Principles and Models for Organizing the IT Function

Oleh : Ritu Agarwal

University of Maryland

V. Sambamurthy
University of Maryland

Sumber : MIS Quarterly Executive Vo.1 No.1/March 2002

Kelompok 164
Budi Irawan – 120300025Y
Catur Adi Nugroho – 1203000277

Kata Kunci
IT Function, IT Principle, IT Model, Partner Model, Platform Model, Scalable Mode,
Business Innovation

Masalah yang dibahas

Saat ini IT merupakan salah satu bagian terpenting yang memungkinkan bisnis
untuk berinovasi pada produk, jasa, serta proses bisnisnya. IT memiliki
kemampuan yang memungkinkan bisnis untuk berinovasi. Ada begitu banyak
model yang dipergunakan oleh perusahaan-perusahaan dalam mengelola IT
Function nya, namun belum ada usaha untuk mendokumentasikan model-model
tersebut dan menjelaskan setiap model akan sesuai dengan kondisi yang seperti
apa. Latar belakang inilah yang mendorong penulis untuk melakukan penelitian.

Tujuan
Penelitian ini bertujuan untuk
1. Menemukan prinsip-prinsip dasar dalam mengelola IT Function di suatu
perusahaan.
2. Menghadirkan model-model yang ada dalam mengelola IT Function di
suatu perusahaan.

Metode Penelitian
Penelitian dilakukan selama dua tahun melalui wawancara dengan para CIO dan
para senior eksekutif IT dari hampir 30 perusahan, dan melakukan studi kasus
mendalam pada tujuh perusahaan dalam sektor ekonomi yang berbeda.

Copyright (C) 2006. 1

Silahkan secara bebas menggandakan dokumen ini
Summary
Penelitian berhasil menemukan 3 buah prinsip dan 3 buah model yang dapat
dipergunakan oleh suatu perusaaan untuk mengatur dan mengelola IT
Functionnya, supaya dapat memberikan kontribusi yang besar terhadap proses
inovasi bagi bisnis perusahaan.

Prinsip-prinsip untuk mengelola IT Function

1. Kelola IT untuk membantu proses co-evolution antara bisnis dan IT
Function.
Co- evolution berarti bahwa kemampuan baik IT Function dan bisnis
berkembang secara iterative dan saling jalin-menjalin sesuai dengan
jalannya waktu. Struktur organisasi IT harus memfasilitasi terjadinya co-
evolution semacam ini.
2. Kelola IT untuk memelihara jaringan hubungan/network relationship untuk
visioning, innovation, dan sourcing.
IT Function saat ini dipandang tidak lagi sebagai sebuah divisi yang
mendukung suatu perusahaan untuk beraktivitas namun IT dipandang
sebagai bagian yang menentukan arah kemana perusahaan akan dibawa
(visioning), sebagai bagian yang memiliki kemampuan untuk mendukung
suatu bisinis berinovasi (innovation) dan menyediakan infrastruktur serta
aplikasi yang strategik (sourcing). Kesemua peranan tersebut
membutuhkan kolaborasi yang dilakukan oleh manajemen eksekutif,
manajemen bisnis, manajemen IT dan juga external vendor. Struktur
organisasi IT harus memfasilitasi terjadinya kolaborasi semacam ini.

Ada 3 macam jaringan hubungan yang penting untuk mengatur aktivitas

IT untuk membantu kolaborasi semacam ini.
• Visioning networks
Jaringan hubungan yang terjadi antara senior management dengan
IT executives. Tujuannya adalah membantu para eksekutif ini
untuk berkolaborasi dalam pembuatan dan pengartikulasian visi
strategik perusahaan mengenai nilai dan peranan IT.
• Innovation networks
Jaringan hubungan yang terjadi antara bisnis dan IT executives.
Tujuannya adalah membantu para eksekutif ini untuk berkolaborasi
dalam menciptakan inovasi-inovasi baik pada produk, jasa, bisnis
proses, supply dan value chain perusahaan.

Copyright (C) 2006. 2

Silahkan secara bebas menggandakan dokumen ini
 • Sourcing networks
Jaringan hubungan yang terjadi antara IT executives dan eksternal
partner. Tujuannya untuk membantu para eksekutif dan pihak luar
saling bekerjasama (negosiasi, outsource, dsb).

