Unit Kompetensi 05

Pelatihan Unit
Kompetensi ini harus

sudah mempelajari
Unit Kompetensi 09
Diklat Fungsional Pengelola
Program Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Muda
Buku Informasi Menyusun Spesifikasi Teknis Unit Kompetensi 05
Penulis Ferry Firmansyah M.749020.005.02
Tim Materi Pelatihan LKPP

Editor
Direktorat Pelatihan Kompetensi
Desain Grafis Rezki Kurnia Hapsari
Tim Materi Pelatihan LKPP

Perancang Instruksional
Tanggal 31 Januari 2017 Versi. 2

B U K U I N FO R M AS I
Berdasarkan SKKNI 2016
Unit Kompetensi 05
menyusun spesifikasi teknis
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

2016
Materi SKKNI 2016
Unit Kompetensi 05
Menyusun Spesifikasi Teknis
Disusun Oleh :
Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa
Deputi Bidang Pengembangan Pembinaan Sumber Daya Manusia
LKPP
ISBN :
Cetakan I : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2016

Cetakan II : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2017
Versi 1 : 31 Oktober 2016

Versi 2 : 31 Januari 2017
Hak Penerbitan pada LKPP

Hak Cipta Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa
LKPP
Alamat Penerbit :
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Kuningan
Jakarta Selatan 12940
Indonesia
Telp : (021) 2991 2450
www.portalppsdm.lkpp.go.id
www.lkpp.go.id
K ata P e n ga n ta r
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), pada tahun

2016 telah menyusun materi pelatihan berdasarkan Standar Kompetensi Kerja
Nasional Indonesia (SKKNI) 2016 untuk Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak
29 Unit Kompetensi yang dikelompokan dalam 4 Fungsi Kunci, meliputi;
1) Merencanakan Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 6 unit kompetensi;
2) Memilih Penyedia Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit kompetensi;
3) Mengelola Kontrak dan Swakelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit
kompetensi;
4) Mengelola Logistik, Kinerja dan Risiko sebanyak 5 unit kompetensi.
Materi Pelatihan ini disusun untuk meningkatkan kompetensi Sumber Daya
Manusia di bidang Pengadaan Barang/Jasa baik pada sektor pemerintah maupun
non pemerintah. Materi pelatihan ini juga dapat membantu para peserta, instruktur,
penyelenggara pelatihan dalam melaksanakan kegiatan pelatihan, sehingga dapat
berlangsung secara terencana, terarah, dan efektif.
Semoga materi pelatihan ini dapat dipergunakan dan dimanfaatkan secara
optimal oleh semua pihak terkait dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan
Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. Dengan demikian kegiatan Pengadaan Barang/
Jasa dapat dilakukan oleh para SDM yang profesional dan menghasilkan Pengadaan
Barang/Jasa yang efektif, efisien dan akuntabel.
Jakarta, Oktober 2016
Kepala Lembaga Kebijakan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
AGUS PRABOWO
U n i t ko m p e t e n si
Merumuskan Lingkungan & Organisasi PBJ

UK 01 : Menelaah Lingkungan PBJ
UK 02 : Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ MERENCANAKAN
UK 03 : Merumuskan Organisasi PBJ PENGADAAN
Merencanakan PBJ BARANG
UK 04 : Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ JASA
UK 05 : Menyusun Spesifikasi Teknis
UK 06 : Menyusun Harga Perkiraan
Merencanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

UK 07 : Mengkaji Ulang Paket PBJ
MEMILIH UK
UK
08
09
:
:
Memilih Penyedia Barang/Jasa
Menyusun Rancangan Kontrak PBJ
PENYEDIA UK 10 : Menyusun Dokumen PBJ
Mengelola Penyedia Barang/Jasa
PENGADAAN UK 11 : Melakukan Kualifikasi PBJ
BARANG UK 12 : Melakukan Evaluasi Kinerja PBJ
Melaksanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
JASA UK 13 : Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ
UK 14 : Mengevaluasi Dokumen PBJ
UK 15 : Mengelola Sanggahan
Mempersiapkan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

UK 16 : Melakukan Negosiasi
UK 17 : Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ
Mengelola Kontrak Pengadaan Barang/Jasa MENGELOLA
UK
UK
18
19
:
:
Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ
Menyusum Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ
KONTRAK DAN
UK
UK
20
21
:
:
Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ
Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ
SWAKELOLA
UK 22 : Melakukan Penerimaan Hasil Kontrak PBJ PBJ
Melaksanakan PBJ Secara Swakelola
UK 23 : Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola
UK 24 : Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola
Mengelola Logistik
MENGELOLA UK 25 : Mengelola Pengiriman
UK 26 : mengelola Persediaan
LOGISTIK, Uk 27 : Mengelola Penyimpanan
KINERJA DAN Mengelola Kinerja dan Risiko

RISIKO UK 28 : Mengelola Kinerja
UK 29 : Mengelola Risiko
BUKU INFORMASI
MENYUSUN SPESIFIKASI TEKNIS
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA
DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta
2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa M.749020.005.02
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------- 2
BAB I PENDAHULUAN ----------------------------------------------------------------- 3

A. Tujuan Umum -------------------------------------------------------------- 3
B. Tujuan Khusus ------------------------------------------------------------- 3
C. Gambaran Umum --------------------------------------------------------- 3
BAB II PENGERTIAN SPESIFIKASI --------------------------------------------------- 6

2.1 Definisi Spesifikasi -------------------------------------------------------- 6
2.2 Hal hal yang harus dimasukan dalam spesifikasi --------------------- 7
BAB III MENDESKRIPSIKAN SPESIFIKASI -------------------------------------------- 16

3.1 Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/Jasa ------------------------------- 17
3.2 Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa -------------------------- 32
3.3 Menetapkan Spesifikasi Waktu ------------------------------------------- 39
3.4 Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa --- 41
3.5 Informasi Lain yang perlu masuk dalam spesifikasi ------------------- 42
3.6 Spesifkasi Kualitas/Mutu untuk pengadaan Barang, Jasa Lainnya,
Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi -------------------------------- 43
3.7. Pemakaian Jenis Spesifikasi----------------------------------------------------
54
BAB IV ANALISIS KESESUAIAN SPESIFIKASI ---------------------------------------- 57

4.1 Kajian Umum ---------------------------------------------------------------------- 57
4.2 Kesesuaian Spesifikasi dengan Kebutuhan ----------------------------------- 60
4.3 Kesesuaian Spesifikasi dengan Ketentuan ------------------------------------- 74
4.4 Analisa Kesesuaian Spesifikasi dengan Kondisi Terkini ---------------------- 75
4.5 Dokumentasi Spesifikasi ---------------------------------------------------------- 80
Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 2 dari 94

Buku Informasi Versi 2: Januari 2017
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melaksanakan
kegiatan menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang/jasa .
B. Tujuan Khusus
Pada modul ini, peserta latih akan mempelajari hal berikut:
1. Menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan
kebutuhan dan paket pengadaan barang/jasa untuk berbagai jenis pengadaan
barang/jasa, yang mencakup :
 Memahami kegunaan spesifikasi teknis
 Memahami spesifikasi mutu/kualitas
 Memahami spesifikasi jumlah
 Memahami spesifikasi waktu
2. Menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan persyaratan, ketentuan,

kebutuhan, dan kondisi terkini, melalui kegiatan :
 Memahami persyaratan, ketentuan, kebutuhan, dan kondisi terkini
 Memahami substansi dokumen spesifikasi teknis
 Mendokumentasikan spesifikasi teknis yang telah dianalisis
C. Gambaran Umum
Tujuan utama dari Pengadaan barang/jasa baik yang dilakukan melalui swakelola
atau pemilihan penyedia adalah untuk dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna
barang/jasa (user). Agar kebutuhan pengguna barang/jasa dari suatu organisasi
dapat terpenuhi, maka pengelola pengadaan harus dapat menentukan apa saja
yang menjadi persyaratan dari penyedia atau barang/jasa yang sesuai dengan
dengan kebutuhan dan menuangkannya dalam dokumen spesifikasi.

Agar spesifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka spesifikasi harus

diuraikan secara jelas sehingga dapat diidentifikasi dengan jelas apakah
barang/jasa telah memenuhi kebutuhan mereka.
Namun, spesifikasi tidak terlalu mendetil sehingga tidak mendorong penyedia
menggunakan keahliannya untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang
dapat menawarkan value for money yang lebih baik.
Pembuatan spesifikasi merupakan salah satu proses penting dalam perencanaan

awal pengadaan barang/jasa. Apabila spesfikasi yang dibuat sesuai dengan
kebutuhan pegguna, maka proses berikutnya akan dapat berjalan dengan baik
sehingga prinsip efisien dapat tercapai mengingat bahwa perencanaan mempunyai
pengaruh yang sangat besar untuk menentukan biaya pelaksanaan dan total biaya
pengadaan secara keseluruhan.
Spesifikasi yang baik harus sesuai dengan tujuan utama pengadaan yaitu:
- Tepat Kualitas
- Tepat Kuantitas
- Tepat Waktu
- Tepat Lokasi
- Tepat Harga
Dengan menguasai pengetahuan tentang cara membuat spesifikasi yang benar,

maka pengelola pengadaan dapat mencegah hal hal tersebut di atas dan
meningkatkan value for the money dari proses pengadaan yang dilaksanakan.
Di dalam BAB II akan dijelaskan tentang pengertian Spesifikasi dan hal-hal apa saja
yang harus dimasukan ke dalam spesifikasi. BAB III akan membahas tentang elemen
utama spesifikasi yaitu; mutu, jumlah dan waktu serta tingkat layanan. Sedangkan
di dalam BAB IV akan dijelaskan tentang bagaiamana spesifikasi yang sudah dibuat
dikaji kesesuaiannya dengan kebutuhan pengguna, kekinian, dan persyaratan
lainnya.

Buku Informasi UK-05 ini merupakan bagian dari modul pembelajaran pengadaan
barang/ jasa berdasarkan SKKNI No.70, Tahun 2016. Sangat direkomendasikan
bagi para peserta untuk mempelajari kompetensi lain yang terkait dengan tahap
perencanaan pengadaaan barang/ jasa, seperti Buku Informasi UK 4 dan UK 6,
untuk mendapatkan pemahaman yang lebih lengkap.
Pada bagian akhir modul ini, tersedia :

• Daftar Referensi yang berisikan rujukan literatur terkait
• Glossary yang berisikan istilah yang digunakan dalam modul ini
• Index untuk memudahkan pencarian topik tertentu

BAB II
PENGERTIAN SPESIFIKASI
2.1 Definisi Spesifikasi

Kenneth Lysons dalam bukunya Purchasing and Supply Chain Management1,
menyebutkan bahwa spesifikasi adalah pernyataan dari atribut-atribut barang atau jasa.
Secara umum, spesifikasi berfungsi sebagai media komunikasi dan perbandingan.
Apabila spesfikasi dibuat oleh pembeli maka spesifikasi memberikan informasi kepada
penyedia apa yang dibutuhkan user, sedangkan apabila spesfikasi ditawarkan oleh
penyedia maka spesifikasi menyediakan deskripsi dari atribut produk yang ditawarkan.
Spesifikasi juga dapat diartikan sebagai “suatu uraian terperinci mengenai persyaratan
kinerja barang, jasa atau pekerjaan, seperti kualitas material, metode kerja dan standar
kualitas pekerjaan dan lain lain yang harus diberikan oleh penyedia”2
Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi

kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis.
Yang dimaksud dengan memenuhi kebutuhan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi
oleh barang/jasa tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum requirement) dari
pengguna barang/jasa tersebut telah terpenuhi. Sedangkan yang dimaksud dengan
memenuhi keinginan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi, akan memberi nilai tambah
barang/jasa tersebut dalam pandangan pengguna barang/jasa tersebut. Yang
dimaksudkan dengan pengertian secara tertulis adalah segala kebutuhan dan
keinginan tersebut tertuang dengan jelas dalam dokumen kontrak. Contoh : mobil, untuk
memenuhi kebutuhan transportasi; sedangkan mobil Mercy, selain untuk memenuhi
kebutuhan transportasi juga memberi nilai tambah meningkatkan gengsi
penumpang/pemiliknya. Walaupun demikian, contoh tersebut hanya terkait keinginan
pribadi pengguna Barang/Jasa, bukan keinginan organisasi.
1
Kenneth Lysons, Purchasing and Supply Chain Management, Financial Times, 2000
2
Indonesia Strengthening Public Procurement Program, Essential Procurement Skills Module 2, LKPP, 2010

Oleh sebab itu, hal yang paling penting dalam penyusunan spesifikasi adalah melakukan
identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek: teknis (mutu barang/jasa),
jumlah, lokasi, waktu, dan tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa tersebut.
Kejelasan spesifikasi barang/jasa, merupakan langkah awal upaya meningkatkan

efisiensi dan efektifitas pengadaan barang/jasa. Spesifikasi barang/jasa yang jelas dan
tepat akan bermanfaat untuk :
 Menguji produk dan jasa dalam memenuhi kebutuhan pengguna.
 Mendorong penyedia untuk memberikan solusi alternatif dan inovatif, yang dapat
menawarkan value for money yang lebih baik.
 Meningkatkan kompetisi dalam proses pemilihan penyedia.
Isi spesifikasi harus cukup mendetail sehingga memungkinkan peserta pemilihan

penyedia menunjukkan :
1. BAGAIMANA mereka mengusulkan untuk melaksanakannya
2. SIAPA yang diusulkan mereka untuk melakukannya
3. KAPAN atau cara pelaksanaan yang akan dilakukan (program kerja)
4. BERAPA usulan biaya yang akan dikenakan dan
5. APA perbedaannya dibandingkan dengan spesifikasi awal – jika ada (dan
MENGAPA)
2.2 Hal hal yang harus dimasukan dalam spesifikasi.

Isi spesifikasi akan bergantung pada pihak mana yang membuatnya, apakah dibuat oleh
pengguna, perancang, produsen, penjual atau konsultan spesialis yang dipilih untuk
memberikan keahlian spesialis dalam menafsirkan kebutuhan dalam lingkup kemampuan
pasar dan inovasi pasar. Isi spesifikasi juga dapat berbeda-beda tergantung pada tingkat
konten bahan baku dan penyediaan jasa, ukuran dan kompleksitas skema dan kegiatan
yang akan dilakukan.
Penyusunan Spesifikasi dimulai dari identifikasi kebutuhan, kemudian identifikasi
persyaratan, dan terakhir adalah deskripsi elemen kunci spesifikasi, garis besar
penyusunan spesifikasi dapat di gambarkan berikut ini:

Gambar 1. Proses Penyusunan Spesifikasi
Mendefinisikan Kebutuhan
(need)
Mengumpulkan seluruh persyaratan

(requirement) dan Mengidentifikasi semua
pihak (stakeholders)
Mendefinisikan Spesifikasi
Alat :
Menganalisa Produk barang/jasa
Menganalisa persyaratan dan kebutuhan
semua pihak
Meminta pendapat ahli
Melihat referensi
Menentukan Jenis Spesifikasi
Spesifikasi Spesifikasi campuran Spesifikasi

berdasarkan kinerja Berdasarkan kinerja berdasarkan desain
dan desain
Dokumen Spesifikasi
Identifikasi Kebutuhan dijelaskan pada Modul Unit Kompetensi 04 - Menyusun

Kebutuhan Dan Anggaran Pengadaan Barang/ Jasa.

Kebutuhan yang telah diidentifikasi selanjutnya didetailkan menjadi daftar persyaratan-

persyaratan yang harus dipenuhi agar nantinya barang/jasa yang diadakan dapat sesuai
dengan kebutuhan. Misalnya, pengguna membutuhkan beberapa unit komputer untuk
dipakai oleh karyawan yang baru direkrut. Dari kebutuhan tersebut diidentifikasi berapa
jumlah karyawan yang membutuhkan komputer, karyawan tersebut akan bekerja pada
bagian apa saja untuk diketahui jenis kinerja atau fungsi komputer yang dibutuhkan,
kemudian apakah ada standar yang harus dipenuhi seperti low voltage, low radiation,
ergonomis, jenis komputernya (desktop, laptop, atau all in one PC) dan sebagainya.
Setelah persyaratan yang harus dipenuhi dapat dirinci barulah dokumen spesifikasi dapat
disusun secara lengkap sesuai dengan istilah dalam industri dari produk yang akan
diadakan.
Secara umum persyaratan dapat disusun dengan memperhatikan hal-hal berikut ini :
 Fungsi dan kinerja yang dibutuhkan
 Jumlah barang/jasa yang diperlukan
 Batasan ukuran dan desain yang esensial
 Standar internal atau eksternal; nasional, regional atau internasional yang relevan.
 Rincian dari model yang ada saat ini yang sesuai
 Batasan waktu, kapan diperlukannya barang/jasa
 Karakteristik atau isu-isu khusus terkait barang/jasa
 Kondisi Kesehatan dan Keselamatan
Hal-hal yang harus dihindari dalam menetapkan persyaratan untuk spesifikasi :

 Tidak standar
 Tidak menggunakan penggunaan barang/jasa yang lebih baik atau yang tidak sesuai
dengan kondisi terkini
 Mencerminkan apa yang diinginkan (bukan kebutuhan) oleh pembuat spesifikasi
 Tidak berkontribusi terhadap fungsi
 Mengalami kegagalan dalam penggunaan, yang secara potensial mengalami dampak
yang lebih luas dari pada penghemat biaya;
 Mengabaikan produksi dan kinerja desain yang ekonomis.

 Bertentangan dengan standar internal atau eksternal; standar nasional, regional atau
Internasional dan peraturan kesehatan dan keselamatan dll.
1. Elemen Kunci Spesifikasi

Setelah persyaratan disusun, maka dokumen spasifikasi dapat dibuat dengan
memasukan hal hal berikut ini:
a. Ruang Lingkup
Ruang lingkup memberikan uraian singkat mengenai kebutuhan temasuk,
permohonan, lokasi, tujuan atau fungsi produk atau jasa yang diperlukan.
Ruang Lingkup memuat pernyataan yang menunjukkan kepada calon
penyedia apakah ia harus menyediakan produk atau jasa saja, atau termasuk
jasa tambahan seperti instalasi, pengetesan (commissioning), persetujuan
dll. Untuk sistem atau proses yang memiliki panduan tertulis, ruang lingkup
harus dilengkapi dengan pernyataan perlunya kebutuhan pelatihan. Untuk
bahan atau peralatan khusus atau dibuat berdasarkan permintaan, kebutuhan
suku cadang dan lain-lain yang harus tersedia selama umur peralatan atau
fasilitas perlu dimasukkan ke dalam ruang lingkup. Kebutuhan sesudah
produk dan jasa diserahkan juga harus dijelaskan secara mendetail. Selain
itu, ruang lingkup juga perlu menjelaskan faktor – faktor yang dapat
membatasi di lokasi seperti: sumber daya energi dan telekomunikasi yang
harus disediakan oleh kontraktor, termasuk parameter kegiatan kontraktor
tersebut.
b. Karakteristik
Karakteristik spesifikasi adalah keadaan yang dinginkan dari barang, bahan
baku atau jasa yang akan dipasang, dibuat, diproduksi, dipergunakan,
disimpan atau dilaksanakan. Informasi ini dapat disajikan dalam bentuk
desain, sampel, gambar, model, pengujian awal atau penyelidikan.
Karakteristik juga dapat dilengkapi dengan indikator output, seperti:
kekuatan, kecepatan, format, gaya, dimensi, bobot, keselamatan dll bersama
dengan toleransi (bila berlaku). Karakteristik juga menjelaskan kebutuhan

khusus dalam hal kesesuaian atau hal yang dapat ditukar terkait dengan
aspek fungsi atau dimensi mengenai output, termasuk keragaman dan waktu
yang dibutuhkan.
Dalam hal terdapat pembatasan dari pihak internal atau pengecualian bahan
baku dan yang melekat padanya maka pembatasan tersebut, termasuk variasi
yang diperbolehkan, harus dinyatakan. Jika terdapat kebutuhan khusus untuk
menetapkan proses manufaktur, tampilan, tekstur, hasil akhir (termasuk
warna) tertentu, tanda untuk identifikasi, simbol operasional, berat, indikasi
keselamatan atau perlindungan, hal yang penting bagi desain misal
pengaturan suhu (heat treatment), maka hal tersebut harus dideskripsikan
diberitahukan.
c. Kinerja (Performance)
Kinerja adalah kondisi-kondisi yang menunjukkan bahwa output harus bekerja
sesuai ukuran yang diharapkan, seperti kenyamanan, kebersihan, kondisi
operasional, jaminan, dll. Kinerja harus jelas dinyatakan dalam dokumen
spesifikasi. Metode dan proses pengujian dalam rangka penilaian kinerja
mencakup dimana, bagaimana, oleh siapa, dan dalam keadaan apa untuk
mensimulasikan lingkungan operasionalnya, harus dengan jelas juga
dinyatakan. Kriteria untuk lulus pengujian tersebut mencakup keakuratan dan
penafsiran hasil, sertifikasi, jadwal pelaporan dan kondisi dapat diterimanya,
perlu dinyatakan dengan jelas.
Output produk atau jasa dalam rentang hidup (life span) yang diharapkan,
kondisi operasional, pengendalian kualitas, dan proses jaminan yang
ditetapkan dengan menggabungkan setiap variasi atau modifikasi termasuk
setiap kebutuhan perlindungan atau kemasan dan informasi (format,
frekuensi, media, isi dll), juga menjadi bagian kinerja yang harus dijelaskan
dalam dokumen spesifikasi.

