PROCUREMENT

MANAGEMENT
01 SUPPLY CHAIN
MANAGEMENT
04
02 EXECUTING/
PRINSIP PENGADAAN PELAKSANAAN
05 MONITORING &
03
PLANNING/
CONTROLLING
PERENCANAAN
06 CLOSING/
PENYELESAIAN
SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Key dimensions of Supply Chain Management

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Supply Chain Management Principles

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Developing Supply Chain Management

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Supply Chain Management for Innovation

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

The myriad of construction supply chains (Cox et al., 2006)

SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Circular Benefit of Construction Supply Chain Management

SCM - WIKA

Rules Digitalized Improvement

Mengupdate serta Melaksanakan proses Melaksanakan program
memberikan pemahaman digitalisasi yang betujuan pengembangan bagi SDM
kepada pelaku pengadaan untuk mempermudah pengadaan
terkait prosedur-prosedur proses pengadaan serta
pengadaan yang berlaku di Strategy memperkaya database Problem Solving
WIKA Mengelola serta merumuskan pengadaan Memberikan pendampingan
strategi pengadaan material serta mejadi problem solving
strategis terhadap pelaksanaan
pengadaan di lingkungan
WIKA
 PLANNING
Proses penentuan obyek yang akan
diadakan, kapan dibutuhkan dan
bagaimana proses pengadaaan dilakukan.

CLOSING
Pengakhiran dan penyelesaian
berupa laporan proyek selesai
EXECUTING
Proses eksekusi pengadaan meliputi
PRINSIP MANAJEMEN penentuan calon penyedia, penjelasan,
klarifikasi dan negosiasi, menetapkan
PENGADAAN pemenang, kontrak, traffic, hingga
gudang

MONITORING & CONTROLLING

Memastikan bahwa semua pelaksanaan
pengadaan sesuai prosedur dan target
RKP tercapai
PLANNING
PERENCANAAN
 PLANNING

Setiap proyek EPC diawali dengan perencanaan baik di fungsi engineering, procurement (pengadaan)
dan construction (konstruksi). Perencanaan proyek yang baik artinya sudah melakukan kegiatan proyek
50% - 60% . Sisanya adalah proses pelaksanaannya. Adapun perencanaan pada pmbok construction dan
perencanaan EPC WIKA yang dituangkan didalam Rencana Kerja Proyek (RKP) fungsi Pengadaan adalah
sebagai berikut:
PMBOK EPC WIKA
Procurement Management Plan Overview proyek
Enterprise environmental Factor Pola Belanja
SCM Struktur Organisasi dan Man Power loading
Organizational proses asset Kurva S
Project scope statement Rencana Matriks volume
The WBS in procurement Perencanaan pengadaan barang dan RFQ, draft kontrak
The service provider procurement Perencanaan pengadaan jasa dan RFP, draft kontrak
Make or Buy analysis Perencanaan expediting
Project delivery methode Perencanaan Traffic
Construction Contract Perencanaan Warehouse
Contract risk allocation Perencanaan pengelolaan Alat
Procurement planning output Perencanaan Optimalisasi P3DN
Perencanaan pemenuhan target Efisiensi
Perencanaan pemenuhan target VPI
 INPUT TOOLS & OUTPUT
TECHNIQUE
• Dokumen kontrak ekternal • Data base RKP Pengadaan :
(Ruang lingkup, AML, spesifikasi • Paketisasi barang dan jasa • Overview proyek
teknis , lampiran) • Meeting internal dan ekternal • Pola belanja
• Dokumen tender • Make or buy analysis • Struktur organisasi dan man
• Project Master Schedule • Survey power loading
• RAB • Kurva S
• Faktor-faktor ekternal (social, • Rencana MAtrik volume
ekonomi, teknologi, politik) • Perencanaan pengadaan
• Regulasi barang dan RFQ
• Sumber daya manusia • Perencanaan pengadaan jasa
• Prosedur pengadaan dan RFP
• Kebijakan pengadaan • Perencanaan expediting
• BOQ • Perencanaan Traffic
• Pengakuan Progres Pengadaan • Perencanaan Warehouse
• Lokasi, COO, dan dimensi • Perencanaan pengelolaan Alat
barang • Perencanaan Optimalisasi
• Work Breakdown Structure P3DN
• Perencanaan pemenuhan target
Efisiensi dan VPI
RKP PENGADAAN

Overview 01 08 Perencanaan Expediting

Pola Belanja 02 09 Perencanaan Traffic

Struktur Organisasi dan Man

03 10 Perencanaan Gudang
Power Loading

Kurva S Pengadaan 04 11 Perencanaan Pengelolaan Alat

Rencana Matriks Volume 05 12 Perencanaan Optimalisasi P3DN

Perencanaan Pengadaan Perencanaan Pemenuhan
06 13
Barang & Draft RFQ Target Efisiensi
Perencanaan Pengadaan Jasa Perencanaan Pemenuhan
07 14
& Draft RFP Target VPI
RKP PENGADAAN

1. OVERVIEW 2. POLA BELANJA

Pada bagian ini dijelaskan uraian singkat Pola Belanja merupakan strategi pengadaan
terkait proyek yang akan dikerjakan yang barang dan jasa yang merupakan rangkaian
berisikan antara lain namun tidak terbatas dari kebijakan proyek dalam memenuhi sumber
kepada : daya yang dibutuhkan. Dalam mengisi pola
belanja ini, tim proyek wajib mendefinisikan :
1. Nilai Proyek
2. Lokasi Proyek 1. Sumber Daya
3. Ruang Lingkup Proyek 2. Kode Sumber Daya
4. Resume Wewenang Pengadaan 3. Bill of Quantity
5. Measurement Progress 4. Pemaketen Pengadaan Barang/Jasa
6. Sumber Daya Manusia 5. Anggaran Pengadaan Barang/Jasa
6. Wewenang Pengadaan
7. Penyedia Barang/Jasa yang akan
digunakan
8. Target kontrak
RKP PENGADAAN

Pola Belanja

POLA PEMBELANJAAN
FORM DAN 25
PROYEK :
LOKASI :

KODE SUMBER ESTIMASI DELIVERY TIME WEWENANG MEMUTUSKAN

NO. URAIAN PEKERJAAN VENDOR / SUBKONTRAKTOR
DAYA VOL SAT. BIAYA WAKTU PELAKSANAAN MP GM DIR

I Penyedia Jasa
1
2
3 (dst)
II Pemasok
1
2
3 (dst)
III Swakelola
1
2
3 (dst)

TOTAL

Menyetujui, Dibuat Oleh,

* *

* : Sesuai kriteria proyek

Prosedur Rencana Pengadaan (WIKA-DAN-PM-02.01)

