M 749020 010 02-10-MenyusunDokPengadaan

B U K U I N FO R M AS I
Berdasarkan SKKNI 2016
Unit Kompetensi 10
menyusun dokumen
pengadaan barang/jasa
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

2016
Materi SKKNI 2016
Unit Kompetensi 10
Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
Disusun Oleh :
Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa
Direktorat Pelatihan Kompetensi
Deputi Bidang Pengembangan Pembinaan Sumber Daya Manusia
LKPP
ISBN :
Cetakan I : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2016
Hak Penerbitan pada LKPP

Hak Cipta Tim Penyusun Materi Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa
LKPP
Alamat Penerbit :
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Kuningan
Jakarta Selatan 12940
Indonesia
Telp : (021) 2991 2450
www.portalppsdm.lkpp.go.id
www.lkpp.go.id
K ata P e n ga n ta r
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), pada tahun

2016 telah menyusun materi pelatihan berdasarkan Standar Kompetensi Kerja
Nasional Indonesia (SKKNI) 2016 untuk Pengelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak
29 Unit Kompetensi yang dikelompokan dalam 4 Fungsi Kunci, meliputi;
1) Merencanakan Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 6 unit kompetensi;
2) Memilih Penyedia Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit kompetensi;
3) Mengelola Kontrak dan Swakelola Pengadaan Barang/Jasa sebanyak 9 unit
kompetensi;
4) Mengelola Logistik, Kinerja dan Risiko sebanyak 5 unit kompetensi.
Materi Pelatihan ini disusun untuk meningkatkan kompetensi Sumber Daya
Manusia di bidang Pengadaan Barang/Jasa baik pada sektor pemerintah maupun
non pemerintah. Materi pelatihan ini juga dapat membantu para peserta, instruktur,
penyelenggara pelatihan dalam melaksanakan kegiatan pelatihan, sehingga dapat
berlangsung secara terencana, terarah, dan efektif.
Semoga materi pelatihan ini dapat dipergunakan dan dimanfaatkan secara
optimal oleh semua pihak terkait dengan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan
Pengelola Pengadaan Barang/Jasa. Dengan demikian kegiatan Pengadaan Barang/
Jasa dapat dilakukan oleh para SDM yang profesional dan menghasilkan Pengadaan
Barang/Jasa yang efektif, efisien dan akuntabel.
Jakarta, Oktober 2016
Kepala Lembaga Kebijakan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
AGUS PRABOWO
U n i t ko m p e t e n si
Merumuskan Lingkungan & Organisasi PBJ

UK 01 : Menelaah Lingkungan PBJ
UK 02 : Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ MERENCANAKAN
UK 03 : Merumuskan Organisasi PBJ PENGADAAN
Merencanakan PBJ BARANG
UK 04 : Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ JASA
UK 05 : Menyusun Spesifikasi Teknis
UK 06 : Menyusun Harga Perkiraan
Merencanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

UK 07 : Mengkaji Ulang Paket PBJ
MEMILIH UK
UK
08
09
:
:
Memilih Penyedia Barang/Jasa
Menyusun Rancangan Kontrak PBJ
PENYEDIA UK 10 : Menyusun Dokumen PBJ
Mengelola Penyedia Barang/Jasa
PENGADAAN UK 11 : Melakukan Kualifikasi PBJ
BARANG UK 12 : Melakukan Evaluasi Kinerja PBJ
Melaksanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa
JASA UK 13 : Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ
UK 14 : Mengevaluasi Dokumen PBJ
UK 15 : Mengelola Sanggahan
Mempersiapkan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

UK 16 : Melakukan Negosiasi
UK 17 : Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ
Mengelola Kontrak Pengadaan Barang/Jasa MENGELOLA
UK
UK
18
19
:
:
Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ
Menyusum Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ
KONTRAK DAN
UK
UK
20
21
:
:
Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ
Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ
SWAKELOLA
UK 22 : Melakukan Penerimaan Hasil Kontrak PBJ PBJ
Melaksanakan PBJ Secara Swakelola
UK 23 : Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola
UK 24 : Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola
Mengelola Logistik
MENGELOLA UK 25 : Mengelola Pengiriman
UK 26 : mengelola Persediaan
LOGISTIK, Uk 27 : Mengelola Penyimpanan
KINERJA DAN Mengelola Kinerja dan Risiko

RISIKO UK 28 : Mengelola Kinerja
UK 29 : Mengelola Risiko
BUKU INFORMASI
MENYUSUN DOKUMEN PENGADAAN

BARANG/ JASA
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA
DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta
2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa M.749020.010.02
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ----------------------------------------------------------------------2
BAB I PENDAHULUAN ---------------------------------------------------------3

A. Tujuan Umum ---------------------------------------------------------------------- 3
B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------- 3
C. Overview -------------------------------------------------------------------------- 4
BAB II MELAKUKAN PEMILIHAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

----------------------------------------------------------------------------5
2.1 Identifikasi Jenis Dokumen Pengadaan Barang/Jasa -------- 6
2.2. Memilih Secara Cermat Kesesuaian Dokumen
Pengadaan Barang/Jasa Dengan Paket Pengadaan
Barang/Jasa ----------------------------------------------------- 59
BAB III MENYUSUN SEMUA JENIS DOKUMEN PENGADAAN
BARANG/JASA -------------------------------------------------------- 79
3.1 Menyusun Secara Lengkap Semua Jenis Dokumen Pengadaan
Barang/Jasa Sesuai Ketentuan -------------------------------- 79
3.2 Melengkapi Semua Jenis Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
Sesuai Dengan Data Paket Pengadaan Barang/Jasa --------- 86
3.3. Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Secara
Cermat Sesuai Ketentuan ------------------------------------- 134
BAB IV PENUTUP ------------------------------------------------------------- 137
DAFTAR REFERENSI ------------------------------------------------------- 140
LAMPIRAN -------------------------------------------------------------------- 165
GLOSSARY ------------------------------------------------------------------ 168
Judul Modul: Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/ Jasa Halaman: 2 dari 168
Buku Informasi Versi: Oktober 2016
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melakukan
proses pemilihan dokumen pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan paket
pengadaan barang/jasa dan menyusun serta menetapkan seluruh kelengkapan
dokumen tersebut.
B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui Buku Informasi Menyusun
Dokumen Pengadaan Barang/Jasa ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga
pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Melakukan pemilihan dokumen pengadaan barang/jasa yang meliputi
kegiatan identifikasi jenis dokumen pengadaan barang/jasa secara cermat
serta dan memahami pemilihan dokumen pengadaan barang/jasa
berdasarkan paket pengadaan barang/jasa.
2. Menyusun semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa yang meliputi
kegiatan menyusun semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa secara
lengkap sesuai ketentuan, melengkapi secara cermat semua jenis dokumen
pengadaan barang/jasa sesuai dengan data paket pengadaan barang/jasa
dan memahami ketentuan dalam penetapan dokumen pengadaan
barang/jasa.
C. Gambaran Umum
Kemampuan menyusun dokumen pengadaan barang/jasa dibutuhkan pada
setiap organisasi dan menjadi salah satu elemen strategis dalam kompetensi
Merencanakan Pemilihan Penyedia, agar hasil pengadaan barang/jasa memberikan
nilai tambah (added value) atau bahkan bisa mendorong core business organisasi.
Untuk bisa menyusun dokumen pengadaan barang/jasa yang tepat diperlukan
pemahaman mengenai tahapan proses pengadaan, jenis dokumen pengadaan,
pemilihan dokumen pengadaan sesuai dengan paket pengadaan, isi dokumen
pengadaan dan ketentuan dalam penetapan dokumen pengadaan barang/jasa di

organisasi.
Berikut adalah gambaran umum dari setiap bab :

Bab II membahas hal-hal yang perlu dipahami dalam mengidentifikasi jenis
dokumen pengadaan barang/jasa serta memilih dokumen pengadaan barang/jasa
secara cermat kesesuaiannya dengan paket pengadaan barang/jasa.
Bab III membahas hal-hal yang perlu dipahami dalam menyusun semua jenis
dokumen pengadaan barang/jasa secara lengkap sesuai ketentuan, melengkapi
secara cermat semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa sesuai dengan data
paket pengadaan barang/jasa dan menetapkannya secara cermat sesuai ketentuan.
Bab IV berisi penutup yang menyimpulkan buku informasi ini.
Pada bagian akhir, tersedia :

 Daftar Referensi yang berisikan rujukan literatur terkait
 Glossary yang berisikan istiah yang digunakan dalam modul ini
 Index untuk memudahkan pencarian topik tertentu
BAB II
MELAKUKAN PEMILIHAN DOKUMEN
PENGADAAN BARANG/JASA
Kualitas dokumen pengadaan menentukan hasil dari seluruh proses pengadaan.

Suatu dokumen pengadaan yang jelas (clear), ringkas (concise) dan terencana dengan
baik (well-drafted) akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan suatu pengadaan
barang/jasa. Dokumen pengadaan yang tidak jelas (unclear), multitafsir (ambigous)
dan buruk dalam perencanaannya (badly drafted document) akan menimbulkan
kebingungan dan ketidakpastian serta munculnya potensi sanggah yang justru akan
menghambat kemajuan proses pengadaan barang/jasa.
Dokumen pengadaan merupakan bagian dari dokumen kontrak yang akan

dilaksanakan. Oleh karena itu, pemilihan dan penyusunan dokumen pengadaan
merupakan salah satu tahap yang penting dalam proses pengadaan untuk
memastikan diterapkannya prinsip keadilan, transparansi, kompetisi, dan kejujuran.
Peraturan Presiden No 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

telah mencantumkan ketentuan tersebut di dalam penjelasan pasal 5 mengenai arti
efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel.
Dokumen pengadaan yang baik dapat tergambar dari informasi dan ketentuan
yang tercantum di dalamnya, strategi pengadaan yang akan diterapkan, pengelolaan
sumber daya, waktu persiapan penawaran, kepastian kepada peserta pemilihan
mengenai kriteria dan metode evaluasi penawaran sehingga dapat
dipertanggungjawabkan akuntabilitas, transparansi dan keadilan bagi semua pihak
serta bebas dari keberpihakan.
2.1 Identifikasi Jenis Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
2.1.1. Pengertian dan Filosofi Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

2.1.1.1. Organisasi Pemerintah
Dokumen pengadaan barang/jasa yang selanjutnya disebut dengan
dokumen pengadaan adalah dokumen yang digunakan untuk mendapatkan
penawaran atau proposal dari calon penyedia untuk barang/pekerjaan
konstruksi/jasa (jasa lain/jasa konsultan) yang diperlukan dan disyaratkan (MCI-
LKPP Project : 2015).
Berdasarkan Peraturan Presiden No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah beserta semua aturan perubahannya, pasal 1 angka 21,
dokumen pengadaan pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh
kelompok kerja ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan
yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses pengadaan barang/jasa
Dokumen pengadaan mencakup semua informasi dan ketentuan yang
diperlukan peserta pemilihan untuk mempersiapkan dan mengajukan
penawaran/proposal. Dokumen pengadaan dapat disusun dengan berbagai
tampilan dan formulir. Instansi pemerintah biasanya memiliki tampilan dan
formulir dengan format standar dan menyertakan beberapa persyaratan
dokumen penting.
Mengapa dokumen pengadaan barang/jasa penting bagi organisasi
pemerintah?. Sebagaimana telah dibahas dalam UK 1 Menelaah Lingkungan
Pengadaan Barang/Jasa disebutkan bahwa di dalam pengadaan organisasi
pemerintah harus didasarkan pada kepatuhan perundang-undangan yang
berlaku di negara tersebut. Peraturan tersebut harus memastikan bahwa:
 Seluruh calon penyedia yang potensial harus mengetahui kebutuhan
pengadaan barang/jasa organisasi pemerintah tersebut dan memahami
bagaimana penawaran penyedia akan di evaluasi nantinya;
 Setiap keputusan yang dihasilkan oleh organisasi pemerintah harus obyektif
berdasarkan kriteria yang telah diumumkan dan calon penyedia yang tidak
terpilih mempunyai hak untuk dilakukan debriefing sehingga mereka
mengetahui alasan penolakan penawaran tersebut.
 Ada kompetisi secara terbuka dan larangan diskriminasi diantara sesama
calon penyedia.
Adapun ciri-ciri pengadaan barang/jasa di organisasi pemerintah antara lain
adalah sebagai berikut :

Pemilik Pekerjaan Barang/Jasa
Di lakukan oleh Pemerintah (Pusat/Daerah)
Sumber Dana
Pajak,donor,hutang dan pendapatan dari pelayanan
Tujuan Utama
Penyediaan pelayanan publik, bukan berorientasi pada keuntungan
Akuntabilitas
Kepada masyarakat/publik
Kendala
Pada umumnya berkisar pada masalah hukum,regulasi dan prosedur
ataupun karena perubahan kebijakan pemerintah dan/ atau politik.
Fungsi Pengadaan Barang/Jasa
Secara umum mengikuti prinsip : transparansi, akuntabilitas,kompetisi
terbuka dan non-diskriminasi (walaupun organisasi non pemerintah pun
mengikuti prinsip itu juga) disamping peraturan lain yang berlaku.
Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai dasar filosofi

penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa dalam organisasi pemerintah
bahwa dokumen pengadaan barang/jasa :
1. Sebagai bukti akuntabilitas organisasi pemerintah kepada publik dalam
pemenuhan kebutuhan operasional pelayanan.
2. Untuk mencari penyedia yang potensial melalui kompetisi terbuka
3. Sebagai sarana keterbukaan informasi kebutuhan organisasi kepada
publik.
4. Dalam rangka memberikan pelayanan publik secara efektif dan efisien
(ITC Modules,Corporate Environment,p.24)
Dokumen pengadaan barang/jasa merupakan undangan yang dapat

ditanggapi oleh pihak-pihak yang berminat dalam pengadaan tersebut
sekaligus sebagai dokumen resmi yang diterbitkan bagi publik/pihak-pihak
yang berminat yang memuat perincian kebutuhan terhadap
barang/pekerjaan dan/atau jasa serta mencakup semua dokumen yang

relevan dan perincian yang diperlukan agar mereka dapat menyusun dan
menyampaikan penawaran/proposal untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Pihak-pihak yang berminat menjawab undangan pengadaan dengan
menyusun dan menyampaikan penawaran/proposal yang responsif dan
membahas semua hal yang diminta dalam dokumen pengadaan secara
terperinci, misalnya: pendekatan teknis, pendekatan manajemen, penentuan
harga, dan sebagainya yang diperlukan oleh pemerintah untuk mengevaluasi
dan memilih penyedia yang akan mendapatkan kontrak.
2.1.1.2. Organisasi Usaha yang Bersifat Profit

Dokumen pengadaan organisasi usaha yang bersifat profit ditujukan dan
dipublikasikan kepada publik sebagai bentuk undangan penawaran suatu
pekerjaan barang/jasa (Invitation To Bid/ITB, Request For Proposal/RFP atau
Request For Quotations/RFQ)) yang meliputi formulir penawaran (bid form),
gambar (drawing), spesifikasi (specifications), batas waktu penyelesaian
pekerjaan (time line), daftar kuantitas dan harga (price breakdowns) dan
sebagainya.
(http://www.businessdictionary.com/definition/bid-ocuments.html#ixzz4AlfGOQRX) ------
Ciri-ciri pengadaan barang/jasa pada organisasi usaha profit yaitu :
 Pemilik Pekerjaan
Dilakukan oleh individu atau suatu perusahaan
 Sumber Dana
Shareholder (pemegang saham) dan keuntungan dari penjualan
barang/jas
 Tujuan Utama
Mendapatkan keuntungan, pertumbuhan pasar
 Akuntabilitas
Pertanggungjawaban kepada pemegang saham
 Kendala
Aturan ketat dari pemegang saham
 Fungsi Pengadaan Barang/Jasa
- Menggunakan kebijakan internal dan guidelines perusahaan

- Dapat memilih segala macam bentuk kemitraan dengan pihak lain
- Bagi Usaha Kecil Menengah (SME’s) mempunyai ciri-ciri khusus :
* pembuatan keputusan secara terpusat
* nilai pengadaan barang/jasa kecil

penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa dalam organisasi usaha profit
1. Digunakan sebagai sarana penunjang mencari keuntungan organisasi
2. Dalam aturan penyusunannya diatur secara internal dan ketat oleh
pemegang saham
3. Untuk pengadaan dengan nilai yang besar atau pengadaan yang
kompleks pada umumnya dokumen pengadaan berisi beberapa bab,
instruksi yang detail, persyaratan umum maupun khusus, kriteria
evaluasi dan contoh tampilan dokumen serta terdiri atas minimal 60
halaman. Untuk pengadaan dengan nilai yang kecil biasanya lebih
singkat daripada dokumen pengadaan, antara 3-5 halaman dan hanya
berisi informasi dasar seperti waktu pemasukan dan penutupan
penawaran, item barang/jasa dan instruksi singkat yang berhubungan
dengan tata cara penawaran dan tata cara evaluasi (IFAD
Procurement Guidelines, 2012)
2.1.1.3. Organisasi Usaha yang Bersifat Non Profit

Ciri-ciri pengadaan barang/jasa :
 Pengelolaan
Dilakukan oleh individu atau organisasi
 Sumber Dana
Sponsor (sumbangan,hibah), iuran anggota dan pendapatan dari
penjualan jasa/produk
 Tujuan Utama
Suatu kepercayaan, ideologi atau penyediaan jasa tertentu.
 Akuntabilitas
Kepada donatur atau para anggota
 Kendala
Dari aturan internal dan/atau aturan donatur yang ketat
 Fungsi Pengadaan Barang/Jasa
Menggunakan kebijakan internal atau guidelines dari donatur.

penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa dalam organisasi usaha non profit
1. digunakan untuk mencari penyedia yang memahami kepercayaan,
ideologi atau penyediaan jasa tertentu.
2. tidak dipergunakan untuk kompetisi dan/atau mencari keuntungan
Lalu bagaimana filosofi dokumen pengadaan yang baik secara umum

(organisasi pemerintah,organisasi profit ataupun organisasi non-profit) ?
Dokumen pengadaan harus bisa memberikan informasi dan ketentuan bagi
calon penawar mengenai :
- deskripsi kebutuhan barang/jasa secara jelas dan terukur
- aturan proses pengadaan barang/jasa
- kriteria dan metode evaluasi
- kriteria kualifikasi, dan
- tipe dan persyaratan rancangan kontrak
Sebelum melakukan persiapan penyusunan dokumen pengadaan,
ada 2 pertanyaan yang harus dijawab :
a. Apa rujukan standar/tampilan dokumen pengadaan barang/jasa yang
akan digunakan ?
Contoh :
- Dokumen Pengadaan Barang/Jasa standar pemerintah (LKPP, Kementerian
PU, dsb)
- Dokumen Pengadaan institusi donor internasional (seperti World Bank dsb)
- Dokumen Pengadaan pekerjaan konstruksi kompleks (FIDIC)
- Dokumen Pengadaan Jasa Konsultansi :

 RFQ (Request For Quotations) dalam bentuk singkat untuk jasa
konsultansi bernilai kecil
 RFP (Request For Proposal) dalam bentuk formulir penuh (full form)
untuk jasa konsultansi bernilai besar
b. Apa metode pengadaan barang/jasa yang akan digunakan ?
Metode pengadaan yang akan digunakan biasanya ditentukan oleh
nilai pengadaan dan kompleksitas pekerjaan.
 Untuk nilai pengadaan yang besar dan kompleks maka dokumen
pengadaan biasanya terdiri atas banyak bab (section), instruksi jelas,
persyaratan, kriteria evaluasi serta terdiri atas ratusan halaman.
 Untuk nilai pengadaan yang kecil dan sederhana maka dokumen
pengadaan isinya lebih singkat dan hanya terdiri atas informasi dasar
seperti waktu penutupan penawaran, item barang/jasa yang
dibutuhkan dan petunjuk singkat mengenai cara pemasukan
penawaran dan cara evaluasi.
Tabel 1 dibawah merupakan ilustrasi perbedaan antara metode pengadaan
dan tipe dokumen pengadaan best practice.
Tabel 1
Ilustrasi Perbedaan Antara Beberapa Metode Pengadaan, Terminologi dan Tipe Dokumen Pengadaan
(Sumber : IFAD Procurement Guide, 2012)
Kesimpulan :
Ada beberapa perbedaan proses pengadaan barang/jasa antara
organisasi pemerintah dengan organisasi profit yang akan mempengaruhi
proses pemilihan dan penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa antara
lain namun tidak terbatas yaitu :
Perbedaan
Aspek
Pemerintah Non Pemerintah
 Proses Formal Sangat Formal/Regulated Kurang Formal
 Sumber Dana Oriented Keuntungan/Saham

Pajak Bebas Cara Kualifikasi
 Kualifikasi
Pra/Pasca atau menggunakan
Daftar Rekanan Mampu (list of
 Tahun
approved Supplier) Tidak Terikat Aturan
Anggaran TidakWajib Diumumkan
Terikat Aturan Informal
 Pengumuman
Wajib Diumumkan
Penyedia
Formal/Informal
 Debriefing
Tabel 2
Beberapa Perbedaaan Proses Pengadaan Barang/Jasa antara Organisasi Pemerintah dan
Organisasi Non Pemerintah (Sumber : Web Procurement Centre,Canada,2014)
Dalam proses persiapan penyusunan dokumen pengadaan , pemilik

pekerjaan (dalam hal ini PPK, pokja ULP/Pejabat Pengadaan) sebaiknya juga
meminta nasehat teknis/input dari :
- pengguna akhir (end user)
- tim teknis
- otoritas lokal/daerah/nasional
Dari beberapa penjelasan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa :
a. Dokumen pengadaan dapat diumumkan sebagai bagian dari asas
Keterbukaan Informasi Publik (KIP)
b. Dokumen pengadaan digunakan untuk mendapatkan proposal/
penawaran dari penawar/calon penyedia sesuai dengan persyaratan
yang tercantum di dalamnya
c. Semua pihak (pokja ULP/Pejabat Pengadaan maupun penawar/calon
penyedia) harus tunduk dan patuh terhadap ketentuan dan informasi
yang ada di dalam dokumen pengadaan.
d. Dokumen pengadaan ada yang tersusun atas suatu standar tertentu
mengacu pada peraturan yang berlaku dan ada pula yang tersusun
sesuai dengan standar masing-masing penawar.
2.1.2 Kedudukan Penyusunan Dokumen Pengadaan dalam Proses

Pengadaan
Kedudukan penyusunan dokumen pengadaan dalam proses pengadaan

bisa dilihat pada gambar selanjutnya yaitu :
Gambar 1 : Tahapan Proses Pengadaan (Sumber : Modul 3 MCA-I 2015)
Dokumen pengadaan merupakan hasil penuangan perencanaan pengadaan dalam

satu dokumen yang nantinya berfungsi sebagai acuan informasi dan ketentuan bagi
penawar. Dalam best practice, proses perencanaan pengadaan secara umum akan
menghasilkan 2 (dua) dokumen penting yaitu :
- dokumen perencanaan pengadaan strategis (SPP/Strategic Procurement Plan), dan
- dokumen Spesifikasi/KAK/TOR (Term Of Refference)/SOW (Statement Of Works)
Kedua dokumen tersebut selanjutnya disusun menjadi :
- cek lis informasi pengadaan (akan dibahas pada bab II), dan
- dokumen pengadaan barang/jasa (untuk organisasi pemerintah menggunakan
dokumen pengadaan Standar Pemerintah, sedangkan organisasi non pemerintah baik
profit atau non profit bisa menggunakan dokumen pengadaan berbentuk RFQ/Request
For Quotations, ITB (Invitation To Bid) atau IFB (Invitation For Bid), RFP/Request For
Proposal dan RFI/Request For Informations) yang akan berfungsi sebagai antara lain
acuan dalam melakukan evaluasi dan pemberian kontrak.
Kedudukan penyusunan dokumen pengadaan di beberapa negara
mempunyai sedikit banyak kesamaan dengan kedudukan penyusunan dokumen
pengadaan di Indonesia. Hal tersebut terlihat pada bagan alir berikut :
Gambar 2 : Kedudukan Penyusunan Dokumen Pengadaan dalam Proses Pengadaan Publik

(sumber : IFAD Procurement Guidelines , 2012)
Tahapan tersebut tertuang dalam Peraturan Presiden No 54 tahun 2010

tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah beserta seluruh aturan
perubahannya sesuai gambar di bawah ini :
Gambar 3 : Kedudukan Penyusunan Dokumen Pengadaan dalam Proses Pengadaan menurut

Peraturan Presiden No 54 tahun 2010
(sumber : Modul Penyusunan Dokumen Pengadaan,2015, LKPP)
Apabila kita bandingkan maka terlihat sebagai berikut :

No Pendekatan best practice Pendekatan Perpres No
54/2010
1. Melakukan studi logistik (Logistic Kaji Ulang Rencana Umum
Analysis) Pengadaan (RUP)
2. Melakukan
pemaketan/pengelompokan
pekerjaan barang/jasa
3. Melakukan pemilihan metode Perumusan Sistem Pemilihan
pengadaan
4. Mempersiapkan perencanaan Perencanaan Pemilihan Penyedia
5. Mengumumkan perencanaan
6. Memilih Dokumen Pengadaan Penyusunan dan Penetapan
sesuai dengan metode pengadaan Dokumen Pengadaan
yang telah ditentukan
7. Menerapkan prosedur pengadaan Proses Pemilihan Penyedia
sesuai dengan metode yang telah
dipilih
8. Penandatanganan kontrak dengan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan

penyedia terpilih sesuai dengan B/J
rancangan kontrak yang tercantum
di dalam dokumen pengadaan dan
melakukan manajemen kontrak
Tabel 3 : Perbandingan Kedudukan Tahap Penyusunan Dokumen Pengadaan
Dalam organisasi pemerintah, proses penyusunan dokumen pengadaan melibatkan

banyak pihak, baik pihak di bidang teknis, administrasi, hukum dan sebagainya,
sebagaimana ditunjukkan dalam tabel 3 berikut ini :
No Pihak Tugas / Kewenangan Tahap Pihak yang
Terkait dalam
Perpres No
54/2010
1. Pemilik  Menyusun dan mempersiapkan
Pekerjaan dokumen pengadaan  Perencanaan  Pengguna/Kuasa
 Mempublikasikan pemilihan Pengguna
pemberitahuan tentang  Pemilihan Anggaran
pengadaan Penyedia  Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK)
 Mengorganisir rapat penjelasan
 Pokja ULP/Pejabat
awal (aanwijzing)
Pengadaan
 Mengelola kunjungan lapangan
 Menangani interaksi dan
korespondensi dengan penawar
 Menerima dan membuka
penawaran/proposal
2. Tim Teknis  Menyusun bagian teknis dalam  Penyusunan RUP  Konsultan
dokumen pengadaan (KAK/TOR,  Rapat  Dinas Keteknisan
spesifikasi, SOW, gambar Penjelasan/pre (PU,Kesehatan
rancangan) bid meeting dsb)
 Menjawab pertanyaan terkait  Amandemen  PPTK (sebagai
dengan klarifikasi yang diminta bagian Tim
oleh dan melalui pemilik Pendukung)
pekerjaan  Manajemen
Konstruksi
 Dapat berpartisipasi dalam
kunjungan lapangan dan rapat
penjelasan awal (aanwijzing)
 Membantu pemilik pekerjaan
dalam menyusun amendemen
(apabila diminta dan diperlukan)
3. Ahli Hukum  Menyusun rancangan kontrak  Menyusun  Konsultan Hukum

Kontrak/Bisnis  Menyusun adendum Dok Dokumen  Biro/Bagian Hukum
Pengadaan Pengadaan
 Menyusun adendum kontrak  Menyusun
amandemen
kontrak
4. Administrator Tugas keadministrasian  Perencanaan Staf proyek
Pemilihan
 Pengarsipan
dokumen
Tabel 4 : Pihak yang Terlibat dalam Proses Penyusunan Dokumen Pengadaan
Sedangkan dalam organisasi usaha profit dan non-profit ada 2 pihak yang
berperan penting dalam penyusunan dokumen pengadaan yaitu :
Keterlibatan seluruh pihak diatas sangat diperlukan dalam penyusunan dokumen

pengadaan dengan tujuan :
a. apabila ada perubahan dalam rancangan dokumen pengadaan maka dapat
segera ditindaklanjuti
b. reviu revisi dokumen pengadaan dapat segera dilakukan oleh bagian hukum
c. pihak teknis seperti konsultan dan bagian teknis dapat memberi masukan dan/
atau perubahan terhadap dokumen pengadaan
d. pihak pemilik pekerjaan seperti PA/KPA,PPK,Pokja ULP/Pejabat Pengadaan
(dalam organisasi pemerintah) dapat secara cepat menindaklanjuti usulan
revisi/perubahan dari tim teknis.
Gambar 4 : Kewenangan Para Pihak dalam Penyusunan dan Penetapan Dokumen Pengadaan
(sumber : Mastering Procurement ,2011,New Zealand)
Pada gambar 4 menunjukkan keterkaitan antara peran pihak tertentu

seperti yang telah disebutkan dalam tabel sebelumnya yaitu antara lain Tim
teknis, ULP/Pejabat Pengadaan dan user/konsultan sebagai tim ahli dalam
menyusun spesifikasi yang akan menjadi bahan penyusunan rancangan
dokumen pengadaan. Setelah rancangan dokumen pengadaan disempurnakan
oleh ULP dan Tim Teknis dan paket pengadaan telah disusun, maka perlu
dilakukan reviu oleh pihak internal, antara lain oleh user/konsultan. Apabila
telah disetujui secara internal, maka dokumen pengadaan yang telah disusun
kemudian ditetapkan oleh otoritas/bagian hukum.
2.1.3 Tujuan dan Manfaat Penyusunan Dokumen Pengadaan

Barang/Jasa
2.1.3.1. Tujuan Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
Dokumen pengadaan barang/jasa disusun dengan tujuan :

a. Sebagai ketentuan dan informasi bagi para pihak
b. Untuk menginformasikan ruang lingkup kerja (Scope Of Works)
c. Untuk menginformasikan hak dan kewajiban para pihak
d. Untuk mendapatkan calon penyedia dengan penawaran yang valid dan
responsif
e. Untuk mendefinisikan kriteria pemilihan dan tata cara evaluasi yang adil
f. Menyediakan pedoman yang standar dan konsisten kepada para pihak
2.1.3.2. Manfaat Penyusunan Dokumen Pengadaan

Dokumen pengadaan yang disusun secara baik dan jelas akan
bermanfaat untuk :
a. Mengurangi resiko kesalahan penawaran akibat ketidakjelasan dokumen
pengadaan
b. Publikasi rencana kebutuhan/ spesifikasi dari organisasi secara terbuka
c. Mengurang resiko sanggah atau protes dari calon penyedia/penawar
d. Meminimalisir resiko terjadinya pelelangan ulang/pelelangan gagal
e. Mencegah fraud (kecurangan) di antara para pihak.
f. Menumbuhkan minat bagi calon penyedia untuk memasukkan
penawaran dan ini berarti mempermudah terjadinya kompetisi
Adapun para pihak yang dimaksud diterangkan dalam tabel berikut:
No Para Pihak Manfaat Dokumen Pengadaan
1. PPK Dasar di dalam melakukan verifikasi kesesuaian

dengan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP)
yang berisi spesifikasi teknis barang/jasa, Harga
Perkiraan Sendiri (HPS) dan Rancangan Kontrak
2. Pokja ULP/Pejabat Dasar di dalam melakukan evaluasi penawaran

