Implementasi Monitoring dan kontrol proyek Pengembangan Perangkat

Lunak dengan menggunakan Ms Project

Puji Raharjo Yuwono 1 )
1)
Universitas Pamulang
Jalan Surya Kencana No. 1, TangerangSelatan, Banten
E-mail: Praharjo_yuwono@yahoo.com

Abstrak
Proyek pengembangan perangkat lunak merupakan kegiatan temporer yang mempunyai target penyelesaikan
untuk menghasilkan suatu produk perangkat lunak agar dapat dimanfaatkan untuk tujuan tertentu.
Karena mempunyai target waktu penyelesaian sehingga diperlukan alat untuk memonitor dan mengontrol selama
proyek berlangsung sehingga dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Salah satu perangkat lunak yang digunakan untuk proses monitoring dan kontroling pelaksanaan proyek yaitu
perangkat lunak Microsoft Project.
Langkah pertama yang dilakukan yaitu perencanaan yang meliputi pemilihan model penjadwalan, menentukan
aktifitas-aktifitas yang akan dilakukan, relasi antar aktifitas, sumberdaya yang dibutuhkan untuk setiap aktifitas,
biaya setiap sumberdaya yang digunakan dan diakhir dengan menyiapkan baseline proyek.
Langkah berikutnya yaitu monitoring dan kontroling yang meliputi menentukan periode monitoring, menghitung
earned value proyek selama periode monitoring sehingga dapat diketahui status proyek.
Keyword: Perangkat lunak, Microsoft Project, baseline, earned value

I. Pendahuluan proyek, akan tetapi akan menjadi sia-sia jika dalam

Proyek yaitu kegiatan temporer yang mempunyai
awal dan akhir, proyek menghasilkan suatu produk
atau service yang unik.
Agar proyek dapat menghasilkan produk atau
service dalam waktu yang telah ditentukan, sesuai
dengan biaya yang sudah dibudgetkan dan sesuai
dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan maka
dalam pekerjaannya perlu dimonitor dan dikontrol.
Untuk mengontrol dan memonitor proyek, dapat
menggunakan selembar kertas atau menggunakan
perangkat lunak yang canggih tergantung kepada
kekomplekan proyek tersebut.
Untuk proyek yang terdiri dari ratusan atau ribuan
aktifitas yang saling terkait satu dengan yang
lainnya, puluhan atau ratusan sumber daya, tidak
dapat dimonitor dengan selembar kertas, diperlukan
komputer dan perangkat lunak yang diperuntukkan
khusus untuk hal tersebut. Salah satu perangkat
lunak tersebut yaitu Microsoft project.
Microsoft project merupakan perangkat lunak yang
dibuat khusus untuk monitoring dan kontroling
penggunaannya tidak memahami konsep monitoring
dan kontroling yang benar.
Oleh karenanya diperlukan langkah-langkah yang
benar dalam proses monitoring dan kontrolling
proyek dengan menggunakan perangkat lunak
Microsoft project.
II. Dasar Teori
A. Prinsip Model Penjadwalan
i. Metode Penjadwalan
Ada tiga metode penjadwalan, yaitu:
.1 Critical Path method (CPM)
Metode ini menentukan durasi waktu yang paling
kecil. Dasar dari metode ini yaitu setiap aktifitas
akan selesai sebelum aktifitas berikutnya
(successor) dimulai. CPM yang murni tidak
mengakomodasi fasilitas-fasilitas yang sudah umum
di perangkat lunak manajemen proyek, seperti
adanya sumber daya, kalender proyek, Batasan-
batasan proyek dan lainnya.
Istilah lain yang digunakan untuk metode ini yaitu
Precedence Diagram Method (PDM).
CPM yang menggunakan komputer akan sumber daya, kalender sumber daya,
menggunakan model prosess activity on arrow, deskripsi sumber daya dan tipe dari sumber
sedang CPM yang belum memanfaatkan komputer daya tersebut.
akan menggunakan PDM. - Estimate activity duration: yang
dibutuhkan yaitu activity cumulative
Gambar dibawah ini menunjukkan flow diagram
probability risk distribution, activity most
untuk model penjadwalan.
likely duration, activity optimistic duration
dan activity pessimistic duration.
- Develop schedule: yang dibutuhkan yaitu
start dan finish suatu aktifitas, Budget at
completion(BAC), aktifitas kritis, free
float, probabilistic risk distribution, proyek
start dan finish, dan total float.
- Baseline the schedule model: yang
dibutuhkan yaitu durasi awal suatu aktifitas
dan baseline model penjadwalan.
- Control schedule: yang dibutuhkan yaitu
actual start, actual finish, sumber daya
yang digunakan, indek performance.
- Schedule model maintenance: yang
dibutuhkan yaitu presentasi dan versi
model penjadwalan.
.2 Precedence Diagram Method (PDM)
Metode ini dikenalkan sebelum sistem penjadwalan
yang terkomputerasai belum ada. Dalam metode ini,
setiap aktifitas digambarkan dengan kontak yang
menggambarkan durasi, early start, early finish, late
start dan late finish suatu aktifitas. Hubungan antar
aktifitas digambarkan dengan panah, gambar
dibawah ini menunjukkan contoh PDM