2. Poin Umum untuk dipertimbangkan pada saat membuat Spesifikasi

Berikut ini beberapa hal yang harus dipertimbangkan saat menuliskan spesifikasi:
 Apakah batasan dan toleransi yang dibuat dalam spesifikasi adalah wajar
dan mudah diperiksa?
 Apakah spesifikasi sesuai (bila perlu) dengan Standar Nasional, Daerah
atau Internasional?
 Apakah spesifikasi ditulis dalam bahasa yang sederhana dan apakah
menghindari penggunaan bahasa yang tidak resmi?
Seringkali bahasa yang tidak resmi (jargon, slang, slogan) hanya khusus
digunakan dalam industri atau organisasi tertentu yang sering membingungkan
salah satu pihak. Oleh karena itu, ketika menyusun spesifikasi, penyusun harus
selalu menjelaskan istilah, akronim dan simbol. Penulis spesifikasi tidak bisa
mengharapkan bahwa spesifikasi akan dibaca oleh ahli saja.
Bagian dalam spesifikasi harus diberi nomor dengan metode yang konsisten dan
masuk akal serta menggunakan seseorang yang independen untuk membaca
spesifikasi dalam rangka mengecek apakah spesifikasi tersebut mudah dibaca
serta jelas dan kemudian membahas semua konsep spesifikasi itu dengan rekan
dan pengguna.
3. Isu untuk ditangani dalam Spesifikasi.

a. Risiko Tanggung Jawab (Liability)
Tanggung jawab harus dengan jelas ditetapkan. Pengguna akhir bertanggung
jawab untuk membuat dan mempertahankan spesifikasi. Manajer Anggaran
bertanggung jawab untuk memeriksa/memberikan otorisasi atas spesifikasi
bersamaan dengan manajer pengadaan.
Pertanyaan kunci yang harus diajukan adalah:
 Kapan dan dalam kondisi apa risiko atas barang/jasa berpindah ke pembeli?

 Pihak mana yang menanggung risiko dan tanggung jawab (liability) untuk
cedera atau kerusakan yang terjadi terhadap orang atau properti sementara
pekerjaan dilakukan di lokasi?
 Siapa yang mengatur Penyerahan, Membongkar Muatan dll. dan atas risiko
siapa?
 Kewajiban dan insentif apa yang dapat ditempatkan kepada penyedia untuk
mengganti barang yang rusak atau yang hilang dalam pengiriman, atau di
lokasi?
 Siapa yang mengatur, melindungi dan memiliki tanggung jawab (liability)
dalam hal penyimpanan barang di lokasi pembeli?
b. Membongkar Muatan
 Siapa yang menyediakan peralatan membongkar/mengangkat peralatan
(atas biaya siapa)?
 Siapa yang menyediakan tenaga kerja untuk membongkar/menyimpan
barang tersebut?
 Siapa yang menyediakan tenaga kerja untuk memindahkan barang itu?
 Siapa yang menyediakan asuransi untuk barang itu?
c. Instalasi dan Pengetesan (Commissioning)

 Siapa yang menyiapkan lokasi/lingkungan?
 Siapa yang bertanggung jawab memastikan lokasi/lingkungan sesuai untuk
instalasi?
 Siapa yang membongkar barang dan memindahkan ke posisi yang
diperlukan
 Siapa yang menyediakan peralatan untuk membongkar/memindahkan dan
tenaga kerja?
 Apakah ada skala waktunya?
 Jasa apa yang dibutuhkan, siapa yang menyediakan dan bertanggung
jawab untuk memasangkan sambungan?

 Siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan instalasi tersebut sesuai

sebelum pengetesan (commissioning)?
 Prosedur apa yang ada jika terjadi kelambatan yang disebabkan pembeli?
 Prosedur apa yang ada ketika instalasi sudah lengkap?
d. Fasilitas Lokasi
 Apa yang tersedia dan diperlukan penyedia?
 Apa yang dapat dipakai dan atas risiko siapa?
 Prosedur apa yang ada untuk fasilitas khusus dan jasa tetap/sementara?
e. Faktor Tambahan untuk dipertimbangkan

 Persyaratan Kesehatan dan Keselamatan Kerja, contohnya Alat Pelindung
Diri, Sistem Pengaman (Fail Safe).
 Batasan kebisingan dan getaran
 Pencantuman tentang Polusi dan Radiasi
 Persyaratan Bangunan: tahan api bebas debu, pencegah kebakaran (Inert
gas flooded) , batasan kelembaban
 Persyaratan Pondasi dan Detil Pemasangan misal : Berat, elemen dalam
operasional (Operating Forces) dan Persyaratan/Batasan mengenai Ruang
 Persyaratan Listrik, Tekanan Air, jarak tangki ke tempat air , cara
menghubungkannya.

Tabel 1. Informasi Profil Spesifikasi

1 Cara mengidentifikasi Judul, nomor referensi, kode otorisasi dan
klasifikasi
2 Dokumen terkini Referensi silang terhadap spesifikasi lain yang
terkait, sejarah publikasi dan tanggal pembuatan
3 Daftar isi Panduan mengenai tata letak dokumen
4 Pembuka Rincian mengenai alasan dibuatnya dokumen itu.
5 Pendahuluan Uraian mengenai isi secara umum dan aspek
teknis mengenai tujuan
6 Ruang Lingkup Rincian mengenai serangkaian tujuan dan isinya
7 Definisi Istilah yang dipergunakan dengan artinya yang
berlaku dalam teks tersebut
8 Detail Kebutuhan Bagian utama spesifikasi, berisi uraian
persyaratan termasuk karakteristik, kinerja, Mutu
Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan Tingkat
Pelayanan dan informasi lain yang dibutuhkan.
9 Standar yang SNI, Regional, Internasional (apabila ada)
digunakan
10 Pengujian Bagaimana Instalasi dan Pengetesan
(Commissioning) akan dilakukan
11 Indeks Referensi Referensi silang terhadap spesifikasi lain,
gambar, rencana dll, terhadap spesifikasi
nasional, internasional atau spesifkasi organisasi
internal lainnya.

BAB III
MENDESKRIPSIKAN SPESIFIKASI
Sebelum menuliskan deskripsi spesfikasi, pembuat spesfikasi terlebih dahulu

mengumpulkan informasi terkait barang/jasa yang akan dideskripsikan spesifikasinya.
Ada banyak sumber informasi yang dapat digunakan, diantaranya:
a. Pengguna Akhir (end user)
Memanfaatkan keahlian dan pengetahuan pengguna untuk memperoleh
informasi terkait fungsi dan kinerja yang dibutuhkan dari barang/jasa yang akan
diadakan.
b. Industri barang/jasa seperti brosur, katalog, dsb.
Menggunakan spesifikasi dari berbagai pabrikan yang menampilkan katalog
produk mereka di internet.
c. Standar dan Informasi Pengujian dari tenaga ahli, komunitas profesional atau
peneliti.
d. Instansi Pemerintah.
e. Komunitas Ahli Pengadaan
Setelah diperoleh informasi terkait barang/jasa tersebut, selanjutnya spesfikasi dapat

disusun dengan memperhatikan: Mutu Barang/Jasa, Jumlah dan Waktu, dan Tingkat
Pelayanan.
a. Mutu Barang/Jasa:
Tingkat mutu untuk barang misalnya, diterjemahkan ke dalam fungsi, keandalan,
kompatibilitas, dan sebagainya. Tingkat mutu untuk jasa konsultansi misalnya
diterjemahkan ke dalam kualifikasi tenaga ahli, pengalaman pada bidang/sub
bidang tertentu dan lain-lain, pengalaman konsultan dalam bidang tertentu, dan
lain-lain. Untuk jasa konstruksi, termasuk dalam mutu adalah metode pelaksanaan
pekerjaan.

b. Jumlah dan Waktu:

Jumlah barang, kapan diserahkan dan lokasi barang tersebut. Dalam hal jasa,
dapat diartikan ruang lingkup, waktu penyerahan, dan lokasi penyerahan.
c. Tingkat Pelayanan dan Pelayanan Purna Jual:
Yang dimaksud dengan tingkat pelayanan adalah kecepatan respon terhadap
keluhan pengguna jasa. Misalnya, keluhan pelanggan akan ditangani paling lambat
2 x 24 jam. Hal yang sama berlaku pula untuk pelayanan purna jual, ruang lingkup
dan tingkat kedalaman pelayanan purna jual perlu ditetapkan dengan rinci.
3.1. Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/Jasa

Informasi mengenai spesifikasi mutu barang harus diberikan dan dijelaskan
kepada penyedia barang/jasa untuk menghindari multi tafsir atau
kesalahpahaman. Spesifikasi sebaiknya tidak terlalu detail atau terlalu umum.
Spesifikasi mutu barang/jasa yang terlalu detail (over specifying) akan
menyulitkan pejabat pengadaan mendapatkan barang tersebut. Bahkan,
kadang-kadang, jumlah penyedia barang/jasa yang mampu memenuhi
kebutuhan akan terlalu sedikit.
Sebaliknya mutu barang yang terlalu umum akan menimbulkan multi tafsir
sehingga penyedia barang/jasa akan melakukan improvisasi. Bila jumlah
penyedia barang/jasa yang memenuhi terlalu banyak, akan sulit bagi pejabat
pengadaan untuk memutuskan penyedia barang/jasa yang layak dipilih.
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, spesifikasi mutu barang didefinisikan

dalam berbagai faktor: kemampuan menghadirkan fungsi tertentu, desain,
kapasitas, warna, keandalan, fleksibilitas, ukuran, keamanan pengguna, dan
masih banyak lagi. Spesifikasi mutu jasa didefinisikan dalam kondisi barang/jasa
tersebut di pasar, fleksibilitas layanan kepada pelanggan, kecepatan respon,
kenyamanan, dan sebagainya.

Terdapat berbagai macam cara menyusun spesifikasi barang/jasa :

A. Merek
B. Standarisasi
C. Sampel
D. Spesifikasi teknik
E. Spesifikasi komposisi
F. Spesifikasi fungsi dan kinerja
Penjelasan atas masing-masing spesifikasi di atas adalah sebagai berikut:
A. Merek
Merek (brand atau trade name) merupakan spesifikasi yang paling sederhana dan
paling mudah untuk dikomunikasikan ke penyedia barang/jasa. Penggunaan
merek diperbolehkan bila barang yang diperlukan merupakan paten atau PPK
(Pejabat Pembuat Komitmen, yaitu pengguna dalam konteks pengadaan di
Organisasi Pemerintah) berada dalam posisi tidak ada pilihan lain.
Contohnya : Perbaikan Mobil merek X, maka hanya dapat menggunakan suku

cadang dan ahli pemeliharaannya yang berasal dari perusahaan merek X.
Tiap merek memiliki citra yang berbeda dibenak pengguna barang/jasa. Misalnya,
kendaraan merek tertentu (kendaraan mewah) mempunyai citra yang berbeda
dengan kendaraan niaga. Kadang-kadang barang dengan merek yang sama tetapi
dari distributor yang berbeda juga memiliki harga yang berbeda.
Pada umumnya, merek-merek terkenal memiliki harga yang mahal. Dalam hal
tidak ada keharusan untuk menggunakan merek tertentu, sangat dianjurkan untuk
tidak memilih barang yang memiliki merek mahal.

Kelebihan menggunakan merek (yang sudah dikenal luas) :

 Komunikasi dengan penyedia barang/jasa menjadi jelas dan tidak multitafsir,
karena merek yang sudah terkenal biasanya sudah diketahui oleh semua
penyedia barang/jasa.
 Barang mudah digunakan dan mudah tersedia di pasaran.
 Mutu barang/jasa terjamin.
Sedangkan kelemahan menggunakan merek:

 Cenderung mahal.
 Sulit untuk menciptakan kompetisi diantara penyedia barang/jasa.
 Penyedia barang/jasa yang menjadi pemilik merek mungkin mengubah
spesifikasi secara mendasar tetapi tetap dengan merek yang sama.
Apabila kebutuhannya memang hanya bisa dipenuhi oleh satu merk tertentu saja,
maka sebaiknya digunakan spesifikasi kualitas dengan langsung menyebutkan Merk
barang/jasa yang dibutuhkan. Hal ini tentunya didukung dengan dokumentasi kajian
dari kebutuhan yang mendasari penggunaan spesifikasi Merek tersebut.
Tabel 1. Contoh Spesifikasi berdasarkan Merek

No Merk Kajian Kebutuhan
1 Spare Part Mobil TOYOTA Mobil operasional yang dipakai adalah
AVANZA Toyota Avanza
2 Pelaksana Konstruksi Tahap I dan Tahap II merupakan satu
Gedung Laboratorium kesatuan konstruksi
Tahap II oleh PT.
Pembangunan Maju
3 Rental Mobil TRAC Sudah tersedia di e-katalog dengan
kapasitas armada yang memadai sesuai
kebutuhan yang cukup besar.

B. Standarisasi
Standar memungkinkan penyedia barang/jasa dan pembeli berkomunikasi dalam
bahasa yang sama, baik melalui istilah, parameter, simbol, maupun terminologi.
Standar akan meliputi :
 Standar komposisi, misalnya : kandungan zat tertentu pada minuman.
 Standar dimensi, misalnya : ukuran panjang.
 Standar kinerja, mutu, dan keamanan produk.
 Persyaratan teknis (Technical Requirement).
 Standar inspeksi dan pengujian.
 Peraturan atau pedoman yang terkait.
Pada saat menyusun spesifikasi, pembuat spesifikasi dapat membuat standar sendiri
(standarisasi internal) atau mengacu pada standar yang sudah ada (standar
eksternal).
Oleh sebab itu, sebelum menyusun spesifikasi, sangat dianjurkan untuk memeriksa
apakah barang/jasa yang hendak dibelinya sudah ada standarnya. Jika standar
internasional tetap tidak didapatkan, dianjurkan menggunakan standar yang
digunakan oleh penyedia barang/jasa, dalam hal tidak memiliki kemampuan untuk
menyusun standar sendiri.
Standar Eksternal
Contoh standar eksternal adalah :
1. Standar Industri
Standar Industri merupakan standar yang dibuat oleh produsen barang dan
jasa.
2. Standar Nasional
3. Standar Regional
4. Standar Internasional

Standar Nasional merupakan standar yang dibuat oleh suatu negara misalnya SNI
(standar nasional Indonesia). SNI berlaku untuk seluruh wilayah Indonesia. Sampai
dengan tahun 2015 sudah ditetapkan 8513 SNI oleh pemerintah yang terdiri dari :
a. SNI diberlakukan wajib (sejumlah 197 SNI),
Jika atas suatu barang atau jasa telah diberlakukan SNI wajib, maka pelaku usaha
yang barang atau jasanya tidak memenuhi dan/atau tidak sesuai dengan SNI
wajib, tidak boleh memproduksi dan/atau mengedarkan barang atau jasa
tersebut .
Selain itu, jika pelaku usaha telah memperoleh sertifikat produk dan/atau tanda
SNI dari lembaga sertifikasi produk untuk barang atau jasanya, pelaku usaha
tersebut dilarang memproduksi dan mengedarkan barang dan/atau jasa yang
tidak memenuhi SNI.
SNI yang telah diberlakukan secara wajib, tidak hanya dikenakan pada barang
dan/atau jasa yang produksi dalam negeri, tetapi juga berlaku untuk barang
dan/atau jasa impor.
SNI wajib diberlakukan pada hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan
keselamatan, keamanan, kesehatan masyarakat atau pelestarian fungsi
lingkungan hidup dan atau pertimbangan ekonomis.
Tabel 2 Contoh beberapa SNI wajib sebagai berikut :

KODE SNI Nama Barang Nomor SNI
SNI 7618:2012 Regulator tekanan 06/M-IND/PER/2/2014

tinggi untuk tabung
LPG
SNI Helm 40/M-IND/PER/4/2009
1811:2007
SNI 2803:2012 Pupuk NPK padat 08/M-IND/PER/2/2014
b. SNI berlakukan sukarela (sejumlah 8316 SNI).

SNI tidak diwajibkan pada semua barang artinya kegiatan dan produk yang
tidak memenuhi ketentuan SNI tidak dilarang. SNI bersifat sukarela untuk
ditetapkan oleh pelaku usaha.
Dalam kategori standar industri, penggunan atau PPK bisa menyusun

spesifikasi dengan mengacu kepada SNI ini. Meskipun standar ini tidak cukup
detil, namun masih mudah bagi penyedia barang/jasa untuk memahami jenis
barang/jasa yang dibutuhkan oleh pengguna barang/jasa.
Contoh : Untuk membuat spesifikasi dari pekerjaan konstruksi bendungan kecil

yang memerlukan spesifikasi Beton kedap air, pengguna atau PPK dapat
mengambil dari SNI DT-91-008-2007, sehingga spesifikasi beton kedap air
(secara sederhana) menjadi seperti dibawah ini :
Tabel 3. Spesifikasi Beton

Kebutuan Satuan Indeks
Bahan PC Kg 400,000
PB M3 0,480
KR (Kerikil 2cm/3cm) M3 0,800
Storox-100 KG 1,200
Tenaga Kerja Pekerja OH 2,100
Tukang Batu OH 0,350

Kepala Tukang OH 0,065
Mandor OH 0,105
Kelebihan menggunakan standar eksternal :

 Penyedia barang/jasa familiar menggunakan standar tersebut dalam proses
produksinya.