Pengadaan
3. Calon Dasar dan acuan untuk menyusun,menyampul
Penyedia/Penawar dan menyampaikan penawaran kepada pokja
ULP/Pejabat Pengadaan
4. Publik/Masyarakat a. Keterbukaan Informasi Publik (KIP)
b. Memberi kesempatan kepada asosiasi
memberi masukan dalam rangka perbaikan
draf dokumen pengadaan (dapat dilakukan
pada organisasi profit/non profit)
Tabel 5
Para Pihak yang Mendapatkan Manfaat dari Dokumen Pengadaan
2.1.4. Jenis dan Isi Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
2.1.4.1. Jenis Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Dokumen pengadaan barang/jasa berdasarkan jenisnya dapat dibagi menjadi
beberapa cara, yaitu :
a. Jenis dokumen pengadaan berdasarkan Standar Pemerintah/SKKNI Bidang
Pengadaan Barang/Jasa Tahun 2016
b. Jenis dokumen pengadaan berdasarkan Praktek Pengadaan Internasional
c. Jenis dokumen pengadaan berdasarkan Kompleksitas Pekerjaan
d. Jenis dokumen pengadaan berdasarkan Sistem Pengadaan (secara
Elektronik/non Elektronik)
2.1.4.1.1. Jenis Dokumen Pengadaan Berdasarkan Standar Pemerintah

(Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia/SKKNI Bidang
Pengadaan Barang/Jasa tahun 2016)
Jenis dokumen pengadaan berdasarkan SKKNI Bidang Pengadaan

Barang/Jasa tahun 2016 terbagi atas :
1) Dokumen Kualifikasi
2) Dokumen Pemilihan
3) Rancangan Surat Perjanjian (sesuai dengan jenis pekerjaan dan kebutuhan)
1) Dokumen Kualifikasi
Dokumen Kualifikasi merupakan dokumen yang ditetapkan oleh pokja
ULP/Pejabat Pengadaan sebagai dasar penilaian kompetensi, kemampuan usaha
dan pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penawar.
Dokumen Kualifikasi berisi cara menilai kriteria kualifikasi yang
digunakan untuk menentukan apakah peserta lelang/penawar bertanggung jawab dan
memiliki kapabilitas dan kapasitas untuk melakukan pekerjaan. Kriteria kualifikasi
dapat mencakup pertanyaan-pertanyaan untuk menentukan apakah penawar
bertanggung jawab dan memiliki kapabilitas dan kapasitas untuk melaksanakan tugas-
tugas yang diperlukan.
Kompetensi kerja pengadaan barang/jasa adalah kemampuan kerja
setiap individu di bidang pengadaan barang/jasa yang mencakupi aspek
pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang sesuai dengan standar yang
ditetapkan (Kemenaker No 70/2016 tentang Penerapan SKKNI Bidang Pengadaan
Barang/Jasa).
Kemampuan Usaha adalah adalah bagaimana suatu perusahaan,
khususnya pimpinan perusahaan mampu mengelola sumber daya yang ada,
termasuk mengatur karyawan untuk mencapai tujuan serta mengatasi persoalan
yang dihadapi seperti masalah produksi, keuangan, pemasaran dan sumber daya
manusia (Drs.Ongky Setio Kuncono, MM, MBA pada Bab II Tinjauan Pustaka :
Konsep Kewirausahaan dan Kemampuan Usaha,2013).
Dokumen Kualifikasi sebagaimana dimaksud diatas terdiri dari namun

tidak terbatas pada :
a. Petunjuk pengisian formulir isian kualifikasi;
b. Formulir isian kualifikasi;
c. Instruksi kepada peserta kualifikasi termasuk tata cara penyampaian dokumen

kualifikasi;
d. Lembar data kualifikasi;
e. Pakta Integritas (pengadaan pemerintah); dan
f. Tata cara evaluasi kualifikasi.
Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (Pokja ULP) atau Pejabat
Pengadaan mempunyai tugas dan kewenangan untuk melakukan penilaian
kualifikasi Penyedia menggunakan Dokumen Kualifikasi baik melalui prakualifikasi
ataupun pascakualifikasi menggunakan sistem gugur/nilai.
2) Dokumen Pemilihan
Dokumen Pemilihan adalah dokumen yang ditetapkan oleh pokja
ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat ketentuan bagi penawar yang telah lulus
evaluasi prakualifikasi (apabila menggunakan metode penilaian prakualifikasi) atau
berisi informasi dan ketentuan yang memuat ketentuan bagi seluruh penawar
dimana evaluasi kualifikasi dilakukan setelah evaluasi penawaran (apabila
menggunakan metode penilaian pasca kualifikasi) .
Dokumen Pemilihan terdiri dari, namun tidak terbatas pada :
a. Undangan/pengumuman kepada calon penyedia barang/jasa ;
b. Instruksi kepada para peserta pemilihan penyedia barang/jasa;
c. Rancangan kontrak yang meliputi surat perjanjian, syarat-syarat umum kontrak,
syarat-syarat khusus kontrak dan dokumen lain yang merupakan bagian dari
kontrak pengadaan barang/jasa;
d. Daftar kuantitas dan harga;
e. Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar;
f. Bentuk surat penawaran;
g. Bentuk jaminan; dan
h. Contoh-contoh formulir yang perlu diisi.
3) Rancangan Surat Perjanjian
Materi ini telah dibahas dalam buku informasi UK 09 Menyusun Rancangan Kontrak
Pengadaan Barang/Jasa.
2.1.4.1.2. Jenis Dokumen Pengadaan Berdasarkan Praktek Pengadaan

Internasional
Sesuai dengan Peraturan Presiden No 54 tahun 2010 dan semua aturan
perubahannya pasal 101 disebutkan bahwa pengadaan barang/jasa yang
dilaksanakan melalui Pelelangan/Seleksi Internasional tetap memberikan
memberikan kesempatan kepada penyedia barang/jasa nasional.
Aturan penyusunan dokumen pengadaan pelelangan atau seleksi
internasional pemerintah adalah sebagai berikut :
 Dokumen pengadaan barang/jasa ditulis dalam 2 (dua) bahasa, yaitu bahasa
Indonesia dan bahasa Inggris;
 Dalam hal terjadi perbedaan penafsiran arti antara dua dokumen pengadaan
maka dokumen pengadaan bahasa Indonesia yang dijadikan acuan;
 Dalam dokumen pengadaan melalui pelelangan/seleksi internasional memuat
hal-hal sebagai berikut:
a. adanya kerja sama antara penyedia barang/jasa asing dengan industri
dalam negeri, dalam hal diperlukan dan/atau dimungkinkan;
b. adanya ketentuan yang jelas mengenai tata cara pelaksanaan pengalihan
kemampuan, pengetahuan, keahlian, dan keterampilan, dalam hal diperlukan
dan/atau dimungkinkan, dan
c. ketentuan bahwa seluruh proses pengadaan sedapat mungkin dilaksanakan di
wilayah Indonesia.
Adapun jenis dokumen pengadaan dalam praktek internasional antara lain :

1) Invitation to Bid (ITB)/Invitation For Bid (IFB)
ITB/IFB biasanya digunakan untuk kontrak bernilai tinggi yang
memerlukan prosedur pelelangan kompetitif secara formal. Undangan lelang
dapat berupa undangan untuk lelang terbuka atau terbatas. Pelelangan
kompetitif terbuka diiklankan, kemudian undangan lelang dikirimkan ke penyedia
yang terdaftar dan penyedia yang menyatakan minatnya untuk berpartisipasi
dalam pengadaan. Pelelangan kompetitif terbatas biasanya tidak diiklankan, dan
undangan hanya dikirimkan ke penyedia yang termasuk dalam short list atau
daftar pendek. Penyedia yang diundang menerima dokumen pengadaan yang
sama dan kontrak diberikan kepada penawar dengan harga terendah, teknis
terbaik, atau nilai terbaik.
2) Request for Quotation/RFQ

RFQ adalah dokumen pengadaan yang biasanya digunakan untuk
pengadaan yang nilainya kecil. Biasanya digunakan untuk spesifkasi yang tidak
kompleks, mudah didapat, dan standar; barang/pekerjaan konstuksi/jasa yang
tersedia secara komersial, dan diketahui jumlah dan spesifikasi yang diperlukan,
serta kapan dan bagaimana barang atau jasa disampaikan. Pemenang ditentukan
secara umum berdasarkan harga.
3) Request for Proposal/RFP

RFP digunakan untuk pengadaan bernilai besar dimana barang/jasa yang
diperlukan harus disesuaikan dengan keadaan tertentu. Spesifikasi mungkin
sangat kompleks, sehingga evaluasi proposal memakan waktu yang lebih lama
daripada RFQ. Faktor selain harga merupakan faktor yang menentukan.
Digunakan instansi pengadaan untuk mencari penyedia yang mampu
mengembangkan dan menawarkan solusi barang/jasa yang diperlukan beserta
dengan perkiran biayanya. Selain formulir standar yang disiapkan oleh instansi
pengadaan, calon penawar akan menyiapkan dan menyampaikan proposal yang
menjelaskan tentang hal yang diperlukan seperti pendekatan teknis, rencana
pengelolaan, gambar kerja, informasi tenaga ahli, atau informasi tambahan yang
menunjukkan kapabilitas yang dimiliki penyedia.
2.1.4.1.3. Jenis Dokumen Pengadaan Berdasarkan Kompleksitas Pekerjaan

Jenis dokumen pengadaan berdasarkan kompleksitas diantaranya adalah:
1. Dokumen Pengadaan Pekerjaan Kompleks
Sesuai dengan Peraturan Presiden No 54/2010, pada pasal 1 disebutkan
bahwa :
Pekerjaan Kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi,

mempunyai risiko tinggi, menggunakan peralatan yang didesain khusus
dan/atau pekerjaan yang bernilai diatas Rp 100.000.000.000,00 (seratus
miliar rupiah).
Ciri-ciri dokumen pengadaan untuk pekerjaan kompleks antara lain (organisasi

non pemerintah) :
a. Penggunaan dokumen ICB (International Competitive Bidding)
b. Penggunaan dokumen Prakualifikasi
c. Penggunaan dokumen pengadaan multi lingual (multi bahasa) atau minimal bi-
lingual (dwi bahasa) salah satunya berbahasa Inggris
d. Teknologi tinggi,mempunyai resiko tinggi dan menggunakan peralatan yang
didesain khusus
e. Sering diikuti penyedia asing menggunakan tenaga teknis spesialis
2. Dokumen Pengadaan Bukan Pekerjaan Kompleks (organisasi non pemerintah)

Ciri-ciri dokumen pengadaan bukan pekerjaan kompleks antara lain :
a. Penggunaan dokumen NCB (National Competitive Bidding)
b. Penggunaan dokumen Pascakualifikasi
c. Bisa hanya uni lingual (satu bahasa nasional) atau bi-lingual (bahasa nasional
dan bahasa Inggris)
d. Teknologi standar, resiko kecil/standar dan menggunakan peralatan standar
e. Banyak menggunakan tenaga manusia (padat karya / labour intensive)
f. Pekerjaannya tersebar secara geografis dan terpisah oleh waktu
g. Jarang diikuti oleh penyedia asing
2.1.4.1.4. Jenis Dokumen Pengadaan Berdasarkan Sistem Pengadaan

(Secara Elektronik/Non Elektronik)
Sesuai dengan Peraturan Kepala LKPP No 15 tahun 2012 tentang Standar
Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah terdiri atas 39 standar yaitu :
No Klasifikasi Jumlah Standar Dokumen PBJ
1. Barang 9 buah
2. Pekerjaan Konstruksi 9 buah

3. Jasa Konsultansi Badan Usaha (Nasional) 7 buah
4. Jasa Konsultansi Perorangan 4 buah
5. Jasa Konsultansi Badan Usaha (Internasional) 2 buah
6. Jasa Lainnya 8 buah
Total 39 buah
Dokumen pengadaan secara elektronik dengan E-Tendering terbagi seperti
diterangkan dalam tabel berikut:
Standar Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Secara Elektronik

Dengan e-Tendering (Perpres No. 4 Tahun 2015)
No Dokumen Versi Tanggal Upload
1. Pengadaan barang melalui e-lelang 1.1 17 Februari 2015
umum/sederhana dengan pascakualifikasi
2. Pengadaan barang melalui e-lelang umum/terbatas 1.1 17 Februari 2015
dengan prakualifikasi
3. Pengadaan pekerjaan konstruksi melalui e-lelang 1.1 17 Februari 2015
umum/pemilihan langsung dengan pascakualifikasi
4. Pengadaan pekerjaan konstruksi melalui e-lelang 1.1 17 Februari 2015
umum/terbatas dengan prakualifikasi
5. Pengadaan jasa konsultansi perorangan melalui e- 1.1 17 Februari 2015
seleksi umum/sederhana dengan pascakualifikasi
6. Pengadaan jasa konsultansi badan usaha melalui e- 1.1 17 Februari 2015
seleksi sederhana dengan pascakualifikasi
7. Pengadaan jasa konsultansi badan usaha melalui e- 1.1 17 Februari 2015
seleksi umum dengan prakualifikasi
8. Pengadaan jasa lainnya melalui e-lelang 1.1 17 Februari 2015
umum/sederhana dengan pascakualifikasi
9. Pengadaan jasa lainnya melalui e-lelang umum 1.1 17 Februari 2015
dengan prakualifikasi
10. Pengadaan melalui e-tendering cepat/e-seleksi cepat 1.0 6 Februari 2015
11. Pengadaan barang melalui e-lelang itemized dengan 1.0 16 Oktober 2015
pascakualifikasi
Sumber : LPSE LKPP : 2015
Sesuai dengan Peraturan Kepala LKPP No : 1 tahun 2015 tentang E-
Tendering pasal 8 disebutkan bahwa standar dokumen pengadaan barang/jasa
melekat pada aplikasi SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik).
Penyusunan dokumen pengadaan secara elektronik dilakukan dengan cara :
 Dokumen pengadaan dibuat oleh Pokja ULP mengikuti standar dokumen

pengadaan secara elektronik yang melekat pada aplikasi SPSE dan diunggah
(upload) pada aplikasi SPSE; atau
 Dokumen pengadaan dibuat oleh Pokja ULP menggunakan form isian elektronik
dokumen pengadaan yang melekat pada aplikasi SPSE.
Adendum dokumen pengadaan dapat dilakukan secara berulang dengan
mengunggah (upload) adendum dokumen pengadaan melalui aplikasi SPSE paling
kurang 2 (dua) hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen penawaran. Apabila
adendum dokumen pengadaan mengakibatkan kebutuhan penambahan waktu
penyiapan dokumen penawaran maka Pokja ULP memperpanjang batas akhir
pemasukan penawaran.
2.1.4.2. Isi Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Dokumen pengadaan secara umum (organisasi pemerintah, organisasi
usaha profit maupun organisasi usaha non profit) berisi paling tidak mencakup
bagian tentang:
a. Undangan Lelang atau Permohonan Proposal
Undangan lelang biasanya digunakan untuk kontrak bernilai tinggi yang
memerlukan prosedur pelelangan kompetitif secara formal. Undangan lelang dapat
berupa undangan untuk lelang terbuka atau terbatas. Pelelangan kompetitif terbuka
diumumkan, kemudian undangan lelang dikirimkan ke penyedia yang terdaftar dan
penyedia menyatakan minatnya untuk berpartisipasi dalam pengadaan.
Pelelangan kompetitif terbatas biasanya tidak diumumkan, dan undangan
hanya dikirimkan ke penyedia yang termasuk dalam short list. Penyedia yang
diundang menerima dokumen pengadaan yang sama dan kontrak diberikan kepada
penawar dengan harga terendah, teknis terbaik, dan nilai penawaran terbaik.
b. Instruksi, persyaratan, dan pemberitahuan untuk penawar
Memberikan instruksi cara penyusunan dan penyampaian
penawaran/proposal. Hanya digunakan pada tahap persiapan penawaran, sehingga
tidak termasuk dalam dokumen kontrak
c. Kriteria kualifikasi dan kriteria evaluasi

Merinci bagaimana penawaran/proposal akan dinilai sehingga dapat
dipergunakan untuk menentukan pemenang.
Kriteria yang dapat digunakan dapat berupa sitem gugur, sistem nilai, atau sistem
gabungan penghitungan harga dan value for money
 Kriteria kualifikasi
Digunakan untuk menentukan apakah peserta lelang/penawar

bertanggung jawab dan memiliki kapabilitas dan kapasitas untuk melakukan
pekerjaan. Kriteria kualifikasi dapat mencakup pertanyaan-pertanyaan untuk
menentukan apakah penawar bertanggung jawab dan memiliki kapabilitas dan
kapasitas untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan.
 Kriteria evaluasi
Merupakan dasar untuk melakukan penilaian terhadap penawaran dan
untuk memilih penawar yang akan melakukan pekerjaan. Kriteria evaluasi
mencerminkan inti tujuan pengadaan dan perlu didefinisikan pada tahap
perencanaan serta membangun dasar untuk melakukan penilaian terhadap
penawaran/proposal yang diterima.
Kriteria disusun sebelum dokumen pengadaan dipublikasikan. Kriteria
dapat mencakup evaluasi terhadap hal-hal berikut ini :
 Kemampuan teknis dan profesional
 Harga
 Kinerja terdahulu
 Pengalaman yang relevan
 Penyusunan staf/kualifikasi personel inti
 Praktik-praktik manajemen
 Kehandalan (beretika, dapat diandalkan, dapat dipercaya)
d. Rancangan perjanjian/kontrak
Materi ini telah dibahas pada buku informasi UK 09 Menyusun
Rancangan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.
e. Lampiran/dokumen pendukung
Dokumen pendukung terdiri dari data atau dokumen tambahan selain
komponen inti yang terdapat dalam dokumen pengadaan. Bisa disertakan dalam
bagian terpisah, atau dalam kerangka acuan kerja sebagai lampiran tambahan.
Contoh dokumen pendukung:
Persetujuan pemberian wewenang (Authority Approvals)
 Hasil Kalkulasi
 Hasil pengujian
 Data historis
f. Kerangka Acuan Kerja (mencakup informasi harga/biaya)/TOR (Term Of

Refference)
Kerangka Acuan Kerja adalah dokumen yang berisi:
Latar belakang, tujuan, sumber pendanaan, waktu pelaksanaan atau penyampaian
barang/jasa, perkiraan harga barang/jasa, dan penjelasan tentang
persyaratan/spesifikasi
Dokumen ini akan menjadi dasar pembuatan perjanjian kontraktual
g. Pernyataan Kerja (Statement of Work)

Pernyataan Kerja (statement of work) adalah dokumen yang
menjelaskan dan mendefinisikan kegiatan, hasil kerja, dan kurun waktu untuk
penyedia dalam pelaksanaan pekerjaan.
Pernyataan kerja biasanya digunakan apabila:

 tugas dalam pelaksanaan pekerjaan diketahui dengan baik dan dapat dijelaskan
dalam ketentuan yang spesifik.
 instansi pengadaan tidak memerlukan pendekatan yang inovatif atau jika
perubahan dianggap dapat menimbulkan risiko.
(Sumber : Modul 3 MCA-I Menyusun Dokumen Pengadaan,2015)
h. Formulir Isian (Response Forms)

Penawar menggunakan formulir isian untuk menyampaikan perincian
dan informasi. Formulir isian harus:
 dapat memfasiitasi penawar agar patuh pada persyaratan penawaran;
 dapat memfasilitasi penawar untuk merespon semua kriteria evaluasi; dan
 memuat ketentuan untuk penghitungan harga.
i. Informasi kepada Penawar :

Informasi biasanya meliputi :
 Informasi tentang sumber dana/pembiayaan
Dokumen pengadaan harus menyediakan informasi terkait dengan pajak

yang dikenakan, mata uang yang tercantum dalam rancangan kontrak dan
proses pembayaran. Misalnya, instansi yang memiliki kebutuhan dapat
meminta agar penawaran atau proposal keuangan mencantumkan semua
biaya dan harga, pajak, bea cukai dan pungutan lainnya yang mungkin
dikenakan terhadap penawar.
Informasi bisa juga berisi penjelasan tentang satu atau lebih entitas
yang membiayai pengadaan serta informasi tentang ketersediaan dana untuk
pengadaan. Satu pengadaan bisa saja didanai oleh beberapa entitas.
Misalnya, Bank Dunia dan Pemerintah Indonesia mendanai proyek yang sama.
Selengkapnya Informasi kepada penawar beriskan:
 Ruang lingkup pengadaan
Berisi penjelasan tentang lingkup dan proses pengadaan sesuai dengan

pedoman pengadaan, peraturan dan/atau undang-undang.
 Ketentuan umum pengadaan
 Instruksi untuk penyiapan penawaran/proposal mencakup pengaturan,
penyusunan format, batasan waktu penyampaian penawaran/proposal, cara
menyampaikan penawaran/proposal, penerimaan dan pembukaan
penawaran/proposal
 Manajemen komunikasi selama proses penyusunan penawaran/proposal
 Perincian yang berkaitan dengan Aanwijzing/rapat penjelasan dan kunjungan
lapangan
 Prosedur penyampaian sanggahan
J. Persyaratan Penawaran,
meliputi :
a. Definisi
Mendefinisikan istilah-isitilah penting untuk memudahkan penyusunan
penawaran/proposal dan mengurangi munculnya makna ganda/ambigu.
Contohnya definisi “pemilik pekerjaan” (yaitu satu-satunya pihak yang
dapat dihubungi dalam proses pengadaan) dan “kerangka acuan kerja” (yaitu
dokumen penting sebagai dasar penawaran).
b. Masa berlaku penawaran

Berfungsi mengatur masa berlakunya penawaran. Penawaran harus
tetap berlaku untuk jangka waktu tertentu. Jangka waktu berlakunya penawaran
harus sepadan dengan kompleksitas proses evaluasi dan negosiasi.
Untuk pengadaan dengan tingkat kerumitan sedang, masa berlaku

selama tiga bulan sudah tepat. Namun demikian penawar biasanya akan berusaha
mengurangi masa berlaku untuk menghindari risiko terjadinya perubahan biaya.
c. Instruksi tentang penyampaian penawaran/proposal

Instruksi tentang penyampaian penawaran/proposal merupakan
mekanisme Menentukan waktu, tanggal dan metode penyampaian penawaran atau
proposal. Misalnya penawaran/proposal dapat disampaikan dalam bentuk elektronik
atau membutuhkan versi tercetak, dan harus diserahkan pada tanggal dan jam
tertentu. Setiap persyaratan khusus harus diatur dalam dokumen pengadaan.
Instruksi untuk penyiapan penawaran/proposal mencakup:
 pengaturan, penyusunan format, lini waktu penyampaian penawaran/proposal,

 cara menyampaikan penawaran/proposal (misalnya melalui e-mail, pos, diantar
langsung),
 jumlah salinan dan jenis dokumen apakah elektronik atau dicetak,
 penerimaan dan pembukaan penawaran/proposal.
Instruksi tentang penyampaian penawaran/proposal harus mencakup:
 alamat ke mana penawaran/proposal harus dikirimkan,
 waktu dan prosedur pembukaan penawaran/proposal yang telah diterima, dan
 informasi tentang bagaimana menolak penawaran/proposal yang terlambat.
Ketentuan-ketentuan lain tentang instruksi penyampaian

penawaran/proposal misalnya:
Instruksi berisi ketentuan dan informasi lainnya serta instruksi yang tidak disyaratkan di
bagian lain untuk memandu penawar atau responden dalam menyiapkan proposal atau
tanggapan terhadap permintaan informasi (request for information). Calon penawar
dapat diminta untuk menyampaikan proposal atau informasi dalam format khusus atau
bagian-bagian terpisah untuk memudahkan evaluasi. Instruksi dapat menetapkan
lebih lanjut pengaturan proposal atau bagian-bagian tanggapan, misalnya
bagian teknis, manajemen, administrasi, riwayat kinerja terdahulu, volume
untuk penghitungan harga, penentuan waktu/tanggal dan metode
penyampaian penawaran/proposal (misalnya dalam bentuk elektronik atau
dicetak) serta alamat pengiriman dokumen penawaran dalam bentuk hardcopy

dan jumlah rangkap yang dipersyaratkan.
d. Kepatuhan
Kepatuhan Berisi persyaratan tentang kepatuhan terhadap hukum dan
syarat-syarat perundang-undangan dan syarat-syarat penawaran harus dicantumkan.
Secara umum syarat-syarat tersebut dapat menunjukkan bahwa penyampaian suatu
penawaran merupakan konfirmasi atas penerimaan terhadap syarat-syarat
penawaran.
e. Lain-lain
Mencakup informasi antara lain tentang :
 cara menghubungi entitas pengadaan secara tertulis untuk mendapatkan

penjelasan lebih lanjut tentang dokumen pengadaaan dan metode yang akan
digunakan serta menyampaikan pertanyaannya. Tanggapan yang diberikan
oleh entitas pengadaan terhadap pertanyaan/permintaan penjelasan akan
ditindaklanjuti secara tertulis, apabila permintaan tersebut diterima sebelum
tenggat waktu penyampaian penawaran/proposal.
 penanganan terhadap amendemen. Amendemen dapat muncul dari pertanyaan

yang diajukan oleh penawar atau entitas pengadaan untuk memperbaiki
kesalahan/melakukan pembaharuan.
f. Persyaratan Eligibilitas
Berisi uraian tentang kriteria eligibilitas yang akan diterapkan pada
semua penawaran dan/atau bahan, peralatan dan jasa yang disediakan sesuai dengan
kontrak.
Misalnya suatu negara melarang hubungan dagang dengan negara-
negara tertentu dan dana dari negara tersebut tidak dapat digunakan untuk
mendukung negara-negara tertentu tersebut. Sehingga setiap individu, entitas, barang
maupun jasa yang berasal dari negara-negara tertentu tersebut harus dikeluarkan dari
setiap prosedur pengadaaan.
Persyaratan harus mencantumkan definisi untuk istilah-istilah penting dan

memberi petunjuk bagi para penawar tentang kewajiban mereka dan seluruh
persyaratan yang terkait dengan proses penawaran dan evaluasi. Persyaratan
memberikan rincian penjelasan yang tidak tercantum dalam bagian lain dalam
dokumen pengadaan. Persyaratan untuk penawaran sangat penting untuk pengadaan
yang bernilai tinggi.
Pengadaan bernilai rendah cenderung mempunyai risiko yang lebih kecil

dibanding pengadaan bernilai tinggi. Untuk pengadaan berisiko tinggi (atau bernilai
tinggi) sangat penting agar persyaratan dicantumkan secara jelas pembagian risiko
secara tepat (bagi penawar atau sebaliknya).
j. Hak-hak Pemerintah (Entitas pengadaan)

Merupakan penegasan akan hak-hak untuk menerima atau menolak penawaran/
proposal.
k. Instruksi Untuk Penyiapan Penawaran/Proposal

Berisi :
a. Instruksi terperinci tentang bagaimana proposal seharusnya disiapkan, disusun
dan diformat
b. Kriteria yang harus dipenuhi oleh penawar dalam proposalnya misalnya
pendekatan teknis, perhitungan harga, penyusunan staf, pengalaman kerja.
Permintaan Informasi harus selaras dengan kriteria evaluasi.
c. Perincian yang bersifat administratif – ukuran huruf, batas jumlah halaman
d. Formulir isian (response form)
e. Jaminan penawaran (Bid security), apabila diperlukan
f. Surat penawaran yang berisi konfimasi tertulis tentang masa berlaku
penawaran/proposal.
l. Rapat penjelasan (aanwijzing) dan kunjungan lapangan

Rapat penjelasan (aanwijzing) mencakup informasi tentang tanggal,
tempat dan prosedur yang berkaitan dengan rapat penjelasan dan kunjungan
lapangan. Penawar memiliki kesempatan untuk bertanya dan melakukan kunjungan
lapangan, sehingga mereka dapat membuat penawaran/proposal yang lebih realistis.

Entitas pengadaan bisa memperbaiki kekurangan dalam dokumen pengadaan atau
melakukan klarifikasi sebelum penawaran/proposal disampaikan.
Materi ini akan dibahas pada buku informasi UK 13 Menyampaikan Penjelasan

Dokumen Pengadaan Barang/Jasa.
m. Perincian pengadaan tentang evaluasi dan proses pengumuman

pemenang
Setelah proses evaluasi selesai, entitas pengadaan akan memberikan
kontrak kepada penawar yang terpilih dan akan segera memberitahukan hasil evaluasi
kepada semua penawar yang telah menyampaikan proposal/penawaran.
Materi ini akan dibahas pada buku informasi UK 14 Mengevaluasi Dokumen

Penawaran.
n. Prosedur penyampaian sanggahan

Setiap negara memiliki prosedur sanggahannya sendiri. Dokumen
pengadaan harus mencakup informasi tentang aturan dan prosedur untuk
menyampaikan sanggahan terhadap keputusan yang diambil dalam proses
pengadaan.
Materi selengkapnya mengenai sanggah akan dibahas pada Modul UK 15 Mengelola

Sanggahan.
2.1.4.2.1. Organisasi Pemerintah

Jenis dokumen pengadaan barang/jasa organisasi pemerintah ada 3 yaitu
dokumen kualifikasi, dokumen pemilihan dan rancangan surat perjanjian.
Berikut ini informasi dan ketentuan dalam dokumen pengadaan
diuraikan berdasarkan :
1. Fungsi, yaitu untuk menjawab apa tujuan informasi itu disajikan.