RKP PENGADAAN

3. STRUKTUR ORGANISASI DAN MAN

POWER LOADING Manajer Bidang
Pengadaan
Bakir
Admin
Amal Shodikin

3.1 Struktur Organisasi Invoicing

Erni

Tim proyek akan mendefinisikan kebutuhan Kepala Seksi Buyer

Kepala Seksi Kepala Seksi
Kepala Seksi Traffic
Subkon Expeditor

SDM dalam mengelola pengadaan barang dan Ahmad Kholil Deddy Handoko Rudi Prihartono Sugiono

jasa. Kebutuhan disesuaikan dengan load Buyer Sipil

Davitra Managawa
Subkon Sipil
Hendry Marseto
Desk Expeditor
Rudi Prihartono
Master List
Dwi Purwono

pekerjaan yang diperlukan. Fungsi yang ada Buyer Elektrikal

Ahmad Kholil
Subkon Elektrikal
Instrumen
Hendry Marseto
Rotating Expeditor
Anita
Custom Clearance
Dwi Purwono

pada struktur organisasi adalah buyer, Buyer Instrumen

Subkon Mekanikal
Piping
Static Expeditor Transportasi
Kasyafan Deddy Handoko Anita Deni Sunardi

expediter, traffic, warehouse, dan admin. Buyer Mekanikal Bulk Expeditor

Sulisman Didi

Setiap fungsi dijelaskan deskripsi kerjanya. Buyer Piping E/I Expeditor

Isrofi Didi

Jakarta Office
Site Office

Site Buyer Kepala Gudang

Monroe Deddy Arfan

Receiving Material Control

4 Orang 4 Orang

Admin Storaging

4 Orang 4 Orang
RKP PENGADAAN

3.2 Man Power Loading

Sumber Daya Manusia pada Struktur Organisasi di rinci kebutuhan perbulannya berdasarkan load pekerjaan. Dalam
setiap organisasi, seluruh fungsi yang dibutuhkan wajib ada. Apabila jumlah SDM yang dimiliki terbatas, maka boleh
dirangkap selama tugas-tugas yang diberikan dapat berjalan dengan baik. Perangkapan ini di definisikan dengan
angka decimal pada form Manpower Loading.
MANPOWER LOADING
Unit Monthly Loading Total Man Total Man
NO Description
Person 1st 2nd 3rd 4th 5th 6th 7th 8th 9th 10th 11th 12th 13th 14th 15th 16th 17th 18th 19th 20th 21st Month Hour
A PROCUREMENT JAKARTA OFFICE
1 Procurement Head of Section 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 21 3360
2 Buyer Civil 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 3,5 560
3 Buyer Mechanical & Piping 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2,5 400
4 Buyer Electrical 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2,5 400
5 Buyer Instrument 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2,5 400
6 Subcont Civil & Piping 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 9 1440
7 Subcont Mechanical, Electrical, Instrument 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 4 640
8 Expeditor Civil 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 5 800
9 Expeditor Electrical & Instrument 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 5,5 880
10 Expeditor Mechanical 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 6 960
11 Expeditor Piping 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 3 480
12 Traffic & Handling 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 8 1280
13 Custom Clearance & Master List 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2,5 400
14 Administration Staff 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 10,5 1680
15 Invoicing 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 10,5 1680

SUB TOTAL 8 4 4 6 6 7 7,5 7,5 5 5 5 5 4,5 4,5 4,5 4,5 4 3 3 2 2 2 96 15360

B PROCUREMENT PROJECT OFFICE

1 Warehousing 2 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 34 5440
2 Site Buyer & Subcontract 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 21 3360

SUB TOTAL 3 1 1 1 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 55 8800

TOTAL 11 5 5 7 8 9 10,5 10,5 8 8 8 8 7,5 7,5 7,5 7,5 7 6 6 5 5 5 151 24160

RKP PENGADAAN

4. KURVA S PENGADAAN 5. RENCANA MATRIKS VOLUME

Setiap proyek berpedoman kepada Project Matriks Volume bertujuan untuk mengetahui
Master Schedule (PMS). Dari PMS tersebut kebutuhan material/peralatan disetiap area
diturunkan menjadi Kurva S Pengadaan yang proyek. Sehingga mempermudah monitoring
nantinya menjadi acuan tim pengadaan dalam kebutuhan dan pemakaian material/peralatan.
melaksanakan proses pengadaan sesuai PMS
yang telah disepakati. Pembuatan Kurva S ini
No. Material/Peralatan Volume Satuan Area A Area B Dst….
berdasarkan pada pengakuan progress
pengadan terhadap Pemilik Pekerjaan.
RKP PENGADAAN
6. PERENCANAAN PENGADAAN BARANG
& DRAFT RFQ
Seluruh strategi pengadaan barang dibahas
dengan detail. Hal ini untuk memastikan bahwa
proses pengadaan barang dapat termonitor
dengan baik. Data yang perlu disampaikan
adalah :
1. Jumlah kontrak/paketisasi yang akan
diadakan
2. Jadwal Rencana Pengadaan Barang
3. Daftar penyedia barang yang akan
dilibatkan
4. Asal barang (impor/local)
5. Draft Request for Quotation
6. Draft Kontrak
Adapun untuk Jadwal Rencana Pengadaan
Barang wajib untuk mendefinisikan minimal
rencana kapan permintaan barang, jadwal
kontrak, serta jadwal kedatangan barang.
7. PERENCANAAN PENGADAAN JASA
& DRAFT RFP
Seluruh strategi pengadaan jasa dibahas
dengan detail. Hal ini untuk memastikan bahwa
proses pengadaan jasa dapat termonitor
dengan baik. Data yang perlu disampaikan
adalah :
1. Jumlah kontrak/paketisasi yang akan
diadakan
2. Jadwal Rencana Pengadaan Jasa
3. Daftar penyedia jasa yang akan dilibatkan
4. Draft Request for Proposal
5. Draft Kontrak
Adapun untuk Jadwal Rencana Pengadaan
Barang wajib untuk mendefinisikan minimal
rencana kapan permintaan jasa, jadwal
kontrak, serta jadwal kedatangan penyedia
jasa.
RKP PENGADAAN

Rencana Jadwal Pengadaan Barang/Jasa

FORM DAN 21

PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk

Proyek : ……………………………………….

RENCANA PENGADAAN BARANG DAN JASA

Periode Proyek : ……… s/d ……….

Proses
Permintaan
No. Nama Barang/Jasa Perolehan Kontrak Pendatangan Pemakaian Keterangan
Pengadaan
Ra Ri Ra Ri Ra Ri Ra Ri
1 ……………………………..
2 ……………………………..
3 ……………………………..
4 ……………………………..
5 dst

Keterangan :
1. Rencana dan Realisasi di isi kan tanggal, bulan, dan tahun
2. Monitoring proses bisa ditambahkan sesuai kebutuhan

Prosedur Rencana Pengadaan (WIKA-DAN-PM-02.01)

 8. PERENCANAAN EXPEDITING
Tujuan utama expediting adalah memastikan
barang sampai di lapangan sesuai dengan
kontrak.
Perencanaan expediting ini menjelaskan
tentang fase pemenuhan kontrak tiap tiap
barang/alat, lama pabrikasi, rencana FAT,
hingga proses pengiriman sampai di lapangan.
Fungsi-fungsi yang ada pada expediting
adalah:
1. Desk Expediter
2. Resident Expediter
3. Third Party Expediter
9. PERENCANAAN TRAFFIC
Dalam pelaksanaan Proyek, proses mobilisasi
peralatan ataupun barang dari pabrikan ke
lapangan memiliki peran yang sangat penting
untuk menunjang kecepatan penyelesaian
pekerjaan agar proyek tersebut dapat
terselesaikan sesuai dengan schedule yang
telah direncanakan. Dalam pembahasannya,
tim pengadaan wajib mendefinisikan minimal:
1. Pola pengiriman
2. Moda yang akan digunakan
3. Jalur transportasi ke lapangan
4. Rencana Impor Barang
5. Strategi Master List (jika ada)
6. Alat bantu loading/unloading
RKP PENGADAAN

10. PERENCANAAN GUDANG

No. Jenis Gudang Keterangan
Perancangan gudang dan sistem pergudangan 1 Klasifikasi A Disimpan di lokasi ber AC
2 Klasifikasi B Gudang atau tempat
diperlukan untuk memaksimalkan penggunaan penampungan yang tertutup
ruang, peralatan, tenaga kerja, perlindungan 3 Klasifikasi C Shelter yang tertutup bagian atas
terhadap barang, serta memberi kemudahan 4 Klasifikasi D Penyimpanan yang terbuka
dalam penerimaan dan pengiriman. Aktifitas 5 Klasifikasi E Penyimpanan dengan pemanas
ruangan
pergudangan ini meliputi: penerimaan, 6 Klasifikasi F Penyimpanan Khusus (B3, Bahan
inspeksi, pembongkaran (unpacking), Bakar, dll)

penyimpanan, pemeliharaan, pengeluaran dan

pengembalian material, administrasi,
pengelolaan material sisa dan/atau limbah. CATEGORY DESCRIPTION CLASS CATEGORY DESCRIPTION CLASS

