Sorting dan Filtering

Sorting
Sort adalah fasilitas di Microsoft Excel untuk mengurutkan data. Menu sort ada di Ribbon Menu,
tab Home, group Editing, ada di posisi paling kanan dari tab Home.

Misal ada data seperti gambar dibawah

Bagaimana cara mengurutkan data penjualan berdasarkan total penjualan tertinggi ke total
penjualan terendah.

Langkah untuk mengurutkan data adalah sebagai berikut:

Membuat range data yang akan diurutkan
Range yang dibuat adalah range untuk semua data bukan hanya range data total penjualan
saja.Untuk kasus ini adalah range A1:N21
Klik menu Sort & Filter, kemudian pilih Custom Sort

Akan muncul dialog seperti gambar dibawah

Check My data has headers jika range data pada langkah pertama mempunyai header, jika tidak
mempunyai header uncheck.

Pada bagian Column menentukan kolom yang dijadikan acuan untuk mengurutkan data. Pilih
kolom Total.
Pada bagian Sort On ada 4 pilihan

▪ Values untuk mengurutkan data berdasarkan nilai yang ada dicell

▪ Cell Color untuk mengurutkan data berdasarkan warna cell
▪ Font Color untuk mengurutkan data berdasarkan warna font
▪ Cell Icon untuk mengurutkan data berdasarkan cell icon

Pada bagian order ada 3 pilihan

▪ Smallest to largest (Ascending)

▪ Largest to smallest (Descending)
▪ Custom list
Untuk kasus ini pilih Largest to smallest.

Jika masih ada kriteria lain untuk mengurutkan data maka klik add level, tambahan kriteria ini
berlaku jika kriteria level pertama mempunyai data yang sama maka pengurutan data akan
menggunakan kriteria level kedua.

Jika semua setting sudah selesai kemudian klik OK

Hasilnya seperti gambar dibawah

Sorting berdasarkan warna
Pada contoh sebelumnya proses mengurutkan data berdasarkan nilai yang ada didalam cell.
Berikut adalah contoh pengurutan data berdasarkan warna cell.

Misal ada data seperti gambar dibawah

Bagaimana cara mengurutkan data berdasarkan warna cell, misal diurutkan berdasarkan warna
kuning, merah kemudian hijau.

Langkah untuk mengurutkan data adalah sebagai berikut:

Membuat range data yang akan diurutkan

Range yang dibuat adalah range A1:N21
Klik menu Sort & Filter, kemudian pilih Custom Sort
Akan muncul dialog seperti gambar dibawah
Pada bagian sort on pilih Cell Color, akan muncul warna-warna yang ada dikolom nama barang
yaitu kuning, merah dan hijau. Pilih warna kuning untuk warna yang akan diurutkan nomor 1.

Add level untuk menambahkan kriteria warna kedua yaitu merah dan add level lagi untuk
menambahkan criteria ketiga. Hasilnya seperti gambar dibawah

Kemudian klik OK, hasil pengurutan data seperti gambar dibawah

Filtering
Filtering digunakan untuk memfilter/menampilkan data yang sesuai dengan kriteria yang
ditentukan. Tipe data yang difilter bisa berupa teks, angka ataupun tanggal.

Misal ada data seperti gambar dibawah

Bagaimanakah cara memfilter data teks, angka dan tanggal?

Menu Filtering ada di Ribbon Menu, tab Home, group Editing. Ada diposisi paling kanan dari tab
Home.
Untuk melakukan filtering, letakkan kursor diheader dari tabel. Untuk contoh data diatas,
letakkan kursor di cell A1. Klik menu Sort&Filter ditab Home, group Editing kemudian pilih Filter.

Hasilnya akan ada combo box dimasing-masing header, combo box itulah yang bisa digunakan
untuk memfilter data dengan kriteria yang diinginkan.