 Meningkatkan kompetisi antar penyedia barang/jasa yang menggunakan standar

yang sama, sehingga memungkinkan mendapatkan harga murah.
 Standar eksternal menghilangkan ketidakpastian atas apa yang sesungguhnya
perlu dipenuhi.
 Waktu tenggang (lead time) barang/jasa standar eksternal secara umum lebih
pendek dari pada barang/jasa yang dibuat berdasarkan standar internal.
 Bagian Pengadaan lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika mereka
memasok dengan standar yang sama.
Kekurangan menggunakan standar eksternal

 Standar, bagaimanapun, merupakan kompromi berbagai pihak yang terkait
dengan industri barang/jasa tersebut. Memenuhi standar eksternal sering hanya
memenuhi kebutuhan batas minimal pengguna barang/jasa dan memerlukan
penyesuaian untuk mendapatkan barang/jasa yang benar benar sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
 Standar eksternal merupakan cermin terbaik pada saat standar tersebut dibuat.
Jadi tidak merefleksikan kondisi teknologi terakhir pembuatan barang/jasa
tersebut.
 Mengingat standar meliputi berbagai aspek, tidak semua penyedia barang/jasa
familiar dengan semua aspek. Dianjurkan Bagian Pengadaan untuk mendalami
pengalaman penyedia barang/jasa terhadap aspek-aspek yang terkait dengan
standar barang/jasa yang akan dibeli.
Standarisasi Internal
Standar Internal biasanya dipakai sesuai dengan barang/jasa yang sudah biasa
digunakan atau merupakan keseragaman penggunaan dalam suatu organisasi. Contoh
standar internal yang banyak dipakai dalam pekerjaan konstruksi pada pengadaan di
Organisasi Pemerintah adalah Norma Standar Pedoman dan Manual dari Kementerian
PUPERA (Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat) yang dapat download pada link:
http://binamarga.pu.go.id/bm/index.php/produk/nspm.
Mengembangkan standar internal layak bila menghadapi situasi berikut ini :

 Barang/jasa yang dibeli sangat khusus dan tidak tersedia di pasar.

 Tidak ada standar yang tersedia.
 Nilai barang/jasa yang dibeli sangat tinggi sehingga layak untuk
mengalokasikan waktu, tenaga, dan biaya menyusun standar sendiri.
Beberapa alasan yang sering muncul sehingga diputuskan untuk menggunakan atau
menciptakan standarisasi internal adalah :
 Perencana atau perancang yang ada dalam unit kerja memutuskan untuk
mengembangkan desain dan spesifikasi ciptaan sendiri.
 Sudah tersedia standar internal sebelumnya, sehingga untuk mengikuti
standar eksternal justru memerlukan waktu, tenaga, dan biaya tersendiri.
 Tidak tersedia informasi yang memadai di unit kerja mengenai spesifikasi yang
telah dipergunakan di unit kerja.
Standar internal sering tidak ada pada unit kerja yang memiliki cabang dengan lokasi
yang tersebar di berbagai pulau. Ketiadaan standar internal pada kasus ini biasanya
berdampak pada meningkatnya biaya pengadaan barang/jasa.
Beberapa manfaat adanya standar internal adalah :
 Mengurangi waktu yang diperlukan oleh unit kerja untuk mengembangkan
standar sendiri.
 Membantu unit kerja untuk konsentrasi pada sejumlah kecil barang/jasa, fokus
pada mutu yang baik dengan menghabiskan waktu untuk mendapatkan
penyedia barang/jasa terbaik.
 Membeli dalam jumlah besar, sehingga bisa melakukan negosiasi dengan
sedikit penyedia barang/jasa untuk mendapatkan harga yang lebih baik.
 Peningkatan volume dengan sedikit penyedia barang/jasa, akan meningkatkan
saling pengertian dan kedekatan antara pejabat pengadaan dan penyedia
barang/jasa, dengan demikian diharapkan tingkat mutu barang/jasa yang
dipasok akan meningkat.
 Menurunkan biaya penyimpanan karena jenis item yang dibeli menurun.

C. Sampel
Sampel sering digunakan bila spesifikasi agak sulit dijelaskan dalam deskripsi kata-
kata, misalnya warna yang spesifik. Sehingga, penyedia barang/jasa sering juga
diminta memberikan sampel sebelum menyerahkan barang yang hendak
dipasoknya.
Berdasarkan hal tersebut di atas, sampel sering dijadikan acuan untuk melakukan
pemeriksaan mutu atas barang yang datang dari penyedia barang/jasa.
Kelebihan Sampel :
 Memudahkan penyedia barang/jasa untuk memahami kebutuhan dan
keinginan pengguna barang/jasa dalam hal spesifikasi sulit dijelaskan dengan
kata-kata.
 Memudahkan pengguna atau PPK untuk memastikan ketersediaan barang/jasa
atas kemampuan penyedia barang/jasa memenuhi kebutuhan dan keinginan
pengguna barang/jasa.
Kekurangan Sampel :
 Penerima hasil pengadaan harus mampu memastikan bahwa barang yang
dikirimkan oleh Penyedia barang/jasa sama dengan sampel yang diberikan.
 Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan penyedia barang/jasa dengan
sampel mungkin akan sulit diketahui.
 Untuk itu diperlukan alat ukur atau alat uji yang tidak mudah.
D. Spesifikasi Teknis
Spesifikasi teknik umumnya meliputi :
 Karakteristik fisik (dimensi, kekuatan, dan sebagainya).
 Detil desain.
 Toleransi.
 Material yang digunakan.
 Metode produksi/pelaksanaan.
 Persyaratan pemeliharaan.
 Persyaratan operasi.

Untuk mengurangi penjelasan yang terlalu panjang, biasanya spesifikasi teknis

dilengkapi dengan gambar desain yang detil dan penjelasan singkatnya. Pembuat
spesifikasi bertanggung jawab untuk menyediakan detil spesifikasi teknis dan
penyedia barang/jasa wajib mengikuti semua persyaratan yang telah ditetapkan
dalam dokumen pengadaan. Spesifikasi teknis umumnya hanya dipakai untuk
barang yang sangat spesifik dan menuntut tingkat akurasi tinggi.
Spesifikasi teknis tepat untuk digunakan apabila :
 Pengelola Pengadaan memiliki kemampuan untuk membuat desain yang lebih
baik dan rinci dari pada penyedia barang/jasa.
 Pengelola Pengadaan bermaksud menggunakan desain yang telah disusun
oleh konsultan perencana paket pekerjaan tersebut.
 Barang atau peralatan yang mau diadakan bersifat kompleks.
 Spesifikasi teknis dianjurkan cukup detil dan jelas, sehingga tidak memerlukan
interpretasi tambahan dari penyedia barang/jasa.
Kelebihan menggunakan spesifikasi teknis :
 Memberikan secara terperinci dan jelas barang/jasa yang ditentukan.
 Pengelola Pengadaan dapat menggunakan spesifikasi teknis sebagai landasan
untuk melakukan verifikasi atas barang/jasa yang dipasok.
Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis:
 Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang sempurna.
 Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan.
 Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun, dapat berakibat
memerlukan barang yang dihasilkan akan menjadi barang pesanan yang
spesifik pula. Dan itu akan berdampak pada peningkatan biaya untuk
memproduksi barang tersebut.
 Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun akan makin sedikit
penyedia barang/jasa yang mampu.
 Dalam kondisi tertentu, penyedia barang/jasa dapat memenuhi spesifikasi
teknis tetapi belum tentu memenuhi hasil kerja yang diharapkan oleh
pengguna barang/jasa.

Contoh 1 : Barang – Spesifikasi Lift :

 Travel Height : Lihat Gambar
 Ukuran shaft : 2300 x 2300
 Pit Dept : 2100 mm
 Over Head : Lihat Gambar danSpesifikasi
 Operation Control : Computerized
 Control – Group
 Power Listrik : Max 20 Kw/380
 V/3 Ph/ 50 Hz
 Automatic bypass (75% loading)
 Oveload devices, safety door edge
 Fire emergency return
 Emergency Light
 Dst
Contoh 2: Pekerjaan Konstruksi - Pekerjaan Pondasi

Persyaratan Bahan Pondasi
1. Untuk tulangan pondasi plat setempat digunakan tulangan polos diameter 12 mm
& jarak 150 mm.
2. Beton K 300
Contoh 3: Jasa Lainnya – Pelatihan Penyusunan HPS

Uraian Kegiatan:
1. Melakukan analisis kebutuhan pelatihan
2. Menyusun sasaran dan pokok bahasan
3. Menyusun bahan pelatihan
4. Melaksanakan pelatihan
5. Melakukan Pre Test dan Post Test
6. Melaporkan Pelaksanaan Pelatihan

Contoh 4: Jasa Konsultan - Penyusunan Modul Pelatihan,

Uraian Kegiatan:
1) Melaksanakan persiapan penyusunan modul pelatihan “Penyusunan Spesifikasi
dan HPS” berbasis kompetensi antara lain:
 Melakukan review, identifikasi, dan analisa terhadap modul pelatihan
pengadaan yang sudah ada.
 Mengkaji peraturan perundang undangan yang berlaku, dan metode yang
menunjang penulisan modul pelatihan berbasis kompetensi.
 Mempelajari literatur/referensi best practice tentang Penyusunan Spesifikasi
dan HPS, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta.
2) Menyusun materi dalam modul pelatihan.
3) Melaksanakan koordinasi dengan tenaga ahli lainnya dalam penyusunan modul
pelatihan.
4) Melaksanakan rapat pembahasan dan Focus Group Discussion (FGD) dengan Tim
Penyusunan Materi Pelatihan LKPP.
5) Menyusun laporan kegiatan.
E. Spesifikasi Komposisi
Spesifikasi komposisi merupakan bentuk spesifikasi yang menyatakan susunan zat
suatu barang dengan karakteristik masing-masing unsur pembentuknya. Spesifikasi
komposisi juga sering digunakan pada barang/jasa yang memerlukan batasan
peraturan lingkungan hidup. Misalnya, kadar cat pada mainan anak-anak, bahan
kimia pada obat.
Spesifikasi komposisi sangat dianjurkan disusun oleh ahli yang kompeten di
bidangnya. Spesifikasi komposisi juga harus dites atau diverifikasi pada saat barang
diterima. Tes atau verifikasi harus dilakukan oleh pihak ketiga (ahli) yang
independen.
Kelebihan spesifikasi komposisi :
 Spesifik dan rinci.

 Spesifikasi komposisi dapat digunakan untuk landasan untuk melakukan

verifikasi.
Kelemahan spesifikasi komposisi:
 Memerlukan tenaga ahli yang kompeten untuk menyusunnya.
 Memerlukan alat pengujian yang spesifik untuk melakukan verifikasi
Contoh:
Obat untuk meredakan gejala flu
Setiap tablet minimal harus mengandung mengandung :
• Parasetamol 400 mg
• Fenipropanolamin HCl 12,5 mg
• Klofeniramin Maleat 1 mg
F. Spesifikasi Fungsi dan Kinerja

Spesifikasi fungsi dinyatakan dalam fungsi-fungsi yang harus dipenuhi oleh
barang/jasa yang dibeli. Spesifikasi kinerja menyatakan tingkat kemampuan dari
fungsi-fungsi barang/jasa tersebut.
Misalnya : kendaraan yang mampu mengangkut barang sebesar 5 metrik ton (MT)
di daerah pegunungan (spesifikasi fungsi) dengan konsumsi bensin maksimum 11
km per liter (spesifikasi kinerja).
Spesifikasi fungsi dan kinerja meliputi antara lain :
 Apa yang harus dicapai (fungsi).
 Tingkat output yang diinginkan (misalnya : kecepatan maksimum, tekanan
maksimum, dan lain-lain).
 Input (misalnya : material, komponen, dan lain-lain).
 Lingkungan operasi (misal : tahan terhadap frekwensi suara tertentu).
 Detail interface (misalnya : koneksi dengan sistem yang sudah ada untuk sistem
Teknologi Informasi).
 Tingkat mutu.
 Tingkat keamanan produk bagi pengguna barang/jasa.
 Tingkat pemeliharaan dan pelayanan purna jual maksimum.

 Lama waktu barang/jasa tersebut tetap dapat beroperasi pada kapasitas

normal.
 Biaya maksimum yang diperlukan untuk memiliki barang tersebut.
 Ketentuan dan/atau peralatan untuk mengukur kinerja barang/jasa tersebut.
Spesifikasi fungsi dan kinerja umumnya jarang menyatakan tentang bagaimana
cara (menggambarkan proses) memenuhi spesifikasi.
Kelebihan spesifikasi fungsi dan kinerja :

 Penyedia barang/jasa dapat menggunakan semua keahlian dan inovasinya
untuk memenuhi spesifikasi fungsi dan kinerja yang dipersyaratkan.
 Lebih mudah menyusunnya dibanding dengan spesifikasi teknis.
 Risiko tidak mampu memenuhi kinerja yang dipersyaratkan berada pada
 Dibanding dengan spesifikasi teknis, akan lebih banyak penyedia barang/jasa
yang mampu memenuhi persyaratan.
Kelemahan spesifikasi fungsi dan kinerja :

 Jika penyedia barang/jasa menggunakan teknologi yang tidak familiar, akan
sulit untuk melakukan verifikasi fungsi dan kinerja dari barang/jasa.
 Masing masing penyedia barang/jasa mungkin akan memberikan solusi berbeda
untuk fungsi dan kinerja barang yang sama. Hal ini akan menyulitkan bagi ULP
untuk membuat perbandingan dan/atau melakukan evaluasi penyedia
barang/jasa.

Tabel 4.Ringkasan Spesifikasi Kualitas

No Jenis Penggunaan
Spesifikasi
1 Merk  Barang/jasa merek tersebut dikenal banyak orang
 Bila mutu lebih penting dari biaya
 Bila merek tersebut akan berdampak signifikan pada
peningkatan mutu kerja pengguna barang/jasa.
 Kebutuhan hanya bisa dipenuhi oleh merek tertentu
2 Standar  Barang/jasa yang sederhana.
Industri  Sudah ada standarnya
 Memudahkan Pejabat Pengadaan untuk memilah
penyedia barang/jasa
3 Sampel  Sulit untuk menterjemahkan mutu kedalam kata / kalimat
 Lebih mudah menunjukkan contoh dari pada menjelaskan
dalam kata kata
4 Spesifikasi  Penyedia barang/jasa tidak memiliki kemampuan cukup

Teknis untuk membuat desain
 Pegelola Pengadaan ingin menggunakan desain yang
dimiliki oleh pengguna barang/jasa
 Barang yang dibeli akan memerlukan interface
(hubungan) yang kompleks dengan peralatan yang
sekarang terpasang
 Pengelola pengadaan siap menanggung risiko jika disain
yang dibuat organisasinya tidak mencapai kinerja yang
diharapkan
5 Spesifikasi  Untuk produk seperti material, komoditi, dan makanan
Komposisi  Bila pertimbangan K3 dan persyaratan lingkungan hidup
menjadi hal yang penting
 Kinerja sangat bergantung kepada komposisi
6 Spesifikasi  Penyedia barang/jasa memiliki kemampuan lebih tinggi

Fungsi/Kinerja dari pengguna barang/jasa
 Innovasi penyedia barang/jasa dihargai
 Teknologi yang berkaitan dengan barang yang dibeli
berubah sangat cepat
Informasi untuk menyusun spesifikasi dapat diperoleh dari berbagai sumber:

 Direktori yang diterbitkan oleh asosiasi industri.
 Penyedia barang/jasa.
 Pameran.
 Hasil riset.

Pengujian dan inspeksi atas barang/jasa diperlukan agar barang/jasa tersebut

berfungsi dan berkinerja seperti yang diharapkan. Pendekatan pengujian dan inspeksi
antara lain :
 Peninjauan ulang atas desain barang dan sistem jaminan mutu penyedia
barang/jasa.
 Pengujian pada saat proses produksi.
 Pengujian pada tahap akhir produksi dan pengangkutan.
 Pengujian pada tahap penerimaan produk.
Detail inspeksi dan pengujian yang dipersyaratkan paling sedikit meliputi :
 Seleksi dan penyiapan sampel yang memadai.
 Metoda pengujian.
 Alat uji yang digunakan dan cara melakukan uji.
 Kriteria dan batas penerimaan material.
 Format laporan hasil uji.
Akan lebih baik bila lembaga yang melakukan uji dan inspeksi tersebut merupakan
pihak ketiga yang independen dan kredibel.
3.2. Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa

Untuk menentukan spesifikasi Jumlah dalam pengadaan barang/jasa, harus
dipertimbangkan pola konsumsi/penggunaan barang/jasa di masa lalu dan
memperkirakan kecenderungan kebutuhan barang/jasa tersebut di masa yang
akan datang. Peserta dapat membaca Unit Kompetensi 04 – tentang Spend
Analysis dan penentuan paket-paket pengadaan yang berlandaskan kepada
penelaahan data pembelajaan di masa lalu dan kaitannya dengan kebutuhan di
masa yang akan datang.
Tipe Kebutuhan Barang

Berdasarkan faktor penentu jumlah kebutuhan, terdapat 2 (dua) tipe kebutuhan
barang :

a. Kebutuhan tidak terikat (Independent Demand)

Merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya tidak ditentukan oleh
kebutuhan barang yang lain. Misalnya, pembelian kertas tidak dipengaruhi oleh
kebutuhan barang yang lain. Jenis barang ini yang akan dapat diramalkan
kebutuhannya dengan metode yang akan dijelaskan pada Teknik Peramalan
Kebutuhan Barang.
b. Kebutuhan terikat (Dependent Demand)

Merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannya ditentukan oleh kebutuhan
barang yang lain. Pembelian ban mobil, misalnya,dipengaruhi oleh jumlah mobil
yang dimiliki oleh kantor yang bersangkutan. Dengan demikian, kebutuhan
barang jenis ini tidak memerlukan teknik peramalan, tinggal dihitung seperti
biasa.
Teknik Peramalan Kebutuhan Barang

Kebutuhan barang dapat diramalkan berdasarkan beberapa pendekatan berikut ini :
Teknik Peramalan Kebutuhan Barang secara umum ada dua pendekatan, yaitu:
1. Kualitatif ; terdiri dari pendekatan Delphi Technique dan Judgement
2. Kuantitatif; terdiri dari Time Series dan Sebab Akibat
Time Series terdiri dari : Moving Average dan Regresi Sederhana
Teknik-Teknik permalan di atas dapat deijelaskan sebagai berikut:
Pendekatan dengan Delphi Tehnique:

Merupakan pendekatan yang melibatkan sekelompok pakar dibidang masing-masing
untuk melakukan prediksi/ramalan atas kebutuhan sesuatu barang. Para pakar ini
bekerja secara independen dan tanpa saling tahu antar mereka. Biasanya pendekatan
ini digunakan untuk meramalkan kebutuhan akan teknologi informasi masa depan,
moda transportasi masa depan, atau kebutuhan akan barang/jasa yang kompleks.
Hasil pendekatan ini sifatnya kualitatif, jadi tidak dapat digunakan dalam praktek,

hanya diperlukan untuk memberikan indikasi peningkatan atau penurunan kebutuhan

suatu barang dimasa yang akan datang.
Pendekatan Judgement:
Bisa berupa pendapat para eksekutif (executive judgement), pendapat pelaksana
kegiatan, atau pendapat para pakar (expert judgement). Pendekatan ini dipilih bila
kebutuhan akan barang/jasa sering berubah dan perubahannya sangat cepat sehingga
tidak ditemukan data historis, atau data historis tidak mampu mendukung peramalan
kebutuhan di masa yang akan datang. Misalnya, kebutuhan akan teknologi komunikasi
yang bertumbuh sangat cepat akhir akhir ini. Sejalan dengan pendekatan Delphi, hasil
pendekatan ini juga bersifat kualitatif, sehingga tidak dapat digunakan dalam praktek
pengadaan sehari-hari. Pendekatan ini hanya diperlukan untuk memberikan indikasi
peningkatan atau penurunan kebutuhan suatu barang di masa yang akan datang.
Pendekatan Moving Average (rata-rata bergeser):

Merupakan pendekatan kuantitatif yang paling mudah dan paling banyak digunakan
dalam praktek.
Contoh perhitungan dengan Pendekatan Moving Average

Tabel 5 menunjukkan data histori kebutuhan barang di tahun 2006 – 2011
Tahun Kebutuhan
2006 125
2007 120
2008 128
2009 135
2010 139
2011 142
Maka, perkiraan kebutuhan barang di tahun 2012 yang dihitung dengan pendekatan
Moving Average adalah sebagai berikut :

