PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

PADA RUMAH SAKIT UMUM KELUARGA TANJUNG

MORAWA

Risky Robbi Prianggi1, Muhammad Ibnu Aji Dwi Yanto2, Rin Rin Meilani Salim3, Yuni Marlina Saragih4
Jurusan Sistem Informasi, STMIK Mikroskil, Medan
e-mail: 1risky.robbi@gmail.com, 2ibnoeajii@gmail.com, 3rinrin.meilani@mikroskil.ac.id,
4
yuni.saragih@mikroskil.ac.id

Abstrak
Sistem administrasi yang ada pada RSU Keluarga Tanjung Morawa saat ini masih kurang sempurna, itu
disebabkan karena layanan administrasi yang sedang berjalan pada rumah sakit ini masih dicatat
menggunakan media buku atau kertas. Hal ini mengakibatkan beberapa permasalahan yang terjadi seperti
masalah pencatatan data yang berulang, pencarian data yang memakan banyak waktu, perhitungan biaya yang
kurang efisien, dan pembuatan laporan yang terkesan kurang efektif dan efisien. Dari permasalahan itu penulis
membangun suatu sistem informasi administrasi pada RSU Keluarga berbasis desktop, pengembangan sistem
informasi ini dilakukan dengan menggunakan metodologi System Development Life Cycle (SDLC), dan
dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2015 dan menggunakan SQL
Server 2014 sebagai media penyimpanan basis data. Dari uraian diatas sistem informasi administrasi RSU
Keluarga yang telah dibangun diharapkan dapat menutupi kekurangan sistem berjalan rumah sakit dan
meningkatkan efisiensi dalam hal pelayanan administrasi seperti pencatatan data pasien, pencarian data dan
informasi pasien, pengelolaan data obat, data lab, data tindakan medis, data kamar, data dokter, data perawat,
perhitungan biaya pemeriksaan dan pengobatan, serta pembuatan laporan dan surat pasien .

Kata Kunci: Sistem Informasi, Pengembangan Sistem, Administrasi Rumah Sakit

Absctract
The current administration system at the Tanjung Morawa Family Hospital is still imperfect, it is because the
ongoing administrative services at this hospital are still recorded using book or paper media. This results in
several problems that occur such as the problem of recording data over and over, searching for data that takes
a lot of time, calculation of costs that are less efficient, and making reports that seem less effective and efficient.
From this problem, the writer built an administrative information system on a desktop-based family hospital, the
development of this information system was carried out using the System Development Life Cycle (SDLC)
methodology, and was built using the Microsoft Visual Basic 2015 programming language and using SQL
Server 2014 as a base storage medium. data. From the description above, the Family Hospital General
Administration information system that has been built is expected to cover the shortcomings of the hospital's
running system and improve efficiency in terms of administrative services such as recording patient data,
searching data and patient information, managing drug data, laboratory data, medical action data, room data,
doctor data, nurse data, calculation of examination and treatment costs, and making reports and patient letters.

Keywords: Information Systems, System Development, Hospital Administration

1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan di bidang teknologi, telah memacu organisasi untuk
menciptakan lingkungan yang berbasis komputerisasi. Kemajuan tersebut mempengaruhi proses kinerja bisnis
pada organisasi menjadi lebih mudah dan cepat. Adapun misalnya yang terjadi pada organisasi rumah sakit,
organisasi ini seharusnya memang membutuhkan teknologi yang mampuni karena banyaknya data dan informasi
yang harus dikelola seperti mengenai pasien, obat, alat dan tindakan medis. Pada pembahasan ini organisasi
rumah sakit yaitu Rumah Sakit Umum Keluarga Tanjung Morawa.
Rumah Sakit Umum Keluarga Tanjung Morawa merupakan rumah sakit milik pribadi yang didirikan oleh dr.
Dermaga Tarigan. Layanan administrasi yang terdapat pada rumah sakit ini belum terkomputerisasi khususnya
pada beberapa bagian layanan, seperti layanan rawat inap, rawat jalan dan riwayat medis semua layanan ini
masih dicatat menggunakan media buku atau kertas. Hal ini mengakibatkan beberapa permasalahan yang terjadi
seperti masalah pencatatan data yang berulang, pencarian data yang memakan banyak waktu, perhitungan biaya
yang kurang efisien, dan pembuatan laporan yang terkesan kurang efektif dan efisien. Berdasarkan masalah dan
penjelasan diatas penulis tertarik untuk mengembangkan sebuah sistem informasi dan mengangkatnya menjadi
Tugas Akhir dengan judul “Pengembangan Sistem Informasi Administrasi pada Rumah Sakit Umum
Keluarga Tanjung Morawa”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas, maka dapat disimpulkan rumusan masalah yaitu:
1. Proses pencatatan dan pencarian data (data medis pasien dan data obat) masih lambat dan terjadi kekeliruan.
2. Proses penghitungan biaya rawat inap dan rawat jalan pasien masih terjadi kesalahan dan keterlambatan.
3. Proses pembuatan laporan mengalami kendala dalam segi waktu dan ketepatan seperti pembuatan laporan
pembayaran, laporan pemakaian fasilitas lab dan laporan-laporan lainnya.