COMMON 1 Anchor bolts/nuts B INSTRUMENT 1 DCA & ESD System A

2 Bolt & nuts B 2 Instrument panels outdoor type D
3 Gas cylunder (Oxygen, Acetylen, Nitrogen, C 3 Instrument panels indoor type B
Tim pengadaan wajib mendefinisikan minimal: CIVIL 1
LPG, etc)
Reinforcing bars D
4 Motor Operation Valve, Shutdown Valve,
Pressure Safety Valve
B

2 Structural steel D PIPING 1 Prepabricated piping D

3 Forming materials C or D
4 Wrapping materials C 2 Pipes Carbon Steel (CS) D
1. Jenis Gudang 5
6
Bulk cement
Scaked cement
B
B
3
4
Pipes Stainless Steel (SS)
Fitting and flange Carbon Steel (CS)
D
D

2. Layout Gudang EQUIPMENT &

MACHINERY
1
2
Heat Exchanger
Vessel, Towers, Tanks, & Drums
D
D PAINTING,
5 Valves smalls size
All painting materials
B
B
3 Compressor B or C INSULATION All painting materials B
3. Alat Bantu 4
5
N2 Dry Gas Seal Unit
Furnace
A
D
MISCELLANEOUS 1
2
Wooden items
BBM Gasoline / Bensin
B
F

4. Personil Gudang ELECTRICAL 1

2
Motors & generatoors outdoor type
Motors & generatoors indoor type
D
C
TOOLS &
CONSUMABLES
1
2
Tools Box
General Tools (Grinding, Cutting Torch,
D
B
3 Transformers D Welding, Wrench, Kits)
5. Form yang digunakan 4 Switch gears / panels B or C*
RKP PENGADAAN

11. PERENCANAAN PENGELOLAAN ALAT 12. PERENCANAAN OPTIMALISASI P3DN

Alat-alat yang dikelola oleh pengadaan tidak Dengan dikeluarkannya Peraturan Menteri
hanya yang dimiliki proyek, tetapi juga alat-alat BUMN Nomor 08 Tahun 2019 tentang
yang dimiliki oleh Subkontraktor. Pengelolaan Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan
ini berisikan data-data: Barang Dan Jasa Badan Usaha Milik Negara,
dimana dijelaskan bahwa seluruh BUMN wajib
1. Daftar alat mengutamakan penggunaan produk dalam
2. Umur penggunaan alat negeri. Disamping itu BUMN juga wajib
3. Periode service memiliki tim khusus dalam memonitor proses
ini. Oleh karena itu setiap proyek wajib
menyiapkan strategi dalam rangka
pengoptimalan produksi dalam negeri yang
dituangkan kedalam perhitungan TKDN.
RKP PENGADAAN

PROGRAM EFISIENSI
13. PERENCANAAN PEMENUHAN TARGET Harga RAB
TOTAL
Target Deviasi
NO DESCRIPTION Sat. Volume Material Jasa Perolehan Nominal

EFISIENSI USD IDR USD IDR IDR IDR IDR

(%)

ENGINEERING

Proyek selain dituntut untuk memenuhi SURVEY & SETTINGOUT

DETAIL ENGINEERING DESIGN
PENGADAAN
rencana profit yang telah disepakati, juga PIPING
PIPA
FLANGES & FITTING
dituntut untuk menghasilkan efisiensi sesuai VALVE
ELECTRICAL

target Score Card. Dalam perencanaan ini CATHODIC PROTECTION ONSHORE

INSTRUMENTATION
FIELD INSTRUMENT

setiap proyek wajib untuk membuat strategi SHUT DOWN VALVE

PROSES SAFETY
APAR
dalam pemenuhan nilai Efisiensi, yaitu selisih KONSTRUKSI
PREPARATION WORK
OFFICE & SITE FACILITIES
dari RAB dan Kontrak. MOB DEMOB & TRANSPORTASI
SOCIAL COST (AT COST)
PERSIAPAN LAHAN
CIVIL & STRUCTURE
PIPE BRIDGE
PIPE SUPPORT
ANCHOR BLOCK FOUNDATION
BLOCK VALVE STATION
PIG RECEIVER FOUNDATION
REINSTATEMENT

14. PERENCANAAN PEMENUHAN TARGET TESTING & COMMISSIONNG

TESTING

VPI Total - - -

Penyedia barang/jasa diwajibkan untuk dinilai

kinerja dengan standar minimal. Penilaian ini
dituangkan dalam Kartu VPI dengan target
sesuai Score Card.
EXECUTING
PELAKSANAAN
Setelah proyek membuat perencanaan maka proses
selanjutnya adalah proses pelaksanaan proyek.
Stakeholder yang mengelilingi saat pelaksanaan
pengadaan adalah pemilik pekerjaan, engineering,
penyedia barang dan jasa, keuangan, quality control,
SHE, adkon dan konstruksi.

Adapun proses pelaksanaan pengadaan sebagai berikut:

Perolehan Warehouse/
Traffic
Kontrak Gudang
 INPUT TOOLS & OUTPUT
TECHNIQUE
• RKP Pengadaan • Data base • Dokumen Perolehan barang dan
• RAB barang dan Jasa • Proses perolehan kontrak jasa
• Dokumen tender barang dan jasa • Dokumen kontrak barang dan
• Pola belanja • Prosedur dan kebijakan jasa
• Template kontrak barang dan pengadaan • Penyedia barang dan jasa
jasa • Incoterm terpilih
• Data Penilaian VPI • Proses perolehan kontrak • Jadual deliveri barang dan
transport pelaksanaan pekerjaan
• Proses prakualfikasi penyedia • Dokumen perolehan tranport
barang dan jasa • Kontrak transport
• Proses penerimaan, • Dokumen Gudang (MRR, NCR,
penempatan dan pengeluaran tranfer slip,APG, laporan
opname )
Proses ini adalah untuk mendapatkan kontrak barang atau jasa dengan melalui
beberapa tahapan sesuai flow dibawah ini:
PMBOK
• Procurement Solicitation
• Contract statement of work
• Procurement document
• Prequalification of service
providers
• NGO solicitation seller responses
• Public & government solicitation
• Evaluation & selection of seller
• Single source procurement
EPC WIKA
BARANG JASA
• Paketisasi barang • Paketisasi jasa
• Dokumen dari Engineering/MTO (Spek • Dokumen dari engineering dan
Teknis, Data Sheet, Drawing, BOQ) konstruksi (Drawing, BOQ, Scope of
• Dokumen Persetujuan Pelaksanaan Work, Metode Kerja)
Pengadaan • Dokumen Persetujuan Pelaksanaan
• Penentuan penyedia barang Pengadaan
• Kualifikasi • Penentuan penyedia jasa
• RFQ dan draft kontrak • Kualifikasi
• Aanwijzing • RFP dan draft kontrak
• Penawaran harga • Aanwijzing
• Klarifikasi dan negosiasi • Penawaran harga
• Evaluasi • Klarifikasi dan negosiasi
• Keputusan pemenang • Evaluasi
• Pemberitahuan pemenang • Keputusan pemenang
• Sanggahan • Pemberitahuan pemenang
• Penunjukkan pemenang • Sanggahan
• Kontrak • Penunjukkan pemenang
• Kontrak
Prosedur Perolehan Pengadaan Barang dan Jasa Proyek (WIKA-DAN-PM-03.01)
 Start

Kualifikasi ?
Persetujuan Penentuan Ya
Paketisasi Material Take
Pelaksanaan Penyedia Kualifikasi
Barang/Jasa Off
Pengadaan Barang/Jasa
Tidak

Aanwijzing ?