Memfilter Teks
Dari contoh sebelumnya data yang mempunyai tipe teks ada dikolom A dan kolom B. Misal ingin
memfilter data untuk kolom B dengan menampilkan data penjualan untuk Area Barat saja. Maka
langkahnya sebagai berikut :

Klik combo box yang ada dicell B1 (header cabang)

Hasilnya seperti gambar dibawah

Ada 4 checkbox yang menampilkan data dikolom Cabang yaitu:

▪ Select All untuk menampilkan data disemua cabang

▪ Area Barat untuk menampilkan data dicabang Area Barat
▪ Area Tengah untuk menampilkan data dicabang Area Tengah
▪ Area Timur untuk menampilkan data dicabang Area Timur
Hilangkan semua check selain Area Barat.
Hasilnya seperti gambar dibawah. Hanya data penjualan dicabang Area Barat yang ditampilkan.
Memfilter Angka
Untuk memfilter angka caranya sama dengan cara memfilter teks. Dari contoh sebelumnya data
angka ada dikolom D (Qty). Jika combo box dikolom Qty diklik akan muncul semua angka yang ada
dikolom Qty. Check pada angka tertentu yang diinginkan, maka excel akan menampilkan hanya
angka yang dipilih.

Selain cara diatas ada cara lain yang bisa dilakukan untuk melakukan filtering data, yaitu dengan
menggunakan kriteria tertentu, misal memfilter angka yang lebih besar dari 50.

Klik combo box yang ada dikolom D (Qty), kemudian pilih number filter maka akan muncul banyak
pilihan yang bisa digunakan untuk memfilter data angka.
Berikut pilihan untuk memfilter angka

▪ Equal (=), memfilter angka yang sama dengan angka yang dimasukkan
▪ Does Not Equal (<>), memfilter angka yang tidak sama dengan angka yang
dimasukkan
▪ Greater Than (>), memfilter angka yang lebih besar dari angka yang dimasukkan
▪ Greater Than Or Equal To (>=), memfilter angka yang lebih besar atau sama dengan
angka yang dimasukkan
▪ Less Than (<), memfilter angka yang lebih kecil dari angka yang dimasukkan
▪ Less Than Or Equal To (<=), memfilter angka yang lebih kecil atau sama dengan
angka yang dimasukkan
▪ Between, memfilter angka yang ada diantara dua angka yang dimasukkan
▪ Top 10, memfilter angka yang ada di 10 besar, bisa secara nilai atau prosentase
▪ Above Average, memfilter angka yang nilainya diatas rata-rata
▪ Below Average, memfilter angka yang nilainya dibawah rata-rata
 ▪ Custom Filter, memfilter angka dengan berbagai kombinasi, misal memfilter dengan
2/3 kriteria dengan operator logika AND atau OR
Kaos mana sajakah yang terjual di Area Barat dan Area Timur dengan Qty diatas 40?

Untuk menjawab pertanyaan diatas bisa menggunakan filter untuk dua kolom.

Kolom pertama adalah kolom B (Cabang). Klik combo box dikolom B kemudian pilih Area Barat dan
Area Timur. Kemudian Klik OK.

Kolom kedua adalah kolom D (Qty). Klik combo box kemudian pilih “Number Filter – Greater Than”
Akan muncul dialog box seperti gambar dibawah. Isi dengan angka 40.
Hasilnya seperti gambar dibawah.

Memfilter Tanggal
Untuk memfilter data tanggal sama dengan cara memfilter data teks dan angka. Dari contoh
sebelumnya data tanggal ada dikolom C (Tanggal). Klik combo box yang ada dikolom tanggal. Akan
muncul seperti gambar dibawah.
Pada daftar checkbox tanggal akan dikelompokkan berdasarkan tahun terlebih dahulu, kemudian
bulan baru detail per tanggal.
Selain itu ada beberapa filter tanggal berdasarkan kriteria tertentu, dari contoh diatas filter
tanggal bisa “Yesterday”, bisa “Last Week”, bisa “Next Year” ataupun berbagai alternative dan
kombinasi filter tanggal yang lain.

