Unit Kompetensi 04

Menyusun Kebutuhan dan

Anggaran Pengadaan
Barang/Jasa
 BAB I
PENDAHULUAN

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Tujuan Umum
•Menyusun kebutuhan pengadaan barang/jasa
•Menyusun paket dan prioritas pengadaan barang dan jasa
•Menyusun rencana anggaran

Tujuan Khusus
• Melakukan analisis belanja (Spend Analysis)
• Menyusun kebutuhan barang/jasa untuk mencapai tujuan organisasi.
• Menyusun paket dan prioritas pengadaan barang/jasa
• Menyusun rencana anggaran pengadaan barang/jasa

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Gambaran Umum

Tahapan Pemaketan dan Penyusunan

penyusunan strategi pengadaan rencana anggaran
kebutuhan barang/jasa pengadaan
barang/jasa barang/jasa

• Menentukan • Penyusunan Anggaran

• Spend Analysis prioritas Pengadaan Barang/Jasa
• Tujuan dan pengadaan • Persetujuan Rencana
Rencana • Pemaketan Anggaran
Organisasi pengadaan • Dokumentasi Rencana
• Identifikasi • Penyusunan Paket Pengadaan
Kebutuhan paket Barang Jasa
pengadaan

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 BAB II
PENYUSUNAN
KEBUTUHAN
BARANG DAN JASA

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Spend Analysis

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Definisi dan Manfaat

• Definisi: Proses pemanfaatan data histori pengeluaran dengan cara pengumpulan,

klasifikasi, dan analisa histori pengeluaran
• Manfaat:
No Area Pengembangan
1 Biaya barang/jasa
2 Manajemen pemasok
3 Kepatuhan terhadap kontrak
4 Kepatuhan terhadap peraturan
5 Manajemen inventaris
6 Manajemen produk barang/jasa
Pengaruh Terhadap Kinerja
Pengurangan biaya melalui strategi pengadaan dengan informasi
yang tepat
Menghilangkan duplikasi pemasok
Meningkatkan kepatuhan terhadap kontrak, dapat tercapai melalui
penetapan harga dalam kontrak
Memenuhi ketentuan-ketentuan peraturan pelaporan
Mengurangi stok yang berlebihan, mengurangi biaya inventaris.
Meningkatkan penggunaan part yang bisa masih bisa dipakai,
menyelaraskan desain dan strategi pengadaan.

7 Process cycle Mengurangi siklus spend analysis sehingga dapat lebih fokus
pada pengembangan pekerjaan yang strategis

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Proses
Input (Visibilitas pembelian, identifikasi Output
(Sumber Data) kesempatan, analisa)

Ekstrak data
ERP pengeluaran dari
GL sumber internal dan Pengadaan yang
T&E eksternal strategis
Inventory
Material Master Validasi data Pengumpulan
Vendor List untuk memastikan jumlah volume
akurasi dan belanja
kelengkapan
Bill of Material Supplier
Membersihkan
data untuk
rationalization
Cara Penggunaan
mengeliminasi eror Manajemen
E-Procurement dan perbedaan kepatuhan
Purchase Orders
Klasifikasi data Optimisasi
• Tahap 1 - Input
Product Catalog
Contracts dengan skema
standard
Inventaris • Tahap 2 – Proses
Standar isasi • Tahap 3 - Output
Meningkatkan/ barang and
memperkaya data penggunaan ulang
dengan informasi
bisnis terkait

Menganalisa data
dengan advanced
analysis

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Penerapan Spend Analysis

Tujuan dan Rencana

Organisasi

Kebutuhan Strategi dan

Barang/jasa pemaketan
pengadaan

Spend Analysis

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Tujuan dan Rencana Organisasi

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Hubungan Tujuan dan Rencana
Organisasi

• Aspek kualitatif dalam

identifikasi kebutuhan
• Korelasi - Rencana
operasional dan Rencana
strategis mendukung
pencapaian tujuan

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Tujuan Organisasi

• Guna Tujuan Organisasi:

➢ Pedoman organisasi
➢ Acuan arah seluruh kegiatan-kegiatan di dalam organisasi
➢ Tolok ukur obyektif untuk mengukur pelaksanaan program

• Jenis tujuan berdasarkan jangka waktu:

➢ Jangka pendek (< 1 tahun)
➢ Jangka menengah (3-5 tahun)
➢ Jangka panjang (> 5 tahun)

• Penyusunan paket dan strategi pengadaan

➢ Dasar identifikasi kebutuhan
➢ Meminimalisir pengeluaran yang tidak selaras dengan
Tujuan Organisasi

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Rencana Organisasi

• Definisi
“Pemetaan langkah-langkah yang digunakan
guna pencapaian tujuan organisasi”
• Guna Rencana Organisasi:
➢Memastikan langkah kegiatan-kegiatan
terarah untuk pencapaian tujuan organisasi
➢Pedoman kegiatan sehari-hari setiap
perusahaan

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Rencana Organisasi

Jenis Rencana Organisasi:

Rencana Strategis
Sifat: umum, terukur, target jangka panjang Dirumuskan pada level
manajemen
Contoh: Peningkatan keuntungan perusahaan sebesar 20%

Rencana Operasional (Turunan dari rencana strategis)

Sifat: Detail, spesifik terhadap operasional harian, target jangka
pendek Dirumuskan pada level menengah manajemen, selaras
denganrencana strategis
Contoh: Memenuhi kebutuhan organisasi, menyusun strategi
pengadaan sehingga cost saving dapat terpenuhi

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Identifikasi Rincian Kebutuhan Barang/Jasa
(1/3)

• Dilaksanakan oleh Pengguna dan Pengelola Pengadaan

• Data-data dari hasil Spend Analysis
• Jenis Kebutuhan:
1. Kebutuhan Operasional
Sifat: Rutin, pemenuhan jangka pendek organisasi
Contoh: Pemeliharaan AC
2. Kebutuhan Investasi
Sifat: Tidak rutin, pekerjaan proyek satu kali panggil, jangka
waktu bervariasi
Sumber : Salesforce
Contoh: Pemasangan UPS pada komputer

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Identifikasi Rincian Kebutuhan Barang/Jasa
(2/3)

Kualitas
• Jenis Barang/Jasa:
1. Barang – Bahan baku, barang setengah jadi,
makhluk hidup, barang jadi/peralatan

2. Jasa Konstruksi – pelaksanaan konstruksi Risiko Kuantitas

bangunan/wujud fisik lainnya 5

3. Jasa Konsultansi – layanan profesional, Elemen
mengutamakan olah pikir

4. Jasa Lainnya – Mengutamakan keterampilan,

penyediaan jasa selain tersebut diatas Lokasi Waktu

5 Elemen dasar dalam identifikasi barang/jasa:

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Identifikasi Rincian Kebutuhan Barang/Jasa
(3/3)

• Kesalahan yang biasa terjadi dalam penentuan kebutuhan barang/jasa:

➢ Spesifikasi barang/jasa yang mengarah kepada produk tertentu.

➢ Barang yang dibutuhkan sudah tidak ada lagi di pasar.

➢ Jumlah perencanaan yang tidak akurat sehingga ditengah pelaksanaan kontrak diperlukan
jumlah barang lebih, sehingga perubahan lingkup kerja terhadap kontrak diperlukan.

➢ Penentuan spesifikasi yang berlebihan.

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 BAB III
PENYUSUNAN PAKET
DAN STRATEGI
PENGADAAN

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Menentukan Prioritas
Kebutuhan

• Definisi Prioritas:
Barang/jasa yang karena sifat kebutuhannya perlu
didahulukan proses pengadaannya, sehingga
barang/jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu
• Aspek prioritas:
➢ Waktu barang/jasa dibutuhkan (e.g. waktu
pengiriman)
➢ Waktu pengadaan
➢ Kebutuhan yang mendesak

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Menentukan Prioritas
Kebutuhan

• Keuntungan pemaketan yang strategis:

– Pengadaan menjadi lebih kompetitif - nilai
pengadaan yang besar = daya tarik bagi calon
pemasok = penawan bersaing
– Pengurangan biaya karena dengan kuantitas yang
lebih besar para pemasok akan juga dapat
mengurangi biaya produksinya,
– termasuk: biaya produksi langsung, biaya overhead,
biaya pengitiman dan biaya administrasi
– Manajemen kontrak yang lebih efisien

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Menentukan Prioritas
Kebutuhan

• Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika survey pasar:

1. Pemasok-pemasok yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan
2. Jenis komoditas yang dapat disediakan oleh pemasok tersebut
3. Kapasitas dan kualitas dari pemasok
4. Lokasi pabrik/kantor/gudang dari pemasok
5. Pengalaman dan reputasi pemasok (e.g. kemampuan finansial)
6. Jumlah pemasok di pasar yang dapat menyediakan
barang/jasa yang dibutuhkan

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Pemaketan Pengadaan

• Resiko pemaketan pekerjaan terhadap kelangsungan

operasional organisasi:

Paket pekerjaan beresiko tinggi

Paket pekerjaan beresiko sedang
- Pemaketan Penyusunan rencana anggaran
pekerjaan/pemilihan pengadaan barang/jasa
pemasok dengan kriteria - Pemaketan pekerjaan
aspek teknis tinggi dengan kriteria aspek
teknis tinggi - Pemaketan pekerjaan
- Kontijensi memerlukan dengan aspek kritis
perencanaan dari awal - Pemaketan pengadaan rendah
- Penyusunan paket - Sangat mudah untuk
pengadaan menggantikan pekerjaan
dengan pemasok lain

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Pemaketan Pengadaan
Supply Positioning Model (SPM)

• Definisi:
Keterkaitan antara pengeluaran organisasi
atas pembelian barang/jasa dan
pengaruhnya terhadap sifat kebutuhan
barang/jasa tersebut

• Manfaat SPM:
➢ Membantu efisiensi biaya
➢ Mengetahui profil kuadran jenis barang/jasa
➢ Membantu strategi pemaketan pengadaan
➢ Mempengaruhi penentuan anggaran
➢ Mengetahui posisi negosiasi harga

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Pemaketan Pengadaan
• Rutin (Non critical items): Dampak ketergantungan
operasional organisasi terhadap barang/jasa rendah,
nilai pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa
rendah

• Bottleneck: Dampak ketergantungan operasional

organisasi terhadap barang/jasa tinggi, nilai
pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa rendah

• Leverage: Dampak ketergantungan operasional

organisasi terhadap barang/jasa rendah, akan tetapi
nilai pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa
cukup tinggi

• Strategic: Dampak ketergantungan operasional

organisasi terhadap barang/jasa tinggi, dan juga
pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa tinggi

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Pemaketan Pengadaan

• Langkah- langkah penerapan SPM:

4. Penentuan
strategi pemaketan
3. Memetakan berdasarkan posisi
hubungan antara barang/jasa pada
pengeluaran dan kuadran SPM
2. Mengenali sifat
kebutuhan dan sifat kebutuhan
dampak terhadap (routine/bottleneck/
1. Identifikasi leverage/critical)
pengeluaran keberlangsungan
barang/jasa kegiatan organisasi
tertentu

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Pemaketan Pengadaan

Teori Supply Demand

• Definisi: keadaan kemampuan pemasok dalam memasok
barang/jasa pada kuantitas tertentu dan kemampuan
konsumen membeli barang/jasa tersebut dengan harga
tertentu

• Manfaat:

➢ Mengetahui keadaan harga dan pemasok di pasar

➢ Membantu penyusunan kebutuhan anggaran

➢ Membantu penyusunan strategi pemaketan pengadaan

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Penyusunan Paket Pengadaan

• Prinsip dasar pemaketan pengadaan: • Kriteria pemaketan pengadaan :

➢ Komoditas
➢ Efisien
➢ Rutinitas kebutuhan (Rutin/Tidak Rutin)
➢ Persaingan sehat
➢ Kebutuhan investasi dan operasional