1.3. Ruang Lingkup Pembahasan

Adapun ruang lingkup dari pembahasan pengembangan sistem informasi administrasi ini adalah sebagai
berikut:
1. Input data yang dirancang meliputi data fasilitas lab, data dokter, data perawat, data tindakan medis, data
kamar, data obat, data pendaftaran pasien, data pasien rawat jalan, pemeriksaan tindakan dan obat rawat
jalan, data pasien igd, pemeriksaan tindakan dan obat igd, data pasien rawat inap, data pasien operasi,
formulir pemeriksaan lab, data hasil lab, riwayat penyakit sekarang, catatan partus normal, data follow-up
harian dokter, data hasil operasi, resume selama perawatan, catatan perawat, pemberian obat injeksi dan
infus, data pernyataan operasi, status bayi pasca sectio caesar, data resep dokter, data keterangan dokter, data
keterangan sakit, data keterangan kelahiran, data keterangan opname, data keterangan meninggal, catatan
anaesthesi, data rujukan, data pembayaran, data pemakaian ambulan
2. Proses data yang dirancang meliputi proses pendaftaran pasien (daftar rawat jalan, rawat inap, igd,
pemeriksaan lab), pemeriksaan dan tindakan untuk pasien, pencatatan riwayat berobat, proses
memperbaharui data (persediaan obat dan kamar), proses perhitungan biaya, proses pencarian data (termasuk
data pasien, data obat, riwayat berobat), proses pembuatan surat dan laporan yang dibutuhkan.
3. Output data yang dirancang meliputi kartu berobat, info kamar, info data obat, info master tindakan medis,
info fasilitas lab, info hasil lab, info follow-up harian, info riwayat penyakit sekarang, info resume selama
perawatan, info catatan anaesthesi, info pemberian obat injeksi dan catatan perawat, info riwayat berobat
rawat jalan, info riwayat berobat rawat inap, info riwayat berobat igd, laporan masuk igd, laporan masuk
rawat jalan, laporan masuk rawat inap, laporan pembayaran, laporan pasien meninggal, laporan masuk
pasien operasi, laporan mutasi obat keluar, laporan penggunaan fasilitas lab, laporan pemakaian ambulan,
kwitansi pembayaran, resep dokter, surat keterangan opname, surat keterangan sakit, surat keterangan
kelahiran, surat keterangan kematian, surat keterangan dokter, surat rujukan, informasi pemakaian obat,
informasi formulir pemeriksaan lab, surat pernyataan operasi.

1.4. Tinjauan Pustaka

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan[ CITATION
Jep15 \l 1033 ].
Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan yang dilakukan secara bertahap untuk menganalisis
dan merancang sebuah sistem, dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui
pengembangan sebuah siklus kegiatan dan penggunaan yang spesifik[ CITATION Ken14 \l 1033 ].
Administrasi adalah suatu kegiatan proses, terutama mengenai cara-cara, sarana untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan. Administrasi juga dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian dan
pengarahan sumber daya manusia, tenaga kerja, dan materi untuk mencapai tujan yang
dikehendaki[ CITATION DrH17 \l 1033 ].
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2018 Rumah Sakit adalah
institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan rawat gawat darurat[ CITATION Men18 \l 1033 ].

1.5. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengembangkan sistem informasi
administrasi pada Rumah Sakit Umum Keluarga Tanjung Morawa yang masih menggunakan
pencatatan buku agar menjadi terkomputerisasi dan terintegrasi antara satu data dengan yang lain.
Adapun manfaat dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Membantu proses pencatatan dan pencarian data agar lebih cepat dan terhindar dari kesalahan.
2. Menghindari kesalahan saat perhitungan biaya dan mempercepat proses perhitungan biaya pada
rawat inap dan rawat jalan
3. Membantu pembuatan laporan agar lebih cepat dan tepat seperti laporan pembayaran, laporan data
masuk pasien rawat jalan, igd dan rawat inap, laporan pasien meninggal, dan laporan lainnya.