Moving Average 3 tahun : (135 + 139 + 142)/3 = 138,6

Moving Average 4 tahun : (128 + 135 + 139 + 142)/4 = 136
Moving Average 6 tahun : (120 + 128 + 135 + 139 + 142)/5 = 132,8
Contoh berikutnya adalah Moving Average dengan Bobot. Tabel 6 adalah data
kebutuhan bulanan dari Januari – November. Perhitungan perkiraan kebutuhan
dengan moving average dengan bobot, dapat dilihat pada kolom ‘Perhitungan’. Bobot
yang digunakan: Bulan Lalu = 3 ; Dua Bulan Lalu = 2 ; Tiga Bulan Lalu = 1
Tabel 6. Moving Average dengan Bobot

Bulan Total Perhitungan
Kebutuhan
Januari 10
Februari 12
Maret 13
April 16 { ( 3 x 13 ) + ( 2 x 12 ) + 10 } = 12
1/6
Mei 19 { ( 3 x 16 ) + ( 2 x 13 ) + 12 } = 14
1/3
Juni 23 { ( 3 x 19 ) + ( 2 x 16 ) + 13 } = 17
Juli 26 { ( 3 x 23 ) + ( 2 x 19 ) + 16 } = 20
½
Agustus 30 { ( 3 x 26 ) + ( 2 x 23 ) + 19 } = 23
5/6
September 28 { ( 3 x 30 ) + ( 2 x 26 ) + 23 } = 27
½
Oktober 18 { ( 3 x 28 ) + ( 2 x 30 ) + 26 } = 28
1/3
November 16 { ( 3 x 18 ) + ( 2 x 28 ) + 30 } = 23
1/3

Desember ? { ( 3 x 16 ) + ( 2 x 18 ) + 28 } = 18
2/3
Pendekatan Regresi Sederhana:

Pendekatan dengan Regresi Sederhana juga dapat digunakan untuk menentukan
kebutuhan di masa yang akan datang. Pendekatan Regresi Sedarhana digambarkan
dengan rumus matematika berikut :
Y = a + bx
dimana
Y = Variabel Dependent (jumlah kebutuhan)
X = Variabel Independent (periode berupa tahun, bulan, minggu, dll)
𝑛 ∑𝑥𝑦− ∑𝑥 ∑𝑦
b=
𝑛 ∑𝑥 2 − (∑𝑥)2
∑𝑥 ∑𝑥
a= -b
𝑛 𝑛
Sebagai contoh, Tabel 7 menggambarkan nilai import sebuah barang dari tahun 2005
– 2011. Jika data tersebut dimasukkan ke dalam rumus a dan b di atas, maka
diperoleh :
(7)(171000)− 28 (37100)
a= (7)(140)− 282
= 807,1
37100 (807,1)(28)
b= − = 2071,6
7 7
Y = 2071,6 + 807,1 (x)

Sehingga, perkiraan (forecast) jumlah import tahun 2012 (x = 8), adalah Y = 2071,6
+ 807,1 (8) = 8528
Tabel 7. Data Regresi

Tahun Nilai Import (y) x.y X2
Tahun(x)
2005 1 4100 4100 1
2006 2 2000 4000 4
2007 3 5700 17100 9
2008 4 2500 10000 16

2009 5 7300 36500 25

2010 6 9200 55200 36
2011 7 6300 44100 49
Jumlah 28 37100 171000 140
Selain memperkirakan jumlah kebutuhan, penentuan spesifikasi jumlah barang juga

perlu memperhatikan jumlah order yang ekonomis (economic order quantity)
(7)(171000)− 28 (37100) 37100 (807,1)(28)

(7)(140)− 282
= 807,1 − = 2071,6
7 7
Jumlah Order yang Ekonomis (Economic Order Quantity)

Secara umum, biaya yang harus dikeluarkan untuk memesan, mendapatkan,
menyimpan, dan menggunakan suatu barang dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Biaya Pesan (Ordering Cost)
Biaya pesan adalah biaya yang dikeluarkan untuk memproses pemesanan barang,
Biaya pesan termasuk biaya administrasi, biaya bongkar muat, biaya pemeriksaan, dan
lain-lain. Biaya ini biaya yang proporsional dengan frekuensi pemesanan barang.
b. Biaya Penyimpanan (storage cost)

Biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan barang, termasuk biaya gudang, biaya
modal, biaya kerusakan akibat penyimpanan, dan lain-lain. Biaya ini proporsional
dengan jumlah barang yang disimpan.
c. Biaya Barang
Biaya yang digunakan untuk membeli barang. Misalnya, harga satuan barang tersebut.
Hubungan antara biaya pesan dan biaya penyimpanan terlihat seperti gambar di
bawah ini:

Gambar 2. interaksi antara biaya pesan dan biaya penyimpanan
Dari gambar di atas terlihat bahwa makin besar jumlah barang yang dipesan pada
setiap kali pemesanan akan berdampak pada menurunnya biaya pemesanan, tetapi
akan berdampak kepada meningkatnya biaya penyimpanan barang.
Kondisi sebaliknya, makin sedikit jumlah barang yang dipesan pada setiap kali
pemesanan akan berdampak pada meningkatnya biaya pemesanan/ordering cost
(karena untuk setiap kebutuhan akan terpaksa melakukan pembelian beberapa kali
untuk memenuhi kebutuhan akan barang tersebut), tetapi akan berdampak kepada
menurunnya biaya penyimpanan barang.
Berdasarkan hubungan tersebut, maka biaya total untuk pengadaan sebuah barang
per tahun dapat dihitung dengan rumus :
Biaya Total = O (B/Q) + C (Q/2) + B P
Keterangan :
O : Biaya Pemesanan
B : Total kebutuhan barang dalam satu tahun
Q : Jumlah barang dalam sekali order
i : tingkat suku bunga
C : Biaya Penyimpanan

Oleh karena itu, jumlah pemesanan barang yang ekonomis (EOQ) dapat dihitung
sebagai berikut:
2𝐵𝑂
EOQ = √ 𝐶
C=i.p
EOQ = jumlah pesanan ekonomis (unit/tahun)
B = jumlah kebutuhan/tahun (unit/tahun)
O = biaya pesan/pembelian, (Rp/pesanan)
C = biaya penyimpanan, (Rp/unit/tahun)
i = % biaya penyimpanan, (25%-35%)/tahun
p = harga barang, (Rp/unit)
Contoh penerapan perhitungan EOQ dapat dilihat pada tabel berikut.

Tabel 8 .Contoh Penerapan EOQ
Parameter Perhitungan
jumlah kebutuhan/tahun (B) 5.000 unit/tahun
harga barang/unit (p) Rp. 20.000,-/ unit
biaya pesan/pengadaan (O) Rp. 200.000,-/pemesanan
% biaya penyimpanan/tahun (i) 25% / tahun
2𝐵𝑂 2 (5000) (200.000)

EOQ = √ EOQ = √ = 633
𝐶 0,25 𝑥 20.000
Jumlah barang setiap kali pesan 633 Unit

Frekuensi pesan = B / Q 5000 / 633 = 7,89 => 8 kali
pemesanan dalam setahun, atau
pemesanan setiap 1,5 bulan sekali
Menyiasati Besarnya Biaya Pemesanan dan Biaya Penyimpanan

Bila dalam perhitungan dihasilkan nilai EOQ yang cukup besar, maka secara otomatis
biaya Penyimpanan akan meningkat. Untuk menurunkan nilai biaya penyimpanan,
jumlah pesanan yang besar tadi dapat dipecah ke dalam beberapa kali pengiriman.

Pengadaan dilakukan dalam satu payung kontrak pemesanan, namun pengiriman

barang dilakukan beberapa kali sesuai dengan estimasi kebutuhan barang yang sudah
dilakukan sebelumnya. Pendekatan seperti ini sekaligus menurunkan biaya pemesanan
dan biaya penyimpanan.
3.3. Menetapkan Spesifikasi Waktu

Spesifikasi waktu mencakup spesifikasi jadwal kedatangan barang/jasa (delivery time
and schedule), lokasi kedatangan barang (delivery place), metode transportasi dan
pengepakan (transportation method and packaging).
Menetapkan Jadwal Kedatangan Barang/Jasa

Pernyataan as soon as possible - ASAP (secepatnya) yang tertuang dalam kontrak,
tentu saja berbeda dengan paling lama 14 (empat belas) hari, sehingga akan
berdampak besar dalam penawaran harga dari penyedia barang/jasa.
Spesifikasi waktu dianjurkan memuat waktu kedatangan barang/jasa, lokasi
kedatangan barang, dan bila memungkinkan, memuat pula waktu tenggang (lead
time) antara penandatanganan kontrak sampai dengan kedatangan barang.
Penggunaan pernyataan ASAP tidak dianjurkan dalam spesifikasi karena tidak jelas
(clear) batasan waktu yang harus dipenuhi oleh penyedia.
Untuk memastikan penetapan spesifikasi waktu tersebut masuk akal dan dapat dicapai
oleh penyedia barang/jasa, maka informasi mengenai rincian jadwal (schedule)
hendaknya diminta agar disusun oleh penyedia barang/jasa pada saat memasukkan
dokumen penawaran.
Menetapkan Lokasi Kedatangan Barang

Lokasi kedatangan barang akan berdampak kepada biaya pengiriman dan/atau biaya
transportasi, dan waktu tenggang (lead time) sehingga perlu dinyatakan dengan jelas
dalam spesifikasi.

Menetapkan Metoda Transportasi dan Pengepakan

Ketika waktu tenggang (lead time) perlu diminimalkan, metoda transportasi perlu
dinyatakan dengan jelas dalam spesifikasi, karena akan berdampak besar pada biaya
pengiriman. Pengiriman melalui pesawat udara akan jauh lebih mahal dari pada lewat
darat.
Dalam kaitannya dengan pilihan moda transportasi, kemungkinan kerusakan dan
kehilangan barang/jasa hendaknya diantisipasi dalam spesifikasi melalui teknik
pengepakan yang disyaratkan. Terlebih lagi bila barang tersebut kecil, mahal, dan
mudah dibawa.
Jika ada penanganan transportasi khusus maka harus dinyatakan jelas dalam
spesifikasi, seperti barang tersebut cepat busuk, rusak, atau pecah. Misalnya, perlu
mesin pendinginan (refrigerator) untuk makanan, penahan pecah untuk kaca.
3.4. Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa

Tingkat pelayanan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam kontrak dan
berdampak biaya bagi penyedia barang/jasa, sehingga akan mempengaruhi besarnya
nilai penawaran. Oleh karena itu, spesifikasi tingkat pelayanan perlu dinyatakan
dengan jelas, lengkap, dan rinci dalam spesifikasi.
Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa

Tuntutan terhadap tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa hendaknya dinyatakan
secara spesifik dan terukur, misalnya :
 Penyedia barang/jasa hendaknya menetapkan seorang manajer yang kompeten
dan didedikasikan khusus untuk melaksanakan pekerjaan ini.
 Penyedia barang/jasa, selama masa percobaan operasi hendaknya menyediakan
jasa bantuan (helpdesk service) yang siap selama 24 jam tiap hari.
 Penyedia menetapkan waktu tanggapan (respond time) dan ketepatan waktu (fix
time) yang jelas, ketika ada keluhan (misalnya ada kerusakan dari barang yang
dikirim), berapa lama penyedia segera memberikan respond terhadap pelaporan
keluhan dan berapa lama perbaikan akan diselesaikan.

Pelatihan dan Bantuan Teknik dari Penyedia Barang/Jasa

Untuk menjamin barang/jasa yang dibeli dapat digunakan dengan baik, dalam
spesifikasi hendaknya dicantumkan beberapa hal, seperti :
 Petunjuk mengoperasikan barang/jasa tersebut, bilamana perlu dipersyaratkan
dalam bahasa Indonesia.
 Pelatihan penggunaan dan cara memelihara, dan juga dinyatakan jumlah jam yang
harus dialokasikan penyedia barang/jasa dalam melakukan pelatihan.
 Jenis jenis pelatihan yang harus dilakukan oleh penyedia barang/jasa.
 Bantuan teknis selama waktu tertentu pada masa pengoperasian awal.
 Jumlah dan jenis teknisi yang diperbantukan pada pengguna barang/jasa selama
waktu tertentu pada masa pengoperasian awal.
Pemeliharaan
Aspek maintenance dan repair harus dinyatakan dalam ruang lingkup spesifikasi, ketika
barang/jasa yang dibeli memerlukan hal tersebut dan/atau tidak ada orang dalam unit
kerja pengguna barang/jasa yang mampu melakukan maintenance dan repair.
Pernyataan dalam spesifikasi hendaknya rinci, misalnya :

“Teknisi penyedia barang/jasa harus sudah berada di lapangan paling lambat 48 jam
begitu mendapatkan pemberitahuan melalui e-mail dari pengguna barang/jasa”.
“Spare part yang kritis, langka, dan mudah rusak harus terdefinisikan dalam dokumen
penawaran dan tersedia di lokasi kerusakan paling lambat 24 jam begitu mendapatkan
pemberitahuan dari pengguna barang/jasa melalui e-mail yang disepakati bersama
dalam kontrak”.
3.5. Informasi Lain yang perlu masuk dalam spesifikasi

Berikut ini merupakan beberapa informasi tentang Fungsi Pengadaan (Procurement
Function) atau Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang penting untuk diberikan kepada

a. Contact Person
Informasi Contact Person, misalnya pengguna barang/jasa, ini untuk menciptakan
akses informasi yang mudah bagi penyedia barang/jasa memahami kebutuhan
barang/jasa, dan untuk meningkatkan komunikasi yang efektif dan efisien antara
penyedia barang/jasa dengan pengguna atau pengelola pengadaan.
b. Latar belakang pengadaan barang/jasa

Informasi organisasi tempat pengadaan tersebut berada, latar belakang pengadaan
barang/jasa, maksud dan tujuan pengadaan barang/jasa, dan beberapa hal lain yang
membantu penyedia barang/jasa mendapatkan gambaran besar posisi barang/jasa
yang ditawarkan dengan kepentingan keseluruhan organisasi.
c. Kriteria menentukan pemenang

Informasi yang jelas, lengkap, dan rinci tentang kriteria dan bagaimana penyedia
barang/jasa akan dievaluasi, akan memudahkan penyedia barang/jasa mengajukan
penawaran yang optimal.
d. Aspek legal
Pengguna atau pengelola pengadaan (PPK dan/atau pejabat pengadaan di organisasi
pemerintah) bertanggung jawab untuk memberitahukan aspek legal dan peraturan
yang terkait dalam pengadaan barang/jasa termaksud. Oleh karena itu, akan lebih
mudah jika peraturan tersebut dimasukkan ke dalam spesifikasi. Terdapat beberapa
institusi yang dapat dihubungi untuk membantu mempermudah melakukan
indentifikasi peraturan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa tertentu, seperti :
a) Peraturan Perdagangan Internasional dapat dilihat pada World Trade
Organization(WTO) melalui www.wto.org.
b) International Organization for Standarization (ISO) melalui www.iso.org.
c) United Nations Environmental Programme (UNEP) melalui www.unep.org.
d) World Health Organization (WHO) melalui www.who.org.
e) TKDN (Barang yang sudah diproduksi dalam negeri) Kemenperin.
f) DRC (Domestic Resources Cost).

g) BSN (Badan Standarisasi Nasional).

h) Peraturan Menteri.
i) Peraturan Asosiasi.
j) Peraturan Internal Unit Pengadaan (bila ada).
3.6. Spesifkasi Kualitas/Mutu untuk pengadaan Barang, Jasa Lainnya,

Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi
Spesifikasi Kualitas yang telah dijelaskan di atas memberikan pilihan untuk deskripsi
mutu melalui 6 cara, yaitu:
1. Merek
2. Standarisasi
3. Sampel
4. Spesifikasi teknik
5. Spesifikasi komposisi
6. Spesifikasi fungsi dan kinerja
Penyusunaan spesifikasi barang/jasa dapat dikelompokkan ke dalam 2 (dua) kelompok

besar, yaitu: Penyusunan Spesifikasi untuk Barang Produksi (Jasa) dan Penyusunan
Spesifikasi Barang Jadi.
Dilihat dari perbedaan proses pembuatannya, produk barang/jasa dapat

dikelompokkan ke dalam 2 (dua) kelompok besar : barang produksi (jasa) dan barang
jadi.
Barang jadi adalah barang yang sudah tersedia di pasar dan bisa langsung digunakan
oleh pengguna barang/jasa. Contohnya : mobil, kertas, printer, dan sebagainya
Barang produksi (jasa) adalah barang/jasa yang harus diproses terlebih dahulu untuk
dapat digunakan oleh pengguna barang/jasa. Contoh barang produksi (jasa) adalah
jasa konsultansi, jasa lainnya, dan jasa konstruksi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada tabel di bawah ini.

Tabel 9. Skema Pembagian Baran/Jasa

BARANG JADI BARANG PRODUKSI (JASA)
Barang Jasa Konstruksi Jasa Lainnya Jasa Konsultansi
Barang Barang Proses
(Material) Material + Peralatan + Tenaga Kerja
Input => Proses => Output
Makin ke arah kiri, maka persentase komponen material makin membesar. Sebaliknya,
makin ke arah kanan, komponan tenaga kerja makin membesar.
Jasa konsultansi, contohnya, tetap harus menyerahkan laporan (unsur material) dan
menggunakan peralatan (komputer) dalam melaksanakan tugasnya. Tetapi unsur
tenaga kerja menjadi dominan karena jasa konsultansi merupakan jasa keahlian (brain
– otak) yang menjadi fokusnya. Sehingga, untuk pengadaan di organisasi Pemerintah,
ada ketentuan biaya non personil maksimal 40% kecuali untuk pekerjaan tertentu.
Pada jasa lainnya, misalnya jasa catering, penyedia barang/jasa tetap harus
menyerahkan ketiga komponen material, peralatan, dan tenaga kerja. Jasa konstruksi,
misalnya jasa pembangunan gedung, sangat kalau memerlukan ketiga komponen,
material, peralatan, dan tenaga kerja.
Spesifikasi teknis jasa tidak seperti spesifikasi teknis barang yang lebih dominan pada
kualitas output dan bersifat tangible. Jasa mencakup keseluruhan alur dari input,
proses hingga output. Di sisi output tidak hanya bersifat tangible, namun juga
intangible. Sehingga untuk pembuatan spesifikasi Jasa kita harus memperhatikan
keseluruhan alur dari input, proses hingga output yang dibutuhkan oleh jasa tersebut.
Input dapat terdiri dari bahan, peralatan, dan tenaga kerja. Proses terdiri dari metode
kerja. Output jasa berbeda dengan barang. Jika barang merupakan suatu obyek, alat,
atau benda, maka output jasa yang terutama adalah kinerja (performance). Meskipun
sebagian besar jasa dapat berkaitan dan didukung oleh produk fisik misalnya telepon
dalam jasa telekomunikasi, pesawat dalam jasa angkutan udara, makanan dalam jasa

restoran, namun dalam konteks jasa, esensi dari apa yang dibeli pelanggan adalah
kinerja yang diberikan oleh penyedia. Misal: Jasa konstruksi adalah layanan jasa
konsultansi perencanaan pekerjaan konstruksi, layanan jasa pelaksanaan pekerjaan
konstruksi, dan layanan jasa konsultansi pengawasan pekerjaan konstruksi.
Untuk pengadaan barang, semua jenis spesifikasi mutu dapat digunakan, sedangkan
untuk pengadaan jasa (services) sangat jarang menggunakan Spesifikasi Sampel dan
Komposisi. Pemakaian spesifikasi kualitas dapat hanya menggunakan satu jenis
spesifikasi kualitas atau dapat merupakan gabungan atau kombinasi dari beberapa
jenis spesifikasi kualitas. Berikut ini adalah contoh uraian deskripsi spesifikasi untuk
masing masing jenis barang/jasa (yang pembagiannya mengikuti pembagian jenis
barang/jasa pada pengadaan di organisasi Pemerintah) :
3.6.1. Barang
Spesifikasi dalam pengadaan barang dapat menggunakan semua jenis spesifikasi
kualitas tergantung dari kebutuhan barang yang akan diadakan. Dapat digunakan satu
jenis spesifikasi kualitas atau gabungan dari padanya. Contoh dapat dilihat pada tabel
berikut.
Tabel 10. Contoh Spesifikasi Barang
No Nama Barang Spesifikasi Keterangan
Kualitas
1 Mobil Operasional Merk Pengadaan melalui
Kantor ekatalog
2 Obat obatan dan bahan Komposisi Kandungan zat
kimia didalamnya sangat
berpengaruh terhadap
kinerja.
3 Helm SNI Wajib SNI
4 Seragam Pegawai Sampel Sulit untuk dideskripsikan