Negosiasi Dokumen
Klarifikasi Aanwijzing RFQ/RFP
Penawaran Ya
Tidak

Sanggah ?

Keputusan Pemberitahuan Penunjukkan

Evaluasi K&N Masa Sanggah
Pemenang Pemenang Ya Pemenang
Tidak

End Kontrak

1. PAKETISASI BARANG/JASA
Seluruh sumber daya yang telah didefinisikan
pada saat tender maupun perencanaan proyek
dibuatkan paketisasi nya. Hal ini bertujuan
supaya pelaksanaan pengadaan terlaksana
secara efektif dan efisien.
2. PURCHASE REQUISTION/MATERIAL
TAKE OFF
Dokumen ini wajib diterima dari enjiniring atau
konstruksi sebelum dilaksanakan proses
pengadaan. Dokumen ini akan menjadi acuan
penyedia barang/jasa dalam menawarkan
barang/jasa.

Keuntungan lain dengan paketisasi ini adalah: Dokumen-dokumen yang disampaikan adalah:

1. SDM efisien 1. Drawing (barang dan jasa)

2. Waktu pelaksanaan pengadaan lebih 2. Data Sheet (barang)
efisien 3. Spesifikasi Teknis (barang)
3. Jenis barang lebih banyak, sehingga harga 4. Bill of Quantity (barang dan jasa)
bisa lebih bersaing 5. Metode Kerja (jasa)
4. Pemindahan risiko ke vendor, sehingga 6. Scope of Work (jasa)
proses monitoring bisa diminimalisir
 3. PERSETUJUAN PELAKSANAAN
PENGADAAN
Setiap pelaksanaan pengadaan wajib diajukan
persetujuan dari Manajer Proyek terlebih
dahulu. Dokumen ini berisikan:

1. Rencana Anggaran Biaya (RAB)

2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
3. Jangka Waktu
4. Pola Bayar
5. Metode Lelang dan Kualifikasi

Dokumen ini wajib ditandatangani oleh MP

sebelum dimulainya proses pengadaan
barang/jasa.

Prosedur Perolehan Pengadaan Barang dan Jasa Proyek (WIKA-DAN-PM-03.01)

 4. PENENTUAN CALON PENYEDIA
BARANG/JASA
Pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa, tim
pengadaan wajib menentukan kriteria-kriteria
dalam pemilihan calon penyedia barang/jasa.
Dari kriteria-kriteria yang sudah ditentukan
tersebut, dibuatlah daftar calon penyedia
barang/jasa yang akan diundang.

Untuk pemilik pekerjaan yang memiliki Vendor

List, maka daftar calon penyedia barang/jasa
wajib mengikutsertakan daftar dari Vendor List
tersebut.

Bagi penyedia barang/jasa yang support ketika

pelaksanaan tender, maka wajib untuk
diundang kembali pada saat pelaksanaan
proyek.

Prosedur Perolehan Pengadaan Barang dan Jasa Proyek (WIKA-DAN-PM-03.01)

 5. KUALIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA 81 -100

Untuk bisa terdaftar menjadi rekanan WIKA, Kualifikasi Online 61-80

seluruh penyedia barang/jasa wajib dilakukan
https://escm.wika.co.id 0 - 60
proses kualifikasi, tidak terkecuali untuk
Nominated Supplier/Subcontractor (NSC/NSP).

Penyedia Jasa yang dipilih

Administrasi Pengalaman WAJIB memiliki kategori risiko SHE
1. Surat pernyataan Pakta 1. Bidang pekerjaan minimal sesuai dengan yang sudah
Integritas 2. Nilai kontrak ditetapkan oleh Tim SHE
2. Data administrasi umum sesuai 3. Status badan usaha
form DAN 12 Jasa Rental
Aspek Pemasok Konsultan Asuransi
3. Surat izin usaha Teknis Konstruksi Alat
4. Akte perusahaan 1. Peralatan milik sendiri SHE √ √ - √ -
5. Struktur organisasi perusahaan 2. Personil Keuangan √ √ √ √ √
Keuangan 3. Manajemen mutu Administrasi
√ √ √ √ √
1. Pemilik saham (Legal)
2. Pajak Pengalaman Kerja √ √ √ √ √
SHE
3. Laporan posisi keuangan Teknis (Personil) √ - √ √ √
Lampiran Checklist SHE
a. Current Ratio (CR) Teknis (Alat) √ - - √ -
b. Debt to Equity Ratio (DER)
4. Surat dukungan bank Prosedur Kualifikasi Penyedia Barang dan Jasa (WIKA-DAN-PM-02.02)

6.1. PERMINTAAN PENAWARAN JASA/RFP
Dokumen yang wajib diberikan pada saat
permintaan penawaran jasa adalah :
6.2. PERMINTAAN PENAWARAN
BARANG/RFQ
Dokumen yang wajib diberikan pada saat
permintaan penawaran barang adalah :

1. Surat Permintaan Penawaran 1. Surat Permintaan Penawaran

2. Syarat-syarat Penawaran 2. Syarat-syarat Penawaran
3. Mekanisme Lelang 3. Mekanisme Lelang
4. Scope of Work 4. Data sheet
5. Split of Work 5. Spesifikasi
6. Metode Kerja 6. Drawing
7. Drawing 7. Bill of Quantity
8. Bill of Quantity 8. Cara Pembayaran
9. Cara Pembayaran 9. Material Safety Data Sheet
10. SHE Plan 10. Inspection Test Plan
11. Quality Plan 11. Draft Kontrak
12. Equipment Loading
13. Manpower Loading
14. Draft Kontrak
 7. AANWIJZING
Proses aanwijzing dilaksanakan bertujuan
untuk menjelaskan dokumen RFQ/RFP kepada
penyedia barang/jasa, sehingga penawaran
yang akan diberikan oleh penyedia barang/jasa
sesuai dengan permintaan. Proses aanwijzing
ini bisa dilaksanakan secara bersama-sama,
maupun satu persatu.
8. DOKUMEN PENAWARAAN
Dokumen-dokumen yang diberikan pada saat
penawaran harga dari penyedia barang/jasa
adalah:
1. Harga Penawaran (barang dan jasa)
2. Cara Pembayaran (barang dan jasa)
3. Spesifikasi Teknis (barang)
4. Analisa Harga Satuan (jasa)
5. Metode Kerja (jasa)
6. Struktur Organisasi (jasa)
7. Jadwal Pelaksanaan (barang dan jasa)
8. Man Power Loading (jasa)
9. Equipment Loading (jasa)
10. SHE Plan/MSDS (barang/jasa)
11. Quality Plan/ITP (barang/jasa)
12. Draft kontrak yang sudah diparaf dan daftar
deviasi (barang dan jasa)
 PT. WIJAYA KARYA (Persero) Tbk
Nama Subkontraktor :
Pekerjaan :

9. KLARIFIKASI Proyek
Lokasi
:
:

BERITA ACARAKLARIFIKASI/NEGOSIASI

Dalam tahapan ini, tim pengadaan Bersama- A.PKP/BPKP B.Syarat-Syarat Administrasi C. Syarat-Syarat Keuangan D. Aspek Hukum E. Syarat-Syarat Personil F. Sisdur Yang Ditentukan G. Scope
Pekerjaan H. Waktu Pelaksanaan I. Pengadaan Sumber Daya J. Aspek Khusus (Engineer, Peralatan, Mutu Bahan, Mutu Hasil pekerjaan) K. Gambar

sama dengan fungsi Keuangan, Enjiniring Rencana Pekerjaan L. Test/ Inspection/Commissioning M. Harga N. Melaksanakan SMK3L/OHSAS 18001:2007 O. Mengikuti prosedur dan persyaratan
ISO 9001:2015 P. Mengikuti prosedur dan persyaratan SML ISO 14001:2004 Q. Melaksanakan Sistem Manajemen Pengamanan

dan/atau Konstruksi, QC, SHE, dan Komersial Uraian Penjelasan

melakukan proses klarifikasi dengan penyedia

barang/jasa untuk memastikan bahwa seluruh
penawaran yang diberikan oleh penyedia
barang/jasa sudah sesuai dengan ketentuan
dari masing-masing fungsi. Adapun item-item
yang perlu diklarifikasi sesuai dengan dokumen
penawaran.

