Manual Mutu Sekolah Menengah Kejuruan Pelayaran Pembangunan Jakarta

MANUAL MUTU
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PELAYARAN

PEMBANGUNAN JAKARTA
Alamat :
Jalan Manunggal II/67, Kp. Rambutan

Kec. Ciracas Jakarta Timur – 13830
Telp. ( 021 ) 8412557, 87799309
Fax ( 021 ) 8412557
Status Dokumen
Stamp
Dokumen ini milik SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta, dilarang memperbanyak isi dari
dokumen ini sebagian atau seluruhnya dalam bentuk apapun tanpa ijin tertulis dari Kepala
Sekolah SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta.
Dibuat oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :
TIM DOKUMENTASI PERWAKILAN KEPALA SMK PELAYARAN
SISTEM MUTU MANAJEMEN MUTU(QMR) PEMBANGUNAN JAKARTA
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI......................................................................................................................................... 2
SMK PELAYARAN PEMBANGUNAN Nomor : MM/SMK PP/01
Revisi : 01
JAKARTA Tgl berlaku : 12 Desember 2012
MANUAL MUTU Halaman :

2 dari 61
DAFTAR STATUS REVISI DAN PERSETUJUAN................................................................................4

DAFTAR FAMILIARISASI DOKUMEN................................................................................................. 5
BAGIAN 1 FOKUS DAN RUANG LINGKUP PENERAPAN................................................................6
BAGIAN 2 PENDAHULUAN................................................................................................................ 7
2.1 PROFIL KELEMBAGAAN (INSTITUSI)...............................................................................7
2.2 VISI, MISI........................................................................................................................... 11
2.3 PRAKATAN MANAJEMEN................................................................................................12
2.4 KEBIJAKAN MUTU........................................................................................................... 13
2.5 SASARAN MUTU.............................................................................................................. 14
2.6 KOMITMEN MUTU............................................................................................................. 15
2.7 TIM PENJAMINAN MUTU.................................................................................................15
2.8 PENUNJUKAN PERWAKILAN MANAJEMEN MUTU (QMR)..........................................16
2.9 PENUNJUKAN TIM AUDIT MUTU INTERNAL................................................................16
2.10 BAGAN ORGANISASI...................................................................................................... 17
2.11 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG.........................................................................18
BAGIAN 3 ISTILAH DAN DEFINISI................................................................................................... 27
4.1. PERSYARATAN UMUM..................................................................................................... 31
4.1.1 PROSES-PROSES BISNIS...............................................................................................32
4.1.2 DESKRIPSI INTERAKSI ANTAR PROSES......................................................................32
4.2. PENYEDIAAN DOKUMENTASI........................................................................................34
4.2.1 UMUM............................................................................................................................... 34
4.2.2 PEDOMAN MUTU............................................................................................................. 35
4.2.3 PENGENDALIAN DOKUMEN...........................................................................................35
4.2.4 PENGENDALIAN REKAMAN........................................................................................... 36
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN................................................................................37
5.1 KOMITMEN MANAJEMEN...............................................................................................37
5.2 FOKUS PADA PELANGGAN............................................................................................37
5.3 KEBIJAKAN MUTU.......................................................................................................... 38
5.4 PERENCANAAN............................................................................................................... 38
5.4.1 SASARAN MUTU.............................................................................................................. 38
5.4.2 PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU.............................................................38
5.5 TANGGUNG JAWAB, WEWENANG, DAN KOMUNIKASI...............................................40
5.5.1 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG.........................................................................40
5.5.2 PERWAKILAN MANAJEMEN MUTU...............................................................................40
5.5.3 KOMUNIKASI INTERNAL.................................................................................................40
5.6. TINJAUAN ULANG MANAJEMEN...................................................................................41
5.6.1 UMUM............................................................................................................................... 41
5.6.2 MASUKAN TINJAUAN ULANG........................................................................................ 41
5.6.3 KELUARAN TINJAUAN ULANG......................................................................................42
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA.....................................................................................43
6.1 PENYEDIAAN SUMBER DAYA........................................................................................43
6.2 SUMBER DAYA MANUSIA............................................................................................... 43
7. PROSES REALISASI DIKLAT..........................................................................................45
7.1 PERENCANAAN PROSES REALISASI DIKLAT.............................................................45
7.2 PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN...................................................46
7.3 PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN......................................................................48
7.4 PEMBELIAN...................................................................................................................... 48
7.5 PROSES DIKLAT.............................................................................................................. 49
7.6 PENGENDALIAN SARANA PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN................................51
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN................................................................52
8.1 UMUM.............................................................................................................................. 52
8.2. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN..............................................................................53
8.3. PENGENDALIAN PRODUK DIKLAT YANG TIDAK SESUAI..........................................54
8.4 ANALISIS DATA................................................................................................................ 55
Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari SMK PP Jakarta
Revisi : 01

3 dari 61
8.5 PERBAIKAN..................................................................................................................... 56
Revisi : 01

4 dari 61
DAFTAR STATUS REVISI DAN PERSETUJUAN
No. No.
Bagian/Sub-Bagian yang direvisi Disetujui Oleh Tanggal
Rev Hal
Revisi : 01

5 dari 61
DAFTAR FAMILIARISASI DOKUMEN

Kesepahaman/Kesepakatan
Pihak yang bertanda tangan di bawah ini telah membaca
dengan seksama dan memahami keseluruhan isi dokumen
Tanggal Jabatan Nama Tanda Tangan
Revisi : 01

6 dari 61
BAGIAN 1 FOKUS DAN RUANG LINGKUP PENERAPAN
1. Sistem Manajemen Mutu mengikuti persyaratan ISO 9001:2008

diterapkan dan berlaku untuk mengelola proses pembelajaran di lingkungan
institusi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Pelayaran Pembangunan Jakarta
dengan Produk atau jasa berupa peningkatan kompetensi, pengetahuan,
pemahaman atau perkembangan peserta didik sebagai hasil dari
pengalaman/proses belajar dengan disiplin ilmu sebagai berikut:
Program Pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Pelayaran
Pembangunan Jakarta yang meliputi :
a. Program Studi Nautika (Marine Navigation), untuk kompetensi “Ahli

Nautika Tingkat IV (ANT IV)” ;
b. Program Studi Teknika (Marine Engineering), untuk kompetensi “Ahli
Teknika Tingkat IV (ATT IV )” ;
c. Program Studi Nautika Kapal Penangkap Ikan, untuk kompetensi
"Ahli Nautika Perikanan Tingkat II (ANKAPIN II)’ ;
2. Maksud / tujuan penerapan standar mutu ini adalah lebih menekankan

pada pertimbangan yang bersifat kontraktual yaitu, untuk :
2.1 Peningkatan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan/proses diklat ;
dan
2.2 Memelihara/menjaga konsistensi mutu produk diklat yang
berorientasi kepada kepuasan pelanggan.
3. Pengecualian persyaratan standard ISO 9001:2008 diberlakukan terhadap
persyaratan 7.3 mengenai Perancangan dan Pengembangan Desain karena
SMK Pelayaran Pembangunan Jakartahanya mengadopsi secara penuh
kurikulum yang telah ditetapkan oleh Pemerintah.
Revisi : 01

7 dari 61
BAGIAN 2 PENDAHULUAN
2.1 PROFIL KELEMBAGAAN (INSTITUSI)
A. LATAR BELAKANG
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Pelayaran Pembangunan Jakarta berada di
bawah naungan Yayasan Maritim Pembnagunan Jakarta yang didirikan dengan
akte Notaris Ali Harsoyo, SH dan perubahan pengurusnya dikuatkan dengan
akte Notaris Agus Majid, SH.Pada tanggal 20 Januari 1997 Yayasan Maritim
Pembangunan Jakarta mendapatkan persetujuan pendirian sekolah swasta di
lingkungan Kanwil Depdikbud DKI Jakarta dengan SK. Mendikbud No.
2139/A2.I.2/KP/97 dan kemudian mendapatkan Status Akreditasi Disamakan
pada tahun 1999 dengan SK Direktur Jendral Dikdasmen No.
273/C.C7/Kep/MN/1999
Kegiatan Operasional SMK Pelayaran Pembangunan mendapatkan bimbingan

dan pengawasan dari Departemen Pemina, yaitu :
1. Menteri Pendidikan Nasional Sebagai Pembina Administratif

2. Menteri Perhubungan sebagai Pembina teknis pendidikan keahlian
kepelautan ( SK Bersama 3 Menteri, Kemendiknas, Kemenhub dan
Kemennakertrans)
3. Rekomendasi dari Pusbang SDM Hubla, Kemenhub
SMK Pelayaran Pembangunan berlokasi di Jl. Manunggal II/67 Kelurahan

Rambutan Kecamatan Ciracas Kotamadya Jakarta Timur 13830, Menempati
area seluas 1.639 m2. Letaknya kurang lebih 20 Km dari Pelabuhan Tanjung
Priok kea rah timur dan 50 Km kea rah barat laut dari Bandar Udara
Internasional Soekarno Hatta. Lokasinya cukup strategis dan mudah terjangkau
dari segala wilayah.
Revisi : 01

8 dari 61
Sekolah Menengan Kejuruan SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta tugas

utamanya adalah mendidik dan melatih siswa lulusan Sekolah Menengah
Tibngkat Pertama ( SLTP ) atau yang sederajad untuk dididik dan dilatih sebagai
Ahli Nautika Tingkat IV dan Ahli Teknika Tingkat IV.
Program diklat yang diselenggarakan adalah :
1. Ahli Nautika Tingkat IV (ANT IV)

2. Ahli Teknika Tingkat IV ( ITT IV )
Keterangan :
1. Program Ahli Nautika Tingkat IV mengacu pada ketentuan Regulation II/3 dan
II/2.2 serta STCW Code section A – II/1 dan II/2.2 dari STCW 1978
Amandemen 1995.
2. Program Ahli Teknika Tingkat IV mengacu pada ketentuan Regulation III/1
dan III/3.2 serta STCW Code section A – III/1 dan II/3.2 dari STCW 1978
Amandemen 1995.
3. Untuk mendapatkan sertifikat ANT IV atau ATT IV, Taruna harus menempuh
pendidikan selama 6 ( enam ) semester, dan mengikuti Ujian Negara
Kepelautan (sebelum praktek layar). Setelah dinyatakan lulus maka wajib
melaksanakan proyek laut selama satu tahun, kemudian mengikuti Ujian
Negara kepelautan setelah praktek berlayar dahulu sebelum dinyatakan
berhak mendapatkan sertifikat ANT IV atau ATT IV
Revisi : 01

