BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
-1-
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
Sehubungan dengan hal tersebut, maka secara rinci tujuannya adalah sebagai berikut:
1. Agar pengalihan pengelolaan belanja pegawai dari KPPN kepada satker dapat
berjalan dengan baik dan lancar .
2. Agar implementasi kewenangan administratif khususnya dalam pengelolaan belanja
pegawai dapat terselenggara dengan baik.
3. Agar sistem dan prosedur pengurusan belanja pegawai dapat diselenggarakan
sebagaimana mestinya.
4. Sebagai pedoman bagi Satuan Kerja dan aparat yang terkait di bidang pengelolaan
belanja pegawai negeri.
C. RUANG LINGKUP
-2-
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
D. SISTEMATIKA
Untuk memudahkan dalam memahami maksud dari penyusunan buku ini, maka Modul
diuraikan dalam 7 (tujuh) bab sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
memberikan gambaran latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup serta
sistematika penyusunan Modul Petunjuk Teknis secara singkat.
-3-
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
BAB II
KETENTUAN BELANJA PEGAWAI
-4-
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
tugasnya. Rincian pembayaran gaji dimuat dalam sebuah daftar yang disebut dengan
Daftar Gaji Induk/bulanan.
1. GAJI POKOK
Gaji pokok adalah landasan dasar dalam menghitung besarnya gaji seseorang
pegawai negeri sipil. Hal ini disebabkan sebagian komponen perhitungan gaji seperti
tunjangan isteri, tunjangan anak, dan tunjangan perbaikan penghasilan dihitung atas
dasar persentase tertentu atau terkait dengan gaji pokok. Besarnya gaji pokok
seseorang pegawai negeri sipil tergantung atas golongan ruang penggajian yang
ditetapkan untuk pangkat yang dimilikinya. Karena itu pangkat berfungsi pula
sebagai dasar penggajian.
Besaran gaji pokok diberikan kepada pegawai sesuai dengan besaran yang
tercantum dalam surat keputusan pengangkatan, surat keputusan kenaikan
pangkat, surat pemberitahuan kenaikan gaji berkala, atau surat penetapan lainnya.
Besaran gaji pokok terakhir diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 2009
untuk PNS, Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 2007 untuk Hakim Peradilan Umum
Peradilan Tata Usahaan Negara dan Peradilan Agama.
Kepada seseorang yang diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)
diberikan gaji pokok sebesar 80% (delapan puluh persen) dari gaji pokok yang
ditentukan untuk golongan/ruang gaji menurut pangkat yang didudukinya.
2. TUNJANGAN-TUNJANGAN
a) Tunjangan Istri/Suami
Yang dimaksud dengan tunjangan istri/suami adalah tunjangan yang diberikan
kepada pegawai negeri yang beristeri/suami. Ketentuan-ketentuan yang
berkaitan dengan tunjangan isteri/suami adalah :
(1) diberikan untuk 1 (satu) istri/suami pegawai negeri yang sah;
(2) besarnya tunjangan isteri/suami adalah 10 % dari gaji pokok;
-5-
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
b) Tunjangan Anak
Yang dimaksud dengan tunjangan anak adalah tunjangan yang diberikan kepada
pegawai negeri yang mempunyai anak (anak kandung, anak tiri dan anak angkat)
dengan ketentuan :
(1) belum melampaui batas usia 21 tahun;
(2) tidak atau belum pernah menikah;
(3) tidak mempunyai penghasilan sendiri; dan
(4) nyata menjadi tanggungan pegawai negeri yang bersangkutan.
-6-
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
-7-
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
-8-
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
Dalam hal demikian, gaji Sdr. Muchdir, SH dibayarkan oleh BKN, sedangkan
tunjangan jabatan strukturalnya dibayarkan oleh Departemen Dalam Negeri.
Contoh :
-9-
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 10 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
Tunjangan Hakim, Tunjangan Panitera, Tunjangan Juru Sita dan Juru Sita
Pengganti, Tunjangan Pengamat Gunungapi bagi Pegawai Negeri Sipil Golongan
I dan II, Tunjangan Petugas Pemasyarakatan dan tunjangan jabatan lain
berdasarkan peraturan perundang-undangan.
g) Tunjangan Beras
Yang dimaksud dengan tunjangan beras adalah tunjangan beras yang diberikan
kepada pegawai negeri dan anggota keluarganya dalam bentuk natura (beras)
atau dalam bentuk inatura (uang) dengan besaran sesuai ketentuan yang
berlaku.
