutuhannya”(Informan 1)
“untuk pemesanan obatnya itu kan nanti kita
berdasarkan pemakaian obat yang tahun
lalu”(Informan 6)
Penelitian yang dilakukan oleh Satrianegara, dkk
(2018), diperoleh penentuan jumlah kebutuhan obat di
instalasi farmasi RSUD Lanto Daeng Pasewang
berdasarkan obat yang akan habis, stok obat yang
terakhir, pemakaian periode lalu dan berdasarkan
permintaan dokter.
Hasil penelitian diketahui anggaran untuk belanja
obat di RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka
berasal dari dana daerah. Anggaran tersebut bisa sama
bisa berbeda sesuai dengan anggaran daerah. Hal ini
dapat dibuktikan dengan wawancara sebagai berikut:
“Anggaran belanja biasanya berasal dari APBD
(Informan 2)
”Dana anggaran bisa sama bisa berbeda sesuai
dengan anggaran daerah”(Informan 5)
Hal ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh
Suryatini, dkk (2016), mengatakan hal-hal yang harus
diperhatikan dalam perencanaan yaitu alokasi dana yang
tersedia, harga peritem dan penentuan berapa besar serta
kapan pemesanan dilakukan.
3). Pengadaan
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka memiliki
tim khusus dalam melakukan pengadaan obat yang
disebut PPK (Pejabat Pembuat Komitmen). Informan
mengatakan pengadaan dilakukan berdasarkan hasil
perencanaan yang telah dibuat oleh pihak gudang lalu
diserahkan kepada kepala farmasi kemudian diteruskan
kebagaian PPK untuk dilakukan pembelanjaan.
Pengadaan dilakukan berdasarkan hasil perencanaan
yang telah dibuat serta dilakukan dengan sistem e-
purchasing dan sistem tender.
“Disini yang melakukan pengadaan logistik itu
bagian PPK. Mereka yang punya keputusan kalau
untuk pengadaan”(Informan 4)
Penelitian yang dilakukan oleh Sumangkut dan
Jansen (2014), pengadaan secara e-purchasing dilakukan
secara langsung kepada penyedia barang, pengadaan
seperti ini untuk mempermudah petugas dalam
melakukan pemesanan barang kepada penyedia barang.
Hasil penelitian menunjukkan pengadaan obat di
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka dilakukan
satu kali dalam setahun. Informan juga mengatakan
tidak menutup kemungkinan jika pada akhir tahun
dilakukan pengadaan lagi karena ada perubahan
anggaran dari pemerintah. Hal ini dapat dibuktikan
dengan wawancara sebagai berikut:
“Satu kali, biasanya di rumah sakit pemerintahan
ada anggaran perubahan. Kalau ada anggaran
perubahan itu dua kali pengadaannya”(Informan 1) 
“pengadaan untuk 1 tahun biasanya 2 kali. Untuk 1
tahun biasanya ada pengadaan untuk pagu pertama
biasanya juga dengan pengadaan diperubahan
anggaran”(Informan 2)
Penelitian yang dilakukan oleh Hasratna (2016),
diketahui pengadaan persediaan obat di instalasi farmasi
RSUD Kabupaten Muna dilakukan satu kali dalam
setahun dan dilaksanakan setiap akhir tahun.
Hasil penelitian menunjukkan jenis dan jumlah obat
setiap kali dilakukan pengadaan di RSUD dr. Hendrikus
Fernandez Larantuka tidak selalu sama karena pihak
instalasi melihat kembali pemakaian obat sebelumnya.
Informan mengatakan obat yang diadakan instalasi
farmasi tidak semua terpakai dalam pelayanan, ini
menjadi acuan bagi bagian pengadaan untuk
dipertimbangkan dalam pemesanan berikutnya.