5 Komputer Teknis Deskripsi Teknis

Komputer
Selain deskripsi spesifikasi di atas, dapat ditambahkan pula deskripsi terkait

ukuran/dimensi/kapasitas, cara pembuatan, standar mutu, cara pengangkutan, cara
dan persyaratan penggunaan (operational requirement), cara penyimpanan serta
spesifikasi teknis lain yang relevan.
Dalam hal pengadaan di organisasi pemerintah, untuk memaksimalkan kompetisi,
spesifikasi teknis barang tersebut tidak mengarah pada merek/produk tertentu, dan
memaksimalkan Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN) serta menggunakan
Standar Nasional Indonesia (SNI).
3.6.2. Pekerjaan Konstruksi

Spesifikasi untuk pekerjaan konstruksi, meliputi: penggunaan bahan/material, gambar
kerja dan tata cara pengukuran, cara pemasangan/pelaksanaan pekerjaan,
persyaratan/standar mutu hasil pekerjaan, jenis/kapasitas/jumlah peralatan serta
kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang diperlukan.
A. Pekerjaan konstruksi adalah pekerjaan atau proses yang berhubungan dengan

pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya. Penyusunan
spesifikasi pekerjaan konstruksi biasanya dihasilkan oleh tenaga ahli atau konsultan
perencana. Spesifikasi pekerjaan konstruksi disusun dengan urutan:
 Output pekerjaan konstruksi (bisa) terdiri dari bagian-bagian pekerjaan.
 Output pekerjaan konstruksi/bagian pekerjaan terdiri dari beberapa satuan
pekerjaan.
 Setiap satuan pekerjaan membutuhkan bahan, peralatan dan tenaga kerja
yang jenis dan jumlahnya dituangkan dalam analisa satuan pekerjaan.
B. Spesifikasi sebuah pekerjaan konstruksi terdiri dari:

1) Spesifikasi teknis input

a) Spesifikasi bahan/material/peralatan yang bisa disusun dengan menggunakan

pendekatan spesifikasi kualitas, seperti:
 spesifikasi merek/nama dagang, contoh pengadaan lantai keramik dengan
merk Roman, Platinum, Kia, Mulia,Ikad, Asia tile.
 spesifikasi sampel, contoh pengadaan lantai keramik dengan warna hijau
tosca yang dipertegas dengan sampel warnanya.
 spesifikasi standar SNI, contoh pengadaan bahan Aspal keras untuk jalan
dengan spesifikasi standar dibawah ini:
Tabel 11. Persyaratan Aspal Keras Pen 60

No. Jenis Pengujian Metode Persyaratan
1. Penetrasi, 25 ‘C, 100 gr, 5 SNI 06-2456-1991 60 - 79
dctik; 0,1 mill
2. Titik Lembek;’C SNI 06-2434-1991 48 - 58
3. Titik Nyala; ‘C SNI 06-2433-1991 Min. 200
4. Daktilitas, 25 ‘C; cm SNI 06-2432-1991 Min. 100
5. Berat jenis SNI 06-2441-1991 Min. 1,0
6 Kelarutan dalam Triclilor SNI 06-2438-1991 Min. 99
Ethylen; %bcrat
7. Penurunan Berat (dengan SNI 06-2440-1991 Max. 0,8
TFOT); % berat
8. Penetrasi setelah penurunan SNI 06-2456-1991 Min. 54
berat; % asli
9. Daktilitas setelah penurunan SN! 06-2432-1991 Min. 50
berat; % asli
10. Uji bintik (spot Tes) AASHTO T. 102 Negatif
- Standar Naptha
- Naptha Xylene
- Hephtane Xylene

b) Spesifikasi tenaga kerja ditentukan secara khusus apabila diperlukan kualifikasi

tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut atau penyelesaian pekerjaan
sangat tergantung pada keahlian dan pengalaman tenaga kerja, Spesifikasi
tenaga kerja diuraikan dalam bentuk spesifikasi teknis kualifikasi personil.
Contoh, Tim Leader Pelaksana Lapangan (General Superintendent) memiliki
kualifikasi pendidikan S1 Sipil dengan memiliki kompetensi Sertifikat Keahlian
(SKA) Ahli Madya Pelaksana Jalan dengan pengalaman 6 tahun.
2) Spesifikasi proses
Spesifikasi proses merupakan uraian proses yang harus diikuti oleh penyedia untuk
menghasilkan setiap satuan pekerjaan. Spesifikasi proses disusun berdasarkan
kaidah teknis oleh konsultan perencana dan/atau dari standar yang telah ada.
Ketentuan tentang waktu pelaksanaan, lokasi pekerjaan, dan layanan yang harus
disediakan oleh penyedia merupakan bagian dari spesifikasi proses. Contohnya
adalah metode proses penghamparan hotmix (Lampiran 1).
3) Spesifikasi output
Spesifikasi output disusun dengan menggunakan pendekatan spesifikasi kinerja
(performance) dan spesifikasi standar. Contohnya adalah spesifikasi output untuk
pekerjaan Pemeliharaan Periodik Jalan dengan menggunakan Hotmix Laston harus
memiliki standar ketentuan sifat-sifat campuran Laston seperti table di bawah ini,
dan Kontraktor wajib menjaga performance kemantapan jalan selama 2 tahun.
Tabel 12. Standar Ketentuan Sifat-sifat Campuran Laston

Laston
Sifat-sifat Campuran
WC BC Base
Penyerapan Aspal (%) Max 1,2
Jumlah tumbukan per bidang 75 112 (1)
Rongga dalam campuran (%) (4) Min 3,5

Max 5,5

Laston
Sifat-sifat Campuran
WC BC Base
Rongga dalam Agregat (VMA) (%) Min 15 14 13
Rongga terisi aspal (%) Min 65 63 60
Stabilitas Marshall (%) Min 800 1500(1)
Max - -
Pelelehan (mm) Min 3 5(1)
Marshall Quotient (kg/mm) Min 250 300
Stabilitas Marshall Sisa (%) setelah
perendaman selama 24 jam, 60 °C Min 75
(5)
Rongga dalam campuran (%) pada

Min 2,5
(2) Kepadatan membal (refusal)
4) Keseluruhan uraian tentang spesifikasi di atas dituangkan dalam sebuah Rencana

Kerja dan Syarat (RKS) yang dilengkapi dengan gambar teknis dan informasi-
informasi lain yang dibutuhkan oleh penyedia.
3.6.3. Jasa Konsultansi

Spesifikasi untuk jasa konsultansi meliputi: uraian kegiatan yang akan
dikerjakan, persyaratan minimal pendidikan formal tenaga ahli, pengalaman
melaksanakan pekerjaan sejenis, penguasaan kompetensi/keahlian profesi di
bidang terkait.
A. Spesifikasi sebuah jasa konsultansi terdiri dari Spesifikasi Teknis Input, Proses dan
Output.
1) Spesifikasi input
a. Tenaga ahli/tenaga pendukung, kualifikasi tenaga ahli dalam jasa
konsultansi yang ditentukan oleh: tingkat pendidikan formal, sertifikasi
keahlian, dan pengalaman profesional.

b. Bahan/material/peralatan, bisa disusun dengan menggunakan pendekatan

spesifikasi kualitas, misalnya: spesifikasi teknis merek/nama dagang,
contoh. Pada jasa service jarang digunakan spesifikasi sampel dan
komposisi.
Spesifikasi proses merupakan tahapan pelaksanaan yang harus dilakukan oleh
konsultan untuk mencapai output yang ditetapkan, termasuk kewajiban
konsultan untuk membuat laporan-laporan. Ketentuan tentang waktu
pelaksanaan, lokasi pekerjaan, dan layanan yang harus disediakan oleh
penyedia merupakan bagian dari spesifikasi teknis proses.
3) Spesifikasi output
Spesifikasi output adalah hasil pekerjaan jasa konsultansi. Hasil ini dapat
berupa Buku Laporan Pendahuluan, Buku Laporan Akhir, Laporan Hasil Survey
dan Analisanya, Gambar Design, dll.
B. Menyusun Spesifikasi jasa konsultan dengan proses terbalik.

Penyusunan Spesifikasi jasa konsultan sebenarnya juga dapat dilaksanakan
dengan mekanisme tahapan yang terbalik dari point A di atas. Penyusunan
spesifikasi dilakukan dengan mengetahui terlebih dahulu kebutuhan outputnya,
sehingga pada tahap awal disusun terlebih dulu spesifikasi outputnya. Setelah
disusun spesifikasi output, tahap selanjutnya bisa diketahui apa kebutuhan
spesifikasi input nya, yaitu jumlah tenaga ahli yang dibutuhkan dan klasifikasi serta
kualifikasi keahliannya. Untuk tahap berikutnya dapat disusun spesifikasi proses
terkait dengan metode pelaksanaan pekerjaannya.
C. Spesifikasi teknis jasa konsultansi dituangkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Jasa Konsultansi yang sekurang-kurangnya memuat hal-hal sebagai berikut:

1) Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar mengenai pekerjaan yang
akan dilaksanakan, antara lain latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi, asal
sumber pendanaan, nama, dan organisasi PPK.
2) Data penunjang yaitu berupa data yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan,
antara lain data dasar, standar teknis, studi-studi terdahulu yang pernah
dilaksanakan, dan peraturan perundang-undangan yang harus digunakan.
3) Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan yang memberikan gambaran mengenai tujuan
yang ingin dicapai, keluaran yang dihasilkan, keterkaitan suatu keluaran dengan
keluaran lain, peralatan dan material yang harus disediakan oleh penyedia,
perkiraan waktu penyelesaian pekerjaan konsultansi, kualifikasi dan jumlah tenaga
ahli yang harus disediakan oleh penyedia, perkiraan keseluruhan tenaga ahli dan
tenaga pendukung yang diperlukan (jumlah person-month), dan jadwal setiap
pelaksanaan pekerjaan. Khusus jasa konsultansi dengan metode pagu anggaran,
jumlah tenaga ahli tidak dicantumkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK).
4) Jenis dan jumlah laporan yang dipersyaratkan, antara lain laporan pendahuluan,
laporan bulanan, laporan antara dan laporan akhir.
5) Ketentuan bahwa kegiatan jasa konsultansi harus dilaksanakan di Indonesia, kecuali
untuk kegiatan yang belum mampu dilaksanakan di Indonesia.
6) Hal-hal lain, seperti fasilitas yang disediakan oleh PPK untuk membantu kelancaran
tugas penyedia, persyaratan kerjasama dengan penyedia lain (apabila diperlukan),
dan pedoman tentang pengumpulan data lapangan.
Contoh KAK Jasa Konsultan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Jabatan

dapat dilihat dalam Lampiran 2
3.6.4. Jasa Lainnya

Spesifikasi untuk jasa lainnya meliputi: standar mutu hasil pekerjaan,
penggunaan bahan/material, pengalaman dalam mengerjakan pekerjaan
sejenis, standar pencapaian target yang ditetapkan dan spesifikasi lainnya yang
terkait.

A. Jenis pekerjaan yang termasuk dalam Jasa Lainnya sangat beragam, yang dapat
dikelompokkan menjadi:
1) Jasa lainnya yang memiliki spesifikasi output;
2) Jasa lainnya yang memiliki spesifikasi proses dan output;
3) Jasa lainnya yang memiliki spesifikasi input, proses dan output.
B. Tergantung pada jenis spesifikasi yang digunakan

Perumusan spesifikasi jasa lainnya dilaksanakan sesuai dengan jenis jasa
lainnya yang dijelaskan sebelumnya.
1) Spesifikasi input
Spesifikasi input berupa bahan/material/peralatan, bisa disusun dengan
menggunakan pendekatan spesifikasi teknis barang, misalnya: spesifikasi
merek/nama dagang, contoh, dan komposisi.
Spesifikasi input berupa tenaga kerja, ditentukan secara khusus, apabila
diperlukan kualifikasi tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut atau
penyelesaian pekerjaan sangat tergantung pada keahlian dan pengalaman
tenaga kerja.
Spesifikasi proses adalah uraian proses yang harus diikuti oleh penyedia untuk
menghasilkan setiap satuan pekerjaan. Ketentuan tentang waktu pelaksanaan,
lokasi pekerjaan, dan layanan yang harus disediakan oleh penyedia merupakan
bagian dari spesifikasi teknis proses.
3) Spesifikasi output,
Spesifikasi output pada prinsipnya disusun dengan pendekatan performance,
yang perumusannya harus:
 Dinyatakan dengan jelas dan tepat;
 Kriteria outputnya jelas dan dapat dilakukan pengukuran.
Contoh Spesifikasi Jasa Lainnya dapat dilihat pada Lampiran 3

3.7 Pemakaian Jenis Spesifikasi

Dalam sub bab sebelumnya telah dijelaskan bagaimana Menyusun Spesifikasi
Mutu Barang/Jasa, Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa , Menetapkan
Spesifikasi Waktu, Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia
Barang/Jasa, Informasi Lain yang perlu masuk dalam spesifikasi dan Spesifkasi
Kualitas/Mutu untuk berbagai jenis pengadaan (Barang, Jasa Lainnya, Pekerjaan
Konstruksi dan Jasa Konsultansi).
Pada sub bab ini akan dibahas bagaimana memilih jenis spesifikasi berdasarkan
waktu risiko dan inovasi dari penyedia untuk berbagai jenis spesifikasi
barang/jasa.
Secara umum, spesifikasi dikelompokkan ke dalam spektrum yang terdiri dari dua
ujung (Gambar 3) :
1. Spesifikasi berdasarkan kinerja (Performance Based Specification)
 Spesifikasi berdasarkan kinerja menitik beratkan pada hasil atau outcome
daripada proses.
 Spesifikasi berdasarkan kinerja menitikberatkan padak kebutuhan barang
dan jasa daripada bagaimana barang dan jasa tersebut di produksi.
 Spesifikasi berdasarkan kinerja mengizinkan responden untuk membawa
keahlian dan kreatifitas mereka dalam penawaran. Sehingga potensi
penyedia memberikan harga yang rendah bisa didapatkan.
 Aplikasi spesifikasi ini sangat sesuai untuk pekerjan yang melihat hasil
akhir.
2. Spesifikasi berdasarkan desain (Design Specification):
 Spesifikasi desain menggarisbawahi secara tepat bagaimana
penyedia/kontraktor harus melakukan pekerjaan jasa tau bagaimana
barang dibuat.
 Aplikasi sesuai untuk pembelian yang sederhana seperti peralatan ATK,
furnitre dan jasa staf tidak permanen. Biasanya pengadaan ini dilengkapi
dengan kuantitas, spesifikasi barang/jasa per satuan serta persyaratan
waktu, lokasi dan cara untuk penyerahan dan penerimaan

Sebagai Contoh :
Jika Organisasi menggunakan suatu desain spesifikasi untuk pengadaan 1 Unit Peralatan
Laboraturium, dan ternyata setelah diserahterimakan peralatan tersebut tidak bekerja
dengan benar, maka hasil nya kemungkinan disebabkan oleh kesalahan spesifikasi.
Namun Jika organisasi menulis dengan Spesifikasi Berdasarkan Kinerja maka Peralatan
Laboratorium harus beroperasi dengan baik untuk memenuhi standar kinerja yang
ditetapkan.
Contoh Lain untuk spesifikasi Barang berupa Pallet Kayu yang mengikuti standar yang
berlaku di Eropa (Lampiran 4)
Pemilihan jenis spesifikasi pada spektrum tersebut, dapat didasarkan pada beberapa
pertimbangan, seperti:
a. ketersediaan waktu dalam menulis spesifikasi,
b. risiko ketidakpuasan terhadap kinerja, dan
c. ruang untuk penyedia dalam berinovasi (Gambar di bawah)
1. Ketersediaan waktu untuk menulis spesfifikasi
Jika waktu yang tersedia hanya sedikit, sebaiknya penulisan spesifikasi
didasarkan pada spesifikasi yang berdasarkan kinerja. Demikian sebaliknya,
jika waktu yang tersedia cukup banyak dan seluruh data bisa dikumpulkan
maka penulisan spesifikasi berdasarkan desain dengan kriteria pemenuhan
(conformance criteria) yang terperinci dapat digunakan.
2. Kemungkinan Risiko kinerja yang tidak memuaskan
Ketika kondisi risiko terhadap kinerja yang tidak memuaskan begitu besar,
sebaiknya pemilihan jenis spesifikasi berdasarkan desain dengan kriteria
sangat dianjurkan. Demikian juga sebaliknya apabila risiko ketidakpuasan
terhadap kinerja sangat kecil, maka penulisan spesifikasi berdasarkan
performance sangat dianjurkan.
3. Toleransi untuk penyedia dalam berinovasi.
Ketika kondisi dimana kontraktor diizinkan untuk berinovasi, maka penulisan
berdasarkan performance sangat dianjurkan. Namun sebaliknya, jika ruang
untuk kontraktor berinovasi tidak ada, maka penulisan spesifikasi
berdasarkan desain sangat dianjurkan.

Gambar. 3 Pemilihan Cara Penulisan Spesifikasi
(Sumber: Di adaptasi dari Modul LKPP)

BAB IV
ANALISIS KESESUAIAN SPESIFIKASI
4.1 Kajian Umum

Untuk mengetahui apakah spesifikasi sudah disusun dengan baik, dokumen spesifikasi
yang dapat dikaji dengan menggunakan pendekatan lima “ C “ yaitu:
1. Jelas (Clear)
2. Singkat Padat (Concise)
3. Menyeluruh (Comprehensive)
4. Konsisten (Consistent)
5. Benar (Correct)
Jelas (Clear)
Jelas (Clear) berarti spesifikasi harus mengandung cukup informasi bagi penyedia
untuk menentukan kesesuaian pekerjaan dengan kebutuhan dan apa dampaknya
terhadap biaya. Hal ini terkait dengan salah satu fungsi spesifikasi yaitu sebagai
komunikasi antara pengguna dengan penyedia. Informasi yang ditulis dalam dokumen
spesifikasi harus bebas dari ambiguitas atau makna ganda agar dapat dibaca dan
diterima serta dilaksanakan oleh penyedia sesuai dengan apa yang dimaksud oleh
pengguna.
Penggunaan istilah secepatnya (as soon as possible), cukup bagus (good enough),
atau jargon yang tidak dapat terukur secara jelas harus dihindarkan dalam penulisan
spesifikasi. Mengecek kejelasan spesifikasi, akan lebih baik bila melibatkan pihak yang
independen untuk membaca spesifikasi.
Contoh :
Barang yang dibutuhkan adalah produksi dari dalam negeri yang terstandarisasi. Oleh
karena itu, dalam spesfikasi harus dituangkan persyaratan SNI (Standar Nasional
Indonesia) nomor berapa yang harus dipenuhi. Atau, apabila yang dibutuhkan adalah

produksi dari suatu negara (produk import), maka pembuat spesifikasi harus
mencantumkan asal negara produsen dan standar dari negara tersebut yang harus
dipenuhi. Dengan penggunaan standar yang jelas, maka penyedia memiliki cukup
informasi dalam melaksanakan pekerjaannya. Ketidakjelasan standar yang
dipersyaratkan akan menjadi masalah dalam penerimaan barang/jasa.
Singkat Padat (Concise)

Singkat Padat (Concise) berarti dokumen spesifikasi cukup memuat hal-hal yang
memang penting dan diperlukan saja untuk penyedia dalam melaksanakan
pekerjaannya. Hal-hal yang tidak wajib dilaksanakan, tidak menjadi persyaratan, atau
penyedia bebas berinovasi dalam pelaksanaannya, tidak perlu dituliskan dalam
dokumen spesifikasi.
Singkat dan padat berarti pula bahwa spesifikasi harus ditulis dengan menggunakan
format yang jelas, susunan yang masuk akal, sedapat mungkin dibuat padat dan
singkat tanpa mengurangi pemahaman dan tidak menjelaskan kebutuhan yang sama
dalam lebih dari satu bagian. Pembuat spesifikasi harus berusaha menetapkan setiap
elemen kebutuhan dalam satu atau dua paragraf.
Contoh, rincian detail struktur organisasi dari pengguna apabila tidak ada kaitannya
dengan kebutuhan barang/jasa yang akan diadakan tentunya tidak perlu dituangkan
dalam dokumen spesifikasi.
Menyeluruh (Comprehensive)
Comprehensive atau menyeluruh berarti dokumen spesifikasi harus dapat memberikan
gambaran ruang lingkup pakerjaan sampai hasil pengadaan dapat dimanfaatkan oleh
pengguna akhir. Hal ini terkait dengan uraian dari ruang lingkup pekerjaan yang akan
dilaksanakan. Ruang lingkup mencakup batasan pekerjaan dari awal sampai akhir, apa
saja yang harus disediakan oleh penyedia harus dituangkan secara lengkap.