Jakarta, ………………………………..
PT …........................ PT Wijaya Karya (Persero) Tbk.

................................................ .............................................................

Prosedur Perolehan Pengadaan Barang dan Jasa Proyek (WIKA-DAN-PM-03.01)

 BERITA ACARA Proyek :
NEGOSIASI Nama Subkon :

PT. WIJAYA KARYA (Persero) Tbk Nomor

Tanggal
:
: 28 November 2014
Pekerjaan :
10. NEGOSIASI
Menunjuk penawaran tanggal : Nomor :
Pada hari ini diadakan negosiasi dengan hasil sebagai berikut :
Apabila seluruh penawaran yang diberikan
Harga Satuan Total
No. Jenis Pekerjaan/Barang Satuan Volume

PENAWARAN HARGA
(Rp) (Rp)
Keterangan
oleh penyedia barang/jasa sudah sesuai
dengan persyaratan pada RFQ/RFP dan
klarifikasi, maka dilaksanakan proses negosiasi
harga. Pelaksanaan negosiasi ini dilakukan
bertingkat sesuai kewenangan.
SETELAH KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI

Kewenangan negosiasi final :

1. x ≤ 1M dengan Proyek
2. 1M < x ≤ 25M dengan Departemen
Total -
3. x > 25M dengan Direksi
PPN -
Total + PPN -
Cara Pembayaran : Uang Muka
Sesuai Berita Acara Klarifikasi &Negosiasi
Harga Berlaku :

PT. …...................... Paraf PT. Wijaya Karya (Persero) Tbk Paraf

1. ………………………….. …………….. 1. ………………………………….. ……………….
2. ………………………….. …………….. 2. ………………………………….. ……………….
3. ………………………….. …………….. 3. ………………………………….. ……………….
4. ………………………….. …………….. 4. ………………………………….. ……………….

Catatan : Berita acara negosiasi ini merupakan kesediaan pemasok/subkontraktor untuk melaksanakan pekerajaan dengan kondisi tersebut diatas
dan lampiran-lampirannya
Untuk menetapkan perusahaan yang melaksanakan pekerjaan akan diterbitkan surat keputusan pemenang/penetapan pemenang
Prosedur Perolehan Pengadaan Barang dan Jasa Proyek (WIKA-DAN-PM-03.01)
 A. Evaluasi Penawaran

11. EVALUASI PENAWARAN KLARIFIKASI No. Uraian Harga

Penawaran
Harga
Negosiasi
Syarat
Kondisi
Waktu Cara
Pelaksana Pembayar
Keterangan
Mutu
DAN NEGOSIASI 1 PT.
an an

……………………………………….
Apabila klarifikasi dan negosiasi final sudah 2 PT.
……………………………………….
3 PT.
dilaksanakan, maka perlu dilakukan evaluasi ……………………………………….
B. Sistem
4 PT. Penilaian
Penyedia Jasa / Pemasok
No. ……………………………………….Uraian Bobot Keterangan
yang bertujuan untuk menentukan pemenang I ASPEK HARGA
PT. …….. PT. …….. PT. ……..

Nilai (%) harga terhadap RAB 50

dari proses lelang tersebut. Evaluasi ini akan Bobot
Nilai x Bobot

menjadi acuan dalam membuat system II ASPEK MUTU RATA-RATA

Nilai (%) Syarat Mutu 30

penilaian untuk menentukan urutan Bobot

Nilai x Bobot

pememang. III ASPEK WAKTU

Nilai (%) Waktu Pelaksanaan 5
Bobot
Nilai x Bobot

IV ASPEK KEUANGAN RATA-RATA

Sistem penilaian ini di nilai dari aspek: Nilai (%) Keuangan
Bobot
10

1. Harga Nilai x Bobot

V ASPEK K3L

2. Mutu Nilai (%) K3L

Bobot
5

Nilai x Bobot
3. Waktu Total % 100

4. Keuangan NILAI EVALUASI TOTAL (NET)

*)
PERINGKAT

5. K3L C. Penyedia Pemasok yang Diusulkan Jakarta,

Nama Subkont : PT. ………………………………. Dibuat oleh :
Peringkat :
Alamat :

………………………………..

Prosedur Perolehan Pengadaan Barang dan Jasa Proyek (WIKA-DAN-PM-03.01)

 ________________
P T W I JAY A K AR Y A (Persero) Tbk. Evaluasi Keputusan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pekerjaan:

Departemen________ ……………………………….. Proyek: … … … … … … … … … … … … … … … … .

R A BP P enyedi a Barang/ Ja s a Usul an Keterangan

K e t e r a n g a n h a r g a y a n g ditawarkan:
Rencana PT. … … … … … … … … … … … … … . PT. … … … … … … … … … … … … … . PT. … … … … … … … … … … … … … .
An g g a r a n
B i a ya P e l a k s a n a a n

1 D A T A P E N Y E D I A B AR A N G / J A S A 1 2 3
1.1 Alamat ………………………………………. ………………………………………. ……………………………………….

1.2 No. T el ephon ……………………………… ……………………………… ………………………………

1.3 P e n a wa r a n N o . ……………………………… ……………………………… ………………………………
Tanggal ………………………………. ………………………………. ……………………………….
1.4 B . A . K l a ri f i k a s i / Ne g o s i as i No. / T gl . ………………………………. ………………………………. ……………………………….

2
D AT A P E KE RJAAN/ B AR ANG
P E N AW AR AN
Harga Total Harg a Sat. Jum l ah Har. Harg a Sat. Jmlh Harga Harg a Sat. Jmlh Harga
No Item P ekerja an / B ar an g Vol Sat. Satuan Harga Rp. Rp. Rp Rp. Rp Rp

1
2
3
4
5

- Jumlah 0,00 Jumlah 0,00 Jumlah 0,00

Effiensi -
N E G O S I AS I
Harga Total Harg a Sat. Jum l ah Har. Harg a Sat. Jmlh Harga Harg a Sat. Jmlh Harga
No Item P ekerja an / B ar an g Vol Sat. Satuan Harga Rp. Rp. Rp Rp. Rp Rp

1
2
3
4
5

- Jumlah 0,00 Jumlah 0,00 Jumlah 0,00

Effiensi -
3.1 W aktu Pelaksanaan

3,2 Lingkup Pekerjaan/Pengadaan

3,3 Cara Pem bayaran

3,4 Jaminan-Jaminan
3,4 Denda dan Saksi

4 R AN G K I N G

Keterangan : Jakarta, … . . . … … … … …
M e n ye t u j u i Mengetahui Diusulkan

……………………… ……………………………………………… ………………………………………………………………………

DIROP GMKU GM DEPT MD MDAN MP
Catatan:
Catatan:

Prosedur Perolehan Pengadaan Barang dan Jasa Proyek (W IKA-DAN-PM-03.01)