 Penelitian oleh Heru dan Okky (2016), dimana proses
pengedaan obat di RSUD Kabupaten Sukoharjo dimulai
dengan mengajukan terlebih dahulu penggunaan
anggaran yang telah diusulkan oleh bagian perencanaan
IFRS dan disetujui oleh panitia anggaran kepada Pejabat
Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) kemudian ke Pejabat
Pembuat Komitmen (PPKOM) yang akan dibantu oleh
unit perencanaan perbekalan farmasi di IFRS untuk
meninjau ulang daftar perbekalan farmasi yang akan
diadakan, menentukan jumlah masing-masing item yang
akan dibeli dan menyesuaikan dengan situasi keuangan.
Setelah semuanya disetujui lalu bagian Unit Layanan
Pengadaan (ULP) akan memilih metode pengadaan,
memilih rekanan, membuat syarat kontrak kerja,
mengeluarkan surat pesanan dan memantau pengiriman
barang.
Ketepatan waktu pengadaan obat di instalasi farmasi
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka terkadang
tidak tepat waktu. Hal ini disebabkan karena stok obat
didistributor yang kosong akibatnya terjadi
keterlambatan dalam pengadaan obat.
Kendala yang paling sering terjadi yakni terkait
keterbatasan stok obat di PBF. Informan mengatakan
kadang pihak PBF belum melakukan produksi serta PBF
belum menerima atau belum mendapatkan suplai obat
dari pabrik. Hal ini dapat dibuktikan dengan wawancara
sebagai berikut:
“Kendala mungkin stok obatnya di PBF terbatas,
belum produksi di pabrik jadi kadang lama kita
tunggu obat datang”(Informan 4)
“kita sudah melakukan kontrak dengan penyedia tapi
penyedia yang ditunjuk dari pabrikan belum
menerima atau belum mendapat suplai obat dari
pabrikan”(Informan 5)
Penelitian yang dilakukan oleh Kurniawati (2017),
kendala yang paling sering terjadi dalam melakukan
pengadaan adalah distributor terlambat dalam
mendistribusikan obat ke rumah sakit atau obat yang
dipesan tidak ada atau kosong dari distributor, sehingga
harus memesan ke distributor lain atau pembelian cito ke
apotek luar yang dilakukan oleh pihak gudang.
4). Penerimaan
Hasil wawancara menunjukkan penerimaan dan
pemeriksaan barang yang datang di instalasi farmasi
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka dilakukan
oleh panitia penerimaan dan pemeriksaan barang sesuai
dengan SP (Surat Pesanan) yang diberikan oleh pihak
PPK dengan melihat masa kadaluarsa barang, jumlah
dan jenis barang. Hal ini dapat dibuktikan dengan
wawancara sebagai berikut:
“Kalau penerimaan ada panitia. Tim itu namanya
panitia penerimaan dan pemeriksaan obat”(Informan 1)
“panitia pemeriksa akan periksa baru diserahkan
lagi ke gudang farmasi”(Informan 3)
Penelitian yang dilakukan oleh Malinggas, dkk
(2015), diperoleh semua informan mengatakan bahwa
obat-obatan yang dipesan sebelum dimasukkan di
gudang farmasi, diterima oleh panitia penerimaan barang
untuk melihat kesesuaian jenis, jumlah, expired date,
serta faktur yang ada untuk menjadi dokumen pegangan
oleh instalasi farmasi dan panitia penerimaan barang.
Berdasarkan hasil wawancara terdapat kendala yang
dihadapi ketika melakukan penerimaan obat di RSUD
dr. Hendrikus Fernandez Larantuka. Pertama, barang
masuk ke rumah sakit tidak sesuai dengan surat pesanan.
Kedua, ada barang yang rusak selama dalam perjalanan.
Ketiga, barang yang datang terkadang diluar jam kerja.
Hal ini dapat dibuktikan dengan wawancara sebagai
berikut:
“kendala misalkan barang yang masuk tidak sesuai
dengan pesanan, tidak sesuai faktur yang dikirim oleh
PBF, ada barang-barang yang rusak didalam
perjalanan”(Informan 1)
“Yang jadi kendala obatnya masuk tengah malam,
petugas panitia bekerja tidak sampai malam”(Informan
2)
5). Penyimpanan
Hasil wawancara menunjukkan proses penyimpanan
obat di instalasi farmasi RSUD dr. Hendrikus Fernandez
Larantuka dilakukan berdasarkan abjad dan stabilitas
sediaan dengan menggunakan metode FIFO dan FEFO.
