Susunan panitia OCA

Ketua : Dinar Kusdinar

Sekretaris : Dahlan Toyib
Bendahara : Nunung N
Anggota :
1. Irma Kusumawati walas 8.1
2. Iwan Gunawan walas 8.2
3. Miftah / Reni Solihat walas 8.3
4. Siti Munawaroh walas 8.4
5. Umi Intadiyah walas 8.5
6. Erni Istini walas 8.6
7. Asep Supardi pendamping kls 8.1
8. Rusdah Syarifah pendamping 8.2
9. Hudri pendamping 8.3
10. Rijal pendamping 8.4
11. Fitri Yuliansyah pendamping 8.5
12. Ahmad Yusuf pendamping 8.6
13. Anih Nuroniah (sie konsumsi)
14. Nova Amelia (sie konsumsi)
15. Sarah Fauziyah (sie dokumentasi)
16. Hindun Diana (P3K)
17. An An Fitriani (P3K)
18. Ai Muplihah (P3K)
19. Rochmat Lediana (waka)
20. Anuar Akil (waka)
21. Ade Anshori (waka)
22. Yadi Tembong (Kepala Madrasah)
23. Heni (Kaur TU)
1. Divisi Acara
Jobsdesk Tugas Divisi Acara
Agar lebih mudah memahami, berikut ini adalah jobdesk divisi acara:
Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik
Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan dalam menyusun daftar perlengkapan yang dibutuhkan
Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara
Mengoordinar dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung
Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut,
termasuk kepada anggota panitia
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama dalam kepanitian
Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi mengoordinir anggota divisi acara

2. Divisi Humas dan Publikasi

Jobsdeks Tugas Divisi Humas
Secara garis besar, tugas divisi humas dan publikasi meliputi:
Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat poster, undangan, brosur, banner,
baliho, video, dan sebagainya Merancang serta mendesain Katalog
Membantu bagian dalam kepanitiaan yang mengurusi administrasi dalam mengadakan dan mengelola
dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara
Bertanggung jawab kepada Ketua panitia
Sama seperti divisi lainnya, divisi ini juga dipimpin oleh satu pimpinan divisi

3. Divisi Perlengkapan
Tugas Divisi Perlengkapan
Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya
Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan peralatan.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara
Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia. Jadi bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

4. Divisi Konsumsi
Jobdosk Divisi Konsumsi:
Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan penjadwalannya
Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara
Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi
Mengurus biaya konsumsi
Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

5. Divisi Sponsorship
Jobsdesk Divisi Sponsorship
Membuat daftar pihak-pihak mana saja yang akan diajak kerjasama
Membuat proposal sponsorship
Mengajukan proposal sponsorship kepada pihak tertentu
Memikirkan dan merencanakan sumber pendanaan lain yang memberikan pemasukan
Menyambut dengan hangat pihak sponsor bila datang saat hari pelaksanaan acara
Melakukan follow up dana dan usaha baika pre acara maupun pasca acara
Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang nantinya diserahkan dengan divisi lain yang
bersangkutan
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
6. Divisi Keamanan
Jobdesk Divisi Keamanan
Fungsi divisi ini adalah:
Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan acara
Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan acara
Berkoordinasi dengan pihak keamanan seperti satpam untuk penjagaan lokasi acara
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

7. Divisi Dokumentasi
Jobdeks Divisi Dokumentasi
Tugas divisi dokumentasi mencakup:
Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara
Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Panitia

8. Ketua Panitia
Jobdeks Ketua Panitia
Adapun tugas ketua panitia acara adalah sebagai berikut :
Memimpin semua anggota panitia. Sehingga setiap divisi berjalan sesuai dengan rencana yang telah
ditentukan
Melakukan koordinasi dengan setiap anggota panitia
Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan
Mengarahkan dan mengawasi berjalannya acara
Melakukan evaluasi kepanitian secara rutin
Bersikap tegas dan bertindak sigap ketika terjadi masalah. Sehingga ia dapat membuat keputusan
tepat untuk mengatas masalah yang muncul.
Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara. Misalnya dalam tataran kampus, bertanggung
jawab kepada Rektor
Meminta laporan pertanggungjawaban semua divisi dalam kepanitian
Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) pasca penyelenggaraan
Acara

9. Sekretaris
Jobdeks Sekretaris dalam kepantiaan
Beberapa tugas seorang sekretaris diantaranya adalah :
Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat undangan, surat kontrak kerjasama, surat
peminjaman, surat penyewaan, proposal penyelenggaraan acara, laporan pertanggungjawaban, dan
sebagainya.
Membuat Surat Keputusan kepanitiaan, bila ada
Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan
Berkoordinasi dengan divisi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka terkait kegiatan administrasi
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

10. Bendahara
Jobdeks Bendahara dalam Kepanitiaan
Tugas bendahara terdiri dari:
Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya,terutama dalam hal pengelolaan anggaran
Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara
Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
Melakukan koordinasi dengan divisi lain terkait kebutuhan dana
Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan jelas
Bertanggung jawab kepada ketua Panitia