Petemuan 3

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Tujuan Pembelajaran :

 Mengetahui definisi dan manfaat proses perencanaan sumber daya manusia

 Mengetahui faktor-faktoryang mempengaruhi permintaan tenaga kerja

 Mengetahui teknik-teknikperamalam permintaan tenaga kerja

 Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi penawaran tenaga kerja

Perencanaan sumber daya manusia merupakan salah satu aktivitas penting dalam

manajemen sumber daya manusia. Aktivitas ini penting karena berperan dalam proses

perencanaan strategis sumber daya manusia di dalam organisasi. Organisasi perlu melakukan

perencanaan sumber daya manusia guna mengetahui kebutuhan jumlah pekerja (demand)

guna mencapai tujuan organisasi yang disesuaikan dengan jumlah penawaran tenaga kerja

(supply).

Perencanaan sumber daya manusia (HR planning) didefinisikan sebagai proses

perkiraan atau peramalan (forecasting) akan kebutuhan sumber daya manusia di dalam

sebuah organisasi dengan melihat ketersediaan sumber daya manusia baik di dalam

organisasi (internal) maupun di luar organisasi (external). Proses perencanaan ini bertujuan

untuk mengetahui posisi apa di dalam organisasi yang harus diisi dan bagaimana cara

mengisinya.

Perencanaan sumber daya manusia penting dilakukan karena dengan proses

perencanaan yang baik akan mendukung pencapaian rencana strategis organisasi. Menurut

Werther dan Davis (1996), proses perencanaan manusia memungkinkan organisasi untuk:

 Mengintegrasikan permintaan tenaga kerja (demand) dengan staffing level

 Meningkatkan pemanfaatan tenaga kerja secara optimal

  Menyelaraskan aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya manusia dengan tujuan-tujuan

strategis organisasi secara efisien

 Memperoleh keuntungan ekonomi dari proses mempekerjakan pekerja baru

 Meluaskan informasi-informasi mengenai sumber daya manusia ke semua unit kerja

organisasi

 Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas manajemen sumber daya manusia di semua unit

organisasi

Langkah-langkah dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia merupakan langkah pertama dalam proses

rekrutmen dan seleksi pegawai. Kedua proses ini sangat bergantung pada proses perencanaan.

Oleh karena itu, harus dipastikan bahwa proses perencanaan ini dilakukan secara terencana.

Secara singkat, proses perencanaan sumber daya manusia adalah mengikuti langkah-

langkah sebagai berikut:

Cari tahu dan tentukan posisi apa yang

tersedia dan harus diisi

Lakukan proses peramalan kebutuhan tenaga

kerja menggunakan teknik-teknik peramalan

Lakukan analisis permintaan dan penawaran

tenaga kerja
Permintaan Tenaga Kerja

Organisasi tentu saja membutuhkan pekerja agar bisa sukses dalam menjalankan

aktivitas operasionalnya. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi jumlah permintaan tenaga

kerja yang dibutuhkan organisasi.

Secara umum, ada tiga faktor yang mempengaruhi jumlah permintaan tenaga kerja

yaitu faktor eksternal, faktor organisasi, dan faktor angkatan kerja.

Faktor eksternal adalah faktor-faktor di luar organisasi tetapi memiliki dampak

terhadap jumlah pekerja yang dibutuhkan oleh organisasi. Faktor-faktor eksternal itu adalah:

 Kondisi perekonomian

Kondisi ekonomi akan ikut menentukan jumlah permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan

organisasi. Kondisi perekonomian yang mengalami resesi tentu akan menyebabkan

organisasi menurunkan tingkat produksinya sehingga jumlah pekerja yang dibutuhkan

pun menurun. Begitu pula sebaliknya apabila kondisi ekonomi sedang booming maka

produksi meningkat dan kebutuhan akan tenaga kerja pun meningkat.

 Kondisi sosial politik.

Kondisi sosial politik akan mempengaruhi jumlah permintaan tenaga kerja yang

dibutuhkan oleh organisasi. Apabila kondisi sosial politik di dalam negeri stabil, maka

kondisi perekonomian pun akan stabil sehingga produksi bisa berjalan lancar. Untuk

menjalankan aktivitas produksi organisasi tentu membutuhkan tenaga kerja. Sebaliknya

apabila kondisi sosial politik di dalam negeri kacau, maka kondisi perekonomian akan

terganggu dan aktivitas produksi pun terhambat atau mungkin saja berhenti. Akibatnya

permintaan akan tenaga kerja pun berkurang.

 Teknologi

Seiring perkembangan teknologi, banyak pekerjaan yang dulunya dikerjakan secara

manual oleh manusia kini telah diotomatisasi. Teknologi komputer dan robotik telah

menggantikan tenaga kerja manusia. Akibatnya, permintaan akan tenaga kerja pun

berkurang. Semakin canggih teknologi yang dimiliki oleh sebuah organisasi, maka

semakin kecil jumlah pekerja yang dibutuhkannya.