Informan juga mengatakan penyimpanan dilakukan
sesuai dengan persyaratan obat. Hal ini dapat dibuktikan
dengan wawancara sebagai berikut:
“obat datang kita terima abis kita simpan, simpan
berdasarkan stok lama, stok baru tapi kita lihat dulu
yang FIFO FEFO (Informan 2)
“disimpan berdasarkan alfabetis juga disimpan
berdasarkan suhu. obat yang termolabil, disimpan
dalam suhu khusus contohnya vaksin”(Informan 5)
Penelitian yang dilakukan oleh Sheina dan Umam
(2010), menyebutkan bahwa penyimpanan dan
penyusunan obat di gudang instalasi farmasi RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta Unit I menggunakan
metode FIFO dan FEFO dan berdasarkan abjad. Metode
ini digunakan agar mempermudah petugas dalam
pengambilan obat-obatan dan menjaga mutu obat.
Informan mengatakan penataan obat pada lemari
penyimpanan menggunakan metode FIFO dan FEFO
yang disusun berdasarkan kelas terapi dan abjad.
Dimana sediaan tablet akan dipisahkan dari sediaan
sirup, injeksi, obat keras dan obat narkotika. Hal ini
dapat dibuktikan dengan wawancara sebagai berikut:
“Penempatan obat berdasarkan abjad supaya lebih
mudah diambil, berdasarkan kemasan, metode FEFO,
FIFO, yang diutamakan itu yang FEFOnya itu expired
duluan kita keluarkan duluan”(Informan 1)
“kalau kita disini sesuai dengan kelas terapinya,
abjadnya”(Informan 4)
Penelitian yang dilakukan oleh Yasli (2015), dimana
hasil observasi yang dilakukan di Rumah Sakit Umum
dr. M. Djamil Kota Padang diperoleh obat disusun
berdasarkan abjad, diberi nama dan jenis, diberi kode
atau angka, obat khusus seperti obat narkotika
diletakkan ditempat yang berbeda. Ini sejalan dengan
penelitian Mongi dan Grace (2015), diketahui
penyimpanan obat di IFRSAD R. W. Mongisidi Manado
menggunakan metode First In First Out (FIFO) dan
First Expired First Out (FEFO). Penyimpanan disusun
di rak lemari berdasarkan alfabet.
Hasil penelitian menunjukkan faktor-faktor yang
mempengaruhi penyimpanan persediaan obat di RSUD
dr. Hendrikus Fernandez Larantuka yaitu ruangan
penyimpanan yang belum memenuhi standar. Informan
mengatakan ruangan penyimpanan yang ada di instalasi
farmasi belum tercukupi, gudang penyimpanan obat
masih petak-petak, ada plafon yang sudah runtuh serta
keterbatasan kulkas dan keterbatasan lemari
penyimpanan atau pallet. Hal ini dapat dibuktikan
dengan wawancara sebagai berikut:
“ada plafon sudah runtuh, lubang angin yang tidak
sesuai, ada obat yang karena keterbatasan kulkas harus
ditempatkan di suhu yang bukan suhu dingin malah
menyebabkan obat menjadi rusak”(Informan 1)
“Gudang ini kan masih petak-petak ya tidak
los”(Informan 2)
“kita kemarin ada keterbatasan tempat simpan rak-
raknya”(Informan 3)
“kondisi ruangan mungkin tidak tercukupi. Disini
kita satu kali order obat banyak. Penyimpanan kita yang
pertama dari sisi ruangan tidak cukup”(Informan 5)
Penelitian yang dilakukan oleh Kurniawati (2017),
diketahui bahwa luas gudang untuk penyimpanan di RSI
Siti Aisyah Madiun adalah 3x5 m2. Hal ini sudah sesuai
dengan persyaratan luas minimal gudang menurut Satibi
(2016). Obat-obatan sebaiknya disimpan sesuai dengan
syarat kondisi penyimpanan masing-masing obat.