9 dari 61
B. DASAR HUKUM
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Pelayaran Pembangunan Jakarta

didirikan pada tahun 2002 dan proses belajar mengajar dimulai pada
tahun ajar 2003/2004. Sebagai dasar penyelenggaraan adalah :
1. Pasal 5 ayat (2) Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia
1945.
2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional.
3. Pasal 262 ayat (1) Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang
Pelayaran.
4. Peraturan Pemerintah Nomor Nomor : 29 Tahun 1990 tentang
Pendidikan Menengah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 56 Tahun 1998 tentang Perubahan atas
Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 1990 tentang Pendidikan
Menengah.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan
dan Penyelenggaraan Pendidikan.
6. Keputusan Presiden Republik Indonesia nomor 60 Tahun 1986
tentang Pengesahan International Convention on Standard of
Training Certification and Wacthkeeping for Seafarers 1979
sebagaimana telah diubah dengan amandemen 1995.
7. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2005 tentang
Pemberdayaan Industri Pelayaran Nasional.
8. Keputusan Bersama Menteri Pendidikan dengan Menteri
Perhubungan Nomor 7/U/SKB/1999 dan nomor KM.83 Tahun 1999
tanggal 14 Oktober 1999 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Kepelautan dan sertifikasinya di Sekolah menengah Kejuruan dan
Perguruan Tinggi.
9. Rekomendasi Penyelenggaraan Pendidikan Kepelautan dari Pusat
Pendidikan dan Latihan Perhubungan Laut nomor :
016/Rekom/VIII/Diklat-2002 dan nomor : 017/Rekom/VIII/Diklat-2002
tanggal 5 Agustus 2002; nomor 003/Rekom/I/Diklat-2003 dan nomor
004/Rekom/I/Diklat-2003 tanggal 9 Januari 2003; nomor :
DL.102/B.072/PDL-09 tanggal 15 Aapril 2009
C. Kondisi Eksisting
Revisi : 01

10 dari 61
1. Nama Sekolah :Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

Pelayaran Pembangunan Jakarta
2. Dasar Operasional :SK
Kepala Dinas Pendidikan
3. Status Sekolah :Swasta
4. Nomor Pokok Sekolah Nasional :4201050015
5. NSS/NIS/NSM :62.2.01.64.04.001
6. Status Akreditasi BAN-S/M :A
7. Rekom Pusdiklat Phb Laut :B
8. Pembiayaan Penyelenggaraan :Yayasan Maritim Pembangunan
9. Sumber Daya Manusia
No. Uraian Kebutuhan Budgetting Formasi
1. Kepala Sekolah 1 1 0
2. Kepala Tata Usaha 1 1 0
3. Waka Ketarunaan 1 1 0
Urusan Pelatihan 1 1 0
Urusan Pembinaan Taruna 1 1 0
4. Waka Kurikulum 1 1 0
Urusan Nautika 1 1 0
Urusan Teknika 1 1 0
Urusan Statistik 1 1 0
5. Waka Sarpras 1 1 0
5. Pengajar Umum 22 22 0
6. Pengajar Kompetensi 19 19 0
7. Laboratorium/Workshop/Perpustaka 5 3 2
an
Jumlah 34 34 2
2.2 VISI, MISI
Revisi : 01

11 dari 61
Visi : menjadi sebuah lembaga pendidikan kemaritiman yang dapat

memenuhi persyaratan standar internasional dngan pengelolaan
yang efektif
Misi :
1. Menghasilkan Ahli Nautika dan Teknika yang memiliki standar

kompetensi pada tingkat operasional yang sesuai dengan
persyaratan STCW 78 yang telah diamandemen dan selalu beriman
serta Bertaqwa Kepada Tuhan Yang Maha Esa, Berakhlak tinggi,
Berbudaya Indonesia, Bersemangat ilmiah, Berpenampilan
Intelektual, Berwawasan masa depan, Berkinerja baik dilingkungan
kerjanya.
2. Mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya
dibidang kemaritiman
Revisi : 01

12 dari 61
2.3 PRAKATA MANAJEMEN
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta sebagai Unit Pelaksana Teknis yang

menyelenggarakan pendidikan kepelautan dituntut untuk mampu menghasilkan
tenaga profesional yang memenuhi standar minimum kompetensi keahlian dan
keterampilan di bidang profesi kepelautan.
Untuk memenuhi tuntutan tersebut, terutama untuk menjamin standar mutu

dalam pelaksanaan program diklat di bidang kepelautan,SMK Pelayaran
Pembangunan Jakarta bertekad menerapkan sistem manajemen mutu sesuai ISO-
9001: 2008.
Penerapan sistem manajemen mutu ini yang eksplisit didokumentasikan

dalam bentuk Manual Mutu, Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja serta dokumen –
dokumen pendukung lainnya. Untuk tahap awal adalah difokuskan untuk
kepentingan yang bersifat kontraktual, yaitu untuk pembinaan sistem manajemen
mutu secara internal.
Selanjutnya dengan dokumentasi sistem mutu ini, mekanisme kerja

diharapkan mampu memenuhi standar mutu yang ditetapkan, dan kesemuanya itu
diarahkan untuk tercapainya kepuasan pelanggan.
Revisi : 01

13 dari 61
2.4 KEBIJAKAN MUTU
Memberikan pelayanan pendidikan dan pelatihan yang memenuhi standar

mutu nasional dan internasional merupakan orientasi dan hal yang sangat penting
bagi SMK Pelayaran Pembangunan Jakartasebagai lembaga pendidikan menengah
Kejuruan di bidang kepelautan.
Dengan semangat kerjasama yang kuat SMK Pelayaran Pembangunan
Jakarta bertekad untuk selalu menghasilkan lulusan yang bermutu dan mampu
berperan dalam pencaturan dibidang industri pelayaran / transportasi laut baik
lingkup nasional, regional maupun internasional.
Untuk mencapai hal tersebut, segenap unsur pimpinan dan staf SMK
Pelayaran Pembangunan Jakarta mempunyai komitmen untuk menjamin kepuasan
dan kepercayaan pelanggan dengan menerapkan sistem manajemen mutu
berdasarkan ISO 9001: 2008.
Pimpinan dan seluruh staf SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta
bertekad untuk melaksanakan Kebijakan Mutu ini yang diwujudkan dalam bentuk
kegiatan sehari – hari.
Revisi : 01

14 dari 61
2.5 SASARAN MUTU
a. mendapat pengesahan (approval) dari Direktorat Jenderal

Perhubungan
Laut pada Desember 2013.
b. Layanan Pelanggan :
 Tingkat keberhasilan peserta diklat dalam pencapaian

kompetensi standar STCW 1978 amandemen 1995, baik untuk
program Deck Officer Clas IV maupun Engineer Officer Class IV,
untuk periode pertama rata-rata 60%.
 Tingkat Pencapaian Target Kurikulum , sesuai program

semester per tahun pelajaran 90 %.
 Tingkat keberhasilan peserta didik / tamatan dalam Ujian Akhir

Nasional :
1. Bahasa Indonesia dengan standar kelulusan 6,0, tercapai

81,08% pada tahun 2011 menjadi 100% tahun 2012.
2. Matematika dengan standar kelulusan 7,0, tercapai 78,37%
pada tahun 2011 menjadi 90% tahun 2012.
3. Bahasa Inggris dengan standar kelulusan 7,0, tercapai
78,37% pada tahun 2011 menjadi 90% tahun 2012.
 Meningkatkan kepuasan pelanggan dalam menerima

layanan diklat mencapai indikator kepuasan pelanggan : 80%.
c. Kesiswaan :
1. Meningkatkan Animo penerimaan siswa baru dengan Ratio 1 : 3
d. Personalia.
 Menambah kompetensi personil sebanyak 50% dari personil

yang tersedia per tahun untuk memenuhi kualifikasi sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi yang menjadi tanggung
jawabnya.
e. Pemasaran Tamatan.
 Tingkat daya serap tamatan pada lapangan kerja relevan,

tercapai 80% per tahun pelajaran.
Revisi : 01

15 dari 61
2.6 KOMITMEN MUTU
Institusi bertekad dengan semangat kerjasama yang kuat akan menerapkan

dan memelihara Sistem Manajemen Mutu, untuk menjamin kepuasan pelanggan.
segenap unsur pimpinan harus melakukan penyempurnaan-penyempurnaan melalui
tinjauan, evaluasi dan peningkatan secara terus-menerus.
Sebagai bukti untuk melakukan komitmen mutu di lingkungan SMK
Pelayaran Pembangunan Jakarta telah dilakukan pemeriksaan dan pengesahan
oleh Kepala SMK PP dan disosialisasikan kepada seluruh staf SMK Pelayaran
Pembangunan.
2.7 TIM PENJAMINAN MUTU
Tim Penjaminan Mutu adalah forum pertemuan untuk menentukan atau menetapkan
arah dan sasaran sistem mutu serta keputusan yang berkaitan dengan implementasi
sistem manajemen mutu di lingkungan SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta
Dimana tim penjaminan mutu akan ditetapkan melalui keputusan Kepala SMK PP
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta
Tim Penjaminan mutu mempunyai tugas untuk mengawasi pelaksanaan sistem
manajemen mutu serta menjamin pemenuhan/pencapaian kebijakan dan sasaran–
sasaran mutu yang telah ditetapkan/didokumentasikan. Sesuai dengan tugasnya
tersebut, setiap anggota tim penjaminan mutu mempunyai tanggung jawab dan
wewenang sebagai berikut:
1. Merekomendasikan atau memberikan solusi–solusi, dan memantau atas

pemenuhan/pencapaian kebijakan dan sasaran–sasaran mutu organisasi (yang
telah ditetapkan/ditentukan);
2. Berinisiatif mengambil langkah/tindakan untuk mencegah terjadinya/
terulangnya ketidaksesuaian yang berkaitan dengan penerapan sistem mutu;
3. Memberikan masukan–masukan kepada Kepala SMK PP SMK Pelayaran
Pembangunan Jakartatentang tinjauan–tinjauan manajemen.
Revisi : 01

16 dari 61
2.8 PENUNJUKAN PERWAKILAN MANAJEMEN MUTU (QMR)
Sebagai Perwakilan Manajemen Mutu dengan tanggung jawab dan

wewenang untuk menjamin keberhasilan penerapan dan pemeliharaan seluruh
sistem mutu yang tercakup di dalam Pedoman Mutu dan apabila yang
bersangkutan berhalangan, tugas dan tanggung jawabnya akan diperankan oleh
Kepala Unit Penjaminan Mutu yang tertuang dalam bentuk keputusan Kepala SMK
Pelayaran Pembangunan Jakarta
2.9 PENUNJUKAN TIM AUDIT MUTU INTERNAL
Tim Audit Mutu Internal dengan tanggung jawab dan wewenang untuk
melaksanakan audit internal dan peninjauan secara berkala terhadap penerapan
sistem manajemen mutu di SMK Pelayaran Pembangunan, ditetapkan melalui
Keputusan Kepala SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta.
Revisi : 01

17 dari 61
2.10 BAGAN ORGANISASI
Kepala
SMK PP
QU MANAG
REPRESEN
T
KA SUBAG TU
Waka Ketarunaan
Wakakur Waka KELOMPO BINA LAB LAB JK.PETA

Sarpras K DISIPLIN BAHARI
PENGAJAR
KORPS T LAB WORKSHOP &

BATALYON BAHASA EH
POLISI UPT LAB Lab Listrik&Elekt

TARUNA KOMPUTER
UPT LAB UPT LAB

CARGO NAVIGASI
HANDLING
UPT Lab Gbr&desain

PROFICIENCY
UPT
PERPUSTAK
AAN
Revisi : 01

18 dari 61
2.11 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
1. Kepala SMK Pelayaran Pembangunan.

