TUGAS 3 sistem informasi manajemen

Sumber Materi : Modul 7 dan 8

Pertanyaan:
1. Apa yang dimaksud dengan Basis Data ?
2. Pendekatan basis data mencoba memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terjadi di
pendekatan tradisional. Sebutkan apa saja kelemahan tersebut ?
3. Jelaskan apa kegunaan file transaksi ?
4. Sebutkan dan jelaskan jenis dari organisasi file tradisional !
5. Sebutkan dan jelaskan jenis dari organisasi file base data !
6. Sebutkan dan jelaskan secara singkat, fungsi-fungsi utama yang perlu dipisahkan
tanggung jawabnya di dalam pengendalian organisasi !
7. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengendalian pada tahap pemasukan data (data
entry) ?
8. Apa tujuan dari dilakukannya pengendalian pengolahan (processing controls) ?
9. Sebutkan dan jelaskan pengontrolan-pengontrolan kesalahan yang ada dalam
pengendalian pengolahan !
10. Sebutkan dua bentuk pengolahan data dalam pelaksanaan pengendalian keluaran, serta
jelaskan maksudnya !

(pilihlah 8 dari 10 pertanyaan di atas)

Pertanyaan:
1. Apa yang dimaksud dengan Basis Data ?

Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan
menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data,
struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah
satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam
menyediakan informasi pada para pengguna atau user.

2. Pendekatan basis data mencoba memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terjadi di

pendekatan tradisional. Sebutkan apa saja kelemahan tersebut ?

Pendekatan tradisional ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

1.Terjadi duplikasi data
Karena tiap-tiap aplikasi membentuk file data tersendiri akan dapat menimbulkan duplikasi
data yang sama.
Akibat duplikasi data:
a. Modifikasi dari data yang duplikat harus dilakukan untuk beberapa file, sehingga kurang
efisien.
b. Pemborosan tempat simpanan luar.
2. Tidak terjadi hubungan data (data reliability).
Karena tiap-tiap aplikasi menyelenggarakan file tersendiri, maka hubungan data ke file di
aplikasi yang lain tidak ada.
Contoh:
Bila pada aplikasi ini diinginkan laporan penjualan yang menampilkan nama salesman yang
menjual, maka tidak dapat dilakukan, karena data salesman tersebut tidak terdapat dalam file
penjualan.
Sebenarnya data salesman tersebut ada di file personalia, karena hubungan data untuk aplikasi
lain tidak dapat dilakukan, terpaksa data salesman juga harus dimasukkan dalam file penjualan,
sebagai akibatnya terjadi duplikasi data.

3. Jelaskan apa kegunaan file transaksi ?

Transaction file (file transaksi) : adalah arsip catatan-catatan yang mencerminkan aktivitas
berjalan dalam suatu organisasi yang dipakai untuk memutakhirkan suatu master file. File ini
disebut juga file input digunakan untuk merekam data hasil dari transaksi yang terjadi. Contoh
dari file ini adalah File penjualan, yang berisi data hasil penjualan.

