FASILITAS RAPAT

DAN
URUTAN PELAKSAAN RAPAT

Disusun Oleh :
Nama & No. Absen : 1) Alifa Suprihatin (02)
2) Ayu Lidiasari (04)
3) Risqi Eko Nurcahyanti (19)
4) Via Yuliyana Putri (26)
Kelas : XII AP3

SMK N 1 WONOSARI
Jl. Veteran, Wonosari, Gunungkidul. Telp. (0274) 391054, Kode Pos
55812
2014/2015
A. FASILITAS RAPAT

Yaitu segala sesuatu yang menunjang terselenggaranya rapat baik berupa bahan, alat
maupun akomodasi.
1. Bahan yaitu materi pokok masalah yang akan dibahas dalam rapat
Terdiri dari :
a. Agenda rapat
b. Notula rapat sebelumnya (apabila rapat merupakan kelanjutan dari rapat
sebelumnya)
c. Makalah/kertas kerja yang dibahas dalam rapat
d. Peraturan-peraturan yang dibutuhkan
e. Bahan-bahan acuhan berupa buku, majaalh, yang sesuai dengan materi rapat

2. Alat/perlengkapan
Peralatan & perlengkapan rapat yang dibutuhkan antara lain :
a. O H P, LCD dan Layar
b. Flip chart dan spidol
c. Sound System dan mike
d. Hndycam/video shooting
e. White board, alat tulis dan penghapusnya
f. Kamera dan isinya
g. Tape recorder dan kaset
h. Map/tas untuk bahan-bahan rapat
i. Peralatan menulis (block note, ballpoint, pensil, penggaris, penghapus)
j. Nae tag, untuk peserta rapat
k. Kertas (HVS, kertas stensil, kertas bergaris)
l. Stopmap, snelhecter, ordner
m. Computer, internet, kalkulator, mesin hitung, mesin pengganda