Ketentuan-ketentuan mengenai tunjangan beras diatur sebagai berikut :
(1) tunjangan beras diberikan kepada pegawai negeri dalam bentuk natura
(beras) dan inatura (uang)
(2) besaran tunjangan beras kepada pegawai negeri sipil diberikan sebanyak 10
kg/orang/bulan, atau setara itu yang diberikan dalam bentuk uang dengan
besaran harga beras per kg nya ditetapkan oleh Menteri Keuangan
(3) besaran tunjangan beras kepada anggota keluarga pegawai negeri sipil
diberikan sebanyak 10 kg/orang/bulan atau setara itu yang diberikan dalam
bentuk uang dengan besaran harga beras per kg nya ditetapkan oleh Menteri
Keuangan
- 11 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
(4) banyaknya jumlah orang yang dapat diberikan tunjangan beras adalah
pegawai yang bersangkutan ditambah jumlah anggota keluarga yang
tercantum dalam daftar gaji
- 12 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 13 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
k) Tunjangan Umum
Tunjangan Umum adalah tunjangan yang diberikan dalam rangka meningkatkan
mutu, prestasi, pengabdian dan semangat kerja bagi calon pegawai negeri sipil
dan pegawai negeri sipil yang tidak menerima tunjangan jabatan struktural atau
tunjangan jabatan fungsional atau tunjangan yang dipersamakan dengan
tunjangan jabatan dengan ketentuan:
(1) besaran tunjangan umum diatur dalam Peraturan Pemerintah No.12 Tahun
2006;
(2) tunjangan umum diberikan terhitung sejak tanggal 1 Januari 2006;
(3) tambahan tunjangan umum diberikan jika calon pegawai negeri sipil dan
pegawai negeri sipil menerima penghasilan (gaji pokok, tunjangan keluarga,
tunjangan beras dan tunjangan umum) kurang dari Rp 1.000.000,- (satu juta
rupiah);
(4) Bagi PNS yang memiliki Tunjangan Kompensasi Kerja (Tunjangan Bahaya
Radiasi bagi Pekerja Radiasi, Tunjangan Kompensasi Kerja bagi Pegawai
Negeri yang ditugaskan di Bidang Persandian, Tunjangan bahaya Nuklir bagi
PNS di Lingkungan Badan Tenaga Nuklir Nasional, Tunjangan Pengelolaan
Arsip Statis bagi PNS di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia dan
tunjangan Bahaya Radiasi bagi PNS di Lingkungan Badan Pengawas badan
Tenaga Nuklir) kepadanya tetap diberikan Tunjangan Umum, sepanjang
penghasilan PNS yang bersangkutan belum mencapai jumlah Rp. 1000.000,-
(satu juta rupiah)
(5) pembayaran tunjangan umum dihentikan terhitung mulai bulan berikutnya
sejak pegawai negeri yang bersangkutan:
(a) menerima tunjangan jabatan struktural atau tunjangan jabatan fungsional
atau tunjangan yang dipersamakan dengan tunjangan jabatan;
(b) diberhentikan sementara dari jabatan negeri;
(c) dijatuhi hukuman disiplin berupa pembebasan dari jabatan berdasarkan
Peraturan Peraturan Nomor 30 Tahun 1980;
(d) sedang menjalani cuti besar atau cuti diluar tanggungan negara;
(e) diberhentikan dari jabatan organik;
(f) menjalani masa bebas tugas/MPP;
(g) menjalani masa uang tunggu;
(h) menjalani tugas belajar lebih dari 6 bulan.
- 14 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
(6) tunjangan umum bagi pegawai negeri yang diperbantukan, dibayarkan oleh
instansi tempat pegawai negeri yang bersangkutan bekerja;
(7) tunjangan umum bagi pegawai negeri yang dipekerjakan tetap dibayarkan
oleh instansi induknya.
m) Pembulatan
Untuk memudahkan penyelesaian administrasi pembayaran gaji pegawai, maka
dalam perhitungan pembayaran gaji diadakan pembulatan. Angka pembulatan
sebagai salah satu unsur perhitungan penghasilan bruto yang harus dicantumkan
pada lajur yang telah tersedia dalam daftar gaji. Angka pembulatan dicantumkan
agar gaji yang diterima pegawai jumlah bersihnya menjadi bulat dengan
ketentuan sebagai berikut:
(1) Unsur penghasilan diadakan pembulatan ke atas menjadi satuan rupiah (Rp
1,00);
(2) Unsur potongan diadakan pembulatan ke bawah menjadi nol rupiah (Rp
0,00);
(3) Jumlah akhir dibulatkan ke atas menjadi ratusan rupiah (Rp 100,00).