 BERITA ACARA KEPUTUSAN PEMENANG
No :
Tanggal : 12. KEPUTUSAN PEMENANG
Pada hari ini….tanggal….Bulan…Tahun…(..-..-..) di Jakarta telah dilaksanakan rapat pengusulan pemutusan
pemenang penyedia jasa/pemasok, untuk :
1 Jasa pekerjaan/pengadaan barang : ……… Apabila proses evaluasi dan penilaian sudah
2 Proyek : ………
3 Divisi : ……… dilakukan, maka proses selanjutnya adalah
Dengan hasil sebagai berikut
1 RAB Pelaksanaan / Tender : Rp……… menyiapkan Berita Acara Keputusan
2 Hasil Klasifikasi dan negosiasi : Rp………
Pemenang (BAKP). Dokumen ini berisikan
No Nama Rekanan Harga Penawaran Harga Negosiasi Peringkat
1 PT…………………….. Rp………………………………….. Rp……………………...…… ……… data-data persetujuan hasil dari evaluasi dan
2 PT…………………….. Rp………………………………….. Rp……………………...…… ………
3 dst penilaian lelang yang ditandatangani oleh
3 Penyimpangan Deviasi Total antara RAB dengan Total Biaya hasil Klarifikasi dan Negosiasi penawaran
rekanan yang diusulkan/ditunjuk adalah sebesar Rp..…(Terbilang…....) dengan alasan penyimpangan
ketua dan anggota komite sesuai kewenangan.
sbb :

a. ………….
b. ………….
4 Sepakat untuk diusulkan/diputuskan sebagai pemenang adalah
a. Nama Penyedia Jasa/Pemasok : PT………
b. Omzet Kontrak : Rp………
Dengan alasan pengusulan sebagai berikut :
a. ………….
b. ………….
5 Catatan
a. ………….
b. ………….
Demikian Berita Acara ini dibuat, untuk dilaksanakan dan diproses lebih lanjut
Komite Pengadaan Proyek
No Nama Jabatan Tanda Tangan Keterangan
1 …………. Ketua …………. Manajer Proyek
2 …………. Anggota …………. Kasie Dan
3 …………. Anggota …………. Kasie Kom
4 …………. Anggota …………. Kasie Eng
5 …………. Anggota …………. Kasie KHC
6 …………. Anggota …………. Ttd
 13. PEMBERITAHUAN PEMENANG
Seteleh rapat keputusan pemenang terlaksana
dengan telah ditandatangani nya BAKB. Maka
tim lelang wajib mengumumkan hasil tersebut
ke seluruh peserta lelang. Dalam surat
pemberitahuan pemenang juga disampaikan
terkait periode sanggah serta syarat-syarat
mengajukan sanggahan. Waktu untuk
melakukan sanggahan adalah 2 (dua) hari dari
surat pemberitahuan pemenang.
14. MASA SANGGAH
Apabila hasil dari surat pemberitahuan
pemenang ada yang tidak puas dan
mengajukan sanggahan. Maka peserta lelang
wajib melengkapi dokumen sanggahannya
dalam waktu 5 (lima) hari dengan
menyerahkan jaminan sanggahan senilai 10
(sepuluh) persen dari nilai penawaran/HPS.
Pemberian jaminan ini bertujuan supaya
sanggahan peserta lelang dapat dipertanggung
jawabkan.
Jaminan ini akan dikembalikan apabila terbukti
salah dan dilakukan lelang ulang, dan akan
menjadi milik WIKA apabila terbukti.
 15. PENUNJUKKAN PEMENANG
Setelah masa sanggah sudah dilewati, maka
barulah penyedia yang menjadi calon
pemenang dapat ditunjuk sebagai pemenang.
Surat penunjukkan pemenang ini berisikan
data-data lengkap terkait barang/jasa yang
akan dikerjakan.
Data tersebut adalah:
1. Nilai
2. Waktu pelaksanaan
3. Bill of Quantity
4. Ketentuan Jaminan Uang Pelaksanaan
16. KONTRAK
1. Pokok Perjanjian (sesuai prosedur
Pengadaan Barang dan Jasa Proyek WIKA-
DAN-PM-03.01 butir 5.28)
2. Lampiran :
a) TBE (barang)
b) Purchase Requisition (barang & jasa)
c) Spesifikasi Teknis (barang)
d) Drawing (barang)
e) Scope of Work (jasa)
f) Split of Work (jasa)
g) Berita Acara Klarifikasi (barang & jasa)
h) Berita Acara Negosiasi (barang & jasa)
i) LOI (barang & jasa)
j) Bill of Quantity (barang & jasa)
k) Struktur Organisasi (jasa)
l) Manpower Loading (jasa)
m) Jadwal Pelaksanaan (jasa)
n) Metode Kerja (jasa)
Barang-barang proyek EPC biasanya berasal dari seluruh dunia. Setelah menerima kontrak un price dan mengikuti kick of
meeting pada proses expediting maka tim traffic akan mereview perencanaan traffic awal agar lebih akurat termasuk sistem
moda, transport (inland/sea freight/air freight) dan penentuan transporter local/import.
Proses traffic di WIKA dilakukan terpusat di departemen sehingga diperlukan koordinasi yang baik antara departemen dan
proyek.

Proses
Start
Kepabeanan

Impor

Perolehan Pick Up Material

Shipping Angkut Ke Lokasi
Kontrak Kontrak dari Titik On Site
Instruction Proyek
Forwarder Kesepakatan Lokal

End
Definisi Lembaga Yang Aturan Terkait
Mengeluarkan Peraturan Menteri Keuangan No.
Fasilitas Pembebasan
176/PMK.011/2009 serta perubahannya
Pajak Impor 1. BKPM (Antam, Pusri, Pembebeasan Bea Masuk Atas Impor Mesin,
(Bea Masuk, PPN Impor, PTPN, Timah) Barang Dan Bahan Untuk
PPH Impor) yang 2. Dirjen Migas (K3S) Pembangunan Atau Pengembangan Industri
diberikan oleh 3. Dirjen Dalam Rangka Penanaman Modal
Pemerintah kepada Ketenagalistrikan
pemilik pekerjaan dgn (PLN) Peraturan Menteri Perindustrian No. 31 Tahun
tujuan Pembangunan. 2017
Daftar Mesin, Barang dan Bahan Produksi
Dalam Negeri Untuk Pembangunan Atau
Pengembangan Industri Dalam Rangka
Penanaman Modal

Peraturan Kepala BKPM No. 16 Tahun 2015

Pedoman Dan Tata Cara Pelayanan Fasilitas
Penanaman Modal
Barang proyek EPC biasanya sangat banyak dan ada yang berteknologi tinggi sehingga perlu desain Gudang yang sesuai
kebutuhan layout, luasan, jenis Gudang dan sarana ( pagar, lampu, alat angkut dan angkat ) dan keamanan.

Adapun proses pergudangan adalah sebagai berikut:

No

Yes
GUDANG
1. Inspeksi (Join Inspection)
Proses ini dilakukan Bersama QC dan Pemilik Pekerjaan
(jika diminta), untuk memastikan bahwa barang yang
diterima sesuai secara spesifikasi, mutu dan jumlah
berdasarkan kontrak. Hasil dari inspeksi ini adalah
Material Receiving Report (MRR) apabila sudah sesuai dan
Over Shortage Damage Report (OSDR) apabila ada
kekurangan.
2. Penerimaan (Material Receiving)
Proses ini tim Gudang akan mengeluarkan Berita Acara
Penerimaan Barang dan OSDR apabila ada, dokumen ini
menjadi sebagai notifikasi bahwa ada sejumlah barang
yang perlu segara dibiayakan.
3. Data Entry
Barang yang sudah disimpan didata agar termonitor
dengan baik jumlah dan jadwal perawatannya.
4. Penempatan (Storaging)
Setelah barang diterima, tim Gudang wajib meletakkan
barang tersebut sesuai dengan kondisi penyimpanan yang
dipersyaratkan.
5. Perawatan (Maintenance & Preservation)
Beberapa barang perlu dilakukan perawatan, sehingga tim
Gudang perlu memahami cara melakukan perawatan yang
disampaikan oleh penyedia barang
6. Pengeluaran (Material Release)
Apabila konstruksi membutuhkan barang untuk dipasang
di lapangan, maka barang dapat dikeluarkan apabila
dokumen permintaan yang dikeluarkan Manajer
Konstruksi sudah disetujui.
GUDANG
TINGKAT KOMPONEN DALAM NEGERI