 Kompetisi

Kompetisi mengharuskan sebuah organisasi memiliki keunggulan untuk bisa bertahan di

dalam persaingan. Kompetisi ini sering kali mengharuskan organisasi untuk menekan

biaya produksi seminimal mungkin. Hal ini berakibat pula pada permintaan akan tenaga

kerja. Organisasi sering kali harus mengurangi jumlah tenaga kerjanya untuk menekan

ongkos produksi.

Faktor organisasi adalah faktor-faktor yang berasal dari internal organisasi itu. Faktor-

faktor ini berdampak langsung terhadap jumlah permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan

oleh organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:

 Rencana strategis organisasi

Rencana strategis organisasi adalah sebuah rencana yang terstruktur mengenai tujuan-

tujuan organisasi yang ingin dicapai dan strategi-strategi yang digunakan untuk mencapai

tujuan-tujuan tersebut. Rencana strategis organisasi ini disusun dalam jangka panjang

yang kemudian diturunkan dalam rencana-rencana jangka menengah dan jangka pendek.

Rencana strategis organisasi mencakup semua aktivitas yang ada di dalam organisasi,

mulai dari aktivitas produksi, operasi, pemasaran, keuangan, teknologi, sistem informasi,

dan sumber daya manusia. Rencana strategis ini tentu akan berdampak secara langsung

terhadap besaran jumlah pekerja yang dibutuhkan oleh organisasi karena sumber daya
 manusia merupakan salah satu faktor yang berperan dalam proses pencapaian tujuan

organisasi.

 Anggaran

Kemampuan organisasi untuk membayar pekerjanya tentu akan berdampak pada jumlah

pekerja yang dipekerjakannya. Organisasi tidak mungkin mempekerjakan tenaga kerja

melebihi jumlah anggaran keuangan yang dimiliknya.

 Perkiraan produksi dan penjualan

Apabila jumlah penjualan meningkat, maka produksi pun akan meningkat. Hal ini

berdampak pada permintaan tenaga kerja yang juga meningkat. Begitu pula sebaliknya,

apabila jumlah penjualan menurun, maka produksi pun akan menurun, dan ini berakibat

pada penurunan jumlah permintaan tenaga kerja.

Faktor angkatan kerja adalah faktor-faktor yang disebabkan oleh aktivitas-aktivitas

yang dilakukan oleh dan atau bersalah dari tenaga kerja itu sendiri yang akan mempengaruhi

jumlah permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan organisasi. Faktor-faktor tersebut

diantaranya:

 Pensiun

Setiap pegawai pasti akan mengalami masa pensiun, oleh sebab itu perusahaan harus

memperkirakan kebutuhan pegawai baru didasarkan pada jumlah pegawai yang akan

pensiun sehingga tidak terjadi kekosongan posisi.

 Pengunduran diri (resignation)

Ada kalanya seorang pegawai mengundurkan diri dari perusahaan. Hal ini harus bisa

diantisipasi oleh perusahaan agar aktivitas operasional tidak terganggu.

 Pemberhentian kerja atau pemecatan (termination or lay off)

 Pemecatan dan pemberhentian kerja kadang perlu dilakukan oleh perusahaan apabila

pekerja yang ada sekarang dianggap tidak kompeten dan hanya memberikan beban

kepada perusahaan. Proses pemecatan dan pemberhentian ini tentu saja akan

mempengaruhi permintaan akan tenaga kerja sehingga perusahaan harus siap menghadapi

hal ini.

 Kematian

Kematian merupakan hal yang pasti dialami oleh setiap manusia. Oleh sebab itu, hal ini

harus dipertimbangkan oleh perusahaan karena berpengaruh terhadap perencanaan

sumber daya manusia. Kematian merupakan hal terburuk tetapi tetap harus diantisipasi

supaya apabila hal tersebut menimpa pegawai kita, perusahaan sudah siap

menggulanginya terutama apabila kematian menimpa key employee.

Teknik-teknik Peramalan Sumber Daya Manusia

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, ada berbagai macam faktor yang akan

mempengaruhi jumlah permintaan tenaga kerja organisasi. Di bagian ini akan dibahas teknik-

teknik peramalan yang dipergunakan untuk memperkirakan jumlah tenaga kerja yang akan

dibutuhkan oleh organisasi. Teknik-teknik tersebut diantaranya:

1. Analisis Trend

Analisis trend adalah salah satu teknik peramalan yang mempelajari kebutuhan tenaga

kerja organisasi di masa lampau untuk memperkirakan kebutuhan di masa yang akan

datang. Dalam analisis trend ini, proses peramalan didasarkan pada data historis

kebutuhan tenaga kerja yang akan dianalisis untuk memperoleh persamaan trend.

Persamaan trend ini akan digunakan sebagai alat (tool) untuk memprediksi
 kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Agar prediksi bisa akurat, maka data historis yang

digunakan tidak boleh terlalu lama karena semakin lama data historis yang digunakan

maka prediksi pun akan semakin tidak akurat.