Area manakah yang bisa menjual Kaos1, Kaos2, Kaos3, Kaos4 dan Kaos5 pada bulan February,
Maret, April 2015 yang kurang dari 40.

Untuk menjawab pertanyaan diatas digunakan filtering di 3 kolom yaitu kolom A (Nama Barang),
kolom C (Tanggal) dan kolom D (Qty).

Klik combo box pada kolom A, check Kaos1, Kaos2, Kaos3, Kaos4 dan Kaos5.

Klik combo box pada kolom C, check bulan Februari, Maret dan April 2015
Klik combo box dikolom D, pilih “Number Filters – Less Than”
Muncul dialog box, isi dengan angka 40, kemudian klik OK
Hasilnya seperti gambar dibawah

Advance Filtering
Advance Filtering digunakan untuk memfilter data dengan kriteria yang komplek seperti
penggunaan kriteria AND/OR atau bisa juga dengan penggunaan sebuah formula.

Untuk bisa menggunakan advance filtering, semua kriteria HARUS dimasukkan didalam worksheet.
Lokasinya diatas kumpulan data yang akan difilter dengan judul kolom yang sama.

Dengan data dari contoh sebelumnya, gambar dibawah adalah contoh kriteria dari advance
filtering.
Dari gambar diatas baru ada dua kriteria (1 baris 2 kolom), dengan advance filtering bisa
ditambahkan berapapun kriteria yang dibutuhkan, dengan catatan bahwa harus memberikan 1
baris kosong antara kumpulan kriteria dengan data yang akan difilter.
Untuk menggunakan advance filtering, berbeda dengan filtering biasa, karena perintah advance
filtering ada ditab Data, group Sort & Filter.

Kriteria AND
Kriteria AND akan menampilkan data jika semua kriteria terpenuhi.

Berapakah penjualan Kaos2 dicabang Area Barat?

Pertama masukkan kriteria yang telah ditentukan dibagian kriteria, seperti gambar dibawah
Kaos2 diletakkan dicell A2 dan Area Barat diletakkan dicell B2.

Kedua, klik tab Data, cari group Sort & Filter kemudian klik Filter Advance, kemudian muncul
dialog box seperti gambar dibawah (jika ada peringatan klik OK saja).

Pada bagian action ada dua radio button

▪ Filter the list, in-place, hasil proses advance filter lokasinya akan sama dengan data
yang akan difilter atau sama dengan filtering biasa
▪ Copy to another location, hasil proses advance filter lokasinya akan dikopikan
ketempat lain (dalam satu worksheet yang sama)
Untuk pertanyaan diatas pilih radio button yang pertama (Filter the list, in-place)

List range diisi dengan range yang berisikan data yang akan difilter yaitu range $A$6:$D$36

Criteria range diisi dengan range yang berisikan kriteria yang akan digunakan untuk memfilter
yaitu $A$1:$D$2.

Jika sudah diisi, maka dialog box akan seperti gambar dibawah

Kemudian klik OK, hasilnya seperti gambar dibawah

Untuk kriteria seperti kasus diatas, hasil advance filter dengan kriteria AND tidak berbeda dengan
filtering biasa.

Kriteria OR
Kriteria OR akan menampilkan data jika salah satu kriteria terpenuhi.

Tampilkan data penjualan Kaos2 dicabang Area Barat ATAU Kaos5 dicabang Area Timur.

Pertama masukkan kriteria-kriteria yang telah ditentukan dibagian kriteria.

Kemudian klik advance filter di tab Data, group Sort & Filter. Isi dialog box seperti gambar
dibawah.

Klik OK, hasilnya seperti gambar dibawah.

Dengan hasil diatas, apa perbedaan antara filtering biasa dengan advance filtering? 🙂

Kriteria dengan Formula

Advance filter dengan formula menggunakan sebuah formula baik sederhana ataupun komplek
yang akan menghasilkan nilai TRUE/FALSE. Formula diletakkan dibagian kriteria sebelah kanan
tanpa judul kolom.