Pemerintah sedang menggalakkan program peningkatan penggunaan

produk dalam negeri yang diatur didalam Peraturan Menteri Perindustrian
Nomor 16 Tahun 2011. Kandungan local dihitung dengan perhitungan TKDN:
PENGUTAMAAN BARANG PRODUKSI DALAM NEGERI
WAJIB DIGUNAKAN
1. Satu perusahaan dengan
TKDN + BMP ≥ 40%
2. Diundang dengan TKDN ≥
15 % (Bersertifikat)
3. Minimal 3 produk dalam
negeri
4. Proses pengadaan dengan
metode pelelangan terbatas
5. Memperhitungkan
Preferensi Harga (Nilai
Pengadaan > Rp. 1 M)
6. Memenuhi jumlah, standar
kualitas minimum, dan
waktu penyerahan yang
wajar
7. Lelang hanya boleh diikuti
oleh produk dalam negeri
DIMAKSIMALKAN DIBERDAYAKAN
1. Nilai Pengadaan > Rp. 1 M 1. Belum ada perusahaan
2. Satu perusahaan dengan dengan TKDN ≥ 25%
TKDN ≥ 25% , tapi TKDN + 2. Proses pengadaan dengan
BMP < 40% Pelelangan Umum kecuali
3. Proses pengadaan dengan untuk jenis barang
Pelelangan Umum kecuali kebutuhan utama kegiatan
untuk jenis barang eksplorasi dan produksi
kebutuhan utama kegiatan dengan Pelelangan
eksplorasi dan produksi Terbatas (peserta ≥ 3)
dengan Pelelangan 3. Tidak memperhitungkan
Terbatas (peserta ≥ 3) Preferensi
4. Memperhitungkan
Preferensi (hanya utk TKDN
≥ 25%)
REFERENSI TKDN

Apresiasi Produk Daftar Inventarisasi Website

Dalam Negeri Produk Dalam Negeri Kemenperin

http://skup- http://www.kemenper http://tkdn.kem

apdn.migas.esdm.go.i in.go.id/download/123 enperin.go.id/
d/apdn/ 84
PEMENUHAN KOMITMEN TKDN
MONITORING &
CONTROLLING
MONITORING & CONTROLLING

Tujuan monitoring íni adalah memastikan bahwa semua pelaksanaan pengadaan

sesuai prosedur dan target RKP tercapai. Monitoring yang dilakukan selama
pelaksanaan proyek adalah sebagai berikut:

PMBOK EPC WIKA

• Contract management & contract • VPI dan PTKP
administration • Proses pembayaran barang dan
• Work performance reporting jasa
• Approved change request • Monitoring dokper, kontrak dan
• Inspection and audits amandemen
• Buyer conducted performance • Laporan Bulanan
review • Sistem manajemen dokumen
• Progress payment system • Proses amandemen penyedia
• Claim administration barang dan jasa
• Record management system • Stock Opname
• Project management plan update • Internal klinik
MONITORING & CONTROLLING
INPUT
• Kontrak barang dan jasa
• Project Master Schedule
• RAB barang dan jasa
• Jadual barang dan jasa sesuai
kontrak
• KPI pengadaan
• Dokumen tagihan penyedia
barang dan jasa
• Prosedur dan kebijakan
pengadaan
• Laporan pelaksanaan
pengadaan
TOOLS &
TECHNIQUE
• Meeting (harian , mingguan dan
bulanan)
• proses ekpediting dan Kick of
Meeting
• Evaluasi kinerja pengadaan
• Evaluasi Jadual
• Evaluasi pemenuhan dokper,
kontrak dan amandemen
• Penilaian kinerja penyedia
barang dan jasa sesuai
prosedur
• Proses pembayaran
• Opname barang digudang
• Klinik
OUTPUT
• MOM
• Monitoring progress barang
• Laporan bulanan
• Laporan progress barang dan
jasa
• Laporan monitoring dokper,
kontrak dan amandemen
• VPI & PTKP
• Monitoring tagihan
• Laporan stock opname
• Improvement
EXPEDITING

Proses expediting dilakukan setelah kontrak disepakati. Setelah menerima kontrak unprice Langkah awal adalah
melakukan kick of meeting dimana untuk barang dipimpin oleh expediter.
Tujuan proses expediting ini adalah memastikan barang akan diserahterimakan dari penyedia barang dengan waktu sesuai
kontrak. Tim Expediting dan deskripsi kerjanya adalah sebagai berikut::

1. Desk Expediter 2. Resident Expediter 3. Third Party

Adalah expediter yang bertugas
dikantor dengan proses pelaksanaan
monitoring melalui telephone ataupun
alat komunikasi lainnya. Desk
expediter ini biasanya ditugaskan
untuk membuat laporan status
expediting.
Adalah expediter yang bertugas
dilapangan. Resident expediter akan
mengunjungi supplier untuk
memastikan langsung progress
barang yang sedang difabrikasi.
Kunjungan ke supplier bisa dilakukan
mingguan bahkan harian tergantung
tingkat risiko keterlambatan dari
barang tersebut.
Apabila resident expediter tidak bisa
melakukan proses kunjungan, maka
tim proyek akan menunjuk pihak
ketiga untuk melakukan kunjungan ke
supplier. Biasanya third Party
Expediter ini digunakan untuk barang
yang diproduksi diluar negeri
(memonitor waktu dan kualitas).
EXPEDITING
VENDOR PERFORMANCE

Kinerja penyedia barang dan jasa dimonitor dengan melakukan perhitungan

VPI dimana target proyek saat ini adalah 95%. PIC Penilai

Ketepatan Progress
VPI setiap penyedia barang dan jasa yang tidak memenuhi target maka Project Control
dilakukan pembinaan dengan mengeluarkan PTKP. Monitoring kinerja
penyedia barang dan jasa dilakukan tiap bulan. Hasil Mutu Pekerjaan
Quality Control

K3L
SHE
Tindak Lanjut Hasil Penilaian
No. Range Tindak Lanjut
5R
1 ≥ 800 Direkomendasikan dalam Vendor Award Keuangan

2 750 ≤ N < 800 Surat Teguran

Pengamanan
3 600 ≤ N < 750 PTKP Keuangan

4 500 ≤ N < 600 PTKP & Suspend

5 < 500 Blacklist

Prosedur Evaluasi Kinerja Penyedia Barang dan Jasa (WIKA-DAN-PM-07.01)

MANAJEMEN EFISIENSI

Manejemen efisiensi ini sangat penting bagi proyek karena progress efisiensi dapat
memprediksi arah dari proyek ini rugi, sesuai RKP atau akan melebihi target RKP.
Perhitungan efisiensi ini masuk dalam score card proyek.

Perhitungan efisiensi adalah sebagai berikut:

Resume Laporan Efisiensi/Inefisiensi Tahun 20..