Kondisi penyimpanan yang dimaksud antara lain adalah
suhu atau temperatur sekitar 20-250C, kelembaban dan
atau paparan cahaya (Mawaddah, 2016).
6). Pendistribusian
Metode pendistribusian obat yang digunakan di
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka dilakukan
dengan cara pendistribusian langsung atau dengan
melakukan anfrak. Mekanisme pendistribusian langsung
dimulai dari resep dokter, resep kemudian dibawah ke
apotek, selanjutnya permintaan obat dari apotek tersebut
kemudian dibawah ke gudang. Hal ini dapat dibuktikan
dengan wawancara sebagai berikut:
“Kalau pendistribusian logistik kita punya buku
bantu namanya buku anfrakan ruangan. Jadi setiap unit
di ruangan membawa buku anfrakan ke gudang
kemudian kita lihat permintaannya apa saja ada atau
tidak disini kemudian kita mencatat didalam buku
anfrakan gudang kemudian didistribusikan ke
ruangan”(Informan 1)
Proses pendistribusian obat yang dilakukan di gudang
farmasi RSUD Syekh Yusuf Gowa melalui dua proses
yaitu melalui peresepan dan pengampraan.
Pendistribusian obat dimulai dari gudang farmasi dengan
menerima lembar permintaan obat dari unit pelayanan,
kemudian distribusi obat menyesuaikan dengan
persediaan yang ada di gudang farmasi (Satrianegara,
2018). Penelitian lain yang dilakukan oleh Malinggas,
dkk (2015), dimana sistem distribusi obat yang
dilakukan oleh instalasi farmasi RSUD dr. Sam
Ratulangi Tondano adalah sistem resep perorangan yaitu
resep pasien rawat jalan dan rawat inap melalui diambil
melalui instalasi farmasi.
Hasil penelitian menunjukkan kendala yang terjadi
setiap kali proses pendistribusian obat di RSUD dr.
Hendrikus Fernandez Larantuka yaitu terkait masalah
kekosongan obat, kelalaian petugas serta monitoring
yang belum baik. Informan juga mengatakan solusi yang
digunakan untuk masalah kekosongan obat, biasanya
petugas melakukan copy resep agar pasien bisa membeli
obat yang dibutuhkan diluar rumah sakit. Hal ini dapat
dibuktikan dengan wawancara sebagai berikut:
“hari ini dari ruangan rawat inap mereka anfrak
BMHP lalu karena tidak termonitor secara baik
menurut perhitungan dari logistik bahwa BMHP ini bisa
dipakai 2 atau 3 hari kedepan tapi bisa saja besok
mereka anfrak lagi. Ini kan yang menjadi masalah
kenapa bisa anfrak lagi, inikan kita layani untuk 3
hari”(Informan 5)
“kendalanya bisa saja kekosongan obat, maksudnya
dokter menuliskan obat itu cuman kita punya kosong
jadi terpaksa kita copy resep untuk beli
diluar”(Informan 6)
Penelitian yang dilakukan oleh Kurniawati (2017),
berdasarkan informasi dari petugas gudang RSI Siti
Aisyah Madiun, masalah yang sering terjadi adalah obat
yang dipesan terlambat datang bahkan obat kosong. Hal
ini tentu saja dapat menghambat proses pendistrbusian
obat di rumah sakit. Untuk menghindari masalah
keterlambatan obat dan kekosongan obat sebaiknya
pihak instalasi farmasi lebih meningkatkan pemantauan
stok obat secara berkala agar meminimalisir adanya obat
yang kosong. Petugas instalasi farmasi melakukan copy
resep untuk jenis obat yang kosong agar pasien bisa
membeli obat tersebut diluar rumah sakit.
7). Pemusnahan dan Penarikan Obat
Pemusnahan obat di RSUD dr. Hendrikus Fernandez
Larantuka belum pernah dilakukan hingga saat ini.