Gambar 1. Flow diagram untuk

model penjadwalan. [1]

Langkah-langkahnya yaitu
- Schedule model management: yang
dibutuhkan yaitu kalender proyek, nama
proyek, sumber daya yang dibutuhkan,
satuan yang digunakan dalam sumber daya
tersebut
- Define milestones, define activities: yang
dibutuhkan yaitu id aktifitas, nama
aktifitas, indek resiko dalam tiap aktifitas, Gambar 2: contoh simbul aktifitas
milestones, daftar resiko, WBS (work dalam PDM. [1]
breakdown structure) dengan work
packagenya. .3 Critical Chain Method (CCM)
- Sequence activities: yang dibutuhkan yaitu CCM dibangun berdasarkan CPM yang
ketergantungan dalam bentuk finish to mempertimbangkan alokasi sumber daya, leveling
start. sumber daya dan durasi aktifitas yang tidak pasti.
- Estimate activity resources: yang CCM memperkenalkan metode buffer. Dalam CCM
dibutuhkan yaitu: memasukkan sumber ada 3 tipe buffer:
daya dalam tiap-tiap aktifitas, ketersediaan
 - Feeding buffer: menambahan durasi ke
jalur tidak kritis ke jalur kritis proyek.
- Resource buffer: informasi dari aktifitas
yang akan selesai ke aktifitas berikutnya
untuk menyiapkan sumber daya yang
dibutuhkan.
- Project buffer: durasi yang ditambahan ke
aktifitas terakhir proyek dengan tanggal
akhir pengiriman hasil proyek.
Contoh Critical Chain dapat dilihat di gambar
berikut:
Gambar 3: Contoh CCM. [1]
Perbedaan antara CCM dengan CPM yaitu
• Kesadaran akan adanya risiko tak terduga
yang signifikan selama proyek yang
membutuhkan tindakan proaktif.
• Fokus pada hal-hal yang jadi perhatian
manajerial.
• ketergantungan kepada ketersediaan
sumber daya sebanding dengan logika
urutan aktifitas.
• Buffer yang ada di setiap aktifitas akan di
serap berdasarkan besarnya resiko pada
setiap aktifitas.
ii. Teknik penjadwalan
Terdapat empat teknik penjadwalan, yaitu
.1 Rolling wave planning
Teknik yang memecah jadwal menjadi lebih detail
hanya untuk jadwal-jadwal yang waktunya dekat.
Hal ini berdasarkan asumsi bahwa aktifitas-aktifitas
yang terdekat saja yang mempunyai informasi lebih
akurat dibandingkan aktifitas-aktiitas yang akan
dilakukan lebih lama dari jangka waktu sekarang.
Contohnya aktifitas yang lebih detail hanya untuk
durasi 60 hari kedepan.
Gambar 4: contoh rolling wave
planning
.2 Teknik Agile
Teknik ini hampir sama dengan teknik rolling wave,
yaitu teknik yang menekankan pada pencapaian
hasil sehingga dapat digunakan dengan cepat dan
interatif.
Teknik agile terdiri dari banyak siklus, yang tiap-
taip siklus mempunyai durasi antara dua sampai
empat minggu. Setiap satu siklus dinamakan sprint.
Inti dari teknik agile adalah keterlibatan key
stakeholders, konsumen dan produk yang dihasilkan
dalam setiap siklus.
.3 Program Evaluation and review technique
(PERT)
Prinsipnya dengan CPM dan PDM yaitu focus
kepada durasi suatu aktifitas. PERT mengijinkan
random durasi pada aktifitasnya dan durasi yang
mempunyai bobot.
Untuk aktifitas yang tidak pasti, PERT
menggunakan tiga durasi estimasi yaitu optimistic
duration (OD), most likely duration (MD) dan
pessimistic duration (PD). Cara menghitungnya
dengan rumus :
Activity Duration = (OD+ 4MD, PD)/6
.4 Monte Carlo Simulation
Teknik ini menekankan pada ketidakpastian durasi,
biaya, resource dan lainnya. Dengan menggunakan
resiko yang ada di register resiko, suatu aktifitas di
estimasi durasinya. Distribusi probabilitas bisa di
masukkan ke tiap-tiap aktifitas dengan
mempertimbangkan level keyakinan stakeholder.