a. Tugas Pokok
Melaksanakan kewenangan pendidikan di bidang nautika dan teknika tingkat
empat untuk mendidik tenaga-tenaga pelaut yang ahli dan trampil.
b. Fungsi
1) Memberi pelajaran dan latihan dibidang nautika dan teknika,
2) Menyusun dan mengembangkan kurikulum, system dan metode serta
melaksanakan administrasi pengajaran dan bimbingan siswa,
3) Menyusun program, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program,
4) Mengatur penggunaan sarana latihan dan praktek kerja nyata,
5) Melakukan urusan surat menyurat, kepegawaian, keuangan dan
rumah tangga.
6) Menjamin pelaksanaan system mutu.
7) Memastikan sumber daya manusia tersedia untuk menunjang
organisasi.
8) Memastikan para pengajar memenuhi kualitas yang ditetapkan.
2. Quality Management Representative

Fungsinya :
a. Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu yang
telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara.
b. Melaporkan kepada Kepala SMK PP tentang kinerja sistem manajemen
mutunya dan kebutuhan apapun untuk perbaikannya.
c. Memastikan untuk tumbuhnya kesadaran tentang persyaratan pelanggan.
d. Mewakili Kepala SMK PP (Top Manajemen) mengenai semua hal yang
berkaitan dengan mutu/sistem mutu.
e. Menjamin bahwa sistem mutu yang terdokumentasikan diterapkan/
diimplementasikan dan dipelihara dengan baik.
f. Menjamin bahwa jadwal kegiatan Internal Quality Audit ( IQA) direncanakan,
ditata dan didokumentasikan dengan semestinya.
g. Menjamin bahwa jadwal kegiatan Internal Quality Audit ( IQA) direncanakan,
ditata dan didokumentasikan dengan semestinya.
h. Menjamin bahwa setiap tindakan, korektif dan pencegahan yang dilakukan
untuk mengoreksi penyebab ketidaksesuaian benar–benar terpantau dan
terselesaikan tepat pada waktunya.
i. Mensosialisasikan sistem mutu di seluruh satuan tingkatan organisasi
j. Menyelenggarakan rapat tinjauan manajemen secara berkala mengenai
sistem Mutu .
Revisi : 01

19 dari 61
k. Menghubungkan/mengkoordinasikan dengan organisasi–organisasi

ekternal dalam kaitannya dengan sistem mutu.
l. Bertanggung jawab terhadap Prosedur Audit Internal,Tinjauan
Manajemen,Tindakan Koreksi, Tindakan Pencegahan, Kepuasan
Pelanggan.
3. Kepala Tata Usaha

a. Tugas pokok :
Melaksanakan tugas pokok urusan surat menyurat, kepegawaian,
keuangan dan rumah tangga.
b. Fungsi :
1) Melaksanakan urusan surat menyurat, hubungan masyarakat dan
dokumentasi,
2) Melakukann urusan keuangan,
3) Melakukan urusan rumah tangga dan kepegawaian,
4) Malaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.
c. Urian Tugas :
1) Mengagendakan surat masuk/surat keluar
2) Menyimpan dokumen surat masuk/keluar.
3) Mengetik Surat Perintah Tugas dan Surat Perintah Perjalanan Dinas.
4) Mendistribusikan surat-surat kepada seksi lain di SMK Pelayaran.
5) Mendistribusikan surat-surat ke luar SMK pelayaran.
6) Mendokumentasikan visualisasi kegiatan proses belajar mengajar di
SMK Pelayaran.
7) Menyiapkan rencana pameran
8) Menyiapkan, validasi dan verifikasi bukti-bukti pengeluaran.
9) Mengajukan dokumen SPP-UM, SPPGU-LS,
10) Menyiapkan dana kas dan pembayaran pembiayaan sesuai dengan
dokumen pengeluaran.
11) Menyusun laporan pertanggungjawaban penggunaan uang (SPMGU)
dan pertanggungjawaban bulanan.
12)Menginventarisasi dan laporan asset SMK Pelayaran.
13)Menyusun kebutuhan rumah tangga kantor (ATK, perlengkapan dan
peralatan kantor).
14)Menyusun rencana pemeliharaan peralatan kantor.
15)Menyusun rencana pengadaan peralatan SMK Pelayaran.
16)Mencatat buku stock barang perlengkapan.
17)Mendistribusikan barang sesuai order.
18)Merencanakan perawatan dan pemeliharaan lingkungan kantor.
Revisi : 01

20 dari 61
19)Mengawasi kebersihan lingkungan kampus (rumput, taman, ruangan

dan WC).
20)Membuat daftar hadir pegawai
21)Membuat surat ijin cuti pegawai
22)Mengkoordinasikan, mendistribusikan, mengarsipkan data DP3
pegawai.
23)Bertanggung jawab terhadap prosedur Pengendalian
Dokumen,Pengendalian Rekaman, Penanganan Komplin dan Prosedur
Penerimaan Taruna.
3. Waka Bidang Kurikulum :

a. Tugas pokok :
Menyiapkan pendidikan dan program, melakukan penyelenggaraan
pengajaran, administrasi, bimbingan siswa, perpustakaan, pengaturan
penggunaan sarana latihan dan praktek kerja nyata.
b. Fungsi :
1) Menyusun program dan melakukan penyelenggaraan pendidikan,
pengajaran dan administrasi pengajaran,
2) Menyusun program kegiatan kurikuler dn ekstrakurikuler,
3) Menyusun program kegiatan bidang jurusan nautika dan teknika,
4) Menyusun program pengembangan kurikulum, sistem serta metode
pendidikan,
5) Menyusun hasil pelaporan dan evaluasi hasil pendidikan dan pengajaran
siswa,
6) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.
c. Uraian Tugas
1) Mengendalikan system mutu proses belajar mengajar.
2) Menyusun rencana dan program kerja studi sebagai pedoman
pelaksanaan pengajaran meliputi : Kalender pemelajaran, jadual
pemelajaran, kurikulum, guru pengampu mata pelajaran
3) Menyusun rencana dan program kerjasama dengan institusi atau
lembaga lain untuk pengembangan jurusan.
4) Meneliti dan mengesahkan Rencana Pengajaran dan Satuan Acara
Pengajaran dan silabus sebagai bahan pengajar yang diajukan oleh
guru.
5) Memvalidasi konsep surat penugasan guru pengampu mata pelajaran.
6) Memonitor proses pembelajaran di kelas oleh guru
7) Mengevaluasi dan koreksi proses pembelajaran oleh guru.
8) Mengesahkan Jadual kegiatan berlayar taruna pada masa liburan
Revisi : 01

21 dari 61
9) Mengevaluasi laporan pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar di

jurusan Nautika dan Teknika.
10)Menetapkan usulan guru pembimbing peserta didik dalam rangka
penyelesaian Tugas akhir.
11) Menunjuk walikelas dan guru Badan Konseling.
12)Memelihara dokumen PBM (Buku Induk, Dokumen daftar hadir taruna
dan guru, Ijazah, transkrip, Raport, SKHUN, NISN, sertifikat kepelautan,
dokumentasi persiapan Pra Prala dan Pasca Prala).
13)Memelihara berkas guru (Permohonan, Sertifikat, Ijazah, pengalaman
Kerja).
14)Menyiapkan daftar hadir taruna, dan daftar hadir pengajar.
15)Menyiapkan daftar buku control pengajaran.
16)Input kehadiran guru dalam dbase
17)Menyiapkan laporan kehadiran pengajar setiap minggu.
18)Melayani kebutuhan kelas (ketarunaan)
19)Konfirmasi jadual pengajaran kepada guru
20)Mengetik konsep kurikulum pendidikan
21)Mengetik konsep ekstrakurikuler pendidikan.
22)Mengetik jadual kurikulum
23)Mengetik kalender pendidikan
24)Mengarsipkan dokumen-dokumen.
25)Menginput bank soal persiapan mid/final smester ganjil/genap.
26)Koordinasi penyerahan hasil ujian mid/final smester ganjil/genap dan
entry data.
27)Menggandakan soal-soal ujian mid/final smester.
28)Membuat konsep surat pemberitahuan prestasi taruna di kampus
kepada orang tua
29)Bertanggung jawab terhadap Prosedur PBM dan Prosedur Evaluasi
Hasil Belajar.
5. Waka Ketarunaan
a. Tugas Pokok :
Menyiapkan bimbingan dan pelatihan kesiswaan dibidang nautikan dan
teknika
b. Fungsi :
1) Melakukan bimbingan kesiswaan serta melakukan urusan perpustakaan,
laboratorium dan asrama,
2) Merencanakan pengembangan dan penggunaan sarana latihan serta
praktek kerja nyata dan fasilitas-fasilitas latihan lainnya,
Revisi : 01

22 dari 61
3) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala.

c. Uraian Tugas :
1) Menyiapkan program Masa dasar Pembinaan Mental (Madabintal)
Taruna baru.
2) Menyusun rencana dan program orientasi taruna pada masa libur dan
kunjungan ke kapal.
3) Menyusun jadual rutin ekstrakurikuler taruna(i) (karate, drumband,
renang, keagamaan)
4) Melakukan bimbingan terhadap taruna yang bermasalah
5) Menyusun program pengembangan dan pemeliharaan laboratorium.
6) Menyusun program dan pengembangan perpustakaan.
7) Menyusun program pembinaan rohani taruna.
8) Menyiapkan dan menyusun dbase kehadiran taruna.
9) Membuat laporan evaluasi kehadiran taruna.
10)Menerima dan mentabulasi laporan pengelolaan laboratorium dan
perpustakaan.
11) Membuat evaluasi dan laporan kinerja laboratorium, perpustakaan.
12)Pembinaan staf Batalyon.
13)Menyusun uraian tugas korps batalyon.
14)Menyusun Pedoman Tata Tertib Taruna.
15)Menginventarisasi sarana laboratorium/perpustakaan (kondisi, kualitas
dan kuantitas)
16)Menyusun rencana pemeliharaan/perbaikan sarana
laboratorium/perpustakaan.
17)Menyusun program pengembangan laboratorium/perpustakaan.
18)Melakukan pengawasan aktivitas taruna dilingkungan kampus.
19)Menyiapkan dan distribusi kebutuhan sarana/prasarana/ kelengkapan
pembelajaran.
20)Menyusun jadual Pimpinan apel hari senin dan hari besar nasional.
21)Menyusun dan melaksanakan pembuatan slogan, spanduk, baliho
dilingkungan kampus.
22)Membuat konsep surat pemberitahuan prestasi taruna di kampus
kepada orang tua
23)Menyusun konsep Jadual kegiatan berlayar taruna pada masa liburan.
Ketua Jurusan dengan uraian tugas :

a. Melaksanakan sistem mutu pada jurusan
Revisi : 01

23 dari 61
b. Menyusun rencana dan program kerja studi sebagai pedoman pelaksanaan

pengajaran meliputi : Kalender pemelajaran, jadual pemelajaran, kurikulum,
guru pengampu mata pelajaran
c. Menyusun rencana dan program kerjasama dengan institusi atau lembaga
lain untuk pengembangan jurusan.
d. Meneliti konsep Rencana Pengajaran dan Satuan Acara Pengajaran dan
silabus sebagai bahan pengajar yang diajukan oleh guru.
e. Merencanakan usulan pengangkatan/pemberhentian guru pengampu mata
pelajaran.
f. Memvalidasi konsep surat penugasan guru pengampu mata pelajaran.
g. Memonitor proses pembelajaran di kelas oleh guru
h. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar di
jurusan.
i. Menyusun konsep guru pembimbing peserta didik dalam rangka
penyelesaian Tugas akhir.
j. Pemantauan Alumni (Penempatan kerja yang relevan dan feed back dari
DU/DI.
Sekretaris Jurusan, dengan uraian tugas :

a. Menyiapkan konsep rencana dan program kerja jurusan.
b. Menyiapkan konsep program kerjasama pengembangan jurusan dengan
institusi ataupun lembaga lain.
c. Meneliti konsep bahan tugas guru berdasarkan system standar mutu (QSS)
dan mengajukan kepada ketua untuk mendapat pengesahan.
d. Meneliti rencana pengajaran dan Satuan Acara pengajaran berdasarkan
sistem standar mutu (QSS) dan mengajukan pengesahan kepada Ketua.
e. Menyusun konsep penugasan guru untuk mengampu mata pelajaran.
f. Membuat jadual monitoring dan evaluasi pelaksanaan pemelajaran.
g. Membantu monitoring dan evaluasi pelaksanaan belajar mengajar di kelas.
h. Menyiapkan konsep guru pembimbing dan guru penasihat taruna dalam
penyelesaian Tugas Akhir.
i. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan jurusan dan mengajukan validasi
kepada ketua.
7. Kepala Laboratorium Bahari dengan uraian tugas :

a. Menginventarisasi fasilitas laboratorium Bahari.
b. Merawat dan memelihara fasilitas laboratorium.
c. Menyusun dan menyediakan catalog laboratorium Bahari.
d. Menyiapkan form permintaan penggunaan laboratorium.
Revisi : 01