➢ Kesatuan sistem ➢ Lokasi kebutuhan/lokasi pemasok

➢ Kualitas kemampuan teknis ➢ Pengembangan usaha kecil/usaha

mikro/koperasi kecil

➢ Kandungan lokal barang/jasa yang

dibutuhkan

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Penyusunan Paket Pengadaan

Mengarah/ketergantungan terhadap suatu pemasok tertentu

Larangan- Menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta

larangan
dalam Menghalangi penyedia jasa konsultansi badan usaha/penyedia
penyusunan perorangan yang berasal dari luar wilayah pekerjaan untuk ikut serta
paket
Menghindari pelelangan/seleksi dengan cara memisah-misahkan
pengadaan: pekerjaan yang nilai pekerjaannya dibawah batas pelelangan/seleksi

Menghindari proses persetujuan oleh instansi yang lebih tinggi

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 BAB IV
RENCANA ANGGARAN
PENGADAAN BARANG/JASA

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Penyusunan Anggaran PBJ

4.1.1 Sumber data pembuatan anggaran/sumber referensi harga

Sumber Internal Sumber Eksternal

• Data yang berasal dari • Data yang berasal dari luar

dalam organisasi. Contoh: organisasi.
jenis barang/jasa, harga, • Contoh: harga, aspek yang
jumlah, waktu pemesanan, mempengaruhi perubahan
masa berlaku kontrak harga (inflasi, peraturan
pemerintah, pergerakan
harga komoditas dunia,
nilai tukar uang)

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Penyusunan Anggaran PBJ
4.1.2 Identifikasi komponen pekerjaan (Work
Breakdown Structure) dan komponen harga

• Identifikasi komponen pekerjaan-pekerjaan yang mendukung

pencapaian sebuah kegiatan di dalam rencana organisasi.

• Work Breakdown Structure: memetakan dan

merinci komponen-komponen kegiatan yang
bersangkutan secara mendetail untuk mencapai
hasil pekerjaan.

Contoh: Work Breakdown Structure sederhana untuk

pekerjaan instalasi dan pemeliharaan Genset

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Penyusunan Anggaran PBJ
• Penganggaran Berbasis Kinerja: Penganggaran harga/biaya
pengadaan dilakukan setelah mengetahui komponen-komponen
pekerjaan
Pendekatan Top Down

• Pendekatan Top Down Program Outcome

➢ Pembuatan Program Kerja sesuai tujuan organisasi

Kegiatan Output
➢ Penyusun: manajemen level atas sebagai pihak yang
mengetahui garis besar dan kompleksitas organisasi Pendekatan Bottom
Komponen
➢ Kegiatan ditentukan berdasarkan Program Kerja untuk Up

mendukung Tujuan Organisasi dan Spend Analysis Proses pencapaian

Sub Komponen
output

• Pendekatan Bottom Up Detail Belanja

➢ Penentuan komponen, sub-komponen dan detail belanja

sebagai proses pencapaian output
➢ Penyusun: manajemen level menengah dan operasional yang
mengetahui detail kebutuhan pelaksanaan
➢ Mengidentifikasi detail belanja untuk mencapai sub komponen,
komponen dan pada akhirnya terbentuknya Output

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Penyusunan Anggaran PBJ

• Komponen dalam rencana penganggaran pengadaan barang/jasa:

a. Biaya barang/jasa itu sendiri
b. Biaya pendukung, mencakup biaya pemasangan, biaya pengangkutan, biaya
pelatihan, dan lain-lain
c. Biaya administrasi yang diperlukan untuk proses pengadaan, mencakup
biaya pengumuman pengadaan dan biaya survei lapangan/pasar
d. Biaya lainnya yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengadaan
barang/jasa, antara lain, biaya pendapat ahli hukum kontrak, biaya uji coba
pada saat proses evaluasi dilakukan dan/atau biaya uji coba sebelum
dilakukan penerimaan hasil pekerjaan.
e. Biaya administrasi untuk kegiatan/pekerjaan yang akan dilaksanakan pada
tahun anggaran yang akan datang namun pengadaannya dilaksanakan pada
tahun anggaran berjalan harus disediakan pada tahun anggaran berjalan.
f. Biaya eksternal yang dapat mempengaruhi perubahan harga yaitu tingkat
inflasi, harga komoditas dunia, tingkat perbandingan mata uang, indeks harga
konsumen, dan lain-lain.