2. Isi, yaitu untuk menjawab informasi dan ketentuan apa saja yang harus
termuat
3. Penggunaan, yaitu untuk menjawab digunakan pada sistem pengadaan
yang mana.
4. Sumber informasi, yaitu untuk menjawab dari mana ULP/Pejabat
Pengadaan mendapatkan isi dari informasi dan ketentuan yang harus
dimuat.
Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan menyusun dan menetapkan

dokumen pengadaan yang terdiri dari:
a. Dokumen Kualifikasi.
1) Dokumen Kualifikasi digunakan sebagai pedoman oleh Kelompok Kerja
ULP/Pejabat Pengadaan dan peserta untuk memenuhi kualifikasi yang
dipersyaratkan;
2) Isi Dokumen Kualifikasi meliputi :
a). Petunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi
Fungsi membantu peserta dalam mengisi formulir isian kualifikasi
sehingga peserta dapat menyajikan data-data sesuai yang
persyaratkan
Isi Penjelasan tentang data-data apa yang harus diisikan
oleh peserta pada setiap isian yang disediakan
Penggunaan Digunakan pada lelang/seleksi dengan metode
prakualifikasi dan pascakualifikasi dengan catatan
penyajian pada metode pasca kualifikasi menjadi satu
dengan dokumen pemilihan
Sumber Dokumen Paket Pengadaan Barang/Jasa (rencana
Informasi pengadaan,RUP/Rencana Umum Pengadaan/ dan RPP
(Rencana Pelaksanaan Pengadaan)
b). Formulir Isian Kualifikasi

Fungsi Format isian yang sudah disiapkan oleh ULP/Pejabat
Pengadaan untuk diisi oleh peserta dengan data-data
yang diperlukan untuk bahan penilaian kualifikasi
Isi Berbentuk formulir isian yang dirancang untuk
mengumpulkan data-data peserta. Data-data yang
dikumpulkan berupa unsur-unsur kualifikasi yang akan
dinilai sehingga rancangan format isian harus sesuai
dengan unsur-unsur kualifikasi yang dipersyaratkan.
Bila lelang/seleksi dimungkinkan untuk diikuti peserta yang
bermitra, maka formulir isian kualifikasi juga dilengkapi
dengan format perjanjian kemitraan/Kerja Sama Operasi

(KSO) sebagai salah satu persyaratan kualifikasi bagi peserta
bermitra
Informasi pengadaan,RUP/Rencana Umum Pengadaan/ dan RPP
(Rencana Pelaksanaan Pengadaan).
c). Instruksi kepada peserta, termasuk tata cara penyampaian dokumen

kualifikasi
Fungsi sebagai panduan yang sangat rinci bagi peserta dalam
menyusun langkah-langkah apa yang diperlukan untuk
menyiapkan dokumen kualifikasi yang harus
disampaikan guna mengikuti lelang/seleksi.
Isi Berisi informasi-informasi yang berkaitan dengan hal-hal
sebagai berikut:
1. Ketentuan Umum
2. Dokumen Kualifikasi
3. Penyiapan dokumen kualifikasi
4. Penyampaian Dokumen Kualifikasi
5. Evaluasi Kualifikasi
6. Hasil Kualifikasi
Penggunaan Dijelaskan dalam rincian lebih lanjut pada masing-masing
isi informasi
Sumber Dijelaskan dalam rincian lebih lanjut pada masing-masing
Informasi isi informasi
c.1). Ketentuan Umum

Isi Berisi informasi tentang ketentuan-ketentuan umum
dalam proses kualifikasi mencakup informasi tentang
peserta yang boleh mengikuti kualifikasi, hal-hal yang
dilarang menurut peraturan terkait proses pengadaan
barang/jasa pemerintah termasuk sangsinya bila
melanggar, dan pembiayaan pada proses kualifikasi
Informasi pengadaan, RUP/Rencana Umum Pengadaan/ dan RPP
c.2). Dokumen Kualifikasi

Isi penjelasan tentang hal-hal yang berkaitan dengan
dokumen kualifikasi mencakup informasi tentang isi,
bahasa yang digunakan, penjelasan dokumen kualifikasi
yang akan dilakukan, dan perubahan yang mungkin
dilakukan
prakualifikasi
c.3). Penyiapan Dokumen Kualifikasi

Isi petunjuk bagi peserta kualifikasi tentang dokumen apa saja
yang harus disiapkan untuk diserahkan kepada
ULP/pejabat pengadaan mencakup informasi tentang
bentuk dokumen kualifikasi, pakta integritas, pengisian
dokumen kualifikasi
dengan dokumen pemilihan yang disajikan pada bagian
penyiapan dokumen penawaran
c.4). Penyampaian Dokumen Kualifikasi

Isi Berisi petunjuk bagi peserta kualifikasi tentang dokumen
apa saja yang harus disiapkan untuk diserahkan kepada
ULP/pejabat pengadaan mencakup informasi tentang
bentuk dokumen kualifikasi, pakta integritas, pengisian
dokumen kualifikasi
penyiapan dokumen penawaran
c.5). Evaluasi Pasca-Kualifikasi

Isi Berisi penjelasan langkah-langkah ULP/pejabat
pengadaan dalam melakukan evaluasi kualifikasi
mencakup informasi tentang tata cara pembukaan
dokumen kualifikasi, evaluasi kualifikasi, pembuktian
kualifikasi.
evaluasi dokumen penawaran

c.6). Hasil Kualifikasi

Isi Berisi penjelasan tentang langkah-langkah ULP/pejabat
pengadaan dalam menetapkan hasil kualifikasi mencakup
informasi tentang ketentuan-ketentuan dalam penetapan
hasil kualifikasi, pengumuman hasil kualifikasi, prosedur
sanggah bila peserta tidak puas dengan hasil penetapan
pemenang, ketentuan kualifikasi ulang, ketentuan
undangan bagi yang lulus kualifikasi
prakualifikasi
d). Lembar Data Kualifikasi
Fungsi sebagai acuan bagi peserta untuk mengetahui apakah

peserta yang bersangkutan dapat memenuhi
persyaratan kualifikasi. Lembar data kualifikasi
merupakan informasi yang lebih spesifik dan hal-hal
yang belum dijekaskan pada bagian instruksi kepada
peserta (IKP) atau hal-hal yang dianggap masih perlu
dijelaskan secara lebih rinci
Isi 1. Lingkup kualifikasi, mencakup informasi
tentang identitas ULP/Pejabat Pengadaan
dan barang/jasa yang akan diadaka
2. Informasi tentang sumber pendanaan
3. Informasi tentang jadwal dan tempat/media
penyampaian dokumen kualifikasi
4. Persyaratan kualifikasi, mencakup syarat-

syarat yang harus dapat dipenuhi untuk
dapat memenuhi kualifikasi yang penyedia
yang dibutuhkan
prakualifikasi
e) Pakta Integritas;
Fungsi Memberikan informasi tentang pernyataan-pernyataan
yang harus dibuat oleh peserta dalam rangka untuk
mencegah terjadinya tindakan kolusi, korupsi, dan
nepotisme
Isi Format surat pernyataan dari peserta yang berisi identitas
yang membuat pernyataan, bertindak untuk siapa dalam
membuat pernyataan, identitas paket barang/jasa yang
akan diadakan, pernyataan untuk tidak melakukan
korupsi, kolusi dan nepotisme, pernyataan untuk
mengikuti proses pengadaan dengan bersih, transparan
dan profesional, pernyataan siap menerima sangsi bila
melanggar pernyataan tersebut
f) Tata Cara Evaluasi Kualifikasi.

Fungsi Memberikan informasi tentang acuan yang digunakan
oleh ULP/pejabat pengadaan dalam melakukan evaluasi
dokumen kualifikasi yang disampaikan peserta. Informasi
ini dapat digunakan peserta untuk melakukan penilaian
sendiri (self assesment) terhadap dokumen kualifikasi
yang akan disampaikan sehingga peserta dapat
mengambil keputusan apakah bisa mengikuti
lelang/seleksi atau tidak
Isi Penjelasan tentang tata cara evaluasi kualifikasi yang
harus disajikan serinci mungkin meliputi prosedur
evaluasi, rumus-rumus yang digunakan dalam melakukan
evaluasi, dan persyaratan yang harus dipenuhi untuk
lulus kualifikasi

Sumber Informasi Dokumen Paket Pengadaan Barang/Jasa (rencana
pengadaan, RUP/Rencana Umum Pengadaan/ dan RPP
Butir (a) sampai dengan butir (f) tersebut di atas merupakan informasi
minimal yang harus disajikan dalam dokumen kualifikasi. Mengacu pada
peraturan Kepala LKPP nomor 15 tahun 2012 tentang Standar Dokumen
Pengadaan, informasi-informasi lain yang perlu dimuat dalam dokumen
kualifikasi adalah sebagai berikut :
g. Informasi Umum
Fungsi Informasi mengenai uraian singkat pekerjaan dan
kondisinya agar dapat sebagai pertimbangan penyedia
barang/jasa untuk memutuskan pilihan ikut menjadi
peserta pelelangan/seleksi atau tidak berdasarkan
kondisi dan kemampuannya
Isi informasi umum yang perlu diketahui oleh peserta
lelang/seleksi di antaranya meliputi dasar hukum
penyusunan dokumen kualifikasi, daftar istilah yang
digunakan dalam dokumen kualifikasi, sumber
pendanaan, siapa saja yang boleh mengikuti
lelang/seleksi, dimana saja pengumuman lelang/seleksi ini
dapat dilihat
prakualifikasi
Sumber Informasi Dokumen Paket Pengadaan Barang/Jasa (rencana
pengadaan, RUP/Rencana Umum Pengadaan/ dan RPP
h. Pengumuman Lelang/Seleksi
Fungsi Sebagai pemberitahuan kepada peserta tentang
informasi-informasi yang disampaikan melalui
pengumuman lelang/seleksi
Isi Format pengumuman lelang/seleksi sesuai dengan yang
diumumkan melalui media yang dipilih sebagai tempat
pengumuman lelang/seleksi
prakualifikasi
i. Dokumen Pemilihan
Isi Dokumen Pemilihan paling sedikit meliputi:

i.1). Undangan/Pengumuman;
Fungsi Sebagai pemberitahuan kepada peserta tentang undangan

yang disampaikan kepada peserta yang memenuhi
persyaratan kualifikasi
Isi Undangan sesuai dengan yang disampaikan kepada

peserta yang memenuhi persyaratan kualifikasi
prakualifikasi
i.2)Instruksi Kepada Peserta;

Fungsi Sebagai panduan agar peserta untuk dapat menyusun
langkah-langkah apa yang diperlukan untuk
menyiapkan dokumen kualifikasi yang harus
disampaikan guna mengikuti lelang/seleksi
Isi Meliputi:
1.Ketentuan Umum
2. Dokumen pengadaan pemilihan
3. Penyiapan dokumen penawaran
4. Pemasukan dokumen penawaran
5. Pembukaan penawaran dan evaluasi
6. Penetapan pemenang pelelangan
7. Penunjukkan pemenang
8. Pelelangan gagal
9. Jaminan Pelaksanaan
10. Pertanggungjawaban kontrak
pascakualifikasi dan prakualifikasi
Sumber Berdasarkan dokumen yang sudah disusun dan ditetapkan
Informasi oleh PPK, dokumen anggaran dan ketentuan-ketentuan
lain yang berlaku.
Sedangkan untuk peserta dan tempat pengumuman

lelang/seleksi ditetapkan oleh ULP/Pejabat Pengadaan
i.2.a) Umum
Isi Berisi informasi tentang ketentuan-ketentuan umum
dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa meliputi:
1. Dasar hukum penyusunan dokumen
pemilihan/pengadaan,
2. daftar istilah yang digunakan dalam dokumen
pemilihan,
3. Lokasi pengumuman lelang/seleksi ini dapat dilihat,
4. lingkup pekerjaan secara umum,
5. sumber pendanaan,
6. Pihak-pihak yang boleh mengikuti lelang/seleksi,
7. hal-hal yang dilarang menurut peraturan terkait proses
pengadaan barang/jasa pemerintah termasuk
sanksinya bila melanggar, dan
8. ketentuan umum dalam pendayagunaan produksi dalam
negeri
Sumber Berdasarkan dokumen yang sudah disusun dan ditetapkan
Informasi oleh PPK, dokumen anggaran dan ketentuan-ketentuan
lain yang berlaku.
Sedangkan untuk peserta dan tempat pengumuman

lelang/seleksi ditetapkan oleh ULP/Pejabat Pengadaan
i.2.b) Dokumen pengadaan/pemilihan

Isi penjelasan tentang hal-hal yang berkaitan dengan
dokumen pengadaan/ pemilihan mencakup informasi
tentang isi, bahasa yang digunakan, penjelasan
dokumen pengadaan/pemilihan yang akan dilakukan,
dan perubahan yang mungkin dilakukan
Penggunaan Pada metode pascakualifikasi isi dokumen mencakup
dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan sehingga
disebut dokumen pengadaan.
Pada metode prakualifikasi, isi dokumen hanya
mencakup dokumen pemilihan
Sumber Disusun oleh ULP/Pejabat Pengadaan berdasarkan
Informasi ketentuan-ketentuan pengadaan barang/ jasa pemerintah
i.2.c) Penyiapan dokumen penawaran

Isi Berisi petunjuk bagi peserta berkaitan dengan penyiapan
dokumen penawaran yang harus dilakukan peserta
mencakup:
1.informasi tentang biaya dalam penyiapan penawaran,
2.bahasa penawaran,
3.jenis-jenis dokumen penawaran,
4.penyampaian harga penawaran,
5.mata uang pembayaran dan cara pembayaran bila

terjadi kontrak,
6.masa berlakunya penawaran dan jangka waktu
pelaksanaan,
7.pengisian dokumen kualifikasi,
8.pakta integritas, surat jaminan penawaran.
Penggunaan  Pada metode prakualifkasi isi dokumen tidak mencakup

hal-hal yang berkaitan dengan dokumen kualifikasi
dan pakta integritas.
 Informasi tentang surat jaminan tidak digunakan untuk
seleksi dan lelang yang tidak memerlukan jaminan
penawaran.
i.2.d) Pemasukan dokumen penawaran

Isi Berisi petunjuk bagi peserta tentang tata cara
penyampaian dokumen penawaran mencakup:
1. informasi tentang tata cara penyampulan dan
penandaan sampul,
2. tata cara penyampaian dokumen,
3. batas akhir waktu pemasukan penawaran,
4. perlakuan terhadap dokumen yang terlambat.
Sumber Disusun oleh ULP/pejabat pengadaan berdasarkan
i.2.e) Pembukaan penawaran dan evaluasi

Isi Berisi penjelasan langkah-langkah ULP/pejabat
pengadaan dalam melakukan evaluasi dokumen
penawaran mencakup informasi tentang tata cara
pembukaan dokumen penawaran dan tata cara
evaluasinya
Penggunaan Pada metode pascakualifkasi dokumen penawaran yang
dievaluasi mencakup evaluasi kualifikasi sehingga untuk
metode pascakualifikasi pada bagian ini juga mencakup
informasi tentang tata cara evaluasi kualifikasi dan
pembuktian kualifikasi
Sumber Disusun dan ditetapkan oleh ULP/pejabat pengadaan
Informasi
i.2.f) Penetapan pemenang pelelangan

Isi Berisi penjelasan langkah-langkah ULP/Pejabat Pengadaan
dalam menetapkan pemenang mencakup:
1. informasi tentang ketentuan-ketentuan dalam penetapan
pemenang,
2. pengumuman pemenang,
3. prosedur sanggah bila peserta tidak puas dengan hasil
penetapan pemenang
i.2.g) Penunjukan pemenang

Isi Berisi:
1. penjelasaan prosedur penunjukan pemenang,
2. kewajiban ULP/Pejabat Pengadaan,
3. PPK dan penyedia yang ditunjuk sebagai pemenang
4. ketentuan-ketentuan berkaitan dengan penunjukan
pemenang
i.2.h) Pelelangan gagal

Isi Berisi penjelasan tentang ketentuan-ketentuan
lelang/seleksi yang dinyatakan gagal dan ketentuan
tindak lanjut bila terjadi lelang/seleksi gagal

Sumber Disusun oleh ULP/Pejabat Pengadaan berdasarkan
i.2.i)Jaminan pelaksanaan
Isi Berisi ketentuan-ketentuan jaminan pelaksanaan yang
harus diberikan penyedia kepada PPK bila PPK
mensyaratkan adanya jaminan pelaksanaan
Penggunaan Digunakan pada lelang yang berdasarkan ketentuan
dan/atau ketetapan PPK memerlukan jaminan
pelaksanaan
Sumber Ditetapkan oleh PPK
Informasi
i.2.j Penandatanganan kontrak

Isi Berisi prosedur dan ketentuan-ketentuan dalam proses
penandatangan kontrak antara PPK dengan penyedia
Penggunaan Digunakan pada lelang yang berdasarkan ketentuan
dan/atau ketetapan PPK memerlukan jaminan
pelaksanaan
Sumber Ditetapkan oleh PPK
Informasi
j.Rancangan Kontrak/Perjanjian
Fungsi Sebagai informasi bagi peserta tentang rincian isi

perjanjian secara rinci antara penyedia barang/ jasa
dengan PPK pada saat pelaksanaan pengadaan
barang/jasa nantinya.
Dengan penyampaian informasi ini pihak peserta atau

calon penyedia bisa memutuskan apakah dengan
perjanjian ini, calon penyedia akan sanggup
melaksanakan atau tidak.
Sehingga calon penyedia pada saat menerima dokumen

pemilihan ini bisa memutuskan apakah mengikuti
lelang/seleksi atau tidak.
Isi Pada bagian ini berisi rancangan kontrak yang disajikan

secara rinci meliputi :
1. Surat perjanjian;
2. Syarat umum kontrak;
3. Syarat khusus kontrak; dan
4. Dokumen lain yang merupakan bagian dari kontrak
Sumber Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dalam menyusun
Informasi dokumen pengadaan mengacu kepada rancangan
kontrak yang disiapkan oleh PPK pada saat PPK
menyusun Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP).
k. Daftar Kuantitas dan Harga
Fungsi Acuan bagi peserta dalam menyampaikan harga

penawaran yang harus terdiri dari item-item dan jumlah
masing-masing item yang sudah ditentukan
Isi Merupakan daftar item-item pekerjaan dan jumlah
masing-masing item pekerjaan yang merupakan bagian
dari HPS yang dilengkapi dengan ketentuan-ketentuan
dalam melakukan penawaran harga
Penggunaan Hanya digunakan untuk lelang pemilihan penyedia

pengadaan barang, pekerjaan konstruksi dan jasa
lainnya.
Sedangkan untuk jasa konsultansi tidak menggunakan
daftar kuantitas dan harga karena item-item
pekerjaan dan jumlah masing-masing item
pekerjaan sangat tergantung pada pendekatan
penyelesaian pekerjaan yang diusulka
Sumber  Untuk item-item pekerjaan dan jumlah masing-masing
Informasi item ditetapkan oleh pokja ULP/Pejabat Pengadaan
menggunakan HPS,
 sedangkan ketentuan-ketentuan dalam melakukan
penawaran harga disusun oleh ULP/Pejabat
Pengadaan berdasarkan ketentuan yang berlaku
l. Spesifikasi Teknis, KAK dan/atau Gambar, Brosur
Fungsi Acuan bagi calon penyedia untuk menyiapkan usulan

pelaksanaan pengadaan barang/jasa
Isi Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan secara rinci,
waktu pelaksanaan yang diperlukan, gambar teknis dan
spesifikasi teknis pekerjaan yang akan diadakan, dan
besarnya total perkiraan biaya pekerjaan
Penggunaan Digunakan untuk pemilihan penyedia barang,
pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya.
Sedangkan untuk pemilihan penyedia jasa konsultansi
hanya menggunakan KAK yang di dalamnya
ditambahkan dengan:
a. uraian tentang output yang diinginkan,
b. ruang lingkup pekerjaan,
c. jumlah personil inti yang diperlukan beserta
kualifikasinya, dan
d. laporan yang harus dibuat meliputi jenis dan
waktu penyerahan
Sumber Disusun dan ditetapkan oleh PPK
Informasi
m. Bentuk Surat Penawaran
Fungsi Acuan format penawaran bagi peserta dalam

menuliskan surat penawarannya
Isi Format surat penawaran
Penggunaan Digunakan pada lelang dan seleksi yang disesuaikan
dengan barang/jasa yang diadakan
Sumber Dirancang oleh ULP/Pejabat Pengadaan
Informasi
N. Bentuk Jaminan
Fungsi Acuan format jaminan penawaran bagi peserta dalam

membuat jaminan penawaran
Isi Format jaminan penawaran
Penggunaan Digunakan pada lelang yang memerlukan jaminan
penawaran
Sumber Dirancang oleh ULP/pejabat pengadaan berdasarkan
Informasi ketentuan yang berlaku
o. Contoh-contoh formulir yang perlu diisi
Fungsi Sebagai acuan bagi peserta dalam menyajikan format dan

sistematika penyampaian penawaran adminsitrasi, teknis,
dan biaya. Tujuannya untuk standarisasi materi
penawaran sehingga unsur- unsur yang dinilai dapat
disajikan secara lengkap oleh penyedia dengan format
dan sistematika penyajiannya yang standar sehingga
memudahkan penilaian oleh ULP/pejabat pengadaan
Isi Contoh-contoh format dan sistematika penyampaian
penawaran administrasi, teknis, dan biaya
pascakualifikasi dan prakualifikasi, tetapi untuk metode
pascakualifikasi ditambahkan formulir isian kualifikasi.
Sehingga memudahkan penilaian oleh ULP/Pejabat
Pengadaan
Sumber Disusun dan dirancang oleh ULP/pejabat pengadaan
Informasi
Butir (g) sampai dengan butir (o)tersebut di atas merupakan informasi minimal
yang harus disajikan dalam dokumen pemilihan.
Mengacu pada peraturan Kepala LKPP nomor 15 tahun 2012 tentang standar
dokumen pengadaan, informasi-informasi lain yang perlu dimuat dalam
dokumen pemilihan adalah lembar data pemilihan.
p. Lembar Data Pemilihan
Fungsi Memberikan informasi yang lebih spesifik terkait hal-hal

yang belum dijelaskan pada bagian Instruksi Kepada
Peserta (IKP) dan di bagian dokumen pemilihan yang
lainnya atau hal-hal yang dianggap masih perlu dijelaskan
secara lebih rinci dan lebih spesifik
Isi Berisi informasi-informasi yang berkaitan dengan hal-hal
sebagai berikut:
1. Lingkup pekerjaan, mencakup informasi tentang
lingkup pekerjaan dalam pelaksanaan pengadaan
barang/jasa
2. Sumber dana untuk pelaksanaan pengadaan
barang/jasa
3. Pelaksanaan pemberian penjelasan dokumen
pemilihan
4. Pelaksanaan peninjauan lapangan apabila diperlukan
5. Mata uang penawaran dan cara pembayaran
6. Ketentuan masa berlakunya penawaran
7. Ketentuan jaminan penawaran
8. Ketentuan jadwal pemasukan dokumen penawaran
9. Ketentuan batas akhir waktu pemasukan penawaran
10. Tata cara pembukaan penawaran
11. Ketentuan dokumen penawaran yang harus
disampaikan
12. Ketentuan tata cara evaluasi penawaran
13. Ketentuan ambang batas penilaian
14. Ketentuan persyaratan penyedia
15. Ketentuan dan mekanisme sanggahan, sanggahan
banding dan pengaduan
16. Ketentuan jaminan sanggahan banding
17. Ketentuan jaminan pelaksanaan
18. Ketentuan jaminan uang muka

prakualifikasi dan pascakualifikasi
Sumber Disusun dan dirancang oleh ULP/pejabat pengadaan
Informasi kecuali untuk hal-hal yang berkaitan dengan kontrak dan
pasca tanda tangan kontrak seperti jaminan pelaksanaan
dan uang muka ditetapkan oleh PPK
Untuk semua proses lelang/seleksi, kandungan informasi antara

dokumen pengadaan secara elektronik dengan dokumen pengadaan secara manual
tidak ada yang berbeda kecuali untuk prosedur-prosedur tertentu. Perbedaan
prosedur di antara keduanya disajikan dalam tabel berikut ini.
Dengan demikian dokumen pengadaan secara manual dapat

dipergunakan untuk dokumen pengadaan secara elektronik setelah informasi
tentang prosedur yang berbeda disesuaikan terlebih dahulu. Prosedur pengadaan
secara elektronik mengacu pada peraturan kepala LKPP No. 1 Tahun 2015 tentang e-
tendering.
NO PROSEDUR ELEKTRONIK NON

ELEKTRONIK
1. Pertemuan Tidak ada tatap muka kecuali pada Tatap muka
pembuktian kualifikasi dan kegiatan
setelah masa sanggah penetapan
pemenang.
2. Komunikasi Melalui media surat elektronik Melalui media surat menyurat,
telepon, fax atau tatap muka
3. Pemberian penjelasan Melalui media chating yang Melalui tatap muka
disediakan pada sistem LPSE
4. Pengambilan dan Dilakukan secara elektronik melalui Diambil dan diserahkan langsung
penyampaian dokumen media yang disediakan LPSE oleh peserta pada tempat yang
sudah ditentukan.
5. Penyampulan dan Seluruh dokumen penawaran Seluruh dokumen penawaran
penyampaian dokumen disandikan/di-enkripsi dengan dimasukkan dalam satu sampul dan
satu sampul aplikasi pengaman dokumen dalam diserahkan langsung oleh peserta
satu file kemudian dikirim melalui pada tempat yang sudah
media elektronik melalui LPSE ditentukan.
6. Penyampulan dan Dokumen penawaran disandikan/ Dokumen penawaran
penyampaian dokumen di-enkripsi dengan aplikasi pengaman dimasukkan dalam dua sampul
dua sampul dokumen dalam dua file kemudian dan diserahkan langsung oleh
dikirim melalui media elektronik peserta pada tempat yang
melalui LPSE sudah ditentukan.
7. Penutupan batas akhir Dilakukan secara otomatis oleh sistem Dilakukan oleh ULP dengan
pemasukan dokumen LPSE disaksikan sebagian atau seluruh
penawaran peserta
8. Pembukaan penawaran Pada waktu yang ditentukan ULP Dilakukan oleh ULP pada waktu yang
mengunduh dari LPSE dan melakukan ditetapkan dengan disaksikan
deskripsi (kebalikan dari enkripsi) file sebagian atau seluruh peserta dan
diikuti dengan pembuatan berita
acara pembukaan penawaran
9. Penyampaian sanggahan Kepada ULP dilakukan secara Dilakukan secara tertulis dan
tertulis melalui surat elektronik pada diserahkan secara manual.
LPSE, sedangkan untuk tembusan
dilakukan secara manual (off line)
10. Pernyataan penyedia yang Penyedia menyatakan setuju semua Dibuat pernyataan tertulis yang
menjadi syarat kualifikasi pernyataan yang menjadi syarat ditandatangani dan berstempel
kualifikasi dengan mengunggah oleh penyedia.
dokumen kualifikasi.
11. Penandatangan surat Tidak perlu mengunggah hasil Perlu tandatangan basah
penawaran dan atau surat pemindaian dokumen asli yang dan berstempel.
lain bertandatangan basah dan
berstempel kecuali surat lain yang
memerlukan tandatangan basah dari
pihak lain
12. Penggunaan Informasi Mempergunakan SIKaP (Sistem Tidak wajib
Kinerja Penyedia Informasi Kinerja Penyedia) pada e-
Lelang Cepat/e-Seleksi Cepat
13. Jaminan Penawaran Tidak diperlukan Diperlukan
14. Sanggahan Kualifikasi Secara prinsipal tidak wajib, namun Diperlukan

untuk pekerjaan yang aspek
kualifikasinya menentukan kualitas
penawaran dapat dilakukan
Tabel 6 : Perbedaan Informasi dan Ketentuan pada Pengadaan Secara Elektronik dan Non
Elektronik (Sumber : Modul Menyusun Dokumen Pengadaan Barang/Jasa,LKPP : 2015)
2.1.4.2.2. Organisasi Usaha Profit dan Non Profit
Jenis dokumen pengadaan yang sering digunakan ada 3 yaitu :
 Invitation For Bid (IFB)/Invitation To Bid (ITB)/Invitation To Tender (ITT)
 Request For Proposal (RFP)
 Request For Quotation (RFQ)
Ada beberapa ciri-ciri dari ketiga jenis dokumen diatas yaitu :
Penggunaan RFQ,RFP dan ITT untuk Sektor Pemerintah ataupun Privat (Sumber : The SME
Engagement Handbook,CIPS: 2014)
Penjelasan isi masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut :
a. Invitation For Bid (IFB) /Invitation To Bid (ITB)/Invitation To Tender (ITT)
Berikut contoh tampilan ITB dari salah satu organisasi usaha non profit, yaitu
UNICEF (United Nations Children’s Fund) :
Kita lihat ada 4 bab yang terbagi atas 17 halaman disitu, yaitu :
BAB I. OBJECTIVE
Berisi tujuan disusunnya dokumen pengadaan yaitu menyediakan (present),
menjelaskan (explain) dan mengklarifikasi (clarify) dokumen pengadaan kepada
penawar/calon penyedia secara detail mengenai aturan,prosedur dan petunjuk yang
harus diikuti saat menyusun dokumen penawaran dan seluruh aktivitas yang terkait
dengan pekerjaan ini.
BAB II.INSTRUCTIONS TO BIDDER

Berisi Instruksi Kepada Peserta Pemilihan yang pada prinsipnya sama dengan IKP
dokumen pengadaan barang/jasa pemerintah.
BAB III. RESPONSIBILITIES TO THE PARTIES

Berisi tanggung jawab dari masing-masing pihak (pemilik pekerjaan yaitu UNICEF dan
penawar/calon penyedia).
BAB IV. ANNEXES

Berisi form surat pernyataan dan draf dari calon penyedia/penawar yang terdiri dari
draf LoI (Letter of Intent), surat pernyataan eligibilitas calon penyedia/penawar dan
draf LoA (Letter of Authorization).
Jadi secara prinsipal dokumen pengadaan pada organisasi usaha profit/non profit
memang lebih ringkas dari pada dokumen pengadaan yang digunakan oleh organisasi
pemerintah.
Untuk organisasi usaha profit struktur dokumen pengadaannya (istilah
dalam SKK MIGAS adalah dokumen pemilihan), yaitu (Sumber : PTK-007 Revisi 2015
SKK MIGAS) :
 Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa terdiri atas:
a. dokumen penilaian kualifikasi dan
b. dokumen Tender
 Dokumen Kualifikasi,
merupakan dokumen yang berisi persyaratan minimal yang dibutuhkan untuk:
a. mengetahui kemampuan dan/atau pengalaman Calon Peserta Tender dalam
bidang administrasi, legalitas, teknis, sumber daya manusia, K3LL, dan
finansial terhadap Lingkup Kerja yang akan dilaksanakan,
b.komitmen untuk melakukan pencegahan terhadap tindak pidana korupsi dan
perbuatan melawan hukum.
 Dokumen Tender terdiri dari :
o Undangan kepada peserta Tender
o Instruksi kepada peserta tender (dalam dokumen pengadaan barang/jasa
pemerintah disebut dengan Instruksi kepada peserta, sedangkan dalam
praktek internasional disebut dengan Instruction To Bidder)
b. RFP (Request For Proposal)

Struktur RFP terdiri dari : (Sumber : RFP Writing Guide for Company,2014)
 Bagian Utama (Key Sections), harus bisa menjawab pertanyaan berikut :
a) Why ? Ceritakan mengapa organisasi kita memerlukan kegiatan ini;
b) Who ? Deskripsikan organisasi kita;
c) What ? ceritakan secara singkat mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan;
d) How ? Gambarkan mengenai bentuk kontrak,informasi yang diperlukan
penawar, kriteria evaluasi penawaran, kriteria penetapan penyedia
e) When ? Definisikan kerangka waktu dan jadwal serta contact person
Statement Of Purpose
Berisi gambaran penawar mengenai barang/jasa yang akan kita beli.
Background Informations
Berisi gambaran singkat mengenai organisasi termasuk kekuatan dan
kelemahan serta operasional organisasi dengan disajikan dalam bentuk
data statistik, demografi dan psycography.
Scope of Work
Berisi tugas/pekerjaan apa yang akan diberikan kepada penawar beserta
output yang diharapkan, termasuk tanggung jawab dari penyedia utama
apabila akan menggunakan sub kontraktor.
Outcome and Performance Standards
Berisi target keluaran, standar performa minimal penawar,cara
memonitoring performa dan proses pengukuran performa.
Deliverables
Berisi daftar semua produk, pelaporan, dan semua perencanaan yang
harus diserahkan kepada organisasi kita dan menjadi dasar penyusunan
jadwal pekerjaan.
Term Of Contract
Berisi spesifikasi/kebutuhan barang atau jasa, tanggal awal dan akhir
kontrak, dan pilihan apabila akan melakukan perubahan kontrak.
Payment, Incentives and Penalties
Berisi tata cara pembayaran berdasar performa penyedia. Apabila

melebihi performa kontrak maka akan diberi insentif sedangkan
apabila kurang dari performa kontrak maka akan dikenakan penalty.
Contractual Terms and Conditions
Berisi standar rancangan kontrak, sertifikat dan asuransi.
Requirements for Proposal Preparations
Berisi form yang harus disediakan oleh penawar dalam rangka evaluasi
penawaran
Evaluation and Award Process
Berisi gambaran mengenai prosedur dan kriteria dalam melakukan
evaluasi dokumen penawaran dan menyusun rancangan kontrak final.
Process Schedule
Berisi keterangan detail mengenai jadwal setiap tahap pengadaan
seperti tanggal pemasukan penawaran, pengiriman pertanyaan,
menghadiri acara pemberian penjelasan dokumen RFP dan
sebagainya.
Points of Contact for Future Correspondence
Berisi daftar kontak person yang bisa dihubungi sehubungan dengan
RFP tersebut termasuk nama, title,jabatan dan berbagai cara.
c) Request For Quotation (RFQ)