Informan mengatakan dalam waktu dekat mudah-
mudahan bisa dilakukan pemusnahan obat. Hal ini dapat
dibuktikan dengan wawancara sebagai berikut:
“pemusnahan kami disini belum pernah ada
pemusnahan tapi dalam waktu dekat mudah-mudahan
tahun ini ada”(Informan 2)
“Disini kita belum ada atau belum pernah terjadi
pemusnahan”(Informan 5)
Penelitian yang dilakukan oleh Hasratna (2016),
diketahui di RSUD Kabupaten Muna belum pernah
dilakukan pemusnahan dikarenakan laporan untuk
pelaksanaan pemusnahan obat belum di ACC oleh
Direktur RSUD Kabupaten Muna sehingga
penyimpanan sementara untuk obat yang sudah
kadaluarsa atau rusak ditempatkan tersendiri agar tidak
tercampur dengan obat yang tidak rusak.
Hasil penelitian menunjukkan penarikan obat di
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka sudah sering
dilakukan. Informan mengatakan penarikan obat
dilakukan karena adanya pemberitahuan resmi dari
BPOM bahwa obat tersebut dapat menimbulkan masalah
atau ada kesalahan dalam produksinya. Hal ini dapat
dibuktikan dengan wawancara sebagai berikut:
“penarikan karena expirednya singkat, ada
penumpukan di ruangan atau sisa-sisa obat pasien yang
belum dibawa ke farmasi”(Informan 2)
”ijin edarnya ditarik, artinya tidak diperkenankan
untuk dipasarkan karena pemberitahuan resmi dari
BPOM bahwa obat ditarik dari peredaran karena ada
persoalan”(Informan 5)
Penelitian yang dilakukan oleh Malinggas, dkk
(2015), dimana penarikan obat dilakukan terhadap
produk yang izin edarnya dicabut oleh Badan Pengawas
Obat dan Makanan (BPOM). Rumah sakit harus
mempunyai sistem pencatatan terhadap kegiatan
penarikan.
8). Pengendalian
Hasil penelitian menunjukkan kekurangan obat terjadi
karena keterbatasan dana dan keterbatasan stok obat
yang ada pada distributor. Sedangkan kelebihan obat
terjadi karena sediaan yang sudah dipesan namun
ternyata tidak digunakan. Informan mengatakan solusi
untuk masalah kekurangan biasanya pihak farmasi akan
melapor ke manajemen untuk dicari jalan keluarnya,
kalau untuk kelebihan biasanya mereka membuat
laporan slow moffin, dimana mereka melakukan laporan
date stok obat-obat yang jarang dipakai supaya jadi
perhatian komite medik. Hal ini dapat dibuktikan dengan
wawancara sebagai berikut:
“kekurangan kita melapor ke manajemen nanti dicari
jalan keluarnya, kalau kelebihan biasa ada laporan
slow moffin, laporan date stok obat-obat yang jarang
dipakai supaya jadi perhatian komite medik”(Informan
3)
“Ya sering terjadi, kekosongan obat hampir sering
terjadi kalau kita disini”(Informan 4)
“Kekurangan itu karena tadi masalahnya adalah
yang pertama bisa saja masalah uangnya tidak cukup,
yang kedua karena stok didistributor itu sangat
terbatas”(Informan 5)
Penelitian yang dilakukan oleh Satrianegara (2018),
mengatakan jika pada bulan ini di RSUD Syekh Yusuf
Gowa disediakan sekitar 500 stok obat dengan jenis
tertentu, dibulan selanjutnya stok obat tersebut
ditambahkan jika dirasa perlu. Namun, belum tentu
dapat memenuhi kebutuhan obat sebab peningkatan
jumlah pasien sewaktu-waktu dapat berubah.
Solusi untuk mengatasi masalah kekurangan atau
kelebihan obat di RSUD dr. Hendrikus Fernandez
Larantuka yaitu pihak gudang membuat catatan
kekosongan obat lalu diberikan ke kepala instalasi
kemudian kepala instalasi mengajukan permohonan
kebagian pengadaan. Selain itu, bagian apotek juga
melakukan copy resep untuk pasien serta pihak farmasi
juga melakukan peminjaman ke Dinkes Kabupaten.