24 dari 61
e. Menyiapkan form penggunaan laboratorium

f. Membuat journal laboratorium bahari.
g. Membuat laporan bulanan kepada kepala seksi
h. Membuat laporan insidensial kepada Kepala Seksi
i. Membuat permohonan perbaikan peralatan laboratorium.
8. Kepala Laboratorium Navigasi, dengan uraian tugas :

a. Menginventarisasi fasilitas laboratorium Navigasi.
b. Merawan dan memelihara fasilitas laboratorium.
c. Menyusun dan menyediakan catalog laboratorium Navigasi.
f. Membuat journal laboratorium Navigasi.
9. Kepala Laboratorium Elektrik dan elektronik, dengan urian tugas :

a. Menginventarisasi fasilitas laboratorium E&E.
c. Menyusun dan menyediakan catalog laboratorium E&E.
f. Membuat journal laboratorium E&E.
10. Kepala Laboratorium Mesin (Engine Hall) dengan uraian tugas :

a. Menginventarisasi fasilitas laboratorium EH.
c. Menyusun dan menyediakan catalog laboratorium EH.
f. Membuat journal laboratorium EH.
Revisi : 01

25 dari 61
11. Pengelola Workshop/bengkel kerja, dengan uraian tugas :

a. Menginventarisasi fasilitas bengekel kerja.
c. Menyusun dan menyediakan catalog bengkel kerja.
d. Menyiapkan form permintaan penggunaan bengkel kerja.
e. Menyiapkan form penggunaan bengkel kerja
f. Membuat journal penggunaan bengkel kerja.
i. Membuat permohonan perbaikan peralatan bengkel kerja.
12. Kepala Laboratorium Bahasa dengan uraian tugas :

a. Menginventarisasi fasilitas laboratorium Bahasa.
c. Menyusun dan menyediakan catalog laboratorium Bahasa.
f. Membuat journal laboratorium bahasa.
13. Kepala. Laboratorium Komputer, dengan uraian tugas :

a. Menginventarisasi fasilitas laboratorium Komputer.
c. Menyusun dan menyediakan catalog laboratorium Komputer.
f. Membuat journal laboratorium komputer.
14. Pengelola Simulator, dengan uraian tugas :

a. Menginventarisasi fasilitas laboratorium Simulator.
c. Menyusun dan menyediakan catalog laboratorium Simulator.
Revisi : 01

26 dari 61
f. Membuat journal laboratorium simulator.

h. Membuat laporan insidensial kepada Kepala Seksi.
i. Membuat permohonan perbaikan peralatan laboratorium
15. Pengelola Pelatihan/Proficiency, dengan uraian tugas :

a. Menyusun program kerja dan rencana penyelenggaraan pelatihan.
b. Menyiapkan tenaga instruktur.
c. Menyiapkan fasilitas pelatihan.
d. Menyiapkan silabus, jadual pelatihan.
e. Mengevaluasi penyelenggaraan pelatihan.
f. Menyiakan laporan penyelenggaraan pelatihan.
g. Merencanakan pengembangan pelatihan.
Revisi : 01

27 dari 61
BAGIAN 3 ISTILAH DAN DEFINISI
Didalam Pedoman Mutu ini yang dimaksud dengan :
1. Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Pelayaran Pembangunan (SMK PP)

2. INSTITUSI (INSTITUTION)
Adalah Organisasi atau unit kerja yang secara keseluruhan mempunyai fungsi
dan administrasi di dalam lingkup SMK Pelayaran Pembangunan.
3. REKANAN/PEMASOK (KONTRAKTOR/SUPPLIER)
adalah organisasi atau badan usaha yang berperan menyediakan/ memberikan
pasokan berupa barang/jasa yang diperlukan untuk menunjang kegiatan institusi.
4. PELANGGAN (CUSTOMER/CLIENT)
Pelanggan (Customer / Client”) adalah setiap peserta didik secara individual,
setiap instansi baik dalam sektor swasta maupun pemerintah, atau persekutuan
– persekutuan profesional yang memerlukan layanan jasa dari SMK Pelayaran
Pembangunan.
5. PRODUK/JASA (PRODUCT/SERVICE)
Produk / jasa (“Product / service”) adalah peningkatan atau nilai tambah yang
berupa kompetensi, pengetahuan, pemahaman, keterampilan atau
pengembangan diri peserta didik sebagai hasil dari proses pembelajaran /
pebngalaman belajar (“hasil dari proses pendidikan dan pelatihan”)
6. SUMBER DAYA (RESOURCES)

Adalah segenap unsur masukan (inputs) yang meliputi personel (sumber daya
manusia), dana, peralatan, bahan, teknik dan metode yang diperlukan untuk
menunjang pelaksanaan/proses pendidikan dan latihan.
Revisi : 01

28 dari 61
7. RENCANA MUTU (QUALITY PLAN)

Adalah semua program operasional (operational plans) diklat yang
diselenggarakan atau ditawarkan oleh institusi, termasuk dokumen mutu yang
diterapkan.
8. PROGRAM (PROGRAMME/COURSE)
Adalah suatu paket pendidikan dan pelatihan yang mencakup kurikulum, silabus,
materi sajian, persyaratan–persyaratan masukan dan harapan–harapan atau
sasaran-sasaran luaran serta peralatan, fasilitas dan sumber-sumber lainnya
yang diperlukan (dalam proses diklat).
9. PENYERAHAN JASA (SERVICE/COURSE DELIVERY)

Adalah serangkaian aktivitas yang (harus) dilakukan (oleh institusi) dalam rangka
memberikan pelayanan jasa pengajaran/pendidikan kepada pelanggan (peserta
didik).
10. KEBIJAKAN MUTU (QUALITY POLICY)

Adalah keseluruhan maksud dan arah suatu institusi/organisasi yang berkaitan
dengan mutu, dan secara formal dinyatakan oleh manajemen/pimpinan puncak
(Top/Senior Management).
11. PROSEDUR (PROCEDURE)

Adalah pedoman kerja yang menyatakan atau menggambarkan tentang proses
pelaksanaan kegiatan lintas unit/bagian secara spesifik.
12. INSTRUKSI KERJA (WORK INSTRUCTION)

Suatu pedoman kerja yang lebih khusus dari prosedur, yang hanya melibatkan
satu unit/bagian.
13. REKAMAN (RECORD)

Adalah dokumen yang memberikan atau melengkapi bukti objektif atas
kegiatan/aktifitas yang dilaksanakan atau hasil yang dicapai. Dalam Konteks ini,
rekaman dapat didokumentasikan pada kertas, kaset, pita atau disket.
Revisi : 01

29 dari 61
14. KELUHAN PELANGGAN

Keluhan pelanggan (Customer complaints”) adalah setiap keluhan baik tertulis
maupun lisan yang menyatakan adanya kekurang puasan / ketidak puasan
pelanggan atas produk / jasa yang diterima.
15. TUGAS ATAU KEWAJIBAN (DUTY)

Adalah keseluruhan kegiatan/aktivitas, sikap dan tingkah laku yang harus
dilakukan (oleh seseorang) berhubungan dengan kedudukannya dalam
organisasi atau usaha kerjasama.
16. PEKERJAAN (JOB)

Adalah kumpulan tugas-tugas dan tanggung jawab yang merupakan kebulatan
kerja yang harus dilaksanakan oleh seseorang.
17. FUNGSI (FUNCTION)

Adalah sekelompok aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan
sifat atau pelaksanaannya.
18. TANGGUNG JAWAB (RESPONSIBILITY)

Adalah keharusan pada seseorang/pejabat untuk melaksankan secara
selayaknya terhadap sesuatu (tugas/kewajiban/pekerjaan) yang telah diwajibkan
atau dibebankan kepadanya.
19. AKUNTABILITAS (ACCOUNTABILITY)

Adalah kesadaran seseorang/pejabat untuk melaksanakan tugasnya atau
kewajibannya dengan sebaik-baiknya bagi diri sendiri tanpa melihat "ada atau
tidak adanya" orang/pejabat atasannya.
20. WEWENANG (AUTHORITY)

Adalah hak seseorang/pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar
tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan berhasil baik
(efektif/efisien)
Revisi : 01

30 dari 61
21. AUDIT MUTU (QUALITY AUDIT)

Adalah investigasi yang dilakukan secara sistematik dan independen berkenaan
dengan penerapan prosedur sistem mutu yang didokumentasikan dengan
maksud untuk menentukan efektivitas atau kesesuaian atau ketepatan
implementasi kegiatan mutu serta pencapaian sasaran-sasarannya.
Revisi : 01

31 dari 61
BAGIAN 4 SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. PERSYARATAN UMUM
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta telah menetapkan, mendokumentasikan,

menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus-menerus
memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan Standard ISO 9001:2008
sebagai penjaminan mutu, dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan dan
tindak lanjut dengan cara sebagai berikut:
a. menetapkan proses-proses yang diperlukan SMK Pelayaran Pembangunan

Jakarta untuk sistem manajemen mutu dan penerapannya di seluruh unit
dalam bentuk peta proses dalam menyediakan layanan pendidikan dan
pelatihan.
b. menetapkan urutan dan interaksi proses-proses tersebut.
c. menetapkan kriteria & metode untuk menjalankan dan mengendalikan proses-

proses belajar mengajar.
d. menyediakan sumber daya & informasi yg diperlukan untuk mendukung

operasi & pemantauan proses-proses tersebut dalam bentuk Rencana Bisnis
dan Anggaran yang diperbarui setiap tahun;
e. memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut.
f. menerapkan tindakan yang diperlukan berdasarkan hasil pemantauan,

pengukuran dan analisa proses.
Revisi : 01

32 dari 61
4.1.1 PROSES-PROSES BISNIS
Ya
4.1.2 DESKRIPSI INTERAKSI ANTAR PROSES
Sebagai salah satu Institusi penyelenggara diklat kepelautan di lingkungan