3. Akomodasi
Rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-hari, tentunya
harus dipersiapkan akomodasi/penginapan. Akomodasi yang baik ikut mempengaruhi
kinerja peserta rapat. Panitia penyelenggara harus mempersiapkan akomodasi yang baik
serta sesuai dengan kedudukan/jabatan peserta rapat. Keadaan akomodasi yang
menyenangkan akan mempengaruhi semangat kerja, oleh karena itu sering rapat-rapat
tingkat tinggi sering ditempatkan di hotel-hotel berbintang.
PERTANYAA DAN JAWABAN :
1. Apa Flip chart (Tria Pamungkas)
Jawab : File chart itu seperti kertas besar yang digunakan untuk mencatat jalannya
presentasi, dan pasangannya dengan spidol.
2. Kenapa membutuhkan name tag (Vinny Silvia Alvionita)
Jawab : Untuk mengetahui identitas anggota rapat.
3. Apa OHP itu (Siti Fatimah)
Jawab : OHP kepanjangan dari Over Head Proyektor. Yang digunakan untuk menampilkan
presentasi seperti LCD.
4. Bagaimana pelaksanaan rapat, jika bahan yang digunakan rusak /kurang memadai (Novita
Nurrahmawati)
Jawab : tentu saja pelaksanaan rapat akan terganggu dan tidak dapat berjalan dengan lancar
5. Fungsi tape recorder & kaset (Zhidny Naimatul Mufida)
Jawab : Fungsinya untuk merekam berjalannya rapat.
6. Siapa yang membuat makalah rapat (Erna Widayanti)
Jawab : Biasanya dapat petunjuk dari pimpinan (dikasih poin-poin) yang harus dicatat, dan
kemudian diteruskan oleh sekretaris. Bias juga makalah dapat dibuat oleh orang
yang ditunjuk pimpinan (orang kepercayaan).
7. Kriteria akomodasi yang aman (Veronika Setianingsih)
Jawab : akomodasi yang aman itu contohnya penginapan jauh dari kebisingan, jauh dari
tempat yang berkonflik dan tempat tersebut harus memiliki penjagaan keamanan yang baik.
8. Kegunaan handycam (Enik Sulistianingsih)
Jawab : untuk mendokumentasi jalannya rapat sebagai bukti bahwa rapat telah benar –
benar dilaksanakan.
9. Mengapa tata tertib rapat harus ada, dan contohnya (Eka Noviasari)
Jawab : Tata tertib harus ada agar rapat berjalan dengan lancer tanpa ada kendala/hal-hal
yang tidak diinginkan. Contohnya tidak boleh menggunakan hp pada saat
berlangsungnya rapat, karena dapat menganggu jalannya rapat.
10. Contoh notula rapat sebelumnya (Yesi Novita Rapat)
Jawab : notula rapat sebelumnya adalah catatan / hasil rapat sebelumnya dan dalam rapat
tersebut masih harus dibahas kembali.
11. Contoh agenda rapat (Diana Murtiningsih)
Jawab : Misal agenda urutan rapat, mulai dari pembukaan saat penutupan.
12. Jika rapat sudah mulai, bagaimana jika perlengkapan tidak lengkap (Selfi Indah Yulianti)
Jawab : sebelum rapa biasanya kantor menunjuk orang yang mengurusi perlengkapan rapat
dan memastikannya dapat digunakan secara baik tapi apabila ada yang rusak atau
tidak berfungsi orang yang ditunjuk untuk mengurusi tadi harus langsung
mencarikan alat pengganti.
13. Criteria akomodasi rapat sederhana (Lia Fusiana)
Jawab : sebenarnya kriteria akomodasi sesuai dengan budget yang disediakan oleh anggaran
rapat, dan untuk rapat sederhana biasanya budgetnyapun sedikit jadi tidak perlu
dihotel yang berbintang tapi dihotel yang biasa saja sudah cukup
14. Contoh bagian rapat yang menggunakan mesin hitung (Muliyawati Sulisyo)
Jawab : Rapat yang menggunakan alat hitung biasanya rapat yang membahas tentang
keuangan, misalnya rapat perencanaan Anggaran tahunan.
15. Jika ada kesalahan , misal LCD rusak & tidak dapat digunakan dengan rapat. Bagaimana
solusinya (Septi Ayu Endarwati)
Jawab : sekarang teknologi sudah sangat canggih bahkan HP saja sekarang sudah bisa
dijadikan proyektor jadi apabila LCD rusak kita dapt menggunakan HP yang
mempunyai aplikasi Proyektor
16. Contoh makalah yang dibahas dalam rapat (Nova Andriani)
 Jawab : Misal masalah keuangan dan sebagainya.
17. Apakah Notula itu (Dian Nita Prananda)
Jawab : Notula itu adalah catatan hasil rapat
18. Perbedaan mesin hitung dengan kalkulator (And Mywan)
Jawab : mesin hitung ada record pengitungannya berupa kertas yang keluar dari mesin
tersebut sedangkan kalkulator hasilnya hanya pada layar kalkulator
19. Camera dan isinya, apakah isinya itu (Afni Kurniasari)
Jawab : Isi dari camera yaitu clish (seperti film). Yaitu kamera zaman dulu.
20. Makalah yang dibahas tidak ada, apakah menghambat jalannya rapat (Dahlia Permatasari)
Jawab : Biasanya makalah rapat tidak ada itu jarang tidak ada karena makalah rapat itu
merupakan kebutuhan utama dalam rapat, sehingga makalah itu sebelumnya sudah
dipersiapkan dengan baik-baik. Jadi, jika makalah rapat itu tidak ada, bias
membatalkan rapat.
21. Solusi apabila lampu mati pada saat berlangsungnya rapat (Nuning Siwi Utami)
Jawab : apabila mati lampunya hingga lebih dari 20 menit sebbaiknya rapat tersebut di
tunda namun apabila rapat tersebut sangat penting dapat menggunakan jangset /
disel untuk menyalurkan listrik