B. POTONGAN
Potongan yang termuat dalam daftar gaji terdiri atas:
(1) Potongan Beras Bulog adalah potongan yang dikenakan bagi pegawai negeri yang
menerima tunjangan beras dalam bentuk natura yang jumlah potongannya sebesar
tunjangan beras tersebut;
(2) Iuran Wajib Pegawai Negeri (IWP) dikenakan sebesar 10 %, sedangkan untuk gaji
terusan sebesar 2% dari penghasilan (Gaji Pokok ditambah tunjangan keluarga);
(3) PPh pasal 21 adalah potongan pajak yang dikenakan terhadap penghasilan
pegawai negeri yang melampaui batas Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP);
- 15 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
(4) Tabungan Perumahan adalah potongan yang dikenakan kepada pegawai negeri
sipil untuk membiayai usaha-usaha peningkatan kesejahteraan pegawai negeri
sipil dalam bidang perumahan yang besarannya diatur menurut perundang-
undangan yang berlaku;
(5) Potongan lainnya (sewa rumah, angsuran utang pada negara, angsuran
pengembalian persekot gaji, kelebihan pembayaran gaji dan tunjangan).
- 16 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
BAB III
PEMBAYARAN BELANJA PEGAWAI
A. GAJI INDUK
Yang dimaksud gaji induk adalah gaji yang dibayarkan secara rutin bulanan pada satuan
kerja dengan ketentuan sebagai berikut :
1 Disusun dalam suatu daftar yang berisi seluruh pegawai yang ada pada satuan kerja
bersangkutan dengan mencantumkan nama,NIP,pangkat/golongan,status pegawai,
tanggal lahir,jumlah tanggungan,pegawai bersangkutan serta perhitungan
penghasilan gaji bulan berkenaan secara lengkap pada lajur-lajur daftar gaji beserta
potongan-potongannya;
2 Gaji pegawai yang dimuat dalam gaji induk adalah gaji pegawai yang telah masuk
daftar gaji induk bulan sebelumnya dan atau susulan gajinya;
3 Dibayarkan untuk seluruh komponen belanja pegawai yang meliputi :
Gaji pokok, tunjangan isteri, tunjangan anak, tunjangan struktural, tunjangan
fungsional, tunjangan umum, tunjangan pangan/beras, tunjangan kemahalan,
tunjangan pengabdian wilayah terpencil, tunjangan khusus pajak, pembulatan sesuai
peruntukannya berdasarkan ketentuan;
4 Pembayaran Belanja Pegawai Gaji dilaksanakan secara langsung (LS) kepada
pegawai melalui rekening masing-masing pegawai secara giral. Dalam hal
pembayaran gaji secara langsung (LS) kepada pegawai melalui rekening masing-
masing pegawai belum dapat dilaksanakan :
a. Pembayaran belanja pegawai gaji dapat dilaksanakan melalui rekening
Bendahara Pengeluaran sampai dengan bulan Juni 2010.
b. Dalam hal setelah bulan Juni 2010 satker belum melaksanakan pembayaran
belanja pegawai gaji melalui rekening masing-masing pegawai secara giral,
maka pembayaran belanja pegawai gaji secara LS melalui rekening Bendahara
Pengeluaran dilaksanakan setelah mendapat dispensasi dari Kepala KPPN.
c. Dispensasi Kepala KPPN memuat pernyataan bahwa Kuasa PA
bertanggungjawab atas penggantian pembayaran belanja pegawai gaji apabila
terjadi kehilangan, pencurian, perampokan ataupun sebab lain
5 Pembayaran gaji induk dibayarkan tanggal 1 (satu) atau awal bulan berkenaan;
6 Pembayaran gaji induk untuk Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS), hak atas gajinya
berlaku pada bulan CPNS yang besangkutan secara nyata melaksanakan tugas,
yang dinyatakan dengan surat pernyataan atasan langsung yang membawahi calon
pegawai negeri sipil bersangkutan.
- 17 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
7 Pembayaran gaji induk untuk pegawai yang dipekerjakan dibayarkan oleh satuan
kerja asal;
8 Pembayaran gaji induk untuk pegawai yang diperbantukan dibayarkan oleh satuan
kerja yang menerima perbantuan;
9 Pegawai Negeri Sipil yang menjalani cuti di luar tanggungan negara tidak berhak
atas pembayaran gaji induk;
10 Pembayaran gaji induk dihentikan pada bulan ke-3 bagi Pegawai Negeri Sipil yang
meninggalkan tugas secara tidak sah selama dua bulan berturut-turut;
11 Pegawai Negeri Sipil yang hilang dianggap telah meninggal dunia pada akhir bulan
ke-12 sejak ia dinyatakan hilang dan diterbitkan SK Pensiun Janda/Duda bagi
istri/suaminya.
12 Pembayaran gaji induk bagi Pegawai Negeri Sipil yang diberhentikan sementara
(Schorsing) karena:
a. Didakwa telah melakukan suatu kejahatan pelanggaran jabatan. Maka mulai
bulan berikutnya pegawai tersebut diberhentikan diberikan bagian gaji sebesar :
- 50 % dari gaji pokok yang diterimanya terakhir, jika terdapat petunjuk-
petunjuk yang meyakinkan bahwa ia telah melakukan pelanggaran yang
didakwakan atas dirinya.