4. Sebutkan dan jelaskan jenis dari organisasi file tradisional !

Organisasi file adalah pengaturan dari record secara logika didalam file dihubungkan satu
dengan yang lainnya. File dapat diorganisasikan secara urut (sequential organization) atau
secara acak (random organization).
Walaupun organisasi file dan pengaksesan file dapat dipandang secara terpisah, tetapi biasanya
pembahasan mengenai organisasi file menyangkut keduanya, yaitu sebagai berikut:
a. File urut (sequential file) merupakan file dengan organisasi urut(sequential organization)
dengan pengaksesan secara urut (sequential access).
b. File urut berindeks (indexed sequential file) atau sering disebut dengan ISAM (indexed
sequential access method) merupakan file dengan organisasi urut (sequential organization)
dengan pengaksesan secara langsung (directaccess).
c. File akses langsung (direct access file) atau disebut dengan file alamat langsung (direct
address file) merupakan file dengan organisasi acak (random organization) dengan pengaksesan
langsung (direct access). Organisasi file seperti ini disebut dengan organisasi file tradisional
atau konvensional, karena telah ada sebelum struktur database dikembangkan.
Organisasi file database dapat berbentuk struktur data berjenjang (hierarchical data structure),
struktur data jaringa (network data structure) dan struktur data hubungan (relational data
structure). Struktur data hubungan merupakan organisasi file database yang terbaru dan
mudah dipahami.
Struktur data hubungan mempunyai karakteristik sebagai berikut :
d. File dalam bentuk tabel yang persis dengan file urut.
e. Hubungan antara record didasarkan pada nilai dari field kunci, bukan berdasarkan alamat
atau pointer. Struktur data hubungan makin banyak digunakan pada paket-paket DBMS, seperti
misalnya Dbase, Foxbase, Sql dan sebagainya.
5. Sebutkan dan jelaskan jenis dari organisasi file base data !
Organisasi File Basis Data
· Organisasi data secara konvensional dirasakan kurang, karena berorientasi pada file,
artinya data cenderung hanya berhubungan dengan data yang lainnya dalam satu file saja,
kurang ada hubungan dengan data lain yang berada di file lain.
· Oleh karena itu dikembangkan jenis organisasi data yaitu :
· Hirarki (berjenjang),
· Network (jaringan) dan
· Relasional (hubungan).
· Organisasi Hirarki
Organisasi Hirarki / berjenjang atau disebut juga struktur data pohon (tree). Suatu pohon
dibentuk dari beberapa elemen grup data yang berjenjang, disebut dengan node. Node yang
paling atas disebut root(level-1), tiap node dapat bercabang ke node-node yang lain. Dengan
ketentuan setiap pohon hanya mempunyai satu root saja dan tiap-tiap node kecuali root hanya
dapat mempunyai sebuah orang tua (parent) saja tetapi tiap-tiap node dapat mempunyai
beberapa anak (child).
· Organisasi Network
Pada Organisasi pohon tiap node tidak dapat mempunyai leih dari satu orang tua, maka pada
strukur data jaringan tiap-tiap node dapat mempunyai lebih dari satu orang tua.

· Organisasi Relasional
Hubungan di dasarkan pada field kunci (yaitu field yang unik / tidak ada duanya), contoh file
MHS dan file NILAI dihungkan melalui field kunci NPM.

6. Sebutkan dan jelaskan secara singkat, fungsi-fungsi utama yang perlu dipisahkan tanggung
jawabnya di dalam pengendalian organisasi !

1. Bagian pengontrol data. Berfungsi sbg penengah antara departemen2 lainnya dgn
departemen system ingormasi
2. Bagian yang mempersiapkan data. Berfungsi untuk mempersispksn data, melengkapi dan
memverifikasi kebenarannya sehingga siap dimasukan kedalam sistem
3. Bagian operasi computer. Berfungsi mengolah data sampai dihasilkan laporan
4. Bagian pustaka data. Berfungsi menjaga ruangan penyimpan data yaitu pustaka data
5. Bagian pemrogram dan pengembangan system. Berfungsi dalam pembuatan program dan
pengembangan system informasi (disebut programmer )
6. Bagian pusat informasi. Berfungsi membantu para manager membuat program aplikasi
sendiri untuk keperluan End User Computing (EUC) atau End User Development (EUD)

7. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pengendalian pada tahap pemasukan data (data
entry) ?
Pengwndalian masukan bertujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yg valid dan
lengkap, terkumpul semuanya dan bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses
pengolahannya.
Pengendalian tahap ini berupa pengecekan yg telah terprogram (programmed check) yang
berupa:
1. Echo check , data yg diketikan pada keyboard akan ditampilkan (echo) pada layar terminal,
hingga operator dpt membandingkan antara data yg diketik dgn data yg seharusnya dimasukan.
2. Existence Check
3. Matching Check
4. Field check
5. Sign check
6. Relationship Check atau logical check
7. Limit check atau reasonable check
8. Range check
9. Self Checking check
10. Sequence Check
11. Label check
12. Batch control Total check
13. Zero –Balance Check

8. Apa tujuan dari dilakukannya pengendalian pengolahan (processing controls) ?

Processing controls adalah bertujuan untuk mencegah kesalahan kesalahan yang terjadi selama
proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukan kedalam computer. Kesalahan
yang umumnya disebabkan oleh:
1. Over flow
2. Kesalahan logika Program
3. Logika Program Tidak Lengkap
4. Penanganan Pembulatan
5. Kesalahan Akibat kehilangan atau kerusakan Record
6. Kesalahan urutan Proses
7. Kesalahan Data di file acuan
8. Kesalahan proses serentak

9. Sebutkan dan jelaskan pengontrolan-pengontrolan kesalahan yang ada dalam

pengendalian pengolahan !

10. Sebutkan dua bentuk pengolahan data dalam pelaksanaan pengendalian keluaran, serta
jelaskan maksudnya !