BAB I Goods and/or Service Requirements
Berisi kebutuhan barang/jasa organisasi
BAB II Terms and Condition of the Contract
Berisi Syarat Umum Kontrak
BAB III Supplier Response
Berisi formulir yang harus dilengkapi oleh penawar
Attachment – RFQ Conditions
Berisi syarat khusus kontrak
2.2. Memilih Secara Cermat Kesesuaian Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Dengan Paket Pengadaan Barang/Jasa
Seperti yang sudah diuraikan pada pengertian dokumen pengadaan, yaitu

dokumen yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak.
Maka dalam proses penyusunan dokumen pengadaan harus memperhatikan hal-hal
berikut ini :
 pemilihan dan penetapan jenis-jenis informasi yang harus dituangkan

dalam dokumen pengadaan.
 identifikasi sumber informasi dari setiap jenis informasi yang harus
dituangkan dalam dokumen pengadaan
 penjabaran setiap jenis informasi menjadi informasi yang lengkap dan
dapat digunakan sebagai pedoman dalam menyusun, menyampaikan
dan mengevaluasi dokumen penawaran, termasuk di dalamnya adalah
bagaimana merancang format dan sistematika dokumen pengadaan dan
bagaimana menetapkan dan merancang contoh-contoh format
penyampaian dokumen penawaran oleh calon penyedia
 penuangan informasi yang merupakan keluaran dari jawaban-jawaban
pertanyaan diatas ke dalam sistematika dokumen pengadaan yang
mudah digunakan oleh para pihak.
2.2.1. Strategi Pemilihan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa dihubungkan

dengan Supply Positioning Model
Strategi pengadaan barang/jasa adalah cara untuk mencapai tujuan

pengadaan barang/jasa pada masing-masing kelompok barang/jasa yang dibuat
berdasarkan nilai, risiko dan motivasi penyedia (SKKNI Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah tahun 2016, hal. 49). Strategi pemilihan dokumen pengadaan barang/jasa
adalah cara untuk memilih dan menyusun dokumen pengadaan pada masing-masing
kelompok barang/jasa yang dibuat berdasar nilai, resiko dan motivasi penyedia.
Sebagaimana telah dibahas dalam buku informasi UK 4 Menyusun
Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan Barang/Jasa disebutkan bahwa ada beberapa
risiko/dampak paket pengadaan barang/jasa terhadap organisasi (pemerintah,usaha
profit maupun usaha non profit) antara lain :
 Paket pekerjaan berisiko tinggi yang berpengaruh langsung terhadap
keberlangsungan organisasi.
Contoh : paket pekerjaan Akreditasi terhadap suatu rumah sakit. Paket pekerjaan
tersebut berisiko tinggi terhadap keberlangsungan organisasi sebab apabila paket
tersebut gagal dilaksanakan maka rumah sakit tidak lagi memiliki keabsahan di
dalam memberikan pelayanan publik dan berisiko untuk ditutup.
 Paket pekerjaaan berisiko sedang yang dapat berpengaruh terhadap pencapaian
kinerja organisasi
Contoh : paket pekerjaan pembangunan 10 ruang operasi bedah. Apabila gagal
dilaksanakan maka pencapaian kinerja pelayanan masyarakat rumah sakit
tersebut tidak akan tercapai seperti yang telah direncanakan dalam Rencana
Strategis Bisnis (RBA).
 Paket pekerjaan berisiko rendah adalah pekerjaan yang kurang berpengaruh
tehadap keberlangsungan organisasi
Contoh : paket pekerjaan pembelian seragam dinas di lingkungan rumah sakit
yang bernilai kecil. Apabila paket pekerjaan ini gagal dilakukan maka kurang
berpengaruh terhadap keberlangsungan organisasi.
Berdasarkan uraian diatas maka ada 2 aspek kritis dalam penyusunan

dokumen pengadaan barang/jasa :
 Ketepatan dalam memilih strategi pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan
kategori pengadaan barang/jasa
 Kecermatan dalam mengidentifikasi materi/substansi dokumen kualifikasi,
dokumen pemilihan, dokumen rancangan surat perjanjian dan dokumen Surat
Perintah Kerja (SPK).
Sebagaimana telah dibahas dalam modul sebelumnya mengenai Supply
Positioning Models, maka bagian berikut ini akan membahas pengaruh teori
tersebut dalam pemilihan dokumen pengadaan sesuai dengan paket pengadaan
barang/jasa.
Manfaat penggunaan portofolio adalah mempermudah penyusunan
profil pengadaan barang/jasa secara utuh dan komprehensif (full and comprehensive)
terhadap kebutuhan barang/jasa organisasi, baik organisasi pemerintah maupun
organisasi non pemerintah (profit atau non profit) yang selanjutnya akan digunakan
sebagai acuan pemilihan dan penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa.
Gambar 4 Matriks profil pengadaan barang/jasa (Sumber : UN Procurement Hand’s Book, 2012)
Gambar 5 : Supply Positioning Models (SPoM), UN Procurement Hand’s Book’s,2012)
Ada beberapa hal yang sering dijadikan pertimbangan dalam memilih dan menyusun
dokumen pengadaan antara lain adalah:
 Nilai dari paket pengadaan barang/jasa.

 Tingkat risiko ketersediaan barang/jasa bagi organisasi (organisasi pemerintah,
organisasi profit maupun organisasi non profit).
 Tingkat risiko ketersediaan penyedia barang/jasa sesuai dengan paket

 Upaya untuk meminimalkan biaya administrasi ataupun effort dalam proses
pengadaan.
 Akuntabilitas dan etika dalam mendapatkan penawaran.
 Kebutuhan untuk membangun hubungan yang baik dengan penyedia.
 Motivasi penyedia
Sebagaimana penjelasan di modul-modul sebelumnya mengenai

Supply Strategy (strategi pasokan), dimana strategi pasokan diperlukan antara lain
untuk:
 Mengetahui profil pasar pasokan barang dan jasa bagi organisasi

 Menentukan jumlah penyedia yang diperlukan bagi organisasi
 Mengetahui model bisnis dan kerjasama yang cocok dengan keperluan
perusahaan
 Menentukan tipe kontrak dan perjanjian dengan para mitra pemasok
 Menentukan cara dan metoda pengadaan yang paling efisien dan efektif
Hasil pemetaan profil pengadaan barang/jasa tersebut akan membantu strategi
organisasi dalam proses memilih dan menyusun dokumen pengadaan barang/jasa.
No Kategori Karakteristik Strategi Pengadaan Karakter

Paket Pengadaan Dokumen
Pengadaan
Barang/Jasa
1. Routine  Paket pengadaan Melakukan proses Pengadaan
(low barang/jasa dengan administrasi seminimal Langsung/Penunju
risk,low nilai dan volume mungkin kan Langsung
spend) kecil/rendah  Jumlah penyedia: satu (organisasi
 Paket pengadaan  Jenis hubungan: pemerintah) atau
barang/jasa interaksi minimal
RFQ (Request For
rutin/operasional  Tipe kontrak: kontrak
 Penyedia barang/jasa jangka pendek Quotations
kecil (small (organisasi non
businesses) pemerintah).
 Biaya transaksi Untuk pembelian
kadang lebih mahal langsung tidak
daripada nilai diwajibkan
barang/jasa itu menggunakan
sendiri dokumen
pengadaan
 SPK (Surat Perintah
Kerja)
 Pascakualifikasi
 Evaluasi Sistem
Gugur
 Kontrak Harga
Satuan/Gabungan
Harga Satuan dan
Lumpsum
 1 sampul/1 file
 Negosiasi Harga
 e-purchasing(e-
catalogue)
2. Leverage  Paket pengadaan Pengurangan biaya Standar Dokumen
(low barang/jasa dengan (total cost reduction) Pengadaan
risk,high nilai dan volume dan diperolehnya level Barang/Jasa
spend) besar pelayanan yang tinggi Pelelangan/Seleksi
 Paket pengadaan dari penyedia Umum (organisasi
barang/jasa yang
barang/jasa dengan cara pemerintah) dan :
potensial untuk
dilakukan :  Surat Perjanjian
Konsolidasi paket  Prakualifikasi/Pascaku
reduksi/pengurangan
pengadaan dengan cara alifikasi
biaya manajemen
penggabungan  Evaluasi Sistem
inventori dan
beberapa paket Gugur/Sistem
penyimpanan.
pengadaan atau dengan Nilai/TCO
 Pasar penyedia
cara standarisasi  Kontrak Harga
barang/jasa telah
spesifikasi Satuan/Gabungan
siap dan bersaing
Negosiasi Harga (focus Harga Satuan dan
(mature and
on price) dan Teknis Lumpsum
competitive)
Kontrak jangka panjang 1 sampul/2
 Hanya ada beberapa
(multy years) dengan sampul/file
(few) penyedia
otomatisasi cara  Negosiasi Harga dan
barang/jasa dengan
pembayaran Teknis
jaringan distribusi
Kontrak Pengadaan  e-purchasing/e-
luas
Bersama antar beberapa Lelang Cepat
organisasi
3. Bottleneck  Barang/jasa tersebut  Karena nilai belanja Standar Dokumen
(high berisiko tinggi untuk yang rendah, sehingga Pengadaan
risk,low kelangsungan tidak/kurang atraktif
spend)
Barang/Jasa
organisasi. bagi penyedia. Pelelangan
 Hanya terdapat  Fokus strategi yang Terbatas/Seleksi
beberapa penyedia. dapat diterapkan adalah
Terbatas/Pengadaan
 Bukan barang/jasa dengan meminimalkan
standar. risiko pasokan dengan Langsung/Penunjuka
 Nilai belanja cara menyimpan stok n Langsung :
organisasi rendah. barang dengan jumlah  SPK/Surat Perjanjian
besar dan identifikasi  Prakualifikasi
penyedia /barang  Evaluasi Penawaran
pengganti (substitute) Sistem Nilai
Harga menjadi prioritas  Kontrak Harga
berikutnya. Organisasi Satuan/Gabungan
akan membayar lebih Harga Satuan dan
untuk sesuatu yang Lumpsum dengan
dianggap penting bagi tahun jamak

keberlangsungan  2 sampul/file atau 2
organisasi. tahap
Jumlah penyedia:
sedikit/beberapa dan
cenderung
spesialistik/khusus
pada barang/jasa
tertentu
Jenis hubungan:
jadilah pelanggan
yang baik (be a
good customer)
Tipe kontrak:
kontrak
berjangka
panjang
Tipe penyedia:
o Harus memiliki
kapabilitas di
area yang
memiliki profil
risiko yang
tinggi bagi
organisasi
o Akan memasok
kebutuhan
organisasi dalam
jangka panjang
o
4. Strategic Paket pengadaan Melakukan manajemen Standar Dokumen

(high barang/jasa kemitraan (relationship) Pengadaan
risk,high tersebut sangat dan kinerja dari pihak Barang/Jasa
spend) diperlukan penyedia maupun Pelelangan
organisasi (critical) organisasi serta Umum/Terbatas/Sel
Paket pengadaan
menurunkan risiko eksi Umum/
barang/jasa
biasanya bersifat penyediaan paket Terbatas
kompleks dan pengadaan barang/jasa /Penunjukan
terdiri atas dengan cara : Langsung :
“percampuran” Melakukan manajemen  Surat Perjanjian
paket pengadaan relationship dengan  Prakualifikasi
barang, pekerjaan penyedia secara efektif  Evaluasi Penawaran
konstruksi, jasa terhadap paket Sistem Nilai/TCO
lainnya dan jasa pengadaan barang/jasa  Kontrak tahun jamak
konsultansi. yang kompleks dan (multiyears)
Paket pengadaan terdiri atas  2 sampul/file atau 2
barang/jasa “percampuran” paket tahap
membutuhkan pengadaan barang,  Pekerjaan EPC
inovasi dan pekerjaan konstruksi, (Engineering,
kemampuan teknis jasa lainnya dan jasa Procurement,Constr
konsultansi. uction), PPP (Public
tinggi dari penyedia Mempertahankan Private Partnership)

Hanya ada inovasi dari penyedia
sedikit/beberapa
penyedia dan hanya
terjadi sedikit
transaksi
Dibutuhkan motivasi
dan kinerja yang
baik dari penyedia
terhadap kebutuhan
organisasi
Tabel 7: Strategi Pemilihan Dokumen Pengadaan Menggunakan Pendekatan SPoM,UN Procurement
Hand’s Book,2012)
Contoh kasus :
Dari suatu KAK (Kerangka Acuan Kerja) diketahui rumah sakit ABC akan
melakukan pembangunan gedung operasi bedah yang terdiri atas 10 ruang bedah
(bedah tulang, bedah umum, bedah mulut dan sebagainya) beserta alat
kesehatannya dengan perkiraan nilai 100 milyar rupiah. Penyedia alat kesehatan
untuk kasus bedah ternyata hanya ada 5 penyedia dalam pasar. Kontrak
pembangunan gedung dan alat kesehatan beserta instalasinya dianggarkan
selama 18 bulan.
Pokja ULP atau divisi pengadaan barang/jasa berusaha melakukan
analisis data paket tersebut dalam rangka memilih dan menyusun rancangan
dokumen pengadaan barang/jasa. Proses pemilihan dokumen pengadaan
barang/jasa adalah :
 Analisis kategori pengadaan barang/jasa :
- item pengadaan gedung operasi (pekerjaan konstruksi)
- paket perencanaan dan pengawasan pengadaan gedung (jasa konsultansi)
- paket pengadaan alat kesehatan (alat kesehatan)
 Setelah melakukan kaji ulang RUP (Rencana Umum Pengadaan), maka
disepakati dalam RPP (Rencana Pelaksanaan Pengadaan) barang/jasa tersebut
dibagi dalam 4 paket pengadaan yaitu 1 paket pengadaan barang, 1 paket
pekerjaan konstruksi dan 2 paket pengadaan jasa konsultansi.
Langkah – langkah best practice selanjutnya adalah sebagai berikut :
Gambar 6 : The four stages approach,adopted from Kraljic (1983 : 112)
Identifikasi disini menyangkut identifikasi nilai belanja barang/jasa

(expenditure) dan level risiko penyediaan barang/jasa (levels of risk).
Berdasarkan identifikasi level risiko dan nilai belanja setiap kategori
pengadaan barang/jasa (barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa konsultansi) maka
portofolio pengadaan barang/jasa dapat disusun dalam suatu matriks seperti berikut
:
S
U
P
P
L
Y
R
I
S
K
2,5 Milyar 100 Milyar
EXPENDITURE (Rp)
Gambar 7 : Ilustrasi Penggunaan Matriks SPoM
Tabel 8 : Karakter Masing-masing Kuadran SPoM (ITC Module 6 Obtaining& Selecting Offers,2012
Karakter pengadaan berdasar kasus diatas adalah :

a. Jumlah penyedia tidak banyak
b. Kualifikasi penyedia harus sesuai dengan sub bidang
c. Hubungan jangka panjang
d. Barang/jasa tidak hanya ditentukan dari harga/biaya terendah.
e. Kriteria evaluasi penawaran terutama menggunakan kriteria teknis dan harga/biaya
f. Pekerjaan kompleks
g. Nilai bisnis organisasi bagi penyedia tinggi
Berdasar karakter pengadaan diatas dapat dipilih standar dokumen pengadaan dengan
karakter/ciri-ciri sebagai berikut :
a. menggunakan metode pelelangan dan seleksi
b. menggunakan metode kualifikasi yang dilakukan sebelum pemasukan penawaran
c. menggunakan kontrak jangka panjang
d. menggunakan evaluasi sistim Nilai atau Penilaian Biaya Selama Umumr Ekonomis
e. menggunakan SPSE (Sistim Pengadaan Secara Elektronik)
Maka berdasar karakter atau ciri-ciri tersebut dipilih standar dokumen pengadaan
sebagai berikut :
a. paket pengadaan alat kesehatan  standar dokumen pengadaan elektronik
Pengadaan barang melalui e-lelang umum/terbatas dengan prakualifikasi
b. paket pekerjaan konstruksi  standar dokumen pengadaan elektronik Pengadaan
pekerjaan konstruksi melalui e-lelang umum/terbatas dengan prakualifikasi
c. paket pekerjaan jasa konsultansi  standar dokumen pengadaan elektronik
Pengadaan jasa konsultansi badan usaha melalui e-seleksi umum dengan
prakualifikasi
2.2.2. Pemilihan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Secara Cermat

Kesesuaiannya Dengan Paket Pengadaan Barang/Jasa
Paket pengadaan barang/jasa adalah suatu pekerjaan/kegiatan atau
gabungan dari beberapa pekerjaan/kegiatan yang dituangkan dalam satu kontrak,
yang dapat berupa:
Paket pengadaan barang
Paket pekerjaan konstruksi
Paket jasa konsultansi
Paket jasa lainnya
Gabungan dari dua atau lebih paket di atas
(Sumber : SKKNI Pengadaan Barang/Jasa tahun 2016 hal.31)
Peraturan Presiden No 54/2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah pasal 34 :
(2) Perencanaan pemilihan Penyedia sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat
dilakukan oleh:
a. PPK; dan/atau
b.ULP/Pejabat Pengadaan.
(3) Perencanaan pemilihan Penyedia dilakukan dengan:
a. menyesuaikan dengan kondisi nyata di lokasi/ lapangan pada saat akan
melaksanakan pemilihan Penyedia;
b. mempertimbangkan kepentingan masyarakat;
c. mempertimbangkan jenis, sifat dan nilai Barang/Jasa serta jumlah Penyedia
yang ada; dan
d. memperhatikan ketentuan tentang pemaketan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 24 ayat (3).
(4) Apabila terjadi perubahan paket pekerjaan maka:

a. PPK mengusulkan perubahan paket pekerjaan kepada PA/KPA untuk
ditetapkan; atau
b.ULP/Pejabat Pengadaan mengusulkan perubahan paket pekerjaan
melalui PPK untuk ditetapkan oleh PA/KPA.
PENGGABUNGAN
PEMECAHAN
Gambar 8
Alur Proses Pemaketan Pengadaan Barang/Jasa via Consolidated
(Penggabungan) atau Separated (Pemecahan) Paket (Sumber : Modul Strategi PBJ LKPP,
2013)
Cara pengadaan sesuai dengan Peraturan Presiden No : 54/2010 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pasal 3 disebutkan bahwa pelaksanaan
pengadaan barang/jasa dilakukan melalui Swakelola dan/atau pemilihan penyedia
barang/jasa. Cara pengadaan secara konsep pengadaan best practice juga dapat
dilaksanakan melalui :
 Pembelian (buy)
 Sewa (rent)
 Sewa-beli (lease)
Perbedaan ketiga cara tersebut (contoh: barang) dapat dilihat pada tabel
berikut :
Leasing1
Parameters Buying Renting
Capital Operational
High High Medium Low
Need for
Provide only basic
maintenance Provide both standard and Provide only
maintenance
services customized services standard services
services
Period of Long term Long term Short - Medium term Short term
equipment Equipment with usage for more
Up to 3 years Less than a year
usage than 3 years
Low - Medium Low - Medium High Not Applicable*
Equipment with a high need to
Short to Medium
Necessity to upgrade is not procured through
term nature provides
upgrade buying or capital leasing as the Not applicable*
choice to switch to
new buyer might end up owning
upgraded equipment
the obsolete equipment
Medium to High Medium to High Medium to High Less
Occasional usage
Frequency of
Equipment that is used every day or every week on a based on ad-hoc
usage
continuous basis requirement e.g.
gas chambers
Tabel 9 : Perbedaan Cara Pengadaan Dalam Best Practice, Sumber : Lab Equipment Procurement
Models and Trends, Hareesh R. K.,Sept 3,2013
Gambar 8 diatas juga menggambarkan urutan proses pengadaan

barang/jasa yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai
diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa (Peraturan Presiden
Nomor 54 tahun 2010 dan perubahannya pasal 1 angka 1) sekaligus sebagai alat
bantu untuk menyelaraskan beberapa Unit Kompetensi yang telah dibahas
sebelumnya maupun Unit Kompetensi berikutnya yang belum dibahas yang
1
Capital leasing refers to a leasing contract under which the lease is classified as a purchase, the lease term is
greater than 75% of the property's estimated economic life; the lease contains an option to purchase the property
for less than fair market value. Operational leasing refers to a leasing contract in which the contract period is
shorter than the life of the equipment, and the lessor pays all maintenance and servicing costs. An operational
lease contrasts with a capital lease in that under an operational lease the lessor retains ownership of the asset.
Under a capital lease ownership passes from the lessor to the lessee at the end of the lease term.
berhubungan erat dengan materi buku informasi Unit Kompetensi Menyusun Dokumen
Pengadaan Barang/Jasa yaitu :
 Materi Perencanaan Keuangan/Anggaran telah dibahas pada UK 4 Menyusun
Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan Barang/Jasa
Materi pemaketan telah dibahas pada UK 7 Mengkaji Ulang Paket Pengadaan
Barang/Jasa
Materi perencanaan pemilihan penyedia telah dibahas pada UK 8 Memilih
Penyedia Barang/Jasa dan pendalaman materi proses pemilihan penyedia akan
dibahas pada UK 13 Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan
Barang/Jasa, UK 14 Mengevaluasi Dokumen Penawaran dan UK 15 Mengelola
Sanggahan
 Materi perancangan kontrak telah dibahas pada UK 9 Menyusun Rancangan
Kontrak dan pendalaman materi persiapan pelaksanaan kontrak akan dibahas
pada UK 16 Melakukan Negosiasi dan UK 17 Melakukan Finalisasi Dokumen
Kontrak Pengadaan Barang/Jasa serta pendalaman materi mengelola kontrak
pengadaan barang/jasa akan dibahas pada UK 18 Membentuk Tim Pengelolaan
Kontrak Pengadaan Barang/Jasa, UK 19 menyusun Rencana Pengelolaan
Kontrak Pengadaan Barang/Jasa, UK 20 Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak
dan UK 21 Menyelesaikan Permasalahan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa.
Gambar 9 : Pengaruh Pemaketan pada Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Identifikasi karakteristik pekerjaan pengadaan barang/jasa bisa
didefinisikan sebagai pemeriksaan sifat khas suatu jenis perkerjaan pengadaan
barang/jasa (barang/pekerjaan konstruksi/jasa lain/jasa konsultansi) yang dilakukan
pada tahap perencanaan pemilihan penyedia dan sebagai dasar penyusunan

pemaketan pengadaan barang/jasa. Ada beberapa dokumen yang dihasilkan dari
proses perencanaan, yaitu :
Dokumen Rencana Pengadaan

Semua entitas pengadaan menyiapkan rencana pengadaan berkala
untuk memperoleh barang, pekerjaan konstruksi serta jasa konsultan dan
nonkonsultan. Rencana Pengadaan adalah dokumen utama perencanaan dan
pelaksanaan pengadaan yang merupakan dokumen internal entitas pengadaan dan
mencakup daftar, deskripsi serta perkiraan jumlah pengadaan yang direncanakan
akan dilaksanakan oleh entitas pengadaan selama periode waktu tertentu.
Dokumen Pengumuman Rencana Umum Pengadaan

Pengumuman Rencana Umum Pengadaan biasanya meliputi daftar dan
deskripsi singkat tentang pengadaan yang direncanakan selama periode waktu
tertentu dan tujuan pengumuman ini adalah untuk menginformasikan kepada calon
penawar tentang peluang pengadaan yang akan datang sebelum Pengumuman
Pengadaan Spesifik dikeluarkan.
Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP)
Rencana Pelaksanaan Pengadaan biasanya disusun untuk setiap

pengadaan dan mencakup tahapan serta lini waktu untuk setiap tindakan dan kegiatan
yang dilakukan selama pelaksanaan suatu proses pengadaan.
Berikut ini akan membahas karakteristik pekerjaan pengadaan
barang/jasa sesuai dengan jenisnya yaitu pengadaan barang, pengadaan jasa
konstruksi, pengadaan jasa lain dan pengadaan jasa konsultansi yang akan dijadikan
dasar dalam pemilihan dokumen pengadaan barang/jasa secara cermat sesuai dengan
paket pengadaan.
Untuk mempermudah pemilihan dokumen pengadaan sehingga sesuai
dengan paket pengadaan barang/jasa maka dapat dibuat alat bantu (tools). Alat bantu
ini disusun setelah ditandatanganinya RPP (Rencana Pelaksanaan Pengadaan) antara
PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dan/atau Pokja ULP. Alat bantu ini sekaligus
melengkapi alat bantu yang menggunakan teori Supply Positioning Models (SPM)
dalam memilih standar dokumen pengadaan sekaligus pengendali apakah telah sesuai
dengan Peraturan Presiden No 54 tahun 2010 beserta semua perubahannya tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Disarankan untuk menggunakan SIKaP (Sistim
Informasi Kinerja Penyedia) dan/atau data kinerja penyedia lainnya apabila
memungkinkan.
Identifikasi Karakteristik Paket Pengadaan Barang
Barang, yaitu setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun
tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan
oleh Pengguna Barang.
Contoh : bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, mahluk hidup.
Berikut adalah contoh/ilustrasi yang tidak mengikat mengenai identifikasi kesesuaian
paket Pengadaan Barang dengan dokumen pengadaan :
Data Paket Pengadaan Barang/Jasa
Pemilik paket pengadaan………………(1) Pokja ULP : ……………………………………(2)

Jumlah Satu (…) Lebih dari satu (…)
penyedia (3a) o Pabrik o Pabrik
Level penyedia o Distributor o Distributor
(3b) o Lainnya o Lainnya
Posisi tawar Di pihak penyedia Di pihak pembeli barang Seimbang/saling Sama kuat
(4) ketergantungan
Penilaian Prakualifikasi/Pascakualifikasi Prakualifikasi Prakualifikasi
kualifikasi dan Sistem Gugur (…..) Sistem Nilai (….) Penilaian Biaya Selama Umur
metoda Ekonomis (….)
evaluasi (5)
Potensi Sangat dekat dan Long term partnership dan Hubungan jangka Hubungan jangka
Hubungan melakukan kerjasama kerjasama hanya dengan pendek dengan pendek dengan
dengan sedikit penyedia menggunakan konsorsium,aliansi,
penyedia(6) order/transaksi lsg e-reverse auctions
Nilai (7) s/d 200 juta rupiah s/d 2,5 milyar rupiah diatas 2,5 milyar Diatas 100 milyar
rupiah- 100 milyar
Skala Organisasi/unit kerja Provinsi/Kab/Kota K/L/D/I Nasional
kebutuhan (8)
Resiko (9) Rendah Rendah-Sedang Sedang-Tinggi Tinggi
Spesifikasi/KAK Sederhana Semi kompleks Kompleks Sangat kompleks
(10)
Metode Pelelangan Penunjukan Pelelangan Pelelangan Pengada e- Kontes
Pemilihan Umum Langsung Terbatas Sederhana an catalog
Langsun
Penyedia (11)
g
Pemangku Organisasi/unit kerja Provinsi/Kab/Kota K/L/I Internasional

kepentingan
(12)
PPDN (13) TKDN + BMP ≥ 40 % TKDN + BMP ≤ 40 %
Dokumen PBJ
Yang dipilih
(14)
Tabel 10 : Ilustrasi Tools Pemilihan Dokumen Pengadaan Barang
Cara pengisian tools untuk melakukan pemilihan dokumen pengadaan sesuai dengan
paket pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lain/jasa konsultansi :
(1) Nama K/L/D/I yang menyusun paket pengadaan
(2) Nama Kelompok Kerja ULP
(3a) Diisi jumlah penyedia setelah dilakukan survey pasar
(3b) Diisi level penyedia (pabrikan,distributor,lainnya)
(4) Diisi posisi tawar (bargain position) di pasar

(5) Diisi metode penilaian kualifikasi dan metode evaluasi
(6) Diisi potensi hubungan kerjasama dengan penyedia
(7) Diisi nilai belanja paket pengadaan barang/jasa
(8) Diisi tingkat/skala kebutuhan paket pengadaan
(9) Diisi dengan tingkat risiko ketersediaan penyedia
(10) Diisi dengan level spesifikasi/KAK :
- sederhana : nilai paket pengadaan sampai dengan Rp 200 juta
- semi kompleks : nilai paket pengadaan sampai dengan Rp 2,5 milyar
- kompleks : nilai paket pengadaan sampai dengan Rp 100 milyar
- sangat kompleks : nilai paket pengadaan diatas Rp 100 milyar
(11) Diisi metode pemilihan penyedia sesuai dengan aturan pemerintah
(12) Diisi dengan level pemangku kepentingan :
- Organisasi/unit kerja : Kepala SKPD/Kantor
- Provinsi/Kab/Kota : Kepala Daerah
- K/L/I : Menteri/Kepala Lembaga/Institusi
- Internasional : Kepala Negara
(13) Diisi dengan level PPDN ( Penggunaan Produksi Dalam Negeri)
(14) Diisi dengan dokumen pengadaan barang/jasa yang dipilih sesuai dengan
Peraturan Kepala LKPP No 15 tahun 2012 tentang Standar Dokumen Pengadaan atau
Standar Dokumen Pengadaan Secara Elektronik yang dikeluarkan oleh LKPP (Lembaga
Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).
Identifikasi Karakteristik Pengadaan Konstruksi