2. METODOLOGI PENELITIAN
Dalam melakukan pengembangan sistem ini, penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data
yang digunakan untuk mencari informasi yang dibutuhkan, yaitu:
a. Metode Lapangan (Field Research)
1. Observasi
Melakukan pengamatan secara langsung dan mencatat seluruh kegiatan operasional pelayanan
administrasi rumah sakit dan mengumpulkan informasi-informasi yang berkaitan dengan proses sistem
informasi administrasi
2. Wawancara
Melakukan tanya jawab dengan staff pimpinan yang terkait kegiatan administrasi pasien rawat inap dan
rawat jalan.
3. Sampling dan Investigasi
Mengambil sampling dokumen dan mempelajari laporan yang diperlukan dalam menganalisis kebutuhan
sistem.
b. Metode perpustakaan (Library Research), yaitu dengan cara mencari dan membaca literatur (kepustakaan)
baik berupa buku-buku, catatan, maupun laporan yang berhubungan dengan analisis dan desain sistem
informasi administrasi terdahulu.
Metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi administrasi ini adalah System
Development Life Cycle (SDLC) yang dilakukan dalam beberapa tahapan, antara lain:
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
Pada tahapan ini, akan dilakukan identifikasi masalah, peluang dan tujuan pada sistem berjalan. Penulis akan
mengidentifikasi masalah yang terdapat pada rumah sakit menggunakan diagram Fishbone. Nantinya dari
masalah yang ada, penulis akan memperkirakan peluang untuk meningkatkan proses sistem berjalan dengan
sistem informasi yang terkomputerisasi, dari peluang yang telah diperkirakan dapat membantu mencapai
tujuan yang diinginkan.
2. Menentukan syarat-syarat informasi
Pada tahap ini proses-proses yang dilakukan adalah:
a. Mendeskripsikan struktur organisasi perusahaan
b. Merincikan tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian dalam perusahaan
a. Mengumpulkan dan menganalisis dokumen-dokumen input dan output yang digunakan dalam sistem
berjalan dan merancang Data Flow Diagram (DFD) sesuai dengan proses-proses yang ada dalam sistem
berjalan
3. Menganalisis kebutuhan sistem
Pada tahapan ini penulis selanjutnya menganalisis kebutuhan sistem usulan dengan melihat dua kebutuhan
sistem, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional. Pada kebutuhan fungsional Penulis
mengidentifikasi apa saja yang dibutuhkan dari sistem usulan tersebut. Pada kebutuhan non-fungsional
penulis menganalisis menggunakan kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Economy, Control,
Efficiency and Services).
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
Setelah tahap menganalisis kebutuhan sistem selesai, tahap selanjutnya adalah merancang sistem usulan
yang berguna bagi kebutuhan perusahaan. Tahap-tahapan kegiatan yang dilakukan adalah:
b. Merancang sistem informasi administrasi usulan dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD)
c. Merancang Kamus Data
d. Merancang input atau masukan dengan mengunakan aplikasi pemrograman Microsoft Visual Studio
2015
e. Merancang output atau keluaran dengan menggunakan Crystal Report
f. Merancang database (basis data) yang digunakan oleh sistem usulan yang terdiri dari struktur table dan
hubungan antar tabel (relation) menggunakan Microsoft SQL Server 2014.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
Pada tahap ini penulis mengembangkan aplikasi dari sistem yang diusulkan dengan menggunakan bahasa
pemrograman Microsoft Visual Basic. .NET, Microsoft SQL Server 2014 sebagai database dan Crystal
Report untuk pembuatan laporan.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1. Hasil
Hasil pengembangan sistem informasi administrasi pada Rumah Sakit Umum Keluarga Tanjung Morawa
adalah sebagai berikut:
1. DFD Konteks Sistem Usulan
DFD Konteks Sistem Usulan pada Rumah Sakit Umum Keluarga Tanjung Morawa adalah sebagai berikut:
 Data pembayaran Pemberian obat injeksi dan infus
Data pasien rawat jalan Catatan perawat
Data pasien IGD
Data perawat
Data pasien rawat inap
Pasien
Data pendaftaran pasien
Info riwayat penyakit sekarang Perawat
Kwitansi Pembayaran Info resume selama perawatan
Surat rujukan
Info catatan anaesthesi
Surat keterangan kelahiran
Surat keterangan kematian
Surat keterangan dokter Info follow-up harian
Surat keterangan opname 0
Surat keterangan sakit Pemeriksaan tindakan dan obat IGD
Resep dokter