Contoh:
Pengadaan komputer apakah hanya komputer nya saja, atau termasuk instalasi OS -
operating sistem nya (Windows atau IOS), atau termasuk pemeliharaan (maintenance)
dalam jangka waktu tertentu? Ketika dokumen spesifikasi tidak menyebutkan instalasi
OS , padahal pengguna tidak memiliki dana tambahan untuk instalasi OS (windows 10
harganya sekitar Rp. 1,8 juta per PC), maka akan terjadi masalah ketika komputer
telah diterima pengguna. Hasil pengadaan tidak akan langsung dipakai oleh pengguna
karena tidak ada OS.
Konsisten (Consistent)
Konsisten berarti kriteria yang dipersyaratkan dalam dokumen spesifikasi tidak
berubah-ubah, harus konsisten, baik terkait persyaratan yang diharus dipenuhi atau
hal-hal lainnya yang harus dilaksanakan oleh penyedia. Jangan sampai ada konten
yang memiliki arti berbeda. Bagian dalam spesifikasi harus diberi nomor dengan
metode yang konsisten dan masuk akal. Konsistensi dokumen spesifikasi dapat diuji
dengan membahas semua konsep spesifikasi itu dengan rekan dan pengguna atau
pihak lain (yang independen), kemudian dicek apakah semuanya memiliki pemahaman
yang sama terhadap konten utama dalam spesifikasi.
Benar (Correct)
Correct atau benar, berarti bahwa spesifikasi yang ditetapkan harus sesuai dengan
kebutuhan pengguna akhir (end user) dan menghindari spesifikasi yang berlebihan
atas suatu kebutuhan. Hal ini terkait dengan pendetailan kebutuhan menjadi uraian
persyaratan (requirement) yang dapat mencukupi kebutuhan pengguna. Uraian
persyaratan harus terdeskripsi dengan benar tidak melebihi dan tidak kurang dari yang
dibutuhkan. Secara umum, 5 Kriteria Tepat (Tepat Kualitas, Tepat Jumlah, Tepat
Lokasi, Tepat Waktu dan Tepat Harga) dalam pengadaan menjadi dasar dalam
pengecekan apakah dokumen spesifikasi yang dibuat sudah benar atau tidak.
Penggunaan deskripsi spesifikasi kualitas/mutu yang tepat akan sangat berpengaruh
terhadap kualitas dokumen spesifikasi agar pengadaan menjadi tepat kualitas. Begitu

pula perhitungan kebutuhan dengan metode yang telah dijelaskan pada bab
sebelumnya akan berpengaruh terhadap ketepatan kualitas.
4.2. Kesesuaian Spesifikasi dengan Kebutuhan

Dalam organisasi profit, pimpinan pengguna akhir (seperti : Maintenance
Manager, Operations Manager, Project Manager dll) bertanggung jawab terhadap
tersedianya spesifikasi, termasuk melakukan pengecekan sebelum diberikan
kepada Procurement Department untuk dilakukan pengadaan dan penentuan
Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
Dalam konteks pengadaan di pemerintah, berdasarkan Rencana Umum

Pengadaan yang disusun oleh pengguna anggaran atau kuasa pengguna
anggaran, PPK menyusun rencana pelaksanaan pengadaan yang didalamnya
memuat rancangan kontrak, spesifikasi dan HPS.
Rencana Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dari satu unit kerja dapat
disingkat menjadi Rencana Pengadaan Barang/Jasa yang, biasanya, terdiri dari
berbagai paket pengadaan barang/jasa.
PPK atau ULP atau pejabat pengadaan sering menghadapi situasi dimana jumlah
rancangan kontrak, spesifikasi dan HPS yang dikaji ulang cukup banyak
sementara waktu dan tenaga kerja yang tersedia untuk melakukan kaji ulang
sangat terbatas. Untuk itu perlu dilakukan prioritas.
Selain itu, tiap unit kerja seharusnya memiliki beberapa sasaran pengadaan yang
tidak sama pentingnya. Misalnya, oleh unit kerja dipilih tiga sasaran pengadaan
yaitu biaya, mutu, dan waktu. Bila mutu menjadi fokus utama sasaran
pengadaan, maka spesifikasi teknik lebih cocok untuk digunakan.
Sedangkan bila fokus utama sasaran pengadaan adalah biaya, maka spesifikasi
kinerja lebih cocok untuk dipilih agar penyedia barang/jasa kreatif memunculkan
ide/gagasan memenuhi kinerja yang persyaratkan tetapi dengan biaya serendah

mungkin. Dengan contoh ini menjadi jelas bahwa terdapat implikasi fokus
utama sasaran pengadaan terhadap metoda spesifikasi dan tipe spesifikasi
yang sebaiknya dipilih/digunakan.
4.2.1. Menentukan Prioritas Pengadaan Barang/Jasa

Kaji ulang terhadap spesifikasi dilakukan pada paket pekerjaan yang memang
menjadi prioritas pada unit kerja tersebut. Pembaca yang ingin mendalami
tentang Kaji Ulang Paket Pengadaan dapat merujuk pada Unit Kompetensi 07.
Jadi, melalui prioritas paket pekerjaan, dilakukan prioritas kaji ulang
spesifikasi. Prioritas dilakukan karena :
• Jumlah spesifikasi yang harus disusun/dikaji ulang terlalu banyak.
• Waktu penyusunan spesifikasi terbatas.
• Kemampuan dan/atau jumlah penyusun spesifikasi terbatas.
• Contoh yang tersedia terbatas dan/atau tidak memadai.
Umumnya, yang diprioritaskan adalah jika:

• Merupakan spesifikasi baru.
• Spesifikasi tersebut sudah lama tidak di-review lagi.
• Spesifikasi dari barang/jasa yang teknologinya berubah sangat cepat.
• Spesifikasi dari barang yang nilainya tinggi.
• Spesifikasi yang berdampak tinggi bagi organisasi.
Supply Positining Model, seperti terlihat pada gambar di bawah ini, dapat
digunakan untuk melakukan prioritas yang baik.

Gambar 4 Supply Positioning Model
Dari gambar di atas terlihat bahwa untuk melakukan prioritas perencanaan pengadaan,
ada 2 (dua) hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Nilai total (expenditure)
Yang dimaksud dengan nilai total adalah perkalian antara jumlah barang/jasa yang
dibeli dengan harga satuan barang/jasa yang dibeli.
Dari nilai total beberapa barang/jasa yang dibeli, dilakukan klasifikasi dengan
pendekatan klasifikasi ABC, dan konsep Pareto.
2. Dampak terhadap kinerja (impact)
Posisi pengadaan barang/jasa terhadap keberlangsungan hidup suatu organisasi
ditentukan oleh PIP (potential impact on performance) suatu barang/jasa terhadap
organisasi pengguna barang/jasa.
4.2.2. Menentukan Nilai Total Pengadaan Berdasarkan Pendekatan

Klasifikasi ABC dan Konsep Pareto
Klasifikasi ABC merupakan suatu pendekatan untuk melakukan klasifikasi
terhadap barang/jasa berdasarkan nilai total barang/jasa tersebut dalam satu
periode waktu tertentu, yang dalam kasus pengadaan barang/jasa biasanya
diambil dalam waktu satu tahun. Hasil dari klasifikasi ABC adalah
pengelompokan barang/jasa ke dalam kelas A, B, dan C.

Manfaat utama klasifikasi ABC adalah untuk mempermudah Procurement

Manager atau PPK dalam melakukan klasifikasi penanganan barang/jasa.
Konsep Pareto, me-rupakan konsep membantu klasifikasi ABC dalam
menetapkan kelas, antara lain melalui ketentuan berikut :
a. Barang/jasa tergolong kelas A apabila nilai total barang tersebut termasuk
dalam golongan nilai total komulatif sampai dengan 80%.
b. Barang/jasa tergolong kelas B apabila nilai total barang tersebut termasuk
dalam golongan nilai total komulatif antara 80% sampai dengan 90%.
c. Barang/jasa tergolong kelas B apabila nilai total barang tersebut termasuk
dalam golongan nilai total komulatif antara 90% sampai dengan 100%.
Gambar 5. Pareto Chart
Langkah-langkah Klasifikasi ABC :

1. Kumpulkan data seluruh item (nama, harga, rata-rata penggunaan).
2. Hitung ‘Nilai Penggunaan’.
3. Buat peringkat dari nilai penggunaan.
4. Buat Nilai Penggunaan Kumulatif.
5. Hitung ‘Persentase Nilai Penggunaan Kumulatif’.
6. Klasifikasikan dalam kelas-kelas : A, B, dan C.

Tabel 13. Contoh Klasifikasi ABC
Tabel 14. Contoh Klasifikasi ABC (2)

4.2.3. Menentukan Dampak Pengadaan Barang/Jasa Terhadap Kinerja

Setiap unit kerja (organisasi) pasti memiliki sasaran atau target yang hendak
dicapai dalam tahun ini atau (paling lama) lima tahun ke depan, untuk
selanjutnya kita sebut dengan sasaran organisasi.
Pengadaan barang/jasa pasti dan harus ditujukan untuk menunjang tercapainya
sasaran organisasi, dan biasanya tertuang dalam sasaran pengadaan
barang/jasa, yang untuk mudahnya kita sebut dengan sasaran pasokan.
Tiap sasaran pasokan pasti memiliki dampak yang berbeda terhadap kinerja
organisasi, untuk mudahnya kita sebut PIP (potential impact on performance).
Sehingga pada PIP kita mengenal 3 (tiga) tingkat : T (tinggi), S (sedang), R
(rendah).
Andaikata dalam unit kerja tersebut telah menetapkan 5 (lima) sasaran pasokan
(sasaran pengadaan barang/jasa) sebagai berikut :
Tabel 15. Sasaran dan Rating
SASARAN PASOKAN RATING PIP
Pasokan yang Inovatif R

Pasokan yang tepat waktu S
Harga kompetitif R
Mutu tinggi S
Keandalan tinggi T
Rating PIP di atas ditetapkan berdasarkan kaitan antara sasaran pasokan

dengan sasaran utama organisasi. Misalnya (dalam kasus ini), sasaran utama
organisasi adalah :
mendapatkan spare part yang jarang rusak dan kalau terpaksa rusak tidak lama
sudah mendapatkan barangnya. Maka, keandalan tinggi mendapatkan rating
PIP : T (tinggi) sedangkan mutu tinggi dan pasokan tepat waktu : S (sedang),
dan seterusnya.

Selain itu, setiap pengadaan barang/jasa, memiliki kriteria yang menjadi

landasan pemilihan dan/atau evaluasi penyedia barang/jasa, yang dalam
bahasa umum sering disebut tender evaluation criteria (kriteria evaluasi
pemenang lelang). Kriteria Evaluasi Pemenang Lelang ditentukan sesuai dengan
tingkat kebutuhan organisasi terhadap barang/jasa tersebut.
Sebagai Contoh :
Part F002 memiliki 3 (tiga) kriteria evaluasi pemenang tender:
- Memiliki alternatif produk baru.
- Tidak terlambat lebih dari 1 bulan.
- Free maintenance
Lihat tabel di bawah ini :

Tabel 16.Tender Evaluation Kriteria
Berdasarkan gambar di atas dapat ditentukan bahwa Part F 002 memiliki

dampak total (Rating PIP Keseluruhan) T (tinggi) dengan alasan dalam suatu
mata rantai, yang diambil adalah yang terlemah.

Berikut ini merupakan beberapa contoh sasaran pasokan yang sering digunakan
oleh beberapa organisasi berikut landasan berfikir/kriteria mengapa
menetapkan sasaran pasokantersebut menjadi bagian dari Tender Evaluation
Criteria.
Tabel 17. KRITERIA PENGGUNAAN SASARAN PASOKAN
SASARAN PASOKAN KRITERIA
Pemastian Mutu Barang/Jasa  Barang/jasa yang dibeli sering harus
diubah atau dirancang ulang
 Barang/jasa yang dibeli merupakan
produk baru atau
 berdampak pada kinerja Pengguna
Barang/Jasa
desain baru
 Barang/jasa yang dibeli bersifat kompleks
Menurunkan waktu tenggang Keterlambatan kedatangan barang/jasa yang
(Lead Time) dan Tepat Waktu dibeli akan berdampak pada kinerja
(on Time Delivery) Pengguna Barang/Jasa
Pemastian ketersediaan  Barang/jasa yang dibeli terkait dengan
Pasokan barang/jasa lain dan menjadi satu
Jangka Panjang kesatuan sistem yang akan digunakan
dalam jangka panjang
bagian dari barang/jasa yang bersifat
kapital
Pemastian Dukungan  Barang/jasa yang dibeli bersifat kompleks
Pemasok dan/ atau baru bagi Pengguna
Barang/Jasa
 Barang/jasa yang dibeli masuk dalam
jalur kritis
Menurunkan Harga Pembelian Barang/jasa yang dibeli berharga mahal
Menurunkan Total Cost of Biaya operasi dan/ atau biaya pemeliharaan
Ownership (Total barang/jasayang dibeli ada kemungkinan
BiayaKepemilikan) jauh lebih tinggi dari padaharga pembelian
barang/jasa
4.2.4. Menentukan Prioritas dengan Supply Positioning Model

Pada saat melakukan klasifikasi ABC (sub bab 4.2.2 Menentukan nilai total
pengadaan berdasarkan pendekatan klasifikasi ABC dan konsep Pareto)
diperoleh prioritas pengadaan barang/jasa berdasarkan nilai total barang/jasa
tersebut dalam periode satu tahun.

Kemudian, saat melakukan analisis Rating PIP (sub bab.4.2.3 Menentukan

Dampak Pengadaan Barang/Jasa terhadap Kinerja) diperoleh prioritas
pengadaan barang/jasa berdasarkan dampak barang/jasa terhadap pencapaian
kinerja organisasi tersebut dalam periode satu tahun.
Prioritas yang diperoleh dari klasifikasi ABC sering tidak sama dengan prioritas
yang diperoleh dari hasil analisis Rating PIP. Artinya, barang/jasa yang memiliki
nilai total kelas A tidak selalu memiliki nilai dampak terhadap kinerja organisasi
yang tertinggi pula.
Seperti terlihat pada gambar di bawah ini, ketiga part (F 002, F003,dan F005)
memiliki klasifikasi A, tetapi memiliki Rating PIP yang berbeda. Untuk dapat
melakukan prioritas yang melibatkan kedua kriteria, klasifikasi A dan Rating PIP,
maka digunakan pendekatan SUPPLY POSITIONING MODEL.
Kembali kepada contoh kasus.
Sekarang, tiap jenis pengadaan memiliki 2 (dua) indikator. Rating PIP dan
Klasifikasi ABC. Misalnya untuk kasus part :
Tabel 18. Klasifikasi ABC dan Rating
PART KLASIFKASI ABC RATING PIP
F 002 A T
F 005 A T
F 003 A S
Berdasarkan Rating PIP keseluruhan dan Klasifikasi ABC disusun SUPPLY

POSITIONING MODEL seperti gambar berikut ini.
Bila hendak dilakukan langkah prioritas berdasarkan kedua indikator di atas,
maka dalam SUPPLY POSITIONING MODEL dilakukan pemisahan sebagai
berikut :

Tabel 19. Prioritas dan Indikator
Tabel supply positioning model berdasarkan indikator PIP dan ABC
Hasil akhir dari analisa ini terlihat dalam gambar di bawah ini :
Tabel 20 . Prioritas dan Indikator
Dengan demikian, berdasarkan SUPPLY POSITIONING MODEL dapat disimpulkan

bahwa :

Tabel 21. Kesimpulan untuk supply positioning model

PRIORITAS PARTS
Pertama F 002
Kedua F 005
Ketiga F 003
4.2.5 Implikasi Fokus Utama Sasaran Pengadaan pada Perencanaan

terhadap Tipe Spesifikasi
Seperti telah di uraikan sebelumnya, sasaran pengadaan merupakan perwujudan
sasaran organisasi dalam bidang pengadaan barang/jasa. Dengan demikian, tidak
semua sasaran pengadaan mendapatkan prioritas T (Tinggi). Sasaran pengadaan yang
mendapatkan prioritas T merupakan sasaran pengadaan yang terkait langsung atau
berdampak kuat pada sasaran organisasi jika tercapai. Oleh sebab itu, sasaran
pengadaan dengan prioritas T merupakan fokus utama dari semua sasaran
pengadaan.
Tabel berikut ini menjelaskan hubungan antara fokus utama sasaran pengadaan
dengan metoda spesifikasi dan tipe spesifikasi yang disarankan.
Tabel 22 . Hubungan antara Fokus Utama Sasaran Pasokan dengan Metoda

Spesifikasi dan tipe spesifikasi
Fokus Utama Sasaran Pasokan Metoda Spesifikasi dan Tipe
Spesifikasi
Memastikan mutu dan inovasi  Gunakan Value Analysis/Value
barang/jasa yang dibeli Engineering sejak tahap perencanaan
Memastikan bahwa Penyedia  Gunakan spesifikasi kinerja untuk
Barang/Jasa secara konsisten memacu kreativitas dan inovasi Penyedia
memenuhi spesifikasi yang Barang/Jasa Gunakan standar jika
tertera dalam kontrak diinginkan untuk mengurangi kesalahan
Memastikan bahwa bahwa  Gunakan spesifikasi teknis jika Penyedia
Barang/Jasa yang diberikan Barang/Jasa memiliki pengalaman dan
Penyedia Barang/Jasa kepakaran/kompetensi yang tinggi
berkontribusi dalam  Gunakan merk terkenal bila memang
meningkatkan kinerja diperlukan keandalan barang/jasa
Pengguna Barang/Jasa

 Gunakan merk terkenal bila memang

diperlukan pembedaan yang jelas atas
barang/jasa yang mau dibeli
Memastikan Ketersediaan Gunakan standar sedemikian sehingga
Memastikan ketersediaan barang/jasa yang dibeli tersedia banyak di
pasokan yang kontinyu, pasar
menurunkan waktu tenggang
(lead time), dan mengamankan
ketepatan waktu
kedatangan barang/jasa yang
dibeli
Memastikan Dukungan Penyedia Gunakan merk terkenal yang sudah diketahui
Barang/Jasa luas memiliki tingkat pelayanan yang baik
Memastikan Penyedia Masukkan kebutuhan dukungan teknik
Barang/Jasa memberikan kedalam spesifikasi
dukungan teknik
Menurunkan Biaya Pengadaan  Gunakan Value Analysis/Value
Menurunkan biaya perolehan Engineering untuk solusi mendapatkan
dan/ atau total biaya penurunan biaya
kepemilikan  Gunakan spesifikasi kinerja untuk
memacu kreativitas dan inovasi Penyedia
Barang/Jasa dalam menurunkan biaya
 Gunakan standar yang memungkinkan
untuk lebih rendah dari desain yang
khusus/pesanan
 Hindari spesifikasi teknik yang
menghalangi timbulnya kompetisi antar
Penyedia Barang/Jasa
 Hindari spesifikasi teknik yang
menciptakan proses pembuatan
barang/jasa menjadi tidak standar
 Hindari merk terkenal yang sudah
diketahui secara umum memang lebih
mahal
Tabel berikut ini berfungsi untuk melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi yang sudah
disusun.