Informan mengatakan untuk mengatasi masalah
kelebihan obat petugas farmasi meminta dokter agar
obat yang masih ada bisa dipertimbangkan untuk dipakai
serta untuk penyakit tertentu yang kasusnya kurang
pemesanan obatnya dikurangi.
Hasil penelitian menunjukkan data obat kadaluarsa di
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka tahun 2016-
2018, dimana pada tahun 2016 terdapat 43 jenis obat
kadaluarsa, tahun 2017 terdapat 39 jenis obat kadaluarsa
dan tahun 2018 terdapat 28 jenis obat kadaluarsa.
9). Administrasi
Hasil penelitian menunjukkan pencatatan dan
pelaporan sediaan farmasi di RSUD dr. Hendrikus
Fernandez Larantuka dilakukan secara berkala untuk
dibuatkan laporan baik harian, bulanan maupun tahunan.
Hal ini dapat dibuktikan dengan wawancara sebagai
berikut:
“Pencatatan seperti obat masuk kita catat, catat
berdasarkan nama obat, tanggal expirednya, nomor
fakturnya, tanda terimanya juga kita catat. Pengeluaran
juga berdasarkan itu. Ke ruang-ruang ada bukunya
semua untuk pencatatan”(Informan 2)
“kalau pencatatannya itu harian, bulanan, semester,
tahun juga ada. ada yang secara manual dan juga yang
pakai komputer. Manual itu karena keterbatasan sarana
kita disini jadi menulis tangan dulu baru dilaporkan
perbulan”(Informan 4)
Pencatatan ini sesuai dengan standar berdasarkan
pedoman yang digunakan yaitu peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016
tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit
karena telah dilakukan pencatatan obat yang masuk dan
keluar di gudang di kartu stok yang akan digunakan
untuk melakukan permintaan obat selanjutnya,
pemakaian obat harian menjadi dasar dalam membuat
LPLPO.
Pencatatan dan pelaporan yang dilakukan meliputi
proses penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian
obat. Informan mengatakan bagian farmasi memiliki 2
admin yang berurusan dengan pasien rawat jalan
maupun rawat inap.
Hambatan yang terjadi saat melakukan pencatatan
dan pelaporan di RSUD dr. Hendrikus Fernandez
Larantuka yaitu petugas farmasi lupa mencatat sediaan
yang masuk dan petugas farmasi tidak tepat waktu
dalam melakukan pelaporan. Informan juga mengatakan
kendala yang dihadapi yaitu kurang komputer, dimana
gudang farmasi hanya memiliki satu komputer untuk
saat ini. Hal ini dapat dibuktikan dengan wawancara
sebagai berikut:
“Ada saja hambatan, barang masuk hari ini kita lupa
mencatat”(Informan 1)
“kami disini kendalanya mungkin tidak tepat waktu
ya”(Informan 2)
“mungkin kurang komputer kali ya, diatas hanya ada
satu”(Informan 3)
“tenaganya tidak dari farmasi tenaganya tenaga
umum, baca resepnya kurang jelas jadi harus ditanya
lagi ke farmasi”(Informan 6)
Penelitian yang dilakukan oleh Badaruddin (2015),
dalam jurnal penelitiannya yang berjudul Hospital Drug
Distribution Systems in the UK and Germany
menyatakan bahwa pengukuran kualitas untuk semua
sistem distribusi salah satunya dapat dilihat dengan
mengetahui seberapa besar terjadinya medication errors
dan human errors. Banyak kesalahan yang dilakukan
akibat kelalaian petugas menyebabkan terganggunya
proses pengelolaan persediaan obat.
Hasil penelitian menunjukkan pihak instalasi RSUD
dr. Hendrikus Fernandez Larantuka tidak berurusan
secara langsung dengan keuangan. Informan mengatakan
anggaran belanja obat di RSUD dr. Hendrikus
Fernandez Larantuka tahun 2019 sebesar 3,5 Miliyar.