Gambar 5: Contoh hasil dari simulasi
monte carlo
iii. Alat bantu penjadwalan
Perangkat lunak manajemen proyek merupakan alat
bantu penjadwalan yang memberikan tampilan
interaksi antar komponen-komponen secara visual.
Kemampuan perangkat lunak manajemen proyek
diantaranya: memgambarkan interaksi antar
aktifitas (seperti finish to start, start to start),
penambahan lag dan lead antar aktifitas,
memasukkan sumberdaya ke aktifitas, memasukkan
aktifitas yang menjadi prioritas, membandingkan
progress dengan baseline pertama kali dan lain
sebagainya.
iv. Model Penjadwalan
Alat bantu penjadwalan yang memasukkan aktifitas-
aktifitas, durasi aktifitas, sumber daya, hubungan
antar aktifitas dan peterbatasan-keterbatasan yang
terdapat dalam proyek.
Model penjadwalan digunakan untuk menghasilkan
laporan yang berisi jalur kritis, optimalisasi sumber
daya, daftar aktifitas dan lainnya.
B. Praktek model penjadwalan
i. Manajemen model penjadwalan
Manajemen model penjadwalan berhubungan
dengan
• Proses dan prosedur pada model
penjadwalan: format data, versi, tempat
penyimpanan.
• Aturan-aturan yang terkait dengan
metodologi yang akan digunakan:
kompatibel dengan proyek yang lain,
traking resiko yang mungkit terjadi, EVM
implementasi.
• Mempertimbangkan kontrak yang dibuat,
kewajiban yang harus diberikan kepada
konsumen
• Proses dan prosedure yang terkait dengan
perencanaan, update dan pemeliharaan
selama proyek berlangsung
• Training tim proyek terkait dengan aturan-
aturan, prosedur yang ada dan perangkat
lunak yang digunakan.
Rencana manajemen model penjadwalan meliputi :
• Seleksi metode penjadwalan yang akan
digunakan.
• Seleksi alat bantu penjadwalan dalam hal
ini perangkat lunak manajemen proyek.
• Rencana pembuatan model penjadwalan.
• Membuat identitas model penjadwalan
karena setiap proyek harus mempunyai
identitas yang unik
• Versi model penjadwalan: seringkali
model penjadwalan kita berubah, baik itu
sebelum proyek dimulai maupun ketika
proyek berjalan, untuk itu perlu dibuat
versi dari model penjadwalan.
• Kalender dan perode bekerja. Diperlukan
agar misalnya tidak berbenturan dengan
libur-libur nasional.
• Siklus update proyek. Dalam periode
tertentu proyek harus dievaluasi apakah
masih dapat mengikuti rencana awal atau
tidak, jika tidak, apakah diperlukan
perubahan dan seterusnya.
• Milestone dan struktur aktifitas.
• Perencanaan sumber daya. Berbagaimana
tipe sumber daya harus dimasukkan
kedalam penjadwalan baik itu yang habis
terpakai atau yang tidak habis terpakai.
• Indikator Performance. Untuk mengukur
keberhasilan proyek maka diperlukan
indikator performance. Dalam manajemen
proyek digunakan alat ukur Earned Value
Management.
• Master model penjadwalan digunakan
sebagai induk seluruh komponen
penjadwalan dan sebagai induk sub-
penjadwalan jika ada.
ii. Pembuatan model penjadwalan.
Yang perlu diperhatikan ketika membuat model
penjadwalan yaitu :
• Menentukan kebutuhan proyek yang dapat
dimengerti dan dipahami.
• Memverifikasi ketersediaan sumber daya
dan penempatannya.
.5 Membuat baseline jadwal.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat
schedule
• Mendefinisikan milestone. Milestone
merupakan aktifitas dengan durasi nol,
tidak ada sumber dayanya yang digunakan
untuk mengukur kemajuan proyek yang
sedang berjalan.
• Mendesain aktifitas. Aktifitas harus dapat
diukur yang merupakan bagian dari satu
blok pekerjaan. Hanya satu orang yang
bertanggung jawab terhadap satu aktifitas.
Aktifitas merupakan kata kerja dari work
package yang ada di work breakdown
structure.
• Mengurutkan aktifitas. Merupakan dasar
dari pembuatan jadwal. Setiap aktifitas
(kecuali yang pertama dan yang terakhir)
harus mempunyai aktifitas yang
mengawali (predecessor) dan aktifitas yang
mengakhiri (successor). Hubungan antara
satu aktifitas dengan aktifitas yang lain
yaitu finish to start, start to start, finish to
finish dan start to finish. Untuk detailnya
dapat dilihat digambar dibawah ini
Gambar 6. Keterkaitan antar aktifitas. [2]
• Menentukan sumber daya untuk setiap
aktifitas. Dalam proses ini ditentukan
material yang digunakan, orang yang
mengerjakan, peralatan yang digunakan
untuk menjalankan aktifitas tersebut.
• Menentukan durasi untuk setiap aktifitas.
Tahap ini untuk menentukan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas
tersebut berdasarkan kesulitan aktifitas
tersebut dan sumber daya yang digunakan.
• Analisa jadwal yang dikeluarkan. Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam tahap ini
yaitu tanggal mulai sebagai milestone
awal, tanggal proyek selesai sebagai
milestone akhir, menghitung total float dan
free floatnya, melakukan leveling agar
tidak terjadi overload sumber daya.
• Menyepakati jadwal yang sudah dibuat
sebagai baseline yang akan digunakan
sebagai tolak ukur ketika proyek sudah
berjalan.
• Menetapkan jadwal tersebut sebagai model
baseline
iii. Pemeliharaan model penjadwalan
Jadwal yang dibuat akan diupdate selama proyek
berjalan. Hal-hal yang terjadi ketika proses update
kemajuan proyek
.1 Mengumpulkan aktual kerja dan sisa waktunya.
Tahap ini mengumpulkan tanggal aktual tiap-tiap
aktifitas mulai dikerjakan dan tanggal aktual
aktifitas itu selesai. Jika aktifitas tersebut belum
selesai, diestimasi tanggal aktifitas tersebut akan
selesai.
.2 Mengupdate kemajuan pada model
penjadwalan berdasarkan aktual kerja.
Setelah diketahui tanggal aktual suatu aktifitas
dimulai dan selesainya, data-data tersebut diupdate
ke perangkat lunak manajemen yang digunakan.
.3 Menganalisa perbedaan/ varian yang terjadi.
Perbedaan jadwal yang sudah diprogres dengan
baseline segera diketahui. Akan diketahui juga
aktifitas-aktifitas yang menyebabkan proyek
terlambat. Jika proyek terlambat dari jadwal
baseline maka perlu dilakukan proses percepatan
untuk aktifitas berikutnya.
.4 Mengupdate model jadwal dengan perubahan
yang disetujui
Jika proses percepatan tidak dapat dilakukan, akan
terjadi perubahan tanggal proyek akan selesai, untuk
itu perlu disetujui oleh stakeholder yang ada..
.5 Update baseline model
Perubahan jadwal berdasarkan persetujuan
stakeholder akan dijadikan baseline model yang
baru.
.6 Komunikasi.
Perubahan yang sudah terjadi harus
dikomunikasikan kepada seluruh anggota team, dan
konsumen.
.7 Maintain record
Seluruh perubahan yang pernah terjadi harus
disimpan sebagai histori proyek tersebut.
iv. Analisa model penjadwalan
.1 Lintasan kritis
Lintasan kritis yaitu sekumpulan aktifitas yang
menunjukkan panjang durasi suatu proyek.
.2 Aktifitas krisis
Merupakan aktifitas yang mempunyai resiko tinggi
baik itu di lingkup, jadwal dan biaya yang tidak
hanya menyebabkan proyek terlambat tapi bisa juga
menyebabkan proyek menjadi gagal. Aktifitas kritis
bisa diluar lintasan kritis.
.3 Total float dan free float
Free float yaitu waktu delay dari aktifitas yang early
start date-nya delay akan tetapi tidak menyebabkan
delay dari eraly start date aktifitas sesudahnya.
Total float yaitu total waktu delay dari aktifitas
dalam lintasan kritis yang tidak menyebabkan
proyek delay.
.4 Level of Effort activities (LOE)
LOE yaitu aktifitas yang tidak masuk ke dalam
aktifitas-aktifitas untuk menyelesaikan proyek.
Contohnya memberi rasa aman kepegawai yang
bekerja. LOE dikerjakan parallel dengan aktifitas
yang ada dalam aktifitas proyek. Akan
menggunakan metode hubungan dengan aktifitas
lain yaitu start to start atau finish to finish.
.5 Probabilistic distribution of activity durasi
Untuk aktifias yang waktu pekerjaannya tidak dapat
ditentukan, digunakan cara dengan metode PERT
yaitu penggunaan tiga nilai (optimis, pesimis dan
pada umumnya.
.6 Resiko penjadwalan
Aktifitas-aktifitas yang ada diidentifikasi resiko-
resiko yang mungkin terjadi, kemudian
direpresentasikan kedalam durasi dan biaya dari
aktifitas-aktifias tersebut.
.7 Date constrains
Menyebabkan efek resiko yang berkurang, manfaat
analisa resiko yang berkurang, oleh karenanya harus
dihindari.
.8 Open ended activities
Yaitu aktifitas yang tidak mempunyai aktifitas yang
mengawali atau aktifitas berikutnya, untuk aktifitas-
aktifitas selain aktifitas awal dan aktifitas akhir.
.9 Out of sequence (OOS) logic
Terjadi ketika proyek sudah berjalan, OOS
menyebabkan hubungan logic yang terdapat di
jadwal tidak terupdate dengan semestinya.
Contohnya, hubungan aktifitas A dengan aktifitas B
yaitu finish to start. Ketika proses progress, tanggal
mulai aktifitas B sudah diisi sedangan tanggal seleai
A tidak terisi.
.10 Lead dan lag
Lead dan lag dapat menyebabkan resiko pada
penjadwalan, lead dapat menyebabkan resiko pada