Info fasilitas lab

Pemeriksaan tindakan dan obat rawat jalan
Kartu berobat Data resep dokter
Info kamar
Data pernyataan operasi Status bayi pasca sectio caesar
Data pemakaian ambulan Catatan partus normal
Data pasien operasi Sistem Informasi Administrasi RSU Riwayat penyakit sekarang
Keluarga Tanjung Morawa Data follow-up harian dokter
Informasi pemakaian obat Resume selama perawatan
Farmasi
Data obat Catatan anaesthesi
Data hasil operasi
Data rujukan
Data hasil Lab Formulir pemeriksaan Lab
Data fasilitas Lab Data dokter
Laboratorium Dokter
Informasi formulir pemeriksaan Lab

Laporan masuk pasien operasi

Laporan mutasi obat keluar
Data keterangan dokter

Laporan masuk pasien rawat inap

Laporan masuk pasien IGD

Laporan pasien meninggal
Laporan masuk pasien rawat jalan
Data keterangan kelahiran

Laporan pemakaian ambulance

Laporan pembayaran
Data keterangan kematian
Data keterangan opname

Data tindakan medis

Data kamar
Data keterangan sakit

Laporan penggunaan fasilitas Lab

Info hasil Lab
Info riwayat berobat rawat inap
Info riwayat berobat rawat jalan
Info riwayat berobat IGD
Surat pernyataan operasi
Info pemberian obat injeksi dan catatan perawat
Info data obat
Info master tindakan medis
Direktur

Gambar 1 DFD Konteks Sistem Usulan

2. Tampilan Utama Form Admin
Tampilan utama berfungsi untuk menampilkan menu utama dari program.

Gambar 2 Tampilan Utama pada Admin

3. Tampilan Form Master Pasien
Form master pasien digunakan untuk meng-input data pasien baru atau jika ada pasien yang belum pernah
sama sekali berobat di RSU Keluarga. Pada form master pasien ini sistem akan men-generate secara otomatis
kode pasien.
 Gambar 3 Tampilan Master Pasien
4. Tampilan Form Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Form daftar rawat jalan digunakan untuk meng-input data pasien rawat jalan yang ingin melakukan
pemeriksaan rawat jalan di RSU Keluarga. Pada form pendaftaran rawat jalan ini sistem akan men-generate
secara otomatis no rekam medik dan menampilkan data-data pasien lainnya seperti nama pasien dan umur pasien
apabila user telah memilih kode pasien yang ada pada master pasien.

Gambar 4 Tampilan Form Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

5. Tampilan Awal Form Pemeriksaan Rawat Jalan
Form ini adalah tampilan awal pemeriksaan rawat jalan yang akan menampilkan data pasien rawat jalan
yang telah didaftarkan oleh admin, Jadi tampilan ini adalah tampilan untuk pengguna Dokter rawat jalan yang
terdiri dari 3 tombol utama disebelah kanan seperti tombol pemeriksaan nantinya akan meng-Input pemeriksaan,
pemberian obat, dan tindakan medis pasien, selain itu pada pemeriksaan rawat jalan disini terdapat tombol
riwayat berobat yang dapat melihat riwayat berobat pasien dan tombol resep dokter yang dapat membuat resep
dokter.

Gambar 5 Tampilan Awal Form Pemeriksaan Rawat Jalan

6. Tampilan Form Pemeriksaan Tindakan dan Obat Rawat Jalan
Form ini muncul jika tombol pemeriksaan pada tampilan awal pemeriksaan rawat jalan diakses, yang
berisikan inputan data pemeriksaan pasien yang akan diisi oleh dokter berdasarkan pasien yang dipilih dari form
awal pemeriksaan, jadi dokter disini menginput pemeriksaan, tindakan medis, dan pemberian obat rawat jalan.

Gambar 6 Tampilan Form Pemeriksaan Tindakan dan Obat Rawat Jalan

7. Tampilan Form Pembayaran
 Form ini berisikan rincian biaya layanan pada rumah sakit seperti biaya rawat jalan, IGD, maupun rawat
inap. Jadi pada form ini semua biaya akan dihitung secara otomatis seperti biaya obat dan tindakan medis,
sehingga kasir tidak perlu menghitungnya lagi cukup memilih data pasien yang akan melakukan pembayaran
saja dan menginput jumlah yang dibayar.