2. Analisis Rasio

Analisis rasio adalah analisis yang membandingkan rasio antara faktor penyebab dengan

jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Faktor penyebab umumnya adalah tingkat produksi

atau tingkat penjualan.

Contoh: satu orang bisa memproduksi 10 kaos kaki per hari (1 : 10) apabila perusahaan

menginginkan produksi 1000 kaos kaki per hari maka 1000 :10, sehingga

perusahaanmembutuhkan tenaga kerja 100 orang.

3. Scatter Plot

Scatter plot adalah metode yang mencoba mengidentifikasi hubungan antara dua variabel

dan menggambarkannya dalam sebuah grafik sehingga bisa diperoleh gambaran jumlah

tenaga kerja yang akan dibutuhkan.

Penawaran Tenaga Kerja

Penawaran tenaga kerja berarti jumlah tenaga kerja yang ditawarkan kepada

organisasi. Beberapa faktor yang dianggap mempengaruhi jumlah penawaran tenaga kerja

adalah:

 Rencana Suksesi

Adanya rencana suksesi menyebabkan pekerja menawarkan dirinya untuk mengisi

kekosongan jabatan. Suksesi biasanya berhubungan dengan rencana promosi.

 Ketersediaan Tenaga Kerja di Pasar

Semakin melimpahnya tenaga kerja di pasar, maka penawaran tenaga kerja juga akan

semakin melimpah. Ketersediaan tenaga kerja di pasar ini dipengaruhi oleh berbagai
 faktor seperti demografi penduduk seperti usia dan jenis kelamin, tingkat pendidikan,

kondisi perekonomian, dan populasi.

Suplemen: Peramalan

Peramalan Menggunakan Analisis Deret Waktu (Time Series) untuk Human Resources

Planning

Metode Setengah Rata-Rata (Semi Average Method atau SAM)

Diperoleh dari persamaan Yt = a + bX,

Yt = Data yang dihitung

X = Nilai origin tahun

a = Nilai data tahun dasar, diperoleh dari rata-rata kelompok atas.

b = Koefisien trend (Perubahan trend tiap tahun)

Diperoleh dari : (kelompok bawah – kelompok atas) : ½ n.

Dimana n = jumlah data

1. Penentuan Origin Periode Genap

a. Setengah Rata-Rata Genap

Jumlah data historis genap, kemudian dibagi dua sama besar untuk menentukan nilai

origin X.

Contoh 1 :
Tahun X
92 -3
-- -2
93 -1
-- 0
94 1
-- 2
95 3

Tahun X
96 5
-- 6
 97 7
-- 8
98 9
-- 10
99 11

Tahun X
95 -1
-- 0
96 1
97 3
-- 4
98 5

b. Setengah Rata-Rata Ganjil

Tahun X
83 -1

84 0

85 1

86 2

87 3

88 4

2. Penentuan Origin Periode Ganjil

Data historis berjumlah ganjil kemudian dibagi dua sama besar dengan cara menganggap

data tengah hilang sehingga data seolah-olah berjumlah genap, atau data tengah dihitung

dua kali sehingga data seolah-olah berjumlah genap.

a. Data Tengah Diabaikan

Tahun X
93 -1
-- 0
94 1
-- 2
95 3
 -- 4
96 5
-- 6
97 7

b. Data Tengah Dihitung Dua Kali

Tahun X
93 -1
94 0
95 1
95 1
96 2
97 3

Contoh Kasus :

Berikut tersaji jumlah pekerja per tahun yang bekerja di Laundry Irfan Syaebani sejak

tahun 1994 sampai dengan 1999 :

Tahun Jumlah Pekerja

1994 2
1995 5
1996 4
1997 7
1998 6
1999 9

Tentukan :
a. Persamaan trend
b. Trend tiap tahun
c. Prediksi jumlah pegawai yang dibutuhkan tahun 2005
d. Grafik

Jawaban :

a. Persamaan Trend

Tahun X Y
94 -1 2
95 0 5
96 1 4
97 2 7
98 3 6
99 4 9
 Nilai rata-rata kelompok atas : (2 + 5 + 4) : 3 = 3.7
Nilai rata-rata kelompok bawah : (7 + 6 + 9) : 3 = 7.3

Maka : Yt = a + bX

a = 3.7

b = (7.3 – 3.7) : (1/2 x 6) = 12

Yt = 3.7 + 1.2 X

b. Trend Tiap Tahun

Y94 = 3.7 + 1.2 (-1) = 2.5

Y95 = 3.7 + 1.2 (0) = 3.7

Y96 = 3.7 + 1.2 (1) = 4.9

Y97 = 3.7 + 1.2 (2) = 6.1

Y98 = 3.7 + 1.2 (3) = 7.3

Y99 = 3.7 + 1.2 (4) = 8.5

c. Prediksi tahun 2005

X05 = ?

X05 = (2005 - 1999) + X99

= 6 + 4 = 10

Y05 = 3.7 + 1.2 (10) = 15.7 atau mendekati 16 orang