Bahasa Rapat Efektif

22 April 2020
Kelas Daring Narabahasa

https://s.id/kdnb11-materi2009
Fasilitator
• Afiliasi
− Komisi Istilah Badan Bahasa
− Tim Penyusun KBBI V
− Tim Editor Tesamoko
• Keahlian
− Tata kelola, manajemen risiko,
• Kontak dan kepatuhan (GRC)
− Surel: ivanlanin@narabahasa.id − Teknologi informasi
− Medsos: @ivanlanin • Buku
• Pekerjaan − Xenoglosifilia: Kenapa Harus
Nginggris?
− Direktur Utama Narabahasa
− Direktur Kapitulis • Penghargaan
− Peneroka Bahasa Indonesia Daring
• Pendidikan Kemendikbud (2016)
− S-1 Teknik Kimia ITB − Pencapaian Seumur Hidup
− S-2 Teknologi Informasi UI Kompasiana (2019)

@narabahasa 1
Informasi Awal
Mekanisme:
• Ruang obrolan, mikrofon, dan berbagi layar peserta dimatikan demi
keamanan. Anotasi layar juga hanya bisa dilakukan pengajar.
• Pertanyaan diajukan pada akhir bagian. Gunakan fitur Raise Hand pada
Zoom. Hos akan mengaktifkan mikrofon penanya sesuai urutan.

Tautan:
• Materi : http://s.id/kdnb11-materi2009
• Pertanyaan : http://s.id/kdnb11-pertanyaan
• Umpan balik : http://s.id/kdnb11-umpanbalik

@narabahasa 2
Agenda

Pengantar

Persiapan Rapat

Pelaksanaan Rapat

@narabahasa 3
Pengantar

1. Komunikasi Bisnis
2. Mengapa Perlu Rapat Efektif
3. Lima Aspek Rapat
4. Tahap Penyelenggaraan Rapat
5. Sebelum, Selama, dan Sesudah Rapat
6. Keterampilan Bahasa untuk Rapat

@narabahasa 4
Komunikasi Bisnis

Surat Laporan Presentasi Rapat

@narabahasa 5
Mengapa Perlu Rapat Efektif

Sumber:
Intuit
Quick Base
(2017)

@narabahasa 6
Lima Aspek Rapat
• Notula • Topik
• Distribusi • Agenda
• Penugasan
• Pemantauan

5 1
Hasil Tujuan
• Tempat • Pemimpin
• Peralatan • Peserta
• Konsumsi* 4 2 • Notulis
• Transportasi* • Narasumber*
• Akomodasi* Fasilitas Partisipan

3
Bahan • Undangan
• Aturan
*opsional • Presentasi
• Dokumen

@narabahasa 7
Tahap Penyelenggaraan Rapat

Persiapan

Tujuan Partisipan Tempat & waktu Bahan

Pelaksanaan

Jadwal Aturan Partisipasi Penutupan

Tindak lanjut

Distribusi Penugasan Pemantauan

@narabahasa 8
3S: Sebelum, Selama, dan Sesudah Rapat

Sumber: Effective Business Meetings (2015)

@narabahasa 9
Keterampilan Bahasa untuk Rapat

Pasif Aktif

Menyimak Berbicara

Lisan

Tulisan

Membaca Menulis

@narabahasa 10
Persiapan Rapat

1. Tujuan
2. Partisipan
3. Tempat dan Waktu
4. Tatap Muka vs. Virtual
5. Bahan: Undangan
6. Bahan: Presentasi

@narabahasa 11
Tujuan Rapat

Berbagi informasi

Curah pikiran

Evaluasi gagasan

Peninjauan kemajuan

Pengambilan keputusan

Pembuatan dokumen

Pemberian motivasi

@narabahasa 12
Partisipan

• Berbicara
Pemimpin • Menyimak
• Menulis
• Berbicara

• Membaca
• Menulis Nara- Penye- Peserta • Menyimak
• Berbicara sumber* lenggara • Berbicara

Notulis • Menyimak
• Menulis

@narabahasa 13
Tempat dan Waktu

Tempat Waktu Pendukung

• Lokasi • Jadwal • Akomodasi
• Tata letak • Istirahat • Transportasi
• Fasilitas • Presensi • Konsumsi
• Peralatan

@narabahasa 14
Tempat dan Waktu: Tatap Muka vs. Virtual
Faktor Tatap Muka Virtual
Biaya Mahal Relatif murah
Waktu Terbatas Fleksibel
Peserta Terbatas Lebih banyak
Lokasi Satu tempat Berbagai tempat
Logistik Banyak Sedikit
Teknologi Rendah Tinggi
Komunikasi Verbal, nonverbal Verbal
Ikatan Erat Longgar
Fokus Tinggi Rendah