Tampilkan data penjualan Kaos2 dicabang Area Barat yang lebih besar dari 40 ATAU Kaos5
dicabang Area Timur.

Perbedaan kriteria diatas dengan kriteria OR sebelumnya adalah adanya ketentuan penjualan lebih
besar dari 40, kriteria ini hanya untuk Kaos2 dicabang Area Barat, tidak berlaku untuk Kaos5
dicabang Area Timur.

Pertama masukkan kriteria-kriteria yang telah ditentukan dibagian kriteria.

Formula diletakkan dikolom E tanpa ada judul kolom, Formula menggunakan relative
reference dan menghasilkan nilai TRUE/FALSE.
Setelah kriteria selesai dimasukkan, langkah berikutnya adalah menggunakan advance filtering.

Range untuk bagian kriteria sampai kekolom E, hasilnya seperti gambar dibawah.
Kaos5 dicabang Area Timur tetap muncul walaupun nilai Qty kurang dari 40, karena kriteria
tersebut hanya untuk kaos2 dicabang Area Barat, hal ini tidak bisa dilakukan dengan filtering
biasa.

Remove Duplicates
Remove duplicates digunakan untuk menghilangkan data yang sama dalam satu atau lebih kolom.
Menu remove duplicates ada ditab Data group Data Tools.

Remove Duplicates (1 kolom)

Misal ada data seperti gambar dibawah
Klik remove duplicates, akan muncul dialog box seperti gambar dibawah.
Akan ada daftar kolom yang berisikan data. Untuk kasus pertama check pada kolom “Nama
Barang”, maka jika ada nama barang yang sama dikolom nama barang akan dihilangkan. Klik OK,
akan muncul informasi berapa banyak data ganda yang dihapus dan berapa banyak data yang
tersisa. Klik OK, hasilnya seperti gambar dibawah

Hanya ada 10 nama barang.

Remove Duplicates (2 kolom)
Dengan data yang sama dengan contoh sebelumnya. Klik remove duplicates, muncul dialog box,
check kolom “Nama Barang” dan “Cabang”, maka jika ada nama barang dan cabang yang sama
akan dihilangkan.

Hasilnya seperti gambar dibawah

Outlining Data
Outlining data digunakan untuk mengelompokkan data agar lebih informatif dengan
mengumpulkan data yang mempunyai informasi yang sama atau bisa juga dengan menambahkan
informasi subtotal.

Menu outlining ada ditab Data, group Outline.

Outlining Data – Subtotal
Misal ada data seperti gambar dibawah.

Akan dibuat data subtotal penjualan untuk masing-masing cabang.

Untuk membuat Subtotal, pertama yang harus dilakukan adalah mengurutkan data berdasarkan
data yang akan dibuat outliningnya, untuk kasus diatas data diurutkan berdasarkan nama cabang.

Setelah itu letakkan kursor disalah satu cell yang berisi data, kemudian klik menu Subtotal ditab
Data, group Outline. Akan muncul dialog box seperti gambar dibawah.

At each change in disi dengan data yang akan dibuatkan subtotal, untuk kasus diatas pilih
“Cabang”
Use function diisi dengan fungsi apa yang akan digunakan untuk menghitung subtotal, untuk kasus
diatas adalah menghitung total penjualan, jadi pilih “Sum”
Add subtotal to pilih nama kolom yang akan dihitng subtotalnya, untuk kasus diatas pilih “Qty”
Klik OK, hasilnya seperti gambar dibawah
Ada informasi subtotal untuk masing-masing cabang.

Ada kotak dengan angka 1,2 dan 3 disebelah kolom A, kotak tersebut bisa diklik dan akan
mengubah informasi yang ditampilkan.

Jika angka 1 diklik maka akan menampilkan informasi grandtotal.

Jika angka 2 diklik akan menampilkan total penjualan masing-masing cabang dan grand total

Jika angka 3 diklik akan menampilkan detail penjualan masing-masing kaos, dengan subtotal
masing-masing cabang dan grand total.