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Penyusunan Anggaran PBJ

Penentuan harga satuan pekerjaan/kegiatan pengadaan barang/jasa

Prinsip
Definisi
dapat dipertanggungjawabkan, sah,
“Harga satuan adalah biaya yang harus
wajar. Dokumen-dokumen pendukung
dikeluarkan untuk memperoleh suatu
sebagai bukti akuntabilitas perlu
item barang/jasa”
dilampirkan.

Dasar penentuan harga satuan:

A. Harga pasar/Standard harga. Sumber dari eksternal – harga calon-calon pemasok di
pasar yang sifatnya bersaing. Verifikasi harga antar pemasok diperlukan untuk mengetahui
batas kewajaran harga di pasar.
B. Batas pagu anggaran. Pagu anggaran didapatkan dari harga yang ditentukan ketika
pembuatan anggaran

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Penyusunan Anggaran PBJ
Penyusunan Rincian Anggaran Biaya (RAB)

Definisi Rincian alokasi anggaran yang

“Rincian dari kebutuhan anggaran dibutuhkan tiap komponen/tahapan
untuk mencapai output pengadaan yang berisi biaya-biaya dengan
barang/jasa.“ mengacu pada data-data pendukung
yang dapat dipertanggungjawabkan.

Komponen biaya dibagi menjadi dua (2):

1. Komponen Utama merupakan komponen pembiayaan langsung yang kebutuhannya
dipengaruhi oleh total volume output yang akan dicapai. Contoh: biaya bahan baku dan
biaya tenaga kerja langsung.
2. Komponen Pendukung yang dimaksud adalah biaya yang tidak berpengaruh secara
langsung terhadap output. Sebagai contoh adalah biaya administrasi kantor dan biaya
overhead.

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Penyusunan Anggaran PBJ
Format Sederhana RAB
Output Pekerjaan: ________________________ Nama Pekerjaan/Output
yang diperlukan

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

 Persetujuan Rencana
Anggaran

Alur Persetujuan Anggaran Secara Konseptual

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Dokumentasi Rencana Paket PBJ

• Isi rencana paket pengadaan sekurang-kurangnya mencakup:

a. Lingkup pekerjaan. Menjelaskan dasar kebutuhan pengadaan barang/jasa,
mengapa kebutuhan tersebut ada dan ekspektasi hasil yang dicapai dari
pelaksanaan pekerjaan.
b. Waktu barang/jasa diperlukan.
c. Jadwal pengadaan. Kurun waktu pelaksanaan pengadaan, dimulai dari
perencanaan sampai waktu efektif kontrak.
d. Informasi hasil penelitian pasar. Pengetahuan mengenai keadaan di pasar
dalam hal harga, pemasok, persaingan, informasi detail barang/jasa, dsb.
e. Metode dan sistem pengadaan. (Penunjukan Langsung/Pemilihan
Langsung/Lelang Terbatas/Lelang Umum)
f. Struktur kompensasi. Struktur penyusunan nilai kontrak seperti yang telah
dibahas pada penyusunan komponen pekerjaan dan komponen harga.
g. Nilai anggaran dan persetujuannya. Nilai anggaran yang sudah disetujui oleh
pimpinan tertinggi organisasi.

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Dokumentasi Rencana Paket PBJ

Fungsi
Pengguna

Institusi lebih
tinggi yang
Fungsi
berwenang
pengadaan
(apabila Pelaksanaan proses pengadaan
diperlukan) Persetujuan
Rencana kemudian dapat dimulai
Paket berdasarkan Rencana Paket
Pengadaan Pengadaan Barang/Jasa yang sudah
oleh: disetujui oleh fungsi-fungsi terkait.
Fungsi
Fungsi teknis
keuangan

Fungsi hukum

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ UK 04