Pekerjaan Konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan
pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.
Sedangkan yang dimaksud dengan pelaksanaan konstruksi bangunan, meliputi
keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan pelaksanaan yang mencakup pekerjaan
arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan, masing-masing beserta
kelengkapannya untuk mewujudkan suatu bangunan. Dan dimaksud dengan
pembuatan wujud fisik lainnya, meliputi keseluruhan atau sebagian rangkaian
kegiatan pelaksanaan yang mencakup pekerjaan untuk mewujudkan selain bangunan

antara lain, namun tidak terbatas pada:
a. konstruksi bangunan kapal, pesawat atau kendaraan tempur;
b. pekerjaan yang berhubungan dengan persiapan lahan, penggalian, dan/atau
penataan lahan (landscaping);
c. perakitan atau instalasi komponen pabrikasi;
d. penghancuran (demolition) dan pembersihan (removal);
e. reboisasi.
Berikut adalah contoh/ilustrasi yang tidak mengikat mengenai identifikasi data
paket Pengadaan Konstruksi :
Tujuan Pemilik paket pengadaan………………(1) Pokja ULP : ……………………………………(2)
Jumlah Satu (…) Satu (….) Lebih dari satu Lebih dari satu
penyedia Level : daerah Level Nasional (..) (..)
(3a) Level daerah Level Nasional
Level
penyedia
(3b)
Posisi tawar Di pihak penyedia Di pihak pembeli barang Seimbang/saling Sama kuat
(4) ketergantungan
Penilaian Prakualifikasi/Pascakualifikasi Prakualifikasi/Pascakualifik Prakualifikasi/Pascakualifik
kualifikasi Sistem Gugur (…..) asi asi
dan metoda Sistem Nilai (….) Penilaian Biaya Selama
evaluasi (5) Umur Ekonomis (….)
Potensi Sangat dekat dan Long term partnership Hubungan jangka Hubungan
Hubungan melakukan kerjasama dan kerjasama hanya pendek dengan jangka pendek
dengan dengan sedikit penyedia menggunakan dengan
penyedia(6) order/transaksi konsorsium,alian
lsg si,e-reverse
auctions
Nilai (7) s/d 200 juta rupiah s/d 2,5 milyar rupiah diatas 2,5 milyar Diatas 100
rupiah- 100 milyar
milyar
kebutuhan
(8)
Spesifikasi/K Sederhana Semi kompleks Kompleks Sangat kompleks
AK (10)
Metode Pelelangan Umum Pelelangan Pemilihan Pengadaan Penunj
Pemilihan Terbatas Langsung Langsung ukan
Penyedia Langsu
(11) ng
Pemangku Organisasi/unit kerja Provinsi/Kab/Kota K/L/D/I Nasional
kepentingan
(12)
Dokumen
PBJ yang
dipilih (13)
Tabel 11 : Ilustrasi Tools Pemilihan Dokumen Pengadaan Pekerjaan Konstruksi
Identifikasi Karakteristik Pengadaan Jasa Konsultansi
Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu
diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware).
Berikut adalah contoh/ilustrasi yang tidak mengikat mengenai identifikasi data paket
Pengadaan Jasa Konsultansi :
Jumlah Satu (…) Satu (….) Jumlah penyedia Satu (…)
penyedia (3a) Level : daerah Level Nasional (3a) Level : daerah
Level penyedia Level penyedia
(3b) (3b)
Posisi tawar Di pihak penyedia Di pihak pembeli jasa Seimbang/saling Sama kuat
(4) ketergantungan
Penilaian Prakualifikasi/Seleksi Umum Badan Usaha Prakualifikasi Sistem Gugur (Administrasi
kualifikasi dan Sistem Gugur (Admin) + Sistem Nilai(Teknis) Kualifikasi)Perseorangan dan seleksi
metoda sederhana badan usaha
evaluasi (5)
Nilai (7) s/d 50 juta rupiah s/d 200 juta rupiah diatas 200 juta Diatas 10 milyar
rupiah - 10 milyar
kebutuhan (8)
(10)
Metode Seleksi Umum Seleksi Sederhana Sayembara Pengadaan Langsung
Pemilihan
Penyedia (11)
kepentingan
(12)
Dokumen PBJ
Tabel 12 : Ilustrasi Tools Pemilihan Dokumen Pengadaan Jasa Konsultansi
Identifikasi Karakteristik Pengadaan Jasa Lainnya
Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang

mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah
dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala
pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain Jasa Konsultansi, pelaksanaan Pekerjaan
Konstruksi dan pengadaan Barang.
Jumlah Satu (…) Satu (….) Jumlah penyedia Satu (…)
penyedia (3a) Level : daerah Level Nasional (3a) Level : daerah
Level penyedia Level penyedia
(3b) (3b)
Posisi tawar Di pihak penyedia Di pihak pembeli jasa Seimbang/saling Sama kuat
(4) ketergantungan
Penilaian Prakualifikasi/Pascakualifikasi Prakualifikasi Prakualifikasi
kualifikasi dan Sistem Gugur (…..) Sistem Nilai (….) Penilaian Biaya Selama Umur
metoda Ekonomis (….)
evaluasi (5)
Nilai (7) s/d 200 juta rupiah s/d 2,5 milyar rupiah diatas 2,5 milyar Diatas 100 milyar
rupiah- 100 milyar
kebutuhan (8)
(10)
Metode Pelelangan Penunjukan Langsung Pelelangan Pengadaan Sayemb
Pemilihan Umum Sederhana Langsung ara
Penyedia (11)
kepentingan
(12)
Tabel 13 : Ilustrasi Tools Pemilihan Dokumen Pengadaan Jasa Lainnya
Tools (alat bantu) diatas bersifat tidak mengikat, artinya semua pihak bisa
mengembangkan sesuai dengan paket pengadaan dan kemampuan dalam melakukan
inovasi pembuatan tools sepanjang tidak bertentangan dengan aturan yang berlaku.
BAB III
MENYUSUN SEMUA JENIS DOKUMEN
PENGADAAN BARANG/JASA
3.1 Menyusun Secara Lengkap Semua Jenis Dokumen Pengadaan

Barang/Jasa Sesuai Ketentuan
Sebagaimana telah disebutkan pada awal modul ini bahwa jenis dokumen
pengadaan barang/jasa sesuai SKKNI tahun 2016 ada 3 buah :
 Dokumen Kualifikasi
 Dokumen Pemilihan
 Rancangan Surat Perjanjian
Sesuai dengan pasal 1 peraturan Kepala LKPP No 15 tahun 2012 tentang

Standar Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang berbunyi: “ Standar
Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang ditetapkan oleh Kepala Lembaga
Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah merupakan pedoman dalam
menyusun dokumen pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.” Dalam pasal 2
juga disebutkan bahwa tujuan penetapan standar dokumen pengadaan barang/jasa
pemerintah agar pengadaan barang/jasa di lingkungan K/L/D/I berjalan sesuai dengan
prinsip-prinsip dan etika pengadaan barang/jasa.
Jadi ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat melakukan penyusunan
semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa pemerintah :
Penyusunan semua jenis dokumen pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yaitu
Peraturan Presiden No 54/2010 beserta semua perubahannya tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah dan peraturan Kepala LKPP No 15/2012 tentang Standar
Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Tujuan penetapan standar dokumen pengadaan barang/jasa pemerintah agar

pengadaan barang/jasa di lingkungan K/L/D/I sesuai dengan prinsip pengadaan
(efektif,efisien, terbuka,transparan, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan
akuntabel) dan etika pengadaan (antara lain bekerja secara profesional dan
mandiri, serta menjaga kerahasiaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa yang
menurut sifatnya harus dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan

dalam Pengadaan Barang/Jasa).
Ada beberapa kelebihan dan kekurangan apabila kita menggunakan/memilih

dokumen pengadaan yang terstandarisasi dibanding kita merancang dari awal
dokumen pengadaan :
No Dokumen Pengadaan Standar Dokumen Pengadaan Non Standar
Kelebihan Kekurangan Kelebihan Kekurangan
1. Menghemat waktu Untuk User lebih bisa Memerlukan

penyusunan pengadaan yang melakukan waktu yang lebih
dokumen menggunakan improvisasi dan lama dalam
pengadaan spesifikasi inovasi dalam penyusunannya
kinerja dan menyampaikan
membutuhkan spesifikasi/kebutuhan
inovasi baru organisasi
tidak bisa
optimal
2. Mempercepat Penawar tidak Penawar bisa Penyusun

penyusunan bisa melakukan memberikan dokumen
dokumen banyak berbagai pilihan pengadaan harus
penawaran perubahan penawaran mempunyai
dokumen spesifikasi pengalaman
penawaran kinerja/fungsional antara 5-10
karena harus tahun dan/atau
mengacu pada pelatihan
dokumen penyusunan
standar dokumen
pengadaan
nasional atau
internasional
3. Pemahaman tentang Sering Penawar

isi dokumen dipergunakan membutuhkan
pengadaan antara hanya untuk waktu lebih lama
penyusun (Pokja tujuan non profit dalam menyusun
ULP/Pejabat oriented dokumen
Pengadaan) dan penawaran
penawar relative
sama
4. Mempercepat waktu
evaluasi kualifikasi
ataupun evaluasi
penawaran
5. Bisa dipelajari dan

digunakan/diadopsi
untuk semua
kalangan
(pemerintah/swasta)
6. Pokja ULP/Pejabat
Pengadaan dengan
pengalaman yang
masih minim bisa
menggunakannya
(pengalaman kerja
kurang dari 5 tahun)
Tabel 14 : Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa yang Sudah
Terstandarisasi dengan yang Tidak Terstandarisasi
Berikut adalah contoh penyusunan jenis dokumen pengadaan barang/jasa secara

lengkap sesuai ketentuan :
 Standar Dokumen Pengadaan (SDP) Pelelangan Umum/Sederhana

Barang Pascakualifikasi Satu Sampul Sistim Gugur
 BAB I. UMUM
 BAB II. PENGUMUMAN PELELANGAN [UMUM/SEDERHANA] DENGAN
PASCAKUALIFIKASI
 BAB III INSTRUKSI KEPADA PESERTA (IKP)
 A. UMUM
1. Lingkup Pekerjaan
2. Sumber Dana
3. Peserta Pelelangan
4. Larangan Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN) serta Penipuan
5. Larangan Pertentangan Kepentingan
6. Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri
7. Satu Penawaran Tiap Peserta
 B. DOKUMEN PENGADAAN
1. Isi Dokumen Pengadaan
2. Bahasa Dokumen Pengadaan
3. Pemberian Penjelasan
4. Perubahan Dokumen Pengadaan
5. Tambahan Waktu Pemasukan Dokumen Penawaran
 C. PENYIAPAN DOKUMEN PENAWARAN

1. Biaya dalam Penyiapan Penawaran
2. Bahasa Penawaran
3. Dokumen Penawaran
4. Harga Penawaran
5. Mata Uang Penawaran dan Cara Pembayaran
6. Masa Berlaku Penawaran dan Jangka Waktu Pelaksanaan
7. Pengisian Dokumen Kualifikasi
8. Pakta Integritas
9. Surat Jaminan Penawaran
 D. PEMASUKAN DOKUMEN PENAWARAN

1. Penyampulan dan Penandaan Sampul Penawaran
2. Penyampaian Dokumen Penawaran
3. Batas Akhir Waktu Pemasukan Penawaran
4. Dokumen Penawaran Terlambat
 E. PEMBUKAAN DAN EVALUASI PENAWARAN

1. Pembukaan Penawaran
2. Evaluasi Dokumen Penawaran
4. Pembuktian Kualifikasi
 F. PENETAPAN PEMENANG PELELANGAN

1. Penetapan Pemenang
2. Pengumuman Pemenang
3. Sanggahan
4. Sanggahan Banding
 G. PENUNJUKAN PEMENANG
1. Penunjukan Penyedia/Jasa
2. Kerahasiaan Proses
 H. PELELANGAN GAGAL
1. Pelelangan Gagal
 I. JAMINAN PELAKSANAAN
 J. PENANDATANGANAN KONTRAK
1. Penandatanganan Kontrak
 BAB IV. LEMBAR DATA PEMILIHAN (LDP)
 BAB V. LEMBAR DATA KUALIFIKASI (LDK)
 BAB VI BENTUK DOKUMEN PENAWARAN
 BAB VII. PETUNJUK PENGISIAN FORMULIR ISIAN KUALIFIKASI
 BAB VIII. TATA CARA EVALUASI KUALIFIKASI
 BAB IX. BENTUK DOKUMEN KONTRAK
 BAB X. SYARAT-SYARAT UMUM KONTRAK (SSUK)
 Bab XIII. Daftar Kuantitas dan Harga
BAB XIV. BENTUK DOKUMEN LAIN
 Standar Dokumen Pengadaan (SDP) Pelelangan Umum/Terbatas

Prakualifikasi Satu Sampul Sistim Gugur
 BAB I. UMUM
 BAB II. PENGUMUMAN PELELANGAN UMUM DENGAN PRAKUALIFIKASI
 BAB III. INSTRUKSI KEPADA PESERTA(IKP)
 A. UMUM
1. Peserta Kualifikasi
4. Satu Dokumen Kualifikasi Tiap Peserta
5. Berlakunya kualifikasi
6. Biaya kualifikasi
 B. DOKUMEN KUALIFIKASI
7. Isi Dokumen Kualifikasi
8. Bahasa Dokumen Kualifikasi
9. Perubahan Dokumen Kualifikasi
 C. PENYIAPAN DOKUMEN KUALIFIKASI

10. Bentuk Dokumen Kualifikasi
11. Pakta Integritas
12. Pengisian Dokumen Kualifikasi
 D. PENYAMPAIAN DOKUMEN KUALIFIKASI
13. Penyampaian DokumenKualifikasi
14. Dokumen Kualifikasi Terlambat
 E. EVALUASI KUALIFIKASI
15. Pembukaaan dokumen Kualifikasi
17. Pembuktian Kualifikasi
 F. HASIL KUALIFIKASI
18. Penetapan Hasil Kualifikasi
19. Pengumuman Hasil Kualifikasi
20. Sanggahan
21. Kualifikasi Ulang
22. Undangan kepada Peserta yang Lulus Kualifikasi
 Bab IV.LEMBAR DATA KUALIFIKASI(LDK)
 BAB V. PAKTA INTEGRITAS
 BAB VI. FORMULIR ISIAN KUALIFIKASI
 BAB VII. PETUNJUK PENGISIAN FORMULIR ISIAN KUALIFIKASI
 BAB VIII. TATA CARA EVALUASI KUALIFIKASI
BAB I. BENTUK UNDANGAN

BAB II. INSTRUKSI KEPADA PESERTA (IKP)
A. UMUM
1. Lingkup Pekerjaan
2. Sumber Dana
3. Peserta Pemilihan
6. Pendayagunaan Produksi Dalam Negeri
7. Satu Penawaran Tiap Peserta
B.DOKUMEN PEMILIHAN
8. Isi Dokumen Pemilihan
9. Bahasa Dokumen Pemilihan
10. Pemberian Penjelasan
11. Perubahan Dokumen Pemilihan
12. Tambahan Waktu Pemasukan Dokumen Penawaran
C.PENYIAPAN DOKUMEN PENAWARAN
13. Biaya dalam Penyiapan Penawaran

14. Bahasa Penawaran
15. Dokumen Penawaran
16. Harga Penawaran
17. Mata Uang Penawaran dan Cara Pembayaran
18. Masa Berlaku Penawaran dan Jangka Waktu Pelaksanaan
19. Surat Jaminan Penawaran
D.PEMASUKANDOKUMEN PENAWARAN
20. Penyampulan dan Penandaan Sampul Penawaran
21. Penyampaian Dokumen Penawaran
22. Batas Akhir Waktu Pemasukan Penawaran
23. Dokumen Penawaran Terlambat
E.PEMBUKAAN DAN EVALUASI PENAWARAN
24. Pembukaan Penawaran
25. Evaluasi Dokumen Penawaran
F.PENETAPAN PEMENANG
26. Penetapan Pemenang
27. Pengumuman Pemenang
28. Sanggahan
29. Sanggahan Banding
G.PENUNJUKAN PEMENANG
30. Penunjukan Penyedia Barang/Jasa
31. Kerahasiaan Proses
H.PELELANGAN GAGAL
32. Pelelangan Gagal
I.JAMINAN PELAKSANAAN
J.PENANDATANGANAN KONTRAK
34. Penandatanganan Kontrak
BAB III. LEMBAR DATA PEMILIHAN(LDP)
BAB IV BENTUK DOKUMEN PENAWARAN
BAB V. SYARAT-SYARAT UMUM KONTRAK (SSUK)
BAB VI. SYARAT-SYARAT KHUSUS KONTRAK (SSKK)
Bab VII. Spesifikasi Teknis dan Gambar
Bab VIII. Daftar Kuantitas dan Harga
BAB IX. BENTUK DOKUMEN KONTRAK
3.2. Melengkapi Semua Jenis Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Sesuai

Dengan Data Paket Pengadaan Barang/Jasa
Sesuai dengan buku informasi UK 7 Mengkaji Ulang Paket Pengadaan

Barang/Jasa dan UK 4 Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan Barang/Jasa
disebutkan bahwa paket pengadaan barang/jasa harus disusun secara cermat dengan
menggabungkan atau mengintegrasikan kebutuhan yang sejenis dan/atau
memberikan kinerja yang terukur.
Dalam SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia) Pengadaan

Barang/Jasa tahun 2016 disebutkan bahwa dalam penyusunan dokumen pengadaan
barang/jasa diperlukan pengetahuan mengenai dokumen pengadaan barang/jasa dan
dokumen KAK (Kerangka Acuan Kerja). Perlu digarisbawahi bahwa Kerangka Acuan
Kerja (KAK) disini merupakan hasil pengkajian ulang Pejabat Pembuat Komitmen
(PPK) yang didalamnya terdapat unsur spesifikasi teknis.
Spesifikasi teknis disusun sejak penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP)
dan tertuang dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) oleh Pengguna Anggaran (PA). Hal
ini ditegaskan dalam Perpres 54/2010 sebagaimana diubah melalui Perpres 70/2012
pasal 22 ayat 4, bahwa KAK sebagai bagian dari RUP paling sedikit memuat:
1. uraian kegiatan yang akan dilaksanakan;
2. waktu pelaksanaan yang diperlukan;
3. spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan; dan
4. besarnya total perkiraan biaya pekerjaan.
Spesifikasi teknis dalam KAK bersifat umum hasil identifikasi kebutuhan oleh
PA. Spesifikasi teknis dalam KAK oleh PPK di kaji ulang, diuraikan lebih detail dan
ditetapkan sebagai dokumen spesifikasi teknis dalam Rencana Pelaksanaan
Pengadaan (RPP). Dalam hal ini PPK dapat mengandalkan pengalaman dan
kemampuan teknis yang dimiliki atau dibantu oleh Tim Ahli/Teknis.
Pengkajian ulang terhadap KAK dilakukan untuk meneliti dan memastikan hal-
hal sebagai berikut:
(1) kejelasan uraian kegiatan yang akan dilaksanakan yang meliputi:
(a) latar belakang;
(b) maksud dan tujuan;
(c) lokasi kegiatan;
(d) ruang lingkup;

(e) keluaran yang diinginkan;
(f) sumber pendanaan;
(g) jumlah tenaga yang diperlukan; dan
(h) hal-hal lainnya.
(2) kejelasan jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat (apabila diperlukan);
(3) kejelasan waktu pelaksanaan yang diperlukan, termasuk kapan Barang/Jasa
tersebut harus tersedia pada lokasi kegiatan/sub kegiatan terkait, dengan
memperhatikan batas akhir tahun anggaran/batas akhir efektif tahun anggaran;
(4) jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan;
(5) kejelasan spesifikasi teknis barang/jasa yang meliputi :
(a) spesifikasi teknis benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna/penerima
akhir;
(b) tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku
cadang;
(c) memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan
(d) memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).
(6) kejelasan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan;
(7) pencantuman syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan
pekerjaan;
(8) pencantuman syarat-syarat pengujian bahan dan hasil produk;
(9) pencantuman kriteria kinerja produk yang diinginkan;
(10) jangka waktu sertifikat garansi dan/atau masa pemeliharaan (apabila diperlukan);
(11) gambar-gambar (apabila diperlukan).
Pasal 11 ayat 1 Peraturan Presiden No 54/2010 menyebutkan bahwa PPK memiliki
tugas pokok dan kewenangan menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa yang meliputi:
1) spesifikasi teknis Barang/Jasa;
2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan
3) rancangan Kontrak.
PPK menetapkan bagian dari rancangan Dokumen Pengadaan yang terdiri atas:
a. Rancangan SPK; atau

b. Rancangan surat perjanjian termasuk:
1) Syarat-syarat umum Kontrak;
2) Syarat-syarat khusus Kontrak;
3) Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar;
4) Daftar kuantitas dan harga; dan
5) Dokumen lainnya.
c. Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
Spesifikasi teknis merupakan informasi penting dari seluruh proses
pengadaan barang/jasa yang meliputi :
 Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Barang meliputi:
1) Macam/jenis barang, ukuran/dimensi/kapasitas, fungsi/ kegunaan, cara
memproduksi/pembuatan barang, material/ bahan yang digunakan, standar
mutu yang dibutuhkan, dan lainnya yang terkait;
2) Cara pengangkutan, cara penggunaan/pemanfaatan/memfungsikan/
mengoperasikan termasuk cara pemeliharaan dan/atau
penimbunan/penyimpanan barang dan lainnya yang terkait;
3) Apabila diperlukan, persyaratan untuk melakukan pelatihan tentang cara
pengoperasian/penggunaan barang yang akan diadakan.
 Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Pekerjaan Konstruksi meliputi:
1) Penggunaan bahan/material untuk pekerjaan konstruksi, cara
pemasangan/pelaksanaan pekerjaan konstruksi, persyaratan/ standar mutu
hasil pekerjaan, dan lainnya yang terkait;
2) Cara pemanfaatan/penggunaan/pengoperasian hasil pekerjaan konstruksi,
termasuk cara melakukan pemeliharaan pekerjaan konstruksi, dan lainnya
yang terkait;
3) Penerapan manajemen K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) pada proses
pengadaan pekerjaan konstruksi.
 Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Jasa Konsultansi meliputi:
1) Persyaratan minimal pendidikan formal dari tenaga ahli sesuai dengan
bidang keahlian yang dibutuhkan;
2) Persyaratan tentang lamanya pengalaman dalam melaksanakan pekerjaan

yang sejenis dengan bidang keahlian yang diperlukan dari masing-masing
tenaga ahli.
 Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Jasa Lainnya meliputi:
Standar mutu yang dihasilkan, penggunaan bahan/material yang digunakan,
pengalaman dalam mengerjakan pekerjaan yang sejenis/sesuai dengan yang
akan dilaksanakan, standar pencapaian target yang ditetapkan dan lainnya
yang terkait.
3.2.1. Dokumen KAK/TOR/SOW/Spesifikasi/Rancangan Gambar Sebagai

Bagian Penting Penyusunan Dokumen Pengadaan
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, KAK merupakan bagian yang
sangat penting saat pokja ULP akan menyusun dokumen pengadaan
barang/jasa disamping dokumen paket pengadaan barang/jasa (seperti
dokumen RPP/Rencana Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa, RAB, gambar dan
sebagainya).
 KAK memberikan informasi tentang latar belakang yang diperlukan untuk

memfasilitasi penyiapan penawaran
 KAK harus membuat daftar jasa dan survey yang harus dilakukan untuk
melaksanakan tugas dan hasil-hasil kerja yang disyaratkan atau
keluaran/output yang diharapkan (misalnya laporan, data, peta, survey).
Namun demikian, KAK tidak boleh terlalu merinci atau tidak fleksibel sehingga
para penawar yang bersaing tidak dapat mengajukan metodologinya dan
memilih tenaga ahlinya sendiri.
Pernyataan kerja (SOW) sama dengan Kerangka Acuan Kerja, namun

menggambarkan pekerjaan yang akan dilakukan secara lebih terperinci.
Kerangka Acuan Kerja memberikan keleluasaan lebih tentang cara untuk
mewujudkan pekerjaan dalam jangka waktu yang diberikan dibandingkan dengan
Pernyataan Kerja (SOW) yang lebih banyak menguraikan secara terperinci
(Sumber : Modul MCA-I, 2015).

 Kerangka Acuan Kerja dan Pernyataan Kerja (Statement of Work) memberikan
penjelasan, jenis, dan kuantitas dari barang/jasa yang dibutuhkan dan hal-hal
yang harus dilaksanakan
 Kerangka Acuan Kerja dan Pernyataan Kerja (Statement of Work) memberikan

perincian pengadaan barang/jasa secara spesifik tentang kebutuhan minimum
barang/jasa yang diperlukan
Beberapa kemungkinan apabila Kerangka Acuan Kerja dan Pernyataan Kerja

disusun secara tidak memadai atau tidak lengkap yaitu :
 Kebutuhan yang tidak dijelaskan dengan baik menyebabkan kebutuhan tersebut
tidak dapat terpenuhi dengan baik
 Terjadi pelanggaran prinsip pengadaan (keadilan, kompetisi, kejujuran).
 Timbul kesalahan dalam proses pengadaan karena kebutuhan yang tidak
dijelaskan dengan baik memberikan keuntungan kompetitif yang tidak adil
terhadap penawar tertentu.
 Meningkatnya kemungkinan timbulnya sanggahan
 Penawar yang ditetapkan sebagai pemenang gagal menyediakan kuantitas

barang atau pekerjan konstruksi atau jasa yang dibutuhkan
 Kinerja pelaksanaan kontrak akan sulit untuk dikelola
 Harga yang diajukan dapat melebihi alokasi anggaran
 Penawar mungkin tidak memiliki kualifikasi yang sesuai dengan kualifikasi yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
 Mungkin tidak ada kesempatan untuk mendapatkan saran dan inovasi dari pasar
penyedia.
Tahap Proses
No Pengadaan Fungsi Gambar Para Pihak
Barang/Jasa
1. Penyusunan RUP Menjelaskan spesifikasi PA/KPA
/ Kerangka Acuan Kerja
Bahan kaji ulang
2. Kaji Ulang RUP PA/KPA – PPK – Pokja
mengenai kelengkapan
ULP/PP – Tim Teknis
dan kejelasan gambar
Bagian dokumen
pemilihan yang
3. Penyusunan dokumen menggambarkan jenis Pokja ULP/PP
pengadaan pekerjaan dan dasar
evaluasi / penilaian
penawaran
Penyusunan/penetapan Dokumen lainnya yang
4. menjadi bagian dari PPK – Penyedia
kontrak
kontrak
5. Pelaksanaan Kontrak Dasar atau acuan PPK – Penyedia –
perubahan kontrak Peneliti Kontrak
Tabel 15 : Fungsi Gambar/Gambar Kerja (Drawing) sebagai Bagian dari Dokumen Pemilihan
3.2.2. Dokumen Pendukung Penyusunan Dokumen Pengadaan

Dokumen pendukung adalah informasi yang dilampirkan pada dokumen
pengadaan untuk menjadi referensi atau acuan yang telah disetujui atau telah
didiskusikan mengenai suatu barang/jasa. Biasanya disebut juga sebagai data
pendukung.
Apapun jenis dokumen pengadaan yang disusun, biasanya dokumen
pendukung harus selalu tersedia jika diperlukan sebagai landasan untuk inspeksi atau
rujukan. Dokumen pendukung dapat berupa informasi yang berkaitan dengan hal- hal
yang bersifat teknis, komersial atau referensi hukum dan undang undang yang berlaku
yang menjadi acuan penyusunan dokumen pengadaan.
Berikut adalah beberapa contoh dokumen pendukung penyusunan dokumen
pengadaan :
1. Dokumen Rencana Pengadaan
2. Dokumen RUP (Kebijakan Umum,RAB,KAK)
2. Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) yang terdiri dari :
HPS
Spesifikasi Teknis
Rancangan Kontrak
3. Dokumen Anggaran (DPA/DIPA)
4. SK PA/KPA dan PPK
5. RAB
6. Gambar/DED
Segera setelah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) selesai menyusun dokumen
pendukung maka PPK segera mengirim berkas paket pengadaan kepada ULP (Unit
Layanan Pengadaan) yang biasanya diterima pada bagian Sekretariat ULP. Bagian
Sekretariat ULP kemudian melakukan verifikasi berkas dokumen pendukung apakah
telah lengkap sesuai dengan ketentuan atau belum. Apabila telah sesuai ketentuan
maka berkas tersebut akan diteruskan kepada Kelompok Kerja ULP untuk diproses
menjadi paket pengadaan barang/jasa pada SPSE (apabila menggunakan pengadaan
secara elektronik) atau non SPSE sekaligus menjadi dasar untuk menyusun semua
jenis dokumen pengadaan barang/jasa.
A. KETENTUAN UMUM PENYUSUNAN RPP

Penyusunan dan Penetapan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP)
sebagai bahan untuk menyusun dokumen pengadaan merupakan salah satu tugas
pokok dan kewenangan PPK yang diatur dalam Peraturan Presiden Nomer 54 Tahun
2010 dan perubahannya pada pasal 11 ayat 1, “PPK menetapkan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan”. Penyusunan dan penetapan Rencana Pelaksanaan
Pengadaan ini dilakukan, setelah PA/KPA menyerahkan Rencana Umum Pengadaan
(RUP) kepada PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan. Penyusunan rencana pelaksanaan
pengadaan ini tentunya bersumber dari kajian ulang rencana umum pengadaan yang
meliputi pengkajian ulang kebijakan umum pengadaan, pengkajian ulang rencana
penganggaran biaya pengadaan dan pengkajian Kerangka Acuan Kerja ( KAK ) yang
sudah dilaksanakan.
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam pengadaan barang/jasa pemerintah

mempunyai kewenangan untuk menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan.
Rencana pelaksanaan pengadaan ini secara bertahap dimulai dari penyusunan dan
penetapan spesifikasi, penyusunan dan penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan
penyusunan dan penetapan rancangan kontrak.
Berdasarkan Lampiran Peraturan kepala LKPP Nomer 14 tahun 2012

yang merupakan petunjuk teknis peraturan presiden Nomer 70 tahun 2012, dalam
menyusun rencana pelaksanaan pengadaan sesuai dengan hasil kajian umum rencana
pengadaan meliputi :
1. Spesifikasi Teknis
2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
3. Rancangan Kontrak
 SPESIFIKASI TEKNIS
1. Ketentuan Umum penyusunan spesifikasi teknis barang dan jasa :
a. Pentingnya Spesifikasi Teknis
Pembahasan secara detail mengenai spesifikasi teknis telah ada di dalam

buku informasi UK 5 Menyusun Spesifikasi Teknis. Dari beberapa literatur
disebutkan bahwa spesifikasi bisa diartikan : A specification is a description of a

product or service a user seeks to procure, and is also a description of what a
bidder must offer to be considered for an award. Specifications are the primary
means of communication between an agency and a vendor.
(http://comptroller.texas.gov/procurement/pub/contractguide/chapter3/SpecificationTypes.pdf).
Jadi spesifikasi pada prinsipnya adalah deskripsi barang/jasa dari

kebutuhan pengguna/konsumen dan sekaligus deskripsi apa yang harus
ditawarkan oleh calon penyedia. Spesifikasi merupakan hal terpenting dalam
komunikasi antara PPK/Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dengan calon penyedia.
Spesifikasi mempunyai arti penting sebagai titik kritis pengadaan

barang/jasa sebab spesifikasi memberikan deskripsi teknis barang/jasa secara
jelas dan akurat kepada penawar/calon penyedia.
b. Penyusunan Spesifikasi Teknis
Tujuan menyusun spesifikasi teknis barang/jasa yang diperlukan adalah

untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh penyedia barang/jasa agar
memasok barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan pengguna barang/ jasa.
Tanpa penyusunan spesifikasi teknis barang/jasa yang tepat, bisa terjadi

penyedia barang/jasa menyerahkan barang/jasa sesuai dengan kesepakatan
yang tertuang dalam kontrak tetapi tidak memenuhi kebutuhan pengguna
barang/jasa.
Pendekatan yang dianjurkan dalam menyusun spesifikasi teknis adalah

menetapkan dulu kebutuhan (performance) pengguna barang/jasa, baru
kebutuhan tersebut diterjemahkan dalam aspek teknis (technical aspect).
Dalam menyusun spesifikasi teknis barang/jasa, terdapat 4 (empat) hal

pokok (Elemen Spesifikasi) yang harus diperhatikan: Kualitas (mutu), Kuantitas
(jumlah), Waktu dan Tingkat Pelayanan (SKKNI Pengadaan Barang/Jasa tahun
2016,hal.35-36).
c. Ketentuan spesifikasi teknis
PPK menetapkan spesifikasi teknis barang/jasa dengan cara melakukan kaji

ulang terhadap spesifikasi kebutuhan yang telah ditetapkan oleh PA, lebih
merinci dan menyesuaikan dengan persyaratan/ketentuan barang/jasa yang
dibutuhkan serta pertimbangan terhadap kondisi nyata di lapangan.
d. Identifikasi Informasi Tentang Spesifikasi Teknis Yang Dijadikan Sebagai Data