3. Kelola IT untuk secara eksplisit mengatur 8 buah proses pembuat nilai

(eight value-creating processes).
IT Function memiliki 8 buah proses yang harus dikelola dengan baik :
• Proses yang berperan sebagai fondasi : Manajemen infrastruktur,
Manajemen Sumberdaya Manusia, Manajemen
Hubungan/Relationhsip Management.
• Proses utama : Value Innovation, Solutions Delivery, Services
Provisioning
• Proses kedua : Perencanaan strategik, Manajemen finansial

Ada tiga model organisasi untuk fungsi IT yaitu

1. The Partner Model
Model dimana fungsi IT berperan aktif dan langsung dalam berkolaborasi
dengan bisnis guna menciptakan inovasi melalui IT dan
merealisasikannya. Cocok digunakan pada perusahaan yang ingin
mempromosikan inovasi bisnisnya dengan melalui IT tapi perusahaan
tersebut memiliki eksekutif bisnis yang tidak mengerti tentang IT.
Prinsip 1: Co-Evolution
Dilakukan oleh CIO. Dengan meningkatkan customer relationship dan
meningkatkan citra merek.
Prinsip 2: Partnership Networks
Dengan meningkatkan efektivitas dan kekuatan dari innovation network.
Prinsip 3: Value-Creating Process
Mengurangi biaya dari aplikasi, infrastruktur, peralatan dan overhead cost.

Copyright (C) 2006. 3

Silahkan secara bebas menggandakan dokumen ini
 Gambar 1 – Partner Model - Principles and Models
For Organizing The IT Function / Ritu Agarwal,
V. Sambamurthy MISQ / 2002 / 1

2. The Platform Model

Model dimana fungsi IT memberikan aset, pelayanan, dan sumber daya
terhadap inovasi bisnis dalam perusahaan. Bisa dikatakan sebagai
pencipta inovasi. Mengutamakan dalam pengembangan platform dan
kemampuan. Cocok diaplikasikan pada perusahaan global yang memiliki
banyak divisi dimana masing-masing menjalankan beberapa bisnis yang
berbeda.
Prinsip 1: Co-Evolution
Dilakukan oleh account manager berkolaborasi dengan eksekutif bisnis(
CIO ).
Prinsip 2: Partnership Networks
Fokus terhadap innovation dan sourcing networks.
Prinsip 3: Value-Creating Process
Account Manager mencari tahu apa yang menjadi kebutuhan customer
dan membuat produk atau servis berdasarkan kebutuhan itu.

Copyright (C) 2006. 4

Silahkan secara bebas menggandakan dokumen ini
 Gambar 2 – Platform Model - Principles and Models
For Organizing The IT Function / Ritu Agarwal,
V. Sambamurthy MISQ / 2002 / 1

3. The Scalable Model

Model dimana fungsi IT menciptakan fleksibilitas yang maksimum dalam
hal sumberdaya manusia. Meningkatkan kemampuan IT dalam
menyelaraskan fungsinya terhadap perkembangan bisnis yang naik atau
turun. Cocok digunakan pada perusahaan global yang bergerak di bidang
bisnis yang berbeda.
Prinsip 1: Co-Evolution
Dilakukan oleh eksekutif senior IT untuk mencari inovasi dengan melihat
kebutuhan dari klien.
Prinsip 2: Partnership Networks
Lebih fokus terhadap sourcing network dengan meningkatkan relationship
kepada vendor( partner eksternal ).
Prinsip 3: Value-Creating Process
Adakalanya bekerjasama dengan partner eksternal.

Copyright (C) 2006. 5

Silahkan secara bebas menggandakan dokumen ini
 Gambar 3 – Scalable Model - Principles and Models
For Organizing The IT Function / Ritu Agarwal,
V. Sambamurthy MISQ / 2002 / 1

Kesimpulan
Tidak ada model yang terbaik karena IT tergantung dari lingkungan dimana dia
berada. Berikut ini adalah empat langkah yang direkomendasikan untuk
melakukan proses redesign.
1. Memperkirakan proporsi nilai IT
2. Menentukan model mana yang paling mendekati
3. Mengatur transformasi organisasi sesuai dengan desain yang baru
4. Memastikan desain organisasi tetap relevan.

Komentar
Kelompok kami mengomentari hasil pekerjaan dari Kelompok 3 yang
beranggotakan Anggraini Widjanarti, Annisa Utami, Maria Gracia Deita. Mereka
cukup baik dalam membuat ringkasan tapi tidak terlalu memperhatikan struktur
penulisan sehingga beberapa poin penting sulit untuk dicari dan dipahami.

Referensi Utama
Rockart, J.F., Earl, M.J., and Ross, J.W., “Eight Imperatives for the
New IT Organization,” Sloan Management Review (38:1), Fall 1996,
pp. 43-56.
Venkatraman, N., “IT-Induced Business Reconfiguration,” in M.S.
Scott Morton (Ed.) The Corporation of the 1990s: Information Technology
and Organizational Transformation, Oxford Press, 1991, pp.
122-158; Venkatraman and Henderson, ibid.

Copyright (C) 2006. 6

Silahkan secara bebas menggandakan dokumen ini
Brown, C.V. and Sambamurthy, V., “Coordination Theory in the
Context of the IT Function: Linking the Logic of Governance and
Coordination Mechanisms,” University of Maryland Working Paper, 2002.

Copyright (C) 2006. 7

Silahkan secara bebas menggandakan dokumen ini