biaya. Untuk itu lead da lag lebih baik dibuatkan
sebagai aktifitas yang mempunyai durasi tersendiri.
.11 Start to finish Relationship
Start to finish merupakan hubungan antar aktifitas
yang bisa menyebabkan kebingungan oleh
karenanya perlu direview ulang dan dipilih
alternative yang lain
.12 Link ke atau dari summary aktifitas
Tidak direkomendasikan adanya link ke atau dari
summary aktifitas karena dapat menyebabkan logic
yang ada di proyek sulit di pahami.
C. Menghitung Nilai suatu Proyek
Planned Value (PV)/Budgeted Cost Work
Scheduled (BCWS) yaitu budget yang direncakan
untuk proyek yang akan berjalan
Earned Value (EV)/Budgeted Cost Work Performed
(BCWP) digunakan untuk mengukur nilai
sesungguhnya dari hasil pekerjaan yang sudah
dilakukan.
Actual Cost (AC)/Actual Cost Work Performed
(ACWP) yaitu nilai biaya yang sesungguhnya dari
proyek yang sedang berjalan.
Schedule variance (SV) digunakan untuk mengukur
kinerja proyek berdasarkankan selisih antara nilai
aktual hasil kerja dengan rencana kerja. Rumusnya
SV=EV – PV.
Cost variance (CV) digunakan untuk mengukur
kinerja proyek berdasarkankan selisih antara aktual
dari nilai hasil kerja dengan rencana biaya proyek.
Rumusnya SV=EV – AC.
D. Microsoft project
Merupakan perangkat lunak manajemen proyek
yang dibuat untuk membantu manajer proyek untuk
merencanakan, memonitor dan kontrol proyek.
III. Pembahasan
Dalam tahap ini akan dijelaskan langkah demi
langkap yang harus dilakukan dalam memonitor dan
mengkontrol proyek dengan perangkat lunak
manajemen proyek.
A. Perencanaan dengan perangkat lunak
manajemen proyek
i. Calendar
Pertama yang harus dilakukan adalah menentukan
hari kerja dari proyek yang meliputi hari libur
dimana proyek tidak dapat dikerjakan, seperti pada
hari raya, hari kemerdekaan. Disamping itu
dibuatkan juga kalender untuk sumber daya
spesialis, yang tidak setiap waktu bisa kita gunakan.
Untuk proyek pengembanga perangkat lunak, pada
tanggal 14januari hari libur maulid Nabi, tanggal 31
januari hari libur Imlek, tanggal 31 maret hari libur
perayaan Nyepi, tanggal 18 april hari libur wafatnya
Isa Almasih, 15 mei terdapat hari libur perayaan
Maisak, tanggal 27 mei terdapat hari libur Isra
Mi’raj dan pada tanggal 29 mei terdaapat hari libur
kenaikan Isa al Masih.
ii. Project information
Selanjutknya menentukan wkatu proyek akan
dimulai, atau menentukan waktu proyek harus
selesai.
Jika terdapat beberapa sub proyek, dibuatkan tingkat
prioritas dari masing-masing proyek tersebut
Proyek dimulai pada tangal 6 januari, menggunakan
kalender standar yang sudah di setting hari liburnya.
iii. Activities list, duration, indent dan outdent
Memasukkan aktifitas-aktifitas proyek pembuatan
perangkat lunak.
Aktifitas Durasi
Lingkup Kerja
Menetukan lingkup pekerjaan 1 hari
Memastikan sponsor proyek 1 hari
mendifinisikan kebutuhan 1 hari
memastikan sumber daya yang utama 1 hari
Lingkup kerja selesai milestone
Analisa Kebutuhan
Mengadakan analisa kebutuhan 5 hari
draf awal perangkat lunak 3 hari
Menetukan budget awal 2 hari
review spesifikasi perangkat lunak 1 hari
menerika feedback dari analisa
1 hari
kebutuhan
Mebuat waktu pengiriman perangkat
1 hari
lunak
Mendapatkan persetujuan untuk
1 hari
Budget, Waktu dan spesifikasinya
Secure required resources 1 hari
analisa selesai milestone
Desain
review spesifikasi awal 2 hari
membuat fungsi-fungsi 5 hari
membuat prototype berdasar fungsi
4 hari
yang ada
review fungsi yang ada 2 hari
feedback dari fungsi-fungsi yang sudah
1 hari
ada
persetujuan Desain 1 hari
Design complete milestone
Pembuatan
Review functional specifications 1 hari
 Identify modular/tiered design membuat mekanisme pengiriman
1 hari 1 hari
parameters perangkat lunak
Assign development staff 1 hari install perangkat lunak 1 hari
Develop code 16 hari mendapatkan feedbak dari user 1 minggu
evaluasi testing yang dilakukan 1 hari
Developer testing (primary debugging) 15 hari
pilot selesai milestone
Development complete milestone
Implementasi
Testing
menentukan strategi metode
membuat unit testing 4 hari 1 hari
implemenasi
test secara keseluruhan 4 hari membuat metode implementasi 1 hari
Unit Testing training untuk staff 1 hari
review kode perunit 5 hari implementasi perangkat lunak 1 hari
test komponen modul 2 hari implementasi selesai milestone