Tabel 23.Daftar periksa kaji ulang Spesifikasi

ASPEK DESKRIPSI
Mutu  Spesifikasi barang/jasa harus menyatakan dengan jelas
gambar, desain dan/ atau kinerja yang harus dicapai,
serta keandalan yang diinginkan
 Inspeksi dan testing untuk mengendalikan mutu
barang/jasa, termasuk didalamnya kebutuhan untuk
melakukan kaji ulang atas dokumentasi, khususnya yang
berkaitan dengan pengiriman barang/jasa.
Jumlah dan  Jumlah yang diperlukan
Waktu  Waktu dan tempat pengiriman barang/jasa, dan segala
Kedatangan hambatan/peraturan yang terkait dengan itu
 Kebutuhan transportasi khusus dan metoda transportasi
yang dipersyaratkan
 Persyaratan kemasan (packaging)
 Rencana pelaksanaan agar barang/jasa datang tepat
waktu di lokasi yang ditetapkan, bersama dengan laporan
kemajuan pelaksanaan rencana tersebut
Tingkat  Tingkat pelayanan yang dipersyaratkan

Pelayanan  Kebutuhan kontak satu orang (single point contact) atau
manager dari Penyedia Barang/Jasa yang didedikasikan
untuk melayani
 Kebutuhan dukungan teknis
 Kebutuhan pelatihan
 Kebutuhan dukungan pemeliharaan dan suku cadang
yang disediakan
 Waktu tanggap (respon time) pada saat reparasi
 Kebutuhan informasi manajemen
Target Biaya  Maksimum target harga

 Maksimum harga perolehan

 Maksimum Total Biaya Kepemilikan
Informasi Nama, jabatan, beserta telepon, facs, dan e-mail beserta
Kontak alamat Penyedia
Barang/Jasa yang bisa dihubungi dalam urusan barang/jasa
tersebut
Latar Belakang  Informasi umum Pengguna Barang/Jasa, maksud dan
dan tujuan pengadaan barang/jasa
Ruang Lingkup  Batas batas tanggung jawab Penyedia Barang/Jasa
 Bila dikehendaki tanggung jawab Penyedia Barang/Jasa
bisa diperluas meliputi mendapatkan lisensi, pembayaran
bea/cukai, mengurus customs clearance
Aspek Legal Peraturan yang terkait dengan pengadaan barang/jasa
tersebut
Kebijakan Kebijakan dari organisasi tempat Pengguna Barang/Jasa
yang harus dipatuhi oleh Penyedia Barang/Jasa
Contoh Penggunaan Tabel :

Contoh berikut ini untuk menunjukkan bagaimana menggunakan Daftar Periksa untuk
melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi yang sudah jadi.

Tabel 24. Daftar Periksa untuk melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi yang sudah jadi
ASPEK DESKRIPSI KETERANGAN
Mutu Travel Height : Lihat Gambar dan Perlu dilengkapi dengan
Spesifikasi hal hal yang memuat
Total Height : Lihat Gambar dan bagaimana
Spesifikasi Inspeksi dan testing
Ukuran shaft : 2300 x 2300 dilakukan untuk
Pit Dept : 2100 mm mengendalikan mutu Lift
Over Head : Lihat Gambar
dan Spesifikasi
Operation Control: Computerized
Control – Group
Power Listrik : Max 20 Kw/380 V/3 Ph/
50 Hz
Automatic bypass (75% loading)
Oveload devices, safety door edge Fire
emergency return
Emergency Light ……………….dst
Jumlah dan 2 (dua) buah Sudah dapat di
Waktu operasikan paling lambat tanggal 15
Kedatangan Oktober 20xx
Tingkat - Calon Penyedia Barang/Jasa wajib Belum memuat :
Pelayanan menyampaikan biaya pengoperasian • Single point contact
dan biaya pemeliiharaan sampai • Kebutuhan suku
dengan 5 (lima) tahun cadang
- Masa Pemeliharaan untuk lift ini  selama masa
adalah selama 1 tahun/365 hari pemeliharaan
- Dll  Waktu tanggap
Target Biaya total sebesar Rp 750 Juta Cukup

Biaya
Informasi Nama, jabatan, beserta telepon, facs, Cukup
Kontak dan e-mail beserta alamat Penyedia
Barang/Jasa yang bisa dihubungi
dalam urusan Lift
Latar - Perlu dilengkapi dengan :
Belakang • Latar belakang
dan Ruang pengadaan lift
Lingkup • Ruang lingkup
pengadaan lift
Aspek Legal - Perlu dilengkapi dengan
Peraturan yang terkait
dengan pengadaan Lift
Kebijakan Jaminan Pelaksanaan muka sebesar Cukup
5% dari nilai kontrak dari Bank

4.3 Kesesuaian Spesifikasi dengan Ketentuan

Pada pengadaan di organisasi Pemerintah, Perpres No. 54 Tahun 2010 , Lampiran
II Tentang Tata Cara Pemilihan Penyedia, Halaman II-3, mengatur mengenai
kejelasan spesifikasi dan semua perubahannya, sebagai berikut:
1. Spesifikasi benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir;
Tujuan utama penyusunan spesifikasi teknis adalah memenuhi kebutuhan
pengguna akhir sehingga barang/ jasa yang didapatkan memberi hasil
(outcome) bahkan keuntungan (benefit) yang efektif dalam rangka pencapaian
target dan sasaran pengadaan yang telah ditetapkan.
2. Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku
cadang;
Prinsip mempertahankan tingkat kompetisi pada level yang ideal bertujuan
untuk mendapatkan barang/jasa yang efektif dan efisien. Mengarah pada satu
merek tertentu menempatkan barang/jasa pada kotak bottleneck dan penyedia
cenderung mengekplotasi pembeli. Mengarah pada merek tertentu hanya
diperbolehkan untuk barang/jasa yang telah dilingkupi oleh perjanjian yang
lebih tinggi seperti kontrak payung LKPP terkait e-Catalog atau pengadaan suku
cadang.
Membuka persaingan dengan tidak mengarah pada merek tertentu harus
dimulai sejak identifikasi kebutuhan. KAK mesti memberikan referensi minimal
2 merek/produk referensi yang direkomendasikan PA/KPA atau pengguna akhir.
Yang perlu diingat, persaingan tidak hanya pada spesifikasi teknis, namun juga
pada harga. Sehingga referensi ini mestinya juga menjadi pertimbangan dalam
penetapan HPS.
3. Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri;
Spesifikasi teknis wajib mempertimbangkan penggunaan produksi dalam negeri
sesuai dengan kemampuan industri nasional dan juga tenaga ahli dan/atau
penyedia barang/ jasa dalam negeri. Harus diteliti sebaik-baiknya agar
komponen spesifikasi benar-benar mengarah pada hasil produksi dalam negeri
dan bukan barang/jasa impor yang dijual di dalam negeri. Dalam hal sebagian

bahan untuk menghasilkan barang/jasa produksi dalam negeri berasal dari

impor, dipilih barang/jasa yang memiliki komponen dalam negeri paling besar;
4. Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI);
Spesifikasi teknis semaksimal mungkin mengacu pada SNI dengan tetap
memperhatikan kemampuan atau potensi nasional atau standar lain yang
berlaku dan/atau standar internasional yang setara dan ditetapkan oleh instansi
terkait yang berwenang bila tidak.
4.4 Analisa Kesesuaian Spesifikasi dengan Kondisi Terkini.

Pembuat spesifikasi harus menganalisa kesesuaian dokumen spesifikasi yang telah
dibuatnya dengan kondisi terkini, seperti:
 apakah barang/jasa dengan spesifikasi yang telah dibuat masih terdapat di
pasar?
 Apakah tersedia penyedia yang mampu mengadakannya dalam waktu yang
telah ditentukan?
 Menggunakan Teknologi terkini dan tidak diskontinyu.
 Tingkat efisiensi seperti konsumsi bahan bakar/energi,
 Selaras dengan konsep ramah lingkungan,
 mengurangi kebisingan
 tingkat emisi
 Faktor biaya perawatan yang rendah
Hasil survey pasar dapat dipakai untuk menganalisa apakah spesfikasi yang dibuat
telah sesuai dengan kondisi terkini, dan sejauh mana tingkat/level faktor-faktor
tersebut telah dicapai oleh industri.
4.5. Dokumentasi Spesifikasi

Hal-hal yang harus didokumentasikan dalam menyusun spesfikasi antara lain:
1. Dokumen Inventarisasi Kebutuhan dari pengguna (user).
2. Dokumen hasil Kaji Ulang Kerangka Acuan Kerja dalam dokumen perencanaan
pengadaan.

3. Data/Informasi survey pasar (apabila dilakukan).

4. Dokumen Spesifikasi Teknis.

GLOSSARY
Spesifikasi karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi

kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang
dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhi
kebutuhan adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh
barang/jasa tersebut, maka kebutuhan minimum (minimum
requirement) dari pengguna barang/jasa tersebut telah
terpenuhi
SNI (Standar Standard produk yang dibuat di Indonesia, dirumuskan dan

Nasional Indonesia) ditetapkan oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN)
Kebutuhan tidak jenis barang yang jumlah kebutuhannya tidak ditentukan oleh
terikat kebutuhan barang yang lain.
(independent
demand)
Kebutuhan terikat jenis barang yang jumlah kebutuhannya ditentukan oleh

(dependent kebutuhan barang yang lain.
demand)
Pendekatan Delphi pendekatan yang melibatkan sekelompok pakar dibidang

masing-masing untuk melakukan prediksi/ramalan atas
kebutuhan sesuatu barang
Economic Order Jumlah pemesanan barang yang paling ekonomis dimana

Quantity holding cost (biaya menyimpan inventori) dan ordering cost
(biaya untuk memproses pemesanan) berada pada titik yang
optimum.

INDEX
A K
APBN · 79, 81 Kebijakan · 68, 69
B Kebutuhan · 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 14,
Biaya · 4, 7, 9, 12, 22, 23, 25, 28, 34, 18, 21, 23, 26, 28, 30, 31, 32, 33, 34,
35, 36, 37, 38, 42, 53, 56, 62, 66, 67, 35, 36, 37, 39, 43, 47, 50, 53, 54, 55,
68, 69, 71, 72 61, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 81
BIaya · 4, 7, 9, 12, 22, 23, 25, 28, 34, Kinerja · 6, 9, 11, 14, 15, 17, 18, 27,
35, 36, 37, 38, 42, 53, 56, 62, 66, 68, 28, 29, 41, 42, 43, 45, 50, 51, 56, 57,
71, 72 60, 62, 63, 65, 66, 81
Bottleneck · 70 Kritis · 39, 62
C Kualifikasi · 15, 44, 45, 46, 47, 48, 49,
commissioning · 10, 13 79, 81
D Kualitas · 2, 3, 4, 6, 11, 18, 28, 41, 42,
Dokumentasi · 18, 66 43, 44, 47, 49, 55, 83
E L
Efektif · 40, 69, 70 Liability · 12
Efisien · 4, 40, 70 LKPP · 6, 26, 52, 70
F M
Forecast · 33 minimum requirement · 6, 72
H N
Harga Perkiraan Sendiri · 55 Negosiasi · 23
I O
Input · 27, 41, 42, 44, 46, 47, 48, 49 Operating Forces · 14
Inspeksi · 18, 29, 30, 66, 68 Output · 10, 11, 27, 41, 42, 44, 45, 46,
47, 48, 49, 79
J
Jadwal · 11, 37, 48, 82 P
Penerimaan · 29, 30, 50, 54

Pengadaan Barang/ Jasa · 4, 8 48, 49, 50, 52, 55, 57, 65, 66, 68, 69,
Pengujian · 10, 11, 14, 15, 18, 27, 29, 70, 71, 80, 81, 82
30, 44, 79 Spesifikasi teknis · 3, 24, 25, 28, 42,
Penyedia · 2, 3, 4, 6, 7, 10, 12, 13, 16, 43, 44, 45, 47, 49, 65, 69, 70
17, 18, 19, 20, 21, 23, 24, 25, 28, 29, Standar · 9, 11, 14, 15, 18, 19, 21, 22,
37, 38, 39, 40, 42, 45, 46, 47, 48, 49, 29, 43, 45, 46, 53, 70, 82, 83
50, 51, 53, 54, 55, 56, 60, 65, 66, 67, Standar Nasional · 11, 19, 43, 53, 70
68, 69, 70, 71, 82 Supply Positioning Model · 57, 62, 64
Perpres · 69 Swakelola · 3
PPK · 17, 20, 23, 40, 47, 48, 56, 58 T
Prosedur · 13, 81 Teknik Peramalan Kebutuhan · 30
R Tender · 61
Review · 26, 57 TKDN · 40, 43
Risiko · 12, 13, 28, 29, 50, 51 U
S ULP / Unit Layanan Pengadaan · 28, 39,
Spesifikasi · 2, 4, 6, 7, 9, 11, 12, 14, 56
16, 17, 18, 20, 24, 25, 26, 27, 28, 29, V
30, 37, 38, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, Value for money · 4, 7

LAMPIRAN 1
PENGHAMPARAN HOTMIX
1) Menyiapkan Permukaan Yang Akan Dilapisi
a) Bilamana permukaan yang akan dilapisi termasuk perataan setempat dalam kondisi
rusak, menunjukkan ketidakstabilan, atau permukaan aspal lama telah berubah bentuk
secara berlebihan atau tidak melekat dengan baik dengan lapisan di bawahnya, harus
dibongkar atau dengan cara perataan kembali lainnya, semua bahan yang lepas atau
lunak harus dibuang, dan permukaannya dibersihkan dan/atau diperbaiki dengan
campuran aspal atau bahan lain yang disetujui oleh Direksi Pekerjaan. Bilamana
permukaan yang akan dilapisi terdapat atau mengandung sejumlah bahan dengan
rongga dalam campuran yang tidak memadai, sebagaimana yang ditunjukkan dengan
adanya kelelehan plastis dan/atau kegemukan (bleeding), seluruh lapisan dengan
bahan plastis ini harus dibongkar. Pembongkaran semacam ini harus diteruskan ke
bawah sampai diperoleh bahan yang keras (sound). Toleransi permukaan setelah
diperbaiki harus sama dengan yang disyaratkan untuk pelaksanaan lapis pondasi
agregat.
b) Sesaat sebelum penghamparan, permukaan yang akan dihampar harus dibersihkan

dari bahan yang lepas dan yang tidak dikehendaki dengan sapu mekanis yang dibantu
dengan cara manual bila diperlukan. Lapis perekat (tack coat) atau lapis resap pengikat
(prime coat) harus diterapkan.
2) Acuan Tepi
Balok kayu atau acuan lain yang disetujui harus dipasang sesuai dengan garis dan serta
ketinggian yang diperlukan oleh tepi-tepi lokasi yang akan dihampar.
3) Penghamparan Dan Pembentukan

a) Sebelum memulai penghamparan, sepatu (screed) alat penghampar harus
dipanaskan. Campuran aspal harus dihampar dan diratakan sesuai dengan
kelandaian, elevasi, serta bentuk penampang melintang yang disyaratkan.
b) Penghamparan harus dimulai dari lajur yang lebih rendah menuju lajur yang lebih
tinggi bilamana pekerjaan yang dilaksanakan lebih dari satu lajur.
c) Mesin vibrasi pada alat penghampar harus dijalankan selama penghamparan dan
pembentukan.
d) Penampung alat penghampar tidak boleh dikosongkan, tetapi temperatur sisa
campuran aspal harus dijaga tidak kurang dari temperatur yang disyaratkan.

a) tidak terkumpul dan mendingin pada tepi-tepi penampung alat penghampar atau
tempat lainnya.
b) Bilamana jalan akan dihampar hanya setengah lebar jalan atau hanya satu lajur
untuk setiap kali pengoperasian, maka urutan penghamparan harus dilakukan
sedemikian rupa sehingga perbedaan akhir antara panjang penghamparan lajur
yang satu dengan yang bersebelahan pada setiap hari produksi dibuat seminimal
mungkin.
4) Pemadatan
a) Segera setelah campuran aspal dihampar dan diratakan, permukaan tersebut harus
diperiksa dan setiap ketidaksempurnaan yang terjadi harus diperbaiki. Temperatur
campuran aspal yang terhampar dalam keadaan gembur harus dipantau dan
penggilasan harus dimulai dalam rentang viskositas aspal.
b) Penggilasan campuran aspal harus terdiri dari tiga operasi yang terpisah berikut ini :
1. Pemadatan Awal
2. Pemadatan Antara
3. Pemadatan Akhir.
c) Penggilasan awal atau breakdown harus dilaksanakan baik dengan alat pemadat roda
baja maupun dengan alat pemadat roda karet. Penggilasan awal harus dioperasikan
dengan roda penggerak berada di dekat alat penghampar. Setiap titik perkerasan harus
menerima minimum dua lintasan pengilasan awal.
i. Penggilasan kedua atau utama harus dilaksanakan dengan alat
pemadat roda karet sedekat mungkin di belakang penggilasan awal.
Penggilasan akhir atau penyelesaian harus dilaksanakan dengan alat
pemadat roda baja tanpa penggetar (vibrasi).
d) Pertama-tama penggilasan harus dilakukan pada sambungan melintang yang telah
terpasang kasau dengan ketebalan yang diperlukan untuk menahan pergerakan
campuran aspal akibat penggilasan. Bila sambungan melintang dibuat untuk
menyambung lajur yang dikerjakan sebelumnya, maka lintasan awal harus dilakukan
sepanjang sambungan memanjang untuk suatu jarak yang pendek.

e) Penggilasan harus dimulai dari tempat sambungan memanjang dan kemudian dari tepi
luar. Selanjutnya, penggilasan dilakukan sejajar dengan sumbu jalan berurutan menuju
ke arah sumbu jalan, kecuali untuk superelevasi pada tikungan harus dimulai dari
tempat yang terendah dan bergerak kearah yang lebih tinggi. Lintasan yang berurutan
harus saling tumpang tindih (overlap) minimum setengah lebar roda dan lintasan-
lintasan tersebut tidak boleh berakhir pada titik yang kurang dari satu meter dari lintasan
sebelumnya.
f) Bilamana menggilas sambungan memanjang, alat pemadat untuk penggilasan awal
harus terlebih dahulu menggilas lajur yang telah dihampar sebelumnya sehingga tidak
lebih dari 15 cm dari lebar roda penggilas yang menggilas tepi sambungan yang belum
dipadatkan. Penggilasan dengan lintasan yang berurutan harus dilanjutkan dengan
menggeser posisi alat pemadat sedikit demi sedikit melewati sambungan, sampai
tercapainya sambungan yang dipadatkan dengan rapi.
g) Kecepatan alat pemadat tidak boleh melebihi 4 km/jam untuk roda baja dan 10 km/jam
untuk roda karet dan harus selalu dijaga rendah sehingga tidak mengakibatkan
bergesernya campuran panas tersebut. Garis, kecepatan dan arah penggilasan tidak
boleh diubah secara tiba-tiba atau dengan cara yang menyebabkan terdorongnya
campuran aspal.
h) Semua jenis operasi penggilasan harus dilaksanakan secara menerus untuk
memperoleh pemadatan yang merata saat campuran aspal masih dalam kondisi mudah
dikerjakan sehingga seluruh bekas jejak roda dan ketidakrataan dapat dihilangkan.
i) Roda alat pemadat harus dibasahi secara terus menerus untuk mencegah pelekatan
campuran aspal pada roda alat pemadat, tetapi air yang berlebihan tidak diperkenankan.
Roda karet boleh sedikit diminyaki untuk menghindari lengketnya campuran aspal pada
roda.
j) Peralatan berat atau alat pemadat tidak diijinkan berada di atas permukaan yang baru
selesai dikerjakan, sampai seluruh permukaan tersebut dingin.
k) Setiap produk minyak bumi yang tumpah atau tercecer dari kendaraan atau
perlengkapan yang digunakan oleh Kontraktor di atas perkerasan yang sedang
dikerjakan, dapat menjadi alasan dilakukannya pembongkaran dan perbaikan oleh
Kontraktor atas perkerasan yang terkontaminasi, selanjutnya semua biaya pekerjaaan
perbaikan ini menjadi beban Kontraktor.