- 75 % dari gaji pokok yang diterimanya terakhir, jika belum terdapat petunjuk-
petunjuk yang meyakinkan bahwa ia telah melakukan pelanggaran yang
didakwakan atas dirinya
b. Didakwa karena telah melakukan pelanggaran hukum pidana yang tidak
menyangkut pada jabatannya dalam hal pelanggaran yang dilakukan berakibat
hilangnya penghargaan dan kepercayaan diri atas di pegawai yang bersangkutan
atau hilangnya martabat serta wibawa pegawai tersebut. Maka mulai bulan
berikutnya pegawai tersebut diberhentikan diberikan bagian gaji sebesar 75 %
dari gaji pokok yang diterimnya terakhir.
1. GAJI SUSULAN
Yang dimaksud gaji susulan adalah gaji seseorang pegawai negeri yang belum
dibayarkan untuk satu bulan atau lebih karena pembayaran gajinya tidak dilakukan
tepat pada waktu pegawai yang bersangkutan melaksanakan tugas pada suatu
tempat. Gaji Susulan dapat berupa gaji pertama bagi calon pegawai negeri
sipil/pegawai negeri sipil dan gaji pegawai yang dipindahkan karena dinas, atau
pegawai yang karena kasus tertentu dihentikan pembayaran gajinya kemudian harus
- 18 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
dibayarkan lagi gaji yang sempat dihentikan tersebut dengan ketentuan sebagai
berikut:
1. Disusun dalam suatu daftar tersendiri/terpisah dari gaji induk yang berisi seluruh
pegawai yang ada pada satuan kerja bersangkutan dengan mencantumkan
nama, NIP, pangkat/golongan, status pegawai, tanggal lahir, jumlah tanggungan,
pegawai bersangkutan serta perhitungan penghasilan gaji bulan berkenaan
secara lengkap pada lajur-lajur daftar gaji beserta potongan-potongannya.
2. Dibayarkan untuk seluruh komponen belanja pegawai yang meliputi :
Gaji pokok, tunjangan isteri, tunjangan anak, tunjangan struktural, tunjangan
fungsional, tunjangan umum, tunjangan pangan/beras, tunjangan kemahalan,
tunjangan pengabdian wilayah terpencil, tunjangan khusus pajak, pembulatan
sesuai peruntukannya berdasarkan ketentuan;
3. Dalam hal tunjangan pangan diberikan dalam bentuk natura, maka pada gaji
susulan tunjangan pangan diberikan dalam bentuk uang;
4. Pembayaran gaji susulan dapat dilakukan sebelum dimintakan gaji bulanannya
atau setelah dibayarkan gaji bulanannya.
5. Pembayaran gaji susulan dilaksanakan ke rekening masing-masing pegawai
secara giral.
2. KEKURANGAN GAJI
Yang dimaksud dengan kekurangan gaji adalah kekurangan pembayaran gaji
seseorang pegawai negeri karena adanya kenaikan besaran komponen gaji,
sedangkan pembayaran gajinya atas dasar kenaikan besaran komponen gaji
tersebut tidak dilaksanakan tepat waktunya sesuai dengan berlakunya perubahan
besaran komponen penghasilan tersebut. Kenaikan besaran komponen gaji
ditetapkan dengan surat penetapan/keputusan seperti kenaikan pangkat, gaji
berkala, penyesuaian harga beras, dan lain-lain.
Ketentuan yang menyangkut pembayaran kekurangan gaji sebagai berikut :
1. Disusun dalam suatu daftar tersendiri/terpisah dari gaji induk yang berisi
pegawai yang berhak atas pembayaran kekurangan gaji pada satuan kerja
bersangkutan dengan perhitungan selisih antara penghasilan yang seharusnya
diterima dengan penghasilan yang telah dibayarkan.
2. Komponen daftar kekurangan gaji meliputi nama, NIP, pangkat/golongan, status
pegawai, tanggal lahir, jumlah tanggungan, pegawai bersangkutan serta
perhitungan penghasilan gaji secara lengkap pada lajur-lajur daftar gaji beserta
potongan-potongannya.
- 19 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
3. GAJI TERUSAN
Yang dimaksud dengan gaji terusan adalah gaji yang dibayarkan kepada ahli waris
dari pegawai yang meninggal dunia sebesar gaji terakhir selama 4 (empat) bulan
berturut-turut. Ketentuan-ketentuan yang menyangkut pembayaran gaji terusan
adalah sebagai berikut :
1. Gaji terusan dibayarkan setiap tanggal satu bulan berkenaan atau tanggal
berikutnya apabila tanggal 1 adalah hari libur dan diajukan bersamaan gaji
induk;
2. Gaji terusan dibayarkan pada bulan berikutnya sejak suami/isteri dari janda/duda
tersebut meninggal dunia;
3. Disusun dalam suatu daftar tersendiri/terpisah dari gaji induk yang berisi
pegawai yang berhak atas pembayaran gaji terusan pada satuan kerja dengan
tambahan penjelasan :
a) Pada baris nama pegawai yang dimintakan gaji terusan supaya diberi catatan
“ Meninggal dunia tanggal.......”;
b) dalam lajur tanda tangan supaya dicantumkan nama lengkap ahli waris yang
menerima terusan penghasilan.