Paket Pengadaan Barang/Jasa dalam Penyusunan Dokumen Pengadaan
Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan
masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berupa suatu keadaan,
gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya
yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian
ataupun suatu konsep (sumber : http://kuliah.dinus.ac.id/edi-nur/sb1-7.html).
Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi,

organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai
tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang
menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi
adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa
disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.
Jadi data paket pengadaan barang/jasa adalah segala sesuatu berupa

angka, gambar atau apapun yang ada di dalam dokumen yang disusun oleh
pemilik pekerjaan yang akan diserahkan kepada bagian pengadaan yang
selanjutnya data paket tersebut diolah menjadi suatu informasi yang bermanfaat
bagi calon penyedia/penawar dalam bentuk dokumen pengadaan.
Adapun data paket dalam pengadaan barang/jasa meliputi,namun tidak

terbatas pada :
 Untuk pengadaan barang, dapat meliputi tetapi tidak terbatas pada jenis,
ukuran/dimensi/kapasitas, cara pembuatan, standar mutu, cara pengangkutan,
cara dan persyaratan penggunaan (operational requirement), cara
penyimpanan serta spesifikasi teknis lain yang relevan.
 Dalam hal pengadaan pemerintah, spesifikasi teknis barang tersebut tidak

mengarah pada merek/produk tertentu, memaksimalkan Tingkat Kandungan
Dalam Negeri (TKDN) dan menggunakan Standar Nasional Indonesia (SNI).
 Untuk pekerjaan konstruksi, meliputi: penggunaan bahan/material, gambar

kerja dan tata cara pengukuran, cara pemasangan/pelaksanaan pekerjaan,
persyaratan/standar mutu hasil pekerjaan, jenis/kapasitas/jumlah peralatan
serta kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang diperlukan.
 Untuk jasa konsultansi meliputi: uraian kegiatan yang akan dikerjakan,

persyaratan minimal pendidikan formal tenaga ahli, pengalaman melaksanakan
pekerjaan sejenis, penguasaan kompetensi/keahlian profesi di bidang terkait.
 Untuk jasa lainnya meliputi: standar mutu hasil pekerjaan, penggunaan

bahan/material, pengalaman dalam mengerjakan pekerjaan sejenis, standar
pencapaian target yang ditetapkan dan spesifikasi lainnya yang terkait.
2. Ketentuan umum penyusunan HPS dan Rancangan Kontrak telah dibahas pada
buku informasi sebelumnya.
C. PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN
PPK menyusun rencana pelaksanaan dari hasil pengkajian ulang rencana umum
pengadaan. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan tentunya tidak terlepas
dari paket pekerjaan yang akan di rencanakan, untuk menentukan spesfikasi, HPS dan
rancangan kontrak sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
a). PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG
Penjelasan Pepres 54 Tahun 2010 dan perubahannya, yang termasuk barang

meliputi :
a. Bahan baku
b. Barang setengah jadi
c. Barang jadi/peralatan
d. Makhluk hidup
1. Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Barang meliputi:

a) Macam/jenis barang, ukuran/dimensi/kapasitas, fungsi/ kegunaan, cara
memproduksi/pembuatan barang, material/ bahan yang digunakan, standar
mutu yang dibutuhkan, dan lainnya yang terkait.
b) Cara pengangkutan, cara penggunaan/pemanfaatan/ memfungsikan/
mengoperasikan termasuk cara pemeliharaan dan/atau penimbunan/
penyimpanan barang dan lainnya yang terkait.
c) Apabila diperlukan, persyaratan untuk melakukan pelatihan tentang cara
pengoperasian/penggunaan barang yang akan diadakan.
2. HPS untuk Pengadaan Barang yang terdiri dari beberapa

unsur/komponen biaya, meliputi:
a) Biaya untuk barang yang akan diadakan
b) Biaya untuk pemasangan (termasuk untuk komponen peralatan yang
digunakan)
c) Biaya untuk transportasi, termasuk untuk transportasi lokal dan pemindahan
barang (apabila diperlukan)
d) Biaya untuk asuransi barang dan tenaga kerja yang diperlukan.
e) Biaya untuk pelatihan cara pengoperasian/penggunaan dan cara
pemeliharaan (apabila diperlukan)
Pembahasan mengenai materi penyusunan HPS dapat dilihat dalam buku informasi UK
6 Menyusun Harga Perkiraan.
3. Rancangan Kontrak yang terdiri dari beberapa unsur :

a. Surat Perjanjian
• Judul Kontrak
• Nomor Kontrak
• Tanggal kontrak
• Para pihak dalam kontrak
b. SSUK (Syarat-syarat Umum Kontrak)

 Pemberian jaminan uang muka
 Jaminan Pelaksanaan
 Jaminan Pemeliharaan
 Cara Cara Pembayaran
 Harga
 Perubahan Kontrak
 Hak dan kewajiban para pihak
 Hak dan kewajiban penyedia
 Jadwal pelaksanaan
 Pengawasan dan pemeriksaan
 Sangsi keterlamabat pekerjaan
 Pemutusan kontrak
 Penyelesaian perselisihan
 Waktu Pelaksanaan Pekerjaan
c. SSKK (Syarat-syarat Khusus Kontrak)

 Ketentuan mengenai garansi
 Ketentuan mengenai sertifikat keaslian (certificate of origin).
 (rancangan kontrak selengkapnya telah dibahas di UK 9 Menyusun Rancangan
Kontrak)
b). PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN JASA KONTRUKSI
1. Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Pekerjaan Konstruksi meliputi:

a) Penggunaan bahan/material untuk pekerjaan konstruksi, cara
pemasangan/pelaksanaan pekerjaan konstruksi, persyaratan/ standar mutu
hasil pekerjaan, dan lainnya yang terkait;
b) Cara pemanfaatan/penggunaan/pengoperasian hasil pekerjaan konstruksi,
termasuk cara melakukan pemeliharaan pekerjaan konstruksi, dan lainnya
yang terkait;
c) Penerapan manajemen K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) pada proses
pengadaan pekerjaan konstruksi.
2. HPS untuk Pengadaan Pekerjaan Konstruksi yang terdiri dari beberapa

1) Permen PU 11/2013 tentang Pedoman Analisis Harga Satuan Pekerjaan
Umum sebagai referensi dalam menyusun HPS (pasal 2)
2) Biaya untuk pekerjaan persiapan, yang meliputi:
a) Mobilisasi peralatan/tenaga kerja;
b) Pemasangan papan nama proyek;
c) Pengadaan gudang bahan/barak kerja;
d) Pembersihan lapangan yang bersifat ringan (clean up);
e) Penyiapan akses jalan menuju lokasi pekerjaan (apabila diperlukan).
3) Biaya untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi, yang meliputi:

a) Biaya untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi, dihitung berdasarkan
volume/jumlah seluruh item pekerjaan yang akan dilaksanakan termasuk
untuk pembersihan lapangan/land clearing (apabila diperlukan) dan harga
satuan pekerjaan untuk masing-masing item pekerjaan;
b) Biaya untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi sudah termasuk untuk

penerapan manajemen K3 Konstruksi dan biaya untuk pemeliharaan
pekerjaan konstruksi sampai dengan dilakukan serah terima akhir
pekerjaan (Final Hands Over/FHO).

a. Surat Perjanjian
 Judul Kontrak
 Nomor Kontrak
 Tanggal kontrak
 Para pihak dalam kontrak
b. SSUK
 Harga
c. SSKK
 Ketentuan mengenai pemeliharaan
 Dsb.
C. PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN JASA

KONSULTASI
Penjelasan pasal 4 ayat 1 Pepres 54 Tahun 2010 dan perubahannya,
yang termasuk jasa konsultasi adalah namun tidak terbatas pada :
a. jasa rekayasa (engineering);
b. jasa perencanaan (planning), perancangan (design) dan pengawasan
(supervision) untuk Pekerjaan Konstruksi
c. jasa perencanaan (planning), perancangan (design) dan pengawasan
(supervision) untuk pekerjaan selain Pekerjaan Konstruksi, seperti
transportasi, pendidikan, kesehatan, kehutanan, perikanan, kelautan,
lingkungan hidup, kedirgantaraan, pengembangan usaha, perdagangan,
pengembangan SDM, pariwisata, pos dan telekomunikasi, pertanian,
perindustrian, pertambangan, energi; jasa keahlian profesi, seperti jasa
penasehatan, jasa penilaian, jasa pendampingan, bantuan teknis, konsultan
manajemen, konsultan hukum.
1. Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Jasa Konsultansi meliputi:

a) Persyaratan minimal pendidikan formal dari tenaga ahli sesuai dengan bidang
keahlian yang dibutuhkan;
b) Persyaratan tentang lamanya pengalaman dalam melaksanakan pekerjaan
yang sejenis dengan bidang keahlian yang diperlukan dari masing-masing
tenaga ahli.
2. HPS untuk Pengadaan Jasa Konsultansi yang terdiri dari beberapa

1) Biaya langsung personil (remunerasi)
a) Biaya untuk pengadaan tenaga ahli (professional staff), asisten tenaga
ahli (sub professional staff) dan tenaga pendukung (supporting staff);
b) Biaya langsung personil dihitung berdasarkan jumlah orangbulan (man-
month) dari masing-masing tenaga ahli, asisten tenaga ahli, dan tenaga
pendukung yang diperlukan;
c) Harga satuan untuk biaya tenaga ahli, asisten tenaga ahli ditentukan
berdasarkan tingkat pendidikan dan lamanya pengalaman sesuai bidang
keahlian masing masing tenaga ahli, dan mengikuti harga pasar.
d) Jasa konsultansi yang memiliki standar output. Perhitungan HPS dapat
berdasarkan proporsi (persentase) tertentu dari suatu nilai, seperti
perancanangan bangunan gedung, pengawasan pekerjaan konstruksi
e) Jasa konsultansi yang tidak dapat distandarkan (non-standar).
Perhitungan HPS/O’E didasarkan pada penggunaan tenaga ahli dalam
jangka waktu pelaksanaan kegiatan, termasuk biaya-biaya yang timbul
untuk mendukung pelaksanaan kegiatan
2) Biaya langsung non personil
a) Biaya langsung non personil, merupakan biaya untuk kebutuhan
perjalanan dinas, biaya untuk sewa kendaraan, sewa kantor,
penggandaan dokumen, biaya pengiriman dokumen, biaya untuk
komunikasi;
b) Biaya langsung non personil dihitung berdasarkan hasil identifikasi
terhadap kebutuhan barang/jasa, yang merupakan kebutuhan peralatan
dan bahan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan

layanan jasa konsultansi seperti yang tercantum dalam KAK, termasuk
untuk kegiatan dan kebutuhan bahan serta peralatan yang bersifat
lumpsum dan/atau at cost.
Prosedur Penyusunan HPS Konsultan
Catatan: Biaya langsung non-personil tidak melebihi 40% dari biaya total , KECUALI
untuk pekerjaan yang bersifat khusus
Dari juklak tersebut perhitungan biaya langsung personil (BLP) menggunakan formula
sebagai berikut :
BLP = GD + BBS + BBU + TP + K
GD = Gaji Dasar
BBS = Beban Biaya Sosial
BBU = Beban Biaya Umum
TP = Tunj. Penugasan
K = Laba
a.) Biaya Langsung Personil

b.) Biaya Langsung Non Personil
 (direct reimbursable cost), seperti :
- biaya pelaporan,
- komunikasi,
- perjalanan,
- biaya sewa kantor dan fasilitas kerja,
- biaya pengurusan surat ijin,
- biaya sewa kendaraan dll
 tidak melebihi 40% (empat puluh persen) dari total biaya, kecuali untuk jenis
pekerjaan konsultansi yang bersifat khusus, seperti: pemetaan udara, survei
lapangan, pengukuran, penyelidikan tanah, dan lain-lain
Ketentuan lain dalam penyusunan HPS pengadaan jasa konsultan:
• Biaya langsung non-personel max 40%, kecuali untuk pekerjaan bersifat

khusus, seperti: pemetaan udara, survei lapangan, pengukuran,
penyeledikan tanah, dan lain-lain.
• Untuk biaya personil dihitung berdasarkan satuan waktu menurut tingkat
kehadiran: 1 bulan dihitung miniman 22 hari, dan 1 hari minimal 8 jam
• Apabila pengelola proyek mendapatkan informasi tentang gaji dasar yang
telah diaudit, maka perhitungan untuk remunerasinya adalah sebesar max
3,2 kali untuk tenaga ahli tetap, dan max 1,5 kali tenaga ahli tidak tetap
• Biaya langsung personil konsultan perorangan TIDAK BOLEH dibebankan biaya
overhead dan keuntungan
3. Rancangan Kontrak Konsultan yang terdiri dari beberapa unsur :

a. Surat Perjanjian
Judul Kontrak
Nomer Kontrak
Tanggal kontrak
Para pihak dalam kontrak
b. SSUK
 Harga
D. PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN JASA LAINNYA

Dari sisi penjelasannya sesuai pasal 4 ayat 1 Pepres 54 Tahun 2010 dan
perubahannya yang termasuk jasa konsultasi adalah namun tidak terbatas pada :
a. jasa boga (catering service);
b. jasa layanan kebersihan (cleaning service);
c. jasa penyedia tenaga kerja;
d. jasa asuransi, perbankan dan keuangan;
e. jasa layanan kesehatan, pendidikan, pengembangan sumber daya manusia,
kependudukan;
f. jasa penerangan, iklan/ reklame, film, pemotretan;
g. jasa percetakan dan penjilidan;
h. jasa pemeliharaan/perbaikan;
i. jasa pembersihan, pengendalian hama (pest control) dan fumigasi;
j. jasa pengepakan, pengangkutan, pengurusan dan penyampaian barang;
k. jasa penjahitan/konveksi;
l. jasa impor/ekspor;
m. jasa penulisan dan penerjemahan;
n. jasa penyewaan;
o. jasa penyelaman;
p. jasa akomodasi;
q. jasa angkutan penumpang;
r. jasa pelaksanaan transaksi instrumen keuangan;
s. jasa penyelenggaraan acara (event organizer);
t. jasa pengamanan;
u. jasa layanan internet;
v. jasa pos dan telekomunikasi;
w. jasa pengelolaan aset
1. Spesifikasi Teknis Untuk Pengadaan Jasa Lainnya meliputi:
Standar mutu yang dihasilkan, penggunaan bahan/material yang digunakan,
pengalaman dalam mengerjakan pekerjaan yang sejenis/sesuai dengan yang akan
dilaksanakan, standar pencapaian target yang ditetapkan dan lainnya yang terkait.
2. HPS untuk Pengadaan Jasa Lainnya yang terdiri dari beberapa unsur/komponen
biaya, meliputi:
1) Komponen biaya untuk pengadaan jasa lainnya, meliputi:
a) Biaya pengadaan bahan/material yang diperlukan, termasuk untuk peralatan
bantu kerja;
b) Biaya pengadaan tenaga/upah kerja termasuk untuk tenaga terampil yang
diperlukan;
2) Prestasi kerja/target pekerjaan yang harus dilaksanakan/ diselesaikan, dapat
dihitung atas dasar sebagai berikut:
a) Jumlah persatuan luas (m2) untuk ruangan kantor/ bangunan yang harus
diselesaikan dalam sehari selama 1 (satu) tahun anggaran atau 12 (dua
belas) bulan, dengan kriteria/persyaratan teknis yang ditetapkan (misalnya
mengacu pada pedoman umum perencanaan pengadaan barang/jasa
pemerintah). Sebagai contoh: pekerjaan layanan pembersihan ruang kantor
(cleaning service);
b) Layanan untuk kebutuhan 1 (satu) orang per-hari, untuk sejumlah orang
yang harus dipenuhi/dilayani, selama 1 (satu) tahun anggaran atau 12 (dua
belas) bulan, dengan kriteria/persyaratan teknis yang ditetapkan. Sebagai
contoh: pekerjaan layanan pengadaan makanan (jasa boga) untuk
kebutuhan rumah sakit pemerintah.
a. Surat Perjanjian
 Judul Kontrak
 Nomer Kontrak
 Tanggal kontrak
 Para pihak dalam kontrak
b. SSUK
 Harga

D. PENYERAHAN DOKUMEN PAKET PENGADAAN BARANG/JASA
Dokumen paket pengadaan barang/jasa selanjutnya diserahkan PPK

setelah melalui beberapa tahap. Dokumen tersebut meliputi :
1. Dokumen Rencana Pengadaan Barang/Jasa :
a) identifikasi dan analisis kebutuhan
b) penyusunan dan penetapan rencana penganggaran
c) penetapan kebijakan umum
d) penyusunan KAK
2. Dokumen Rencana Umum Pengadaan (RUP):

a) Kebijakan Umum Pengadaan
b) Rencana Penganggaran Biaya (RAB) dan biaya pendukungnya
c) Kerangka Acuan Kerja (KAK)
3. Dokumen pengkajian ulang RUP :

a) Kebijakan Umum Pengadaan
b) Rencana Penganggaran Biaya Pengadaan
c) Kerangka Acuan Kerja (KAK)
d) Penetapan Penggunaan Produksi Dalam Negeri (PPDN)
4. Dokumen Rencana Pelaksana Pengadaan (RPP):
a) Spesifikasi Teknis
b) Harga Perkiraan Sendiri
c) Rancangan Kontrak
Pokja ULP/Pejabat Pengadaan wajib memeriksa kelengkapan Dokumen

Rencana Pelaksanaan Pengadaan meliputi :
1. Kelengkapan dokumen Spesifikasi teknis antara lain,namun tidak terbatas :
Gambar/brosur ( bila dipersyaratkan )
Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan
Personil dan peralatan (pekerjaan kontruksi/barang/konsultan dan jasa
lainnya.
2. Kelengkapan dokumen Harga Perkiraan Sendiri antara lain,namun tidak terbatas

:
Data yang dipakai dalam menyusun HPS
Perhitungan HPS
Masa berlaku HPS
3. Kelengkapan Rancangan Kontrak meliputi,namun tidak terbatas :

Rancangan Surat Perjanjian
SSUK
SSKK
Semua kelengkapan dokumen RPP baik kelengkapan dokumen

spesifikasi teknis, Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dan rancangan kontrak dituangkan
dalam lembaran cek list isian data kelengkapan dokumen RPP (contoh tidak
mengikat):
No Uraian dokumen RPP Hard Soft Keterangan

Copy Copy
a. Surat Penyerahan Rencana Pelaksanaan ˅ Lengkap
Pengadaan
b. DPA ˅ Lengkap
c. SK PPK ˅ Lengkap
d. HPS (beserta riwayat penyusunan) ˅ ˅ (Excel) Lengkap
e. Daftar Kuantitas dan Harga ˅ ˅ (Excel) Lengkap

f. Gambar (jika ada) ˅ ˅ (PDF) Lengkap
g. Spesifikasi Teknis ˅ ˅ (Word) Lengkap
h. Riwayat Penyusunan Spesifikasi Teknis ˅ Lengkap
i. Rancangan Surat Perjanjian (kontrak) termasuk ˅ ˅ (Word) Lengkap
Syarat –Syarat Umum dan Syarat-Syarat Khusus
Kontrak
Dokumen RPP harus disesuaikan dengan jenis paket pekerjaan yang

akan di lelangkan. Apabila dokumen rencana pelaksanaan pengadaan tidak
memenuhi kelengkapan sesuai persyaratan, maka Pokja ULP/Pejabat Pengadaan
membuat surat permohonan kelengkapan kepada PPK untuk dilengkapi.
Setelah dokumen rencana pelaksanaan pengadaan dinyatakan lengkap
oleh Pokja ULP/Pejabat Pengadaan, maka Pokja ULP/Pejabat Pengadaan
selanjutnya melakukan rapat pembahasan penetapan dokumen
rencana pelaksanaan pengadaan bersama sama PPK dan/atau PA/KPA.
Berdasarkan kesepakatan PPK dan pokja ULP/Pejabat Pengadaan dan/atau
keputusan PA/KPA, maka PPK menetapkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan
(RPP). PPK menyerahkan RPP tersebut kepada pokja ULP/Pejabat Pengadaan
sebagai bahan untuk menyusun Dokumen Pengadaan.
Tahap selanjutnya adalah tugas pokja ULP/Pejabat Pengadaan
memasukkan unsur dokumen pendukung yaitu dokumen paket pengadaan ke
dalam standar dokumen pengadaan. Berikut contoh tools (alat bantu) yang
bersifat tidak mengikat dalam melengkapi semua jenis dokumen pengadaan
barang/jasa secara cermat sesuai dengan data pendukung paket pengadaan
barang/jasa :
No Unsur Dokumen Bagian/sub bagian Jenis Dokumen

Pendukung Pengadaan
1. KAK pengumuman pascakualifikasi atau surat

- Waktu pelaksanaan yang undangan kepada peserta yang lulus
prakualifikasi
diperlukan - jadwal pelaksanaan Pengadaan sampai

dengan penetapan Penyedia
Instruksi Kepada Peserta (IKP)

- Lingkup pekerjaan
- Sumber Dana
- Persyaratan dan Kualifikasi

Peserta
2. Dst. ….. Dst. …..
Tabel 16 : Ilustrasi Cara Memasukkan Data Paket Pengadaan ke Dalam Standar

Dokumen Pengadaan
Untuk membantu pemahaman mengenai alat bantu diatas maka akan

kita contohkan cara melengkapi semua jenis dokumen pengadaan dengan KAK
sederhana sebagai berikut :
No Dokumen KAK Jenis Dokumen Pengadaan

1. Item pengadaan : ATK Barang
2. Kebutuhan pokok rutin Metode Pengadaan : Pelelangan
dengan pagu diatas Rp (Umum/Sederhana)
200 juta, kuadran leverage
3. Jumlah penyedia di pasar Metode Kualifikasi : Pascakualifikasi
lebih dari satu dengan Metode sampul/file : 1 sampul/file
supply risk rendah dan Metode Evaluasi : sistim gugur
nilai belanja besar
4. Nama paket Bagian Pengumuman
5. Ruang Lingkup Bagian Lembar Data Pengadaan
(LDP)
6. Jadwal Pelaksanaan Bagian Jadwal Pelaksanaan
Pekerjaan Pengadaan
Tabel 17 : Ilustrasi Contoh Cara Memasukkan Data Paket Pengadaan Barang/Jasa (KAK Kebijakan
Umum PA/KPA) ke dalam Standar Dokumen Pengadaan
Finalisasi rancangan dokumen pengadaan harus didukung oleh semua

data yang telah dikirim PPK kepada pokja ULP.
Kesimpulan : tahapan penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa dapat
digambarkan sebagai berikut :
Gambar 10 : Tahapan Pemilihan, Penyusunan dan Penetapan Dokumen Pengadaan
Untuk membantu pemahaman isi rancangan surat perjanjian antara pengadaan

barang,pekerjaan konstruksi, jasa konsultan dan jasa lain maka disusun tabel cek lis
berikut ini :
Tabel 18 : Check List Isi Rancangan Surat Perjanjian
No Isi Barang Pekerjaan Jasa Lain Jasa
Konstruksi Konsultansi
1. Pokok perjanjian √ √ √ √
2. SSUK
-Definisi √ √ √ √
- Penerapan √ √ √ √
- Standar √ √ √ -
- Asal Material/Bahan/Jasa - √ √ √
- Asal Barang √ - - -
- Pengepakan √ - √ -
- Pengiriman √ - √ -
- Transportasi √ - √ -
- Pemeriksaan dan Pengujian √ - √ -
- Layanan Tambahan √ - √ √
- Penggunaan Dokumen Kontrak dan √ √ √ √
Informasi
- HAKI √ √ √ √
- Jaminan √ √ √ √
- Asuransi √ √ √ √
- Pembayaran √ √ √ √
- Harga √ √ √ √
- Perubahan Kontrak √ √ √ √
- Personil - √ √ -
- Personil Konsultan dan Subkonsultan - - - √
- Hak dan Kewajiban Para Pihak √ √ √ √
- Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan √ √ √ √
- Pengawasan dan Pemeriksaan √ √ √ √
- Keterlambatan Pekerjaan √ √ √ √
- Keadaan Kahar √ √ √ √
- Itikad Baik √ √ √ √
- Pemutusan Kontrak √ √ √ √
- Penyelesaian Perselisihan √ √ √ √
- Bahasa dan Hukum √ √ √ √
- Perpajakan √ √ √ √
- Korespondensi √ √ √ √
- UMK dan Koperasi √ √ √ -
- Penilaian Pekerjaan Sementara oleh PPK - √ √ -
- Penemuan-penemuan - √ √ -
- Kompensasi - √ √ -
- Penangguhan - √ √ -
- Hari Kerja - √ √ -
- Pengambilalihan - √ √ -
- Pedoman Pengoperasian dan Perawatan - √ √ -
- Penyesuaian Harga - √ √ -
3. SSKK
Perubahan, tambahan dan/atau √ √ √ √
penjelasan dari ketentuan yang ada pada
syarat-syarat umum
Kontrak.
4. Dokumen lain yang merupakan bagian dari

kontrak
- SPPBJ √ √ √ √
- Dokumen Penawaran √ √ √ √
- Dokumen Pengadaan dan/ atau √ - √ -
adendumnya
- Jaminan Pelaksanaan √ √ √ -
- Dokumen lainnya √ √ √ √
- Spesifikasi Umum dan Khusus - √ -
- Gambar-gambar - √ -
- addendum dokumen Pemilihan - √ - √
- Daftar Kuantitas dan Harga - √ -
- Hasil klarifikasi dan negosiasi teknis dan - - - √
biaya
- KAK - - - √
 Dokumen Pengadaan organisasi pemerintah best practice

Secara prinsipal tidak banyak berbeda dengan dokumen pengadaan di
Indonesia; berikut contoh bagian Dokumen Pengadaan Barang/Jasa (Bidding
Documents) yang merupakan Bagian Persyaratan yang tidak bisa diubah
(Mandatory Standard Clauses) dan bagian persyaratan yang bisa diubah
(Modifying Clause)
TABEL 19 : BID DOCUMENT PHASES, RWANDA PROCUREMENT,2012)

Penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa merupakan proses yang terintegrasi
antara berbagai pihak dan melalui serangkaian proses dan waktu perencanaan yang
baik. Berbagai pihak tersebut tergambar dalam tabel berikut ini :
Tabel 20 : Berbagai Pihak dalam Proses Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
3.2.3. Dokumen Pengadaan organisasi usaha yang bersifat profit dan

non profit
 Dokumen Pengadaan Barang
- Tujuan modul : Memberikan informasi kepada peserta pelatihan mengenai
apa saja materi yang seharusnya tercantum dalam dokumen
pengadaan (bid documents).
Karena pendekatannya menggunakan best practice maka bagian ini tidak
mengacu pada model standar atau template tertentu namun lebih pada isu
substansi penting (generic information) saat menyusun dokumen pengadaan
barang.
Penerapan : Pengadaan Barang

Apa saja yang harus tercantum dalam dokumen pengadaan barang ?
1) Referensi,poin kontrak dan persyaratan kontrak
Bagian ini menerangkan siapa user (K/L/D/I misalnya) atau end user (unit kerja)
dan pada kegiatan/paket apa yang akan diadakan. Untuk identifikasi, biasanya
setiap aktifitas pengadaan mempunyai kode tersendiri didalam dokumen
pengadaan barang/jasa.
2) Deskripsi dan spesifikasi barang

Hal ini merupakan titik kritis karena tanpa kejelasan deskripsi dan spesifikasi
(statement of Requirements) proses pengadaan akan gagal.
3) Informasi dan ketentuan yang relevan

Meliputi namun tidak terbatas pada :
- eligibilitas penawar
- tanggal terakhir permintaan klarifikasi bagi penawar
- mata uang penawaran
- tanggal pemasukan penawaran
- kapan pembukaan penawaran
- sampai berapa lama masa berlaku penawaran
Beberapa negara memasukkan bagian “informasi kepada penawar” atau
instruksi kepada penawar” untuk membantu penyusunan data bagi penawar.
4) Aturan proses pengadaan

- Peraturan apa saja yang dijadikan acuan dalam penyusunan dokumen
pengadaan
- alamat dan instruksi khusus lainnya seperti jumlah kopian dokumen
penawaran (hard copy atau soft copy), literature/brosur yang harus
disediakan, referensi pengguna sebelumnya.
- Kebutuhan adanya jaminan pengadaan barang
5) Kriteria evaluasi dan metodologi yang akan dipakai

Ada sejumlah alasan mengapa kriteria evaluasi dimasukkan dalam dokumen
pengadaan, yaitu :
- untuk membantu evaluator menentukan dokumen penawaran mana yang
sesuai dengan kebutuhan/spesifikasi pengguna
- untuk memastikan bahwa semua penawaran dievaluasi dengan menggunakan
parameter yang sama, dan
- memberikan informasi kepada penawar detail kriteria evaluasi dan basis
kontrak yang akan dibuat. Hal ini berarti menerapkan asas transparansi dan
keadilan di dalam proses dan penawar akan mampu menelaah kriteria
tersebut dalam rangka menyusun dokumen penawaran.
Penyedia terpilih pada pengadaan barang biasanya berdasarkan kriteria

harga terendah yang sesuai dengan spesifikasi/kebutuhan.
Kriteria lain yaitu :
- ketersediaan suku cadang (local,agen) dan fasilitas servis
- Biaya Kepemilikan (Cost of Ownership)
- Kecocokan dengan sample barang
- Durasi garansi
- Dsb.
6) Kriteria kualifikasi
Apabila tidak menerapkan pra kualifikasi maka pemilik pekerjaan harus
mempunyai data yang membuktikan kualifikasi penyedia/penawar, seperti :
- pengalaman dan kinerja pada jenis kontrak yang sama
- kapabilitas atau kemampuan menyediakan barang
- posisi keuangan
- status hukum dan/ atau perpajakan
Setiap negara mempunyai kriteria kualifikasi minimal yang harus dipenuhi.
7) Tipe dan persyaratan rancangan kontrak

Beberapa negara menyediakan tampilan rancangan kontrak dan persyaratan
kontrak (termasuk tata cara pembayaran). Praktek seperti ini mempunyai
beberapa keuntungan :
- memberikan kesempatan kepada penawar memutuskan apakah akan
memasukkan penawaran atau tidak berdasarkan rancangan kontrak yang
tergambar secara penuh.
- dengan menyampaikan rancangan kontrak beserta persyaratannya secara
terbuka maka tidak ada alasan bagi penawar tidak mengetahui hak dan
kewajiban masing-masing pihak (terutama dalam proses pembayaran)
- mempercepat proses dari penetapan pemenang ke tahap penandatanganan
kontrak karena calon penyedia telah memahami sebelumnya persyaratan umum
dan khusus kontrak yang akan ditandatangani.
 Dokumen Pengadaan Pekerjaan Konstruksi

- Tujuan modul : Memberikan informasi kepada peserta pelatihan mengenai
apa saja materi yang seharusnya tercantum dalam dokumen
pengadaan (bid documents).
Karena pendekatannya menggunakan best practice maka bagian ini tidak
mengacu pada model standar atau template tertentu namun lebih pada isu
substansi penting (generic information) saat menyusun dokumen pengadaan
pekerjaan konstruksi.
Penerapan : Pengadaan Pekerjaan Konstruksi
Apa yang harus tercantum dalam dokumen pengadaan pekerjaan konstruksi ?