Pemerintah Provinsi Kota Jakarta, SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta
berfungsi untuk menyiapkan tenaga profesional dibidang pelayaran ahli Nautika ,
Teknika , dan Angkutan laut & Kepelabuhanan sesuai standar komptensi
berdasarkan konvensi nasional dan internasional
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta untuk memenuhi peranannya dalam
proses penyelenggaraan diklat maka menggariskan sasarannya sesuai proses
bisnis yang telah disepekati dalam manajemen mutu sbb.:
1. Sebagai masukan (Input) dalam proses Pemberian Layanan jasa pendidikan,
Proses yang pertama dimulai dari Customers (Orang Tua Taruna/i, Stake
Revisi : 01

33 dari 61
holder ) membuat kesepakatan dengan SMK Pelayaran Pembangunan

Jakarta Pelanggan membutuhkan layanan diklat kepelautan sesuai yang
ditawarkan oleh SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta. Kebutuhan
pelanggan dalam bentuk permintaan dikomunikasikan ke SMK Pelayaran
Pembangunan Jakarta melalui media-media yang disediakan baik pasif
maupun proaktif.
2. Proses berikutnya adalah Penanganan permintaan pelanggan, dalam proses
ini SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta memberikan pelayanan kepada
pelanggan dalam menyediakan jasa pendidikan dibidang pelayaran melalui
praktek bisnis yang sehat dalam melakukan kegiatannya berdasarkan pada
prinsip efisiensi dan produktifitas, serta memberikan layanan informasi
selengkapnya sesuai kebutuhan pelanggan dengan prosedur yang berlaku.
Dalam layanan informasi kebutuhan pelanggan harus jelas dan ada
ketetapan waktu pelaksanaan.
3. Perencanaan diklat (COC) merupakan kegiatan awal yang sangat penting
dilakukan untuk pelaksanaan suatu kegiatan diklat, karena dari perencanaan
dapat menjamin ketersediaan sumber daya (sarana & prasarana), kurikulum,
silabus, RPP dll.
4. Proses Diklat adalah kegiatan yang meliputi pelaksanaan COC, Penelitian
dan Pengabdian Masyarakat. Untuk menjamin proses diklat tersebut
diperlukan sarana prasarana yang memenuhi standar Diklat Kepelautan dan
unsur penunjang termasuk pembiayaan dipastikan berjalan sesuai dengan
jadwal yang sudah ada.
5. menjamin kepastian mutu diklat dengan melaksanakan pengendalian mutu
melalui kegiatan evaluasi yang meliputi pengujian proses diklat dan
pengendalian inventaris. Hasil evaluasi dipublikasikan melalui pusat
informasi.
6. Proses keuangan dan pengadaan barang & jasa sangat berperan dalam
menunjang kegiatan sehingga kelancaran proses kegiatan dapat mencapai
Revisi : 01

34 dari 61
target yang sudah ditetapkan, yang diikuti dengan akuntabilitas penggunaan

anggaran sesuai aturan yang berlaku.
7. Begitu pula perencanaan anggaran, pengendalian sistem manajemen dan
penetapan sasaran, penyediaan SDM ditunjang lingkungan dan keamanan
dalam proses bisnis sehingga mutu diklat dapat bersaing dan memberikan
kepuasan kepada pelanggan sesuai dengan kebutuhannya
8. Untuk mencapai kesemuanya itu segenap unsur pimpinan dan staf SMK
Pelayaran Pembangunan Jakartamempunyai komitmen untuk menjamin
kepuasan dan kepercayaan pelangan dengan menerapkan sistem
menejemen mutu yang berlaku
9. Customer dan pihak ketiga ( rekanan ) merupakan mitra kerja yang harus
dioptimalkan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan aturan perundang-
undangan yang berlaku
4.2. PENYEDIAAN DOKUMENTASI
4.2.1 UMUM
Dokumentasi sistem manajemen mutu SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta yang

disediakan mencakup:
a. pernyataan tertulis mengenai kebijakan mutu dan sasaran mutu;
b. pedoman mutu;
c. prosedur tertulis yang diminta oleh Standard ISO 9001:2008 yaitu Prosedur
Pengendalian Dokumen, Prosedur Pengendalian Rekaman, Prosedur
Pengendalian Jasa Pendidikan yang Tidak Sesuai, Prosedur Tindakan
Perbaikan, Prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Internal Audit.
d. Dokumen lain yang diperlukan dan ditetapkan oleh SMK Pelayaran
Pembangunan Jakarta sendiri untuk memastikan perencanaan, operasi dan
kendali prosesnya secara efektif.
Revisi : 01

35 dari 61
e. Rekaman atau catatan-catatan yang dipersyaratkan oleh Standard ISO

9001:2008 maupun SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta.
4.2.2 MANUAL MUTU
Pedoman mutu adalah dokumen kebijakan yang berisi tentang ringkasan umum
bagaimana SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta memenuhi persyaratan ,
Informasi pedoman mutu antara lain:
a. ruang lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian dan pertimbangan
adanya pengecualian yang dijelaskan di BAGIAN I dalam pedoman mutu ini.
b. prosedur-prosedur tertulis yang dipergunakan untuk menjalankan sistem
manajemen mutu SMK Negeri Pelayaran Kalimantan Samarinda, atau
referensi acuan.
c. uraian dari interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu.
d. Revisi Pedoman Mutu dikendalikan dan dipublikasikan oleh Perwakilan
Manajemen Mutu (QMR). Penanggung jawab Pedoman Mutu pada tiap-tiap
unit atau fungsi bertanggung jawab untuk menggantikan revisi yang sah
dengan bagian yang tidak berlaku.
4.2.3 PENGENDALIAN DOKUMEN
SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamemelihara prosedur terdokumentasi untuk

memastikan semua dokumen yang digunakan sah, terkini, dan tersedia ditempat
penggunaannya. Kebijakan pengendalian dokumen secara umum adalah :
a. Perwakilan Manajemen Mutu (QMR) dan Unit Penjaminan Mutu
bertanggung jawab atas pengendalian dokumen sesuai dengan prosedur
terdokumentasi.
b. Semua bagian bertanggung jawab untuk menjalankan pengendalian
dokumen yang digunakannya.
Revisi : 01

36 dari 61
c. Pengendalian dokumen mengikuti prosedur pengendalian dokumen secara

tertulis.
Pengendalian dokumen mengacu kepada Prosedur Pengendalian Dokumen
PM/SMKPP/01 (Pengendalian Dokumen).
4.2.4 PENGENDALIAN REKAMAN
Rekaman ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap

persyaratan dan efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.
Setiap unit bertanggung jawab untuk menjamin rekaman yang menjadi tanggung
jawabnya tetap mudah terbaca, teridentifikasi dan dapat ditunjukkan.
Prosedur pengendalian rekaman ditetapkan untuk mengendalikan identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pemusnahan
rekaman.
Rekaman mengidentifikasikan fakta dan data kegiatan yang terkait berupa laporan,
risalah rapat dan lain–lain, dapat dibuat dan dipelihara dalam media elektronik
(“Computer files”).
Periode Retensi untuk rekaman ditentukan oleh unit/bagian yang bersangkutan
berdasarkan kewajiban kontraktual, periode jaminan, kegunaan, pertimbangan
legalitas dan lain – lain.
Rujukan :
PM/SMKPP/02 (Pengendalian rekaman mutu)
Revisi : 01

37 dari 61
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1 KOMITMEN MANAJEMEN
Kepala SMK PP SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamembuktikan komitmennya

untuk mengembangkan dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu secara terus
menerus memperbaiki efektifitasnya melalui hal-hal sebagai berikut:
a. Mengkomunikasikan persyaratan-persyaratan semua pihak terkait dengan

proses pendidikan dan pelatihan ke seluruh unit kerja di SMK Pelayaran
Pembangunan Jakarta
b. Menetapkan Kebijakan institusi dan meninjau ulang efektifitas sistem

manajemen mutu SMK Pelayaran Pembangunan Jakartasetiap tahun. Seluruh
staf didorong untuk mencari metode agar terus menerus memperbaiki proses-
proses di SMK Pelayaran Pembangunan Jakartadan pelayanan yang diberikan
kepada pelanggan.
c. Kepala SMK PP SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamenetapkan sasaran

mutu setiap tahunnya. Sasaran mutu tersebut ditetapkan berdasarkan hasil
temuan audit, analisa data dari berbagai umpan balik pelanggan dan tinjauan
ulang manajemen terhadap Sistem Manajemen Mutu.
d. Merencanakan dan menyediakan sumberdaya yang diperlukan berdasarkan

Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA).
5.2 FOKUS PADA PELANGGAN
SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamemastikan bahwa persyaratan dan

harapan pelanggan ditetapkan, untuk memenuhi pencapaian kepuasan pelanggan.
Revisi : 01

38 dari 61
Untuk tujuan tersebut SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamemusatkan perhatian

pada disiplin, dapat dipercaya dan profesional. Untuk mengakomodasi umpan balik,
inputan pelanggan termasuk keluhan, SMK Pelayaran Pembangunan
Jakartamenyediakan email yang dapat dijadikan tujuan komunikasi apapun oleh
semua pihak.
5.3 KEBIJAKAN MUTU
Kebijakan mutu SMK Pelayaran Pembangunan Jakartaseperti dijelaskan pada 2.4

ditetapkan oleh Kepala SMK PP. Kebijakan tersebut ditinjau ulang setiap tahun
melalui Tinjauan Ulang Manajemen untuk memastikan kecukupan kebijakan.
5.4 PERENCANAAN
5.4.1 SASARAN MUTU
Kepala SMK PP SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamemastikan bahwa sasaran

mutu ditetapkan pada unit kerja yang relevan dalam organisasi. Sasaran mutu
tersebut terukur dan sesuai dengan kebijakan mutu termasuk komitmen untuk
perbaikan berkelanjutan. Sasaran mutu termasuk di dalamnya segala sesuatu yang
diperlukan untuk memenuhi persyaratan pelayanan yang diberikan oleh SMK
Pelayaran Pembangunan Jakarta Sasaran mutu ditetapkan dalam bentuk Rencana
dan Strategi (Renstra). Secara organisasi sasaran mutu dijelaskan pada sub bagian
2.5
5.4.2 PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Pimpinan-pimpinan setiap Unit harus menetapkan perencanaan-perencanaan

strategi untuk unitnya masing-masing. Perencanaan ini mencakup:
a. perencanaan untuk memenuhi persyaratan yang diberikan pada klausul 4.1,
Revisi : 01

39 dari 61
b. Perencanaan lebih rinci untuk realisasi Renstra yang menginformasikan rencana

kegiatan untuk mencapai indikator-indikator sasaran mutu diklat.
c. Perencanaan diusahakan untuk memastikan bahwa perubahan dilakukan
dengan cara yang terkendali dan keterpaduan Sistem Manajemen Mutu
terpelihara selama terjadi perubahan tersebut.
Revisi : 01

40 dari 61
5.5 TANGGUNG JAWAB, WEWENANG, DAN KOMUNIKASI
5.5.1 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
Kepala SMK PP memastikan fungsi-fungsi di SMK Pelayaran Pembangunan