4. Gaji terusan tidak dikenakan potongan iuran wajib 10% tetapi dikenakan iuran
wajib asuransi kesehatan sebesar 2%;
5. Terusan penghasilan belanja pegawai tidak dibayarkan apabila tidak ada
keluarga pegawai yang berhak memperoleh pensiun janda/duda/ahli waris,
kecuali apabila pegawai yang bersangkutan tewas;
6. Pembayaran gaji terusan harus dihentikan pada bulan kelima baik surat
keputusan pensiunan janda/duda telah atau belum diterima;
7. Apabila terdapat keterlanjuran pemotongan iuran wajib sebesar 10% maka
terhadap kelebihan potongan sebesar 8% harus dikembalikan kepada
janda/duda yang bersangkutan oleh PT. Taspen (Persero). Kelebihan potongan
iuran wajib harus dicantumkan dalam SKPP Pensiun.
- 20 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
4. UANG TUNGGU
Yang dimaksud dengan uang tunggu adalah penghasilan yang diberikan kepada
pegawai negeri sipil yang diberhentikan dengan hormat dari jabatan negeri yang
disebabkan antara lain :
1. Sebagai tenaga kelebihan yang diakibatkan oleh penyederhanaan satuan
organisasi dan tidak dapat disalurkan pada instansi lain serta belum memenuhi
syarat-syarat pensiun;
2. Menderita penyakit atau kelainan yang berbahaya bagi dirinya sendiri dan atau
lingkungan kerjanya serta belum memenuhi syarat-syarat pensiun;
3. Setelah berakhirnya cuti sakit, belum mampu bekerja kembali dan belum
memenuhi syarat-syarat pensiun;
4. Tidak dapat dipekerjakan kembali setelah selesai menjalani cuti diluar
tanggungan negara karena tidak ada lowongan dan belum memenuhi syarat-
syarat pensiun.
Ketentuan-ketentuan yang menyangkut pembayaran uang tunggu adalah
sebagai berikut :
1. Uang tunggu dibayarkan sebesar :
a) 80 % (delapan puluh persen) dari gaji pokok untuk tahun pertama;
b) 75 % (tujuh puluh lima persen) dari gaji pokok untuk tahun-tahun
selanjutnya.
2. Uang tunggu diberikan mulai bulan berikutnya dari bulan pegawai negeri sipil
yang bersangkutan diberhentikan dengan hormat dari jabatan negeri;
3. Penerima uang tunggu masih tetap berstatus sebagai Pegawai Negeri Sipil,
oleh sebab itu kepadanya diberikan kenaikan gaji berkala, tunjangan
keluarga, tunjangan pangan (beras), dan tunjangan lain berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku kecuali tunjangan jabatan;
4. Pegawai Negeri Sipil yang menerima uang tunggu dapat diangkat kembali
dalam jabatan negeri apabila masih ada lowongan;
5. Pegawai Negeri Sipil penerima uang tunggu yang menolak untuk diangkat
kembali dalam jabatan negeri, diberhentikan dengan hormat sebagai
Pegawai Negeri Sipil pada akhir bulan yang bersangkutan menolak untuk
diangkat kembali;
6. Pegawai Negeri Sipil penerima uang tunggu yang diangkat kembali dalam
jabatan negeri, dicabut pemberian uang tunggunya terhitung sejak menerima
penghasilan penuh kembali sebagai Pegawai Negeri Sipil. Pencabutan
- 21 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 22 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 23 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 24 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
2. UANG MAKAN
Yang dimaksud dengan Uang Makan adalah uang yang diberikan kepada Pegawai
Negeri Sipil berdasarkan tarif dan dihitung secara harian untuk keperluan makan
Pegawai Negeri Sipil. Uang makan diberikan dalam rangka meningkatkan
kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil selain diberikan gaji dan tunjangan lainnya.
Ketentuan-ketentuan yang menyangkut pembayaran Uang Makan :
a) Pegawai Negeri Sipil yang bekerja pada hari kerja yang ditetapkan diberikan
Uang Makan;
b) Uang Makan diberikan paling banyak 22 (dua puluh dua) hari kerja dalam satu
bulan;
c) Dalam hal hari kerja dalam 1 (satu) bulan melebihi 22 (dua puluh dua) hari kerja,
Uang Makan diberikan sebanyak jumlah hari kerja pada bulan berkenaan;
d) Permintaan pembayaran uang makan dapat diajukan untuk beberapa bulan
sekaligus;
e) Besaran Uang Makan ditetapkan dengan Peraturan Menteri Keuangan.