identifikasi anomali modul yang ada 3 hari Review Implementasi

Dokumentasi lessons learned 1 hari
modifikasi modul 3 hari
kirim ke seluruh team 1 hari
retest modul 2 hari
membuat team pemeliharaan 1 hari
unti testing selesai milestone
review implementasi selesai milestone
Test integrasi
proyek selesai milestone
test integrasi antar modul 5 hari
indetifikasi anomali yang ada 2 hari
modifikasi modul 3 hari iv. Tasks dependencies
Menentukan keterkaitan antara aktifitas-aktifitas
retest modul 2 hari
tersebut beserta WBSnya:
test integrasi selesai milestone
Training WBS Aktifitas Relasi Predecessor leg
Spesifikasi training untuk enduser 3 hari
1 Lingkup Kerja
spesifikasi training untuk helpdesk 3 hari Menetukan lingkup
1.1
pekerjaan
identifikasi metode training 2 hari
Memastikan sponsor
1.2 FS 1.1
membuat materi training 3 minggu proyek
Mekanisme pemberian training 2 hari mendifinisikan
1.3 FS 1.2
training modul selesai milestone kebutuhan
memastikan sumber
Dokumentasi 1.4 FS 1.3
daya yang utama
Membuat spesifikasi help 1 hari
1.5 Lingkup kerja selesai FS 1.4
membuat help untuk sistem 3 minggu
2 Analisa Kebutuhan
review dokumentasi help 3 hari
Mengadakan analisa
Mengakomodasi feedback dari 2.1 FS 1.5
2 hari kebutuhan
dokumentasi help draf awal perangkat
2.2 FS 2.1
membuat spesifikasi user manual 2 hari lunak
membaut user manual 3 minggu Menetukan budget
2.3 FS 2.2
review dokumentasi user 2 hari awal
review spesifikasi
mengakomodasi feedback dari user 2.4 FS 2.3
2 hari perangkat lunak
manual
menerika feedback
Dokumentasi Selesai milestone 2.5 FS 2.4
dari analisa kebutuhan
Pilot Mebuat waktu
identifikasi user yang akan mencoba 1 hari 2.6 pengiriman perangkat FS 2.5
lunak
 Mendapatkan 5.4.3 modifikasi modul FS 5.4.2
persetujuan untuk 5.4.4 retest modul FS 5.4.4
2.7 FS 2.6
Budget, Waktu dan
5.4.5 test integrasi selesai FS 5.4.5
spesifikasinya
Secure required 6 Training
2.8 FS 2.7
resources Spesifikasi training
6.1 FS 3.7
2.9 analisa selesai FS 2.8 untuk enduser
spesifikasi training
3 Desain 6.2 FS 3.7
untuk helpdesk
3.1 review spesifikasi awal FS 2.9
identifikasi metode
membuat fungsi- 6.3 FS 3.7
3.2 FS 3.1 training
fungsi
membuat prototype membuat materi 6.3, 6.2, 6.1,
3.3 FS 3.2 6.4 FS
training 4.6
berdasar fungsi yang ada
3.4 review fungsi yang ada FS 3.3 Mekanisme
6.5 FS 6.4
feedback dari fungsi- pemberian training
3.5 FS 3.4
fungsi yang sudah ada 6.6 training modul selesai FS 6.5
3.6 persetujuan Desain FS 3.5 7 Dokumentasi
3.7 Design complete FS 3.6 Membuat spesifikasi
7.1 FS 3.7
4 Pembuatan help
Review functional membuat help untuk -
4.1 FS 3.7 7.2 FS 7.1, 4.4
specifications sistem 8hr
Identify review dokumentasi
7.3 FS 7.2
4.2 modular/tiered design FS 4.1 help
parameters Mengakomodasi
Assign development 7.4 feedback dari FS 7.3
4.3 FS 4.2 dokumentasi help
staff
membuat spesifikasi
4.4 Develop code FS 4.3 7.5 FS 3.7
user manual
Developer testing -
4.5 4.4 -
(primary debugging) 4hr 7.6 membaut user manual FS 7.5, 4.4
8hr
Development
4.6 FS 4.5 review dokumentasi
complete 7.7 FS 7.6
user
5 Testing
mengakomodasi
membuat model unit 7.8 feedback dari user FS 7.7
5.1 FS 3.7
testing manual
Membuat model test 7.9 Dokumentasi Selesai FS 7.8, 7.4
5.2 FS 3.7
keseluruhan
8 Pilot
5.3 Unit Testing
identifikasi user yang
8.1 FS 2.9
5.3.1 review kode perunit FS 5.1 , 4.6 akan mencoba
membuat mekanisme
test komponen
5.3.2 FS 4.6 , 5.3.1 8.2 pengiriman perangkat FS 8.1
modul
lunak
identifikasi anomali
5.3.3 FS 5.3.2 8.2, 7.9, 6.6,
modul yang ada 8.3 install perangkat lunak FS
5.4.5
5.3.4 modifikasi modul FS 5.3.3
mendapatkan feedbak
5.3.5 retest modul FS 5.3.4 8.4 FS 8.3
dari user
5.3.6 unti testing selesai FS 5.3.5 evaluasi testing yang
8.5 FS 8.4
5.4 Test integrasi dilakukan
test integrasi antar 8.6 pilot selesai FS 8.5
5.4.1 FS 5.3.6
modul 9 Implementasi
indetifikasi anomali
5.4.2 FS 5.4.1 menentukan strategi
yang ada 9.1 FS 8.6
metode implemenasi
 membuat metode vii. Resource assignment
9.2 FS 9.1
implementasi Memasukkan sumber daya yang digunakan untuk
9.3 training untuk staff FS 9.2 masing-masing aktifitas
implementasi
9.4 FS 9.3 Aktifitas Sumber daya
perangkat lunak
Lingkup Kerja
9.5 implementasi selesai FS 9.4
Menetukan lingkup pekerjaan Manajemen
10 Review Implementasi
Dokumentasi lessons Memastikan sponsor proyek Manajemen
10.1 FS 9.5
learned mendifinisikan kebutuhan manajer proyek
10.2 kirim ke seluruh team FS 10.1 memastikan sumber daya yang
manajer proyek
membuat team utama
10.3 FS 10.2
pemeliharaan Analisa Kebutuhan
review implementasi Mengadakan analisa kebutuhan analis
10.4 FS 10.3
selesai draf awal perangkat lunak analis
11 proyek selesai FS 10.4
Menetukan budget awal manajer proyek
manajer proyek,
review spesifikasi perangkat lunak
v. Critical path analis