Jakarta dan hubungan timbal baliknya, termasuk tanggung jawab dan kewenangan
ditetapkan dan dikomunikasikan untuk memfasilitasi manajemen mutu yang efektif.
Kepala SMK PP dan para Pimpinan meninjau tanggung jawab dan kewenangan
sebagai bagian dari perencanaan sumber daya pada setiap rapat perencanaan.
5.5.2 PERWAKILAN MANAJEMEN MUTU
Penunjukkan Perwakilan Manajemen Mutu dan penggantinya seperti dijelaskan

dihalaman bagian depan dalam pedoman mutu ini diberikan tanggung jawab dan
wewenang sebagai berikut:
a. Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu yang

telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara,
b. Melaporkan kepada Kepala SMK PP tentang kinerja sistem manajemen
mutunya dan kebutuhan apapun untuk perbaikannya, dan
c. Memastikan untuk tumbuhnya kesadaran tentang persyaratan pelanggan.
5.5.3 KOMUNIKASI INTERNAL
Kepala SMK PP SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menetapkan rapat kerja

secara periodik sebagai metode komunikasi internal yang tepat dan efektif dalam
organisasi sehubungan dengan efektifitas Sistem Manajemen Mutu. Selain itu
komunikasi dapat dilakukan melalui melalui rapat, memo internal, telepon, disposisi
dan lain-lain.
Revisi : 01

41 dari 61
5.6. TINJAUAN ULANG MANAJEMEN
5.6.1 UMUM
Kepala SMK PP dan para Wakil meninjau Sistem Manajemen Mutu organisasi pada
selang waktu tertentu (paling tidak sekali dalam setahun), untuk memastikan
kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya yang berlanjut. Tinjauan ini mencakup
penilaian peluang perbaikan dan kebutuhan akan perubahan pada sistem
manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Catatan-catatan
hasil tinjauan manajemen dipelihara.
Rujukan :
PM/ SMKPP/07 (Tinjauan Manajemen)
5.6.2 MASUKAN TINJAUAN ULANG
Dalam menyiapkan setiap tinjauan ulang manajemen, Perwakilan Manajemen Mutu

mengumpulkan dan meninjau data-data yang terkait dengan pelaksanaan Sistem
Manajemen Mutu dan menyajikan hasil tersebut kepada Kepala SMK PP. Data-data
tersebut harus setidaknya mencakup:
a. Hasil audit,
b. Umpan balik (feed back) dari pelanggan,
c. Kinerja proses (monitoring evaluasi) dan kesesuaian kompetensi,
d. Status tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan,
e. Tindak lanjut tinjauan ulang manajemen yang lalu,
f. Perubahan yang mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu dan
g. Rekomendasi untuk peningkatan perbaikan.
h. Ketercapaian sasaran mutu
Revisi : 01

42 dari 61
5.6.3 KELUARAN TINJAUAN ULANG
Keluaran Tinjauan Manajemen berupa keputusan dan tindakan apa pun yang
berkaitan dengan :
a. peningkatan perbaikan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan
proses-prosesnya,
b. peningkatan perbaikan pada layanan diklat berkaitan dengan persyaratan
pelanggan, dan
c. sumber daya yang diperlukan.
Revisi : 01

43 dari 61
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1 PENYEDIAAN SUMBER DAYA
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menetapkan dan menyediakan sumber

daya yang diperlukan dalam bentuk Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) untuk
menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus-menerus
memperbaiki keefektifannya, dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan
memenuhi persyaratan pelanggan.
6.2 SUMBER DAYA MANUSIA
6.2.1 UMUM
Personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu diklat ditentukan

kualifikasinya sesuai peraturan nasional maupun international, memiliki kompetensi
atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai.
6.2.2 KOMPETENSI, KESADARAN, DAN PELATIHAN
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menetapkan bahwa setiap unit atau bagian:
a. menetapkan kualifikasi personil khususnya untuk personel yang melaksanakan

pekerjaan yang mempengaruhi mutu lulusan diklat,
b. menyediakan pelatihan atau melakukan tindakan lain untuk memenuhi

kualifikasi yang telah ditetapkan,
Revisi : 01

44 dari 61
c. mengevaluasi (menilai) efektifitas pelatihan dan atau tindakan lain yang telah
dilakukan,
d. memastikan bahwa setiap pegawainya menyadari relevansi dan pentingnya

kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran
mutu, dan
e. menyimpan rekaman terkait dengan pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan

pengalaman setiap personil.
Kebutuhan dan Program Pelatihan semua personel harus ditinjau dan dikaji secara
berkala sekurang–kurangnya satu tahun sekali untuk menentukan kebutuhan
pelatihan sesuai tuntutan pengetahuan dan keterampilan dalam pelaksanaan tugas.
SMK Pelayaran Pembangunan Jakartaharus memberikan pelatihan orientasi kerja

bagi semua personel baru. Pelatihan mencakup penjelasan bagaimana sistem mutu
bekerja dan bagaimana karyawan seharusnya menggunakan dan memelihara
sistem manajemen mutu yang diterapkan.
Pelatihan Keterampilan dan Pengetahuan, yang diperlukan untuk melaksanakan

tugas–tugas spesifik, diberikan kepada karyawan secara langsung oleh bagiannya
masing–masing. Disamping itu, setiap karyawan diberikan peluang dan dukungan
untuk meningkatkan kualifikasinya melalui program pendidikan atau pelatihan baik
yang dilakukan secara internal maupun eksternal.
Rekaman Kualifikasi dan pelatihan personel harus dipelihara dan dikendalikan oleh
bidang/bagian yang bertanggung jawab dalam urusan kepegawaian.
Revisi : 01

45 dari 61
6.3 SARANA dan PRASARANA
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menetapkan, menyediakan dan memelihara

sarana prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan
kompetensi. Sarana prasarana mencakup :
a. gedung, ruang kerja dan utilitas terkait,
b. peralatan proses baik perangkat keras maupun lunak,
c. layanan pendukung (seperti angkutan dan komunikasi).
Dalam setiap proses telah teridentifikasi kebutuhan sarana prasarana untuk

efektifitas perencanaan. Prosedur terdokumentasi disusun untuk mengelola sarana
dan prasarana diklat mengacu pada prosedur, Pelayanan dan Pembinaan
Kesehatan, Pembinaan Berbahasa, Kegiatan Perpustakaan, Bimbingan Konseling,
Laboratorium, dan sarana prasarana unit penunjang lainnya.
6.4 LINGKUNGAN KERJA

SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menetapkan dan mengelola lingkungan
kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan kompetensi.
Lingkungan kerja dalam kelas, luar kelas, kantor, asrama disediakan dan dijaga
untuk mencapai kesesuaian persyaratan layanan pendidikan
7. PROSES REALISASI DIKLAT
7.1 PERENCANAAN PROSES REALISASI DIKLAT
SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamerencanakan proses yang diperlukan untuk

proses realisasi Diklat. Perencanaan Proses realisasi Diklat harus taat azas dengan
persyaratan proses-proses lain dari sistem manajemen mutu.
Dalam merencanakan proses realisasi Diklat, SMK Pelayaran Pembangunan
Jakartamenetapkan sebagai berikut :
a. sasaran mutu dan persyaratan bagi Diklat;
Revisi : 01

46 dari 61
b. Penerimaan Taruna Baru.

c. kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen, dan penyediaan sumber daya
yang khas bagi Diklat;
d. kegiatan pemeriksaan, pemantauan, dan pengujian yang khas bagi Diklat;
e. rekaman yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi Diklat
yang dihasilkan memenuhi persyaratan.
Keluaran perencanaan ini dalam bentuk Kalender Akademik, Jadwal Perkuliahan
teori maupun praktek, RPP yang diperbarui secara reguler dll.
7.2 PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN
7.2.1 PENETAPAN PERSYARATAN YANG BERKAITAN DENGAN DIKLAT
SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamenetapkan

a. Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan (stake holder, Orang tua, industri
pelayaran).
b. Persyaratan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan Diklat
Kepelautan, terutama dari International Maritime Organization seperti STCW
Code 1978 dan Perubahannya 1995, Direktorat Jenderal Perhubungan Laut
dan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kepelautan
c. Persyaratan tambahan apa pun yang ditentukan oleh SMK Pelayaran
Pembangunan Jakarta.
Dalam konteks ini, tinjauan persyaratan perlu dilakukan terhadap hal-hal seperti :
a. Persyaratan peserta didik,
b. Persyaratan tenaga pengajar/instruktur,
c. Persyaratan yang menyangkut fasilitas dan peralatan Diklat,
d. Literatur-literatur termasuk prospektur dan pedoman / petunjuk penerimaan
calon peserta didik,
e. Perjanjian-perjanjian (kerjasama) pelaksanaan Diklat Khusus, dan
Revisi : 01

47 dari 61
f. Penunjukan/persetujuan (dari pihak/badan yang berwenang) sebagai legalitas

pelaksanaan Diklat yang diselenggarakan oleh SMK Pelayaran Pembangunan
Jakarta.
7.2.2 TINJAUAN PERSYARATAN BERKAITAN DENGAN JASA DIKLAT

SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta meninjau persyaratan berkaitan dengan
Layanan Diklat, Tinjauan ini dilakukan sebelum komitmen SMK Pelayaran
Pembangunan Jakarta.
untuk memberikan Layanan Diklat kepada pelanggan dan memastikan bahwa :
a. persyaratan Diklat telah dijelaskan.

b. persyaratan kontrak ditetapkan.
c. SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta
d. memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
Rekaman hasil tinjauan persyaratan berkaitan dengan jasa diklat harus disimpan.
Bila pelanggan tidak memberikan pernyataan tertulis tentang persyaratan,

persyaratan pelanggan ditegaskan (confirmed) oleh SMK Pelayaran Pembangunan
Jakarta sebelum hal itu diterima.
Bila persyaratan Diklat diubah, SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta memastikan
bahwa dokumen relevan. diubah dan diketahui oleh personel yang bertanggung
jawab.
7.2.3 KOMUNIKASI PELANGGAN
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menetapkan dan menerapkan pengaturan

yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan berkaitan dengan
a. informasi Diklat, melalui brosur, spanduk, leaflet, website dan media lain.
Revisi : 01

48 dari 61
b. Promosi,Penanganan kontrak antara pelanggan dengan SMK Pelayaran

Pembangunan Jakarta, termasuk perubahan, melaui format pendaftaran
taruna
c. Pengendaliahan keluhan pelanggan,umpan balik pelanggan, dalam bentuk
kotak saran maupun kuesioner, pertemuan dengan pelanggan
7.3 PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN
Persyaratan ini tidak dapat diterapkan di SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta

sebagaimana dijelaskan pada Bab I mengenai Ruang Lingkup Sistem Manajemen
Mutu.
7.4 PEMBELIAN
7.4.1. PROSES PEMBELIAN
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta harus memastikan bahwa barang dan jasa
yang dibeli sesuai dengan persyaratan yang ditentukan oleh pemerintah karena
semua pembiayaan atas nama pemerintah.
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menilai (evaluate) dan memilih (select)
rekanan terutama instruktur tidak tetap berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta. Rekaman hasil penilaian dijamin tersimpan
dengan baik.
Revisi : 01