Periode s/d ………………………

Eff/Ineff SPOT Total Eff/Ineff SPOT Tahun Sebelumnya Eff/Ineff SPOT Tahun Ini
No Kewenangan RAB Perolehan Kontrak
Perolehan Kontrak Perolehan Kontrak Perolehan Kontrak
1 2 3 4=2-1 5=3-1 6 7 8=4-6 9=5-7

1 Proyek
2 Departemen
3 Pusat

Total Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp -
MONITORING
Sistem Manajemen Dokumen
Dokumen pengadaan sangat banyak baik jenis
dan jumlah dengan durasi penyimpanan tertentu
sehingga diperlukan penanganan atau
manajemen yang baik. Pengelolaan dokumen
mengacu kepada prosedur Prosedur
Pengendalian Dokumen & Rekaman
No. WIKA-QAS-PM-01.01.
Monitoring Pembayaran barang dan jasa
Fungsi pengadaan melakukan monitoring
pembayaran penyedia barang dan jasa yang
diawali dengan memeriksa kelengkapan dokumen
sebelum diserahkan ke bagian keuangan. Setelah
itu melakukan monitoring progress pembayaran
ke bagian keuangan.
Dokumen pengadaan yang perlu dikelola dengan baik
adalah:
1. Kontrak Barang, Jasa, dan Transportasi
2. Dokumen Perolehan Barang, Jasa dan Transportasi
3. MDR
4. Surat menyurat
5. Laporan Bulanan
6. Dokumen Kepabeanan
7. Dokumen MRR, OSDR, MIR
Stock Opname
Proses ini dilakukan untuk memastikan pembukuan
barang digudang dengan pembukuan keuangan
terhadap barang benar dan sesuai. Pelaksanaan Stock
Opname ini dilakukan bulanan antara tim gudang dengan
tim keuangan.
MONITORING
Monitoring dokumen perolehan,
kontrak dan amandemen
Dokumen pengadaan yang sangat
penting adalah dokumen perolehan,
kontrak dan amandemen kontrak.
Dokumen perolehan dan kontrak
merupakan output dari proses
perolehan barang dan jasa
sedangkan amandemen kontrak
ouput dari proses klaim dari
penyedia barang dan jasa yang
berkaitan dengan waktu , cara
pembayaran dan nilai kontrak
(volume, ruang lingkup dll).
Laporan Bulanan
Untuk mempermudah proses
monitoring dari Departemen, maka
Proyek wajib menyiapkan dan Klinik Pengadaan
mengirimkan Laporan Bulanan ke
Departemen paling lambat tanggal Tujuan dilakukan internal kilinik
5 setiap bulannya. pengadaan adalah mengevaluasi
seberapa kualitas proyek dalam
Laporan bulanan ini terdiri dari: menerapan prosedur pengadaan .
1. Monitoring kontrak Internal klinik ini biasanya dilakukan
oleh pengadaan departemen yang
2. Efisiensi
dikolaborasi dengan klinik SMW
3. VPI dan PTKP pada progress yang sudah
4. Rencana dan Realisasi disepakati.
Pengadaan
5. Kurva S Pengadaan
6. Monitoring TKDN
7. Monitoring Master List (jika ada)
8. Laporan Third Party (jika ada)
 PROSES AMANDEMEN KONTRAK

Start Tidak setuju

Wewenang Proyek
Claim dr penyedia Pembahasan Claim Setuju Tanda Tangan
barang/ jasa atau Draft Kontrak
(melibatkan fungsi Vendor & Manajer End
WIKA Disepakati
terkait) Proyek

Perlu perbaikan Terjadi kesalahan Bukan Wewenang

Proyek
Eff/Tidak Telat
Terjadi dispute
Difinalkan dengan Dikirimkan ke
Review Kontrak
Adkon dan Legal Departemen
Ineff/Telat
Tidak ada kesalahan

Tidak perlu perbaikan Tanda Tangan Membuat Analisa

Mengetahui Kontrak Amandemen
GM/Dirop
Hampir semua kontrak barang dan jasa proyek
EPC di amandemen sehingga perlu tahapan Setuju

yang efektif agar waktu penyelesaian Tidak Ssetuju

amandemen tidak terlalu panjang.
Dibuat Peluang
Kembalikan ke Proyek Pengembalian
Proses amandemen melibatkan stakeholder Effisiensi atau
Percepatan
antara lain ( penyedia barang dan jasa , adkon,
konstruksi, QC, komersial, keuangan,)
tergantung penyebab terjadinya amandemen.
MONITORING

PT. WIJAYAKARYA (Persero) Tbk

Departemen Industrial Plant
PROYEK : Jasa Pembangunan Tanki Pressurized 3 x 3000 MT di Terminal LPG Balongan Beserta Sarfas Pendukung

MONITORING KONTRAK dan AMANDEMEN PENGADAAN

Periode Bulan Nopember 2019

NAMA STATUS PROGRESS

KONTRAK DAN AMANDEMEN KONTRAK Delivery Time
NO SUB KONTRAKTOR / NO. DPPM JAMINAN PELAKSANAAN ITEM PEKERJAAN / NAMA MATERIAL DOKUMEN TINGKAT PEKERJAAN
SUPLIER PEROLEHAN BENTUK TANGGAL MULAI TANGGAL AKHIR NOMOR Dollar Rupiah (%)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15
Nilai ≤ 1 Milyar
A BENTUK : KontrakPPB

B BENTUK : Perjanjian Subkontrak

- -
CLOSING
PENYELESAIAN
CLOSING

Proses ini adalah proses terakhir dari manajanemen pengadaan dimana seiring dengan
selesainya kontrak barang dan jasa serta berakhirnya suatu proyek. Proses closeout
pengadaan EPC WIKA terdiri dari BAST (Berita Acara Serah Terima) barang dan jasa,
daftar perbaikan dan Laporan proyek selesai.

PMBOK EPC WIKA

• Punch list
• Administrative closeout
• Punch list
• As built drawing
• Warranty ( material,
manufacturer )
• Standar Operasi dan
pemeliharaan
• Bukti pembayaran penyedia
barang dan jasa
• BAST barang dan jasa
• LPS fungsi pengadaan
61
CLOSING

INPUT TOOLS & OUTPUT

• Inspeksi dan Punch list hasil
komisioning
• Kontrak barang dan jasa
TECHNIQUE
• Analisa perbaikan • As built drawing
• Metode pembuatan laporan • Warranty ( material,
manufacturer )
• Standar Operasi dan
pemeliharaan
• Bukti pembayaran penyedia
barang dan jasa
• BAST barang dan jasa
• LPS fungsi pengadaan
• Completion certificate
BERITA ACARA SERAH TERIMA

Setiap kontrak barang dan jasa berakhir

dilakukan kesepakatan yang dituangkan
pada BAST. Kontrak yang dikenakan ruang
lingkup retensi (pemeliharaan) maka ada 2
BAST yaitu BAST 1 dan BAST 2 (setelah
selesai masa pemeliharaan dengan hasil
baik). Durasi pemeliharaan tergantung
kesepakatan dalam kontrak.

Contoh BAST
63
BERITA ACARA SERAH TERIMA

Contoh BAST
64
PUNCH LIST

Daftar perbaikan dihasilkan pada saat dilakukan proses inspeksi akhir dari
barang dan jasa. Perbaikan-perbaikan yang timbul akan diselesaikan pada
proses sebelum BAST 1 atau sebelum BAST 2 tergantung kesepakatan
antara penyedia barang dan jasa dengan WIKA.

Contoh Punch List

65
LPS

Laporan fungsi pengadaan adalah

Laporan efisiensi
Laporan Proyek Selesai
Proyek yang telah diserahkan ke pemilik Laporan VPI setiap penyedia jasa dan barang
pekerjaan , diwajibkan membuat laporan
Laporan black list penyedia arang dan jasa
proyek selesai. Didalam LPS semua fungsi
melaporkan kinerja masing-masing fungsi Harga satuan realisasi barang dan jasa
baik tidak sesuai target maupun diatas
target dengan menjelaskan lesson learn Laporan TKDN
(perbaikan ke depan jika ada proyek yang
sejenis). Laporan penyerapan Master List (jika ada)

Lesson Learn

66
TERIMAKASIH