(Ketentuan terakhir PMK Nomor 22/PMK.05/2007 tentang Pemberian Uang
Makan bagi Pegawai Negeri Sipil );
f) Tata cara pembayaran uang makan ditetapkan dengan Peraturan Direktur
Jenderal Perbendaharaan. (Perdirjen Perbendaharaan Nomor PER-12/PB/2007
dan terakhir diubah dengan Perdirjen Perbendaharaan Nomor Per-05/PB/2008
tentang Prosedur dan Tata Cara Permintaan Serta Pembayaran Uang Makan
Bagi Pegawai Negeri Sipil);
g) Uang Makan tidak diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang tidak hadir pada
hari kerja karena sedang menjalankan perjalanan dinas, cuti, tugas belajar, dan
sebab-sebab lain yang mengakibatkan PNS tidak hadir kerja;
3. HONORARIUM
- 25 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
4. VAKASI
Vakasi diberikan kepada seseorang yang ditunjuk dengan surat keputusan oleh
pejabat yang berwenang, untuk melakukan:
a) Pengujian;
b) Pengawasan ujian;
c) Pemeriksaan ujian;
d) Penyusunan naskah ujian;
e) Koordinator ujian; dan
f) Persiapan pembuatan ijazah.
- 26 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
BAB IV
MEKANISME PEMBAYARAN BELANJA PEGAWAI
1. GAJI INDUK
Permintaan pembayaran Gaji Induk/Gaji Bulanan harus dilengkapi dengan:
a) Daftar gaji, Rekapitulasi Daftar Gaji dan Halaman luar daftar gaji yang telah
ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran, PPABP dan KPA/PPK;
- 27 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
2. GAJI SUSULAN
Pembayaran gaji susulan harus dilengkapi dengan :
a) Gaji Susulan yang dibayarkan sebelum gaji pegawai yang bersangkutan masuk
dalam Gaji Induk, dilampiri :
- 28 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
1) Daftar Gaji, Rekapitulasi Daftar Gaji, dan Halaman Luar Daftar Gaji Susulan
yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan Kuasa
PA/PPK;
b) Gaji Susulan yang dibayarkan setelah gaji pegawai yang bersangkutan masuk
dalam Gaji Induk, dilampiri :
1) Daftar Gaji, Rekapitulasi Daftar Gaji, dan halaman luar Daftar Gaji Susulan
yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan Kuasa
PA/PPK;
3. KEKURANGAN GAJI
Pembayaran kekurangan gaji harus dilengkapi dengan :
a) Kekurangan gaji yang dihitung dengan menu otomatis pada Aplikasi GPP Satker,
dilampiri:
- 29 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
b) Kekurangan gaji yang dihitung dengan menu manual pada Aplikasi GPP Satker,
dilampiri:
- 30 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 31 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
7. UANG TUNGGU
Permintaan pembayaran uang tunggu harus dilengkapi dengan:
a) Daftar perhitungan uang tunggu yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara
Pengeluaran, dan Kuasa PA/PPK dibuat dalam kategori:
(1) sebesar 80 % (delapan puluh persen) dari gaji pokok untuk tahun pertama;
(2) sebesar 75 % (tujuh puluh lima persen) dari gaji pokok untuk tahun-tahun
selanjutnya.
b) Surat Keputusan Pejabat yang berwenang yang menyatakan pegawai
bersangkutan mendapatkan uang tunggu;
c) SK Kenaikan Pangkat dan Kenaikan Gaji Berkala terakhir
d) SSP PPh Pasal 21
8. UANG LEMBUR
Pembayaran uang lembur dilampiri:
a) Daftar Pembayaran Perhitungan Lembur dan Rekapitulasi Perhitungan Lembur
yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan Kuasa PA/PPK;
9. HONORARIUM
Permintaan pembayaran honorarium harus dilengkapi dengan:
a) Daftar pembayaran honorarium yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara
Pengeluaran, dan Kuasa PA/PPK;
b) Surat keputusan tentang pemberian honorarium;
c) Daftar hadir;
d) SSP PPh Pasal 21;
e) SPTJM dari Kuasa PA/PPK
10. VAKASI
Permintaan pembayaran vakasi harus dilengkapi dengan:
- 32 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
Petugas penerima SPP memeriksa kelengkapan berkas SPP, mengisi check list
kelengkapan berkas SPP, mencatatnya dalam buku pengawasan penerimaan
SPP dan membuat/menandatangani tanda terima SPP berkenaan. Selanjutnya
petugas penerima SPP menyampaikan SPP dimaksud kepada Pejabat Penanda
Tangan SPM.