Bagian ini menerangkan siapa user (K/L/D/I misalnya) atau end user (unit
kerja) dan pada kegiatan/paket apa yang akan diadakan. Untuk identifikasi,
biasanya setiap aktifitas pengadaan mempunyai kode tersendiri didalam
dokumen pengadaan barang/jasa.
2) Deskripsi dan spesifikasi

(statement of Work) proses pengadaan akan gagal.

Beberapa negara memasukkan bagian “informasi kepada penawar” atau
“instruksi kepada penawar” untuk membantu penyusunan data bagi penawar.

pengadaan
- alamat dan instruksi khusus lainnya seperti jumlah kopian dokumen
penawaran (hard copy atau soft copy), literature/brosur yang harus disediakan,
referensi pengguna sebelumnya.
- Kebutuhan adanya jaminan pengadaan
- Kunjungan lapangan

pengadaan, yaitu :
- untuk memastikan bahwa semua penawaran dievaluasi dengan
menggunakan parameter yang sama, dan

keadilan di dalam proses dan penawar akan mampu menelaah kriteria tersebut
dalam rangka menyusun dokumen penawaran.
Penyedia terpilih pada pengadaan barang biasanya berdasarkan kriteria harga

terendah yang sesuai dengan kebutuhan teknis dan semua aspek dalam
dokumen pengadaan.
Kriteria lain yaitu :
- kualifikasi tenaga ahli
- perhitungan waktu kerja (untuk pekerjaan konstruksi dengan kontrak yang
lama termasuk perhitungan kenaikan pembayaran tahunan dan pembayaran
lembur pada hari libur.
- Pekerjaan yang boleh di sub kontrakkan kepada pihak lain dimana pekerjaan
utama tetap harus dikerjakan oleh penyedia utama
- Rencana kerja / waktu penyelesaian
- Gambar desain
- Peralatan yang harus disediakan oleh penyedia
- Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
- Penggunaan tenaga kerja, peralatan dan/ atau material lokal
- Masa pemeliharaan
- Isu pemeliharaan lingkungan (daur ulang material, penggunaan tenaga alam)
- Margin preferensi produk dalam negeri
6) Kriteria kualifikasi
Apabila tidak menerapkan pra kualifikasi maka pemilik pekerjaan harus
mempunyai data yang membuktikan kualifikasi penyedia/penawar, seperti :
- pengalaman dan kinerja pada jenis kontrak yang sama
- kapabilitas atau kemampuan menyediakan barang
- posisi keuangan
- status hukum dan/ atau perpajakan
Setiap negara mempunyai kriteria kualifikasi minimal yang harus dipenuhi.
7) Tipe dan persyaratan rancangan kontrak

Beberapa negara menyediakan tampilan rancangan kontrak dan
persyaratan kontrak (biasanya menggunakan kontrak lumpsum dan
persyaratan kontrak seperti proses pembayaran). Praktek seperti ini
mempunyai beberapa keuntungan :
- memberikan kesempatan kepada penawar memutuskan apakah akan
memasukkan penawaran atau tidak berdasarkan rancangan kontrak yang
tergambar secara penuh.
- dengan menyampaikan rancangan kontrak beserta persyaratannya secara
terbuka maka tidak ada alasan bagi penawar tidak mengetahui hak dan
kewajiban masing-masing pihak (terutama dalam proses pembayaran)
- mempercepat proses dari penetapan pemenang ke tahap penandatanganan
kontrak karena calon penyedia telah memahami sebelumnya persyaratan umum
dan khusus kontrak yang akan ditandatangani.
Untuk kontrak pekerjaan konstruksi yang kompleks dan bernilai tinggi

maka dokumen pengadaan dan rancangan kontrak menggunakan standar FIDIC
(Fédération Internationale des Ingénieurs-Conseils) karena memberi
perlindungan legalitas yang lebih baik kepada para pekerja.
 Dokumen Pengadaan Jasa Konsultansi

- Tujuan modul : Memberikan informasi kepada peserta pelatihan mengenai apa
saja materi yang seharusnya tercantum dalam dokumen pengadaan
(bid documents) dan memberikan informasi metode seleksi yang
berbeda.
Pengadaan jasa konsultansi merupakan pengadaan khusus sehingga memerlukan
dokumen pengadaan yang berbeda dengan pengadaan barang dan pekerjaan
konstruksi. Dokumen pengadaan untuk jasa konsultansi biasa disebut RFP
(Request For Proposal) dan biasanya setiap negara mempunyai standar dokumen
tersendiri atau menggunakan standar dokumen dari negara donor. Dokumen
lainnya seperti yang dipergunakan untuk jasa konsultansi yang bernilai kecil
dengan waktu pekerjaan yang singkat (1-2 hari misalnya) biasanya menggunakan
bentuk RFQ (Request For Quotation).
Bagian ini tidak mengacu pada standar model atau tampilan dokumen pengadaan
tertentu namun lebih kepada penerapan praktik terbaik saat mempersiapkan atau
menyusun dokumen pengadaan.
Penerapan : Pengadaan Jasa (Konsultan)
Apa yang harus tercantum dalam dokumen pengadaan Jasa Konsultan?

Bagian ini menerangkan siapa user (K/L/D/I misalnya) atau end user (unit
kerja) dan pada kegiatan/paket apa yang akan diadakan. Untuk identifikasi,
biasanya setiap aktifitas pengadaan mempunyai kode tersendiri didalam
dokumen pengadaan barang/jasa.
2) Deskripsi dan spesifikasi

(Term Of Refference/TOR) proses pengadaan akan gagal.

- alamat dan instruksi khusus pada dokumen penawaran (penggunaan 2
sampul, jumlah berkas penggandaan dokumen)

pengadaan.

pengadaan, yaitu :
- untuk memastikan bahwa semua penawaran dievaluasi dengan
menggunakan parameter yang sama, dan
keadilan di dalam proses dan penawar akan mampu menelaah kriteria tersebut
dalam rangka menyusun dokumen penawaran.
Kriteria evaluasi berlaku khusus atau umum untuk setiap aktifitas pengadaan
seperti :
- kompetensi / keahlian teknis
- pengalaman/rekam jejak
- biaya
- kualitas/spesifikasi
- sesuai dengan kebutuhan dalam dokumen pengadaan
Tidak seperti kebanyakan pengadaan barang dan konstruksi menggunakan

harga terendah sebagai kriteria utama pemilihan, maka kriteria utama
penyedia jasa konsultansi bukan pada harga terendah. Kompetensi umum
konsultan, pengalaman yang sesuai dengan kegiatan dan kualitas penawaran
teknis lebih penting daripada masalah harga.
Penggunaan metode evaluasi sistim nilai direkomendasikan. Kriteria evaluasi
dan jumlah nilai harus transparan.
Metode evaluasi lainnya adalah :

- Quality and Cost-Based Selection (QCBS).(Kualitas dan Biaya)
- Quality Based Selection (QBS) (Kualitas)
- Fix Budget Selection (FBS) (Pagu Anggaran)
- Least Cost Selection (LCS) (Biaya Terendah)
- Selection Based on Consultants’ Qualifications (CQS)
- Sole-Source Selection (SSS)
Selection Restrictions
Use when looking Criteria to disclose Basis for
method for use
for…. award
Highest combined
QCBS Quality and Cost balance None Technical and Financial
score
Highest available quality Budgetary Highest technical

QBS Technical only
at any cost constraints score
Lowest price
Competence at
LCS None Technical passmark meeting
lowest cost
technical
threshold
Quality within a Highest technical

FBS None Available budget
financial score within
limit budget
Skills, knowledge and Skills, knowledge and

CQS Low value Best qualified
experience experience
only
Continuity/speed/ unique Low value
SSS skill, knowledge or or N/A Negotiation
experience exceptional
Tabel 21 : Contoh Metode Evaluasicircumstance
Jasa Konsultansi dalam Pengadaan Internasional
s
Penyusunan jenis dokumen pengadaan mengacu pada ITC (International Trade

Centre) (sumber : Modul 6 ITC :Obtaining and Selecting Offers) yaitu :
 Dapatkan semua informasi dari penawar yang kita butuhkan
Apabila kita berhati-hati dan teliti di dalam mempersiapkan
penyusunan jenis dokumen pengadaan maka hal tersebut dapat menghemat
banyak waktu dan tenaga menuju ke tahap selanjutnya.
Sebagai contoh pada saat melakukan evaluasi maka akan lebih
mempermudah dan kita dapat mencegah klarifikasi berulang kali dari
penawar dengan cara menggunakan dokumen pengadaan yang standar bagi
penawar dalam rangka memperoleh informasi yang lengkap dari penawar

dengan memberikan instruksi yang jelas.
Penggunaan dokumen yang standar seperti yang sudah dibahas dalam
modul ini sebelumnya akan menghemat waktu dan biaya. Apabila
memungkinkan surat undangan dan dokumen-dokumen lainnya dibuat dalam
bentuk format elektronik (melalui website atau aplikasi lain) sehingga
penawar lebih mudah untuk merubah dan/ atau mengisi bagian yang kosong.
 Jangan terlalu banyak memberikan informasi dan ketentuan dalam dokumen
pengadaan yang tidak/kurang diperlukan oleh penawar
 Dokumen pengadaan harus mencerminkan kebijakan dan prosedur organisasi

Kebijakan dan prosedur organisasi antara lain :
- isu perlindungan alam dan lingkungan
- dokumentasi arsip dalam rangka transparansi dan audit.
 Tingkatkan “nilai jual” organisasi anda melalui dokumen pengadaan

Pada saat kita menginformasikan kebutuhan organisasi kita kepada
penawar maka seharusnya dokumen pengadaan sebisa mungkin dapat
menarik minat penawar untuk melakukan penawaran. Apalagi bila suatu
perusahaan kecil mengundang perusahaan besar untuk memasukkan
penawaran maka fokus dari perusahaan kecil tersebut adalah menumbuhkan
minat dan ketertarikan perusahaan besar tersebut.
Untuk alasan inilah maka peran undangan penawaran tidak hanya
berfungsi untuk mengundang calon penawar saja namun juga sekaligus
sebagai alat pemasaran (marketing tool) bagi organisasi.
 Dokumen apa saja yang sebaiknya disertakan selain undangan penawaran
- Surat pengantar (covering letter)
Surat ini sebaiknya diserahkan saat awal undangan paket pengadaan. Isi
surat pengantar antara lain :
a) nomor referensi kontrak dan deskripsi singkat mengenai kontrak
b) basis pembayaran seperti fixed price, schedule of rates dsb)
c) nama dan alamat kontak person organisasi
d) cara penawar menyampaikan penawarannya (dengan pos, faks, e-mail,
langsung ke web site perusahaan dsb)
e) batas waktu dan tanggal pengiriman penawaran
f) perkiraan tanggal penandatanganan kontrak
g) lampiran dokumen
- Ruang lingkup dan spesifikasi kontrak
Perlu disampaikan di dalam dokumen pengadaan mengenai ruang
lingkup dan spesifikasi kontrak secara jelas. Apabila pihak pemilik pekerjaan
memberikan suatu range of options (seperti variasi cara pengiriman), pastikan
bahwa opsi tersebut dinyatakan secara jelas dan terukur sehingga menghindari
ketidakpastian.
Pada pengadaan barang, ruang lingkup mendefinisikan elemen kunci
penawar, seperti :
- desain
- manufacturing
- penyiapan dokumen (gambar desain, instruksi manual, dokumen jaminan
kualitas dsb)
- pengumuman
- instalasi
- penerimaan dan pemeriksaan
- operasional
- stok
- pemeliharaan
- pelayanan pendukung teknis
- pelayanan perbaikan
- penyediaan manajemen informasi/pelaporan
- disposal
Untuk materi spesifikasi telah dibahas pada buku informasi UK 5

Menyusun Spesifikasi Teknis.
- Informasi tambahan mengenai kontrak dan instruksi kepada

penawar
a) Definisi
Segala istilah di dalam dokumen pengadaan yang berpotensi terjadinya
mis interpretasi sebaiknya di definisikan secara jelas, khususnya apabila ada
penawar yang berasal dari negara lain.
b) Informasi tentang Latar Belakang Pengadaan

Pada kasus pengadaan tertentu, organisasi harus menyediakan
informasi yang cukup kepada calon penawar mengenai latar belakang suatu
pengadaan sehingga bagi calon penawar yang tidak terlalu mengetahui profil
organisasi akan sangat membantu mereka mengenal organisasi lebih jauh.
Informasi tersebut antara lain mengenai kepemilikan, indikator kunci

(jumlah pegawai, jumlah anggaran dsb), lokasi kegiatan, situasi pasar yang
berhubungan dengan organisasi dan laporan tahunan mengenai keadaan
keuangan organisasi.
c) Penyimpangan (deviasi) yang Dapat Diterima

Terkadang pemilik pekerjaan memperbolehkan adanya deviasi
terhadap spesifikasi pada area tertentu apabila ini merupakan bisa menjadi
solusi yang efektif. Penawar bisa juga diberikan hak untuk melakukan
penawaran alternatif seperti menawar dalam 2 (dua) mata uang yang berbeda.
Dalam mempersiapkan instruksi kepada calon penawar, sebaiknya :
- susun kebutuhan alternatif secara jelas (contoh: memperbolehkan penawaran
alternatif dalam 2 (dua) mata uang berbeda namun tidak boleh ada penawaran
alternatif untuk tempat dan waktu pengiriman.
- buat ukuran yang jelas mengenai batas deviasi (contoh: deviasi jadwal
pengiriman tidak boleh lebih dari 1 minggu dari waktu yang telah ditentukan
dalam kontrak)
- apabila memungkinkan pemilik pekerjaan membuat pernyataan bahwa deviasi

diperbolehkan namun akan menurunkan nilai dalam evaluasi penawaran (tidak
menggugurkan)
d) Informasi Tambahan kepada Calon Penawar
Antara lain :
- bahasa yang dipergunakan di dalam penawaran dan cara berkomunikasi
- kerahasiaan isi penawaran pada dokumen tertentu
- keputusan pemilik pekerjaan apabila ternyata hanya ada sebagian
dokumen penawaran yang diterima
- Terminologi pembayaran dan persyaratan kontrak

a) Terminologi Pembayaran
Ada 2 (dua) aspek, yaitu :
1) Metode Pembayaran dan Biaya Pembayaran
Kadang ditemui penyedia dengan metode pembayaran yang
sederhana karena bisa saja metode pengadaannya hanya mengundang
1 (satu) penawar dan telah menjalin kerjasama sekian lama. Namun
bisa saja penyedia yang baru meminta pembayaran dalam bentuk L/C
(Letter Of Credit) sehingga hal ini memerlukan perlakuan yang berbeda
dalam metode pembayaran termasuk biaya tambahan dan tambahan
waktu yang diperlukan dalam pembayaran.
2) Jadwal Pembayaran
Pada umumnya pihak organisasi menginginkan jadwal pembayaran
diperpanjang sedangkan pihak penyedia menginginkan sebaliknya.
Organisasi akan memberikan beberapa opsi : pembayaran
berdasarkan order, pembayaran termin sesuai tahap produksi,
pembayaran pada tahap akhir pengiriman atau pembayaran setelah
barang/jasa telah sampai diantar di titik akhir pengiriman.
b) Persyaratan kontrak
Walaupun syarat dan ketentuan kontrak kadang dinegosiasikan,
namun sebaiknya tetap menyertakan rancangan kontrak pada tahap
pengumuman pelelangan. Tahap inilah dimana posisi tawar organisasi

masih besar karena penawar masih belum yakin akan mendapatkan
kontrak sehingga penawar akan mengakomodir persyaratan kontrak yang
diajukan. Selengkapnya bisa dilihat pada buku informasi UK 09 Menyusun
Rancangan Kontrak.
- Berbagai dokumen dan informasi pendukung yang harus disediakan

oleh penawar bersamaan dengan dokumen penawaran.
a) Formulir yang harus dilengkapi

Agar proses evaluasi terhadap penawaran lebih mudah, maka
biasanya pemilik pekerjaan menggunakan formulir yang telah dipersiapkan
sebelumnya dan meminta penawar untuk mengisi dan melengkapinya.
Pada beberapa kasus formulir disediakan dalam bentuk format
elektronik, seperti bentuk spreadsheet yang selanjutnya akan dikembalikan
kepada pemilik pekerjaan via e-mail atau website organisasi. Formulir berisi
semua data yang akan menjadi bagian dari evaluasi penawaran.
b) Informasi perusahaan penawar
Kecuali pemilik pekerjaan telah melakukan analisis pasar dan

penyedia serta telah memperoleh informasi yang lengkap mengenai
penawar, maka sebaiknya pihak pemilik pekerjaan meminta calon penawar
untuk :
1) memperbanyak laporan keuangan dan laporan kinerja tahunan
2) membuat pernyataan tentang kebijakan korporasi (lingkungan, social
dsb)
3) melampirkan struktur organisasi
4) melampirkan sertifikat sistem manajemen kualitas dan lingkungan
5) melampirkan data sub kontraktor, apabila penggunaan sub kontraktor
diperbolehkan
6) melampirkan pengalaman sebelumnya dengan menggunakan referensi
klien
Standar Dokumen Pengadaan (SDP) dalam istilah best practice

disebut Standard Bidding Document (SBD) pada prinsipnya memberi
ruang/kewenangan kepada pemilik pekerjaan (pokja ULP/Pejabat
Pengadaan) menghapus catatan (note), instruksi (instructions) atau pilihan
yang tidak diperlukan (unused options) pada saat menyusun dokumen
pengadaan.
Secara umum bagian Standar Dokumen Pengadaan/SBD terdiri atas :
a. IFB (Invitations For Bids)/Undangan
b. ITB (Instructions To Bidder)/ IKP (Instruksi Kepada Penyedia)
c. BDS (Bid Data Sheet) / LDP (Lembar Data Pengadaan)
d. Ineligible Bidders /Pernyataan Tidak Masuk Daftar Hitam Penyedia
e. General Conditions of Contract (GCC) / Syarat-syarat Umum Kontrak
(SSUK)
f. Special Conditions of Contract (SCC) / Syarat-syarat Khusus Kontrak
(SSKK)
g. Technical Specifications / Spesifikasi Teknis
h. Schedule of Requirements (Jadwal Pengadaan)
i. Evaluation and Qualification Criteria (Kriteria Evaluasi dan Kualifikasi)
j. Bid Submission (Formulir Dokumen Pendukung), terdiri atas :
1) Bid Submission Form (Surat Penunjukan Penyedia
Barang/Jasa/SPPBJ)
2) Price Schedule (Daftar Kuantitas dan Harga/DKH)
3) Manufacturer’s Authorization Letter (Surat Dukungan Pabrikan
(khusus pembelian barang)
4) Bid Security Form (Form Jaminan Penawaran)
5) Contract Agreement Form (Form Persetujuan Kontrak)
6) Performance Security Form (Form Jaminan Pelaksanaan)
7) Bank Guarantee for Advance Payments (Jaminan Uang Muka)
8) Product Certificate (Sertifikat Produksi(khusus pembelian barang)
Adapun langkah-langkah penyusunan dokumen pengadaan best

practice International adalah :
a. Pilih dan pelajari Standar Dokumen Pengadaan/SBD

b. Pahami Spesifikasi sedetail mungkin
c. Susun jadwal pelaksanaan pengadaan secermat mungkin
d. Mulai lakukan drafting Lembar Data Pengadaan (LDP) / BDS (Bid Data
Sheet)
e. Tentukan kriteria eligibilitas dan semua dokumen pendukungnya
f. Tentukan kriteria evaluasi dan semua dokumen pendukungnya
g. Tentukan kriteria kualifikasi dan semua dokumen yang akan dipergunakan
dalam pembuktian
h. Tentukan dokumen tambahan / pendukung Dokumen Pengadaan
i. Lakukan penyelesaian Lembar Data Pengadaan/LDP (BDS Completion)
j. Lakukan penyusunan rancangan Syarat Khusus Kontrak (SCC) berdasar
Syarat Umum Kontrak (GCC)
k. Definisikan perijinan /sertifikat khusus yang diperlukan
l. Definisikan persyaratan teknis pemeriksaan dan penerimaan hasil kegiatan
(Inspections and Test Clauses)
m. Definisikan persyaratan pengepakan/packing (untuk barang), penandaan
khusus / Marking dan dokumen paket (package documents) untuk barang
n. Definisikan cara pengiriman dan dokumen pendukungnya yang harus
dipersiapkan oleh penyedia
o. Lakukan finalisasi Syarat Khusus Kontrak (harus konsisten dengan isi Lembar
Data Pengadaan/BDS, jadwal pengadaan dan spesifikasi teknis)
p. Susun Pemberitahuan/Undangan ke penawar (IFB/Invitation for Bid)
q. Susun/kompilasi rancangan dokumen pengadaan sesuai pemaketan yang
terdiri atas :
- IFB/Pemberitahuan atau Undangan ke penawar
- ITB/ Instruksi Kepada Penyedia (IKP)
- BDS/Lembar Data Pengadaan (LDP)
- GCC (Syarat Umum Kontrak)
- SCC (Syarat Khusus Kontrak)
- Schedule of Requirements (Jadwal pengadaan)
- Spesifikasi teknis
r. Persiapkan Data Singkat Pengadaan

s. Persiapkan daftar penyedia yang prospektif (apabila menggunakan ICB/
International Competitive Bidding)
t. Serahkan rancangan Dokumen Pengadaan untuk dilakukan reviu internal
melalui prosedur :
 Cek dan cocokkan rancangan dokumen pengadaan dengan perencanaan
pengadaan
 Verifikasi kebenaran/otentisitas kebutuhan (seperti dokumen anggaran)
 Pastikan spesifikasi teknis telah disusun secara cermat
 Pastikan kriteria evaluasi (terutama yang berhubungan dengan harga) telah
disusun secara jelas
 Lakukan prosedur penetapan Dokumen Pengadaan
3.3. Menetapkan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Secara Cermat Sesuai

Ketentuan
Dalam penetapan dokumen pengadaan barang/jasa diperlukan suatu
SOP (Standard Operational Procedure) yang menjadi acuan Pokja ULP/Pejabat
Pengadaan.
Prosedur menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) on line berarti
tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas; atau metode langkah
demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.
Penetapan menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) on line
berarti proses, cara, perbuatan menetapkan; penentuan; pengangkatan
(jabatan dan sebagainya); pelaksanaan (janji, kewajiban, dan sebagainya).
Secara bebas; prosedur penetapan dokumen pengadaan bisa diartikan
sebagai suatu tahap atau metode langkah demi langkah dalam menetapkan
dokumen pengadaan.
Penetapan rancangan dokumen pengadaan dilaksanakan oleh Pokja
ULP/Pejabat Pengadaan sesuai dengan pasal 17 ayat 2 Peraturan Presiden No
54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta semua
perubahannya yang berbunyi :
(2) Tugas pokok dan kewenangan Kelompok Kerja ULP/ Pejabat

Pengadaan meliputi:
a. menyusun rencana pemilihan Penyedia Barang/ Jasa;
b. menetapkan Dokumen Pengadaan;
Penetapan rancangan Dokumen Pengadaan menjadi Dokumen
Pengadaan oleh Pokja ULP/Pejabat Pengadaan sangat dipengaruhi oleh
penetapan rancangan SPK atau rancangan Surat Perjanjian dan HPS yang
merupakan bagian dari rancangan Dokumen Pengadaan yang ditetapkan oleh
PPK sehingga hal ini sering menjadi penghambat (bottleneck) proses disusun
dan ditetapkannya Dokumen Pengadaan Barang/Jasa. Permasalahan tersebut
tergambar dalam tabel berikut yang menyatakan bahwa hambatan dalam
penetapan dokumen pengadaan antara lain :
a.persiapan penyusunan draf dokumen pengadaan yang lambat dan banyak
kesalahan
b. keterlambatan dan kesalahan pengambil keputusan diatas pemilik pekerjaan
c. keterlambatan pengucuran dana
Tabel 22 : Hambatan dalam Penyusunan dan Penetapan Dokumen Pengadaan

Sumber : Procurement Process Activity,2012
Berikut adalah contoh SOP Penetapan Dokumen Pengadaan Pelelangan

Umum Pascakualifikasi :
Tabel 23 : Contoh SOP Penetapan Dokumen Pengadaan Pelelangan Umum Pascakualifikasi

(Sumber : Pokja ULP Pemkot Bandung)
BAB IV
PENUTUP
Buku informasi ini berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan

serta sikap kerja yang diperlukan untuk melakukan pemilihan dokumen pengadaan
barang/jasa dan menetapkan dokumen pengadaan barang/jasa. Lingkup penerapan
unit kompetensi ini meliputi pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa
konsultansi dan jasa lainnya berdasar Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia
bidang Pengadaan Barang/Jasa tahun 2016.
Penyusunan dokumen pengadaan menjadi unit kompetensi yang penting
karena dokumen pengadaan merupakan titik kulminasi dari semua proses
perencanaan pengadaan barang dan titik awal dari kegiatan pengelolaan kontrak.
Jenis dokumen pengadaan barang/jasa terdiri dari dokumen kualifikasi,
dokumen pemilihan dan rancangan kontrak. Ketepatan dalam memilih strategi
pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan kategori pengadaan barang/jasa serta
kecermatan dalam mengidentifikasi materi/substansi dokumen kualifikasi, dokumen
pemilihan, dokumen rancangan surat perjanjian dan dokumen Surat Perintah Kerja
(SPK) menjadi aspek kritis dalam penyusunan dokumen pengadaan barang/jasa.
Perencanaan pemilihan penyedia diperlukan agar dokumen pengadaan
yang disusun sesuai dengan paket pengadaan. Dibutuhkan strategi pemilihan
sistem pengadaan, identifikasi karakteristik jenis pengadaan serta identifikasi dan
pemilihan jenis dokumen pengadaan.
Setelah dilakukan pemilihan dokumen pengadaan barang/jasa maka
semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa disusun secara lengkap sesuai
ketentuan dan data paket pengadaan barang/jasa. Tahap terakhir setelah
dilakukannya penyusunan semua jenis dokumen pengadaan barang/jasa adalah
penetapan dokumen pengadaan secara cermat sesuai ketentuan.
Gambar 11 : Tahap Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa
Kegagalan di dalam penyusunan dokumen pengadaan akan berakibat

gagalnya suatu organisasi memenuhi kebutuhan dan sekaligus berpengaruh
terhadap kinerja operasional organisasi tersebut.
DAFTAR REFERENSI
A. Dasar Perundang-undangan
1. Peraturan Presiden No 54 tahun 2010 dan perubahannya tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
2. Peraturan Kepala LKPP No 14 tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan
Presiden No 54 tahun 2010 dan perubahannya tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
3. Keputusan Menteri Tenaga Kerja Nomor 70 tahun 2016 tentang Penetapan
SKKNI Kategori Jasa Profesional, Ilmiah dan Teknis Golongan Pokok Jasa
Profesional, Ilmiah dan Teknis Lainnya Bidang Pengadaan Barang/Jasa
B. Buku Referensi
1. CIPS,Supply Chain Management, CIPS, 2014
2. NZPP, Mastering Procurement ,New Zealand,2011
3. IAPWG, UN Procurement Practioner’s Handbook, IAPWG-UN, USA, 2012
4. Ricky Martono, S.T,M.M., Manajemen Logistik Terintegrasi, PPM, Jakarta, 2015
5. Modul 3 MCA-I, Menyusun Dokumen Pengadaan, 2015
6. Modul LKPP,Menyusun Dokumen Pengadaan, 2015
7. Modul LKPP,Strategi Pengadaan, 2013
8. RDTL Ministry of Finance,Procurement Best Practice Guide 3 : Tender Processes
and Tender Document,2008
9. USAID Project,Procurement Bottlenecks in Medicine Supply Chains, 2013
10. Government of Sindh,Contaceptive Procurement Manual, 2015
11. TBPC User,Determining the Procurement Methode,2014
12. RPPA (Republic Public Procurement Authority), Intermediate Level Training in
Public Procurement, 2012
13. Government of Jamaica,Handbook of Public Sector Procurement Procedures,
2010 (revised)
14. Phillipines Public Procurement,Manual of Procedures for the Procurement of
Goods and Services, 2012
15. IFAD,IFAD Procurement Hand Book, 2010
16. CIPS,How to Prepare and Evaluate Tenders, 2013
17. ITC, Module 6 Obtaining and Selecting Offers, 2012

18. UN, Procurement Hand’s Book,2012
C. Majalah atau Buletin
1. –
D. Referensi Lainnya
1. Browsing Internet, Procurement Management, 10 Juni 2016 pukul 17.15 WIB
2. Browsing Internet, Public Procurement Guidelines, 20 Juli 2016, pukul 20.30
WIB
3. Browsing Internet, Why Supply Chain ?, 21 Juli 2016, pukul 16.00 WIB
4. Browsing Internet,LPSE Kab.Tabanan,Bali,10 September 2016, pukul 21.00 WIB
LAMPIRAN
KOP SURAT K/L/D/I

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
DOKUMEN RENCANA PENGADAAN BARANG/JASA

PADA ……………………………………………………………….
TAHUN ANGGARAN ………..
---------------------------------------------------------------------------
I. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN.
1. Berdasarkan perencanaan kebutuhan barang/jasa, maka dalam tahun anggaran …….,
……………………………………. memerlukan barang/jasa sebagai berikut :
NO JENIS BARANG/JASA VOLUME KETERANGAN
2. Hal ini sejalan dengan upaya peningkatan pelayanan kepada masyarakat dimana dengan
tersedianya barang/jasa tersebut, maka output yang akan dicapai adalah :
………………………………………………..
II. RENCANA PENGANGGARAN.

1. Untuk mewujudkan kebutuhan tersebut maka telah dialokasikan dana dalam APBN/APBD
Tahun Anggaran ……….. sebagai berikut :
NILAI PAGU
NO NAMA KEGIATAN/PENGADAAN KETERANGAN
ANGGARAN
JUMLAH =
2. Sedangkan untuk mendukung proses pengadaan barang/jasa dalam APBN/APBD Tahun ……..,
telah dialokasi Biaya Administrasi yang terdiri dari :
3.
HARGA JUMLAH
NO URAIAN VOLUME KETERANGAN
SATUAN HARGA
Biaya Pengumuman
1.
Pengadaan
Honorarium PA, KPA, PPK,

Pokja ULP/
Panitia/Pejabat
2.
Pengadaan, Panitia PHP,
Tim Teknis, Tim
Pendukung dll
3. Biaya Survey Lapangan
Biaya Pembuatan dan

4. Penggandaan Dokumen
Pengadaan
5. Biaya Rapat-rapat
6. Biaya Lain-lain
Biaya Pengadaan
7.
Barang/Jasa Tahun ……..
JUMLAH SELURUHNYA …… =
III. PENETAPAN KEBIJAKAN UMUM.