Hal ini dapat dibuktikan dengan wawancara sebagai
berikut:
“disini kita tidak pegang uangnya. Kita hanya urus
dokumen setelah dokumen sudah diverifikasi dan sudah
layak untuk dibayar itu kita ajukan dokumen kita
kebendahara, nanti bendahara yang berproses kebagian
keuangan daerah. Bagian keuangan daerah yang akan
melakukan transfer ke penyedia atau kerekanan yang
sesuai dengan surat pesanan kita, setelah mereka juga
memverifikasi keabsahan dokumen yang mau dibayar
itu. Kalau untuk anggaran belanja rumah sakit itu
tergantung dari alokasi dana daerah. Biasa untuk saat
ini kalau obat itu bisa sampai 3,4 M itu rata-rata. Untuk
tahun ini itu kita dengan 3,5 M untuk obat”(Informan 5)
 Penelitian yang dilakukan oleh Malinggas, dkk
(2015), diketahui hasil wawancara yang didapat
administrasi keuangan di instalasi farmasi RSUD dr.
Sam Ratulangi Tondano tidak dilakukan karena instalasi
farmasi tidak mengelola keuangan sendiri.
BAB V
PENUTUP
1. Simpulan
a) Pemilihan obat, dilakukan oleh tim khusus yaitu
KFT (Komite Farmasi Terapi)
b) Perencanaan obat, dilakukan oleh pihak farmasi
pada bulan Desember berdasarkan pada rata-
rata pemakaian dalam satu tahun, tambah stok
pengaman 4 bulan dan ditambah 10-20% buffer
stock.
c) Pengadaan obat, dilakukan oleh Pejabat
Pembuat Komitmen (PPK) pada bulan Januari
atau Maret dengan menggunakan sistem e-
purchasing dan sistem tender.
d) Penerimaan obat, dilakukan oleh panitia
penerimaan dan pemeriksaan barang dengan
melihat faktur barang yang masuk, jenis dan
jumlah serta melihat masa kadaluarsa obat.
e) Penyimpanan Obat, di gudang instalasi farmasi
dilakukan oleh petugas gudang dengan
menggunakan metode FIFO dan FEFO
berdasarkan bentuk sediaan dan alfabet.
f) Pendistribusian obat, baik untuk pasien rawat
jalan maupun pasien rawat inap menggunakan
metode resep individu
g) Pemusnahan obat rusak dan expired date,
belum pernah dilakukan. Obat-obatan yang
sudah kadaluarsa disimpan oleh petugas gudang
di dalam gudang khusus dan terpisah dari obat
yang masih digunakan.
h) Pengendalian pengelolaan obat, dilakukan oleh
petugas farmasi berdasarkan stok opname obat.
i) Administrasi baik pencatatan dan pelaporan
kegiatan pengelolaan obat, dilakukan oleh
petugas farmasi tetapi belum sesuai dengan
standar kefarmasian. Administrasi keuangan
tidak dilakukan oleh instalasi farmasi.
2. Saran
a) Diharapkan kepada Kepala instalasi farmasi
RSUD dr. Hendrikus Fernandez Larantuka
untuk mengusulkan penambahan gudang
farmasi untuk penyimpanan obat, penambahan
komputer serta penambahan lemari pendingin.
b) Diharapkan pihak PPK perlu melakukan
penjadwalan ulang pemesanan obat untuk
menghindari stok obat yang kosong pada
distributor.
c) Pihak PPK perlu menyiapkan distributor
cadangan jika sewaktu-waktu ditributor yang
bekerjasama dengan pihak rumah sakit
 mengalami kekosongan obat sehingga supplay
obat ke rumah sakit tetap bisa terpenuhi.
d) Pihak instalasi diharapkan utuk segera
mengusulkan ke Direktur rumah sakit untuk
melakukan pemusnahan obat kadaluarsa yang
ada di RSUD dr. Hendrikus Fernandez
Larantuka.
e) Diharapkan untuk petugas apotek harus bekerja
sesuai dengan SOP dalam melayani peresepan
obat bagi pasien agar pasien tidak terlalu lama
mengantri obat.
f) Perlu adanya pengawasan dari Dinas Kesehatan
untuk memastikan obat yang diberikan pihak
rumah sakit kepada pasien tidak melebihi batas
waktu konsumsi atau kadaluarsa.