2. Pejabat Penanda Tangan SPM melakukan pengujian atas SPP sebagai berikut:
- 33 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
1) Halaman luar Daftar Gaji dan Rekapitulasi Daftar Gaji yang ditandatangani
oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan Kuasa PA/PPK;
6) ADK Data Pegawai dan ADK Belanja Pegawai yang telah dimutakhirkan;
- 34 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
a) Halaman luar Daftar Gaji Susulan dan Rekapitulasi Daftar Gaji Susulan
yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan Kuasa
PA/PPK;
a) Halaman luar Daftar Gaji Susulan dan Rekapitulasi Daftar Gaji Susulan
yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan Kuasa
PA/PPK;
1) Kekurangan gaji yang dihitung dengan menu otomatis pada Aplikasi GPP
Satker dilampiri:
- 35 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
2) Kekurangan gaji yang dihitung dengan menu manual pada Aplikasi GPP
Satker dilampiri:
1) Halaman luar Daftar Uang Duka Wafat/Tewas dan Rekapitulasi Uang Duka
Wafat/Tewas yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran,
dan Kuasa PA/PPK;
- 36 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
3) Copy dokumen pendukung yang telah dilegalisasi oleh Kepala Satuan Kerja/
Pejabat yang berwenang berupa Surat Keterangan Kematian/Visum dari
Camat atau Rumah Sakit untuk pembayaran pertama kali;
1) Halaman luar Daftar Uang Muka Gaji dan Rekapitulasi Daftar Uang Muka
Gaji yang ditandatangani oleh PPABP, Bendahara Pengeluaran, dan Kuasa
PA/PPK;
2) Copy dokumen pendukung yang telah dilegalisasi oleh Kepala Satuan Kerja/
Pejabat yang berwenang berupa SK Mutasi Pindah, Surat Permintaan Uang
Muka Gaji, dan Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Tunjangan Keluarga;
- 37 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
j. Vakasi, dilampiri :
2. SPM Gaji Induk beserta dokumen pendukungnya dan ADK Belanja Pegawai
harus sudah diterima KPPN paling lambat tanggal 10 sebelum bulan pembayaran.
- 38 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
d) kesesuaian penulisan jumlah uang dan akun pada SSP PPh Pasal 21 dengan
jumlah uang dan akun pada potongan SPM-LS Belanja Pegawai;
b. SP2D untuk Gaji di luar Gaji Induk diterbitkan paling lambat 2 (dua) hari kerja
setelah diterima SPM secara lengkap dan benar;
c. SP2D untuk Belanja Pegawai lainnya diterbitkan paling lambat 1 (satu) hari kerja
setelah diterima SPM secara lengkap dan benar.
- 39 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
BAB V
PENATAUSAHAAN BELANJA PEGAWAI
- 40 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
1. Dosir Kepegawaian
Dengan dialihkannya pengelolaan administrasi belanja pegawai dari KPPN kepada
Satker, PPABP wajib melanjutkan pengelolaan dosir kepegawaian dan kartu
pengawasan belanja pegawai perorangan masing-masing pegawai secara tertib dan
teratur di luar dosir yang ada pada bagian/unit kepegawaian. Dosir tersebut beserta
kartu pengawasan belanja pegawai perorangan wajib dikirimkan ke satuan kerja baru
apabila pegawai yang bersangkutan dipindahkan ke satuan kerja baru. Dokumen
pendukung yang dijadikan sebagai kelengkapan pada dosir kepegawaian antara lain:
a) Nota Persetujuan BKN
b) SK Calon PNS
c) SK Pengangkatan PNS
d) SK Kenaikan Pangkat
e) Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala
f) SK Jabatan
g) Surat Pernyataan Pelantikan, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, Surat
Pernyataan Masih Menduduki Jabatan
- 41 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 42 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
(2) Berita Acara Serah Terima Jabatan bagi yang memangku jabatan.
d) Penerbitan SKPP oleh satker dengan ketentuan sebagai berikut:
(1) Untuk pegawai pindah, SKPP dibuat dalam 4 (empat) rangkap dengan
ketentuan sebagai berikut:
(a) SKPP Lembar asli disampaikan kepada pegawai yang bersangkutan
untuk selanjutnya disampaikan kepada bendahara pengeluaran/PPABP
di tempat yang baru sebagai syarat mutlak untuk lampiran SPP/SPM gaji
di tempat yang baru;
(b) Lembar II dan dosir pegawai bersangkutan beserta pengantar dikirim
kepada satker baru untuk dijadikan sebagai dasar pengujian SPP/SPM;
(c) Lembar III disampaikan kepada KPPN asal;
(d) Lembar IV sebagai arsip satker lama.
(2) Untuk pegawai pensiun, SKPP dibuat dalam 5 (lima) rangkap dengan
ketentuan sebagai berikut:
(a) SKPP Lembar asli dan Lembar II dikirim kepada PT. Taspen/PT. Asabri
dengan surat pengantar;
(b) Lembar III disampaikan kepada pegawai yang bersangkutan;
(c) Lembar IV disampaikan kepada KPPN sebagai pertinggal;
(d) Lembar V sebagai arsip satker lama.
3. Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga adalah
Surat keterangan tentang susunan keluarga yang disampaikan kepada PPABP
setiap awal tahun takwim. Apabila ada perubahan susunan keluarga karena
menikah/cerai, kelahiran anak, kematian dan dibuktikan dengan surat keterangan
dari yang berwenang.
4. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) adalah surat pernyataan dari
pejabat yang berwenang yang menyatakan terhitung mulai tanggal seorang pegawai
melaksanakan tugas pada suatu satker.
5. Kartu Pengawasan Belanja Pegawai
Kartu pengawasan belanja pegawai merupakan sarana untuk melakukan
pengawasan atas pelaksanaan pembayaran belanja pegawai. Kartu pengawasan
belanja pegawai terdiri atas 2 jenis kartu meliputi:
a. Kartu Pengawasan Belanja Pegawai Perorangan, yaitu kartu yang memuat data
kepegawaian perorangan beserta mutasinya, daftar susunan keluarga, utang
kepada negara, serta riwayat pembayaran gaji yang telah dilaksanakan.
b. Kartu Induk Pengawasan Belanja Pegawai, yaitu kartu yang memuat informasi
data pembayaran belanja pegawai yang telah dilaksanakan pada satuan kerja
- 43 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
PPABP wajib melakukan pemutakhiran data pada aplikasi GPP Satker setiap terjadi
perubahan data pegawai berdasarkan dokumen pendukung kepegawaian. Perubahan
data pegawai tersebut dapat meliputi:
1. Kenaikan/penurunan Pangkat
2. Kenaikan Gaji Berkala
3. Pengangkatan/pemberhentian Jabatan Struktural/Fungsional
4. Penambahan atau pengurangan anggota keluarga
5. Tambahan pegawai baru
6. Perubahan status dan kedudukan pegawai:
a. dari CPNS menjadi PNS
b. pindah, pensiun, atau meninggal dunia
c. tugas belajar DN/LN
d. MPP/cuti besar/cuti di luar tanggungan negara
e. dipekerjakan/diperbantukan
f. pengenaan atau pencabutan hukuman disiplin
g. menerima uang tunggu
7. Utang, tunggakan, atau potongan lainnya yang harus dimasukkan sebagai potongan
dalam daftar gaji
- 44 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 45 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
BAB VI
PEMBUKUAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN BELANJA PEGAWAI
- 46 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
belanja pegawai yang bersangkutan. Surat kuasa harus diketahui oleh Kepala
Satuan Kerja yang bersangkutan.
4. Laporan pertanggungjawaban bendahara pengeluaran atas pembayaran belanja
pegawai terdiri atas :
a) Lembaran Asli dari Buku Kas Umum;
b) Daftar gaji yang telah ditandatangani oleh masing-masing yang
berhak/bersangkutan;
c) Tembusan SPM/SP2D atas pembayaran belanja pegawai lembar 3 yang menjadi
data pembukuan bulan berkenaan.
5. Kuasa PA satuan kerja menyampaikan laporan pertanggungjawaban pembayaran
belanja pegawai secara triwulanan kepada Biro Keuangan Kementerian
Negara/Lembaga selambat-lambatnya tanggal 15 awal bulan di triwulan berikutnya.
C. PENGAWASAN
Setiap terjadi kelebihan pembayaran gaji atau belanja pegawai lainnya, wajib dilakukan
pengembalian atas kelebihan pembayaran tersebut ke Kas Negara. Pengembalian
kelebihan pembayaran dapat dilakukan dengan:
1. menyetorkan langsung ke Kas Negara menggunakan formulir Surat Setoran
Pengembalian Belanja (SSPB) dengan akun belanja yang sama apabila disetor pada
tahun anggaran berjalan;
2. menyetorkan langsung ke Kas Negara menggunakan formulir Surat Setoran
Penerimaan Negara Bukan Pajak (SSBP) dengan akun penerimaan kembali belanja
pegawai pusat tahun anggaran yang lalu apabila disetor setelah tutup tahun
anggaran.
3. diperhitungkan dengan pembayaran gaji pegawai yang bersangkutan setiap
bulannya hingga lunas.
Kelebihan pembayaran yang tidak dapat dikembalikan kepada negara sehingga
mengakibatkan kerugian negara, maka penyelesaiannya menggunakan tuntutan ganti
rugi sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.
- 47 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
BAB VII
PENUTUP
Hal-hal yang belum diatur dalam modul ini agar tetap berpedoman pada peraturan
yang berkaitan dengan pembayaran belanja pegawai yang berlaku. Modul ini akan selalu
berubah sesuai dengan perkembangan/ perubahan ketentuan tentang pelaksanaan belanja
pegawai.
- 48 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 49 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 50 -
MODUL PENGELOLAAN ADMINISTRASI BELANJA PEGAWAI PADA SATUAN KERJA
- 51 -