Dari data yang ada akan didapatkan jalur kritis menerika feedback dari analisa
analis
kebutuhan
Mebuat waktu pengiriman
manajer proyek
perangkat lunak
Mendapatkan persetujuan untuk Manajemen,
Budget, Waktu dan spesifikasinya manajer proyek
Secure required resources manajer proyek
Desain
review spesifikasi awal analis
membuat fungsi-fungsi analis
membuat prototype berdasar
analis
fungsi yang ada
review fungsi yang ada Manajemen
feedback dari fungsi-fungsi yang
Manajemen
sudah ada
Manajemen,
persetujuan Desain
manajer proyek
Pembuatan
Review functional specifications Developer
vi. Resource table
Identify modular/tiered design
Kemudian dilihat sumber daya yan digunakan Developer
parameters
Sumber Daya Biaya Assign development staff Developer
Manajemen 1,000,000/hari Develop code Developer
manajer proyek 800,000/hari Developer testing (primary
Developer
debugging)
analis 500,000/hari
Testing
Developer 400,000/hari
membuat unit testing Tester
Tester 300,000/hari
test secara keseluruhan Tester
Trainer 300,000/hari
Unit Testing
Technical Comm 300,000/hari
review kode perunit Tester
team implementasi 300,000/hari
test komponen modul Tester
 identifikasi anomali modul yang team
Tester implementasi perangkat lunak
ada implementasi
modifikasi modul Tester Review Implementasi
retest modul Tester Dokumentasi lessons learned manajer proyek
unti testing selesai kirim ke seluruh team manajer proyek
Test integrasi membuat team pemeliharaan manajer proyek
test integrasi antar modul Tester
indetifikasi anomali yang ada Tester viii. Resource leveling
modifikasi modul Tester Setelah dimasukkan sumber dayanya kemasing-
retest modul Tester masing aktifiats, akan terdapat over kapasitas untuk
Training beberapa sumber daya di hari-hari tertentu. Yang
bisa kita lakukan untuk mengatasi ini yaitu
Spesifikasi training untuk enduser Trainer
1. Menambah sumber daya daya tersebut atau
spesifikasi training untuk helpdesk Trainer 2. Dilakukan leveling, yaitu menggesar
pekerjaan yang over alokasi.
identifikasi metode training Trainer
Pada proyek pengembangan perangkat lunak ini
membuat materi training Trainer
terdapat overlapping sumber daya, detailnya sebagai
Mekanisme pemberian training Trainer
berikut.
Dokumentasi
Tester untuk aktifitas ‘membuat unit testing’ dan
Membuat spesifikasi help Technical Comm.
‘test secara keseluruhan’ terdapat overlapping pada
membuat help untuk sistem Technical Comm.
tanggal 2 sampai dengan 7 juli
review dokumentasi help Technical Comm.
Technical communications pada aktifitas ‘membuat
Mengakomodasi feedback dari
Technical Comm. spesifikasi help dan membuat ‘spesifikasi user
dokumentasi help
manual’ terjadi overlapping pada tanggal 1 juli
membuat spesifikasi user manual Technical Comm.
Technical communications pada aktifitas ‘membuat
membaut user manual Technical Comm. help untuk sistem’ dan membuat user manual’ pada
review dokumentasi user Technical Comm. tanggal 17 juli sampai dengan 8 agustus
mengakomodasi feedback dari
Technical Comm. Technical communications pada aktifitas ‘review
user manual
dokumentasi help' dan ‘review dokumentasi user’
Dokumentasi Selesai overlapping pada tanggal 11 sampai dengan 12
Pilot agustus
identifikasi user yang akan
manajer proyek Technical communications pada aktifitas ‘review
mencoba
dokumentasi help' dan ‘mengakomodasi feedback
membuat mekanisme pengiriman
Manajer Proyek dari user manual’ overlapping pada tanggal 13
perangkat lunak
agustus
team
install perangkat lunak
implementasi Technical communications pada aktifitas
team ‘mengakomodasi feedback dari dokumentasi help'
mendapatkan feedbak dari user
implementasi dan ‘mengakomodasi feedback dari user manual’
team overlapping pada tanggal 14 agustus
evaluasi testing yang dilakukan
implementasi
Trainer pada aktifitas ‘spesifikasi training untuk
Implementasi
enduser’, ‘spesifikasi training untuk helpdesk’ dan
menentukan strategi metode team
‘identifikasi metode training pada tanggal 2 agustus
implemenasi implementasi
sampai dengan tanggal 4 agustus,
team
membuat metode implementasi
implementasi Yang dilakukan yaitu
team
training untuk staff
implementasi
Penambahan sumber daya technical
communications menjadi dua, karena banyak terjadi
overlapping pada durasi yang panjang.
Leveling pada sumberdaya trainer dan tester.
ix. Baseline
Akhir dari perencaan yaitu baseline proyek yang
akan menjadi acuan proyek berjalan.
Rencana biaya proyek sebesar Rp. 76.200.000
Rencana waktu pelaksanaan proyek selama 109 hari
dimulai dari tanggal 6 januari 2014 sampai dengan
16 jun 2014.
B. Monitoring dan kontrol dengan perangkat
lunak manajemen proyek
Prose monitoring dilakukan dalam setiap
minggunya, sehingga dapat progress proyek dapat
dikontrol
i. Monitoring pertama: 20 januari 2014