49 dari 61
7.4.2. INFORMASI PEMBELIAN
Informasi pembelian barang dan jasa, harus memenuhi standar yang telah
ditetapkan oleh SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta.
7.4.3. VERIFIKASI BARANG ATAU JASA YANG DIBELI
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menetapkan dan memverifikasi kesesuaian

spesifikasi barang dan jasa yang diterima berdasarkan persyaratan yang ditetapkan
oleh SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta.
7.5 PROSES DIKLAT
7.5.1 PENGENDALIAN PROSES DIKLAT
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta merencanakan dan menjalankan layanan

pendidikan dan pelatihan kepelautan dalam keadaan terkendali dengan cara-cara
sebagai berikut:
a. Menyediakan informasi tentang karakteristik Diklat, berupa kurikulum, silabus,
RPP, jadwal pelajaran.
b. Menyediakan prosedur-prosedur, instruksi kerja operasional seperti
digambarkan dalam Referensi Silang,
c. Menggunakan peralatan diklat yang tepat,
d. Menyediakan dan menggunakan peralatan pemantauan dan pengukuran
e. Melakukan pemantauan dan pengukuran proses diklat kepelautan.
f. Proses Prala.
Revisi : 01

50 dari 61
Prosedur pengendalian proses mencakup semua aktifitas yang berkaitan dengan

proses pelaksanaan pendidikan yang meliputi :
a. Penyusunan program
b. Pengendalian soal ujian
c. Kerja sama
d. Penerimaan Taruna
e. Pembinaan Taruna
f. Pemantauan Alumni
g. Penugasan Guru
h. Penyusunan jadwal
i. Pembelajaran
j. Penyelenggaraan Praktek Laut
k. Identifikasi mampu telusur produk
l. Evaluasi hasil belajar
m. Yudisium dan Wisuda
n. Pengendalian aktifitas Laboratorium, Simulator, bengkel, dan GMDSS
7.5.2 VALIDASI PROSES DIKLAT
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta mem-validasi proses diklat yang baru dapat
diketahui mutunya setelah proses diklat selesai dengan cara mencari informasi
tentang persepsi pelanggan melalui kuesioner, meminta pendapat pihak pengguna
lulusan. Dari hasil validasi digunakan untuk menstandarkan hal-hal sebagai berikut:
 Kualifikasi personil
 Peralatan diklat yang digunakan
 Metode diklat
 Material diklat
 Catatan diklat yang harus disediakan
Revisi : 01

51 dari 61
Jika suatu saat dalam proses diklat tersebut menghasilkan lulusan yang lebih baik,
maka akan dilakukan standarisasi dan validasi ulang.
7.5.3. IDENTIFIKASI DAN MAMPU TELUSUR
SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamengidentifikasikan status barang dan jasa

yang berhubungan dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran. Identifikasi
ditetapkan dalam bentuk Nomor Taruna/I (NIT), nomor modul, nomor ijazah, dan
lain-lainnya
7.5.4. PROPERTI PELANGGAN

Peserta diklat diperlakukan sebagai property pelanggan. Jika terjadi ketidaksesuaian
persyaratan (permasalahan proses mengikuti diklat) akan diinformasikan kepada
pelanggan (Orang tua atau stake holder).
7.5.5. MENJAGA KESESUAIAN KOMPETENSI
SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamenjamin melalui prosedur, instruksi kerja

dan dokumen yang relevan untuk menjaga kesesuaian persyaratan Diklat
(kurikulum, kualifikasi Dosen, sarana prasarana diklat dll) selama proses diklat
sampai kepada pengguna lulusan diklat.
7.6 PENGENDALIAN SARANA PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menetapkan metode pemantauan dan

pengukuran untuk memastikan bahwa :
a. Melakukan verifikasi soal ujian berdasarkan kurikulum terbaru dan materi yang
disampaikan kepada peserta diklat
Revisi : 01

52 dari 61
b. Menetapkan identitas kalibrasi, verifikasi atau tindakan lain yang serupa untuk
menunjukkan status soal ujian telah diverifikasi kelayakannya. Untuk soal ujian
yang akan digunakan pengujian ditandai dengan status ”RAHASIA”.
c. dijaga (safeguarded) dari perubahan yang akan membuat hasil pengukurannya
tidak sah;
d. dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penanganan,
pemeliharaan dan penyimpanan.
Selain itu, SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menilai dan merekam ketepatan
hasil pengukuran sebelumnya bila peralatan ditemukan tidak memenuhi
persyaratan. Rekaman hasil kalibrasi, verifikasi dan kesesuaian soal ujian disimpan
dan dikendalikan.
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN
8.1 UMUM
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta merencanakan dan menerapkan proses-

proses pemantauan, pengukuran, analisis dan peningkatan perbaikan yang
diperlukan terhadap :
a. Pengukuran produk diklat, berupa seleksi peserta didik, pengujian,

pengendalian peserta didik yang gagal, ketidaksesuaian kurikulum dan
pemutakhiran kurikulum secara berkala dan materi ujian.
b. Pengukuran sistem melalui pemantauan pencapaian target, kepuasan
pelanggan, internal audit, dan analisa data, tinjauan manajemen.
Revisi : 01

53 dari 61
8.2. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
8.2.1 KEPUASAN PELANGGAN
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta memantau informasi yang berkaitan dengan

persepsi pelanggan. Hasil pengukuran kepuasan pelanggan dipergunakan salah
satunya sebagai bahan tinjauan manajemen dan analisa data untuk tujuan
improvement. Metode untuk mendapatkan informasi persepsi pelanggan melalui
kuesioner, pertemuan dengan orang tua murid, industri, email, kotak saran.
8.2.2 AUDIT INTERNAL
Sistem Manajemen Mutu SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta diaudit secara

internal dengan tujuan untuk menetapkan kecukupan dan efektifitasnya serta
melakukan verifikasi pelaksanaan prosedur oleh personil.
Audit dan kegiatan-kegiatan tindak lanjut dilaksanakan secara sistematis sesuai
dengan rencana audit dan prosedur yang telah ditetapkan sedikitnya 6 (enam) bulan
sekali atau lebih apabila diperlukan. Prioritas dan frekuensi audit internal tergantung
pada tingkat kepentingan dan kebutuhan dari bagian/unit tertentu.
Hasil-hasil audit mutu ditinjau ulang oleh Perwakilan Manajemen Mutu dan menjadi
salah satu agenda dalam rapat tinjauan ulang manajemen.
8.2.3. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN PROSES
Sejumlah prosedur telah ditetapkan termasuk langkah-langkah untuk mencapai

kepuasan pelanggan. Informasi mengenai tujuan program dan hasilnya disediakan
untuk pelanggan, baik melalui informasi pemasaran maupun informasi progam diklat
yang disiapkan oleh SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta Pelanggan diberikan
Revisi : 01

54 dari 61
kesempatan selama menjalani program atau menjelang akhir program untuk

memberikan umpan balik.
Pelanggan setiap saat dapat menyampaikan keluhan berkaitan dengan pelayanan
yang diberikan oleh SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta.
Umpan balik pelanggan melalui survei, kuisioner, dan bentuk lainnya ditinjau ulang
oleh Perwakilan Manajemen Mutu. Setiap keluhan berkaitan dengan kepuasan
pelanggan dicatat dan dilaporkan kepada Kepala SMK Pelayaran Pembangunan
Jakarta.
8.2.4. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KOMPETENSI
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta melakukan pemantauaan dan pengukuran

kompetensi melalui proses-proses pemantauan seleksi peserta didik, pengujian,
pengendalian peserta didik, ketidaksesuaian kurikulum dan pemutakhiran kurikulum
secara berkala dan materi ujian harus diinspeksi dan diuji kesesuaiannya terhadap
persyaratan mutu yang ditetapkan.
Selama proses Diklat berlangsung, harus dilakukan inspeksi dan pengujian terhadap
semua aktifitas belajar mengajar untuk menjamin pemenuhan ketentuan–ketentuan
yang telah diprogramkan.
8.3. PENGENDALIAN PRODUK DIKLAT YANG TIDAK SESUAI
Setiap kondisi ketidaksesuaian pelayanan Diklat terhadap pelanggan diselesaikan

atau ditangani oleh personil yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi,
mendokumentasikan dan mengambil tindakan-tindakan yang tepat.
Setiap Permintaan Tindakan Perbaikan yang tidak diselesaikan dalam waktu yang
ditetapkan akan diteruskan kepada Kepala SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta
melalui mekanisme yang ada.
Revisi : 01

55 dari 61
Produk jasa yang tidak sesuai dapat diidentifikasi di dalam program, prestasi
peserta diklat, material/peralatan dan fasilitas serta kinerja staf pengajar/staf
pendukung yang digunakan dalam proses diklat.
Perwakilan Manajemen Mutu bersama dengan bidang/bagian yang terkait harus
melakukan tinjauan terhadap produk/jasa yang tidak sesuai untuk memberikan
disposisi dalam rangka menjamin standar mutu yang ditetapkan.
Keputusan disposisi bisa berupa :
a. Perbaikan/remidiasi atau pembinaan ulang
b. Pengulangan Proses
c. Pindah jurusan atau program
d. Ditolak / disingkirkan
8.4 ANALISIS DATA
SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta menetapkan, mengumpulkan dan

menganalisis data untuk menilai di mana perbaikan berlanjut sistem manajemen
mutu dapat dilakukan. Ini mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan
pengukuran dari sumber relevan lain.
Analisis data menunjukkan informasi yang berhubungan dengan:
a. Kepuasan pelanggan.
b. Kesesuaian pada persyaratan diklat.
c. Karakteristik dan kecenderungan proses diklat termasuk peluang untuk
tindakan pencegahan.
d. Rekanan .
Setiap unit operasional/organisasi harus mengidentifikasi/memastikan kebutuhan

teknik statistik untuk kepentingan evaluasi atau analisis terhadap pelaksanaan
sistem mutu sesuai bidang kegiatan masing-masing.
Dalam konteks ini, hal-hal yang dapat diolah/dianalisis secara statistik yang pada
akhirnya berupa informasi terdokumentasi antara lain :
Revisi : 01

56 dari 61
a. Animo masyarakat (untuk memperoleh pelayanan sesuai program

yang diselenggarakan).
b. Kualitas penerimaan calon peserta didik/taruna.
c. Efektivitas proses belajar mengajar.
d. Efektivitas pembinaan fisik, mental, dan moral taruna.
e. Kelancaran pelayanan praktek kerja nyata (Prola dan Proda).
f. Efektivitas pemanfaatan/pendayagunaan sarana/fasilitas latihan
praktek.
g. Kehadiran staf non pendidikan (pegawai).
h. Realisasi anggaran,
i. Tindak lanjut hasil inspeksi/audit.
j. Kelulusan Diklat.
8.5 PERBAIKAN
8.5.1 PERBAIKAN BERLANJUT

Tindakan perbaikan berkelanjutan Sistem Manajemen Mutu sejalan dengan
prosedur-prosedur dan proses-proses melalui audit internal, pengendalian keluhan
pelanggan, tinjauan umpan balik, permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan.
Sistem Manajemen Mutu di bawah pemantauan yang tetap untuk memperbaiki jasa
layanan kepada pelanggan.
Permasalahan peserta diklat akan ditelusuri sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan untuk mengidentifikasi tindakan-tindakan yang disyaratkan dalam
mencegah terulangnya kembali.
Umpan balik pelanggan dan indikator kinerja melalui aspek kognitif, afektif, dan
psikomotorik berperan terhadap identifikasi peluang untuk peningkatan dan/atau
tindakan perbaikan.
Tindakan perbaikan dan pencegahan direkam. Pengendalian yang diperlukan
dilaksanakan untuk menjamin efektifitasnya.
Revisi : 01