Gambar 7 Tampilan Form Pembayaran

8. Tampilan Surat Rujukan
Surat rujukan dicetak jika pasien meminta rujukan ataupun rekomendasi dari dokter untuk dirujuk, nantinya
surat ini akan dicetak melalui admin, yang bisa mengisi data rujukan adalah dokter rawat jalan, IGD, maupun
dokter rawat inap. Jadi untuk bisa mengakses surat rujukan disini dapat memilih surat pada tampilan admin
letaknya dibagian atas.
 Gambar 8 Tampilan Surat Rujukan
9. Tampilan Laporan Pasien Masuk Rawat Jalan
Laporan masuk pasien rawat jalan menampilkan jumlah pasien rawat jalan yang telah mendaftar dirumah
sakit pada periode tertentu.

Gambar 9 Tampilan Laporan Pasien Masuk Rawat Jalan

10. Tampilan Laporan Pembayaran
Laporan pembayaran berisikan rincian total pembayaran pada rumah sakit disemua jenis layanan per periode
tertentu.
 Gambar 10 Tampilan Laporan Pembayaran

3.2. Pembahasan
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan, terdapat beberapa kekurangan yang ada pada sistem
berjalan saat ini, yaitu:
1. Dalam pelaksanaannya proses pencarian data medis pasien dan data obat memakan banyak waktu
dikarenakan harus mencari dokumen satu per satu
2. Proses perhitungan biaya masih terjadi kesalahan dan keterlambatan dikarenakan masih harus melihat tarif
terlebih dahulu
3. Proses pengarsipan data sulit dilakukan, sehingga pembuatan laporan menjadi kurang efisien dan efektif.
Dari kekurangan yang ada pada sistem berjalan, maka penulis melakukan pengembangan sistem usulan yang
diharapkan dapat mengurangi dan mengatasi permasalah yang ada pada RSU Keluarga Tanjung Morawa.
Berikut kelebihan yang didapatkan dari sistem yang diusulkan:
1. Proses pencarian data medis pasien dan data obat dapat berjalan lebih efesien dan efektif karena pengguna
hanya perlu memasukkan apa yang ingin dicari pada fitur pencarian
2. Proses perhitungan biaya dilakukan secara otomatis karena pengguna hanya perlu memilih data pasien yang
akan melakukan pembayaran, dan tidak perlu menghitungnya kembali.
3. Proses pembuatan laporan berjalan lebih cepat karena data diarsipkan secara otomatis sehingga untuk
membuat laporan hanya perlu menentukan tanggalnya saja.

4. KESIMPULAN
Dari hasil pengembangan sistem yang dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan antara lain:
1. Proses pencarian dan pencatatan data rumah sakit menjadi lebih cepat dan mudah.
2. Dengan menerapkan sistem usulan ini dapat mengurangi data berulang karena data pasien ( master pasien)
hanya disimpan sekali saja
3. Dengan menerapkan sistem usulan ini proses perhitungan pembebanan biaya pasien menjadi lebih cepat dan
mudah.
4. Dengan menerapkan sistem usulan ini proses pembuatan surat lebih mudah.
5. Dengan menerapkan sistem usulan ini proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan mudah tidak perlu
merekap data kembali satu per satu.
 5. SARAN
Adapun saran yang dapat diberikan antara lain:
1. Penambahan fitur penjadwalan pada dokter dan perawat agar dapat menyesuaikan pemilihan dokter saat di
pendaftaran layanan rumah sakit.
2. Mengembangkan sistem yang telah ada, ke dalam bentuk mobile pada pemeriksaan dokter agar dokter lebih
mudah mengisi hasil pemeriksaanya.
3. Menambahkan fitur pembayaran memakai asuransi seperti bpjs kesehatan, jika rumah sakit telah bekerja
sama dengan bpjs kesehatan.

DAFTAR PUSTAKA

[1] J. Hutahaean, Konsep Sistem Informasi, Yogyakarta: DEEPUBLISH, 2015.

[2] J. E. K. Kenneth E. Kendall, System Analysis and Design 9 th Edition, New Jersey: Pearson, 2014.
[3] M. Dr. Hj. Mariati Rahman, Ilmu Administrasi, Makasar: CV SAH MEDIA, 2017.
[4] M. K. R. Indonesia, "Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2018 Tentang
Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien," 2018. [Online]. Available:
https://www.persi.or.id/images/regulasi/permenkes/pmk42018.pdf. [Accessed 29 September 2019].