Waktu penyelesain proyek

Status Sumber Daya

Sumber daya yang digunakan

 ii. Monitoring kedua : 3 februari 2014

Status Biaya

Status Sumber Daya

 iii. Setelah di monitoring sampai selesai akan di
dapatkan hasil sebagai berikut:

Status Biaya
Status Sumber Daya

Status Biaya
 [2] Project Management Institute, A Guide to the
Project Management Body of Knowledge: 5th
Edition, Project Management Institute Inc., 2013.
[3] Howard, Ben, Project 2013 Plain & Simple,
O’Reilly Media Inc, 2013.
[4] Carl Chatfield PMP and Timothy Johnson
CMTS, Step by Step Microsoft Project 2013,
Microsoft Press, 2013

IV. Kesimpulan
Diperlukannya perangkat lunak sebagai alat untuk
monitoring dan controlling proyek yang sedang
berjalan.
Dengan memonitoring proyek yang sedang berjalan,
dapat diketahui status proyek saat ini dibandingkan
baseline ketika proyek akan dimulai, dengan
mengetahui status proyek, dapat diantisipasi
keterlambatan yang terjadi agar proyek dapat
berjalan sesuai waktu yang ditentukan dan biaya
yang sudah ditetapkan.
Monitoring proyek tidak menjamin proyek akan
selesai tepat waktu dan tidak over budget, akan
tetapi dengan monitoring proyek akan dapat di
estimasi varian biaya dan waktu proyek
dibandingkan dengan baseline selama proyek
berlangsung sehingga dapat dengan segera
mengantisipasinya.

V. Daftar Pustaka
[1] Project Management Institute, Practice Standard
for Scheduling, Project Management Institute Inc.,
2011.