@narabahasa 15
Bahan: Undangan
• Surat
− Pembuka
− Utama
− Penutup
• Lampiran
− Peserta
− Agenda

Sumber: PMK 136/2018

@narabahasa 16
Bahan: Presentasi

Kerangka runtut dan logis

Desain sederhana

Satu salindia satu pokok

Gambar dan angka untuk teks

Warna dan gambar penekanan

Visualisasi grafik atau ilustrasi

@narabahasa 17
Pelaksanaan Rapat

1. Pembukaan dan Pembahasan

2. Komunikasi Nonverbal
3. Kesantunan Berbahasa
4. Notula dan Notulis
5. Penugasan dan Pemantauan
6. Penutupan
7. Kiat Pelaksanaan Rapat Efektif

@narabahasa 18
Pembukaan dan Pembahasan

Jelaskan tujuan, agenda, dan aturan

Paparkan bahan dan rencana

Undang, sampaikan, dan diskusikan pendapat

Catat hasil diskusi

@narabahasa 19
Komunikasi Nonverbal

1. Ekspresi wajah, khususnya mata, dapat

menunjukkan perhatian, semangat, dll.
2. Gestur (gerakan tangan, bahu, dll.) dan
Ekspresi postur tubuh, disengaja ataupun tidak,
dapat memberi pesan percaya diri,dll.
Waktu & Gestur & 3. Karakteristik suara (nada, volume, dll.)
Ruang Postur dapat mengirimkan sinyal emosi atau
memberikan penekanan.
Komunikasi
Nonverbal 4. Tampilan (busana, rambut, dll.) dapat
memengaruhi penerimaan dan perlu
disesuaikan dengan hadirin.
Sentuhan Suara
5. Sentuhan dapat diinterpretasikan
positif atau negatif dan perlu
Tampilan disesuaikan dengan hadirin.
6. Waktu (ketepatan) dan ruang (jarak)
dapat menimbulkan persepsi tertentu
dan perlu disesuaikan dengan hadirin.

@narabahasa 20
Kesantunan Berbahasa

Kebijaksanaan
• Jika tidak berkeberatan, silakan sampaikan pendapat.
(tact)

Kedermawanan
• Biar saya yang melaksanakan tugas itu.
(generosity)

Penghargaan
• Tayangan salindia Anda bagus sekali. Buat pakai apa?
(approbation)

Kerendahanhatian
• Maaf, saya belum paham. Boleh tolong jelaskan lagi?
(modesty)

Kesetujuan
• Betul, saya setuju, tetapi …
(agreement)

Simpati
• Saya paham tugas itu berat. Kita bisa …
(sympathy)

@narabahasa 21
Notula dan Notulis

Notula Notulis

Nama dan penyelenggara

Mengetahui seluk-beluk rapat
Tempat dan waktu
Memahami struktur notula
Pemimpin, peserta, notulis

Agenda Menulis atau mengetik cepat

Ringkasan pembahasan
Meringkas dan menyimpulkan
Hasil rapat
Teliti, cermat, dan kritis
Catatan khusus

@narabahasa 22
Contoh Notula Instansi

Sumber: PMK 136/2018

@narabahasa 23
Penugasan dan Pemantauan
No Tindak lanjut Pelaksana Tenggat Status Catatan

@narabahasa 24
Penutupan

Rangkum pembahasan

Simpulkan hasil

Rumuskan tindak lanjut

Tegaskan komitmen

@narabahasa 25
Kiat Pelaksanaan Rapat Efektif

Agenda

Waktu

Fokus

Partisipasi

Catatan

Tindak lanjut
Sumber: Business Insights (2018)

@narabahasa 26
Informasi Akhir
Pascakelas:
• Sertifikat elektronik (sertifikat-el) akan dikirim via surel lima hari kerja
setelah kelas kepada peserta yang mengisi umpan balik.
• Formulir pertanyaan dapat digunakan untuk mengirim pertanyaan atau
meminta tinjauan terhadap berkas.
• Akses materi, pertanyaan, dan umpan balik ditutup satu hari setelah kelas.

Tautan:
• Materi : http://s.id/kdnb11-materi2009
• Pertanyaan : http://s.id/kdnb11-pertanyaan
• Umpan balik : http://s.id/kdnb11-umpanbalik

@narabahasa 27
@narabahasa 28