l) Permukaan yang telah dipadatkan harus halus dan sesuai dengan lereng melintang
dan kelandaian yang memenuhi toleransi yang disyaratkan. Setiap campuran aspal
padat yang menjadi lepas atau rusak, tercampur dengan kotoran, atau rusak dalam
bentuk apapun, harus dibongkar dan diganti dengan campuran panas yang baru serta
dipadatkan secepatnya agar sama dengan lokasi sekitarnya. Pada tempat-tempat
tertentu dari campuran aspal terhampar dengan luas 1000 cm 2 atau lebih yang
menunjukkan kelebihan atau kekurangan bahan aspal harus dibongkar dan diganti.
Seluruh tonjolan setempat, tonjolan sambungan, cekungan akibat ambles, dan
segregasi permukaan yang keropos harus diperbaiki sebagaimana diperintahkan oleh
Direksi Pekerjaan.
m) Sewaktu permukaan sedang dipadatkan dan diselesaikan, Kontraktor harus
memangkas tepi perkerasan agar bergaris rapi. Setiap bahan yang berlebihan harus
dipotong tegak lurus setelah penggilasan akhir, dan dibuang oleh Kontraktor di luar
daerah milik jalan sehingga tidak kelihatan dari jalan yang lokasinya disetujui oleh
Direksi Pekerjaan.
5) Sambungan
a) Sambungan memanjang maupun melintang pada lapisan yang berurutan harus diatur
sedemikian rupa agar sambungan pada lapis satu tidak terletak segaris yang lainnya.
Sambungan memanjang harus diatur sedemikian rupa agar sambungan pada lapisan
teratas berada di pemisah jalur atau pemisah lajur lalu lintas.
Campuran aspal tidak boleh dihampar di samping campuran aspal yang telah dipadatkan
sebelumnya kecuali bilamana tepinya telah tegak lurus atau telah dipotong tegak lurus. Sapuan
aspal sebagai lapis perekat untuk melekatkan permukaan lama dan baru harus diberikan sesaat
sebelum campuran aspal dihampar di sebelah campuran aspal yang telah digilas sebelumnya.

Lampiran 2
Contoh KAK Jasa Konsultan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Jabatan
Latar belakang Secara umum sistem informasi manajemen jabatan yang

terintegrasi yang akan dibangun ini diharapkan mampu untuk
membantu unit yang menangani organisasi dan tata laksana dalam
proses-proses pengelolaan data jabatan dan organisasi serta
berbagai fungsi yang diperlukan untuk menghasilkan sebuah data
susunan organisasi dan jabatan yang lengkap. Proses manajemen
data organisasi dan tata laksana tentunya akan memakan waktu
yang lama jika dikerjakan secara manual, bahkan tidak menutup
kemungkinkan adanya berbagai kesalahan yang dapat
menghambat proses pendataan. Dengan adanya sistem informasi
manajemen jabatan ini diharapkan dapat membantu,
menyediakan, mempercepat dan mempermudah proses
pengelolaan manajemen data organisasi dan jabatan di kantor.
Maksud Maksud dari pembangunan sistem manajemen jabatan ini adalah :
a. Sebagai dasar bagi pengambil keputusan dalam melakukan
penataan organisasi dan tata laksana dilingkungan
b. Membuat suatu aplikasi dalam memfasilitasi proses analisa dan
pemetaan jabatan beserta fungsi diklat dan kompetensi.
c. Memetakan dan membangun secara bertahap sistem
manajemen jabatan yang menyeluruh dan komperehensif yang
mampu memberikan jawaban dan solusi bagi setiap urusan
operasional dan pengambilan keputusan strategis tentang
kepegawaian
Tujuan Tujuan dari pelaksanaan kegiatan jasa konsultansi pengembangan
sistem informasi manajemen jabatan ini adalah:

a. Pengembangan aplikasi manjemen jabatan yang berbasis

transaksi, terintegrasi dan terdistribusi dilingkungan Badan
Standarisasi Nasional.
b. Memiliki database jabatan yang akurat
c. Tersedia informasi data analisa jabatan dan pemetaan jabatan
yang lengkap dan sesuai dengan permintaan secara cepat
Ruang lingkup 1. Pengembangan dan implementasi sistem informasi

Kegiatan 2. Dukungan purna jual
3. Inovasi dan keunggulan
4. Alih pengetahuan
Keluaran (output) 1. Perangkat lunak sistem informasi manajemen jabatan
2. Laporan kegiatan
Sumber dana APBN 2015, dengan pagu anggaran : Rp. 250.000.000

Pelaporan a. Laporan pekerjaan memuat :
1. Sosialisasi sistem informasi, analisis umpan balik masa
percobaan dan laporan rekonstruksi.
2. Paparan pelaksanaan seluruh kegiatan dari awal sampai
selesainya pekerjaan ini, termasuk rencana pelaksanaan pekerjaan
seluruhnya, yaitu metodologi,rencana kerja, hasil pengumpulan
data awal, verifikasi dan analisis data, perancangan, pembuatan,
pengujian dan implementasi aplikasi sistem informasi;
b. Laporan Pekerjaan diserahkan selambat-lambatnya: pada akhir
selesainya pekerjaan atau maksimal minggu ke-4(empat) bulan ke-
2(dua) setelah penandatanganan SPK atau sejak SPMK diterbitkan;
c. Laporan Pekerjaan(hardcover) diserahkan sebanyak 5(Lima)
eksemplar.

d. Pada saat penyampaian laporan Pekerjaan, Buku Panduan

Aplikasi diperbanyak/dicetak sejumlah 5 (lima) eksemplardan
cakram padat (compact disc).
Waktu 45 hari kalender (1,5 bulan)
pelaksanaan
Kualifikasi tenaga 1. Team leader, S1 di bidang sistem informasi manajemen/teknik
Ahli industri/informatika, Pengalaman : minimal 7 tahun di bidang
perencanan dan pengembangan sistem informasi manajemen,
penugasan selama 1,5 bulan.
2. Tenaga Ahli Manajemen SDM, S1 di bidang manajemen SDM,
Pengalaman: minimal 6 tahun di bidang manajemen sumber daya
manusia, penugasan selama 1,5 bulan.
3. Tenaga Ahli Analis Sistem, S1 di bidang sistem
informasi/manajemen informasi/informatika, Pengalaman: minimal
5 tahun di bidang analisa dan desain sistem informasi manajemen,
4. Tenaga Ahli Desain Sistem, S1 di bidang sistem
informasi/manajemen informasi/informatika, Pengalaman: minimal
5 tahun di bidang analisa dan desain sistem informasi manajemen,
5. Tenaga Ahli pemrograman, Pendidikan : S1 di bidang teknik
komputer/ Informatika /Sistem Informasi, Pengalaman : minimal 5
tahun di bidang instalansi jaringan, penugasan selama 1,5 bulan.
Tenaga Pendukung
1. Quality control aplikasi, S1/D3 teknik komputer/informatika,
2. Implementor, D3/S1 teknik komputer/informatika, penugasan
selama 1,5 bulan.

3. Admnistrasi proyek, D3 berbagai bidang keilmuan, penugasan

selama 1,5 bulan.
Lampiran 3
Spesifikasi Pekerjaan Penyelenggaraan Jasa Keamanan
Latar Belakang Lembaga pemerintah non kementrian memerlukan pengamanan
yang baik dan terus menerus guna mendukung kegiatan
pembelajaran dan suasana kerja yang kondusif. Dengan
terciptanya lingkungan yang nyaman, aman dan tentram akan
dapat meningkatkan gairah dan motivasi kerja bagi karyawan.
Maksud Kegiatan Menciptakan lingkungan dan suasana pembelajaran serta suasana
kerja yang nyaman, aman dan kondusif di lingkungan.
Tujuan Kegiatan Tujuan pengadaan jasa satuan pengamanan kantor adalah :
a. Adanya petugas yang menjaga keamanan di lingkungan secara
terus menerus.
b. Adanya kepastian atau jaminan keamanan bagi pegawai selama
berada di lingkungan.
c. Terjaminnya keamanan sarana dan prasarana di lingkungan.
Uraian Kegiatan 1. Koordinator : melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan

tugas-tugas pengamanan yang dilakukan oleh anggotanya.
2. Danru : Anggota yang di berikan tugas tambahan dalam
memimpin anggota.
3. Anggota : Melaksanakan Pengamanan secara menyeluruh
dilokasi kerja.
4. Mengamankan gedung kantor dan lingkungan Direktorat serta
Program Studidi lingkungan Poltekkes Kemenkes Jakarta I

5. Pengisian dan pemeliharaan buku catatan aktivitas harian

6. Pengamanan dan pelayanan terhadap pegawai, mahasiswa dan
tamu
7. Hubungan dengan polisi, pemadam kebakakan, PLN dan
masyarakat
8. Memiliki jadual kerja
9. Berseragam satpam
10. Memiliki prosedur tindakan yang dilakukan apabila terjadi
pelanggaran, kejadian kriminal, kehadiran orang yang tidak
dikenal, keadaan darurat, kebakaran, banjir, huru hara,
demonstrasi dan perampokan
11. Keselamatan kerja
12. Kerahasiaan
13. Dalam melayani pelanggan personil harus tegas, ramah dan
sopan
Indikator Kinerja 1. Tersedianya analisis kebutuhan personil, sasaran dan lokasi

pengamam, dan bahan pendukung.
2. Terlaksananya jasa pengamanan
3. Tersedianya laporan Pelaksanaan Pengamanan.
Indikator Keluaran Tingkat kepuasan terhadap pelayanan keamanan minimal 90
Keluaran a. Jaminan keamanan gedung dan lingkungan kantor

b. Memberikan rasa aman kepada pegawai dan tamu dilingkungan
kantor
Sumber dana APBN 2014, dengan pagu anggaran :

Rp.1.400.000.000,- (satu miliar empat ratus juta rupiah).
Kualifikasi Tenaga Persyaratan personil
keamanan dan 1) Usia 20 – 50 tahun

Spesifikasi 2) Pendidikan minimal SLTA

bahan/alat 3) Memiliki pengalaman minimal 3 tahun
4) Memiliki sertifikat Gada Pratama
5) Melampirkan foto copy Ijazah terakhir, CV, Foto Copy KTP, Foto
Copy Sertifikat
Spesifikasi Perlengkapan seragam

1. SERAGAM SATPAM PDH Seragam satpam PDH ini meliputi:
beberapa bagiannya.
na panjang berwarna Biru.
2. SERAGAM SATPAM PDL Seragam satpam PDL ini meliputi:

ada
beberapa bagiannya.
3. PERLENGKAPAN KERJA SATPAM Berikut ini adalah beberapa

perlengkapan kerja utama petugas satuan pengamanan:
4. ALAT BANTU KERJA SATPAM Berikut ini adalah beberapa

alat bantu kerja petugas satuan pengamanan:

Jadwal Kegiatan 1. Waktu kerja pengamanan dibagi dalam 3 (tiga) shift :

pengamanan Shift pertama jam 08.00 s.d 16.00 WIB
Shift kedua jam 16.00 s.d. 24.00 WIB
Shift ketiga jam 24.00 s.d. 08.00 WIB
2. Petugas wajib menggunakan seragam dan memakai ID Card
(tanda pengenal) penyedia jasa setiap hari.
3. Menyerahkan daftar nama petugas 3 (tiga) bulan sekali dan
melaporkan bila ada pergantian petugas
4. Membuat jadual petugas pengamanan
5. Membuat laporan kegiatan
Laporan Laporan yang harus dibuat oleh penyedia meliputi :

a. Laporan harian
b. Laporan mingguan
c. Laporan bulanan
Isi laporan menyangkut tentang kemajuan pekerjaan yang telah
dilaksanakan, kejadian, kendala dan pemecahan masalah yang
lakukan

Lampiran 4
Contoh Spesifikasi Palet Kayu Standar Eropa EPAL 7
No Deskripsi
1 Nama Barang : EPAL 7 –Half Pallet
2 Dimensi :
Panjang 800 mm
Lebar 600 mm
Tinggi 160 mm
Berat Sekitar 9.5 kg
Beban Aman 500 kg
Beban maximum Tidak lebih dari 2,000 kg untuk posisi pallet terbawah
ditumpuk
3 Material
Kayu berkualitas 13 lembar
Kayu Balok 3 Buah
Paku 48
Penguat (Bracket) 6 buah ukuran 3 mm
dari besi
Keling Tubular 21 buah
(Tubular Rivet)
4 Kualitas:
Standar Kualitas Mengikuti standar yang ditentukan oleh Bureu
Veritas

5 Standar Kayu Harus mengikuti International Plant Protection

Convension ISPM 15
6 Perbaikan (Repai) Pallet hanya dapat diperbaiki oleh organisasi yang

mempunyai lisensi untuk melakukan perbaikan
7 Gambar Pallet
Sisi 600 mm
Sisi 800 mm

Tampak atas
(Sumber : http://www.epal-
pallets.de/uk/downloads/Product%20specification%20sheet%20EPAL%
207%20half%20pallet%2005-16.pdf)

Pengarah:
Agus Prabowo
Salusra Widya
Pemimpin Umum:
Dharma Nursani
Tatang R Wiraatmadja
Tim Penyusun : Tim Editor :

Sonny Sumarsono Wisnu Setyo Wijoyo
Khairul Rizal Heldi Yudiyatna
Praditya Kesuma Hartono Zhuang
Ferry Firmansyah Hestri Rokayah
Burhanudin Erika Ms
Fatimah Dwi Kartika Susanti
Win Sukardi Novita Amelia
Samidi M Rizal Fauzi
Tri Putranto Vindi Rezki Kurnia
Sinta Posmaria
Kurnianto
Noeradhi Iskandar
Yanuar
Djamaludin Abubakar
Aldy Turman
Ririh Sudirahardja
Muntiyono
Deni Danasenjaya
Daftar Unit Kompetensi 05
Unit Kompetensi
menyusun spesifikasi
A. Merencanakan Pengadaan
teknis
Barang/Jasa
01. Menelaah Lingkungan PBJ
02. Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ
03. Merumuskan Organisasi PBJ
04. Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ
05. Menyusun Spesifikasi Tenis
06. Menyusun Harga Perkiraan
“
B. Memilih Penyedia Barang/
Jasa
07. Mengkaji Ulang Paket PBJ Overview:
08. Memilih Penyedia Barang/Jasa
09. Menyusun Rancangan Kontrak PBJ Penyusunan spesifikasi merupakan salah
10. Menyusun Dokumen PBJ satu proses enting dalam tahap
11. Melakukan Kualifikasi Penyedia
12. Melakukan Evaluasi Kinerja Penyedia
perencanaan pelaksanaan pengadaan
13. Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ barang/jasa. Apabila spesfikasi yang
14. Mengevaluasi Dokumen Penawaran dibuat sesuai dengan kebutuhan, maka
15. Mengelola Sanggahan
proses pelaksanaan pengadaan barang/
C. Mengelola Kontrak jasa selanjutnya dapat berjalan dengan
baik sehingga prinsip efisien dapat
& Swakelola PBJ
16. Melakukan Negosiasi tercapai, mengingat; “75% - 85% total
17. Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ biaya yang dapat dihindarkan dalam suatu
18. Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ
19. Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ pelaksanaan pekerjaan dapat dikendalikan
”
20. Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ pada tahapan perencanaan.
21. Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ
22. Melakukan Penerimaan Hasil PBJ
23. Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola
24. Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola
D. Mengelola Logistik, Kinerja Gedung LKPP

& Risiko Jl. Epicentrum Tengah Lot 11 B, Kuningan
25. Mengelola Pengiriman Jakarta Selatan 12940
26. Mengelola Persediaan Telp. (021) 2991 2450
27. Mengelola Penyimpanan www.lkpp.go.id
28. Mengelola Kinerja
29. Mengelola Risiko
2016

Unit Kompetensi 05

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Unit Kompetensi 05

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pelatihan Unit

Kompetensi ini harus

Buku Informasi Menyusun Spesifikasi Teknis Unit Kompetensi 05

Penulis Ferry Firmansyah M.749020.005.02

Tim Materi Pelatihan LKPP

Desain Grafis Rezki Kurnia Hapsari

Tim Materi Pelatihan LKPP

Tanggal 31 Januari 2017 Versi. 2

menyusun spesifikasi teknis

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Cetakan I : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2016

Versi 1 : 31 Oktober 2016

Hak Penerbitan pada LKPP

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), pada tahun

Kepala Lembaga Kebijakan

Merumuskan Lingkungan & Organisasi PBJ

Merencanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Mempersiapkan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

KINERJA DAN Mengelola Kinerja dan Risiko

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------- 2

BAB I PENDAHULUAN ----------------------------------------------------------------- 3

BAB II PENGERTIAN SPESIFIKASI --------------------------------------------------- 6

BAB III MENDESKRIPSIKAN SPESIFIKASI -------------------------------------------- 16

BAB IV ANALISIS KESESUAIAN SPESIFIKASI ---------------------------------------- 57

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 2 dari 94

2. Menganalisis kesesuaian spesifikasi dengan persyaratan, ketentuan,

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 3 dari 94

Agar spesifikasi sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka spesifikasi harus

Pembuatan spesifikasi merupakan salah satu proses penting dalam perencanaan

Dengan menguasai pengetahuan tentang cara membuat spesifikasi yang benar,

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 4 dari 94

Pada bagian akhir modul ini, tersedia :

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 5 dari 94

2.1 Definisi Spesifikasi

Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat memenuhi

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 6 dari 94

Kejelasan spesifikasi barang/jasa, merupakan langkah awal upaya meningkatkan

Isi spesifikasi harus cukup mendetail sehingga memungkinkan peserta pemilihan

2.2 Hal hal yang harus dimasukan dalam spesifikasi.

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 7 dari 94

Gambar 1. Proses Penyusunan Spesifikasi

Mengumpulkan seluruh persyaratan

Menentukan Jenis Spesifikasi

Spesifikasi Spesifikasi campuran Spesifikasi

Identifikasi Kebutuhan dijelaskan pada Modul Unit Kompetensi 04 - Menyusun

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 8 dari 94

Kebutuhan yang telah diidentifikasi selanjutnya didetailkan menjadi daftar persyaratan-

Hal-hal yang harus dihindari dalam menetapkan persyaratan untuk spesifikasi :

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 9 dari 94

1. Elemen Kunci Spesifikasi

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 10 dari 94

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 11 dari 94

2. Poin Umum untuk dipertimbangkan pada saat membuat Spesifikasi

3. Isu untuk ditangani dalam Spesifikasi.

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 12 dari 94

c. Instalasi dan Pengetesan (Commissioning)

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 13 dari 94

 Siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan instalasi tersebut sesuai

e. Faktor Tambahan untuk dipertimbangkan

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 14 dari 94

Tabel 1. Informasi Profil Spesifikasi

Judul Modul: Menyusun Spesifikasi Teknis Halaman: 15 dari 94