57 dari 61
Keluhan pelanggan direkam oleh personil yang bertanggung jawab terhadap

permasalahan yang dikeluhkan.
Rekaman keluhan yang diterima oleh SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta dan
hasil audit internal dan eksternal ditinjau ulang secara periodik oleh Tim Penjaminan
Mutu untuk mengidentifikasi kecenderungan yang tidak diinginkan.
8.5.2 TINDAKAN KOREKSI

SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamengatur dan memelihara dokumentasi
prosedur tindakan perbaikan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang
telah atau dapat terjadi dari pelayanan jasa yang disediakan.
Sebuah prosedur disusun untuk meneliti penyebab utama permasalahan atau situasi
yang tidak efektif dan untuk meralat situasi yang bertentangan seperti halnya untuk
mencegah terjadinya kembali di waktu yang akan datang.
Bagian/Unit tekait bertanggung jawab terhadap penerapan dan perubahan prosedur-
prosedur terkait sebagai hasil dari tindakan perbaikan.
8.5.3 TINDAKAN PENCEGAHAN

Setiap penyebab ketidaksesuaian yang potensial dapat terjadi dan belum terjadi
maka SMK Pelayaran Pembangunan Jakartamenetapkan tindakan pencegahan
untuk menghilangkan potensi penyebab ketidaksesuaian tersebut sesuai dengan
prosedur tindakan pencegahan.
Catatan yang berkaitan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan disimpan dan
dipelihara.
Revisi : 01

58 dari 61
Dokumen terkait : Prosedur tindakan pencegahan.
REFERENSI SILANG
No No
KLAUSUL ISO PROSEDUR NOMOR
Klausu
9001:2000 (AKTIVITAS) PROSEDUR
l
1. 4 Sistem Manajemen -
Mutu
2. 4.1 Persyaratan Umum - -
3. 4.2 Persyaratan
Dokumentasi
4. 4.2.1 Umum - -
5. 4.2.2 Manual Mutu Manual Mutu MM/SMKPP/01
6. 4.2.3 Pengendalian Dokumen Prosedur Pengendalian PM/SMKPP/01

Dokumen dan Data
7. 4.2.4 Pengendalian Rekaman Prosedur Pengendalian PM/SMKPP/02
Rekaman
8. 5. Tanggung Jawab
Manajemen
9. 5.1 Komitmen Manajemen  Manual Mutu
10. 5.2 Fokus pada pelanggan
11. 5.3 Kebijakan Mutu
12. 5.4 Perencanaan
13. 5.4.1 Sasaran Mutu
14. 5.4.2 Perencanaan SIstem
Manajemen Mutu
15. 5.5. Tanggung jawab,
wewenang, komunikasi
16. 5.5.1 Tanggung Jawab dan
wewenang
17. 5.5.2 Wakil Manajemen
18. 5.5.3 Komunikasi Internal  Rapat Dinas
19. 5.6 Tinjauan Manajemen  Prosedur Tinjauan PM/SMKPP/07
Manajemen
Revisi : 01

59 dari 61
20. 5.6.1 Umum

21. 5.6.2 Masukan untuk tinjauan
manajemen
22. 5.6.3 Keluaran dari Tinjauan
Manajemen
23. 6. Pengelolaan Sumber

Daya
24. 6.1 Penyediaan Sumber  Penerimaan Pegawai
Daya
25. 6.2 SDM
26. 6.2.1 Umum
27. 6.2.2 Kompetensi, kesadaran  Prosedur Pelatihan
dan pelatihan
28. 6.3 Prasarana  Prosedur PM/SMKPP/16
Pemeliharaan
29. 6.4 Lingkungan Kerja
30. 7. Realisasi Produk
31. 7.1 Perencanaan Realisasi
Produk  Prosedur
Penyusunan Program
Akademik
 Prosedur PM/SMKPP/10
Penerimaan Taruna
32. 7.2 Proses yang berkaitan  Prosedur Kegiatan PM/SMKPP/11
dengan pelanggan Belajar Mengajar
 Prosedur
PM/SMKPP/13
Pengendalian
Aktivitas
Laboratorium
 Prosedur Kegiatan PM/SMKPP/14
Perpustakaan
33. 7.2.1 Penetapan persyaratan

yang berkaitan dengan
produk
34. 7.2.2 Tinjauan persyaratan  Prosedur Evaluasi PM/SMKPP/12
yang berkaitan dengan Hasil Belajar
produk
Revisi : 01

60 dari 61
35. 7.2.3 Komunikasi pelanggan  Prosedur Bimbingan PM/SMKPP/19

dan Konseling
36. 7.3 Desain dan
pengembangan
37. 7.3.1 Perencanaan Desain
dan Pengembangan
38. 7.3.2 Masukan desain dan
pengembangan
39. 7.3.3 Keluaran desain dan
pengembangan
40. 7.3.4 Tinjauan desain dan
pengembangan
41. 7.3.5 Verifikasi desain dan
pengembangan
42. 7.3.6 Validasi desain dan
pengembangan
43. 7.3.7 Pengendalian
perubahan desain dan
pengembangan
44. 7.4 Pembelian
45. 7.4.1 Proses pembelian  Prosedur Pengadaan PM/SMKPP/15
Barang dan Jasa
46. 7.4.2 Informasi pembelian  Prosedur Pengadaan PM/SMKPP/15
Barang dan Jasa
47. 7.4.3 Verifikasi Produk yang  Prosedur Pengadaan PM/SMKPP/15
dibeli Barang dan Jasa
48. 7.5 Produksi dan  Prosedur Pengadaan PM/SMKPP/15
Penyediaan Jasa Barang dan Jasa
49. 7.5.1 Pengendalian produksi
dan penyediaan jasa
50. 7.5.2 Validasi proses produksi
dan penyediaan jasa
51. 7.5.3 Identifikasi dan mampu
telusur
52. 7.5.4 Milik Pelanggan
53. 7.5.5 Preservasi produk
54. 7.6 Pengendalian sarana  Pengendalian Alat
pemantauan dan Inspeksi, Ukur, dan
pengukuran Uji.
55. 8. Pengukuran, Analisa
dan perbaikan
Revisi : 01

61 dari 61
56. 8.1 Umum

57. 8.2 Pemantauan dan  Prosedur PM/SMKPP/17
pengukuran pemantauan alumni
58. 8.2.1 Kepuasan pelanggan  Prosedur PM/SMKPP/09
Pengukuran
kepuasan Pelanggan
59. 8.2.2 Audit Internal  Prosedur audit mutu PM/SMKPP/03
internal
60. 8.2.3 Pemantauan dan  Prosedur Inspeksi
pengukuran proses Pengujian dalam
Proses
61. 8.2.4 Pemantauan dan
Pengukuran
produk/Jasa
62. 8.3 Pengendalian produk Prosedur PM/SMKPP/04
yang tidak sesuai Pengendalian Produk
tidak sesuai
63. 8.4 Analisis data  Prosedur
pengelolaan Data
dan informasi.
64. 8.5 Perbaikan
65. 8.5.1 Perbaikan
berkesinambungan
66. 8.5.2 Tindakan korektif  Prosedur tindakan PM/SMKPP/05
koreksi dan
pencegahan
67. 8.5.3 Tindakan pencegahan  Prosedur tindakan PM/SMKPP/06
koreksi dan
pencegahan

Manual Mutu Sekolah Menengah Kejuruan Pelayaran Pembangunan Jakarta

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Mutu Sekolah Menengah Kejuruan Pelayaran Pembangunan Jakarta

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANUAL MUTU

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PELAYARAN

Jalan Manunggal II/67, Kp. Rambutan

MANUAL MUTU Halaman :

DAFTAR STATUS REVISI DAN PERSETUJUAN................................................................................4

MANUAL MUTU Halaman :

MANUAL MUTU Halaman :

DAFTAR STATUS REVISI DAN PERSETUJUAN

MANUAL MUTU Halaman :

DAFTAR FAMILIARISASI DOKUMEN

Tanggal Jabatan Nama Tanda Tangan

MANUAL MUTU Halaman :

BAGIAN 1 FOKUS DAN RUANG LINGKUP PENERAPAN

1. Sistem Manajemen Mutu mengikuti persyaratan ISO 9001:2008

a. Program Studi Nautika (Marine Navigation), untuk kompetensi “Ahli

2. Maksud / tujuan penerapan standar mutu ini adalah lebih menekankan

MANUAL MUTU Halaman :

Kegiatan Operasional SMK Pelayaran Pembangunan mendapatkan bimbingan

1. Menteri Pendidikan Nasional Sebagai Pembina Administratif

SMK Pelayaran Pembangunan berlokasi di Jl. Manunggal II/67 Kelurahan

MANUAL MUTU Halaman :

Sekolah Menengan Kejuruan SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta tugas

Program diklat yang diselenggarakan adalah :

1. Ahli Nautika Tingkat IV (ANT IV)

MANUAL MUTU Halaman :

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Pelayaran Pembangunan Jakarta

MANUAL MUTU Halaman :

1. Nama Sekolah :Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

No. Uraian Kebutuhan Budgetting Formasi

2. Kepala Tata Usaha 1 1 0

2.2 VISI, MISI

MANUAL MUTU Halaman :

Visi : menjadi sebuah lembaga pendidikan kemaritiman yang dapat

1. Menghasilkan Ahli Nautika dan Teknika yang memiliki standar

MANUAL MUTU Halaman :

2.3 PRAKATA MANAJEMEN

SMK Pelayaran Pembangunan Jakarta sebagai Unit Pelaksana Teknis yang

Untuk memenuhi tuntutan tersebut, terutama untuk menjamin standar mutu

Penerapan sistem manajemen mutu ini yang eksplisit didokumentasikan

Selanjutnya dengan dokumentasi sistem mutu ini, mekanisme kerja

MANUAL MUTU Halaman :

2.4 KEBIJAKAN MUTU

Memberikan pelayanan pendidikan dan pelatihan yang memenuhi standar

MANUAL MUTU Halaman :

2.5 SASARAN MUTU

a. mendapat pengesahan (approval) dari Direktorat Jenderal

 Tingkat keberhasilan peserta diklat dalam pencapaian

 Tingkat Pencapaian Target Kurikulum , sesuai program

 Tingkat keberhasilan peserta didik / tamatan dalam Ujian Akhir

1. Bahasa Indonesia dengan standar kelulusan 6,0, tercapai

 Meningkatkan kepuasan pelanggan dalam menerima

1. Meningkatkan Animo penerimaan siswa baru dengan Ratio 1 : 3

 Menambah kompetensi personil sebanyak 50% dari personil

 Tingkat daya serap tamatan pada lapangan kerja relevan,

MANUAL MUTU Halaman :

2.6 KOMITMEN MUTU

Institusi bertekad dengan semangat kerjasama yang kuat akan menerapkan

2.7 TIM PENJAMINAN MUTU

1. Merekomendasikan atau memberikan solusi–solusi, dan memantau atas

MANUAL MUTU Halaman :

2.8 PENUNJUKAN PERWAKILAN MANAJEMEN MUTU (QMR)

Sebagai Perwakilan Manajemen Mutu dengan tanggung jawab dan

2.9 PENUNJUKAN TIM AUDIT MUTU INTERNAL