1. Kebijakan Umum tentang Paket Pekerjaan.
Kebijakan umum tentang pemaketan pekerjaan ditetapkan sebagai berikut :
SEGMEN PENYEDIA
NO NAMA PENGADAAN NILAI PAKET
BARANG/JASA
Kecil/Non Kecil
2. Kebijakan Umum tentang Cara Pengadaan.

Kebijakan umum cara pengadaan ditetapkan sebagai berikut :
NO URAIAN NILAI PAKET CARA PENGADAAN

Swakelola dan/ atau Penyedia
3. Kebijakan Umum tentang Organisasi Pengadaan.

Kebijakan organisasi pengadaan ditetapkan sebagai berikut :
3.1. PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN untuk Pengadaan dilingkungan …….

……………………………….. terdiri dari :
NO PPK NAMA JABATAN KET
3.2. Pelaksanaan teknis kegiatan (untuk APBD) dilaksanakan oleh :

NO KEGIATAN NAMA JABATAN KET
I PPTK
3.3. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan ditetapkan terdiri dari :

NO NAMA JABATAN KTR
Ketua/merangkap
1
anggota Panitia PHP
Sekretaris merangkap
2
anggota Panitia PHP
3 Anggota Panitia PHP
3.4. Tim Teknis untuk membantu PPK dan Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dalam
melaksanakan proses pengadaan terdiri dari :
3.5. Sedangkan Tim lain yang dibutuhkan dapat ditetapkan oleh PPK sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
IV. KERANGKA ACUAN KEGIATAN (KAK).

1. PENDAHULUAN.
1.1. LATAR BELAKANG.
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN.
1.3. LOKASI KEGIATAN.
1.4. SUMBER PENDANAAN.
1.5. JUMLAH TENAGA YANG DIPERLUKAN.
2. WAKTU PELAKSANAAN KEGIATAN.

4.1. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN.
4.2. PERKIRAAN WAKTU MULAI DAN SERAH TERIMA.
3. SPESIFIKASI TEKNIS.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
4. PERKIRAAN ANGGARAN YANG DIBUTUHKAN (TERMASUK PAJAK).
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
5. PENUTUP.
V. LAIN-LAIN.
Ditetapkan di ………………..
Pada Tanggal ………………… ………..
--------------------------------------------------
KEPALA ………………………….
……………………………………..
Selaku
PENGGUNA ANGGARAN
(…………………………..)
NIP. ……………………
Format
Kop Surat SKPD 1a
 Apabila hanya 1 paket pekerjaan
Kepada :
Nomor : ....................... Yth. Ketua Unit Layanan Pengadaan

Sifat : Penting (ULP) ……………………….
Lampiran : .... (........) Lembar
Perihal : Rencana Pelaksanaan Pengadaan di -
………………………………….
Dalam rangka pelaksanaan program .................................... dan kegiatan................... pada

DPA SKPD ....... Tahun ………., maka diminta kepada ULP …………untuk melaksanakan
pengadaan barang/jasa dengan rincian sebagai berikut :
NamaProgram :
NamaKegiatan :
NamaPekerjaan :
Pagu Dana : Rp...................
HPS : Rp....................(termasuk pajak)
(Rincian dan dokumen terlampir)
Bersama ini pula kami sampaikan isian data paket yang akan dilelangkan beserta dokumen yang
dibutuhkan dalam proses lelang.
Sehubungan dengan hal tersebut, agar ULP ……………..dapat segera menyiapkan dokumen
pengadaan dan menyiapkan pelaksanaannya sebagaimana ketentuan yang berlaku.
Demikian disampaikan untuk pelaksanaannya, dan atas perhatiannya diucapkan terimakasih
……………………………,....................................20……
PA/KPA/PPK,
(..........................................................)
Pangkat / Golongan
NIP. .........................................
Kop Surat SKPD

Format
 Apabila lebih dari 1 paket pekerjaan 1b
Kepada :
Nomor : ....................... Yth. Ketua Unit Layanan Pengadaan

Sifat : Penting (ULP) ………………………
Lampiran : .... (........) Lembar
Perihal : Rencana Pelaksanaan Pengadaan di -
………………………………..
Dalam rangka pelaksanaan program .................................... dan kegiatan................... pada

DPA SKPD .......Tahun ………………., maka diminta kepada ULP …………… untuk
melaksanakan pengadaan ...................... dengan rincian sebagai berikut :
Nama Pagu Dana Jenis

No Nama Pekerjaan HPS (Rp)
Program/Kegiatan (Rp) Pengadaan
1 .................. .......................... ......................... ......................... .................
2 .................. .......................... ......................... ......................... .................
dst .................. .......................... ......................... ......................... .................
(Rincian dan dokumen terlampir)
Bersama ini pula kami sampaikan isian data paket yang akan dilelangkan beserta dokumen yang
dibutuhkan dalam proses lelang.
Sehubungan dengan hal tersebut, agar ULP …………dapat segera menyiapkan dokumen
pengadaan dan menyiapkan pelaksanaannya sebagaimana ketentuan yang berlaku.
Demikian disampaikan untuk pelaksanaannya, dan atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
……………….,....................................20……
PA/KPA/PPK,
(..........................................................)
Pangkat / Golongan
NIP. .........................................
BLANGKO ISIAN DATA PAKET YANG AKAN DILELANGKAN Format 2a

SECARA ELEKTRONIK PADA POKJA BARANG
Check Petugas ULP
1. NAMA SKPD : .....................................................................................
2. NAMA PA/KPA : .....................................................................................
3. NAMA PPK : .....................................................................................
No. HP : .....................................................................................
4. NAMA PROGRAM : .....................................................................................
5. NAMA KEGIATAN : .....................................................................................
6. NAMA PEKERJAAN/SUB : .....................................................................................

KEGIATAN
7. LOKASI PEKERJAAN : .....................................................................................
8. KODE REKENING : .....................................................................................
9. SUMBER DANA *) : APBD/APBN/........
10. PAGU ANGGARAN : Rp...........................................
11. HPS : Rp...........................................
12. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN : .........................Hari Kalender
13. JENIS KONTRAK *) : Lumpsum/HargaSatuan/Gabungan Lumpsum dan

Harga Satuan/............
14. TAYANG RUP : Sudah/Belum
15. DOKUMEN YANG HARUS DIPENUHI :
No. Uraian Hard Copy Soft Copy

a. Surat Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) √
b. K A K (KerangkaAcuanKerja) √
c. DPA - SKPD √
d. SK PPK √
e. HPS (beserta metode penyusunannya) √ √ (Excel)
f. Daftar Kuantitas dan Harga √ √ (Excel)
g. Gambar (jika ada) √ √ (PDF)
h. Spesifikasi Teknis (beserta metode penyusunannya) √ √ (PDF)

Rancangan Surat Perjanjian (Kontrak) termasuk Syarat –
i. √ √ (Word)
Syarat umum dan Syarat-Syarat khusus kontrak
Ket : *) coret yang tidak perlu
Yang Menerima Yang Menyerahkan

Sekretariat ULP
BLANGKO ISIAN DATA PAKET YANG AKAN DILELANGKAN Format 2b

SECARA ELEKTRONIK PADA POKJA KONSTRUKSI
Check Petugas ULP
1. NAMA SKPD : .....................................................................................
2. NAMA PA/KPA : .....................................................................................
3. NAMA PPK : .....................................................................................
No. HP : .....................................................................................
4. NAMA PROGRAM : .....................................................................................
5. NAMA KEGIATAN : .....................................................................................

KEGIATAN
8. KODE REKENING : .....................................................................................
10. PAGU ANGGARAN : Rp...........................................
11. HPS : Rp...........................................
12. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN : .........................HariKalender
13. JENIS KONTRAK *) : Lumpsum /Harga Satuan/Gabungan Lumpsum dan

HargaSatuan/............
a. Surat Rencana Pelaksanaan Pengadaan √
b. K A K (Kerangka Acuan Kerja)/SOW √
c. DPA - SKPD √
d. SK PPK √
e. HPS (beserta metode penyusunannya) √ √ (Excel)
f. RAB (Rencana Anggaran Biaya) √
g. Gambar/ RAB √ √ (PDF)
h. Spesifikasi Teknis √ √ (PDF)

i. √ √ (Word)
Syarat umum dan Syarat- Syarat khusus kontrak

Sekretariat ULP
Format 2c
BLANGKO ISIAN DATA PAKET YANG AKAN DILELANGKAN
SECARA ELEKTRONIK PADA POKJA JASA KONSULTANSI DAN JASA LAINNYA
Check Petugas ULP

1. NAMA SKPD : .....................................................................................
2. NAMA PA/KPA : .....................................................................................
3. NAMA PPK : .....................................................................................
No. HP : .....................................................................................
4. NAMA PROGRAM : .....................................................................................
5. NAMA KEGIATAN : .....................................................................................

KEGIATAN
8. KODE REKENING : .....................................................................................
10. PAGU ANGGARAN : Rp...........................................
11. HPS : Rp...........................................
12. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN : .........................HariKalender
13. JENIS KONTRAK *) : Lumpsum /Harga Satuan/Gabungan Lumpsum dan

Harga Satuan/............
a. Surat Rencana Pelaksanaan Pengadaan √
b. K A K (Kerangka Acuan Kerja)/TOR √ √ (PDF)
c. DPA – SKPD √
d. SK PPK √
e. HPS √ √ (Excel)
f. RAB (Rencana Anggaran Biaya) √ √ (Excel)

g. √ √ (Word)
Syarat umum dan Syarat-Syarat khusus kontrak

Sekretariat ULP
Contoh Tools Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) untuk

Organisasi Usaha Profit/Non Profit
(sumber : https://www2.le.ac.uk/offices/purchasing/documents/procurement-policy-and-
guidance/templates/procurement-strategy-template)
Procurement Strategy: [Procurement Project Title]
Departmental Procurer [Name]
Procurement Unit Lead / Author: [Name]
1. INTRODUCTION
1.1 Purpose
This document sets out the preferred procurement route for the supply/provision of [goods/service],
following consideration of all of the options, and their relative benefits and risks. The strategy is based
on [reference the stakeholder meeting(s), focus groups, questionnaire results, spend/category data,
market developments, project/programme that has informed/prompted the strategy]
1.2 . Objectives of the procurement

This section should include:
 High-level background information on the project, including the aims and key points from the
business case
 The requirement, including whether Supplies, Services or Works,potential future
requirements/developments, and any associated support and training
 The objective based on an as assessment of the requirement using the Supply Positioning
(Kraljic) Matrix, i.e. establish partnership (Strategic Critical), ensure security of supply,
(Strategic Security), leverage position (Tactical Profit) or (Tactical Acquisition)
1.3 . Out of scope

To prevent scope creep and to ensure focus remains on the requirements defined within the business
case, detail any potentially related requirements that are agreed as out of scope for the project. For
example, repository software is in scope, however, servers are not.In addition, are there any
dependencies with other requirements/contracts/projects, including any attributable (integration)
costs?
2. MARKET ANALYSIS
2.1. Current supply

This section should describe the current supply/contract arrangement(s) and its level of effectiveness
and compliance. The expiry of current contracts, any ‘maverick’ spend, lessons learnt, opportunities
for consolidation/collaboration and/or reducing transaction costs may also be mentioned
2.2 . Supply market capability, capacity and competition

This section should describe the supply market:
Dynamics
o Capacity and capability
o Shape and extent of competition (5+ competitors?)
o Power balance (based on assessments using both Kraljic’s Supply Positioning and
Supplier Preferencing matrices)
o Substitutes
Geography& Segmentation
o By geography, product, industry
o Specialist, generalist, niche
o Differentiation
o Local, national, global
Restructuring trends and developments
o Mergers and acquisitions
o Strategic alliances
o New entrants
o New products and services
Pricing
o Mechanisms
o Strategies
o Trends
o Sources of cost and value
Customers
o Who are they?
o What are they buying and from whom?
o What is our/their impact on the market?
o How do they buy?
2.3. Duration of contract

The contract period should be established from the start, within the advert / Invitation to Tender
documents, including any extension options. Consideration should be given as to the potential
opportunitiesto collaborate and what might be done to align requirements/contracts, including
arranging for current contracts to co-terminate. The contract duration should also be informed by the
Supply Positioning (Kraljic) Matrix assessment, e.g. where the requirement falls into the Strategic
Security box 5+ year contracts should be considered. Now is the time to devise the exit strategy
3. SAVINGS ANALYSIS
3.1 . Estimated contract value/Available budget

Detail the estimated contract value over its whole life (taking account of any extension options),
includingprocurement, acquisition (incl. VAT rate/reverse charge VAT), ownership and disposal costs,
and the available budget
3.2 . Estimated savings/efficiencies

Detail any potential savings/efficiencies (also recording in the Savings Tracker):
 Added value:
o Modification/re-specification
o Lease/hire/financing alternatives
 Process re-engineering, e.g. consolidated invoicing
 Price Reduction:
o Competitive tendering
o Negotiation
o Specification revision
o Aggregation of demand resulting in volume discounts
o Early payment discount
 Sustainability:
o Reduction in waste
o Reduction in consumption
o Recycling, reuse
o Cost avoidance
4. PROCUREMENT STRATEGY
4.1 . Procurement options appraisal

Outline the procurement options (e.g. do nothing, call-off framework agreement, collaborative
opportunities, tender, procedure types, lotting strategies, waiver etc.) and the criteria for evaluating
them against each other, for example, using a matrix such as the one below:
Value for Money Compliance Speed Flexibility

(30%) (30%) (25%) (15%)
Option Score Comments Score Comments Score Comments Score Comments
4.2. Recommended procurement route to market

Identify and summarise the preferred procurement option based on the appraisal above
Where a contract is not to be divided into separate lots, the reason for this decision must be stated
here.Where the contract is to be divided into lots, the number of lots for which tenderers may bid, and
the number of lots which may be awarded to any one tenderer, including the criteria for making such a
decision, should also be noted.
4.3 . Specification Type
Establish the specification type to be used, i.e. Detailed, Performance or Functional. The specification
type should be informed by the Supply Positioning (Kraljic) Matrix assessment, e.g. where the
requirement falls into the Strategic Critical box more of a performance specification should be
considered
4.4 . Advertisement
Identify the method(s) by which the contract opportunity will be advertised, for example:
 In-tend
 Contracts Finder – Must be used where the contract opportunity is openly advertised
 Direct e-mail
 Trade publications
4.5 . Selection/Award criteria

Set out the Selection and Award criteria and sub-criteria
4.6 . Pricing strategy

Set out the pricing structure to be employed, for example:(Informed by Supply Positioning (Kraljic)
Matrix assessment)
 Fixed price
 Daily rate
 Target pricing and cost disclosure
 Schedule of rates
 Volume discounts
 Arrangements for optional costs
 Payment schedules
 Payment terms
 Time and materials
 Software as a service
 Pay as you go
 Cost of IPR ownership
 Performance payment
 Gain / share arrangements
 Price variation options
4.7 . Other special considerations

Flag any special considerations that particularly relate to this procurement (particular relating to the
exit strategy):
 Financial Stability
 Insurance Levels
 Business Continuity/Disaster Recovery
 Escrow
 IT element/interfaces, including the product or service based on Cloud Services?Compatibility
with IT stack?(Contact IT Business Partner)
 Information Security.Is it possible that personal data might be processed outside the EEA?
(Must comply with the University’s Outsourcing and Third Party Access Policy)
 Health & Safety. Do the Construction (Design & Construction) Regulations 2015 apply?
 Slavery/human trafficking within the supply chain, particularly in low pay sectors (e.g.
agriculture, construction, hospitality and manufacturing) and less developed countries
 TUPE
 Management Information
 Liquidated Damages
 Intellectual Property Rights
 External funding body requirements (e.g. ERDF)
 Service Level Agreement /Key Performance Indicators (Technical and/or Contract based)
 Environment
 Social Clauses – Apprenticeships, targeted training, long-term unemployed, payment of sub-
contractors
 SME-friendly procurement process
 Equality
4.8 . Key risks

Identify the key risks for the procurement project, including owners and counter measures:
Risk Likelihood Impact Owner Counter Measure
5. PROCUREMENT PLANNING / RESOURCE
5.1. Proposed procurement timetable

Outline the activities/stages of the procurement process, indicative timescales and those responsible
for undertaking the activities: (Amend according to the procurement procedure to be used, and
inserting any broader project approvals)
Deadline /
Activity/Stage Responsible Person
Period
PIN published
Supplier Engagement Day
Specification drafted
Contract Conditions drafted
PQQ drafted
ITT drafted/assembled
OJEU Notice, PQQ, ITT published

PQQ return date
PQQ evaluation/shortlisting
Unsuccessful PQQ& ITT letters
Bidders Conference
Tender returns
Tender evaluation
Tender interviews/presentations/demos
Contract award decision
Acceptance and/or User Testing

Intention to Award letters issued
(Noting that subject to successful testing)
Standstill period
Contract award
(Noting that subject to successful testing)
OJEU Contract Award Notice published

Implementation
Contract commencement
5.2. Key stakeholders

Provide a summary of the key internal and external stakeholders. Do any of the special considerations
necessitate the involvement of particular disciplines, for example, HR for any TUPE implications or
Research Support Office where the project involves a grant application?
5.3 . Project governance

Provide an overview of the project team and their roles and responsibilities, including the Senior
Responsible Owner, the Project Manager, members of the Project Board, the Tender Evaluation Panel
and the Contract Manager:
Role Name Responsibilities
GLOSSARY
Background Dokumen yang berisi gambaran singkat mengenai organisasi

Information pembeli dan menjadi dasar penyusunan jadwal pekerjaan
Barang Setiap benda berwujud maupun tidak berwujud, bergerak

maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai,
dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang
Data/ Dokumen Informasi pendukung kontrk, baik yang dilampirkan pada

Pendukung kontrak/surat perjanjian (contract form) sebagai referensi atau
acuan yang telah disetujui tentang suatu barang/jasa, maupun
tidak dilampirkan sebagai sumber informasi atau kelengkapan
dan uraian lebih lanjut dari kondisi kontrak
Deliverables Dokumen yang berisi daftar semua produk, pelaporan, dan

semua perencanaan yang harus diserahkan kepada
organisasidan pembeli dan menjadi dasar penyusunan jadwal
pekerjaan
Dokumen Kualifikasi Dokumen yang ditetapkan oleh Pokja ULP/Pejabat Pengadaan

sebagai dasar penilaian kompetensi, kemampuan usaha dan
pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penawar
Dokumen Pemilihan Dokumen yag ditetapkan oleh Pokja ULP/Pejabat Pengadan

yang memuat ketentuan bagi penawar yang telah lulus
evaluasi prakualifikasi (apabila mengunakan metode penilaian
prakualifikasi) atau berisi informasi dan ketentuan yang
memuat ketentuan bagi seluruh penawar dimana evaluasi
kualifikasi dilakukan setelah evaluasi penawar (apabila
menggunakan metode penilaia pasca kualifikasi)
Dokumen Dokumen yang ditetapkan oleh kelompok kerja ULP/Pejabat

Pengadaan Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus
ditaati oleh para pihak dalam proses pengadan barang/jasa
(Perpres 54 Tahun 2010)
Dokumen yang digunakan untuk mendapatkan penawaran atau

proposal dari calon penyedia untuk barang/pekerjaan
konstruksi/jasa (jasa lain/jas konsultan)yang diperlukan dan
disyaratkan (MCI 2015)
Invitation to Bid Undangan (invitation) kepada penyedia/pemasok untuk ikut

(ITB) memasukan penawaran atau proposal dalam proses lelang
atau pengadaan barang/jasa.
Jasa konsultansi Jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu

di berbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah
pikir (brainware)
Jasa Lainnya Jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang

mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem
tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaja untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan
dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, pelaksnaan
pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang
Kerangka Acuan Dokumen yang akan menjadi dasar pembuatan perjanjian

Kerja (KAK) kontrak, yang berisikan latar belakang, tujuan, sumber
pendanaan, waktu pelaksanaan atau penyampaian
barang/jasa, perkiraan harga barang/jasa, dan penjelasan
tentang persyaratan/spesifikasi
Outcome and Dokumen yang berisi target keluaran, standar performa

Performance minima penawar dan cara memonitoring performa serta proses
Standards pengukutan performa
Pekerjaan Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan

Konstruksi konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya
Request for D Dokumen untuk meminta penyedia/pemasok untuk

Information ( RFI) memberikan informasi terkait barang/jasa
Request for Dokumen untuk meminta penyedia/pemasok untuk

Proposal (RFP) memasukan proposal dalam sebuah proses pengadaan
barang/jasa
Request for Dokumen untuk meminta penyedia/pemasok untuk

Quotation (RFQ) memasukan penawaran harga suatu barang/ jasa
Scope of Work Dokumen yang berisi cakupan tugas/pekerjaan yang akan

dikerjakan beserta output
Statement of Works Dokumen yang menjelaskan dan mendefinisikan kegiatan, hasil

(SOW) kerja, dan kurun waktu untuk penyedia dalam melaksanaan
pekerjaan
Statement of Dokumen yang berisikan gambaran penawar mengenai

Purpose barang/jasa yang akan dibeli
Strategic Rencana strategis atau jangka panjang pengadaan barang/

Procurement Plan jasa suatu organisasi
(SPR)
Strategi Pengadaan Cara untuk mencapai tujuan pengadaan barang/jasa pada

masing-masing kelompok barang/jasa yang dibuat berdasarkan
nilai, risiko dan motovasi penyedia
Term of Contract Dokumen berisi spesifikasi/kebutuhan barang/jasa, tanggal

awal dan akhir kontrak, dan pilihan apabila akan melakukan
peruabahan kontrak
PA : Pengguna Anggaran
KPA : Kuasa Pengguna Anggaran
PPK : Pejabat Pembuat Komitmen
LKPP : Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
MCA-I : Millenium Challenge Account-Indonesia
de-briefing : pertemuan informal/formal antara pemilik pekerjaan (dalam hal
ini pokja ULP/Pejabat Pengadaan) dengan penawar yang tidak
terpilih sebagai penyedia dalam rangka mendiskusikan penyebab
kegagalan penawar ditetapkan sebagai penyedia
ITC : International Trade Centre
SME’s : Small Medium Enterprises (di Indonesia disebut sebagai Usaha
Kecil Menengah/UKM)
DPA : Dokumen Pelaksanaan Anggaran
DIPA : Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
SKPD : Satuan Kerja Perangkat Daerah
PPTK : Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan
INDEX
A I
aanwijzing · 18, 37 Invitation To Bid · 9, 14, 55, 56
B K
bid form · 9 Kerangka Acuan Kerja · 32, 67, 89, 93, 94, 95, 97, 108,
154, 156, 166
D
P
Dokumen Kualifikasi · 23, 24, 39, 40, 41, 58, 82, 85, 86,
87, 165 Pakta Integritas · 24, 43, 85, 87
dokumen pengadaan · 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13,
14, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 25, 26, 27, 29, 30, 32,
35, 37, 38, 39, 47, 50, 53, 54, 55, 57, 58, 61, 62, 63, R
64, 67, 69, 70, 75, 76, 77, 82, 83, 84, 89, 92, 95, 96,
97, 99, 110, 111, 113, 117, 118, 119, 121, 122, 123, Rencana Umum Pengadaan · 17, 39, 40, 41, 42, 43, 44,
124, 125, 126, 127, 128, 129, 132, 133, 134, 135, 138, 45, 68, 74, 89, 97, 108
139, 150, 151 Request For Proposal · 9, 12, 14, 55, 58, 124
Request For Quotations · 9, 12, 14, 64
E
S
eligibilitas · 36, 58, 119, 121, 124, 133
Spesifikasi Teknis · 51, 88, 91, 92, 96, 97, 98, 99, 101, 102,
104, 107, 109, 110, 129, 132, 152, 154
H Standar Dokumen Pengadaan · 28, 44, 65, 67, 77, 82,
84, 86, 111, 113, 132, 133
Harga Perkiraan Sendiri · 22, 90, 91, 97, 109 Supply Positioning Models · 62, 63, 75
Pengarah:
Agus Prabowo
Salusra Widya
Pemimpin Umum:
Dharma Nursani
Tatang R Wiraatmadja
Tim Penyusun : Tim Editor :

Sonny Sumarsono Wisnu Setyo Wijoyo
Khairul Rizal Heldi Yudiyatna
Praditya Kesuma Hartono Zhuang
Ferry Firmansyah Hestri Rokayah
Burhanudin Erika Ms
Fatimah Dwi Kartika Susanti
Win Sukardi Novita Amelia
Samidi M Rizal Fauzi
Tri Putranto Vindi Rezki Kurnia
Sinta Posmaria
Kurnianto
Noeradhi Iskandar
Yanuar
Djamaludin Abubakar
Aldy Turman
Ririh Sudirahardja
Muntiyono
Deni Danasenjaya
Daftar Unit Kompetensi 10
Unit Kompetensi
menyusun dokumen
A. Merencanakan Pengadaan pengadaan barang/jasa
Barang/Jasa
01. Menelaah Lingkungan PBJ
02. Melakukan Penyelarasan Kebijakan PBJ
03. Merumuskan Organisasi PBJ
“
04. Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ
05. Menyusun Spesifikasi Tenis
06. Menyusun Harga Perkiraan
Overview:
B. Memilih Penyedia Barang/
Kemampuan menyusun dokumen
Jasa
07. Mengkaji Ulang Paket PBJ pengadaan barang/jasa dibutuhkan
08. Memilih Penyedia Barang/Jasa organisasi dan menjadi salah satu elemen
09. Menyusun Rancangan Kontrak PBJ
10. Menyusun Dokumen PBJ
strategis dalam kompetensi Merencanakan
11. Melakukan Kualifikasi Penyedia Pemilihan Penyedia, sehingga hasil
12. Melakukan Evaluasi Kinerja Penyedia pengadaan barang/jasa memberikan nilai
13. Menyampaikan Penjelasan Dokumen PBJ
14. Mengevaluasi Dokumen Penawaran tambah (added value) bagi organisasi.
15. Mengelola Sanggahan Untuk mampu menyusun dokumen
pengadaan barang/jasa yang tepat,
C. Mengelola Kontrak diperlukan pemahaman mengenai tahapan
& Swakelola PBJ proses pengadaan, jenis dokumen
16. Melakukan Negosiasi
17. Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak PBJ pengadaan, pemilihan dokumen
18. Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak PBJ pengadaan sesuai dengan paket
19. Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak PBJ
pengadaan, isi dokumen pengadaan dan
20. Mengendalikan Pelaksanaan Kontrak PBJ
21. Menyelesaikan Permasalahan Kontrak PBJ ketentuan dalam penetapan dokumen
”
22. Melakukan Penerimaan Hasil PBJ pengadaan barang/jasa di organisasi.
23. Melakukan Persiapan PBJ Secara Swakelola
24. Melakukan Pelaksanaan PBJ Secara Swakelola
D. Mengelola Logistik, Kinerja Gedung LKPP

& Risiko Jl. Epicentrum Tengah Lot 11 B, Kuningan
25. Mengelola Pengiriman Jakarta Selatan 12940
26. Mengelola Persediaan Telp. (021) 2991 2450
27. Mengelola Penyimpanan www.lkpp.go.id
28. Mengelola Kinerja
29. Mengelola Risiko
2016

M 749020 010 02-10-MenyusunDokPengadaan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

M 749020 010 02-10-MenyusunDokPengadaan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

B U K U I N FO R M AS I

Berdasarkan SKKNI 2016

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Cetakan I : Jakarta, Penerbit : LKPP RI, 2016

Hak Penerbitan pada LKPP

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), pada tahun

Kepala Lembaga Kebijakan

Merumuskan Lingkungan & Organisasi PBJ

Merencanakan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Mempersiapkan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa

KINERJA DAN Mengelola Kinerja dan Risiko

MENYUSUN DOKUMEN PENGADAAN

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DAFTAR ISI ----------------------------------------------------------------------2

BAB I PENDAHULUAN ---------------------------------------------------------3

BAB II MELAKUKAN PEMILIHAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

pengadaan dan ketentuan dalam penetapan dokumen pengadaan barang/jasa di

Berikut adalah gambaran umum dari setiap bab :

Bab IV berisi penutup yang menyimpulkan buku informasi ini.

Pada bagian akhir, tersedia :

Kualitas dokumen pengadaan menentukan hasil dari seluruh proses pengadaan.

Dokumen pengadaan merupakan bagian dari dokumen kontrak yang akan

Peraturan Presiden No 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

2.1 Identifikasi Jenis Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

2.1.1. Pengertian dan Filosofi Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Adapun ciri-ciri pengadaan barang/jasa di organisasi pemerintah antara lain

adalah sebagai berikut :

Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai dasar filosofi

Dokumen pengadaan barang/jasa merupakan undangan yang dapat

barang/pekerjaan dan/atau jasa serta mencakup semua dokumen yang

2.1.1.2. Organisasi Usaha yang Bersifat Profit

- Menggunakan kebijakan internal dan guidelines perusahaan

Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai dasar filosofi

2.1.1.3. Organisasi Usaha yang Bersifat Non Profit

Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai dasar filosofi

Lalu bagaimana filosofi dokumen pengadaan yang baik secara umum

- Dokumen Pengadaan Jasa Konsultansi :

 Sumber Dana Oriented Keuntungan/Saham

Dalam proses persiapan penyusunan dokumen pengadaan , pemilik

2.1.2 Kedudukan Penyusunan Dokumen Pengadaan dalam Proses

Kedudukan penyusunan dokumen pengadaan dalam proses pengadaan

Gambar 1 : Tahapan Proses Pengadaan (Sumber : Modul 3 MCA-I 2015)

Dokumen pengadaan merupakan hasil penuangan perencanaan pengadaan dalam

Gambar 2 : Kedudukan Penyusunan Dokumen Pengadaan dalam Proses Pengadaan Publik

Tahapan tersebut tertuang dalam Peraturan Presiden No 54 tahun 2010

Gambar 3 : Kedudukan Penyusunan Dokumen Pengadaan dalam Proses Pengadaan menurut

Apabila kita bandingkan maka terlihat sebagai berikut :

8. Penandatanganan kontrak dengan Pelaksanaan Kontrak Pengadaan

Dalam organisasi pemerintah, proses penyusunan dokumen pengadaan melibatkan

3. Ahli Hukum  Menyusun rancangan kontrak  Menyusun  Konsultan Hukum

Keterlibatan seluruh pihak diatas sangat diperlukan dalam penyusunan dokumen

Pada gambar 4 menunjukkan keterkaitan antara peran pihak tertentu

2.1.3 Tujuan dan Manfaat Penyusunan Dokumen Pengadaan

Dokumen pengadaan barang/jasa disusun dengan tujuan :

2.1.3.2. Manfaat Penyusunan Dokumen Pengadaan

Adapun para pihak yang dimaksud diterangkan dalam tabel berikut:

No Para Pihak Manfaat Dokumen Pengadaan

1. PPK Dasar di dalam melakukan verifikasi kesesuaian

2. Pokja ULP/Pejabat Dasar di dalam melakukan evaluasi penawaran

2.1.4. Jenis dan Isi Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

2.1.4.1. Jenis Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

2.1.4.1.1. Jenis Dokumen Pengadaan Berdasarkan Standar Pemerintah

Jenis dokumen pengadaan berdasarkan SKKNI Bidang Pengadaan